BusinessTrong công việc

Thất bại 42

Có sự cố xảy ra lúc nửa đêm cần giải quyết gấp.Tôi cứ phân vân mãi không biết có nên liên lạc báo sếp hay không.

Rốt cuộc, vì báo cáo trễ nên sự việc càng trầm trọng thêm.

Báo cáo tình hình công việc là nhiệm vụ quan trọng của người đi làm. Hãy nhớ thật kỹ điều này. Có như vậy thì dù chuyện có gấp đến đâu cũng có thể giải quyết ổn thỏa.

Tôi sợ gọi điện đến sếp lúc nửa đêm sẽ làm phiền sếp. Những lúc có sự cố gấp cần giải quyết thì phải xử lý như thế nào?

Cách tốt nhất là phải báo cáo ngay cho sếp rồi sau đó nhận chỉ thị. Chứ em phân vân do dự cho đến khi không còn trở tay kịp nữa thì càng khổ.

Trên điện thoại mình nên xin lỗi đàng hoàng và giải thích lý do phải gọi sếp lúc nửa đêm chứ?

Trong trường hợp có việc khẩn cấp, ta nên đi thẳng vào chuyện công việc trước: “Tôi xin báo cáo gấp về chuyện...” hơn là xin lỗi rồi vòng vo trình bày lý do. Làm như vậy rất mất thời gian, ảnh hưởng đến công việc.

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Có báo cáo công việc vào thời gian riêng tư thì mới là làm việc đúng nghĩa chứ. Khi ấy, ta chỉ cần trình bày những nội dung chính một cách ngắn gọn, rõ ràng, chính xác. Đặc biệt, khi có xảy ra sự cố gì đó do lỗi của mình, người ta thường có xu hướng viện dẫn lý do bào chữa rồi mới nói đến tình hình sự việc. Để cấp trên kịp thời xử lý sự cố, ta nên nhớ là phải báo cáo thật đầy đủ, chân xác hiện trạng công việc. Đừng lẫn lộn giữa suy diễn của cá nhân với bản chất sự thật.

Thất bại 43

Trong buổi giao lưu với công ty bạn, tôi có nói về dự án đang được công ty tôi triển khai thực hiện.

Người trong công ty biết chuyện, tôi phải làm kiểm điểm!

Tuyệt đối không để lộ thông tin nội bộ của công ty ra ngoài!

Để xảy ra tình trạng “rượu vào lời ra” là không thể chấp nhận được.

Tôi chỉ muốn thể hiện niềm tự hào đối với công ty của mình thôi mà. Tôi không ngờ chuyện đó lại lọt đến tai người trong công ty.

Thế giới này nhỏ hơn em tưởng đấy! Lần này chuyện chỉ dừng lại ở chỗ lọt đến tai người trong công ty và viết kiểm điểm thôi. Vấn đề quan trọng hơn là không được để người ngoài biết được thông tin nội bộ của công ty mình.

Tôi hối hận lắm rồi. Lúc đi hẹn hò, không chừng tôi cũng đã trót khoe khoang về công ty trước mặt bạn gái rồi cũng nên.

Từ nay em phải cẩn thận trong giao tiếp đấy! Đúng là phải trò chuyện để xây dựng mối quan hệ với người khác, nhưng ta phải chọn đề tài cho cẩn trọng. Có muốn khoe khoang với bạn gái thì tâng bốc một chút về bản thân là đủ rồi!

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Tôi có thể khẳng định là ở đâu người ta cũng nghiêm cấm việc mang thông tin nội bộ của công ty ra bên ngoài. Ngoài ra, ta cũng không được tiết lộ tên khách hàng trong bất kỳ trường hợp nào. Dẫu có đang lâng lâng nơi bàn nhậu cũng phải giữ cho mình đủ tỉnh táo để không nói ra những thông tin bí mật. Tốt hơn hết là đừng mang tài liệu ra bên ngoài. Đôi khi, điều đó lại liên quan đến chuyện sinh tử của công ty, ảnh hưởng đến vận mạng của biết bao người. Nên nhớ là bất cứ khi nào em đang phân vân giữa việc nên hay không nên nói điều gì đó thì tốt hơn hết là đừng nói.

Thất bại 44

Tôi thêm vài câu chào hỏi trịnh trọng vào bản báo cáo rồi trình lên cấp trên nhưng lại bị nhắc nhở: “Văn vẻ một cách không cần thiết”.

Các văn bản dùng trong nội bộ công ty như báo cáo, biên bản cần được trình bày một cách ngắn gọn, súc tích.

Tôi cứ tưởng các văn bản trình lên cấp trên phải viết thật trịnh trọng, văn vẻ.

Ta hãy nhớ là báo cáo bằng văn bản trong công ty cũng tương tự như khi ta báo cáo miệng vậy, phải trình bày theo thứ tự: kết luận trước, rồi đến quá trình, cuối cùng là lý do. Với văn bản hành chính nơi công sở, những câu chào hỏi trịnh trọng, văn hoa là không phù hợp và chỉ làm mất thời giờ của người đọc.

Có quy định riêng về cách trình bày văn bản báo cáo trong công ty ư? Chị vui lòng nói cho em biết với?

Ở mỗi công ty đều có mẫu và hình thức văn bản riêng. Em nên tham khảo các văn bản trước đây thì nhanh hơn. Ta dùng nhiều tiêu đề, hạng mục thì văn bản sẽ trở nên sáng sủa hơn.

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Mục đích của văn bản là để những người nhận được thông tin chứa trong văn bản có thể dễ dàng nắm bắt nội dung, hay để tiện việc lưu trữ. Do đó mọi thông tin, đặc biệt là các số liệu, dữ liệu thống kê, cần được trình bày chính xác, rõ ràng, dễ hiểu. Trước hết, ta phải xác định rõ mục đích, chủ đề, nội dung báo cáo, đối tượng người đọc. Hãy viết sao cho thật khách quan. Không nên hành văn theo cảm tưởng, cảm xúc của bản thân.

Thất bại 45

Toàn bộ các bản photocopy tôi sao chụp đều bị nhòe nhoẹt hết, không thể đọc được nội dung.

Dù công việc đơn giản đến đâu cũng cần phải có sự chú tâm và tinh thần nỗ lực!

Tôi cứ chủ quan, cho rằng đó là việc ai cũng có thể làm được. Phải sao chép lại đến mấy mươi bản, thật là quá lãng phí!

Ta phải kiểm tra lại xem các tài liệu đã được photocopy ra có thấy đủ nội dung không, có nghiêng lệch gì không. Có khi bụi bẩn bám trên mặt kính của máy làm cho bề mặt văn bản bị dơ, nên ta phải để ý, vì các bản photocopy được dùng để gửi cho rất nhiều người khác xem.

Tôi đã từng mắc phải những lỗi rất sơ đẳng như thiếu trang, hay có trang giấy bị ngược trong một tài liệu đóng theo bộ...

Có những công ty đã đưa ra những chuẩn thống nhất chung trong cách đóng bộ tài liệu cho công ty mình. Dù công việc có đơn giản đến đâu cũng không được phép cẩu thả. Thái độ làm việc nghiêm chỉnh, chu đáo chắc chắn sẽ được mọi người ghi nhận, đánh giá cao.

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Với những việc như sao chép in ấn tài liệu để phân phát cho mọi người, cứ tưởng rất đơn giản, ai cũng có thể làm được nhưng thật ra không phải vậy. Chỉ cần quên đánh số trang vào tài liệu thôi cũng làm cho buổi họp không được suôn sẻ. Với sự nỗ lực và tình yêu dành cho công việc, người ta có thể tạo ra những văn bản dễ hiểu, những tài liệu gọn đẹp. Ta hãy cố gắng làm sao cho người khác luôn được hài lòng, dù chỉ là những việc nhỏ bé. Thêm nữa, điều này người nhân viên nào cũng cần phải biết, là khi sử dụng các mẫu văn bản có sẵn, nếu thấy số còn lại sắp hết thì phải biết photocopy thêm ra để cho người sau có mà dùng.

Thất bại 46

Tôi lỡ tay cho cả bản hợp đồng quan trọng lẫn với các giấy tờ không cần thiết khác vào máy hủy giấy, làm mất uy tín với đối tác!

Người không ngăn nắp khó có thể trở thành một nhân viên chuyên nghiệp được.

Phải bảo quản thật cẩn thận những tài liệu quan trọng.

Tôi bận bịu quá nên không có thời gian để cất nó đi. Hình như bản hợp đồng quan trọng đó đã bị lẫn trong đống tài liệu cần hủy bỏ ấy.

Em nghĩ mà xem, đối với một hợp đồng quan trọng như thế mà em lại lơ đãng để lẫn với những tài liệu không cần thiết nghĩa là quá xem thường đối tác rồi còn gì. Với lại, nếu mình có ngăn nắp trong công việc hằng ngày thì đâu có chuyện như thế xảy ra.

Có cách gì để đảm bảo được tính ngăn nắp không?

Tài liệu nào không còn cần nữa thì bỏ dần đi. Khi các giấy tờ không nằm chất đống lên nhau như vậy thì sẽ tránh được tình trạng để lẫn tài liệu. Đối với các hợp đồng quan trọng thì ta nên đóng thành tập để dễ bảo quản.

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Muốn tăng hiệu suất công việc thì tất yếu phải có tính ngăn nắp. Ta nên dán nhãn tên bên ngoài các tập tài liệu để việc tìm kiếm đỡ mất thời gian. Phải dùng máy cắt giấy hủy bỏ các giấy tờ không cần đến nữa để tránh làm lộ các thông tin, không được bỏ chúng vào sọt rác. Phải xem lại nội dung các văn bản vài lần trước khi đưa chúng vào máy cắt giấy nhé.

Thất bại 47

Khi gửi thư điện tử cho nhiều người, tôi nhập địa chỉ vào CC⁽¹¹⁾ để gửi đi, thì bị nhắc nhở: “Tôi không muốn công khai địa chỉ hộp thư điện tử của mình!”.

⁽¹¹⁾ CC (Carbon Copy): Một chức năng trong hộp thư điện tử, cho phép gửi cùng một nội dung cho nhiều người khác nhau và công khai hiển thị địa chỉ email của tất cả những người được gửi.

Tiết lộ địa chỉ hộp thư điện tử của người khác mà không được sự đồng ý của họ là vi phạm tính bảo mật thông tin cá nhân. Sử dụng thư điện tử mà không hiểu rõ chức năng của nó thì nguy hiểm đấy!

Khi muốn gửi cùng một nội dung thư đến cho nhiều người thì dùng chức năng CC là tiện lợi quá rồi! Tại sao mọi người lại phật lòng nhỉ?

Khi em dùng chức năng CC thì địa chỉ của tất cả những người ta gửi đều hiện ra, nó cho thấy cùng nội dung này đã được gửi đến những ai. Vì vậy, mọi người rất ngại việc địa chỉ email của mình bị người khác biết rõ!

Vậy là những người trong danh sách tôi thường gửi thư điện tử theo nhóm, tuy họ không quen biết nhau, nhưng lại biết địa chỉ email của nhau hết rồi còn gì!

Đúng vậy! Theo quan điểm bảo mật thông tin cá nhân, đúng ra em nên tránh hiển thị địa chỉ của họ ở CC một cách thiếu suy nghĩ như thế. Lần sau, em cần tránh lặp lại sai sót này bằng cách sử dụng chức năng BCC⁽¹²⁾.

⁽¹²⁾ BCC (Blind Carbon Copy): Một chức năng trong hộp thư điện tử, cho phép gửi cùng một nội dung cho nhiều người khác nhau, nhưng người nhận thư chỉ thấy hiện lên địa chỉ email của mình mà thôi, địa chỉ email của người khác vẫn được giữ kín.

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Khi áp dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc, chúng ta phải tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin cá nhân. Địa chỉ email cũng là một thông tin cần được bảo mật. Đôi khi, khi sử dụng một công cụ thông tin tiện ích nào đó, ta đã vô tình tiết lộ thông tin cá nhân của mình và người khác, gây ra những tác hại khó lường. Khi dùng thư điện tử, việc phân biệt những ưu điểm cũng như hạn chế của hai chức năng CC và BCC là vô cùng quan trọng.

Thất bại 48

Tôi định đi tắt cho nhanh nên đi ngang qua phía sau bàn của sếp thì bị nhắc nhở: “Không có ý thức bảo mật thông tin gì hết!”.

Những quy định về bảo mật thông tin là yêu cầu bắt buộc trong thời đại công nghệ tiên tiến hiện nay!

Làm gì mà ghê thế, tôi có nhìn lên bàn của ông ấy đâu!

Đây là việc rất hợp lý. Sếp muốn nhắc nhở em về ý thức bảo mật thông tin. Sở dĩ ông ấy nói như vậy vì không muốn người mới vào làm như em nhìn thấy những bí mật mà em không chịu trách nhiệm hết được đâu.

Tôi đã không hiểu ý nghĩa sâu xa từ lời nhắc nhở của sếp.

Thế đấy! Khi em đứng ở vị trí nắm giữ thông tin thì em sẽ cảm nhận rõ hơn về trách nhiệm đảm bảo an toàn thông tin của mình. Việc trước mắt bây giờ là em phải tuân theo các quy định đã!

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Ở các công ty có rất nhiều quy định về bảo mật thông tin như phải để mắt tới người lạ trong phòng, bảo quản các giấy tờ quan trọng trong tủ có khóa, tắt màn hình máy tính khi rời khỏi chỗ ngồi. Trước tiên, ta phải nhận thức rằng trên bàn của sếp có những tài liệu mật vì sếp là người đảm nhận những công việc quan trọng. Và nhớ là tuyệt đối không đứng ở vị trí có thể thấy được tài liệu, cũng tuyệt đối không được đi phía sau lưng sếp.

Thất bại 49

Tôi quên mất chỉ thị của sếp, chỉ làm theo trí nhớ. Hậu quả là tôi đã nộp tài liệu nhầm ngày.

Người mới vào làm phải nhớ ghi lại các chỉ thị của sếp!

Công việc cứ dồn dập, làm tôi không nhớ hết được các chỉ thị của sếp.

Những lúc bận như thế, em cần phải ghi lại các chỉ thị của sếp một cách chính xác. Ta nên tạo thói quen phải cầm sổ và các dụng cụ ghi chép sẵn sàng trong tay mỗi khi sếp gọi.

Trời đất! Lúc nào cũng phải cầm theo sổ và viết như thế sao? Có cách nào ghi chú nhanh không?

Khi nhận chỉ thị của sếp thì phải thực hiện công việc theo trình tự 5W2H (what, who, when, where, why, how, how much). Khi ghi chú thì cũng phải sắp xếp nội dung theo các thứ tự đó.

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Người mới đi làm có khi hiểu lầm cả những chỉ thị rất đơn giản của sếp. Do đó, phải nghe đầy đủ nội dung được chỉ thị theo trình tự (5W2H) và phải ghi chú lại cẩn thận trên giấy. Không được làm việc chỉ dựa vào trí nhớ. Ghi chép đóng vai trò rất quan trọng. Điểm nào còn chưa rõ phải hỏi lại cấp trên ngay. Cuối cùng, hãy lặp lại các nội dung đó một lần nữa trước mặt sếp để chắc chắn hơn.

Thất bại 50

Tôi cứ tưởng được phép sử dụng internet cho việc riêng trong giờ nghỉ trưa hay ngoài giờ làm việc. Vậy mà bị một đồng nghiệp phát hiện.

Cấm sử dụng mạng internet cho việc riêng!

Nếu dùng truy cập mạng để tìm thông tin phục vụ cho công việc thì phải biết dành thời gian hợp lý.

Tôi cứ tưởng được phép truy cập mạng trong giờ nghỉ trưa hay ngoài giờ làm việc.

Nguyên tắc là chỉ sử dụng internet để tìm kiếm những gì cần thiết cho công việc. Cấm sử dụng mạng internet cho việc riêng tại công ty!

Vậy à. Giờ nghỉ trưa mà mua sắm được vài món qua mạng thì cũng tiện đấy chứ!

Nếu có chí hướng muốn trở thành một nhân viên hàng đầu thì cậu phải biết phân biệt rạch ròi giữa việc công và việc tư. Những chuyện như trao đổi mua bán qua mạng thì về nhà mà làm.

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Người làm việc không chuyên nghiệp thường cho rằng cứ lẳng lặng truy cập internet để phục vụ cho việc cá nhân thì sẽ chẳng ai biết, nhưng họ không ngờ rằng việc họ làm có thể dẫn đến tình trạng máy tính của công ty bị virus tấn công hay trang thông tin của công ty mình bị phá hoại, làm mất uy tín của công ty. Nếu sử dụng internet để phục vụ yêu cầu công việc thì cũng phải biết dành thời gian hợp lý. Tránh tình trạng bị “chết chìm” trong một đống những thông tin mà ta không có khả năng chọn lọc.