Chương 5TÔN TRỌNG QUYỀN TỰ QUYẾT

Mở rộng quyền hạn của bản thân (nhưng đừng xâm phạm đến quyền hạn của người khác)

Gấp sách lại! (Ngay lập tức!)

Dù ý nghĩ đó từng thoáng hiện trong đầu bạn, nhưng khi bị ra lệnh, bạn sẽ quyết định không làm điều mình vốn dĩ định làm. Rõ ràng, việc ra lệnh này đã xâm phạm đến quyền tự quyết của bạn – quyền tự do đưa ra các quyết định riêng.

Bất cứ ai cũng muốn bản thân mình có được quyền tự do quyết định đối với các vấn đề trong một chừng mực thỏa đáng.

Tuy nhiên, càng mở rộng quyền tự quyết của mình, chúng ta càng dễ xâm phạm đến quyền tự quyết của người khác. Sau đây là câu chuyện của Elizabeth, một luật sư dày dạn kinh nghiệm, trong lần tham gia vào một cuộc đàm phán mà bà ngỡ rằng sẽ diễn ra như mọi “cuộc thương lượng thông thường khi mua trọn cổ phần với sự nhất trí của các bên”.

Cùng với hai luật sư tập sự, tôi đến sân bay O’Hare rồi từ đó đến thẳng nơi hẹn gặp luật sư của phía đối tác là ông John. Khi chúng tôi đến, John đang ngồi một mình. Ông bị bất ngờ đến mức không giấu được vẻ khó chịu về sự xuất hiện đột ngột này.

- Tôi cứ nghĩ đây chỉ là cuộc đàm phán sơ bộ giữa hai người chúng ta thôi chứ!

- Nhưng hai vị luật sư tập sự đây chính là những người sẽ đảm trách phần việc chuẩn bị đề cương cho cuộc thỏa thuận cuối cùng. Vì vậy, tôi đưa họ đến đây cùng tham gia với chúng ta. – Tôi vội thanh minh.

Nghe xong, John lại càng sửng sốt:

- Đề cương cho cuộc thỏa thuận cuối cùng? Bà đang quá tự tin đấy. Bà chuẩn bị mọi thứ trước khi chúng ta gặp nhau lần đầu tiên sao? Với lại, tôi cũng chỉ muốn trao đổi riêng với bà một số vấn đề. Còn hai đồng sự của bà, tôi không biết có nên mời họ tham gia hay không?

Rõ ràng, cuộc đàm phán này đã không có một khởi đầu suôn sẻ. Rõ ràng là đối tác đã không đồng thuận với hành động tự quyết của Elizabeth. Thông thường thì những bất đồng không xuất phát từ việc bên này đưa ra quyết định sai lầm đối với bên kia, mà từ hành động đơn phương của bên này khi chưa được sự nhất trí của bên kia. Với tư cách là một nhà đàm phán, khi đưa ra quyết định, bạn nên có sự chuẩn bị về mặt tâm lý để đón nhận những phản hồi không như mong đợi từ phía đối phương. Khi rơi vào trường hợp này, bạn có thể sẽ nghe những câu đại loại như sau:

- Tôi không đồng ý với quyết định này!

- Chẳng ai hỏi tôi về điều này cả!

- Tôi thậm chí còn không nhận được thông báo!

Chúng ta thường có cảm giác như mình đang bị xúc phạm khi có ai đó hạn chế quyền tự quyết của chúng ta dưới mức mong đợi. Chúng ta có thể bị gây áp lực với yêu sách của họ (chẳng hạn: “Đây là đặc ân cuối cùng, nhận hay không thì tùy!”) hoặc thu hẹp không gian tư duy của chúng ta (“Đừng bao giờ nghĩ đến việc chấm dứt những thỏa thuận này”), hay thậm chí còn áp đặt đến cảm xúc của chúng ta (“Thương lượng không thành thì cũng không nên buồn làm gì. Cứ quên nó đi!”)...

NHỮNG TRỞ NGẠI KHI THỰC THI QUYỀN TỰ QUYẾT

Quyền tự quyết có thể khơi dậy những cảm xúc tiêu cực ở chính bản thân và người khác nếu không được vận dụng khéo léo. Và chắc rằng những cảm xúc như thế sẽ gây ảnh hưởng xấu đến kết quả cuộc đàm phán. Sau đây là hai hành vi gây trở ngại mà bạn nên tránh khi muốn sử dụng quyền tự quyết của mình một cách khôn ngoan:

Thu hẹp phạm vi quyền tự quyết của bản thân

Chúng ta thường xuyên phải thực hiện quyền tự quyết của mình, gần như mỗi ngày, chẳng hạn như lúc quyết định kiểu bài trí văn phòng, chọn món ăn trưa, sắp xếp thời gian đi ngủ.. Thế nhưng, đối với các quyết định có tầm quan trọng như trong các cuộc đàm phán, thì chúng ta lại thường tỏ ra thiếu sáng suốt. Chúng ta tự thu hẹp phạm vi quyền tự quyết của mình vì bản thân cảm thấy chưa tự tin vào khả năng thay đổi hay ảnh hưởng đến người khác.

Xâm phạm quyền tự quyết của người khác

Khi không may xâm phạm đến quyền tự quyết của người khác thì chẳng khác nào chúng ta sa chân vào một bãi mìn. Nếu không có sơ đồ hướng dẫn trên tay, mỗi bước chân bất cẩn có thể gây nên những tổn hại vô cùng to lớn. Trong đàm phán, nếu đối phương có cảm giác như thể chúng ta đang giẫm lên quyền tự quyết của họ, tự nhiên họ sẽ không còn tin tưởng chúng ta nữa, họ sẽ thẳng thừng từ chối các ý kiến của chúng ta mà không cần quan tâm xem chúng có hữu ích hay không. Đồng thời, họ cũng tỏ ra thiếu thiện chí khi tiến hành việc cam kết giữa đôi bên.

Vì vậy, để kích thích các cảm xúc tích cực giúp cho cuộc đàm phán đi đến thành công, bạn cần phải:

• Mở rộng quyền tự quyết của chính mình.

• Tránh xâm phạm đến quyền tự quyết của người khác.

MỞ RỘNG QUYỀN TỰ QUYẾT CỦA BẢN THÂN

Quyền tự quyết có một sức ảnh hưởng to lớn đến các quyết định. Rất nhiều người đã sai lầm khi đánh đồng những người không có quyền lực với những người không thể đưa ra quyết định. Và trong cách nhìn nhận, đánh giá người khác, chúng ta cũng mắc phải một sai lầm tương tự khi quy kết những ai không có địa vị thành người không đủ tư cách tham gia bàn bạc với mình. Đôi khi trong một tình huống đàm phán, chúng ta lại phân vân rằng: Sự hiện diện của các luật sư tập sự có thật sự cần thiết hay không trong khi họ không có tư cách để thực hiện cam kết? Là người đại diện cho thân chủ trước tòa, ta không biết có nên trao đổi với luật sư đại diện phía bên kia hay không một khi đã có đủ quyền tự đưa ra quyết định?... Sở dĩ có sự phân vân ấy là vì chúng ta e ngại người khác sẽ đánh giá thấp con người và ý kiến của chúng ta.

Hãy luôn nhớ rằng đừng bao giờ tự thu hẹp phạm vi quyền tự quyết của mình! Bạn có thể sử dụng nhiều cách thức hữu hiệu khác nhau nhằm tác động đến một quyết định, ngay cả khi bạn không phải là người có quyền đưa ra quyết định cuối cùng. Hoặc là bạn có thể nêu lên các kiến nghị của mình, tìm ra các giải pháp trước khi quyết định chọn lấy cái thích hợp nhất.

Đưa ra ý kiến cá nhân

Nếu bạn không đồng tình với cách xử lý vấn đề đang diễn ra, bạn nên thể hiện khả năng tư duy, sáng tạo của mình trong việc đưa ra các giải pháp giải quyết cũng như cách thức thực hiện mà theo bạn là đúng nhất. Hãy suy nghĩ và trả lời các câu sau:

• Mình quan tâm đến vấn đề nào?

• Đối tượng mà mình muốn tác động đến là những ai?

• Lời đề nghị của mình phải như thế nào?

• Làm cách nào để các đề xuất của mình đến được tay người có trách nhiệm?

Đưa ra các khả năng lựa chọn trước khi quyết định

Kết quả sau cùng của một cuộc đàm phán không hoàn toàn tùy thuộc vào các quyết định mang tính ràng buộc, do vậy bạn đừng ngần ngại đưa ra những phát kiến riêng. Khi tách rời những áp lực vô hình, rất có thể bạn sẽ vượt qua được rào cản của lối suy nghĩ sáo mòn, nguyên tắc để nảy sinh những ý tưởng đột phá.

Roger nhớ lại cách ông áp dụng để mở rộng phạm vi quyền tự quyết của mình trong vụ bắt giữ các con tin ở Iran:

Mùa thu năm 1979, trụ sở Tòa đại sứ Hoa Kỳ ở Teheran bị chiếm đóng. Phần lớn các nhà ngoại giao và các viên chức người Mỹ đang làm việc tại đây đều bị bắt giữ làm con tin. Đến mùa xuân năm 1980, Tổng thống Jimmy Carter cho triển khai chiến dịch giải cứu con tin bằng máy bay trực thăng, nhưng rồi chiến dịch này bị thất bại thảm hại.

Không lâu sau đó, Luật sư của Nhà Trắng là Lloyd Cutler đã chủ động liên lạc với tôi với mong muốn tìm ra giải pháp nhằm tháo gỡ tình hình ngặt nghèo này. Trong đó, Curtler đã nói rõ rằng tôi không được phép thực hiện bất kỳ quyết định có tính ràng buộc dù dưới bất kỳ hình thức nào và rằng ông luôn túc trực ở tổng đài điện thoại của Nhà Trắng chờ tin của tôi. Sở dĩ Cutler làm như vậy là vì ông ý thức được nguy cơ của việc rò rỉ thông tin khi một viên chức chính phủ kêu gọi sự cộng tác với một người làm việc cho một tổ chức phi chính phủ như tôi. Hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng nếu phía Iran chộp được thông tin tối mật nào đó, và rất có thể họ sẽ đưa ra các yêu sách buộc chính phủ Hoa Kỳ phải đáp ứng nếu muốn bảo đảm sự an nguy cho các con tin.

Với tư cách của một giáo sư làm việc cho một tổ chức phi lợi nhuận, phi chính phủ, tôi phải tìm ra một giải pháp đồng bộ để thỏa mãn những yêu cầu của cả hai bên, Hoa Kỳ và Iran.

Nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình của một sinh viên ở Iran, tôi trao đổi qua điện thoại với Ayatollah Beheshti, thủ lĩnh của Đảng Cộng hòa Hồi giáo, một nhân vật được đánh tiếng là có khả năng giao tiếp tốt bằng tiếng Anh. Dường như đối với Beheshti, tôi không phải hoàn toàn là một kẻ vô danh tiểu tốt. Có lẽ vì vậy mà ông đã tiếp chuyện với tôi bằng một thái độ hết sức ôn hòa.

ROGER: “Phía Iran quan tâm đến những vấn đề gì? Cụ thể thì các ông muốn gì?”

BEHESHTI: “Tôi chỉ nói những điều chúng tôi không mong muốn. Chúng tôi không muốn tòa án New York can thiệp vào các yêu sách tài chính của chúng tôi”.

ROGER: “Vậy các ông muốn ai sẽ đứng ra phân xử các vụ tranh luận liên quan đến tài chính? Tòa án Iran chăng?”

BEHESHTI (bật cười): “Không, không phải như thế. Vậy ông nghĩ thế nào nếu chúng ta tổ chức phân xử ở Hague?”

ROGER: “Ông nghĩ phía Iran sẽ chấp nhận tham gia vụ việc này?”

BEHESHTI: “Ngay lúc này đây, tôi có thể đứng ra cam đoan rằng phía Iran sẽ chấp nhận phân xử ở Hague. Còn phía ông thế nào, chính phủ Hoa Kỳ cũng sẽ chấp nhận chứ?”

ROGER: “Như đã nói trước đó, bản thân tôi không có quyền đại diện cho chính phủ Hoa Kỳ để đưa ra bất cứ sự cam kết nào. Tuy nhiên, nếu chúng ta có thể cùng vạch ra một kế hoạch, trong khả năng của mình, tôi sẽ đệ trình lên Nhà Trắng. Bây giờ, tôi muốn biết phía Iran còn có yêu cầu gì nữa không?”

Beheshti tiến hành phác thảo một số vấn đề có thể gây khó khăn cho một nhà ngoại giao Hoa Kỳ trong quá trình đàm phán nếu không có đủ bản lĩnh và khả năng hùng biện. Trong quá trình bàn bạc cùng nhau, tôi cũng dần nhận diện các vấn đề mà Beheshti quan tâm thật sự ẩn bên trong các luận điểm của ông.

BEHESHTI: “Trước hết, lệnh cấm vận phải được hủy bỏ ngay!”

ROGER: “Xin ông cho tôi những lý lẽ có sức thuyết phục để tôi có thể đệ trình lên chính phủ Hoa Kỳ về yêu cầu hủy bỏ lệnh này”.

BEHESHTI: “Thứ nhất, chúng tôi bị trừng phạt bấy nhiêu đấy là đủ rồi!”

ROGER: “Tổng thống Carter cũng có thể nói một điều tương tự: vấn đề là không hề có bất kỳ tiêu chuẩn rõ ràng nào để đánh giá việc tiến hành các biện pháp trừng phạt đến đâu thì được cho là ‘đủ’. Tôi cần thêm những lý lẽ thuyết phục khác”.

BEHESHTI: “Vậy à, ông có biết, một khi lệnh cấm vận chưa được hủy bỏ thì nguy cơ bất ổn trong toàn khu vực vẫn còn tiếp diễn”.

ROGER: “Xin ông hãy giải thích thêm cơ sở của lập luận này. Tại sao lại như vậy?”

BEHESHTI: “Ông và chính phủ của các ông không hiểu sao?”

ROGER: “Tôi không biết chính phủ Hoa Kỳ hiểu hay không hiểu vấn đề này, nhưng riêng bản thân tôi thì không hiểu. Vì sao lệnh cấm vận lại có khả năng gây nên tình trạng bất ổn trong khu vực?”

BEHESHTI: “Đơn giản thôi! Để tuồn các mặt hàng bị cấm vận qua cửa khẩu, người ta sẽ đút lót cho các viên chức biên phòng chốt ở cả hai phía của đường biên giới. Và chừng nào tệ hối lộ này còn tiếp diễn, thì chừng đó chính phủ chúng tôi cũng như của các nước láng giềng sẽ còn phải đối mặt với tình trạng mất kiểm soát ở các vùng biên giới”.

ROGER: “Đây là một lập luận khá vững chắc. Tôi cần thêm một lập luận cũng có tính thuyết phục như vậy”.

BEHESHTI: “Để tôi nghĩ xem. Nếu lệnh cấm vận vẫn chưa được dỡ bỏ trước khi các con tin được thả ra, chính phủ Hoa Kỳ sẽ không tìm đâu ra một cái cớ tốt như thế này để thực hiện hủy bỏ nó”.

ROGER: “Tôi thích điểm ông vừa nêu ra. Chắc chắn tôi sẽ dùng đến nó khi trình bày cùng Nhà Trắng”.

Roger đã trình bày rất rõ với đối phương về quyền hạn của ông. Tuy đóng vai trò làm người đại diện cho Nhà Trắng để đàm phán với phía Iran, nhưng Roger lại không thể đưa ra bất cứ cam kết nào. Nhưng không phải vì thế mà Roger thu hẹp khả năng dò xét các mối quan tâm của đối phương, trái lại ông tỏ ra hoàn toàn tự do đưa ra các phát kiến chính trị của mình. Ông khéo léo bộc lộ chính kiến của mình với tư cách là một nhân viên không chính thức nhận trách nhiệm xoa dịu tình hình hết sức căng thẳng giữa đôi bên: vừa không để phía Iran nghĩ đó là lời cam kết thực hiện theo những yêu cầu của họ, vừa không để phía Hoa Kỳ cho đó là sự tiết lộ các thông tin mật đối với những điều chính phủ sẵn lòng thực hiện. Bên cạnh đó, Roger cũng tự do đề xuất các ý kiến và tạo dựng một nền tảng nhằm đi đến một thỏa thuận hợp lý giữa đôi bên. Song nếu được trao cho quyền tự đưa ra các quyết định có tính ràng buộc, chắc hẳn Roger sẽ khó lòng xoay chuyển được tình hình. Cũng chính bởi nhờ đóng vai một nhân viên không chính thức mà Roger đã tạo điều kiện để Beheshti thoải mái trình bày quan điểm của mình bởi đây không phải là cuộc đàm phán chính thức nhưng lại là tiền đề quan trọng cho những cam kết giữa hai chính phủ.

Việc chia sẻ quyền tự quyết cũng là một phương thức tương đối hữu hiệu trong hầu hết các tình huống đàm phán. Chúng tôi xin lấy ví dụ về việc hai vợ chồng Kate và Steve đang có dự định mua một chiếc xe. Vì tôn trọng quyền lựa chọn của chồng, nên Kate để cho Steve toàn quyền quyết định từ việc đi tìm hiểu các kiểu xe, lái thử cho đến khi chọn mua một chiếc xe thật ưng ý.

Dù đã được bên đại lý chào hàng rôm rả, cung cấp những thông tin cần thiết về các loại xe nhưng Steve lại lấy làm lo ngại khi phải chi một khoản tiền khá lớn cho một chiếc xe không như mình mong muốn. Steve nói với đại lý rằng ông cần thời gian để bàn bạc với vợ mình. Như vậy, Steve đã chia sẻ quyền quyết định với vợ, đồng thời ông cũng chủ động mở rộng cơ hội cũng như quyền chọn lựa để tìm mua được chiếc xe theo như ý muốn mà không phải chịu tác động của bất kỳ sức ép nào.

Tạo cơ hội đôi bên cùng suy nghĩ

Đây là bước quan trọng trong chiến thuật mở rộng quyền tự quyết của bản thân nhằm tìm ra giải pháp tối ưu cho vấn đề. Trong quá trình này, mọi ý kiến đưa ra chỉ mang tính tham khảo, nó cho phép hai bên tham gia cùng xem xét, tìm hiểu các khả năng lựa chọn để đi đến quyết định chính thức. Trong bất cứ cuộc đàm phán nào, dù là trong tình cảm, thương mại hay chính trường, bạn cần phải tuân thủ năm bước cơ bản (Bảng 7).

Cảnh báo: Quá nhiều sự chọn lựa sẽ gây hoang mang và khó chịu

Đôi khi, vấn đề không phải nằm ở chỗ chúng ta không có đủ quyền quyết định, mà chính là do chúng ta có quá nhiều sự chọn lựa. Nó có thể khiến cho chúng ta cảm thấy bức bối, khó chịu thậm chí là hoang mang vì không biết đâu là giải pháp tối ưu cho vấn đề.

ĐỪNG XÂM PHẠM ĐẾN QUYỀN QUYẾT ĐỊNH CỦA NGƯỜI KHÁC

Khi quyết định, chúng ta ít khi cân nhắc đến tác động của nó – dù là trực tiếp hay gián tiếp đến các đối tượng khác. Làm như thế có nghĩa là chúng ta đang xâm phạm đến quyền tự quyết của người khác và chúng ta sẽ khó tránh khỏi thái độ bất bình, tức giận của họ.

Trong đàm phán, chúng ta thường không lường trước được hết các tác động tình cảm do quyết định đơn phương của mình gây ra. Chẳng hạn, dù chưa được đôi bên nhất trí nhưng khi nghe đối phương hùng hồn tuyên bố cuộc họp lần tới sẽ được tổ chức tại văn phòng riêng của họ, chúng ta sẽ cảm thấy sốc pha lẫn đôi chút tức giận. Lúc đó, hãy cố kìm nén những cảm xúc tiêu cực mà tập trung chú ý đến những điều thuận lợi trong quyết định này. Văn phòng riêng là nơi thích hợp nhất để tổ chức cuộc họp, cũng là nơi đối phương cảm thấy tự tin hơn trong một môi trường quen thuộc. Còn đối với chúng ta, khi tham gia cuộc họp trong văn phòng riêng của họ, chúng ta có thể bỏ ra về ngay chứ không phải ở đó để chịu đựng những cảm giác khó chịu, một khi vấn đề nảy sinh khiến chúng ta muốn chấm dứt sớm cuộc thương lượng. Vì vậy, có thể kết luận rằng, điều đã khiến chúng ta cảm thấy khó chịu không phải là bản thân của quyết định mà là cách chủ nhân của quyết định đó tuyên bố.

Luôn hội ý trước khi quyết định

Để không xâm phạm đến quyền quyết định của người khác, chúng ta hãy nhớ phương châm này: LUÔN HỘI Ý TRƯỚC KHI QUYẾT ĐỊNH.

Khi hội ý, chúng ta sẽ được hưởng ba lợi ích lớn: Người đối diện có cảm giác mình là thành viên, là một phần của quá trình đưa ra quyết định. Bản thân chúng ta có cơ hội hiểu thêm được nhiều điều từ quá trình bàn bạc. Và quyền phủ quyết của chúng ta cũng không vì vậy mà bị giảm đi chút nào. Cũng cần phải hiểu thêm rằng hội ý không có nghĩa là trao cho người khác quyền quyết định cuối cùng, mà là tạo điều kiện để họ đóng góp ý kiến, làm nền tảng để đi đến quyết định đúng đắn.

Tuy nhiên, cách làm này không phải là không có mặt hạn chế. Nếu không khôn ngoan, rất có thể chúng ta sẽ tiêu tốn nhiều thời gian một cách vô ích vào quá trình hội ý. Lúc đó, sự phiền toái là như nhau.

Tiếp nhận ý kiến đóng góp của các thành viên vắng mặt

Trên thực tế, không phải bàn đàm phán nào cũng có sự tham gia đầy đủ của mọi thành viên. Hàng triệu cử tri sẽ là những người chịu ảnh hưởng trực tiếp từ các thỏa thuận kinh tế được ký kết bởi chỉ hai vị đứng đầu chính quyền. Hàng ngàn thành viên hiệp hội và các nhà quản lý sẽ chịu tác động từ các quyết định được đưa ra sau quá trình đàm phán của một nhóm lãnh đạo đại diện cho phía người lao động và ban quản trị. Một gia đình tám người nhưng quyết định về điểm đến cho một chuyến nghỉ mát sẽ chỉ do cha mẹ đưa ra.

Rắc rối sẽ nảy sinh nếu chúng ta thiếu thái độ tôn trọng quyền quyết định của các thành viên vắng mặt. Khi không tạo cơ hội để các thành viên này đóng góp một phần vào công việc chung, một số thành viên tham gia sẽ có những phản ứng tiêu cực như nói xấu tổ chức, thoái thác phần trách nhiệm của mình trong bản thỏa thuận chung, hay thậm chí thực hiện cả hành vi ngầm phá hoại lợi ích và hợp tác giữa các bên.

Vì vậy, tôn trọng quyền quyết định của các thành viên vắng mặt là một việc làm hết sức cần thiết. Nhưng không phải vì thế mà chúng ta có thể tập hợp tất cả mọi người để cùng thảo luận. Bạn không thể cùng lúc thương thảo với hàng ngàn cử tri, công nhân viên, hay với các con của mình về chuyến đi nếu bạn là ông bố bà mẹ khá bận rộn. Trong bất kỳ trường hợp nào, cách tốt nhất để làm tốt công việc này là hãy thông báo đến tất cả mọi người về các quyết định đang được xem xét.

Hội ý cùng các thành viên. Hãy đề nghị các thành viên đóng góp ý kiến vào các quyết định sẽ được thực hiện. Để việc này diễn ra tốt đẹp, bạn nên thiết lập một hệ thống thông tin liền mạch và xuyên suốt. Hệ thống này có thể tiếp nhận mọi đề xuất thông qua hình thức thùng thư góp ý, hoặc thành lập một hội đồng để các thành viên tham gia thảo luận. Thông qua hội đồng này, bạn có thể triển khai cuộc trưng cầu ý kiến của mọi người về những vấn đề trọng yếu. Hội đồng này sẽ chắt lọc và tổng hợp lại thành bản đề nghị, làm tiền đề cho những quyết định quan trọng trong cuộc thảo luận sắp tới.

Như vậy, bằng cách làm này, ngoài việc thu hút được ý kiến đóng góp của mọi người, chúng ta còn gia tăng được hiệu quả công việc khi tạo nên bầu không khí ôn hòa trước khi quyết định chính thức được đưa ra. Dù vẫn biết mình không có quyền quyết định cuối cùng, nhưng mọi người tham gia đóng góp ý kiến hẳn sẽ rất hài lòng khi tiếng nói của riêng mình vẫn được xem xét và chú ý.

Thông báo quyết định cho các thành viên. Để thể hiện sự tôn trọng của mình đối với quyền quyết định của các thành viên, bạn nên thông báo cho họ biết về các quyết định vào bất cứ lúc nào có thể. Nếu thích hợp, bạn cũng có thể báo cho họ biết khi quyết định vẫn còn trong giai đoạn hình thành. Nếu không chắc chắn về tính khả thi của quyết định, bạn nên hoãn lại, chờ đến sau khi tháo gỡ xong các khúc mắc rồi hãy nhanh chóng thông báo với họ.

Chẳng hạn trong trường hợp chính phủ ban hành một số điều lệ sửa đổi về vệ sinh an toàn thực phẩm, buộc hệ thống các siêu thị, đại lý bán hàng phải tiến hành điều chỉnh, bổ sung các tiêu chuẩn sao cho thật phù hợp. Ngay sau đó, ban lãnh đạo công ty đã khéo léo tổ chức các buổi hội ý giữa đội ngũ luật sư và các thành viên ban quản trị cấp cao; tuy nhiên, vì thời gian hạn hẹp nên không thể thành lập ngay một hội đồng để tập hợp và xem xét tất cả các ý kiến của tập thể cán bộ công nhân viên công ty. Trong trường hợp này, tổng giám đốc điều hành sẽ quyết định về sự thay đổi trước, rồi sau đó trong thời gian nhanh nhất có thể, ông sẽ thông báo với tập thể cán bộ công nhân viên và giải thích cho họ hiểu về tính thiết yếu của sự thay đổi này.

PHƯƠNG THỨC KHẲNG ĐỊNH QUYỀN TỰ QUYẾT HIỆU QUẢ

Hầu hết, chúng ta đều chưa nhận thức đúng về tầm quan trọng của quyền tự quyết, nhất là khi nó tác động trực tiếp đến quyết định của mình. Một người chủ, người vợ, người chồng, cộng sự, đối tác hay bất kỳ một ai khác trong đàm phán có thể khẳng định quyền tự quyết của họ bằng cách phân chia các quyết định theo ba nhóm: thông báo, hội ý và thương thảo.

Nhóm thứ nhất: Thông báo. Những quyết định thuộc nhóm này được xem là không thật sự quan trọng, có thể do vị quản lý tự mình lập ra, chỉ cần sau đó nó được thông báo với các thành viên còn lại của tổ chức. Chẳng hạn như quyết định mua các trang thiết bị hay tuyển dụng thêm nhân viên...

Nhóm thứ hai: Hội ý rồi quyết định. Người quản lý vẫn có quyền quyết định chính trong các vấn đề này nhưng cần phải hội ý với các thành viên còn lại trước khi công bố quyết định cuối cùng. Bên cạnh đó, người quản lý còn có quyền lựa chọn đối tượng để hội ý nhưng đối tượng đó phải là những người có quan điểm nhất định về đề tài thảo luận.

Nhóm thứ ba: Bàn bạc để đi đến một thỏa thuận chung. Nhóm này bao gồm các quyết định có tầm quan trọng, cần phải được đưa ra để mọi người cùng trao đổi và chỉ hợp thức hóa khi có đại đa số ý kiến tán thành.

Dù trong một mối quan hệ cá nhân hay bất kỳ mô hình tổ chức nào, phương thức này cũng phát huy tác dụng, nhất là khi các thành viên có một thời gian dài làm việc với nhau và thường xuyên phải đối mặt với những quyết định có tính trùng lặp. Phương thức này cũng giúp cho mọi người trong quá trình cùng làm việc không cảm thấy chồng chéo trong việc nêu ra ý kiến và không bị tù túng trong việc tìm kiếm sự nhất trí chung.

KHI QUYỀN TỰ QUYẾT BỊ XÂM PHẠM

Quay trở lại trường hợp của bà Elizabeth, vị luật sư đã đáp máy bay đến Chicago cùng với hai cộng sự để xúc tiến hợp đồng thương mại với ông John. Bà đã vô tình làm cho ông John cảm thấy quyền quyết định của ông bị xâm phạm; điều này đã gây nên sự căng thẳng giữa đôi bên ngay từ lúc khởi đầu. Với tư cách là người ngoài cuộc và với cái nhìn khách quan, bạn sẽ khuyên bà Elizabeth nên làm thế nào để vận dụng hiệu quả hơn quyền tự quyết của bản thân?

Tranh thủ các khoảng thời gian ngắn

Trước tiên, bà Elizabeth cần phải giữ bình tĩnh để tìm ra giải pháp đưa cuộc đàm phán giữa hai bên quay trở lại với bầu không khí ôn hòa và tỏ rõ thiện chí hợp tác.

Nếu xét qua các mối quan tâm hàng đầu, bà Elizabeth có thể nhanh chóng hiểu được nguyên nhân của vấn đề, đó là việc bà đã sai lầm khi xâm phạm quyền tự quyết của ông John. Bà đã không báo trước cho ông biết về sự hiện diện của hai cộng sự, bà còn tự tin khi nhắc đến đề cương của bản thỏa thuận cuối cùng.

Do đó, để giải quyết vấn đề, bà Elizabeth nên thẳng thắn thể hiện thiện chí hợp tác của mình. Bà có thể nói:

“Tôi thành thật xin lỗi nếu hành động của tôi có gây nên bất cứ sự hiểu lầm nào giữa chúng ta. Tôi chỉ nghĩ đơn giản là phải tìm cách thực hiện tốt phần việc của mình. Đáng lý ra tôi nên thông báo với ông về sự có mặt của hai cộng sự đây và việc chúng tôi mang theo bản đề cương này”.

Và để thúc đẩy cho cuộc thương lượng, Elizabeth có thể hỏi: “Liệu ông có kế hoạch nào cho thời gian làm việc còn lại trong ngày không?”. Trường hợp nếu ông John không có kế hoạch gì, bà Elizabeth có thể đưa ra một số đề nghị giải quyết các vấn đề mà cả hai quan tâm, nhưng không đi quá giới hạn quyền tự quyết của đôi bên:

“Tôi đang quan tâm là không biết phải nên lựa chọn những phương thức nào nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu và lợi ích của cả hai chúng ta. Ông nghĩ sao nếu tôi đọc qua bản thỏa thuận sơ bộ mà tôi đã chuẩn bị từ trước và đưa ra các vấn đề chúng ta cùng quan tâm? Chúng ta có thể bổ sung hay bỏ bớt một số vấn đề nếu ông cảm thấy cần thiết. Và trong quá trình bàn bạc, ông có thể mời các đồng sự của mình cùng tham gia, cũng như cho phép tôi làm thế. Đến đầu giờ chiều, chúng ta sẽ quyết định xem sẽ nên tiếp tục công việc thế nào cho thật hợp lý. Ông thấy sao về những lời đề nghị vừa rồi của tôi?”

Elizabeth đã giúp John mở rộng quyền tự quyết bằng cách để cho đối phương chủ động quyết định thêm hoặc bớt một số vấn đề trong bản đề cương. Như vậy, ông John có thể thoải mái cung cấp thêm các dữ liệu nhằm định hướng cho thỏa thuận chính thức giữa hai bên. Quyền tự quyết của John càng được mở rộng khi bà Elizabeth gợi ý để ông có thể gọi thêm các đồng sự của mình cùng tham gia. Và với những lời đề nghị nhã nhặn, Elizabeth đã khéo léo thể hiện cho đối tác thấy được thiện chí cho sự hợp tác về sau.

Nhìn nhận lại vấn đề

Tình huống khó xử vừa qua sẽ không xảy ra nếu trước chuyến công tác, Elizabeth chủ động liên lạc qua điện thoại với ông John:

“Theo kế hoạch thì tôi chỉ có một ngày làm việc ở Chicago. Vì vậy, tôi đang nghĩ làm sao để có thể đạt hiệu quả cao nhất trong khoảng thời gian ngắn ngủi này. Tôi tin rằng, cả ông và tôi đều chưa tính đến việc ký kết bất cứ thỏa thuận nào trong lần gặp mặt này, nên tôi đã tạm viết một bản thỏa thuận sơ lược mà có lẽ sẽ giúp ích cho chúng ta rất nhiều khi tập trung vào các vấn đề then chốt. Tôi có thể yêu cầu hai vị đồng sự giúp tôi chuẩn bị bản thảo này rồi gửi đến trước cho ông được không? Hay ông muốn tự mình chuẩn bị rồi gửi đến đây trước khi chúng tôi đáp chuyến bay đến Chicago?

Ông hay tôi chuẩn bị trước bản thảo đều được, miễn là chúng ta có cái nhìn rõ ràng hơn về các vấn đề quan trọng cần giải quyết.

Phía ông có vị cộng sự nào có thể trợ giúp chúng ta không? Ông có nghĩ là sẽ tiện hơn nếu mỗi người chúng ta có thêm một hay hai cộng sự trong buổi làm việc sắp tới?

Về phần thời gian, tôi đang tìm cách tận dụng hết mức có thể. Chuyến bay của tôi sẽ đến Chicago vào lúc 9 giờ 30 phút, và nếu ông muốn, tôi không ngại làm việc đến tối. Như thế có tiện cho ông không?”

Khi mời John cùng tham gia soạn thảo bản đề cương, Elizabeth đã tạo dựng được niềm tin ở đối phương, và như thế cả hai đều sẽ đóng góp tích cực để hình thành nên bản thỏa thuận chính thức giữa đôi bên. Còn về vấn đề mang theo các cộng sự, Elizabeth hoàn toàn có quyền làm việc ấy, thậm chí đó còn là việc nên làm để đẩy nhanh quá trình thương lượng. Nhưng để tránh những hiểu nhầm đáng tiếc, trước khi gặp mặt, bà nhất thiết phải báo với John về sự hiện diện của lực lượng trợ giúp này. Qua hành động này, Elizabeth vừa có thể bảo đảm quyền hạn của mình khi đi cùng các cộng sự, vừa tỏ thái độ tôn trọng đối với quyền hạn của đối tác. Về phần mình, John cũng có sự chuẩn bị để đón tiếp cả nhóm đàm phán và ông có thể quyết định triệu tập một hoặc hai đồng sự cùng tham gia.

TÓM TẮT

Tất cả chúng ta đều mong muốn có được quyền tự do quyết định ở một mức độ thỏa đáng nhất. Khi có ai đó, dù vô tình hay cố ý, xâm phạm vào quyền tự quyết của chúng ta, những cảm xúc tiêu cực trong ta sẽ bắt đầu trỗi dậy. Ngược lại, khi được tự do quyết định một vấn đề nào đó trong phạm vi quyền hạn của mình, cảm giác được tôn trọng cho phép chúng ta thể hiện mình tốt hơn. Trong đàm phán, hãy là người tiên phong trong các việc:

• Mở rộng quyền tự quyết: cho dù quyền hạn của bạn ở mức độ nào đi nữa, bạn vẫn có thể đưa ra những đề nghị, gợi ý về các khả năng lựa chọn trước khi quyết định. Quá trình cùng nhau bàn bạc đóng vai trò hết sức thiết thực để chọn ra khả năng có thể đáp ứng được lợi ích của các bên tham gia.

• Tránh xâm phạm quyền tự quyết của người khác: bạn có thể hội ý trước khi quyết định, cho dù là với bất kỳ đối tượng nào, từ đồng nghiệp cho tới các thành viên vắng mặt. Để cuộc đàm phán tiến hành thuận lợi, bạn nên phân chia giới hạn quyền tự quyết theo ba nhóm: Thông báo, Hội ý rồi quyết định, hay Bàn bạc để đi đến một thỏa thuận chung.