Chương 17TỰ DO TRONG KHUÔN KHỔ

Sự toàn tâm toàn ý trong công việc là yếu tố tạo ra năng suất cao hơn và mang đến nhiều bước đột phá hơn. Tuy nhiên, hầu hết các nhà lãnh đạo đều vô tình khiến cho nhân viên mất tập trung. Trong cuộc đua "Nhiều hơn, lớn hơn, nhanh hơn" không có chỗ cho ranh giới, điểm dừng. Do vậy, chúng ta hiếm khi có thể hoàn toàn tập trung vào một việc duy nhất. Các tổ chức đành miễn cưỡng chấp nhận sự thiếu tập trung này, mặc dù điều đó gây tổn hại cho cả hai bên.

Để mang lại sự tập trung tuyệt đối cho nhân viên, các công ty cần thực hiện chính sách và quy định phù hợp. Và một trong những điều đầu tiên nên làm là giúp nhân viên quản lý lượng thông tin quá tải sao cho hiệu quả. Điều này không chỉ đòi hỏi những quy định rõ ràng từ phía công ty về việc xử lý e-mail, mà còn cần thái độ sẵn sàng làm gương từ chính các cấp lãnh đạo. Ví dụ, tại Sony Pictures, ban điều hành đã có cuộc tranh luận trước khi quyết định đề ra giới hạn thời gian nhân viên phải trả lời e-mail nội bộ là từ 8 giờ sáng đến 8 giờ tối. Ngoài thời gian trên, họ có quyền không trả lời. Nếu cần liên hệ gấp với một đồng nghiệp thì gọi điện thoại. Không phải tất cả đều tuân thủ quy định này, nhưng đa số đã làm theo và đạt kết quả tốt đẹp.

Ở nhiều công ty, hội họp là nguyên nhân xao lãng công việc. Roy White, Phó Giám đốc Nhân sự Sony Châu Âu, cho biết: "Có hai loại hoạt động trí óc chi phối hầu hết thời gian. Đó là e-mail và hội họp. Việc ngồi gõ bàn phím hàng giờ và ngồi dự cho có với tâm trí ở nơi khác đều không thể tối ưu hóa khả năng làm việc hiệu quả và sáng tạo". Đối với nhiều người, họp hành liên tục cả ngày đã trở thành chuyện bình thường. Thời gian họ đi họp còn nhiều hơn bất kỳ các hoạt động nào khác. Có rất ít công ty thực hiện đúng quy định về hội họp và hậu quả là những cuộc họp đó thiếu đi nghị trình chặt chẽ hoặc mục tiêu rõ ràng.

Chúng tôi nhận ra rằng thông thường, buổi họp càng ngắn thì mục đích càng rõ, mức độ tập trung càng cao và kết quả càng khả quan. Lợi ích khác của những cuộc họp ngắn, dưới một giờ đồng hồ, là người tham dự sẽ có thời gian suy ngẫm, tổng hợp những gì vừa thảo luận và thấy hứng khởi trước khi bắt tay vào thực hiện. Ngược lại, khi thời gian họp kéo dài hơn 90 phút thì cần sắp xếp giờ giải lao, nếu không, mọi người sẽ khó lòng tập trung trong suốt cuộc họp.

TẬP TRUNG TRONG VĂN PHÒNG NHIỀU NGƯỜI

Những năm gần đây, xu hướng thiết kế mở ngày càng lan rộng. Mục đích của thiết kế này là để giao tiếp thuận tiện, tương tác trực tiếp, phản ứng nhanh đối với vấn đề phát sinh và giảm sự phân cấp nơi làm việc. Tuy nhiên, cái giá phải trả cho môi trường làm việc như vậy không hề nhỏ. Không gian mở dễ gây xao lãng và mất tập trung. Gần như tất cả các nghiên cứu đều chỉ ra rằng tác hại mà nó gây ra thường lớn hơn lợi ích mà nó mang lại. Những văn phòng thiết kế mở làm tăng mức độ căng thẳng, tăng huyết áp, dễ mắc bệnh, dễ xảy ra xung đột cá nhân, liên tục thay nhân công, giảm sự hài lòng và cả năng suất. Yếu tố tác động chủ yếu chính là tiếng ồn, sự gián đoạn thường xuyên trong công việc và thiếu sự riêng tư. Nói một cách đơn giản, thật khó tập trung làm việc khi xung quanh là tiếng gõ bàn phím lách cách, giấy tờ sột soạt, tiếng trò chuyện râm ran trong phòng và qua điện thoại.

Thực tế là hầu hết mọi người đều muốn vừa có sự riêng tư, vừa được kết nối với mọi người. Chúng tôi tin rằng nơi làm việc lý tưởng phải là nơi đáp ứng được các nhu cầu đa dạng của nhân viên. Văn phòng tách biệt sẽ hỗ trợ rất nhiều cho những nhân viên cần sự tập trung cao độ. Môi trường thoải mái và thân thiện giúp ích cho các hoạt động thảo luận nhóm để lấy ý tưởng, còn môi trường hoàn toàn mở thích hợp các hoạt động nhóm và ít tư duy.

Sarah Henbrey, Giám đốc Phát triển của Sony tại Anh bắt đầu đeo tai nghe trong văn phòng sau khi tham gia khóa huấn luyện của chúng tôi. Bà nói: "Thật không thể tin được một điều nhỏ bé như vậy có thể tạo ra sự khác biệt. Trước kia, bạn cảm thấy có lỗi khi đeo tai nghe để không phải nghe mọi người nói hoặc sợ họ nghĩ bạn lười làm việc nên chỉ nghe nhạc. Giờ đây, mọi người đã hiểu được đeo tai nghe là để tập trung, tránh xao lãng trong công việc".

THOÁT KHỎI CHIẾC HỘP

Để hỗ trợ hình thức tiếp thu thứ hai (chế độ tư duy phía dưới bên phải của não phải), giúp đổi mới, tư duy chiến lược và hoạch định lâu dài, bạn cần phải có chủ định. Chúng tôi khuyến khích các nhà lãnh đạo thực hiện thói quen động não và thảo luận nhóm trong những vấn đề chiến lược. Ðây cũng là loại công việc mà Stephen Covey, tác giả cuốn The 7 habits of highly effective people (7 Thói quen để thành đạt), gọi là "quan trọng nhưng không cấp thiết".

Một chìa khóa khác để đổi mới là có một nền văn hóa đánh giá cao sự học hỏi và đầu tư cho học hỏi. Trong nhiều công ty, thời gian dành cho việc phát triển kỹ năng của nhân viên vẫn còn ít ỏi. Bởi vì việc tiếp thu kiến thức thường không mang đến lợi ích tức thì, do vậy, ngoài huấn luyện kỹ thuật thì mọi huấn luyện khác thường được xem như không cần thiết và ít có sự ưu tiên. Khuynh hướng chủ yếu ở các công ty là huấn luyện bán cầu não trái vì dễ quan sát, đánh giá và ghi nhận. Vì thế, khó mà thuyết phục các lãnh đạo rằng chỉ có thể tạo ra những thay đổi có ý nghĩa khi mà họ sẵn lòng cho nhân viên thời gian suy ngẫm, thảo luận, nhào nặn ý tưởng và thử nghiệm cách thức mới.

Những tổ chức mà chúng tôi có cơ hội làm việc trong một thời gian dài đã có những thay đổi đáng kể khi họ thường xuyên làm mới, xem xét lại, đào sâu nguyên tắc và thực hành cách thức làm việc mà chúng tôi truyền đạt. Nói cho cùng, chúng tôi đang yêu cầu mọi người thay đổi hành vi, và hành vi đó rốt cuộc đã trở thành thói quen sau nhiều năm.

"Chính những gì chúng ta thường xuyên làm sẽ tạo nên chúng ta", triết gia Hy Lạp cổ đại Aristotle đã biết được điều đó hơn 2.000 năm trước. Anders Ericsson và những người khác cũng đã chứng minh rằng con người có thể củng cố kỹ năng một cách có hệ thống, nhưng phải luyện tập có chủ định, tức là chú tâm thực hiện đều đặn trong thời gian dài, kèm theo những phản hồi định kỳ. Sự học hỏi và rèn luyện trong tổ chức có thể đạt hiệu quả như trong thể thao vậy. Và bất kỳ tổ chức nào, nếu không xây dựng chương trình đào tạo thiết thực, không trau dồi kỹ năng và phát triển nhân viên, thì sẽ không thể nào tiến bộ trong công việc, thậm chí còn thụt lùi.

CHÚNG TÔI KHÔNG PHẢI CON CÁI CỦA BẠN

Cách giúp mọi người chú tâm hơn chính là để cho họ tự quản lý và chịu trách nhiệm về những việc họ làm. Tuy vậy, môi trường làm việc ngày nay lại áp đặt cách thức cha mẹ - con cái.

Hầu hết các vị sếp đều bảo nhân viên khi nào đến, khi nào về và cả những việc cần làm trong văn phòng. Bị đối xử như trẻ nhỏ, nhiều nhân viên chỉ biết làm theo những gì được giao phó. Không có sự tự chủ, họ mất đi ý chí và sự tự tin để đảm nhận vai trò dẫn đầu hoặc suy nghĩ độc lập. Làm những việc mà cấp trên mong đợi trở nên quan trọng hơn những việc có ý nghĩa, mang lại hiệu quả, hoặc thậm chí tạo ra giá trị lớn nhất. Hiệu quả thực sự của một nhân viên nên được đánh giá dựa trên giá trị họ tạo ra, chứ không phải số giờ họ làm việc. Ðiều đó đòi hỏi một mối quan hệ giữa những người trưởng thành, có sự tán thành dựa trên niềm tin, trách nhiệm và giải trình thường kỳ.

Một khi bạn đã hoàn thành tốt công việc được giao, thì số giờ làm việc hay cách làm việc sẽ trở thành thứ yếu. Khi nhân viên được trao quyền làm việc theo cách riêng thì theo lẽ thường, chắc chắn, họ sẽ làm tốt hơn rất nhiều.