Chương 9LUÔN TRONG TƯ THẾ SẴN SÀNG

Chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị!

Chúng ta thường ít khi tận dụng được tối đa các lợi ích do quá trình tư duy và hiệu ứng của cảm xúc đem lại chỉ vì thiếu sự chuẩn bị.

Có hai lý do cơ bản lý giải nguyên do vì sao ngay cả các nhà đàm phán lão luyện cũng thường mắc phải thiếu sót này. Trước tiên, có thể bởi vì họ không có một phương thức bài bản để chuẩn bị cho cuộc đàm phán. Họ cho rằng chuẩn bị có nghĩa là phải bỏ cả khối thời gian để đọc hồ sơ tài liệu, phải bàn bạc để quyết định thời điểm tổ chức cuộc họp, số tiền phải chi tra... Tuy nhiên, việc một nhà đàm phán nắm nằm lòng những điểm quan trọng của hồ sơ dự án không hẳn giúp họ thiết lập được một quy trình đàm phán hiệu quả, nắm bắt được mối quan tâm từ phía đối tác, và lựa chọn phương thức khả thi khi ứng phó với các cảm xúc của họ.

Thứ hai, các nhà đàm phán thường không lưu ý đúc kết bài học kinh nghiệm từ các cuộc đàm phán mà bản thân họ đã kinh qua. Thói quen này lâu ngày đã ăn sâu vào họ, và xóa bỏ nó không phải là chuyện dễ dàng. Cho dù là trong cung cách ứng xử với cấp trên, với đồng nghiệp, hay trong quan hệ vợ chồng, một số người thường có khuynh hướng lặp lại một số hành vi vô bổ nhưng lại có khả năng khơi dậy các cảm xúc tiêu cực đối với chính bản thân họ và với người khác. Một số nhà đàm phán mang theo tâm trạng lo âu và căng thẳng vào cuộc họp; một số khác lại tỏ ra tự tin thái quá. Khi lời đề nghị đưa ra bị khước từ, một số hoặc sẽ ngồi im, hoặc sẽ xô ghế đứng dậy ra khỏi phòng. Nếu một cuộc họp diễn ra không suôn sẻ, một nhà đàm phán sẽ rất ít khi chịu thừa nhận trách nhiệm về mình; thay vào đó, họ sẽ quy kết thất bại này là do sự chỉ đạo yếu kém của phía đối tác.

Khi chuẩn bị chu đáo, bạn có thể khuyến khích các cảm xúc tích cực nhằm tăng tính hiệu quả của một cuộc đàm phán. Để giúp các bạn đạt được mục tiêu, trong chương này, chúng tôi sẽ đưa ra một vài lời khuyên thiết thực, giúp bạn thiết kế một quá trình chuẩn bị thật bài bản và cách thức đúc kết bài học kinh nghiệm từ những cuộc đàm phán đã qua.

CHUẨN BỊ TRƯỚC CHO MỖI CUỘC ĐÀM PHÁN

Trước mỗi cuộc đàm phán, có ba khía cạnh mà bạn cần phải chuẩn bị trước, đó là quy trình, ý tưởng chủ đạo và cảm xúc. Nếu chuẩn bị tốt các phương thức ứng phó đối với những vấn đề có khả năng phát sinh, bạn sẽ phần nào trút được gánh nặng lo âu khi ngồi vào bàn đàm phán. Sự chuẩn bị về mặt cảm xúc bao gồm cả việc cân nhắc các bước cần thiết nhằm xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp và áp dụng chúng ngay trước thời điểm xảy ra đàm phán để đánh bật mọi lo âu và cảm xúc tiêu cực.

Về quy trình, cần chuẩn bị trước các vấn đề có khả năng phát sinh

Khâu cơ bản nhất trong quá trình chuẩn bị chính là lập ra kết cấu của quy trình đàm phán. Cảm giác lo âu của bất kỳ nhà đàm phán nào chủ yếu đến từ nỗi lo lắng khi bất ngờ nhận được yêu cầu đưa ra một quyết định quan trọng mà lại lúng túng không biết nói gì. Do đó, bạn cần chuẩn bị trước một quy trình đàm phán để trấn an tinh thần và làm chủ được tình huống.

Để chuẩn bị quy trình đàm phán thật tốt, về phần mình, bạn phải tính đến các bước như khả năng tư duy, sự tự chủ; và về phía đối phương, bạn cũng cần suy xét đến ba vấn đề: mục tiêu, cách thức và quy trình.

• Mục tiêu: Cuộc họp lần này nhằm hướng đến điều gì?

• Cách thức: Những tài liệu nào cần phải sử dụng nhằm đạt được mục tiêu này?

• Quy trình: Chuỗi sự kiện nào có thể tạo ra cách thức hiệu quả nhằm thỏa được mục tiêu mà chúng ta đã đề ra? Ví dụ:

1. Làm rõ vấn đề mỗi bên quan tâm.

2. Tạo ra các khả năng lựa chọn để có thể đáp ứng được mọi vấn đề.

3. Đề xuất một lựa chọn tối ưu.

Về ý tưởng chủ đạo, cần nhận thức rõ bảy thành tố trong đàm phán

Theo Dự án Hoạch Định Chiến Lược Đàm Phán của Harvard, giới chuyên môn đã xác định bảy thành tố cơ bản trong quá trình đàm phán (Bảng 11). Vì vậy trong khâu chuẩn bị, bạn cũng cần phải thực hiện trưng cầu bảy thành tố này để khơi dậy các vấn đề thuộc cả quy trình lẫn ý tưởng chủ đạo. Nhờ đó, bạn có thể cải thiện bầu không khí giao hảo, xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp, sớm làm rõ các lợi ích mỗi bên quan tâm, đưa ra các khả năng lựa chọn trước khi thực hiện cam kết hay đề xuất các giải pháp thay thế tối ưu, những cam kết mỗi bên sẽ thực thi...

Để hiểu được mức độ thuyết phục của các lý lẽ bạn nêu ra theo đánh giá của phía đối tác, hãy thử với bài tập chuyển đổi vai trò (đã được bàn đến ở chương 3). Hãy nhờ một bạn đồng nghiệp đóng vai một người có quan điểm đối lập với bạn trên bàn đàm phán còn bạn trình bày luận điểm đứng trên lập trường của mình. Người đồng nghiệp nọ sẽ lắng nghe và ghi chú lại. Sau đó, hai người sẽ đổi vai cho nhau. Người đồng nghiệp sẽ đóng giả làm bạn, còn bạn thì đóng giả làm đối tác. Người đồng nghiệp sẽ lặp lại để bạn lắng nghe và nắm rõ những gì mình đã trình bày lúc nãy. Có như vậy, bạn mới hiểu được cảm giác khi đứng ở địa vị của người khác và phản ứng của họ sẽ như thế nào. Sau đó, bạn hãy so sánh kết quả quan sát từ phía đồng nghiệp để có cái nhìn thấu đáo về việc đối tác sẽ nhận thức ra sao đối với các lý lẽ của bạn. Phương thức này không chỉ giúp bạn nhận thức được quan điểm của đối phương mà còn giúp bản thân tái hiện luận cứ một cách nhuần nhuyễn và chuẩn xác khi cuộc đàm phán chính thức diễn ra.

Có một dạo, Gerhard Gesell, thẩm phán tòa án liên bang, khi còn đang hành nghề luật sư, đã thông báo với các đồng nghiệp trẻ của mình là công ty vừa mới được thuê để đại diện cho một người đứng đơn kiện trong một vụ chống độc quyền rất lớn. Ông đề nghị họ dành ra một tuần ở thư viện để tập trung tìm hiểu về các vụ tiền lệ, và phác thảo các luận điểm mà công ty có thể sử dụng đến khi đại diện cho thân chủ của mình.

Sau một tuần miệt mài ở thư viện, nhóm luật sư trẻ này tỏ ra rất phấn khởi và lạc quan. Họ báo với Gesell rằng đây là một vụ rất “ngon ăn” và họ tin chắc sẽ giành phần thắng về cho thân chủ của mình.

Sau khi nghe trình bày bản tóm tắt các luận cứ vững chắc trên cơ sở lợi ích của người khởi kiện, Gesell mới nói cho mọi người biết một sự thật: thân chủ của công ty là người bị kiện chứ không phải là người đứng kiện. Các luật sư trẻ vô cùng hốt hoảng trước sự việc khó tin này; tất cả bọn họ đều cho rằng đây là một vụ kiện mà cơ hội thắng dành cho bị đơn là hầu như không tồn tại. Gesell liền trấn an mọi người. Ông khuyên chỉ cần tìm hiểu thêm thì họ sẽ nhận thấy phần thắng nghiêng về phía người bị kiện là rất cao. Yêu cầu vừa qua của ông chỉ là để mọi người có thể hiểu tường tận về các lợi điểm khi đứng ở lập trường của nguyên đơn.

Bước chuẩn bị cuối cùng là bạn và những người trong nhóm cùng phác thảo một thông báo công khai. Có khả năng nó sẽ phản ánh đúng nội dung thông báo mà phía đối tác sẽ lập để gửi đến tổ chức của họ trong trường hợp họ chấp nhận đề nghị do phía bạn đưa ra. Một khi tiến hành những bước như thế này, chúng ta mới thấy được những khía cạnh phi thực tế trong các kiến nghị của mình. Nhờ vậy, chúng ta mới hiểu được tầm quan trọng của mối quan tâm hàng đầu của đối phương để điều chỉnh cho thật thỏa đáng.

Về cảm xúc, cần xem xét đến các mối quan tâm hàng đầu và các vấn đề sinh lý

Một phần quan trọng trong quá trình chuẩn bị chính là việc phải đối mặt với các cảm xúc của bản thân và của những người trong nhóm. Để chuẩn bị cho việc này, bạn cần phải:

• Hiểu rõ các mối quan tâm của mỗi bên và cách đáp ứng tốt nhất,

• Giữ được bình tĩnh và tự tin để giúp bạn có thể tập trung trong suốt quá trình đàm phán.

Xem các mối quan tâm hàng đầu như một lăng kính và một đòn bẩy. Trong khi chuẩn bị cho cuộc đàm phán sắp tới, bạn hãy dành ra vài phút để xem xét từng mối quan tâm một. Như đã đề cập ở chương 2, bạn có thể xem các mối quan tâm này như là một lăng kính để nhìn nhận sự việc rõ ràng hơn, và là một đòn bẩy giúp cải thiện tình hình.

Thông qua chức năng của một lăng kính, bạn thử tìm hiểu xem mối quan tâm nào sẽ là vấn đề nhạy cảm đối với mọi thành viên trong cuộc đàm phán. Xem xét từ trên xuống dưới năm mối quan tâm hàng đầu. Ghi chép vắn tắt một số nội dung của từng mối quan tâm để bạn có thể dễ dàng tham khảo khi cần.

Thông qua chức năng của một đòn bẩy, bạn hãy nghĩ đến những cách thức có thể khơi dậy các cảm xúc tích cực ở bản thân và người khác. Bạn cũng nên cân nhắc đến việc bắt đầu cuộc họp bằng cách xác lập vị thế riêng của nhà đàm phán với phía đối tác trên một lĩnh vực quan trọng của vấn đề đang bàn bạc. Hay bạn có thể đề nghị áp dụng một phương thức mà tất cả các thành viên tham gia đều có quyền trao đổi về những lợi ích và vấn đề họ quan tâm.

Ngoài ra, nếu có thể rút được kinh nghiệm ở những lần họp trước, bạn sẽ có được sự chuẩn bị kỹ càng về mặt cảm xúc cho quá trình đàm phán sắp tới. Bạn sẽ không còn phải bỡ ngỡ hay lúng túng trước các cảm xúc nảy sinh trong quá trình đàm phán. Tuy nhiên, đối với đại đa số chúng ta thì việc nhớ lại để xem xét các cảm nhận đã qua không hề đơn giản chút nào và cũng không thể đảm bảo được độ chính xác tuyệt đối.

Để khắc phục sự cố này, hãy ghi chú lại ngay ở thời điểm sự kiện diễn ra, khi mà một nhà đàm phán có những lời nói hay việc làm thể hiện sự trân trọng hay xem thường các mối quan tâm hàng đầu của người khác. Sau khi buổi họp kết thúc, hãy tham khảo nhận định của đồng nghiệp. Bạn có thể lập ra một hồ sơ lưu trữ dài hạn, cho phép bản thân nhận diện những đặc điểm then chốt của từng nhà đàm phán và đưa ra hành vi ứng phó thích hợp.

Trước khi cuộc đàm phán tiếp theo diễn ra, hãy lần giở các ghi chép này để xem xét lại những gì mà bản thân và người khác đã thực hiện trong những cuộc đàm phán trước, rút ra bài học để vận dụng cho lần sau.

Hình dung về thành công. Trước khi một vận động viên trượt tuyết chuyên nghiệp lao mình xuống dốc cao, họ thường hình dung ra cảnh mình co chân, khéo léo lách qua rặng cây, mõm đá và cả những đấu thủ khác. Cách thức tương tự cũng sẽ rất hiệu quả đối với bạn khi tham gia một cuộc đàm phán. Hãy hình dung hình ảnh của bản thân trong tâm thế thoải mái, tự tin, với giọng nói quả quyết, có khả năng xây dựng một mối quan hệ tương thông, nắm bắt từng tín hiệu phát ra từ phía đối tác, và hướng đến một mối quan hệ hợp tác dài lâu.

Hãy thử tưởng tượng hình ảnh bạn ở ngay lúc mở đầu của cuộc đàm phán. Phản ứng của bạn sẽ như thế nào nếu họ đối xử với bạn như kẻ đối đầu, giữ khoảng cách nhất định với bạn? Bạn đã sẵn sàng để tái thiết mối quan hệ với tư cách của những người đồng nghiệp cùng bàn định về những vấn đề quan trọng hay chưa? Bạn dự tính sẽ giới thiệu về bản thân như thế nào để xây dựng một tinh thần hợp tác song vẫn có thể khẳng định vị thế của mình? Hãy thử để tìm ra cách thể hiện phù hợp nhất.

- Jan! Rất vui được gặp lại bà. Dạo này bà có khỏe không?

- Có phải tiến sĩ Jones đó không? Tôi là giáo sư Smith. Cứ gọi tôi là Melissa. Tôi gọi ông là Tom được chứ?

- Rất vui được gặp ông. Tôi đã nghe rất nhiều điều thú vị về ông. Hy vọng ông có thể góp ý thêm về vấn đề này.

Bạn có thể chuẩn bị và diễn tập trước một vài mẫu thoại hay để hỏi xin lời khuyên, thể hiện sự trân trọng dành cho những đóng góp của đối tác cho quá trình đàm phán, và nhìn nhận các vai trò khác mà họ đang đảm nhận... Cho dù lựa chọn cách thức nào thì bạn cũng nên đảm bảo rằng các câu hỏi và nhận xét phê bình của mình phản ánh một sự quan tâm chân thành và không hề có ý xúc phạm.

Chú ý đến tình trạng sinh lý của bạn. Các mối quan tâm hàng đầu cũng sẽ chẳng giúp ích được gì nếu rốt cuộc bạn để cho sự bồn chồn, lo lắng và tuyệt vọng của mình làm hạn chế khả năng tư duy. Vì vậy, tốt nhất bạn nên dành ra một khoảng thời gian ngay trước khi bước vào phòng đàm phán để xoa dịu cảm giác hồi hộp và các cảm xúc tiêu cực khác.

Áp dụng các biện pháp giải tỏa căng thẳng để ổn định tinh thần. Vài phút hít thở sâu có thể giúp bạn bình tĩnh và tập trung trở lại. Một biện pháp khác có tác dụng giảm bớt căng thẳng trước khi tham gia đàm phán là bài tập làm giãn các cơ bắp. Bạn có thể thực hiện động tác này liên tục trong vòng mười lăm phút. Đầu tiên, hãy lựa chọn cho mình một chỗ ngồi thật thoải mái rồi hít thở thật sâu. Lấy tiêu điểm là bàn chân, xoắn các ngón chân lại và cảm nhận cảm giác bị kéo căng này. Giữ ở tư thế đó trong một giây rồi thả lỏng toàn thân. Duỗi người hướng lên trên, kéo căng các cơ bắp trong khi vẫn nắm chặt tay thành nắm đấm. Sau đó lại tiếp tục thả lỏng để xua tan cảm giác căng thẳng. Đặc biệt chú ý các động tác kéo căng rồi thả lỏng từng nhóm cơ của phần thân sau từ bắp chân lên đến hai bả vai.

Sau khi hoàn tất, hãy hạ thấp cằm và từ từ xoay đầu về bên phải cho đến khi tai gần chạm đến bả vai, giữ yên trong vòng một hay hai giây. Cũng làm như thế đối với bên trái. Sau đó ngẩng cao đầu, giữ vai thẳng - lúc này, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn rất nhiều và sẵn sàng bắt đầu vào việc.

Chuẩn bị “một bộ đồ nghề sơ cứu” cho cảm xúc. Như đã nói ở chương 8, các cảm xúc tiêu cực quá khích có thể lấn át khả năng tư duy của bạn. Để kiểm tra thường xuyên các trạng thái cảm xúc quá khích tồn tại trong cơ thể, bạn cần phải nhắc nhở bản thân về các dấu hiệu cho thấy nhiệt độ cảm xúc đang tăng cao. Nghĩ ngay tới một hoặc hai phương cách phòng bị sẵn để trấn tĩnh bản thân. Nếu bạn cảm thấy sự khó chịu gia tăng, hãy thử đếm đến mười, hoặc là đề nghị nghỉ giải lao đôi chút.

Kiểm tra tâm trạng của bạn. Nhận thức được trạng thái tinh thần của bạn – dù lạc quan hay tiêu cực - là một việc làm hết sức cần thiết. Bạn hãy chú ý đến tâm trạng của mình khi bước vào phòng họp. Dù có sự chuẩn bị dự phòng về mặt cảm xúc, nhưng việc mang một trạng thái tinh thần tiêu cực có thể làm tăng mức độ kích động của cơ thể và khiến bạn mất dần khả năng tự chủ.

Chúng ta thường khó xác định được nguyên nhân của một trạng thái tinh thần không tốt. Nhưng dù bất cứ nguyên nhân gì đi chăng nữa, chỉ cần nhận thức được tâm trạng của mình, bạn có thể phần nào giảm thiểu các tác động của chúng lên hành vi của mình. Nếu tâm trạng của bạn không được tốt, bạn nên để cho người khác biết, tránh tình trạng để họ hiểu lầm là do họ gây nên. Bạn có thể nói với đồng nghiệp: “Các buổi họp đầu tuần luôn khiến tôi thấy rất khó chịu. Vì thế nếu tôi có hơi cáu gắt thì xin anh hãy bỏ qua”. Trong trường hợp xấu nhất, bạn hãy cố kiềm chế bản thân để không có những hành vi hay lời nói ảnh hưởng không tốt đến tiến trình đàm phán.

Biện pháp giải tỏa cảm xúc có thể là đảm bảo ngủ đủ giấc, ăn uống điều độ và chơi thể thao thường xuyên. Trước khi bước vào phòng họp, bạn có thể nghĩ về một kỷ niệm vui nào đó, hay tìm một đồng nghiệp hợp ý mình để trò chuyện nhằm làm cho tinh thần phấn chấn trở lại. Trong khi đàm phán, bạn có thể tự tạo cảm giác tự tin, thoải mái cho mình bằng cách ngồi thẳng người, phát biểu một cách thẳng thắn, chân thành và chú ý lắng nghe ý kiến mọi người xung quanh.

Rút kinh nghiệm từ các cuộc đàm phán

Chính việc trải qua các tình huống khó khăn lại là một bài học tuyệt vời đối với các nhà đàm phán. Chỉ cần chịu khó để ý, bạn có thể học được từ thất bại cũng nhiều như từ những thành quả đạt được. Cũng giống với các hình thức đào tạo tại chỗ, đàm phán thành công một phần nhờ vào nỗ lực biết vận dụng khéo léo những gì đã học vào thực tiễn.

Nếu như các nhà đàm phán không tập thói quen rút kinh nghiệm từ các cuộc đàm phán trước đó của mình, có ý thức xâu chuỗi và đúc kết thành những bài học giá trị cho bản thân, thì các kiến thức quý báu này sẽ dần mai một. Trí tuệ là tài sản được cất giữ bên trong não bộ, nhưng nếu không được mang ra vận dụng như kim chỉ nam cho hành động thì nó cũng trở thành thứ vô giá trị. Bằng cách xem lại diễn biến của cuộc đàm phán ngay sau khi nó vừa kết thúc, bạn có thể rút ra một cách thức cụ thể cho những cuộc đàm phán sắp tới. Mặc dù bối cảnh của mỗi cuộc đàm phán có thể rất khác nhau, nhưng khi đã có sẵn đường hướng rõ ràng thì khả năng đạt được thành công là chuyện trong tầm tay.

Bạn nên bỏ ra từ 30 đến 60 phút để rà soát lại nội dung của cuộc đàm phán vừa kết thúc. Bạn có thể cùng đồng nghiệp ngồi lại ít phút để đánh giá lại cuộc đàm phán hoặc bạn cũng có thể làm điều này một mình ở bất cứ nơi nào thuận tiện. Chẳng hạn như trên đường lái xe về nhà, bạn cũng có thể tranh thủ một vài phút để nhìn nhận lại quá trình đàm phán đã diễn ra trong ngày. Một khi thực hiện điều này, cho dù là chỉ một mình, cũng sẽ mang đến những cơ hội quý giá cho bạn.

XÁC ĐỊNH NHỮNG ĐIỀU TỐT VÀ CHƯA TỐT

Có một số người né tránh việc xem xét lại quá trình đàm phán là vì họ sợ bị đánh giá, phê bình. Nhưng bản chất thực của việc nhìn nhận này là để giúp mọi người rút ra bài học từ các trải nghiệm thực tế của bản thân. Một cách thức đơn giản mà cũng vô cùng hiệu quả để thực hiện việc này là cân nhắc những điều được và chưa được.

Bạn nên bắt tay vào việc rà soát lại bằng cách đặt ra một số câu hỏi, chẳng hạn như: “Phía đối tác đã làm được những việc tốt nào? Điều đó có ý nghĩa gì?”. Có thể bạn sẽ học được nhiều điều từ đối phương qua cách xem xét đến lời nói, hành vi của họ để cải thiện tiến trình đàm phán. Ngược lại, bạn cũng nên chú ý đến những lời nói và hành vi nào của phía đối tác được xem là có tính đối đầu, đẩy tiến trình đàm phán đến chỗ bế tắc và thất bại... Sau khi xác định những điều làm được hay điều gì cần phải cải thiện từ phía đối tác, bạn cũng làm tương tự đối với trường hợp của bản thân để từ đó rút kinh nghiệm cho những lần sau.

TẬP TRUNG VÀO CÁC YẾU TỐ CẢM XÚC, QUY TRÌNH VÀ Ý TƯỞNG CHỦ ĐẠO

Khi xem xét lại đâu là điều mình đã làm tốt và đâu là điều chưa tốt, cần phải cải thiện, bạn hãy tập trung vào ba vấn đề quan trọng: cảm xúc, quy trình và ý tưởng chủ đạo. Cố nhớ lại những cảm xúc mà bạn và đối phương từng trải qua. Lưu ý những nguyên do khiến bạn trở nên khó chịu hay cảm thấy phấn chấn để trong lần đàm phán tới bạn biết cách kích thích những cảm xúc tích cực và xoa dịu các cảm xúc tiêu cực quá khích.

Những cảm xúc dễ nhớ nhất chính là lúc chúng phát sinh cùng với các biểu hiện của sự trân trọng hoặc thiếu sự trân trọng. Kiểm tra qua một lượt năm mối quan tâm hàng đầu và cân nhắc xem những cảm xúc nào đến từ bản thân và những cảm xúc nào đến từ phía đối phương:

1. Sự trân trọng

Theo bạn, quan điểm của bạn có được đối phương hiểu, lắng nghe và xem trọng không?

Về phía đối phương, họ có cảm nhận được sự trân trọng không?

2. Mối liên kết

Bạn được đối xử như một người đồng nghiệp? (Hay như một kẻ đối đầu?)

Đối phương có thấy bản thân họ được đối xử như một người đồng nghiệp không?

3. Quyền tự quyết

Bạn có thấy quyền tự quyết của mình đã bị đối phương xâm phạm?

Liệu đối phương có mang cảm giác giống bạn không?

4. Địa vị

Bạn có thấy đối phương tôn trọng vị thế riêng của bạn?

Và bạn có tôn trọng vị thế riêng của họ không?

5. Vai trò

Bạn có hài lòng với những gì đã thể hiện trong vai trò của mình?

Vai trò tạm thời có tạo cho bạn cảm giác hài lòng không?

Bạn có tìm cách mở rộng vai trò của đối phương bằng việc hỏi xin họ lời khuyên hay đề nghị?

Liên quan đến tiến trình, bạn cần phải nhớ xem một chương trình nghị sự đã được thiết lập hay chưa, nếu có thì nó được lập như thế nào và ai lập? Chương trình sẽ đi theo hướng nào? Nó sẽ tạo thuận lợi hay gây trở ngại cho tiến trình đàm phán? Từ đầu đến cuối, mọi người đã quyết định nội dung trình bày và mức độ nhiệt tình ủng hộ như thế nào? Những điều nào đã được làm tốt, những điều nào chưa tốt và cần phải làm khác đi ở lần sau?

GIÁ TRỊ CỦA CUỐN SỔ GHI CHÉP

Bạn nên tập thói quen ghi chép lại tất cả những gì đã học được từ mỗi cuộc đàm phán. Hãy ghi lại suy nghĩ của bạn trong một cuốn sổ tay hay trong thư mục máy tính. Lưu trữ những gì bạn học được từ chính thành công cũng như sai lầm, thất bại trong quá trình đàm phán. Về lâu dài, bạn sẽ tích cóp được kho kiến thức vô giá để khi cần là mang ra áp dụng ngay.

Những lúc xâu chuỗi các bài học kinh nghiệm của mình lại, bạn sẽ lưu chúng vào đầu và luôn chuẩn bị sẵn sàng để ứng phó khi cần thiết. Một khi sử dụng chúng càng thường xuyên thì bạn sẽ càng thuần thục và linh hoạt hơn.

Ở một lớp giảng dạy về vai trò của cảm xúc trong đàm phán, chúng tôi yêu cầu sinh viên phải nộp bản báo cáo hàng tuần về kinh nghiệm xử lý các mối quan tâm hàng đầu của họ, bắt đầu từ quyền tự quyết. Trong tuần đầu, sinh viên phải quan sát và minh họa bằng những dẫn chứng cụ thể xem quyền tự quyết đã tác động thế nào đến cảm xúc của họ trong mối quan hệ hàng ngày. Trong tuần thứ hai, sinh viên thể hiện vai trò ở mức chủ động hơn: họ được yêu cầu phải tôn trọng quyền tự quyết của bản thân và người khác. Họ sẽ ghi nhận những gì có ích và những gì họ cần phải cải thiện trong tương lai để thể hiện sự trân trọng đối với mối quan tâm này hiệu quả hơn.

Trong nhiều tuần, khi sinh viên được học cách quan sát và trân trọng các mối quan tâm hàng đầu thì các kỹ năng và kinh nghiệm đàm phán của họ cũng dần được cải thiện. Đến cuối học kỳ, chúng tôi yêu cầu sinh viên của mình xem xét lại những điều họ đã ghi trong sổ tay và viết một bài tổng kết về những điều họ tiếp thu được trong suốt khóa học. Kết quả là việc phản ánh lại những suy nghĩ, cảm nhận và hành động đã qua đã giúp họ nhớ như in các kiến thức học được.

TÓM TẮT

Khi đã chuẩn bị kỹ càng, bạn sẽ bước vào phòng họp trong một phong thái hoàn toàn tự tin về các vấn đề liên quan đến cảm xúc, quy trình, ý tưởng chủ đạo hay việc kích thích các cảm xúc tích cực từ bản thân và người khác.

Sau đây là hai hoạt động quan trọng trong khâu chuẩn bị:

• Luôn thiết lập một cơ cấu chuẩn bị. Bạn cần chuẩn bị một số bước như quy trình của cuộc đàm phán, các vấn đề trọng yếu và cảm xúc của các bên tham gia.

• Học tập từ các cuộc đàm phán trước. Sau mỗi cuộc đàm phán, hãy rà soát lại quá trình để xem xét những việc gì được và chưa được, cần phải sửa đổi cho những cuộc đàm phán sắp tới.