1 phút để làm việc hiệu quả hơn

Một phút đối trị “bệnh lười” với phương pháp Kaizen

Sự trì hoãn có thể nói là căn bệnh rất nhiều người trong chúng ta gặp phải với tên gọi phổ biến hơn là bệnh lười biếng. Căn bệnh này dường như không ngoại trừ một ai, từ những người bình thường đến những người thành công, từ người trẻ đến người già, từ những người làm việc trí óc đến những người lao động tay chân.

Nguyên nhân của hiện tượng này là do một cơ chế đặc biệt của não bộ, đó là cơ chế tiết kiệm năng lượng. Cụ thể, bộ não luôn ưu tiên cho những việc đơn giản, dễ dàng, tốn ít năng lượng hơn. Bởi vậy, chúng ta thường xuyên bắt gặp một ai đó trì hoãn một việc khó dù biết nó rất quan trọng với chính họ để dành thời gian ngồi chơi, xem tivi hay ngủ nướng.

Theo ước tính, não bộ con người có trọng lượng từ 1,2 đến 1,5 kg, chiếm khoảng 2-3% khối lượng trung bình toàn cơ thể của một người trưởng thành. Tuy nhiên, não bộ lại là trung tâm chỉ huy của toàn cơ thể. Bởi vậy, bộ não cần đến 20-30% lượng oxy trong toàn bộ lượng oxy cơ thể nạp vào mỗi ngày. Điều này ví như một người rất nhỏ bé nhưng phải gánh trên vai những vật nặng gấp nhiều lần cơ thể mình. Bởi vậy, theo lẽ tự nhiên, một cách bản năng, não bộ có xu hướng ưu tiên làm những việc nhẹ nhàng, tốn ít công sức và năng lượng. Chính vì lẽ đó, nhiều người mắc phải căn bệnh lười là điều hoàn toàn dễ hiểu.

Thế nhưng, bệnh lười cũng chính là nguyên nhân số một khiến chúng ta gặp thất bại trong việc thực hiện các kế hoạch và mục tiêu của bản thân. Lười biếng khiến chúng ta “giết chết” thời gian của mình một cách vô nghĩa.

Đã bao giờ bạn lên cho mình kế hoạch giảm cân với lộ trình và cách làm khoa học? Ban đầu, bạn rất hào hứng thực hiện với quyết tâm đạt được mục tiêu đề ra. Bạn tự hứa với mình từ mai sẽ ăn uống khoa học, tập thể dục đều đặn. Thế rồi, sự hào hứng và quyết tâm chỉ duy trì được một vài ngày đầu rồi nhanh chóng bị đánh gục bằng căn bệnh lười. Một sáng thức dậy, khi nghĩ đến phòng gym, cơ thể bạn bỗng cảm thấy không đủ sức mạnh, và bạn tự dặn lòng mình, thôi để mai tập.

Hay đã bao giờ bạn tự đặt ra cho mình kế hoạch tiết kiệm để quyết tâm làm giàu hoặc dành tiền cho một kế hoạch mơ ước nào đó của mình. Bạn tự nhủ lòng mình sẽ quyết tâm không tiêu xài hoang phí nữa. Thế nhưng, sau một thời gian ngắn duy trì được việc chi tiêu tiết kiệm, bạn tự cho phép bản thân mình tận hưởng nốt hôm nay, hay chỉ mua nốt món đồ nào đó thôi. Những lần trì hoãn ấy chính là nguyên nhân khiến cho kế hoạch mà bạn đề ra nhanh chóng phá sản.

Có lẽ ít nhiều chúng ta từng thấy mình trong câu chuyện trên hoặc một tình huống khác tương tự như thế. Các nhà tâm lý học chỉ ra: đến cuối đời, thường những điều làm cho con người ta hối hận không phải là việc chúng ta đã làm mà chính là những ước mơ, kế hoạch dang dở trong cuộc đời họ.

Bởi vậy, để đi đến thành công, việc đầu tiên mà mỗi chúng ta cần làm chính là đánh bại căn bệnh kinh niên này. Đây đồng thời cũng là mục tiêu của nhiều công ty trên thế giới. Họ xây dựng rất nhiều nội quy, văn hóa doanh nghiệp, công cụ khích lệ tinh thần làm việc để giúp nhân viên chiến thắng bệnh lười, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc.

Toyota là một minh chứng điển hình cho điều này. Cụ thể, các thành viên ban điều hành của một Công ty sản xuất ô tô tại Mỹ trong một lần tới thăm Toyota đã tìm cách để biết được làm cách nào mà một đối tác Nhật Bản lại có thể sản xuất ra một số lượng xe lớn như vậy chỉ với rất ít tài nguyên lãng phí và lỗi xảy ra. Trong khi đó, các phân xưởng của họ cũng duy trì được năng suất sản xuất cao nhưng lại thường xuyên mắc lỗi, khiến cho việc tháo xe ra để chỉnh sửa và lắp ráp là việc làm thường xuyên, tốn rất nhiều thời gian và công sức. Từ đó dẫn đến chi phí sản xuất bị đội cao hơn so với Toyota. Trong dịp tham quan nhà máy sản xuất của Toyota, đội ngũ ban điều hành công ty sản xuất ô tô của Mỹ này quyết tâm tìm ra câu trả lời cho bài toán mâu thuẫn giữa năng suất và chất lượng mà họ đang gặp phải. Và câu trả lời khiến họ vô cùng bất ngờ, một công nhân bất kỳ trong dây chuyền lắp ráp của Toyota có thể tạm dừng dây chuyền này để chỉnh sửa các lỗi kỹ thuật mà không cần xin ý kiến quản đốc chứ không nói tới việc phải đề xuất lên cấp quản lý như quy định hiện hành tại công ty của Mỹ.

Đồng thời, Toyota tiến hành trao thưởng ngay lập tức cho những nhân viên phát hiện và sửa thành công lỗi đó, ngay cả khi việc này không nằm trong nhiệm vụ được phân công của họ. Quy định này gây bất ngờ, thậm chí là sốc đối với công ty Mỹ và cũng rất lạ lẫm với nhiều dây chuyền sản xuất khác trên thế giới, nơi mà “bất kể có chuyện gì xảy ra cũng không bao giờ được dừng dây chuyền”. Và họ phát hiện ra điều tuyệt vời rằng, việc dừng dây chuyền để sửa lỗi ngay lập tức giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hơn nhiều lần so với việc sửa chữa lại chúng sau khi đã hoàn thành lắp đặt. Sau khi trở về Mỹ, những người này đã áp dụng quy trình học hỏi được từ Toyota để nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm cho chính dây chuyền của mình.

Phương pháp này của Toyota xuất phát từ nguyên tắc làm ngay những việc cần làm, đánh bại thói quen trì hoãn thường thấy của con người. Đây đồng thời cũng là tinh thần của Kaizen, một phương pháp chiến thắng sự lười biếng và là chìa khóa thành công nổi tiếng của người Nhật Bản.

***

Kaizen là gì?

Trong tiếng Nhật, Kaizen có nghĩa là “cải tiến liên tục”, được dịch ra tiếng Anh là “good change” (sự thay đổi tốt). Kaizen được xem như chìa khóa thành công của người dân đất nước Hoa Anh Đào. Trong cuộc sống, Kaizen được hiểu là sự cải tiến không ngừng của mỗi cá nhân, gia đình, xã hội, môi trường làm việc.

Tại Nhật Bản, Kaizen có lịch sử hơn 50 năm và Toyota là công ty đầu tiên ứng dụng và thành công nhờ phương pháp này. Trước đây, khi mới ra đời, Kaizen chủ yếu được áp dụng trong các công ty sản xuất như Honda, Canon, Toyota. Sau đó, nhờ những hiệu quả to lớn mà chúng mang lại, phương pháp này được áp dụng rộng rãi trong mọi công ty Nhật ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Triết lý của Kaizen không dừng lại ở việc ứng dụng vào lĩnh vực sản xuất mà nó còn đúng với các ngành dịch vụ, kinh doanh, bán lẻ hay thậm chí là trong giáo dục. Tinh thần của Kaizen còn đúng trong đời sống cá nhân của mỗi người để giúp chúng ta trở nên nhanh nhẹn, làm việc hiệu quả và nâng cao chất lượng cuộc sống.

Những cải tiến mà Kaizen đề cập đến xuất phát từ những điều nhỏ nhất, liên tục và tăng dần. Từ đó, mang lại những kết quả ấn tượng sau một thời gian dài. Ngày nay, Kaizen được nhắc đến như văn hóa doanh nghiệp, triết lý kinh doanh của rất nhiều công ty trên thế giới chứ không chỉ dừng lại ở Nhật. Cũng chính vì vậy mà nhiều công ty không thể duy trì mãi một trạng thái trong thời gian dài. Các doanh nghiệp phương Tây khuyến khích việc liên tục đổi mới, tạo ra những đột phá về công nghệ, tư tưởng quản lý, kỹ thuật.

***

Lợi ích của phương pháp Kaizen

Kaizen bắt đầu đi ra ngoài biên giới nước Nhật vào khoảng những năm 1980 và đầu những năm 1990. Thời điểm này, nhiều công ty lớn của Nhật thiết lập cơ sở sản xuất của mình ở Bắc Mỹ khi họ giành được nhiều công ty lớn tại đây như Bridgestone tiếp quản Firestone, Sony tiếp quản hãng phim Columbia Pictures. Lúc này, các lãnh đạo của Nhật bắt đầu việc truyền bá phương thức làm việc của họ đối với các công ty con tại đây và tinh thần chính là phương thức Kaizen. Đây cũng chính là con đường toàn cầu hóa của Kaizen. Đến hôm nay, trong bối cảnh phải đối phó với những thách thức về môi trường cạnh tranh khắc nghiệt, sự phát triển liên tục của công nghệ và những thay đổi không ngừng về văn hóa – xã hội, việc cải tiến liên tục trở thành chìa khóa thành công của các doanh nghiệp trên toàn thế giới.

Như đã đề cập ở trên, việc tiên phong áp dụng Kaizen giúp Toyota có được lợi thế cạnh tranh trong làng ô tô thế giới. Cụ thể, Toyota có khoảng 9 nhà máy tại Bắc Mỹ. Cuối năm 2007, hãng này tiếp tục mở thêm một nhà máy mới ở Mississippi với đội ngũ công nhân người Mỹ có mức lương ngang bằng hoặc cao hơn so với các công ty sản xuất ô tô khác tại đây. Trong đó, 75% các xe được lắp ráp tại Bắc Mỹ có nguyên liệu được sản xuất trực tiếp tại đây. Còn lại chỉ khoảng 25% xe nhập từ Nhật và các nơi khác. Vậy mà, năm 2006, Toyota vẫn thu về hơn 14 tỷ USD trong khi các nhà sản xuất ô tô của Mỹ phải chuyển tới Trung Quốc và Ấn Độ để tiết kiệm chi phí.

Bí quyết thành công của Toyota chính là ở Kaizen giúp giảm lãng phí trong các khu vực như hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, đi lại của công nhân, kỹ năng của người lao động và sản xuất dư thừa. Với việc áp dụng Kaizen, mỗi công nhân trong nhà máy thực hiện công việc một cách dễ dàng, đơn giản bằng việc dùng giỏ nhựa để phân loại các bộ phận phụ tùng theo mẫu xe, giúp công nhân không mất thời gian phân loại theo đặc tính.

Đồng thời, với tinh thần cải tiến không ngừng, Kaizen giúp các doanh nghiệp thu hút những người có khả năng sáng tạo và duy trì hiệu quả công việc cao. Họ nhiệt huyết, có trách nhiệm với công việc, và yêu thích các cơ hội cải thiện. Cải tiến không ngừng vừa giúp doanh nghiệp phát triển liên tục, đồng thời, các nhân viên trong công ty cũng có cơ hội nâng cao năng lực bản thân, phát triển nghề nghiệp. Điều này giúp thu hút nhân viên mới, tạo động lực cho nhân viên đang làm việc.

Những lợi ích cơ bản mà Kaizen mang đến cho Toyota nói riêng và chúng ta nói chung có thể kể đến như sau:

1. Không để một ngày trôi qua mà không có cải tiến được đề xuất và thực hiện trong công ty.

2. Kaizen áp dụng trong chiến lược định hướng khách hàng, đồng thời đảm bảo mọi hoạt động quản lý và tăng sự hài lòng cho khách hàng.

3. Điều quan trọng hàng đầu là chất lượng, chứ không phải là lợi nhuận, một doanh nghiệp sẽ trở nên thịnh vượng khi và chỉ khi khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ và cảm thấy hài lòng.

4. Thừa nhận rằng mọi công ty đều có điểm thiếu sót nên cần xây dựng văn hóa để mọi nhân viên tự nhận thức một cách thoải mái những thiếu sót, để sẵn sàng đưa ra ý tưởng cải tiến.

5. Giải quyết công việc theo hướng phối hợp và theo hệ thống chức năng chéo.

6. Nhấn mạnh vào quá trình và thiết lập phương pháp tư duy định hướng vào cải tiến các quá trình.

7. Thiết lập một hệ thống quản lý, khuyến khích và đền đáp nỗ lực đóng góp ý tưởng cải tiến của tất cả mọi người.

***

Cách thực hiện phương pháp Kaizen

Cốt lõi của phương pháp này là mỗi người nên tự mình làm một thứ gì đó trong một phút, vào một thời điểm nhất định mỗi ngày. Cách làm một việc trong thời gian ngắn như vậy sẽ không gây ra khó khăn với bất kỳ ai, dù là người lười nhất. Thay vì trì hoãn một việc nào đó 30 phút hoặc 1 giờ mỗi ngày, bạn hãy bỏ ra 60 giây để làm gì đó mà không phàn nàn.

Dù là bắt đầu với việc học ngoại ngữ, dọn dẹp nhà cửa, hay làm bất cứ công việc nào mà bạn không muốn, thay vì nói rằng để lúc nữa hoặc để mai, hãy dành ra 60 giây để làm công việc đó. 60 giây ấy có thể không đủ để bạn hoàn thành nó ngay lúc đó, nhưng giúp bạn thực hiện công việc từng chút một, thay vì không làm gì cả. Bằng việc làm từng bước nhỏ theo tinh thần Kaizen, bạn sẽ dần hoàn thiện bản thân và đi tới kết quả tốt nhất. So với việc làm những công việc này trong khoảng thời gian dài nhưng không đều đặn, bạn sẽ thấy thực hiện nó thường xuyên chỉ trong một phút, vào một thời điểm cố định mỗi ngày mang lại hiệu quả cao hơn, thoải mái và vui vẻ hơn. Đặc biệt, Kaizen hiệu quả ở chỗ nó giúp chúng ta vượt qua sự lười biếng của bản thân một cách nhẹ nhàng nhất. Với Kaizen, chỉ 60 giây mỗi ngày, bạn có thể đánh bại sự lười biếng, kẻ thù số một của những ước mơ và dự định.

Thế nhưng, đừng mong đợi rằng Kaizen sẽ có tác dụng ngay tức thì chỉ sau 1, 2 ngày. Để đạt được hiệu quả thay đổi cuộc đời mình, bạn phải coi nó như thói quen mỗi ngày. Chìa khóa thành công của Kaizen chính là việc thực hiện từ từ từng bước một và kiên nhẫn duy trì nó hàng ngày. Từ những việc nhỏ như đọc tin tức mỗi ngày hay bắt đầu đọc một cuốn sách bằng tiếng nước ngoài, những việc này bạn không thích hoặc chưa từng làm qua trước đó. Nếu bạn đặt cho mình kế hoạch đọc hàng chục trang sách hay tin tức mỗi ngày sẽ khó duy trì trong thời gian dài. Thay vào đó, hãy bắt đầu với 1 phút ngắn ngủi đầy hứng khởi. Những ngày sau, bạn có thể tăng thời gian đọc lên. Và quay trở lại việc chỉ làm chúng trong 1 phút nếu một ngày nào đó bạn không muốn thực hiện chúng nữa. Rõ ràng rằng chỉ thực hiện chúng trong 1 phút cũng không khác mấy việc bạn nghỉ ngơi mà không làm cho thói quen bị gián đoạn phải không nào?

Tất nhiên, lúc đầu có vẻ hơi khó khăn để bắt đầu một công việc nào đó mà bạn vốn không muốn làm. Thế nhưng, thực hiện chỉ trong vòng 1 phút không phải là điều quá kinh khủng phải không bạn. Bởi vậy, Kaizen mới được coi là phương thuốc hữu hiệu nhất đối với cả những người lười biếng nhất.

Kaizen đã giúp Toyota, Honda hiện thực hóa giấc mơ dẫn đầu ngành công nghiệp sản xuất ô tô và xe máy của họ. Kaizen đã giúp hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới với những nền văn hóa khác nhau đạt được thành công. Vậy tại sao bạn không sử dụng Kaizen để hiện thực hóa giấc mơ của chính mình. Muốn xây một ngôi nhà, hãy bắt đầu từ những viên gạch. Bạn muốn đạt được những kế hoạch ước mơ trong cuộc đời mình, hãy bắt đầu bằng 60 giây mỗi ngày với phương pháp Kaizen và sau đó, bạn xứng đáng tận hưởng những thành quả ngọt ngào.

Ngắt kết nối internet nếu công việc không cần đến chúng

Nếu công việc hàng ngày của bạn không thực sự cần đến internet, hãy ngắt kết nối chúng trên máy tính và điện thoại khi làm việc. Tin tôi đi, chỉ một việc làm nhỏ như vậy trong 60 giây sẽ mang đến cho bạn một ngày làm việc hiệu quả hơn nhiều.

Internet - “hung thủ” gây xao nhãng sự tập trung làm việc của bạn.

Bạn có bao giờ cảm thấy không thể tập trung hoàn toàn vào công việc ngay cả khi deadline đang đến rất gần? Thậm chí, bạn lãng phí nhiều thời gian cho những suy nghĩ và việc làm vô bổ bên ngoài hơn cả thời gian tập trung làm việc mỗi ngày? Có khi nào bạn đang làm việc lại vô thức mở Facebook, YouTube, Instagram rồi bị cuốn vào chúng và tốn rất nhiều thời gian lang thang trên đó? Nếu câu trả lời là “có” thì internet chính là một trong những “hung thủ” đã chiếm đi nhiều thời gian làm việc quý báu của bạn.

Theo thống kê, internet và mạng xã hội là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây mất tập trung hiện nay, với cả những người làm việc trí óc hay tay chân. Một nghiên cứu của Tiến sĩ Lee Hadlington (Đại học Leicester ) đã chỉ ra rằng: những người nghiện internet và smartphone dễ bị mất tập trung trong công việc và cuộc sống, họ hay quên những thông tin quan trọng. Cụ thể, ông tiến hành thí nghiệm với sự tham gia của 210 người từ 18 đến 65 tuổi. Tiến sĩ Lee Hadlington đặt các câu hỏi để đánh giá hành vi của họ trong các lĩnh vực liên quan đến nhận thức, khả năng ghi nhớ và chức năng vận động. Kết quả, ông nhận thấy những người thường xuyên sử dụng internet và điện thoại di động có nhiều khả năng gặp thất bại trong nhận thức hơn so với những người còn lại. Cụ thể, họ khó khăn hơn khi ghi nhớ các cuộc hẹn, khả năng chú ý đến các cuộc trò chuyện.

Những thất bại này bao gồm việc không nhớ đến các cuộc hẹn, gặp khó khăn trong việc tập trung đến các cuộc trò chuyện và quên đi lý do vì sao họ lại đi đến một địa điểm nào đó.

Bên cạnh đó, một thống kê từ các công trình nghiên cứu của Đại học Cornell (Mỹ) đã chỉ ra rằng: 60% nguyên nhân dẫn đến tình trạng mất tập trung khi làm việc đến từ internet. Sử dụng mạng xã hội, lướt web ngốn nhiều thời gian làm việc hơn chúng ta nghĩ. Mặc dù nhiều công ty hiện nay khuyến khích nhân viên sử dụng mạng xã hội để tăng cường sự gắn kết, hòa đồng. Tuy nhiên, mặt trái ở đây lại chính là nguyên nhân dẫn đến tình trạng xao nhãng trong công việc.

Thế nhưng, trong thời đại 4.0 hiện nay, ai có thể đứng ngoài vòng xoáy của internet và smartphone. Điều này càng khó khăn khi bạn là một người lao động trí óc. Bởi vậy, cách tốt nhất để sử dụng internet mà không làm ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc của bạn chính là phân chia thời gian sử dụng chúng cho hợp lý. Hãy chỉ dùng internet khi bạn cần tìm kiếm thông tin hay giải trí ngoài giờ làm việc. Còn khi bắt đầu làm việc, nếu công việc không thực sự cần thiết phải sử dụng đến internet, hãy ngắt kết nối chúng trên máy tính và điện thoại di động. Hãy để những “kẻ làm phiền” này bên ngoài cánh cửa phòng làm việc của bạn. Chắc chắn, bạn sẽ ngạc nhiên về khả năng tập trung và hiệu quả công việc tăng lên của mình. Nhiều người chọn cách lướt internet trong giờ làm việc để xả stress. Tuy nhiên, cách này rất dễ đốt nhiều thời gian và thậm chí còn kéo bạn vào những căng thẳng khác. Thay vào đó, khi tập trung làm việc thì sự buồn chán cũng không còn và bạn không cần phải tìm tới “hung thủ giết thời gian kia” để bớt nhàm chán. Mỗi khi muốn nghỉ ngơi sau những giờ làm việc căng thẳng, thay vì lướt mạng xã hội, hãy đứng lên, hít thở sâu, vận động nhẹ nhàng, bạn sẽ thấy thể chất và tinh thần mình được “refresh” hơn nhiều so với việc giải trí bằng internet. Hãy để internet trở thành công cụ hỗ trợ để đạt được thành công chứ không phải chướng ngại vật cản đường đi, bạn nhé!

Đứng lên, vươn vai đi bộ một phút sau mỗi tiếng ngồi làm việc

Những người làm việc văn phòng phải dành phần lớn thời gian để ngồi trên ghế trước máy tính mỗi ngày. Điều này về lâu dài sẽ gây ra nhiều hệ quả xấu đối với sức khỏe. Đầu tiên, việc ngồi lâu chính là nguyên nhân dẫn đến viêm gân cơ mông hay còn gọi là hội chứng mông chết. Hội chứng này phát triển khi một trong ba cơ bắp chính vùng mông là cơ mông ngoài bị suy yếu. Ở thể trạng bình thường, cơ mông ngoài đóng vai trò ổn định xương chậu. Việc ngồi quá nhiều mỗi ngày sẽ khiến nhóm cơ này không được hoạt động thường xuyên. Theo nghiên cứu, khi bạn dành nhiều giờ liên tục để ngồi, nhóm cơ hông nằm sát xương chậu sẽ co lại trong khi cơ mông ngoài được nghỉ ngơi hoàn toàn. Nếu duy trì tình trạng này trong thời gian dài, cơ mông ngoài ngày càng trở nên yếu đi. Khi mắc phải hội chứng mông chết sẽ khiến bạn cảm thấy đau lưng và đau hông dữ dội, cùng với đó là các vấn đề đau nhức đầu gối, mắt cá chân do cơ thể bạn đang cố bù đắp lại sự mất cân bằng.

Thứ hai, ngồi làm việc liên tục trong nhiều giờ sẽ khiến bạn gia tăng nguy cơ mắc các bệnh liên quan đến tim mạch như bệnh mạch vành và cao huyết áp mãn tính. Nguyên nhân do thiếu vận động làm giảm tuần hoàn máu và suy giảm mạch máu. Cùng với đó là sự mất cân bằng oxy và hấp thụ có thể xảy ra ở tim. Theo thống kê, những người ngồi lâu có nguy cơ mắc các bệnh lý tim mạch cao hơn 54% so với những người thường xuyên vận động.

Thứ ba, ngồi làm việc trước máy tính trong thời gian dài sẽ khiến bạn phải đối mặt với căn bệnh béo phì. Khi ngồi nhiều, quá trình trao đổi chất trong cơ thể sẽ diễn ra chậm lại, khiến cơ thể đốt cháy ít calo và tích trữ nhiều mỡ thừa hơn so với việc thường xuyên duy trì trạng thái vận động. Cụ thể, khi một người ngồi xuống, cơ thể sẽ giảm quá trình đốt cháy mỡ 90%, lượng insulin giảm và huyết áp tăng. Khi làm công việc ở tư thế đứng, cơ thể sẽ đốt cháy nhiều hơn 35% calo so với một công việc ngồi.

Thứ tư, ngồi liên tục kết hợp với sự thiếu hoạt động thể chất sẽ gây ra những ảnh hưởng xấu trực tiếp đến cơ và xương, làm cơ bắp yếu và không săn chắc. Bên cạnh đó vùng cơ bụng và cơ mông cũng bị ảnh hưởng nhiều. Sau một thời gian dài, bạn có thể bị loãng xương.

Thứ năm, việc thiếu vận động trong giờ làm việc gây ảnh hưởng đến chất lượng giấc ngủ. Cơ thể bạn coi việc ngồi liên tục là trạng thái nghỉ ngơi ngay cả khi não bạn đang phải làm việc căng thẳng nhất. Do đó, nếu bạn “nghỉ ngơi” cả ngày, cơ thể sẽ không còn thực sự cần đến giấc ngủ vào ban đêm nữa. Điều này khiến bạn dễ gặp phải chứng khó ngủ, mất ngủ, ngủ không ngon giấc.

Thứ sáu, duy trì trạng thái ngồi làm việc liên tục trong thời gian dài dễ khiến bạn rơi vào trạng thái căng thẳng, lo lắng, thậm chí là trầm cảm. Ngồi cả ngày trên một chiếc ghế khiến bạn giống như bị cô lập tại một hòn đảo. Các kết quả nghiên cứu y khoa cho thấy, ngồi liên tục dẫn tới thiếu endorphins, chất có tác dụng tạo ra các cảm xúc tích cực, lạc quan, hứng khởi. Ngược lại, các hoạt động thể chất đóng vai trò quan trọng để tạo ra loại chất này.

Thứ bảy, ngồi liên tục quá nhiều chính là hung thủ giấu mặt khiến bạn suy giảm tuổi thọ. Không cần biết bạn bao nhiêu tuổi, thuộc giới tính nào, thể trạng sức khỏe ra sao, nhưng việc ngồi lâu một chỗ sẽ khiến bạn có nguy cơ tử vong cao hơn những người thường xuyên vận động. Cụ thể, telomere nằm ở đầu mút các nhiễm sắc thể, có tác dụng bảo vệ chúng khỏi những tổn thương. Telomere sẽ ngắn dần đi cùng với quá trình lão hóa của cơ thể. Trong đó, tốc độ ngắn lại của chúng phụ thuộc rất nhiều vào trạng thái ngồi yên hay vận động. Một lối sống không vận động thường xuyên được chứng minh là khiến cho tốc độ ngắn đi của telomere diễn ra nhanh hơn, đẩy nhanh quá trình lão hóa.

Bên cạnh đó, còn nhiều những tác hại khác đối với sức khỏe thể chất và tinh thần nếu ngồi lâu trước máy tính như: tăng nguy cơ mắc bệnh trĩ, nguy cơ vô sinh...

Nếu công việc đang làm đòi hỏi bạn phải ngồi trong nhiều giờ, để tránh những nguy cơ kể trên, hãy đứng lên, vươn vai, đi bộ và hít thở sâu trong vòng 60 giây sau mỗi giờ làm việc. Việc đi bộ sau mỗi giờ ngồi liên tục sẽ giúp cơ thể bạn thoát ra khỏi trạng thái tĩnh, khởi động nhẹ nhàng các khớp xương, đồng thời giúp máu lưu thông tốt hơn. Ngồi làm việc hàng giờ sẽ khiến bạn thường xuyên bị đau mỏi lưng, vai, và vùng gáy, một chiếc vươn vai lúc này sẽ giúp bạn xua đi những tổn thương không đáng có trên. Cùng với đó, trong lúc đi bộ, hãy tập trung hít thở sâu. Việc hít thở sâu giúp tăng cường lượng oxy lên não, giúp bạn trở nên tỉnh táo, minh mẫn sau một giờ làm việc căng thẳng. Đặc biệt, đối với những công việc đòi hỏi sự chính xác hay sáng tạo, việc duy trì một bộ não minh mẫn, tỉnh táo trong suốt thời gian làm việc là điều cực kỳ cần thiết. Chỉ một phút sau mỗi giờ làm việc sẽ không gây ảnh hưởng nhiều đến thời gian làm việc của bạn. Tuy nhiên, những hiệu quả mà nó mang lại về năng suất, chất lượng công việc và sức khỏe là rất to lớn.

Nếu được, bạn có thể kéo dài khoảng thời gian này thêm vài phút nữa để giao lưu với các đồng nghiệp khác. Tuy nhiên, thời gian này không nên kéo dài quá 5 phút mỗi giờ. Điều này vừa gây ảnh hưởng đến quỹ thời gian làm việc trong ngày, đồng thời việc thoát ra ngoài công việc quá lâu sẽ khiến bạn cần nhiều thời gian hơn để lấy lại sự tập trung.

Thư giãn mắt trong một phút/giờ

Chúng ta đều biết, phải làm việc chăm chú trước màn hình máy tính liên tục trong thời gian dài dễ gây ra những ảnh hưởng xấu đến đôi mắt. Nguyên nhân là bởi mắt được cấu tạo từ những cơ nhỏ trong nhãn cầu. Những cơ này thay đổi hình dạng thủy tinh thể để đưa những thứ cần nhìn vào tiêu điểm. Khi chúng ta ngồi hàng giờ trước màn hình máy tính, các cơ này bị mỏi mệt vì phải tập trung liên tục trong thời gian dài vào một điểm duy nhất. Khi đó, khả năng tập trung của mắt bị giảm đi. Đồng thời, khi làm việc trước máy tính quá lâu, chúng ta thường ít chớp mắt hơn. Điều này khiến mắt bị khô rát, thậm chí là chảy nước mắt sống. Trong khi đó, hầu hết các bệnh lý về mắt đều xuất phát từ việc mắt bị khô và điều tiết quá mức dẫn đến mệt mỏi.

Bên cạnh đó, nhiều người còn có thói quen làm việc trước máy tính không đúng cách như ngồi quá gần hay để màn hình quá sáng. Trên thực tế, nếu ngồi trước máy tính với khoảng cách gần hơn 30cm, đôi mắt sẽ phải làm việc vất vả hơn nhiều lần dẫn đến hội chứng căng thẳng thị lực. Năm dấu hiệu chứng tỏ bạn đang mắc phải hội chứng căng thẳng thị lực:

Thứ nhất là mỏi mắt. Mỏi mắt gây khó khăn khi bạn muốn tập trung nhìn vào vật thể nào đó hay khi bạn chuyển tầm nhìn từ khoảng cách này sang khoảng cách khác. Lâu dài, mắt bạn sẽ có cảm giác đau, khó chịu lan ra khu vực xung quanh.

Thứ hai là đau rát mắt. Ở mức độ khó chịu hơn mỏi là khi mắt bạn chuyển sang trạng thái khó chịu, khô rát, thậm chí là đỏ mắt. Tất cả những biểu hiện này nói lên rằng mắt bạn đang bị khô do phải làm việc trước màn hình máy tính quá lâu.

Thứ ba là mờ mắt, suy giảm tầm nhìn. Theo thời gian, làm việc trước máy tính quá lâu mà không được nghỉ ngơi đúng cách sẽ khiến mắt bạn suy giảm khả năng nhìn. Biểu hiện là các hình ảnh trước mắt bắt đầu mờ dần đi ngay cả khi tập trung hết sức để quan sát nó.

Thứ tư là nhức đầu hoặc chóng mặt. Nghiêm trọng hơn, căng thẳng mắt do sử dụng máy tính trong thời gian dài khiến bạn bị đau đầu, chóng mặt. Nếu bạn thường xuyên bị đau đầu, chóng mặt sau khi kết thúc một ngày làm việc tập trung trước màn hình máy tính, hãy đến gặp bác sĩ để tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục.

Thứ năm là đau nhức cổ và vai. Khi vấn đề về thị lực ngày càng trở nên trầm trọng hơn nhưng bạn vẫn phải tiếp tục làm việc liên tục trước màn hình máy tính thì cơ thể sẽ tự động điều chỉnh để có thể nhìn rõ hơn, gây ra những tư thế sai lệch, ảnh hưởng trực tiếp đến vùng cổ, vai và lưng.

Nếu bạn cũng đang phải làm việc trước máy tính nhiều giờ mỗi ngày, đừng quá lo lắng về những nguy cơ kể trên, bởi bạn hoàn toàn có thể phòng tránh chúng chỉ trong 60 giây mỗi giờ với những động tác thư giãn mắt đơn giản, hiệu quả dưới đây:

Thư giãn cơ mắt

Sau mỗi giờ làm việc chăm chú trước màn hình máy tính, cơ mắt bắt đầu có những dấu hiệu mỏi. Đây là lúc bạn nên cho mắt tạm nghỉ ngơi. Để thư giãn mắt, nên tạm thời tắt màn hình máy tính, nhắm 2 mắt lại, để 2 khuỷu tay lên mặt bàn, hai lòng bàn tay che kín mắt, cố gắng không để chút ánh sáng nào lọt vào mắt. Đồng thời hít thở sâu, để tâm trí của bạn cùng thư giãn và nghỉ ngơi hoàn toàn. Duy trì trạng thái này trong vòng 60 giây, đôi mắt sẽ được refresh và đỡ mỏi hơn rất nhiều.

Tập nhìn

Bài tập này cần sự kết hợp giữa mắt và ngón tay trỏ. Đầu tiên, bạn đưa ngón trỏ lên trước mặt, sau đó di chuyển lại gần mũi của mình. Lưu ý khi đưa ngón trỏ gần mũi, bạn cần giữ khoảng cách làm sao để mắt luôn có thể nhìn thấy ngón này. Sau đó từ từ đưa ngón trỏ ra xa nhất có thể mà vẫn trong tầm nhìn của mắt. Thực hiện nhiều lần trong vòng 60 giây. Bài tập này có tác dụng nâng cao khả năng điều tiết của mắt, tránh gặp phải hiện tượng suy giảm thị lực, cận thị, viễn thị hay loạn thị.

Mát xa mắt

Biện pháp này giúp xua tan căng thẳng xung quanh hai hốc mắt. Bạn dùng hai ngón trỏ mát xa vùng đầu sống mũi, nơi giao giữa hai khóe mắt. Sau đó, mát xa phía trên và dưới lông mày, di chuyển ngón tay xuống 2 thái dương, 2 gò má và đến mũi. Các động tác mát xa này chỉ mất khoảng 60 giây, tuy nhiên, giúp mắt của bạn cảm thấy thoải mái hơn nhiều. Từ đó, giúp bạn nhanh chóng xua tan mệt mỏi, lấy lại sự tập trung để trở lại công việc.

Bạn có thể thực hiện đan xen những phương pháp này mỗi giờ làm việc. Mỗi ngày kiên trì với những bài tập này, mắt chẳng những tránh được những tác động xấu từ máy tính mà còn tăng cường thị lực, duy trì sức khỏe và vẻ đẹp cho đôi mắt.

Một phút nắm chặt tay khi bị căng thẳng

Môi trường công việc hiện đại ngày càng nhiều áp lực và cạnh tranh. Bởi vậy, sự căng thẳng là điều khó tránh khỏi. Căng thẳng là một phản ứng vật lý, hóa học diễn ra trong cơ thể, là nguyên nhân gây ra những đau đớn về thể xác, tinh thần và có thể gây nên bệnh tật cho con người. Hiện nay, những áp lực đến từ công việc là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến căng thẳng. Một công việc quá áp lực, một môi trường làm việc chứa nhiều yếu tố tiêu cực về lâu dài sẽ khiến bạn rơi vào stress.

Những nguyên nhân gây ra sự căng thẳng trong công việc chủ yếu đến từ việc chọn nghề không đúng cách. Nếu mỗi ngày đều phải làm công việc mà mình không yêu thích thì thật quá tồi tệ phải không bạn? Một nguyên nhân khác có thể đến từ việc bạn phải làm việc quá sức. Không chỉ dốc toàn sức trong 8 tiếng đồng hồ mỗi ngày, ôm đồm việc hoặc được giao quá nhiều công việc buộc bạn phải làm thêm buổi tối, cuối tuần dẫn đến không có thời gian thư giãn và nghỉ ngơi cho bản thân. Ngoài ra, nhiều người còn gặp phải căng thẳng do mâu thuẫn với cấp trên hoặc đồng nghiệp. Những mâu thuẫn này có thể xuất phát từ những bất đồng ý kiến trong công việc hoặc quan điểm cá nhân. Bên cạnh đó, bạn có thể rơi vào trạng thái căng thẳng khi công ty, cơ quan rơi vào khó khăn, có nguy cơ giảm lương, cắt giảm lao động.

Căng thẳng đang trở thành một căn bệnh phổ biến hiện nay bởi những khó khăn, áp lực đến từ công việc ngày càng nhiều. Căng thẳng kéo dài là nguyên nhân khiến bạn dễ mắc phải các bệnh lý liên quan đến tim mạch, đau khớp xương và đặc biệt là những vấn đề về tâm lý. Một cách trực tiếp, trạng thái căng thẳng sẽ khiến bạn không đủ bình tĩnh và sáng suốt để đưa ra những quyết định đúng đắn. Hãy hình dung trong một cuộc họp và bạn là người bị chỉ trích nhiều về những lỗi lầm có thể do bạn gây ra hoặc không. Điều này khiến bạn bị căng thẳng. Nếu không đủ tỉnh táo và có phương pháp để vượt qua những cảm xúc này, bạn sẽ rất dễ tạo ra những phản ứng tiêu cực đối với cấp trên và đồng nghiệp. Điều này làm xấu đi hình ảnh và mối quan hệ của bạn nơi công sở, gây bất lợi cho công việc. Trạng thái căng thẳng cũng rất dễ dẫn dắt bạn đến những quyết định sai lầm.

Ngày nay, nhiều nhà tuyển dụng đi tìm các ứng viên có khả năng giữ được cân bằng trong môi trường nhiều áp lực và căng thẳng, bên cạnh những năng lực chuyên môn. Dễ dàng kéo bản thân ra khỏi căng thẳng, lập tức lấy lại bình tĩnh trong những tình huống khó khăn nhất là điều bạn cần làm để có thể duy trì một công việc tốt.

Để làm được việc này, bạn chỉ mất 60 giây nắm chặt bàn tay trái. Đây được xem là tuyệt chiêu được các vận động viên sử dụng để giữ bình tĩnh mỗi khi tham gia thi đấu. Trước mỗi trận đấu, các vận động viên dù thi đấu chuyên nghiệp hay nghiệp dư cũng không thể tránh khỏi cảm giác lo lắng quá mức đối với những thách thức đang chờ mình ở phía trước. Điều này khiến bạn khó thở và hành động trở nên thiếu chính xác. Nguyên nhân là do căng thẳng đã chi phối một phần não khiến bạn mất đi sự tập trung và chính xác nhất định. Lúc này, việc nắm chặt tay trái đối với những người thuận tay phải và nắm chặt tay phải đối với những người thuận tay trái sẽ giúp phân tán phần não đó, giúp chúng thoát ra việc bị chi phối bởi cảm giác căng thẳng quá mức. Từ đó, giúp bạn nhanh chóng lấy lại cân bằng và sự bình tĩnh cần thiết, duy trì hiệu quả làm việc tốt ngay cả trong những tình huống khó khăn nhất.

Một phút dọn dẹp, trang trí nơi làm việc trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc một ngày

Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng môi trường làm việc tác động trực tiếp đến hiệu quả công việc. Góc việc sạch đẹp, truyền cảm hứng sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Ngược lại, nơi làm việc lộn xộn sẽ tác động tiêu cực đến sức khỏe tinh thần và thể chất của nhân viên. Quá bận rộn với công việc, luôn ngập đầu trong những deadline khiến bạn không còn thời gian và tâm trí chú ý đến xung quanh mà quên mất rằng góc làm việc của mình đang lộn xộn. Thế nhưng, bạn có biết, một nơi làm việc sạch đẹp, gọn gàng lại góp phần không nhỏ làm nên thành công.

Nơi làm việc gọn gàng giúp bạn tránh thất lạc các tài liệu quan trọng

Khi góc làm việc lộn xộn, các giấy tờ, tài liệu không được sắp xếp một cách khoa học sẽ khiến chúng rất dễ bị thất lạc. Nhất là trong tình huống bạn cần đến một tài liệu nào đó gấp mà mất rất nhiều thời gian tìm kiếm, thậm chí tìm không ra. Hãy tưởng tượng, bạn đang cần tham gia một cuộc họp khẩn cấp, hay chuẩn bị đi ký một hợp đồng với khách hàng quan trọng, mà không tìm thấy bản hợp đồng và những giấy tờ liên quan đã để ở đâu trong đống giấy tờ lộn xộn. Điều này tưởng đơn giản nhưng gây ra rất nhiều hậu quả nghiêm trọng mà bạn không lường trước được hết.

Nâng cao năng suất làm việc

Nếu luôn duy trì cho mình thói quen lưu trữ các tài liệu một cách ngăn nắp, dán nhãn và phân loại rõ ràng thì bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong ngày cho việc tìm kiếm chúng. Đồng thời, việc sắp xếp các tài liệu một cách có tổ chức còn giúp bạn ghi nhớ chúng đầy đủ hơn, thuận lợi cho tra cứu hay tham khảo. Chỉ một chút kỹ thuật đơn giản vậy cũng có tác dụng mang lại sự khác biệt lớn về năng suất làm việc.

Giảm căng thẳng, stress

Trên thực tế, một môi trường làm việc lộn xộn sẽ tác động tiêu cực đến sức khỏe thể chất và tinh thần nhân viên. Một bàn làm việc bừa bộn là dấu hiệu của tâm trí thiếu mạch lạc. Đơn giản nếu một ngày bạn bước chân đến nơi làm việc và trước mắt mình là một không gian sáng sủa, sạch đẹp và ngăn nắp, tinh thần sẽ trở nên phấn khởi và hào hứng hơn nhiều so với một nơi tối tăm, lộn xộn và có những mùi khó chịu. Những cảm giác ban đầu này tạo nên nguồn năng lượng tích cực, giúp bạn phấn chấn tức thì, từ đó, tăng năng suất làm việc thấy rõ.

Góc làm việc sạch đẹp giúp bạn có nhiều cơ hội thuận lợi để thăng tiến

Một góc làm việc lộn xộn sẽ khiến mọi người có thiện cảm không tốt đối với bạn. Ngoài ra, điều này còn lên tiếng nói với sếp của bạn rằng bạn là một người thiếu khả năng sắp xếp, tổ chức, khó có thể trở thành một quản lý giỏi. Bởi vậy, muốn quản lý tốt công việc và những người khác, trước hết, hãy học cách tổ chức tốt mọi thứ trong nơi làm việc của mình.

Bên cạnh đó, việc duy trì góc làm việc sạch đẹp khoa học giúp tinh thần làm việc tốt và tiết kiệm thời gian để nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Từ đó, cơ hội thăng tiến cũng sẽ đến với bạn nhiều hơn.

Việc sắp xếp nơi làm việc sẽ không lấy đi của bạn nhiều thời gian trong ngày, thậm chí, bạn có thể làm chúng trong khoảng thời gian thư giãn của mình. Và đừng quên thực hiện chúng trong một phút đầu ngày và một phút cuối ngày.

Dù bạn đang làm một công việc part-time hay full-time, trước khi mở máy tính để bắt đầu một ngày làm việc mới, hãy dành ra một phút để sắp xếp lại những đồ đạc trên bàn, hay cắm một vài bông hoa tươi nếu yêu thích. Những thói quen đơn giản này sẽ mang đến sự hứng khởi để bắt đầu công việc với nhiều khó khăn hay áp lực đang chờ đón.

Và khi một ngày làm việc kết thúc, đừng vội ra về ngay, hãy dành ra một phút sắp xếp lại những tài liệu đã sử dụng trong ngày, note lại những công việc đã làm, đang làm dở và cần phải làm trong ngày hôm sau, hay đơn giản là rửa chiếc cốc uống nước… Những việc làm tưởng như đơn giản ấy sẽ giúp bạn phần nào xua đi những mệt mỏi sau một ngày dài cố gắng làm việc và chuẩn bị tốt nhất cho ngày làm việc mới vào hôm sau.

Không chỉ nơi làm việc, hãy dành ra một phút để dọn sạch không gian nơi bạn xuất hiện trước khi rời đi. Đó có thể là phòng họp, phòng khách, bàn ăn, phòng ngủ, giá sách… Hãy duy trì thói quen giữ không gian xung quanh luôn sạch sẽ, ngăn nắp mọi lúc, mọi nơi để không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn có được tinh thần lạc quan, tích cực khi bạn đang làm bất cứ việc gì, ở bất cứ nơi đâu.

Một phút lên nhanh kế hoạch cho một ngày làm việc hiệu quả

Lập kế hoạch là liệt kê những công việc cần làm, những mục tiêu cần hướng đến trong một khoảng thời gian nhất định. Làm việc có kế hoạch được coi là chìa khóa để đi đến thành công. Cụ thể:

Lập kế hoạch giúp bạn vạch ra những hướng đi cụ thể để đạt được mục tiêu cuối cùng.

- Tìm ra phương án tối ưu nhất đưa bạn đến đích một cách nhanh chóng.

- Vạch ra các phương án trong trường hợp xảy ra các rủi ro hoặc phát sinh vấn đề không mong muốn.

- Có cái nhìn tổng thể về tương lai trong một khoảng thời gian nhất định.

- Kiểm soát thời gian tốt hơn, tránh lãng phí thời gian hay bị ngập đầu bởi những deadline quá hạn.

Thói quen sống và làm việc có kế hoạch là con đường ngắn nhất đưa bạn đến thành công. Từ việc lập ra những kế hoạch dài hạn cho cuộc sống, công việc, đến những kế hoạch từng ngày cụ thể. Điều này từng được minh chứng trong câu chuyện về Jack Lalanne, chuyên gia sức khỏe đã bơi từ bãi biển California đến đảo Santa Catalina, cách nhau khoảng 20 dặm trong lần sinh nhật thứ 95 của ông. Bí quyết làm nên điều không tưởng này chính là ở cách làm việc có trình tự. Ở tuổi 90, ông vẫn duy trì thói quen dành hai giờ đầu mỗi ngày để thực hiện các bài tập thể dục, 90 lần nâng tạ, 30 phút đi bộ và bơi. Ông tập luyện đều đặn không trừ ngày nào trong nhiều năm tháng liên tục để thực hiện mục tiêu đã đề ra khi 95 tuổi. Để làm được điều dường như là không tưởng ấy, Jack Lalanne đã đề ra cho mình một kế hoạch trong nhiều năm và từng ngày cụ thể. Duy trì sự kiên nhẫn đi từ những tiến bộ nhỏ nhất đến thành công ngoài sức tưởng tượng.

Ứng dụng câu chuyện này trong công việc, bạn muốn đạt được thành công vang dội trong công việc, hãy ngồi xuống lập ra bản kế hoạch hướng nghiệp trong nhiều năm, sau đó duy trì thói quen làm việc theo kế hoạch mỗi ngày. Hãy tạo ra từng viên gạch chất lượng để xây dựng nên một ngôi nhà kiên cố. Và công việc này sẽ chỉ lấy của bạn một phút để khởi động ngày làm việc khoa học và hiệu quả, cách làm đơn giản như sau:

Bước 1: Chọn một cuốn lịch mà bạn yêu thích

Bạn có thể chọn một cuốn lịch có khoảng trống đủ để lên kế hoạch theo từng ngày hoặc một cuốn sổ ghi chép thông thường. Ngoài ra, hiện nay, bạn cũng có nhiều lựa chọn tiện ích hơn với các loại lịch làm việc điện tử dùng cho điện thoại hay máy tính. Các thiết bị này cũng có thể đồng bộ với nhau để bạn có thể xem lịch làm việc của mình bất cứ khi nào, ở bất cứ đâu.

Nhiều cuốn lịch điện tử hoặc giấy có khoảng trống tại mỗi nhiệm vụ, giúp bạn theo dõi không chỉ những gì đã hoặc chưa làm mà còn cho phép bạn ghi chú những cảm xúc, suy nghĩ, bài học hoặc một lưu ý nào đó về công việc đó. Ví dụ, bạn có thể ghi bên cạnh mục “đến phòng gym” ghi chú là “hôm nay đã chạy thêm 1km, thật tuyệt!”. Điều này giúp bạn theo dõi sự tiến bộ của mình theo từng ngày và bản kế hoạch mỗi ngày trở nên tràn đầy động lực hơn.

Bước 2: Sắp xếp các nhiệm vụ trong ngày

Trước mỗi ngày làm việc, hãy dành ra một phút để note nhanh những công việc cần làm trong ngày. Trong suốt thời gian làm việc ngày hôm trước, bạn nên cập nhật vào sổ tay những công việc phát sinh cần làm với deadline cụ thể. Sau đó, dựa trên list này, xác định công việc cần làm trong ngày hôm nay. Điều này giúp bạn chủ động trong thực hiện các nhiệm vụ, tránh tình trạng “trễ deadline”.

Bước 3: Xác định các nhiệm vụ ưu tiên

Dựa vào tính quan trọng khác nhau của các nhiệm vụ, thời gian cần hoàn thành, bạn xác định thứ tự thực hiện các nhiệm vụ trong ngày theo mức độ ưu tiên. Những công việc gần đến hạn hay những công việc phải phối hợp với nhiều bộ phận liên quan nên được ưu tiên thực hiện trước để đảm bảo tiến độ và hiệu quả. Sau khi quyết định ưu tiên nhiệm vụ nào, hãy đánh dấu chúng vào lịch làm việc. Với lịch làm việc điện tử, bạn có thể sử dụng màu sắc hay các công cụ đánh dấu để thể hiện mức độ ưu tiên của các công việc. Nếu bạn yêu thích việc sử dụng sổ tay, có thể dùng bút dấu hoặc số thứ tự hay bất cứ kí hiệu đặc biệt nào mà bạn cảm thấy dễ nhìn và tạo cảm hứng nhất.

Bước 4: Ghi thời gian cho từng nhiệm vụ

Để đảm bảo trong ngày có thể thực hiện được hết các nhiệm vụ đề ra cũng như không lãng phí thời gian, hãy ghi ra bên cạnh từng nhiệm vụ về thời gian thực hiện cụ thể. Thời gian này bao gồm cả việc chuẩn bị và thu dọn. Bạn nên tính dư ra thời gian thực hiện trong trường hợp phát sinh những vấn đề khách quan ngoài dự kiến. Thời gian thêm vào lý tưởng nhất là khoảng 20 - 25% thời gian dự kiến sẽ hoàn thiện nó với khả năng làm việc tập trung nhất. Ví dụ với những công việc mất 1 giờ thực hiện, hãy dành cho chúng khoảng 1 giờ 15 phút để tránh bị muộn hay chậm lại.

Bước 5: Dành những khoảng trống trong lịch làm việc

Bạn nên giữ lại những khoảng trống ở cuối lịch dành cho những công việc phát sinh trong ngày. Việc phát sinh các công việc gấp trong ngày là điều thường xuyên gặp phải ở bất kỳ môi trường làm việc nào. Thậm chí, công việc phát sinh này có thể cần ưu tiên nhất trong ngày của bạn. Bởi vậy, hãy luôn để dành những chỗ trống cuối trang lịch để thêm vào đó bất kỳ khi nào có nhiệm vụ phát sinh. Điều này vừa giúp bạn thực hiện ngay các nhiệm vụ gấp, vừa bám sát các nhiệm vụ đang thực hiện dở hoặc cần thực hiện trong những ngày tới.

Bạn chỉ nên dành 60 giây đầu ngày để thực hiện công việc lập kế hoạch này. Sau khi lập kế hoạch và thực hiện theo chúng mỗi ngày, hãy duy trì thói quen kiểm tra lịch làm việc mỗi sáng và tối để nhắc nhở bản thân về các nhiệm vụ còn dang dở hay chưa thực hiện và chuẩn bị cho ngày hôm sau. Để không quên các công việc quan trọng, bạn có thể sử dụng đồng hồ hẹn giờ trên máy tính hoặc điện thoại để nhắc việc hoặc các cuộc họp, buổi hẹn.

Sau khi lên kế hoạch mỗi ngày, công việc tiếp theo là bám sát lịch và thực hiện với sự tập trung, sáng tạo và hiệu quả cao nhất. Mỗi khi hoàn thành xong một nhiệm vụ, hãy nhớ đánh dấu chúng vào lịch nhé. Kết thúc mỗi ngày, hãy nhìn lại bản kế hoạch để đánh giá lại hiệu quả một ngày làm việc của mình. Bạn đã sử dụng thời gian một cách hợp lý chưa? Bạn có hoàn thành được hết các công việc theo bản kế hoạch đã đề ra không? Và nhớ chuyển những việc chưa hoàn thành trong hôm nay sang ngày làm việc tiếp theo bạn nhé.

Lập kế hoạch mỗi ngày không lấy đi của bạn nhiều thời gian. Thế nhưng, hiệu quả mà nó mang lại đối với một ngày làm việc là rất lớn. Bạn sẽ không bao giờ có cảm giác thời gian một ngày làm việc trôi qua mà mình chưa làm được gì hay rơi vào tình trạng quá hạn deadline.

Sau khi kết thúc một ngày làm việc, trước khi đi vào giấc ngủ, hãy dành ra 60 giây nhìn lại những việc đã làm trong ngày. Điều gì khiến bạn hài lòng, hay thất vọng, điều gì khiến bạn xúc động, điều gì muốn lưu giữ trong ký ức và điều gì bạn cần thay đổi, hoàn thiện trong ngày hôm sau. Hãy tự hỏi bản thân và trả lời những câu hỏi đó. Những việc bạn đã cố gắng hay làm tốt trong ngày, hãy tự chúc mừng bản thân. Với những việc còn thiếu xót hay những thất bại, đừng nản lòng, hãy mạnh dạn đi tìm hiểu xem nguyên nhân là gì, do bản thân hay do những người xung quanh, và hãy tự hỏi chính mình rằng cần phải làm gì để tốt hơn. Từ đó, động viên bản thân tiếp tục nỗ lực trong ngày hôm sau. Và đừng quên ghi nhớ lòng biết ơn với những đồng nghiệp, người thân đã giúp đỡ để bạn hoàn thành công việc của mình. Lòng biết ơn chính là hạt mầm để chúng ta lạc quan, là động lực để cố gắng làm việc mỗi ngày. Và kết thúc một ngày làm việc, hãy mỉm cười với cả những thất bại và thành công trong ngày của bạn. Bởi dù có như ý hay không, theo một cách nào đó, chúng cũng mang đến những bài học quý giá để bắt đầu ngày hôm sau.

Một phút ghi nhanh xuống giấy những ý tưởng mới lạ

Ý tưởng là điều rất quan trọng trong bất kỳ lĩnh vực nào của cuộc sống, trong đó có công việc. Các ý tưởng hay giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh, hiệu quả, mang lại giá trị cao. Không chỉ trong các lĩnh vực mới, mà cả những công việc đã quen làm hàng ngày, ý tưởng để cải tiến công việc là đòi hỏi không bao giờ dừng lại. Các ý tưởng giúp cuộc sống mỗi người trở nên thú vị, làm việc hiệu quả và sống tích cực hơn. Đó là thứ vũ khí để bạn đương đầu với khó khăn, phát triển bản thân, đạt được những mục đích trong cuộc sống.

Ý tưởng có thể hiểu sự là sáng tạo, là làm gì đó khác biệt, mới mẻ so với bản thân mình và những người khác hoặc đưa ra giải pháp để giải quyết các vấn đề trong cuộc sống và công việc. Ông chủ của Apple, Steve Job từng nói: “Sáng tạo chỉ là kết nối nhiều thứ lại với nhau. Khi bạn hỏi những người sáng tạo về cách họ thực hiện một việc gì đó, họ sẽ cảm thấy ngượng ngùng một chút vì họ không thực sự làm gì cả. Qua thời gian, những ý tưởng ban đầu dần trở nên rõ ràng hơn mà thôi.”

Theo sự giảng dạy của Gerard Puccio đến từ Buffalo State College, New York, hoạt động tìm ra, hoàn thiện ý tưởng là một quá trình gồm 4 bước. Quá trình này đi từ việc làm rõ, lên ý tưởng, phát triển và cuối cùng là thực hành. Làm rõ tức là đặt câu hỏi đúng đắn; trong khi lên ý tưởng là tìm kiếm càng nhiều ý tưởng càng tốt. Bước cuối cùng là chắc chắn rằng ý tưởng của bạn phải có sức thuyết phục và thực tế với người khác. Đây là điều ông đề cập đến như là sự phát triển và thực hành.

Cuộc sống hàng ngày và công việc đòi hỏi bạn liên tục phải đưa ra ý tưởng để cải tiến chúng không ngừng. Đã bao giờ bạn gặp phải tình huống “bí” ý tưởng hay những ý tưởng trôi qua đầu mình như một cơn gió không báo trước và vụt trôi đi vì bạn đang bận làm một việc khác. Điều này thật tiếc nuối biết bao. Để khắc phục tình trạng này, một mẹo nhỏ cho bạn đó là hãy ghi ra giấy những ý tưởng ngay khi nó xuất hiện trong đầu. Điều này chỉ mất 60 giây thôi. Đừng để những ý tưởng quý giá vụt qua một cách đáng tiếc.

Những ý tưởng có thể xuất hiện một cách đột ngột không báo trước, khi bạn ăn, tắm, thậm chí là chuẩn bị đi ngủ chứ không phải chỉ khi làm việc. Thế nhưng bạn không cần nhất thiết phải có giấy bút bên cạnh 24h/24h. Hãy ghi chúng xuống bất kỳ đâu có thể. Bạn sẽ ngạc nhiên về những hiệu quả mà chúng mang lại trong cuộc sống của mình đấy.

***

Vậy cần viết ra ý tưởng như thế nào chỉ trong 60 giây?

Đây là khoảng thời gian khi ý tưởng vừa xuất hiện, có thể lúc này bạn không tiện cho việc ghi chép hay đang dở dang một công việc khác. Bởi vậy, 60 giây là thời gian hợp lý để những ý tưởng hay ho không bay mất và cũng không gây ảnh hưởng đến công việc đang làm.

Hãy ghi chúng một cách tóm tắt nhất thông qua các keyword để bạn có thể nhớ về chúng khi nhìn lại. Còn cụ thể hoá ý tưởng và trình bày chi tiết thì có thể để sau bạn nhé. Chỉ cần nhớ rằng đối với những số liệu cụ thể, địa chỉ... phải ghi chính xác. Đừng quá chú trọng đến hình thức trình bày lúc này, chỉ cần viết sao để sau này khi đọc lại bạn có thể hiểu là được.

60 giây lưu giữ ngay lập tức các ý tưởng nghe qua có vẻ đơn giản nhưng đó là thói quen rất tốt bạn nên rèn luyện hàng ngày để làm việc hiệu quả và có cuộc sống tích cực, ý nghĩa hơn.

Lựa chọn trang phục cho ngày hôm sau

Khoa học chứng minh, cách ăn mặc ảnh hưởng đến sự tự tin và thành công của bạn. Chúng ta đều biết rằng, trang phục nói nên tính cách mỗi người, nhưng những nghiên cứu mới đây còn chỉ ra, cách ăn mặc còn ảnh hưởng trực tiếp đến suy nghĩ và cách hành xử. Không thể phủ nhận rằng chúng ta sẽ cảm thấy khác nhau mỗi khi mặc những bộ trang phục khác nhau. Có những bộ quần áo khi mặc vào giúp chúng ta cảm thấy tự tin hơn, hoặc thấy mình năng động hơn hay trầm tính hơn. Thậm chí, có những bộ quần áo còn khiến chúng ta thấy mình thông minh, đặc biệt hay nổi bật hơn.

Trang phục ảnh hưởng đến sự tự tin

Theo một bài viết từ Tâm lý học xã hội và khoa học đời sống, cuộc thử nghiệm tiến hành kiểm tra trí tuệ giữa hai nhóm người: một nhóm mặc quần áo lịch lãm và một nhóm mặc xuề xòa. Kết quả, nhóm người mặc quần áo chỉnh tề có sự thể hiện tốt hơn trong các nhiệm vụ được giao, nhất là các công việc đòi hỏi sự sáng tạo và tự tin. Điều này chứng minh trang phục ảnh hưởng trực tiếp đến cảm giác tự tin, điều quan trọng làm nên thành công trong công việc.

Trang phục ảnh hưởng đến khả năng giao tiếp

Trong một nghiên cứu thực hiện bởi Tạp chí Tâm lý học thực nghiệm được tiến hành tại các cuộc đàm phán giữa hai nhóm người: một nhóm mặc trang phục trang trọng còn một nhóm mặc trang phục bình thường, không phù hợp với không khí buổi đàm phán. Kết quả, tỷ lệ thành công của nhóm người mặc trang phục lịch sự cao hơn nhiều so với nhóm còn lại. Đồng thời, trong suốt quá trình diễn ra đàm phán, họ cũng bộc lộ khả năng giao tiếp, thuyết phục tốt hơn nhiều.

Trang phục phù hợp giúp tăng cường sự tập trung

Một nghiên cứu thú vị khác trên Tạp chí Tâm lý học thực nghiệm xã hội cho kết quả rằng: mức độ tập trung của một người sẽ cao hơn nếu họ mặc chiếc áo ngoài có màu trắng như bác sĩ. Trước đó, những người tham gia nghiên cứu được chia thành hai nhóm: một nhóm được yêu cầu mặc áo khoác ngoài của một họa sĩ, trong khi nhóm còn lại mặc áo khoác có màu trắng của bác sĩ. Hai nhóm này cùng thực hiện một công việc trong thời gian như nhau. Kết quả, nhóm người mặc áo khoác màu trắng có khả năng tập trung tối đa, họ luôn chú ý vào nhiệm vụ và dường như không mất nhiều thời gian xao nhãng sang những việc khác. Nghiên cứu này chứng minh sự tập trung của bạn bị tác động không nhỏ bởi chính những gì bạn đang mặc trên người.

Với những tác động trên, trang phục bạn mặc mỗi khi làm việc sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả công việc của bạn. Khi bạn đến nơi làm việc với một bộ trang phục tươm tất, sẽ tạo thiện cảm tốt với cấp trên, đồng nghiệp hay đối tác. Điều này mang đến nhiều thuận lợi trong quá trình triển khai công việc hay thậm chí là cơ hội thăng tiến.

Vậy nên lựa chọn trang phục như thế nào để quần áo không trở thành gánh nặng chi tiêu của bạn, đồng thời, phát huy tối đa năng lực và sự tự tin của bản thân. Câu trả lời chính là trang phục phù hợp với tài chính, hoàn cảnh và cá tính.

Trang phục phù hợp với điều kiện tài chính

Nhiều người, nhất là các bạn trẻ bỏ ra rất nhiều tiền mỗi tháng để mua sắm những bộ quần áo mới. Thậm chí, tiền quần áo trở thành gánh nặng tài chính của họ. Tuy nhiên, thực tế là không nhất thiết phải khoác lên mình những trang phục đắt tiền, thậm chí là hàng hiệu mới đủ để khiến bạn tự tin. Lời khuyên là nên lựa chọn trang phục có mức giá phù hợp với điều kiện tài chính của bản thân bởi điều quan trọng nhất của trang phục là phù hợp với hoàn cảnh bạn mặc, nơi bạn đến và nói lên tính cách của bạn.

Trang phục phù hợp với hoàn cảnh

Quần áo đi làm đương nhiên phải khác với quần áo đi chơi, tập thể thao hay khi bạn ở nhà. Một ngày làm việc với các cuộc họp, cuộc hẹn với những đối tác quan trọng bạn cũng nên mặc trang phục khác với ngày làm việc bình thường. Điều này giúp bạn dễ dàng vận động trong hoàn cảnh công việc khác nhau, hứng khởi với từng công việc và tự tin khi giao tiếp với người khác.

Trang phục phù hợp với cá tính của bạn

Điều quan trọng nhất trong cuộc sống là sống thật với chính mình và điều tuyệt vời nhất là được bày tỏ suy nghĩ, cảm xúc và sở thích với những người xung quanh. Và trang phục chính là phương tiện để bạn truyền tải những điều đó. Bạn không cần thiết phải mặc những bộ trang phục thanh lịch trong khi bản thân luôn yêu thích sự phá cách. Bạn không cần phải mặc những bộ trang phục cầu kỳ trong khi bản thân yêu thích lối sống tối giản. Bạn không cần chưng diện những bộ quần áo màu mè trong khi chính mình lại yêu thích sự dịu dàng, tĩnh lặng. Tất nhiên, tất cả điều đó đều nằm trong phạm vi phù hợp với hoàn cảnh, môi trường làm việc của bạn. Việc mặc trang phục phù hợp với tính cách của bản thân sẽ giúp bạn tự tin, lạc quan hơn rất nhiều. Đây chính là năng lượng tích cực để bắt đầu mỗi ngày mới đầy hứng khởi và hứa hẹn những kết quả công việc tốt.

Thế nhưng, để chọn được những bộ trang phục đáp ứng các tiêu chí kể trên mỗi ngày mà không gây ra nhàm chán đôi khi lại không phải là điều dễ dàng đối với nhiều người. Đã bao giờ bạn thấy lúng túng mỗi khi đứng trước tủ quần áo và không biết mặc gì cho ngày hôm nay? Đã khi nào bạn bị trễ giờ làm chỉ vì đã tốn quá nhiều thời gian buổi sáng để thử qua thử lại những bộ quần áo mà vẫn không làm bạn hài lòng? Chắc hẳn bạn không hề muốn bắt đầu một ngày mới với những cảm xúc tiêu cực như vậy phải không?

Để tránh gặp phải tất cả những vấn đề này, câu trả lời rất đơn giản nằm ở thói quen chuẩn bị trang phục trước vào mỗi buổi tối. Trước khi đi ngủ để kết thúc một ngày, bạn hãy chuẩn bị trang phục cho ngày hôm sau. Hãy lựa chọn trước bộ quần áo mà bạn muốn mặc trong ngày mai. Xem xét xem chúng có cần ủi lại không? Có bất kỳ lỗi nào trên trang phục không? Thông thường, bạn chỉ cần đến khoảng một phút để thực hiện công việc này mỗi tối. Chuẩn bị trang phục từ hôm trước cũng là cách nhắc nhở bạn về những công việc cần làm sắp tới trong ngày hôm sau.

Bạn sẽ bắt đầu một ngày mới với bộ quần áo đã được chuẩn bị kỹ từ hôm trước, ủi phẳng phiu hay đơn giản là bộ quần áo bạn yêu thích. Điều này thật tuyệt để bắt đầu một ngày mới tràn đầy năng lượng và làm việc hiệu quả phải không nào?