Hiện diện
Tên, chức vụ của những người tham dự.
Văng mặt
Tên, chức vụ của những người đã báo vắng mặt.
1. Biên bản của cuộc họp lần trước
Những biên bản này cần được ký xác nhận và ghi ngày chính xác bởi chủ tọa cuộc họp. Tất cả những tiêu đề cần được đánh số đúng trình tự.
2. Các vấn đề phát sinh
2.1 Những công việc chưa hoàn thành
Gồm tất cả những nhiệm vụ được ghi nhận trong biên bản lần trước nhưng chưa được xử lý xong, hoặc không có trong nghị trình cuộc họp.
3. Các công việc trong nghị trình
Là phần chính của bất kỳ biên bản nào. Tựa đề của từng mục thảo luận nên giống với những mục công việc có ghi trong nghị trình.
3.1 Các tiêu đề chính
Nên được viết hoa.
3.2 Các tiêu đềphụ
Nên được viết thường và in đậm.
3.3 Tên
Nên ghi nhận rõ ràng tên của các cá nhân phát biểu ý kiến về từng vấn đề.
3.4 Hành động cần triển khai
Đối với mục công việc nào cần phải có hành động thì nên ghi rõ ở cột kế bên tên viết tắt của người sẽ đảm trách công việc.
4. Các công việc khác
Bất cứ công việc gì phát sinh mà vị chủ tọa hay các thành viên muốn nêu ra để bàn bạc, dù không được nêu ra từ đầu.
5. Ngày họp tiếp theo
Ngày, giờ và địa điểm cho cuộc họp tiếp theo.
Lưu ý: Nếu một ủy ban mới được thành lập và họp lần đầu tiên, tất cả các văn bản nên được đánh số tuần tự từ 1; nếu không thì việc đánh số nên được tiếp tục theo biên bản lần trước. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng cho các tham chiếu về sau.
Ngoài ra, bạn cần tham khảo thêm về phong cách trình bày nội bộ của tổ chức nếu có.