Nguyên tắc 40Định nghĩa lại thời gian

Thế giới đang đi vào một thời kì mới và điều khó khăn nhất mà con người cần làm để thích ứng là việc thay đổi những khái niệm về quản trị thời gian.

DAN SULLIVAN

Người sáng lập và chủ tịch của The Strategic Coach

Hầu hết những người thành đạt tôi biết đều có khả năng cân bằng thời gian giữa công việc, gia đình và nghỉ ngơi. Để có được điều này, họ đã sử dụng một hệ thống kế hoạch để chia thời gian của mình cho ba lĩnh vực. Mỗi ngày của họ được lên kế hoạch trước sao cho họ có thể thu được nhiều thành quả nhất từ những nỗ lực bỏ ra mà vẫn có nhiều thời gian dành cho cuộc sống riêng của mình.

Dan Sullivan, chủ tịch của Strategic Coach đã nghĩ ra một hệ thống quản lý thời gian rất hay mà tôi đang sử dụng được đặt tên là Hệ thống thời gian của các Thương nhân (Entrepreneurial Time System). Hệ thống này chia thời gian của bạn thành ba loại chính: những ngày tập trung, những ngày chuẩn bị và những ngày nghỉ ngơi.

NGÀY TẬP TRUNG

Ngày tập trung là ngày bạn dành ít nhất 80% thời gian hoạt động trong ngày cho công việc, tiếp xúc với mọi người để có được thu nhập cao nhất bù đắp cho thời gian bạn bỏ ra. Để thành công, bạn phải tăng số lượng ngày tập trung trong thời gian biểu của mình và chịu trách nhiệm cho kết quả thu được.

Trong chương trước, chúng ta đã bàn về nguồn cảm hứng cốt lõi - công việc bạn muốn được làm có thể thực hiện tốt nó và không muốn giao phó cho người khác. Nó lấy đi của bạn ít sức lực nhất nhưng lại mang đến niềm vui trọn vẹn. Và nếu bạn có thể kiếm tiền từ công việc đó, bạn sẽ chọn nó cho con đường sự nghiệp của mình. Nguồn cảm hứng cốt lõi chính là tài năng thiên bẩm của bạn, là lĩnh vực mà bạn có thể tỏa sáng.

Những lĩnh vực thuộc “cảm hứng cốt lõi” của tôi là diễn thuyết, tổ chức hội thảo, đào tạo, viết và biên tập sách. Những việc này tôi làm tốt và dễ dàng - khi tôi thực hiện chúng một cách tập trung thì chúng chính là nguồn tạo thu nhập lớn nhất của tôi. Đối với tôi, một “ngày tập trung” là một ngày tôi dành ít nhất 80% thời gian để diễn thuyết, để tổ chức một hội thảo, để viết, hiệu đính sách (như việc tôi đang làm bây giờ), để phát triển một chương trình mới, hay đào tạo để một người có thể đạt tới mức thành công cao hơn.

Đối với Janet Switzer, một “ngày tập trung” được dành cho viết sách và phát triển các kỹ năng marketing, phát triển các kiến thức về sản phẩm, hay diễn thuyết trước một nhóm tư vấn viên, các doanh nhân về tác động của quá trình sản xuất tới thu nhập.

Một ngày tập trung của bạn có thể dành cho việc thiết kế một bộ trang phục, liên lạc với khách hàng, đàm phán hợp đồng, soạn thảo kế hoạch vay tiền để gửi lên một tổ chức tín dụng, vẽ, biểu diễn, hay ký séc tài trợ cho một tổ chức phi lợi nhuận.

NGÀY CHUẨN BỊ

Ngày chuẩn bị là ngày bạn dùng để trang bị hoặc lên kế hoạch cho ngày tập trung hoặc ngày nghỉ ngơi - có thể là học các kỹ năng mới, phân phối nguồn lực, đào tạo nhóm của bạn hay phân chia công việc cho mọi người. Ngày chuẩn bị bảo đảm cho sự hoạt động hiệu quả nhất của bạn trong ngày tập trung.

Đối với tôi, ngày chuẩn bị có thể là ngày tham dự một hội thảo giúp hoàn thiện kỹ năng, lập kế hoạch để bán được nhiều sách, tập duyệt bài thuyết trình, tìm kiếm những câu chuyện cho cuốn sách Chicken Soup for the Soul mới, hay giao phó một kế hoạch cho các thành viên trong nhóm của mình. Còn một ngày chuẩn bị của bạn có thể là tìm kiếm một thầy giáo giỏi, chuẩn bị cho một bản báo cáo kinh doanh, viết một cuốn sách quảng cáo, chuẩn bị studio cho chương trình phát thanh, phỏng vấn một ứng viên mới, đào tạo trợ lý, tham dự các hội thảo nghề nghiệp hay viết một cuốn sách giáo khoa.

NGÀY NGHỈ NGƠI

Ngày nghỉ ngơi kéo dài từ nửa đêm hôm trước đến nửa đêm hôm sau. Trong ngày nghỉ ngơi sẽ không có một hoạt động nào liên quan tới công việc. Đó là ngày không có các cuộc họp kinh doanh, không có các cuộc điện thoại làm ăn, không e-mail, hay không đọc tài liệu liên quan tới công việc.

Trong ngày nghỉ ngơi, bạn không cần gặp nhân viên, thư ký, hay học sinh của mình trừ những trường hợp khẩn cấp như tai nạn, chết người, lũ lụt, hỏa hoạn… Thực ra thì hầu hết các việc được gọi là khẩn cấp cũng không phải là khẩn cấp thực sự. Đó là do các nhân viên, đồng nghiệp, gia đình bạn không có - hoặc không đủ khả năng, trách nhiệm và quyền để xử lý các tình huống không mong đợi này. Bạn cần phải xác định một ranh giới rõ ràng, hãy dừng việc giúp đỡ mọi người lại, và tin rằng tự họ có thể kiểm soát các vấn đề như vậy. Khi bạn yêu cầu các nhân viên, đồng nghiệp không làm phiền mình vào những ngày nghỉ ngơi, họ sẽ có động lực để tự lập hơn. Họ cũng có cơ hội để nâng cao kỹ năng và lòng tự tin lên. Nếu bạn nhất quán làm như vậy trong một thời gian, cuối cùng mọi người cũng sẽ hiểu ra được thông điệp từ bạn. Đây sẽ là một việc rất tốt vì nó có thể giải phóng bạn, giúp bạn có được nhiều ngày nghỉ ngơi cũng như ngày tập trung hơn.

NGHỈ NGƠI CŨNG ĐỒNG NGHĨA VỚI KHÔNG CÓ TRẺ CON BÊN CẠNH

Một câu hỏi thường xuyên xuất hiện là chúng ta sẽ làm gì với các con mình. Đôi khi, bạn nên có những lúc không có chúng bên cạnh. Nếu bạn không đủ tiền để thuê một người trông trẻ, hãy nhờ người họ hàng mà bạn tin tưởng. Tôi đã từng nhờ cả cô, chú và đứa cháu 20 tuổi của mình làm việc này. Nhưng nếu họ không có thời gian hoặc không muốn làm, hãy “thương lượng” với một cặp cha mẹ khác: Bạn hãy nhận chăm sóc con họ vào ngày cuối tuần nào đó, đổi lại, họ sẽ trông con cho bạn vào ngày cuối tuần khác. Bạn đừng quên gọi điện hỏi thăm chúng mỗi giờ. Và giờ, bạn hãy thả lỏng, nghỉ ngơi và chăm sóc cho mình để cảm nhận sự thay đổi.

NGÀY NGHỈ NGƠI SẼ GIÚP BẠN LÀM VIỆC CHĂM CHỈ VÀ… KHÔN NGOAN HƠN

Giá trị của những ngày nghỉ ngơi là bạn có thể quay lại đón nhận công việc trong tinh thần thoải mái, tràn đầy sinh lực, niềm đam mê và tính sáng tạo. Để thực sự thành công, bạn cần có những lúc nghỉ ngơi này để giúp bạn không cảm thấy nhàm chán với cuộc sống thường này - nhờ đó bạn sẽ sáng tạo hơn và có thể tạo ra các ý tưởng đột phá để giải quyết mọi vấn đề.

Tôi tin rằng mỗi người cần đặt mục tiêu có được 130 tới 150 ngày nghỉ ngơi trong một năm. Nếu bạn đều thư giãn vào các ngày cuối tuần - không làm bất cứ việc gì - bạn sẽ có được 104 ngày nghỉ ngơi trong một năm. Ngoài ra, nếu bạn còn có thể tăng thêm 48 ngày từ những kỳ nghỉ phép, những ngày đi du lịch, hai tuần cho lễ giáng sinh và năm mới, và nhiều cơ hội khác. Cuối cùng, bạn có thể dễ dàng được tận hưởng 150 ngày để giải trí, tái tạo năng lượng cho cơ thể - không có máy tính, không e-mail, không tài liệu, không nhân viên, đồng nghiệp hay kể cả sếp.

Có thể bạn chỉ mất một khoảnh khắc để đạt tới con số 150 ngày này, cũng có thể bạn phải mất hàng năm. Nhưng điều quan trọng là bạn luôn cố gắng tìm cách gia tăng con số này qua từng năm.

SỬ DỤNG THỜI GIAN NGHỈ NGƠI

Theo số liệu của tổng cục du lịch Hoa Kỳ, con số trung bình của một kỳ nghỉ phép tại Mỹ năm 1997 là 7,1 ngày. Năm 2001, giảm xuống còn 4,1 ngày. Mặc dù có rất nhiều lời cảnh báo đã được đưa ra, nhưng báo cáo thu được từ các gia đình và công ty Mỹ chỉ ra rằng hơn một phần tư số người lao động Mỹ không muốn sử dụng tới thời gian nghỉ phép của mình. Tại sao lại như vậy. Lý do là vì họ sợ rằng khi trở về, họ sẽ không còn nhận được những công việc như trước nữa.

Hãy so sánh sự thực trên với khái niệm ngày nghỉ ngơi - thời gian dùng để bạn thư giãn tinh thần, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, và có giá trị hơn đối với “ông chủ”. Jane Moyer, giám đốc phụ trách dịch vụ hậu mãi của Xerox đến năm 1996, và bây giờ làm cho iQuantic tại San Francisco, đã tổng hợp một cách hoàn hảo nhất giá trị của ngày nghỉ ngơi thông qua bài phỏng vấn sau đây với tạp chí Company.

Công việc dường như ít rắc rối hơn nhiều. Một trong những điều đáng ngạc nhiên khi chạy trốn là bạn nhận ra điều gì quan trọng và điều gì không quan trọng.

BẮT ĐẦU LÊN LỊCH TRÌNH

Bí quyết để bạn có nhiều Ngày Rảnh Rỗi và nhiều Ngày Tập Trung trong cuộc sống là hãy ngồi xuống và lên kế hoạch. Bằng cách liệt kê số Ngày Tập Trung làm việc, số Ngày Làm Việc nửa vời và số Ngày Rảnh Rỗi trong tháng ngay lập tức, bạn có thể gia tăng số Ngày Tập Trung làm việc và số Ngày Hoàn Toàn Rảnh Rỗi, giảm thiểu số ngày làm việc nửa vời trong lịch của bạn. Với lịch trình thế này, bạn sẽ nhận thấy bản thân mình tạo được nhiều thành quả trong công việc, tận hưởng được nhiều niềm vui trong cuộc sống, và có được sự cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân.

Dưới đây là mốt số bước bạn có thể muốn thực hiện để bắt đầu ứng dụng Hệ thống Thời gian của Các Thương Nhân:

Khi thế giới ngày càng trở nên phức tạp và đầy áp lực thì bạn càng phải chú ý và lưu tâm đến việc sắp xếp thời gian để tận dụng tài năng của mình, tối đa hóa kết quả và thu nhập. Hãy bắt đầu kiểm soát thời gian và cuộc sống của bạn từ bây giờ. Hãy nhớ rằng bạn là người chịu trách nhiệm về chính bản thân mình.