Mô hình cửa sổ Johari

Phát triển nhận thức nhân viên về công việc

NGUỒN GỐC - CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA MÔ HÌNH

Năm 1955, nhà tâm lý học Joseph Luft và Harrington Ingham cùng nhau làm việc và công bố một công trình nghiên cứu của mình có tên là “Johari Window” – cửa sổ Johari. Mô hình này còn được gọi với cái tên khác như cửa sổ nhận thức Johari hay cửa sổ giao tiếp Johair. Joseph Luft và Harrington Ingham đã sử dụng tên của hai người ghép lại để thành chữ Johari, đồng thời sử dụng chữ “cửa sổ” (window) để mô tả nội dung mà mình khám phá ra là một phép “ ẩn dụ” rất hay. Mô hình này có thể được ví như “cửa sổ” của một cá nhân với thế giới bên ngoài.

Mô hình cửa sổ Johari dựa trên nền tảng là “sự nhận thức” của chúng ta về bản thân và nhận thức của những người khác về chúng ta. Đây là cách tiếp cận vừa có tính khoa học và vừa có tính tâm linh. Việc nhận thức của người khác về chúng ta đòi hỏi phải có tính khoa học. Tuy nhiên, sự nhận thức của chúng ta về chính bản thân mình đòi hỏi phải có sự khoa học và tâm linh nhất định. Mô hình cửa sổ Johari dựa trên hai câu hỏi then chốt:

• Chúng ta nhận thức về chính mình: Trong nội dung này, mỗi cá nhân phải trả lời hai câu hỏi:

- Cái gì tôi biết – cái gì tôi nhận thức được?

- Cái gì tôi không biết – cái gì tôi không nhận thức được?

• Người khác nhận thức về mình: Trong nội dung này, người khác trả lời:

- Cái gì người khác biết về tôi – người khác nhận thức được về tôi?

- Cái gì người khác không biết được về tôi – người khác không nhận thức được về tôi?

Mỗi câu hỏi luôn có hai vế “biết” – “không biết”, và “nhận thức được” – “không nhận thức được”. Điều này dẫn tới mỗi cá nhân luôn sống và làm việc trong bốn tình trạng khác nhau. Bốn tình trạng này được Joseph và Harrington gọi là bốn cửa sổ khác sau.

Cửa sổ 1 – Vùng mở (Open)	Cửa sổ 2 – Vùng mù (Blind)
Cửa sổ 3 – Vùng ẩn (Hidden)	Cửa sổ 4 – Vùng đóng (Unknow)

MÔ HÌNH - KHUNG CÔNG VIỆC THỰC TẾ

Mô hình cửa sổ Johari chỉ ra mỗi cá nhân có bốn cánh cửa để tiếp xúc với thế giới bên ngoài. Cách đặt tên bốn cửa sổ của Johari rất dễ tiếp nhận trên phương diện lý thuyết và dễ áp dụng trên phương diện thực tiễn. Cửa sổ 1 (vùng mở) nói lên việc cá nhân đó và thế giới bên ngoài hoàn toàn cởi mở với nhau. Đối lập với cửa sổ 1 là cửa số 4 (vùng đóng) – thể hiện vùng mà cá nhân đó và thế giới bên ngoài hoàn toàn đóng lại, chưa được phát huy. Hai cửa sổ còn lại có tính đối lập nhau là cửa sổ 3 (vùng ẩn) – thế giới không biết gì về cá nhân đó. Đối lập với cửa sổ sổ 3 là cửa sổ 2 (vùng mù) – đây là cửa sổ mà cá nhân đó không nhận thức được.

Để dễ ứng dụng, mô hình cửa sổ Johari được miêu tả đơn giản hơn và rất dễ ứng dụng:

• Cái tôi biết – người khác biết → vùng mở

• Cái tôi không biết – người khác không biết → vùng đóng

• Cái tôi biết – người khác không biết → vùng ẩn

• Cái tôi không biết – người khác biết → vùng mù.

Bất kỳ cá nhân nào cũng hoạt động ở một trong bốn vùng trên tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tại một việc nhất định và với một người nhất định. Mô hình được miêu tả đầy đủ và cụ thể như sau.

Để có thể hiểu rõ hơn về bốn cửa sổ Johari và ứng dụng vào công việc, chúng ta lần lượt đi vào nội dung chi tiết của bốn cửa sổ.

Cửa sổ 1 – Vùng mở (Open): Đây là những gì một người biết về mình và người khác cũng biết. Ở ô này, cá nhân người đó hoàn toàn thoải mái khi giao tiếp, làm việc với những người xung quanh. Ô này được xác định là những điểm mà một cá nhân tương đồng với cá nhân khác và tổ chức họ đang làm việc. Đây được xác định là điểm phù hợp, giao nhau giữa các cá nhân. Mức độ phù hợp giữa hai cá nhân với nhau và phù hợp giữa cá nhân với tổ chức. Cửa sổ này thể hiện sự tự tin, thoải mái của một cá nhân khi làm việc với một cá nhân hoặc một tổ chức khác. Cửa sổ 1 càng rộng thì một cá nhân làm việc càng “thoải mái” và hiệu quả được gia tăng.

Cửa sổ 2 – Vùng mù (Blind): Ô này tập hợp các nội dung mà một người không hề biết về mình nhưng người khác lại biết. Nói một cách triết học là mỗi con người luôn tồn tại hai cái tôi. Cái tôi mình nhận thức được và cái tôi mình không nhận thức được. Với ô này, người đó cảm thấy thiếu tự tin, nghi ngờ, thiếu chắc chắn. Đúng như tên gọi của ô này, họ không thể nhận thức được. Quá trình học hỏi và trưởng thành chính là sự thu hẹp ô này. Nếu ô này quá lớn, họ sẽ làm việc không hiệu quả và thường mắc các sai lầm đáng tiếc. Vai trò của người quản lý, cha mẹ, người đi trước là rất quan trọng với ô này. Khi một cá nhân thu hẹp được ô này lại thì năng suất làm việc sẽ bắt đầu tăng lên.

Cửa sổ 3 – Vùng ẩn (Hidden): Ô này bao gồm những thông tin về bản thân mà người đó nhận thức được nhưng người khác lại không thấy. Cửa sổ 3 có thể gọi là vùng thông thái của bạn khi làm việc trong một doanh nghiệp hoặc với khách hàng. Ô này bao gồm những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm mà bạn đã tích lũy trong quá khứ, các điểm mạnh và điểm yếu mà bạn đã nhận thức được về bản thân. Khi ô này càng mở rộng, quá trình trưởng thành càng tăng lên. Về cá nhân, ô này bao gồm các nội dung mà bạn không muốn chia sẻ với người khác, muốn giữ riêng cho mình. Đây là “góc trời riêng” mà bạn không muốn ai xâm phạm. Quá trình trưởng thành về chuyên môn nghiệp vụ là quá trình mở rộng cửa sổ 3. Càng trưởng thành thì các bí mật về đời tư cũng nhiều hơn.

Cửa số 4 – Vùng đóng (Unknow): Khu vực này là những gì tồn tại mà bản thân người đó không thấy và người khác bên ngoài cũng không thấy. Ô này bao gồm các nội dung mà chúng ta không thể biết. Trong công việc, sự lộn xộn và không hiệu quả xảy ra khi hai cá nhân làm việc ở vùng này. Khi một cá nhân tham gia vào một doanh nghiệp thì vùng này thể hiện sự không hiệu quả.

ÁP DỤNG MÔ HÌNH JOHARI TRONG GIAO TIẾP NỘI BỘ DOANH NGHIỆP VÀ VỚI KHÁCH HÀNG

Mô hình cửa sổ Johari được ứng dụng phổ biến nhất trong giao tiếp nội bộ giữa các nhân viên trong doanh nghiệp, giữa quản lý và nhân viên hoặc giữa nhân viên và khách hàng.

Áp dụng cửa sổ Johari trong giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp chính theo chiều dọc của mô hình được xác định là kỹ năng nói hay kỹ năng trình bày, thuyết phục. Với việc chia sẻ nhiều hơn thì ô số 3 sẽ giảm xuống và ô số 1 sẽ tăng lên. Như vậy để mở rộng ô số 1 – cởi mở giữa một cá nhân với những người xung quanh thì kỹ năng thuyết trình, trình bày, thuyết phục là hết sức quan trọng. Điều này đặc biệt đúng trong giao tiếp đàm phán, thuyết phục khách hàng mua sản phẩm và hàng hóa của doanh nghiệp.

Với chiều nằm ngang của mô hình, để thu hẹp nội dung bản thân không nhận biết được thì đặt câu hỏi là kỹ năng then chốt. Kỹ năng đặt câu hỏi sẽ làm cho một cá nhân hiểu được người khác đang biết gì về mình mà chính mình không nhận thức được. Kỹ năng đặt câu hỏi thông thường được áp dụng để mở rộng sự hiểu biết là 5W1H: What (cái gì), Where (ở đâu), When (khi nào), Who (ai), Why (tại sao) và How (như thế nào).

Khi áp dụng vào từng ô nhận thức, các kỹ năng giao tiếp có thể được cụ thể hóa. Với ô số 1 – phương pháp giao tiếp hiệu quả nhất là cởi mở, chia sẻ, thảo luận để thống nhất vấn đề. Các nội dung ở ô số 2 đề nghị mọi người phản hồi về nhau. Việc liên tục cung cấp phản hồi một cách cụ thể sẽ giúp cho các cá nhân làm việc trong doanh nghiệp thu hẹp ô số 2 lại. Với ô số 3, phương pháp giao tiếp hiệu quả là để mọi người tự chia sẻ. Hoạt động này có thể được áp dụng trong các hoạt động tập thể (team bulding) sẽ giúp mọi người gần gũi nhau hơn. Với nội dung ở ô thứ 4, mọi người tự khám phá và chia sẻ các hiểu biết của mình. Làm như vậy, quá trình khám phá các tiềm ẩn của bản thân sẽ được nâng cao và mỗi cá nhân sẽ phát huy hết tiềm năng vốn có của mình.

Áp dụng mô hình Johari trong mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên.

Ứng dụng phổ biến thứ hai của mô hình cửa sổ Johari là áp dụng cho mối quan hệ công việc giữa các nhà quản lý và nhân viên. Mô hình này được mô tả cụ thể như sau.

Mô hình áp dụng cửa sổ Johari trong công việc

Trong mối quan hệ công việc giữa quản lý và nhân viên, việc xác định nội dung trong bốn ô nhận thức của cửa sổ Johari là rất quan trọng.

Bạn không thể biết mọi thứ khi ở vị trí quản lý. Sẽ có tới khoảng 50% nội dung bạn làm việc với nhân viên nằm ngoài khả năng hiểu biết của bản thân. Vì thế phải tăng cường trao đổi, lắng nghe nhân viên để nhận thức được thực tế đang xảy ra và từ đó có giải pháp hiệu quả.