Chương 7Nguyên tắc thiết lập hệ thống

7/8 của vạn vật là phần chìm của một tảng băng trôi

Giám đốc một hãng quảng cáo lớn rất chú trọng đến vấn đề "hoạch định chiến lược". Ông quyết định khơi nguồn sáng tạo bằng cách mở một kỳ nghỉ hai ngày cho 14 quản lý cấp cao của mình. Kỳ nghỉ tập trung vào các giá trị và niềm tin của công ty và đã thu về 22 ý kiến. Tất cả những người tham gia đều cảm thấy thoải mái với các hoạt động. Tuy nhiên, vài tuần sau đó, tất cả đều nhận ra họ không biết nên làm gì tiếp theo. Trong thời gian đó, vị giám đốc vô tình đọc được ấn bản đầu tiên của Tư duy Đột phá. Ông gọi đến Trung Tâm Tư duy Đột phá và mời một chuyên viên tư vấn đến nói chuyện trong một ngày.

Tất cả các nhà quản lý cấp cao đều tham dự cuộc hội thảo và muốn biết tại sao danh sách các giá trị và niềm tin mà họ nêu ra đã không tạo ra được một kế hoạch chiến lược. Đầu tiên, chuyên viên Tư duy Đột phá giới thiệu và giải thích các thành tố của một ma trận hệ thống. Sau đó anh yêu cầu cả nhóm phân loại từng nhận định trong bảng liệt kê các giá trị và niềm tin của họ và đặt từng nhận định vào từng ô thích hợp trong ma trận hệ thống.

Sau khi các nhận định đã được phân loại và viết lên bảng, mọi người tham gia thấy rằng hầu hết các nhận định của họ đều được đặt vào xu hướng giá trị mà không phải mục đích của công ty. Điều đó cho thấy xu hướng cơ bản của mục đích không được xác định, vì thế rất khó, nếu không muốn nói là không thể, phát triển một kế hoạch chiến lược.

Cả nhóm bắt đầu làm lại, lần này phát triển một trình tự mục đích của công ty, đưa khách hàng của họ và khách hàng của khách hàng thành một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống trình tự. Sau đó, chọn mục đích trọng tâm hoặc sứ mệnh từ hệ thống cấp độ mục đích mà họ đã đưa ra. Tiếp theo, những lựa chọn giải pháp tiếp theo chiến lược được phát triển và những chi tiết "thô" dần dần hình thành qua nguyên tắc thiết lập hệ thống.

Có thể nói, vấn đề và giải pháp đề xuất giống như một tảng băng trôi: cái chúng ta nhìn thấy đầu tiên hóa ra chỉ là một phần rất nhỏ nổi trên mặt nước mà thôi, và phần chìm lớn hơn nhiều có thể mang đến những thảm họa tương tự thảm họa Titanic năm 1912.

Tư duy Đột phá có cách giải quyết "phần chìm" của những vấn đề và giải pháp bằng một công cụ có hiệu quả được gọi là Ma trận Hệ thống (System Matrix). Nếu tàu Titanic có hệ thống ra-đa và xô-na (hệ thống định vị trên không (radar) và dưới nước (sonar) bằng sóng siêu âm), thì có lẽ bi kịch sẽ không xảy ra. Ma trận hệ thống có chức năng như ra-đa và xô-na, được thiết kế để soi rọi 7/8 phần chìm của những ý tưởng và đề xuất có thể bị bỏ sót.

Nguyên tắc Thiết lập Hệ thống phát biểu rằng mọi sự vật hiện tượng đều không tự thân tồn tại. Phòng ngừa và giải quyết vấn đề thành công xoay quanh việc xem xét những yếu tố và xu hướng có mối tương quan sẽ cấu thành một giải pháp. Những người tìm giải pháp thành công mà chúng tôi khảo sát đều có một nguyên tắc mà họ áp dụng để đưa ra giải pháp cho mọi loại vấn đề: Đó chính là quan điểm hệ thống.

Trước tiên hãy xem xét từ hệ thống. Có lẽ ai trong chúng ta cũng thường xuyên sử dụng từ hệ thống nhưng không có nhiều người định nghĩa đúng được nghĩa của nó – "Đây là một hệ thống tồi tệ", "Bạn không thể phá vỡ hệ thống". "Hệ thống" được sử dụng rộng rãi trong tất cả các ngành nghề, với một loạt ý nghĩa chuyên biệt. Hiện tại có gần 100 định nghĩa. Từ này thường được mở rộng đối với "tư duy hệ thống" với ý nghĩa "xem xét mọi yếu tố".

Về cơ bản, một hệ thống là (1) một nhóm những tồn tại có liên quan (2) thực hiện các chức năng nào đó – nhận đầu vào, tác động ở mức độ nào đó, và tạo ra đầu ra để đạt được mục đích.

Hầu hết vạn vật đều có thể được xem là một hệ thống. Một con cừu cũng là một hệ thống: nó ăn cỏ để "sản xuất" len và thịt. Núi lửa là một phần tử của một hệ thống mà trái đất mở lỗ thông cho sức nóng trong lòng đất thoát ra ngoài.

Khi xử lý một hệ thống, bạn có thể liệt kê những yếu tố và đặc điểm cơ bản của nó. Sau đó, liệt kê những yếu tố có thể ảnh hưởng đến những yếu tố này. Giờ bạn có hai danh sách, hoặc nhiều hơn. Có thể bạn muốn chia các yếu tố thành hai nhóm, một nhóm gồm những yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống vào các ngày thường và một nhóm ảnh hưởng vào ngày chủ nhật.

Rõ ràng nếu theo cách này bạn sẽ thấy mình viết rồi vứt đi rất nhiều tờ giấy mà không thể đạt được kết quả nào. Để đáp ứng điều này, một người đã nghĩ ra một cách trình bày dùng bảng chữ nhật để sắp xếp lại trật tự từ một mớ dữ liệu hỗn độn. Phương pháp đó gọi là ma trận.

Loại ma trận đơn giản nhất là ma trận hai chiều, hay còn gọi là ma trận khối, giống như bàn cờ ca-rô. Trong các ô bạn có thể viết bất cứ gì, nếu không đủ chỗ, bạn có thể đánh dấu chuyển đến trang giải thích riêng.

Một ma trận có hàng dọc và hàng ngang nhằm thể hiện mối tương quan giữa các thông tin trong các ô. Ví dụ, nếu bạn đang tìm địa điểm phù hợp để đặt nhà máy mới, các lựa chọn và yếu tố có liên quan đến chúng có thể sắp xếp như mô tả ở Hình 7-1.

Khi mới nhìn vào, bạn sẽ thấy ngay rằng lao động sẵn có ở vùng duyên hải phía Đông là điều mà bạn cần điều tra trước khi bạn chọn giải pháp cho vấn đề của mình.

Hình 7-1: Ma trận về các lựa chọn và yếu tố cho việc xác định địa điểm nhà máy.

Trình bày thông tin theo dạng ma trận rõ ràng sẽ hạn chế những mâu thuẫn và nhầm lẫn do bạn phải xem đi xem lại quá nhiều tờ giấy.

Một ma trận có thể được mở rộng đến vô cùng và được bổ sung bởi những ma trận phụ nhằm bao hàm tất cả các yếu tố liên quan đến vấn đề hoặc giải pháp. Cột "khí hậu" có thể là một ma trận liên quan đến các yếu tố khác như lượng mưa, nhiệt độ… Một số người lại lập ma trận 3-D để chứa đựng một biến số đặc biệt như thời gian. Nhưng đó là một cách phức tạp mà chúng ta nên tránh.

Hình 7-2 cho thấy công cụ ma trận có tác dụng linh hoạt như thế nào, thậm chí một vụ án mạng trong tác phẩm của nhà văn Agatha Christie (Đại tá Prothero bị giết bởi chính cây súng mà ông cất giữ nhiều năm trong thư viện) cũng có thể được phân tích dưới dạng một ma trận.

Hãy nhớ rằng dữ liệu trong các ô được điền vào từ từ. Từ ma trận hoàn chỉnh, kẻ bị tình nghi rõ ràng là người làm vườn – một kết luận mà nếu được trình bày dưới dạng tường trình thì chắc chắn sẽ mất rất nhiều trang giấy.

Hình 7-2: Ma trận về bằng chứng và diện tình nghi trong một vụ án giết người

Loại công cụ tương tự có thể áp dụng cho mọi vấn đề hoặc dự án. Điểm chính của ma trận là phải sắp xếp các thông tin có mối tương quan gần theo một trật tự nhất định. Quy trình này sẽ cho thấy đâu là kẽ hở so với các thông tin thích hợp: phần chìm của tảng băng.

Ma trận hệ thống cơ bản, có thể áp dụng vào nhiều tình huống, là một bảng gồm 6 ô hàng dọc và 8 ô hàng ngang (như Hình 7-3) mà mỗi mục sẽ được giải thích riêng trong quá trình chúng tôi trình bày sau đây.

Cách thức áp dụng một ma trận như trên được minh họa trong việc quy hoạch và thiết kế một khu phức hợp lớn gồm một trường y khoa và một bệnh viện để phục vụ việc giảng dạy cho các sinh viên y thuộc một đại học lớn vùng Trung Tây. Ban đầu, kiến trúc sư đệ trình "bản tóm tắt chương trình" trình bày cơ sở và yêu cầu thực hiện khu phức hợp để xin phê duyệt dự án và gởi đến các nhà tài trợ.

Nhưng vấn đề phát sinh là một bản tóm tắt mang tính chủ quan, phản ánh các ý tưởng và ý thích của một cá nhân. Đó là một hạn chế đáng chú ý trong trường hợp này.

Chủ nhiệm khoa của một trường đại học giải quyết vấn đề bằng cách lập ma trận hệ thống. Ông lập bảng liệt kê các mục đích; đầu vào nhân lực và vật tư; đầu ra kỳ vọng và không kỳ vọng; quy trình hành động biến đầu vào thành đầu ra; môi trường, cả môi trường tổ chức và tự nhiên; yếu tố con người, nguyên vật liệu (máy móc như máy tính có tham gia vào quá trình sản xuất nhưng không phải là một phần nằm trong sản phẩm cuối cùng), và các hỗ trợ về mặt thông tin.

Ma trận mà vị chủ nhiệm khoa lập ra được xem như một định hướng cho ủy ban kế hoạch và không dưới 22 tiểu ban trực thuộc.

Ma trận không chỉ vạch rõ mối quan hệ và sự phụ thuộc lẫn nhau của các thành tố mà còn, và quan trọng nhất, là tạo ra một sự tổng hợp đầy đủ tất cả các chi tiết cần thiết – nghĩa là, không bỏ sót một số yếu tố cần thiết nào. (Không ít tòa nhà chọc trời được xây dựng mà không tính đến vấn đề liệu gió to có thổi bay các cửa sổ hay không.

Hình 7-3: Ma trận hệ thống: tác nhân, chất xúc tác, các hoạt động hỗ trợ giúp xử lý đầu vào thành đầu ra nhưng không là một bộ phận của đầu ra.

Chương này trình bày cách Tư duy Đột phá sử dụng từ hệ thống. Tuy nhiên, việc sử dụng từ hệ thống sẽ không đảm bảo cho bạn hiểu rõ vấn đề nếu không gắn kết nó với những từ khác (như, hệ thống sản xuất, hệ thống kế toán, hệ thống đường sắt, hệ thống chăm sóc y tế, hệ thống giáo dục, hệ thống ngân hàng).

Trong ma trận hệ thống, mỗi yếu tố và xu hướng có thể được xem là một hệ thống của chính nó và mỗi ma trận hệ thống cũng có thể được xem là một phần tử của một hoặc nhiều yếu tố khác. Khả năng hình thành các mối quan hệ mang tính hệ thống lớn hơn và nhỏ hơn là vô cùng (ad infinitum).

Ma trận hệ thống hoạt động như thế nào?

Một ma trận hệ thống có tác dụng sắp xếp thông tin về bất kỳ hệ thống nào, dù đó là yếu tố nguyên vật liệu (như trong hệ thống sản xuất) hoặc yếu tố dữ liệu và thông tin (như trong hệ thống kế toán). Cần lưu ý rằng, các thông tin giống nhau có thể được sử dụng trong các hệ thống khác nhau và được hiểu một cách khác nhau tùy từng cá nhân.

Một ma trận hệ thống trên một trang giấy không phải là "kho chứa" mọi chi tiết của một giải pháp tối ưu. Tuy nhiên, nó có thể cung cấp những từ khóa chủ yếu và sự linh hoạt giúp bạn dễ dàng tìm ra các nguồn tham chiếu chứa đựng các dữ liệu mà bạn đang tìm kiếm.

Một sự thay đổi thành công hoặc một giải pháp mới cho vấn đề ở mọi mức độ phức tạp đòi hỏi rất nhiều nội dung chi tiết, đặc biệt nếu nhu cầu thay đổi là một giải pháp đột phá. Ví dụ, xem xét thảm họa suýt xảy ra vào năm 1979 tại nhà máy

Hạt nhân Three Mill Island. Mặc dù nguyên nhân được xác định là do lỗi con người, nhưng đâu là các chi tiết mà một ma trận hệ thống cấp thấp hơn có thể cung cấp để hạn chế những sai sót đó?

Tính tổng thể và toàn diện của ý tưởng hệ thống được kỳ vọng đến mức từ hệ thống được sử dụng ngay cả khi nó không được hiểu đầy đủ hoặc không nói lên được ý nghĩa cụ thể. Nguyên tắc Thiết lập Hệ thống của Tư duy Đột phá nắm bắt được những kỳ vọng này và bổ sung thêm tính rõ ràng để đáp ứng nhiều yêu cầu giải quyết vấn đề. Nó mang đến cho bạn:

1. Một ngôn ngữ chung để trao đổi và mô tả ý kiến và đề xuất. Ngôn ngữ là phương tiện biểu thị hình ảnh và khái niệm nảy sinh trong đầu chúng ta. Nguyên tắc Sự Khác nhau Độc đáo, Triển khai Mục đích và Giải pháp Tiếp theo nói riêng đều định hướng đến việc tạo ra hình ảnh. Ngược lại, hiểu được ngôn ngữ của nguyên tắc thiết kế hệ thống sẽ kích thích não của bạn tiến đến một nhóm hình ảnh tổng thể hơn và rộng lớn hơn. Sự phức tạp của hầu hết các vấn đề đòi hỏi phải có một ngôn ngữ có hệ thống để biểu đạt nó.

2. Những đặc điểm chi tiết của cấu trúc nền tảng tồn tại sau khi được xác lập và thực hiện. Cấu trúc đó là sự sắp xếp, là mô hình, bảng phân công trách nhiệm và quyền hành hoặc các sơ đồ sản xuất. Cấu trúc mô tả mục tiêu Giải pháp Tiếp theo và giải pháp đề xuất nên được xem xét như thế nào. Nó cũng đưa ra những lộ trình cần theo đuổi để tiến đến Giải pháp Tiếp theo từ giải pháp trước đó.

Thậm chí danh sách các chi tiết cần kiểm tra sâu nhất (kiểm tra kỹ thuật máy bay trước khi cất cánh, danh mục tài sản khi chuyển dời nhà) sẽ có tác dụng hơn nếu những yếu tố nêu ra trên cơ sở những hệ thống mở rộng, để mỗi danh mục đều nằm trong bối cảnh của nó. Ngược lại, việc xem qua loa danh mục chỉ khiến bạn có cảm giác an toàn giả tạo bởi vì bạn cho rằng mình đã tính toán tất cả mọi điều, nhưng thực tế không phải vậy.

3. Thông tin về cấu trúc hoặc giải pháp sẽ hoạt động như thế nào khi chúng được kích hoạt. Viễn cảnh về những hoạt động sẽ được tiến hành nên bao gồm các bước cải thiện toàn bộ giải pháp và nâng cấp định kỳ theo hướng dẫn của Giải pháp Tiếp theo.

4. Những hoạt động và sự kiện chính cần có từ lúc trình bày và xét duyệt dự án cho đến khi dự án thành hình và sẵn sàng thực hiện. Một cam kết với thước đo kết quả của mục đích và nguyên tắc Giải pháp Tiếp theo được củng cố bằng ma trận hệ thống trong đó các giá trị và thước đo sẽ phác họa tất cả các yếu tố của giải pháp.

Các vấn đề nghiêm trọng thường phát sinh khi giải pháp không được cân nhắc kỹ lưỡng. Ví dụ, các công ty xe hơi của Mỹ lẽ ra có thể phản ứng tốt hơn với các mục đích, khách hàng, giải pháp tiếp theo và xu hướng tương lai – và vì thế sẽ không mất nhiều thị phần trong nước vào tay người Nhật và các đối thủ khác – nếu họ đã áp dụng nguyên tắc Thiết lập Hệ thống.

5. Các tài liệu về mục tiêu Giải pháp Tiếp theo và đề xuất. Các nỗ lực giải quyết vấn đề nên được ghi chép lại để tạo điều kiện thuận cho việc kiểm toán những hệ thống phức tạp về sau.

6. Ngăn ngừa thái độ tự mãn phát sinh từ giả định rằng giải pháp hoặc câu trả lời là đơn giản. Xem từng giải pháp là một ma trận hệ thống và thường xuyên xem lại các yếu tố và xu hướng sẽ giúp bạn hạn chế các trở ngại. Nếu bạn làm việc đó bằng tất cả tâm trí khi tham dự cuộc họp Tư duy Đột phá, bạn sẽ đặt ra được những câu hỏi có chất lượng trong khi người khác "vẫy tay tạm biệt" trước những khó khăn phát sinh.

Những câu hỏi mà bạn hỏi – về mục đích, đầu vào, giá trị, thước đo, kiểm tra… – sẽ khuyến khích mọi người tham dự vào trò chơi tin tưởng (believing game) để tìm hiểu ý tưởng có tác dụng như thế nào và sàng lọc các chi tiết có thể bị bỏ sót. Ma trận cũng giúp bạn phân loại thông tin được người khác trình bày và vì thế bạn có thể xác định vị trí các ô có thông tin cần thiết.

7. Suy đoán tương lai. Giải pháp Tiếp theo "đột kích" vào những sự việc có khả năng xảy ra trong tương lai. Những người được yêu cầu dự đoán kết quả của dự án có thể là người có chuyên môn sâu. Một người có kiến thức sâu rộng về lịch sử thuế quan có thể được mời cung cấp các thông tin hệ thống về các cơ hội thương mại trong tương lai.

Mỗi yếu tố có thể được mở rộng để tiếp tục tạo ra các ý tưởng. Có nghĩa là, bạn có thể tìm kiếm đầu vào của đầu vào và xem xét sản phẩm hoặc dịch vụ đầu ra lớn nhất. Khám phá từng yếu tố theo cách này sẽ mang lại một sự thấu hiểu liên tục về câu hỏi "chuyện gì sẽ xảy ra nếu...".

8. Tập trung vào các yếu tố và xu hướng quan trọng. Mục đích, khách hàng, mối quan hệ giữa chi phí và kết quả cần đạt được, yếu tố con người trong hệ thống, … được xem là những yếu tố hàng đầu trong quá trình giải quyết vấn đề.

nguyên Tắc ThiếT lập hệ Thống

Yếu tố quan trọng nhất hiện nay là chất lượng (chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ và chất lượng của mối quan hệ khách hàng) và năng suất. Rõ ràng, đó là những tham vọng không có điểm dừng. Nhưng thường bị bỏ sót nhất là việc cân nhắc rằng bạn cần đảm bảo đạt được chất lượng và năng suất theo những hạng mục hiệu quả nhất. Sẽ là vô ích nếu chúng ta cố gắng đạt chất lượng và năng suất cao ở những hạng mục và những hoạt động không cần phải tồn tại trong thực tế.

Nghĩa là, quan điểm về chất lượng và năng suất phải được xây dựng thành hệ thống, chứ không phải để thúc đẩy hoặc quản lý về sau. Một số cải tiến về chất lượng và năng suất có thể đạt được từ bất kỳ hệ thống nào, nhưng Tư duy Đột phá nên được áp dụng ngay từ đầu theo hệ thống để tạo ra nền tảng vững chắc cho chất lượng và năng suất cao.

Ví dụ, khi công ty Caterpillar cam kết phân phối mọi phụ tùng, kể cả động cơ, trong vòng 48 giờ đến bất kỳ nơi nào trên thế giới, họ phải lập ra một dãy quy tắc mở rộng về quy trình sản xuất, lưu kho, bán hàng, kế toán… Các hệ thống khác cũng phải hoạt động để đạt được cấp độ chất lượng phục vụ khách hàng theo cam kết đó.

Giải thích rõ ràng các chi tiết của hệ thống, như hệ thống kiểm soát không lưu, hệ thống điện hoặc quy trình hành động các lò hạt nhân, là rất cần thiết ở giai đoạn đầu của quá trình Tư duy Đột phá bởi những thay đổi về mặt công nghệ sau khi hệ thống được lắp đặt có thể trở nên mất ổn định và làm rủi ro tăng cao.

Các vấn đề và giải pháp phải được hình dung bằng cái nhìn toàn diện, không nên tách bạch thành từng vấn đề nhỏ "đơn giản hơn", bởi vì giữa các phần bị phân chia luôn có mối tương tác với nhau và không thể tách rời khỏi hệ thống.

Cận cảnh của một ma trận hệ thống

Bất kỳ hệ thống nào cũng có thể được xem như một cái phễu – trên rộng, dưới hẹp. Đầu vào của bất kỳ thứ gì từ miệng phễu, bị tác động và biến đổi bởi những tác nhân khác nhau, khi đi ra (đầu ra) đều bị thay đổi.

Những tác nhân trong hệ thống gồm các yếu tố vật chất, thông tin, con người, và môi trường. Yếu tố vận hành chính là quy trình, là trật tự các bước xử lý diễn ra trong mọi sự vật, hiện tượng.

Vì vậy, mỗi hệ thống là một phức hợp bao gồm các yếu tố tương tác với nhau. Một yếu tố cơ bản xác định mục đích mở rộng và các giá trị của thực thể lớn hơn hoặc đơn vị tổ chức mà hệ thống thực hiện hoặc tồn tại. Mỗi hệ thống có một kết quả, hay một mục đích khác nhau. Vì thế, mục đích, chức năng hoặc kết quả là yếu tố đầu tiên được theo đuổi trong hệ thống.

Mỗi hệ thống nhận được những yếu tố vật chất, thông tin và con người từ những hệ thống lớn hơn, nhỏ hơn hoặc ngang bằng để đưa vào quy trình xử lý nhằm đạt được mục đích của nó. Vì thế, mỗi hệ thống đều có các đầu vào và đầu ra khác nhau.

Tương tự, năm yếu tố còn lại (các dòng còn lại trong ma trận hệ thống, Hình 7-3) gồm: Trình tự, môi trường, con người, vật chất và thông tin. Từ ngữ dùng để chỉ tên các yếu tố không quan trọng và có thể khác nhau, nhưng các ý tưởng mà mỗi yếu tố chứa đựng bên trong mới đáng đề cập.

Mô hình phễu của mỗi hệ thống được minh họa bằng Hình 7-4. Một cái phễu lớn có thể chứa đựng nhiều phễu nhỏ. Mỗi hình tròn hoặc cụm hình tròn trong Hình 7-4 biểu thị một cấp độ hệ thống nhỏ hơn. Một phễu được vẽ quanh một hình tròn hoặc cụm hình tròn biểu thị các yếu tố trong định nghĩa áp dụng vào nó như thế nào. Hình 7-4 cũng có thể thuộc về những mô hình lớn hơn, trong đó chứa những phễu khác ngang bằng nó. Tám yếu tố từ ma trận hệ thống (Hình 7-3) và mô hình phễu (Hình 7-4) được trình bày như sau:

Mục đích là sứ mệnh, mục tiêu, nhu cầu, mối quan tâm cơ bản, chức năng, nhu cầu khách hàng, hoặc những kết quả được theo đuổi từ một hệ thống (xem chi tiết ở Chương 5).

Đầu vào (Inputs) gồm nguyên vật liệu, thông tin hoặc con người mà công việc, sự biến đổi, xử lý diễn ra. Đầu vào phải là một phần của đầu ra. Nguyên vật liệu có thể gồm cuộn thép, bột nhựa, tiền, đĩa mềm, hoặc một đơn đặt hàng. Thông tin có thể là bảng cân đối tài khoản ngân hàng, chỗ ở của nhà quản trị, nội dung kiến thức của khóa học, hoặc thống kê sản xuất. Con người có thể là bà nội trợ đi mua sắm, một gia đình có nhu cầu về nhà ở, sinh viên các trường, người béo phì vào thẩm mỹ viện để giảm cân…

Đầu ra của hệ thống này có thể là đầu vào của hệ thống khác. Ví dụ, một chiếc máy bay xuất xưởng của Hãng Boeing sẽ trở thành đầu vào ở phân xưởng bảo dưỡng của một công ty hàng không nào đó. Trứng và thịt, "đầu ra" của các nông trại lại là đầu vào của các nhà máy chế biến thực phẩm. Thông tin về hiệu năng của sản phẩm dành cho người sử dụng được xem là đầu vào mới đối với hệ thống thiết kế sản phẩm… Mỗi hệ thống đòi hỏi ít nhất hai trong ba loại đầu vào sau đây:

Hình 7.4: Mô hình phễu của một hệ thống.

Nguyên vật liệu, thông tin và con người.

Đầu ra (Outputs) gồm những sản phẩm, dịch vụ hữu hình và vô hình, được mong đợi hoặc không được mong đợi tùy thuộc việc xử lý các yếu tố đầu vào. Đầu ra mong đợi đạt được mục đích và đáp ứng nhu cầu khách hàng và người sử dụng thông qua việc gia tăng giá trị thực đối với đầu vào. Đầu ra không mong đợi có thể là những chất gây ô nhiễm, phế liệu, rác thải... Tất cả đều phải được nêu rõ trong hệ thống.

Trình tự (Sequence) bao gồm sự chuyển đổi, công việc, quy trình, sự chuyển hóa, chương trình phần mềm, hoặc các bước để đầu vào trở thành đầu ra. Những bước căn bản chính là những "hoạt động cơ sở" cần thiết hay những thay đổi có thể nhìn thấy được của các yếu tố đầu vào dẫn đến sự chuyển hóa thành các đầu ra.

Môi trường (Environment) gồm các yếu tố tự nhiên và xã hội (tâm lý, pháp luật, chính trị, kinh tế) hoặc môi trường trong đó các yếu tố khác đang hoạt động. Những yếu tố này luôn luôn thay đổi. Có nhiều yếu tố nằm ngoài tầm ảnh hưởng của hệ thống; nhưng cũng có các yếu tố là đặc trưng của hệ thống. Yếu tố tự nhiên và khí hậu gồm nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, ánh sáng, bụi, màu sắc của máy móc và tường… Yếu tố sinh thái tự nhiên bên ngoài hệ thống gồm không gian, khả năng tiếp xúc, và các hình dạng và mối tương quan trong thiết kế của các trang thiết bị vật chất.

Yếu tố xã hội gồm tình trạng công nghệ mà một đơn vị tổ chức hoạt động trong đó, các yếu tố lịch sử và văn hóa quyết định các thái độ. Cụ thể hơn, đó là thái độ của cán bộ quản lý và giám sát, các quy định và kiểm soát hoạt động của nhân viên, tác động xã hội và giao tiếp của các cá nhân; và các đặc điểm văn hóa. Ví dụ, người Nhật không xây dựng nhà máy hoặc xưởng sản xuất có cửa ở hướng đông bắc, bởi theo quan niệm truyền thống thì đó được xem là "cửa chết". Phong cách quản lý hoặc cơ cấu tổ chức sẽ lập nên một môi trường khác: độc đoán, gia trưởng, quan liêu, tự do, linh hoạt, hoặc dân chủ.

Con người (Human Factor) là những người phục vụ trong các bước của quy trình nhưng không trở thành một yếu tố của đầu ra. Các hoạt động hoặc các phương thức của con người trong quy trình xử lý gồm toàn bộ năng lực và trí tuệ của con người: nói, viết, suy luận và thực hiện nhiệm vụ, ra quyết định, đánh giá, học hỏi, sáng tạo, và đóng vai trò như một thiết bị cảm biến và điều khiển.

Yếu tố vật chất (Physical Catalysts) hoặc nguồn lực phục vụ các bước của quy trình nhưng không trở thành đầu ra. Các yếu tố điển hình như máy móc, xe cộ, thiết bị văn phòng, máy tính, năng lượng, tòa nhà và công cụ. Một con gà trong một trang trại sản xuất trứng cũng là một yếu tố vật chất.

Yếu tố thông tin (Information) gồm tri thức và nguồn dữ liệu hỗ trợ trong các bước của quy trình. Hướng dẫn lập trình máy tính, cẩm nang sử dụng máy móc thiết bị, hướng dẫn bảo trì, các thủ tục hoạt động tiêu chuẩn đối với yếu tố con người, và cẩm nang quy định và chính sách là những hỗ trợ thông tin. Chúng có thể là đầu vào và đầu ra trong các hệ thống khác. Thỉnh thoảng, một chuyên gia tư vấn, cố vấn truyền thông, hoặc một cố vấn pháp luật của tập đoàn có thể có vai trò là yếu tố thông tin.

Một chiếc bàn cũng có thể được mô tả dưới dạng các yếu tố hệ thống.

• Mục đích: để đặt các đồ vật ở một độ cao nhất định

• Đầu vào: các vật thể

• Đầu ra: các đồ vật được đặt đúng vị trí

• Trình tự: sự cân bằng giữa lực hướng lên của cái bàn và trọng lực hướng xuống của các đồ vật, cũng như những biến đổi, tuy nhiên rất nhỏ, trên sức bền của cái bàn và lực và điều kiện của vật thể theo thời gian.

• Môi trường: tự nhiên (độ ẩm cao hay thấp…) và xã hội (ví dụ gia đình bất cẩn hoặc cẩn thận).

• Yếu tố con người: người lau dọn bàn.

• Nguyên vật liệu: gỗ, kim loại, dầu bóng.

• Thông tin: sức chịu lực và bề mặt của vật liệu làm bàn, những đặc điểm dễ gây trầy xước của đồ vật.

Không có mô hình nào là tuyệt đối và mô hình dạng phễu cũng không phải là ngoại lệ. Hình thức hoặc cấu trúc cần được thêm vào các yếu tố cho hoàn chỉnh. Sáu khái niệm (Hình 7-

3) giúp xác định điều kiện cho mỗi yếu tố trong một tình huống cụ thể: (1) nền tảng; (2) giá trị và mục tiêu; (3) thước đo; (4) các phương thức kiểm soát hoặc những phương pháp tích cực để đảm bảo đạt được những điểm cơ bản, thước đo và giá trị; (5) giao diện và (6) tương lai hoặc những thay đổi và cải tiến có thể được dự đoán trên cơ sở những đặc điểm nền tảng, giá trị, thước đo, kiểm soát, và điểm chung.

Các khái niệm (cột nằm ngang trong Hình 7-3) không cố định; một số có thể được chia thành hai hoặc ba thuộc tính khác.

Nền tảng (Fundamental) gồm những đặc điểm hữu hình, công khai, có thể nhận thấy, tự nhiên hoặc cấu trúc cơ bản, gồm những đặc điểm cơ bản về ai, cái gì, ở đâu, như thế nào, và các mức độ chất lượng.

Các giá trị và mục tiêu (Values & goals) gồm niềm tin, mong đợi, ước mơ, đạo đức, đạo lý, và phẩm giá có thể được gán cho mỗi yếu tố một hình thức nào đó. Con người và tổ chức cảm thấy như thế nào về những kết quả mơ ước liên quan đến mỗi yếu tố là phạm vi của giá trị và mục tiêu. Những giả định quan trọng (như vấn đề dân chủ, quyền công dân, công bằng, lợi ích, thẩm mỹ), chất lượng và năng suất, an toàn và sức khỏe lao động, nhân phẩm và cải thiện, và ý thích của khách hàng là những minh họa về danh mục có thể xem xét. Giá trị của nội bộ tổ chức hoặc gia đình thường được xác định là "văn hóa" và giá trị trong thế giới bên ngoài mà hệ thống của bạn không thể kiểm soát thường được gọi là những "tục lệ xã hội". Vì thế, giá trị được xem là phản ánh những tiêu chuẩn mà một giải pháp kỳ vọng được thiết lập.

Thước đo (Measures) giải mã yếu tố nền tảng và xu hướng giá trị thành những kết quả cụ thể hoặc những mục tiêu hoạt động (bao nhiêu và khi nào). Nói chung, thước đo liên quan đến thành tích, hiệu quả, thời gian, kết quả, chi phí, và các yếu tố quan trọng khác sinh ra từ các đặc điểm nền tảng. Đó chính là dấu hiệu thành công của giải pháp cuối cùng.

Yếu tố thành tích và hiệu suất là tiêu chí cụ thể và được xem là những thước đo quan trọng. Một số thước đo điển hình của hệ thống hoạt động thực tế hoặc dự án là chi phí hàng tháng, thời gian cho mỗi dịch vụ hoặc đầu ra trên mỗi giờ, tỷ lệ hàng bị hư, mức chỉ số (ví dụ chỉ số cải tiến hoặc năng suất), cuộc sống ổn định, chi phí và lợi nhuận.

Các mục tiêu có số lượng và thời gian hoàn thành nhất định, hoặc có yếu tố chi phí cho từng mục tiêu. Nếu một giá trị là "cải thiện tình hình an toàn giao thông", thì thước đo kết quả có thể là để "giảm số lượng tai nạn" và mục tiêu "giảm tỷ lệ tai nạn hàng tháng xuống 30% trong một năm". Một minh họa khác: nếu giá trị hoặc mục đích là cải thiện dịch vụ nguồn nhân lực, thì một trong những biện pháp là tăng cường sắp xếp lại việc bố trí sai người, và mục tiêu cụ thể là tăng số lượng tái bố trí 25% mỗi năm.

Kiểm soát (Control) bao gồm những biện pháp để đảm bảo nền tảng, thước đo và ngay cả những đặc điểm giá trị sẽ đạt được như kỳ vọng (tại hoặc trong những giới hạn nhất định của một điều kiện cụ thể) trong suốt quá trình hoạt động của hệ thống. Việc chủ động kiểm tra một chi tiết kỹ thuật bao gồm (1) đánh giá hiệu năng hoạt động của chi tiết đó khi giải pháp hay hệ thống đang vận hành; (2) so sánh các thông số thực tế với những thông số kỳ vọng; và (3) hành động để hiệu chỉnh những sai biệt nghiêm trọng hoặc thiết kế lại một sự cải tiến toàn diện.

Ba bộ phận của hoạt động kiểm soát có thể được thực hiện trong chính hệ thống của nó, hoặc bất kỳ một hay nhiều hệ thống có thể trở thành trách nhiệm của một hệ thống hoặc nhóm bên ngoài (như các quy định của nhà nước). Hoặc tất cả ba thành phần của hoạt động kiểm soát trong ma trận hệ thống có thể là một phần không thể thiếu của nền tảng và thước đo của một yếu tố riêng biệt. Ví dụ, một linh kiện do máy móc tạo ra có thể được kiểm tra bởi thợ máy, hoặc kiểm tra tự động.

Giao diện (Interface) là mối quan hệ giữa các giá trị nền tảng, thước đo, và các quy định kiểm soát đối với các yếu tố khác và đối với hệ thống bên ngoài. Chẳng hạn như việc kiểm tra nguyên vật liệu nhận được từ một người bán hàng rong, tác động của việc thay đổi hệ thống thang điểm xếp loại học sinh đối với cha mẹ, dịch vụ hỗ trợ lẫn nhau giữa các bệnh viện, và các quy định về chế độ báo cáo với cơ quan nhà nước. Những minh họa của các giao diện trong hệ thống là sự tương tác giữa quy trình - kiểm soát với các yếu tố đầu vào, yếu tố con người, nguyên vật liệu, và thông tin.

Giao diện chung sẽ giúp hạn chế những khó khăn khi đưa hệ thống vào hoạt động bằng cách đánh giá những hệ quả có thể xảy ra của các mối quan hệ tương tác mang tính đối nghịch và tiêu cực. Khối lượng công việc sẽ tăng, giảm như thế nào đối với các hệ thống khác? Chi phí nào sẽ phát sinh đối với hệ thống khác? Các hệ thống khác có thể được điều chỉnh để đảm bảo cho việc thực hiện hệ thống này hay không, hoặc thậm chí để nó có thể ứng dụng các ý tưởng? Có lẽ một biện pháp kỹ thuật bổ sung hoặc thay thế có thể được ứng dụng từ việc tìm kiếm những điểm chung như vậy. Các nguy cơ là gì và xuất phát từ đâu có thể gây ảnh hưởng đối với con người, tài sản và môi trường? Những tác động hoặc ảnh hưởng nào từ các hệ thống khác (vận động hành lang, những nhóm hoạt động đặc biệt, cấm vận dầu mỏ, các phán quyết của tòa án tối cao) đến hệ thống này (trì hoãn dịch vụ, gia tăng chi phí)?

Tương lai (Future) sẽ dự đoán các thay đổi ở từng đặc trưng của năm khái niệm còn lại ở một hoặc nhiều mốc thời gian trong tương lai. Phạm trù tương lai xác định sự phát triển hoặc suy tàn của các đặc trưng. Tất cả mọi dự đoán (ví dụ: thái độ xã hội, chi phí, thời tiết, dân số) biểu thị các đặc trưng có thể xuất hiện trong tương lai. Hơn nữa, đặc điểm về các xu hướng cho một yếu tố cụ thể sẽ hướng đến các giai đoạn được dự đoán ra sao (một chức năng chuyển tiếp). Việc tiến đến giai đoạn mong đợi (như mục tiêu Giải pháp Tiếp theo) có thể được vạch ra (sự lỗi thời hoặc kết thúc dần), có lẽ do học hỏi và do thời gian, hoặc có thể đòi hỏi một nỗ lực mới trong việc giải quyết vấn đề.

Ngoài ra, xu hướng tương lai còn xác định lĩnh vực hay đề tài mà bộ phận Nghiên cứu và Phát triển (R&D) cần tiến hành để giải pháp được áp dụng tại thời điểm đó cũng giống như Giải pháp Tiếp theo sau này. Công ty có thể xác lập các ưu tiên cho hoạt động nghiên cứu và phát triển sau khi hiểu rõ những xu hướng tương lai của một số hệ thống. Cá nhân cũng cần xác định thông tin cần thiết để giúp bản thân đạt được mục tiêu.

Các dòng chứa các ô nhỏ trong Hình 7-3 không phải được phân cách một cách tuyệt đối, vì giữa các ô có sự tương tác và quan hệ qua lại với nhau. Như vậy, mỗi ô sẽ thể hiện một sự giao nhau của yếu tố và xu hướng.

Một ma trận điển hình là một sự thể hiện có trật tự tất cả các loại thông tin để phục vụ cho việc xem xét trong quá trình xác định một hệ thống. Không phải tất cả các yếu tố hoặc xu hướng cần phải theo đúng như lý thuyết trong một hệ thống cụ thể, và cũng không cần phải có một lượng thông tin giống nhau trong từng ô. Có ô có thể không có thông tin gì cả hoặc rất nhiều ô thậm chí có mô hình hoặc bộ dữ liệu khác nhau. Độ chính xác của thông tin không đòi hỏi phải giống hệt nhau hoặc tương tự nhau ở mỗi ô. Rất hiếm khi ma trận hệ thống được sử dụng đúng như hình thức này để ghi chép thông tin cần thiết trong quá trình thiết kế một hệ thống.

Các câu hỏi được đưa ra để tìm hiểu các đặc trưng cần được phát triển cho mỗi ô hầu như là tất cả. Đó là những câu hỏi vượt xa những câu hỏi thông thường Ai, Cái gì, Tại sao, Ở đâu, Khi nào và Như thế nào. Các câu hỏi cũng cụ thể hơn vì đã có sẵn hơn 48 câu hỏi mà ma trận đề xuất. Thêm vào đó, 16 câu hỏi về xu hướng nền tảng và giá trị, 24 câu hỏi về xu hướng kiểm soát, 32 câu hỏi về điểm chung, và 40 câu hỏi về tương lai, tổng cộng có ít nhất 128 câu hỏi.

Quan điểm hệ thống về một yếu tố và xu hướng có thể tiếp diễn không ngừng, giống như tấm ảnh một người phụ nữ cầm trên tay một chai thuốc tẩy với tấm ảnh một người phụ nữ cầm trên tay một chai thuốc tẩy với tấm ảnh một người phụ nữ cầm trên tay một chai thuốc tẩy với tấm ảnh (3 lần).

Hãy khoan bối rối! Thực tế rất ít khi xảy ra các ma trận như thế. Tuy nhiên, cách nhìn chi tiết và mở rộng này sẽ đảm bảo việc xem xét giải quyết vấn đề cho một dự án ở mọi mức độ phức tạp đồng thời với những đơn vị phụ thuộc lẫn nhau nhằm hạn chế những liên kết yếu trong toàn bộ hệ thống. Khả năng nhận thức tổng thể của người thành đạt và hiểu những mối tương tác và các liên kết yếu thông qua một số cơ cấu hệ thống mà họ thiết lập bằng trực giác chính là điểm đặc trưng của nguyên tắc Thiết lập Hệ thống của Tư duy Đột phá.

Mục đích và Mục tiêu của nguyên tắc Thiết lập Hệ thống

Nguyên tắc Thiết lập Hệ thống có nhiều mục đích và mục tiêu rất đa dạng, trong đó có 9 mục tiêu sẽ được phân tích dưới đây. Trong Tư duy Đột phá, nguyên tắc này có liên quan đến hầu hết các nguyên tắc khác bằng cách thiết lập một bộ khung nòng cốt và cơ chế ghi nhận tác động của các nguyên tắc trong việc giải quyết vấn đề

1. Cung cấp một bộ khung chỉnh thể để tư duy và mô tả hình ảnh của các Giải pháp Tiếp theo và các đề xuất. Có nhiều cách thức và phương tiện để thể hiện các khía cạnh khác nhau của một hệ thống (biểu đồ, đồ thị, phương trình, hình ảnh, biểu đồ phát triển, biểu đồ tổ chức v.v.) nhưng như thế vẫn chưa đủ. Bạn cần có một ma trận hệ thống để liên kết các yếu tố lại với nhau. Ma trận trình bày các yếu tố, phương diện, và các ô nhằm chỉ ra cách làm thế nào để biến ý tưởng thành hiện thực.

2. Xem xét và đưa ra các quan điểm đúng đắn ở tất cả các khía cạnh có liên quan và những vấn đề phức tạp của Giải pháp Tiếp theo cũng như các giải pháp đã được đề xuất khác. Chúng ta đều biết rằng hầu hết các giải pháp đều phức tạp. Đề xuất điều mới hoặc khác biệt có nghĩa là tất cả các yếu tố (kỹ thuật, xã hội, yếu tố chung và cá nhân) cũng nên được nêu rõ chi tiết hoặc xem xét thỏa đáng. Điều đặc biệt quan trọng là phải xác lập các thông số và cách thức đạt các mục tiêu và mục đích chính yếu. Song song đó, bạn phải xem đó là một bộ phận gắn liền trong quá trình vận hành chứ không chỉ là khâu kiểm tra chất lượng cuối cùng; cải tiến năng suất liên tục từ thay đổi ban đầu; cách thức làm cho khách hàng (hay người hưởng lợi cuối cùng từ giải pháp) trở thành một trọng tâm lớn nhất; phát triển nguồn nhân lực phục vụ yêu cầu thay đổi và đa dạng hóa trong tương lai của sản phẩm và dịch vụ; và các trọng tâm cần thiết và thích hợp khác đối với yếu tố chi phí và thời gian.

Yếu tố khách hàng rất quan trọng nên một ma trận hệ thống của hệ thống khách hàng đòi hỏi phải rất chi tiết. Đầu ra của sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty bạn chính là yếu tố đầu vào của hệ thống khách hàng. Liên kết ma trận hệ thống của bạn và hệ thống khách hàng cũng giúp bạn hình dung những cải tiến đối với đầu ra và các mục đích của bạn cũng như khả năng phát triển sản phẩm và dịch vụ mới. Trên tất cả, ma trận hệ thống sẽ giúp bạn tránh rơi vào những giả định lạc quan thái quá về hành vi và phản ứng của khách hàng (hoặc của những người có liên quan trong hệ thống).

Sự tương tác trong một ma trận hệ thống cũng có thể được sử dụng để đánh giá ảnh hưởng của các hệ thống khác đến hệ thống của chính bạn – hệ thống đối thủ cạnh tranh, hệ thống dịch vụ sẵn có qua các công ty độc lập, hệ thống xã hội tồn tại xung quanh các đầu ra của hệ thống của bạn.

Chúng ta thường mắc thói quen xấu là đưa ra một danh sách dài vô tận các đề xuất sau vô số cuộc nghiên cứu. Ngoài việc thu thập dữ liệu thừa thãi (sẽ trình bày ở Chương 8), các đề xuất giải pháp hiếm khi được xem xét trên cơ sở hệ thống. Ví dụ, một báo cáo vào năm 1988 về đào tạo ngành kỹ sư có đến… 23 đề xuất. Nhiều đề xuất rất hay, nhưng báo cáo không nêu rõ đề xuất này có liên quan thế nào đến đề xuất khác hoặc những yếu tố về chi phí, chất lượng, thời gian và những yếu tố thay đổi liên tục nào có liên quan đến đề xuất.

Hãy xem xét một đề xuất sẽ hiệu quả hơn thế nào nếu nó được đặt trong mô hình ma trận hệ thống – những ý tưởng phác thảo về xu hướng nền tảng, giá trị, thước đo, kiểm soát, điểm chung và xu hướng tương lai của mục đích, đầu ra, đầu vào, quy trình, môi trường, yếu tố con người, vật chất, và thông tin. Chúng ta có thể đảm bảo rằng chúng ta đã thực hiện điều này, và khi thực hiện, chúng ta phát hiện ra nhiều thiếu sót, các ý kiến đáng ra nên được đưa vào, những mâu thuẫn, chồng chéo, và thậm chí cả những yếu tố phản tác dụng. Vậy có tốt hơn khi các nhóm nghiên cứu sử dụng ma trận hệ thống để trình bày đề xuất của họ nhằm hạn chế những khó khăn này và làm cho báo cáo sẽ dễ hiểu hơn cho người đọc? Thất bại của họ là một lý do chính dẫn đến hầu hết các báo cáo bị xếp chồng trên kệ mà không có bất cứ hành động nào tiếp theo.

3. Sắp xếp các chi tiết cho Giải pháp Tiếp theo và các đề xuất. Mục đích này nhấn mạnh đến chiều sâu của các đặc trưng nhằm hoàn thiện cho chiều rộng và các mối tương quan của mục đích thứ hai. Những người thành đạt luôn có cảm nhận rõ ràng về những chi tiết cho thấy các kết quả có thể đạt được. Quan điểm này sẽ tạo điều kiện hình thành một viễn cảnh về kết quả đạt được, thậm chí khi định hướng tổng thể được vạch ra và hướng dẫn những hành động hiện tại. Hơn nữa, sử dụng ma trận hệ thống để trình bày chi tiết từng yếu tố, từng xu hướng và từng ô sẽ mở rộng tối đa khả năng xem xét tất cả mọi tác động của xã hội và con người cùng với những lợi ích đối với sự thay đổi và sự can thiệp.

4. Hiểu được sự phức tạp. Mặc dù không trực tiếp dẫn đến sự đột phá, nhưng mục tiêu này thừa nhận rằng một tình huống phức tạp ban đầu có thể được thấu hiểu ngay cả trước khi mục đích hoặc Giải pháp Tiếp theo được phát triển. Ma trận hệ thống có chức năng đặc biệt là xác định và mô tả các giao diện và những liên kết giao tiếp.

Điều quan trọng đối với các tình huống phức tạp là một sự hiểu biết về bản chất của các dự đoán – sự chắc chắn tuyệt đối, sự có thể hoặc sự không chắc chắn – luôn luôn xuất hiện trong những tình huống phức tạp. Những viễn cảnh này khi đó tạo điều kiện sử dụng hiệu quả những nguyên tắc tư duy đột phá khác, trong khi thách thức các vấn đề phức tạp, những điểm chung, và định hướng tương lai. Vì vậy hiểu được sự phức tạp của vấn đề và giải pháp bản thân nó là một sự đột phá quan trọng để tránh rơi vào trường hợp không làm gì cả vì cho rằng vấn đề quá phức tạp.

5. Ngăn ngừa thất bại. Henry Petrosky cho rằng mục đích tận cùng của thiết kế, đặc biệt là thiết kế cầu cống và các công trình xây dựng dân dụng, là điều này: ngăn ngừa thất bại. Tất cả chúng ta đều đồng ý rằng đó là điều cốt yếu cho các giải pháp mà ông đề cập. Đó cũng là điều quan trọng đối với các hệ thống khác – phần mềm, sản xuất, bảo hiểm – nhưng một sai sót hoặc thất bại hoặc cả hai điều này trong hầu hết các thiết kế vẫn không quan trọng bằng một chiếc cầu bị sập, một vụ nổ tàu vũ trụ hoặc một tòa nhà chọc trời bị sụp đổ. Đó là những tai nạn nghiêm trọng cho nên mục tiêu ngăn ngừa thất bại của nguyên tắc Thiết lập Hệ thống có nghĩa là người thiết kế phải dự đoán trước những tình huống xấu nhất có thể xảy ra. Dù điều này không đảm bảo chắc chắn thất bại sẽ không xảy ra, nhưng nguy cơ thất bại phải được hình dung trước. Ma trận hệ thống là một phương tiện tối ưu để thực hiện điều này, cho bạn khả năng khám phá mọi ngóc ngách (các ô nhỏ của từng cấp của ma trận) của bất kỳ hệ thống nào để tối thiểu hóa những kết quả ngoài dự tính và tác động không mong muốn.

Việc phát triển giải pháp theo hệ thống cũng cho phép việc thực hiện thăm dò và từng bước thực hiện những thay đổi của những bộ phận quan trọng.

6. Tránh sự cố gắng sửa chữa những sai lầm trong kiểm soát và những sửa đổi gây ra bởi hoạt động mang tính chu kỳ của hệ thống. Hầu hết mọi người nghĩ việc kiểm tra giám sát dưới mọi hình thức luôn phải có trong mọi hệ thống. Đối với đa số hệ thống – máy bay, y học, truy cập vào thông tin cá nhân – thì điều này đúng. Ma trận hệ thống với các yếu tố và xu hướng khác – mục đích, điểm chung và giá trị – sẽ giúp nhìn nhận đúng hơn về quan điểm kiểm soát. Con người có thể thực hiện việc kiểm tra ở một số khâu máy móc không thể làm được. Nhưng từ các tai nạn nhà máy năng lượng hạt nhân, sai sót của phi công, và trục trặc hệ thống báo cháy cho thấy con người đã "gây ra" lỗi lầm, vì vậy cần phải có một sự phân bổ việc kiểm tra hợp lý giữa con người và thiết bị. Ví dụ, khi thiết kế các nhà xưởng lớn và phức tạp, người Mỹ có xu hướng lập những cỗ máy kiểm tra giám sát rất phức tạp, trong khi đó người Nhật lại giao cho con người việc kiểm tra sự phức tạp của nhà xưởng (và đạt hiệu quả cao hơn so với người Mỹ).

7. Tránh sự phức tạp không cần thiết. Nếu ma trận hệ thống có thể giúp bạn hiểu được tính phức tạp và tránh được việc kiểm tra giám sát quá nhiều một hệ thống thì nó cũng có thể giúp bạn tránh được sự phức tạp không cần thiết. Ma trận sẽ cân bằng việc kiểm tra bởi nó biểu thị mọi mối tương quan giữa các yếu tố. Sự phức tạp quá mức chỉ được nhận rõ qua ma trận hệ thống.

8. Tăng khả năng thực hiện thành công. Nếu các chi tiết cụ thể được suy xét cặn kẽ và với cái nhìn toàn diện thì khả năng thực hiện giải pháp thành công sẽ cao hơn. Xem xét và đề cập những kết quả có thể đạt được từ các giải pháp phải được tiến hành trước khi ra quyết định.

9. Nuôi dưỡng tinh thần học hỏi liên tục. Trình bày chi tiết một hệ thống với các yếu tố và xu hướng của ma trận hệ thống sẽ gắn kết bạn với phương châm rằng bạn không thể biết mọi thứ. Luôn luôn có chỗ đứng cho con người trong quá trình hoạt động của hệ thống (như sẽ được đề cập trong Chương 9); và mỗi hệ thống sẽ gắn liền với sự cải tiến liên tục, vì đó là chức năng của xu hướng tương lai.

Bạn cần xác định rõ những điều bạn và người khác cần học hỏi trong xu hướng tương lai để hệ thống có thể đạt được cấp độ thay đổi tiếp theo của nó. Những tổ chức thành công nhất luôn biết rằng hệ thống mà họ đang thay đổi hoặc thiết lập sẽ như thế nào trong ba hay năm năm kế tiếp. Và năm tới, họ sẽ tiếp tục phát triển mục tiêu Giải pháp Tiếp theo.

Áp dụng nguyên tắc Thiết lập Hệ thống

Giống như các nguyên tắc khác của Tư duy Đột phá, nguyên tắc Thiết lập Hệ thống là một nguyên tắc tinh thần liên quan đến tất cả các khía cạnh của việc ngăn ngừa và giải quyết vấn đề. Đó là một cơ sở tuyệt vời cho việc tư duy trong mọi tình huống, chứ không chỉ là những dự án cụ thể - các cuộc họp hội đồng, bàn luận chính trị, phân tích nghệ thuật biểu diễn sân khấu, đánh giá chương trình giáo dục cho trẻ em, hay các tính toán cho hoạt động chăm sóc y tế.

Thường xuyên duy trì hình ảnh về ma trận hệ thống sẽ mang đến cho bạn một số câu hỏi toàn diện trong bất kỳ tình huống nào. Bố cục của nguyên tắc Thiết lập Hệ thống thực ra là một cơ chế tinh thần.

Dưới dạng một hoạt động giải quyết vấn đề cụ thể, ma trận hệ thống là sự tập hợp tất cả các yếu tố của Giải pháp Tiếp theo mục tiêu hoặc giải pháp được đề xuất. Nó cung cấp một ngôn ngữ cho việc trao đổi về vấn đề hoặc Giải pháp Tiếp theo, đề xuất (hệ thống như thế nào khi nó được thiết lập), hoặc kế hoạch thực hiện.

Sau đây là 9 hướng dẫn áp dụng nguyên tắc Thiết lập Hệ thống.

1- Đặt giả thiết ma trận hệ thống là một ma trận rỗng khi bạn bắt đầu một dự án. Mặc dù có những đặc trưng nhất định của hệ thống cuối cùng mà bạn hướng đến, hãy xem như chưa có đặc trưng nào cả. Chỉ khi bạn hoàn thành trò chơi ô chữ, bạn mới điền các đặc trưng vào ma trận cho đến khi công việc của bạn hoàn thành. Có lẽ các mục đích của dự án và hệ thống sẽ được đưa vào đầu tiên. Sau đó là các giá trị và thước đo của một vài yếu tố. Tiếp theo có thể là một số thành tố của quy trình hoặc đầu vào hoặc đầu ra, cho phép các nhóm nhỏ hơn làm việc song song với các bộ phận khác của dự án. Sao chép các ma trận có thể cần thiết để các Giải pháp Tiếp theo có thể thay thế nhau được khai thác, mỗi ma trận với những chi tiết bổ sung cho các yếu tố và xu hướng khác nhau của chính ma trận đó. Có thể một vài Giải pháp Tiếp theo kế tiếp nhau sẽ bị loại bỏ khi Giải pháp Tiếp theo mục tiêu được mở rộng. Cuối cùng, giải pháp đề xuất sẽ được trình bày bởi một ma trận được điền đầy đủ thông tin cùng với một ma trận khác biểu thị chi tiết kế hoạch thực hiện.

2- Điền thông tin vào một ma trận là một phép tu từ. Việc cố gắng điền tất cả mọi thứ vào các ô nhỏ đó rõ ràng là ngớ ngẩn đối với bất kỳ dự án thực tế nào. Bản tuyên bố về việc xây dựng một trường y khoa lớn được đề cập ở đầu chương này đã dành nhiều trang giấy cho mỗi yếu tố. Mỗi phần phác họa các nội dung của yếu tố dưới hình thức các xu hướng. Ví dụ, đầu vào được mô tả bằng các thuật ngữ cơ bản như con người, thông tin và các sản phẩm vật chất sẽ được xử lý và chuyển biến thành cơ sở hạ tầng. Những chi tiết mở rộng bổ sung khi đó được cung cấp thêm về các giá trị, thước đo, giao diện và các xu hướng tương lai.

3- Trước tiên, bạn hãy xem xét các yếu tố (hàng ngang) và sau đó mở rộng mỗi yếu tố nếu cần thiết bằng các xu hướng (hàng dọc). Đây không phải là một quy tắc cố định, nhưng nó sẽ giúp bạn sắp xếp suy nghĩ hiệu quả hơn, đi từ các khái niệm cơ bản của hệ thống như mô hình phễu. Khi hình dung mô hình phễu cho hệ thống của bạn, tám yếu tố trong Hình 7-4 là những điều cần phải có trong tâm thức của bạn.

4- Nếu tổng thể quá phức tạp, bạn hãy chuyển bất kỳ hoạt động cụ thể nào từ ma trận hệ thống tổng thể thành các ma trận yếu tố, xu hướng hoặc từng ô nhỏ. Việc kiểm soát đầu vào cần được giải thích rõ, thước đo chất lượng quy trình cần có các thông số mở rộng ở phạm vi lớn, các giá trị cho yếu tố con người cũng đòi hỏi sự hiểu biết đầy đủ, các cơ hội và rủi ro tiềm ẩn có thể gắn kết với các giá trị, thước đo, và xu hướng kiểm soát, hoặc hệ thống đánh giá yếu tố đầu ra cần phải thật chi tiết. Việc xem xét từng ma trận hệ thống cho chúng ta cơ hội nắm bắt được các vấn đề cơ bản mà không đánh mất cái nhìn toàn diện.

5- Thiết lập ma trận hệ thống thành một ngôn ngữ giao tiếp giữa những người có cùng mục đích (CEO của các công ty nhỏ, các nhà quản trị bệnh viện, các kỹ sư của một chi nhánh độc lập). Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, trao đổi qua mạng, đối thoại cá nhân về một chủ đề cụ thể hoặc một loại hệ thống sẽ thành công hơn thông qua một hướng dẫn ma trận hệ thống so với các mô hình khác.

6- Biến ma trận hệ thống thành một mô hình thật sự được áp dụng trong công ty, tổ chức của bạn. Một chiến lược kinh doanh của công ty sẽ được làm rõ thông qua các yếu tố và xu hướng của ma trận hệ thống. Bảng 7-1 mô tả những tiềm năng nâng cao tính hiệu quả của kế hoạch chiến lược. Tương tự, nhiều vấn đề khác có thể được cải tiến dưới quan điểm hệ thống: các văn bản chính sách, báo cáo nghiên cứu, nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật, kế hoạch cải cách hành chánh, và danh mục kiểm tra. Mỗi vấn đề có thể được xem là một hệ thống, và việc ghi chú mỗi yếu tố và xu hướng có thể giúp cải thiện vấn đề. Chúng tôi khuyến cáo bạn nên sửa đổi những cách thức và mô hình đã được sử dụng thay vì bỏ đi và chỉ sử dụng ma trận hệ thống. Sự đột phá hình thành từ sự thay đổi to lớn những cái đã được sử dụng chứ không phải từ sự phản đối thường thấy trước một mô hình hoàn toàn mới.

7- Tìm hiểu nguyên nhân và mối tương quan. Đây là hình thức "thiết kế ngược". Trường hợp thiết kế ngược rõ nhất là trong ngành khảo cổ học. Các nhà khảo cổ được trao cho vài mảnh vỡ gì đó và được yêu cầu tìm ra hệ thống. Bất kỳ thông tin có sẵn nào được đưa vào các ô thích hợp của ma trận đều cho phép bạn suy ra rằng các ô khác cần có thông tin gì để đảm bảo thông tin "cứng" luôn có sẵn. Phân tích nguyên nhân tai nạn cũng có thể áp dụng cách này.

8- Cung cấp một cơ chế phối hợp để nắm bắt các phương pháp, công cụ và mô hình phân tích sẵn có. Hầu hết mọi người đều cho rằng những công cụ sau đây đều có thể sử dụng để giải quyết vấn đề: giản đồ nguyên nhân - kết quả hay còn gọi là giản đồ xương cá, số liệu thống kê, các yếu tố chủ yếu để thành công, giải thuật toán, thuyết hỗn mang, mô hình tối ưu, phân tích quyết định đa thuộc tính, bảng tính… Nguyên tắc Thiết lập Hệ thống cho thấy các phương pháp này không phải là cách triệt để để giải quyết vấn đề nhưng có thể được dùng để trình bày chi tiết một số khía cạnh của giải pháp. Ma trận hệ thống giúp xác định thông tin bạn cần và có tác dụng như một công cụ phân loại và lưu trữ.

9- Đưa những người quan tâm đến chất lượng và năng suất tiếp cận với các điều kiện hệ thống toàn diện. Chất lượng và năng suất thuộc xu hướng giá trị và thước đo (và đôi khi là xu hướng kiểm soát) trong ma trận hệ thống. Nhưng có ba xu hướng quan trọng khác, đặc biệt là xu hướng nền tảng. Chỉ quan tâm đến giá trị và thước đo vẫn chưa đủ. (Đó là sự thay đổi vạch đo nhiệt trên nhiệt kế để đọc 220C trong khi nhiệt độ thực tế là 180C, thay vì lắp đặt lò sưởi, là cách mà Charlie Geisel, đồng nghiệp chúng tôi, thường mô tả về thực tế đang diễn ra trong các chương trình cải thiện chất lượng và năng suất của các công ty.) Việc tập trung vào thước đo và giá trị có thể mang lại lợi ích nếu chúng được đưa vào bối cảnh của một hệ thống toàn diện. Nhưng để đạt được mục đích cao nhất từ bất kỳ sự tập trung nào, bạn cần áp dụng các nguyên tắc khác của Tư duy Đột phá. Nếu ma trận hệ thống là ngôn ngữ giao tiếp về các giải pháp và các đặc trưng, thì tất cả các nguyên tắc của Tư duy Đột phá hợp lại là ngôn ngữ để đạt được những thành tựu lớn nhất.

Nhưng hãy cẩn thận.

Để đạt được đầy đủ các lợi ích của nguyên tắc Thiết lập Hệ thống, bạn phải nhận thức được một số nguy cơ, trong đó có các giả định tích cực thái quá về phản ứng của người khác trong hệ thống của bạn, những đề án kỳ quặc và không tưởng, và người khác không hiểu rõ điều bạn đang đề xuất. Bạn cũng cần nhớ rằng hầu hết các dự án luôn bị kéo dài thời gian hoàn thành và chi phí luôn cao hơn so với dự toán.

Hãy lưu ý kế hoạch của bạn còn mở rộng sang tất cả các nhánh của hệ thống có mối quan hệ với nhau (nghĩa là, không điền tất cả thông tin vào ma trận hệ thống cùng một lúc nếu không xem xét mối tương quan, ảnh hưởng giữa các ô khác nhau). Chúng ta phải nghiên cứu và học hỏi chuỗi sự kiện mà ma trận hệ thống chỉ ra và cố gắng bảo vệ các yếu tố then chốt trong kế hoạch thực hiện của bạn khỏi những thay đổi tùy hứng có thể ảnh hưởng đến các yếu tố khác. Đồng thời, không được để nỗi sợ phạm lỗi kìm hãm việc chỉnh sửa khi cần thiết.

Cuối cùng, hãy tuân theo hệ thống mà bạn tạo ra. Làm đúng mọi điều không quan trọng bằng làm điều đúng.

Bảng 7-1: Cách thức ma trận hệ thống mở rộng một kế hoạch chiến lược.

(*) SBU: Strategic Business unit - Một đơn vị kinh doanh cơ sở.

Kết quả và tác động

Dường như có phần khó hiểu khi chúng tôi sử dụng một vài thuật ngữ giống nhau để mô tả lợi ích của nguyên tắc Thiết lập Hệ thống mà những người đề xướng cái gọi là tư duy hệ thống đã sử dụng có phần thái quá. Điều duy nhất chúng tôi có thể giải thích với bạn là mang đến một hình ảnh vững chắc về mô hình hình phễu và ma trận hệ thống bất cứ khi nào bạn sử dụng từ hệ thống, hoặc khi so sánh với quan điểm "bức tranh lớn" vô hình do người khác đề xuất.

Thực vậy, kết quả và tác động tích cực là rất lớn:

Thứ nhất, quan điểm hệ thống về một yếu tố hoặc xu hướng có thể được mở rộng đến vô tận, như minh họa ở ví dụ hình ảnh của một người phụ nữ trên chiếc hộp thuốc tẩy. Số ma trận hệ thống vô tận có thể được dự tính theo khái niệm về trước hoặc về sau trong không gian của bất kỳ ma trận hệ thống tham khảo nào. Điều này tạo ra những phương thức hoạt động cho các dự án dưới mọi mức độ phức tạp để cùng lúc giải quyết các vấn đề trong các đơn vị phụ thuộc lẫn nhau để tránh các mối liên kết yếu trong toàn hệ thống. Nó cũng cho phép bạn nhìn thấy sự đơn giản nằm ở đâu và hữu dụng như thế nào.

Thứ hai, ma trận hệ thống cũng có thể được phân chia – đó là các đặc trưng quan trọng đồng hành cùng với các nguyên tắc của Tư duy Đột phá. Ma trận sẽ thiết lập một quy trình đánh giá các lựa chọn của toàn hệ thống hoặc bất kỳ bộ phận nào bên trong hệ thống, kể cả thử nghiệm hệ thống, nếu cần.

Thứ ba, việc học hỏi liên tục được tác động bởi các tác nhân của nhiều ô trong từng ma trận có thể đòi hỏi một giải pháp.

Thứ tư, mỗi hệ thống được thiết lập là độc đáo và duy nhất nhằm đáp ứng yêu cầu và mục đích của một vấn đề cụ thể. Khả năng tất cả các đặc điểm của tình huống này giống tình huống khác là bằng không.

Thứ năm, xem ma trận hệ thống là ngôn ngữ chung để trao đổi trong quá trình thảo luận về các hệ thống hoặc các chủ đề khác với ma trận hệ thống và mô hình phễu. Điều này giúp bạn đưa các phê phán về một đề xuất nào đó vào trong các bối cảnh cụ thể để nó được nhìn nhận một cách khách quan hơn.

Thứ sáu, các sai sót và lỗi bất cẩn trong hệ thống, đặc biệt là lỗi bỏ sót, có thể được kiểm tra để ngăn ngừa hoặc sửa đổi. Không ai có thể chắc chắn rằng tất cả các chi tiết và gợi ý đều được liệt kê đầy đủ, nhưng nhờ đó mà khả năng phát hiện được sự phân nhánh trước khi tiếp tục tiến về phía trước là rất cao.

Thứ bảy, các năng lực và nguồn lực chủ yếu cần thiết cho việc triển khai hệ thống được xác định và tính sẵn có của chúng cũng được định rõ.

Cuối cùng, tất cả những lợi ích này giúp bạn khám phá ra các cơ hội (đầu tư-kinh doanh, lựa chọn công việc, mua nhà…). Thay vì lao vào quyết định, hãy để cơ hội nảy nở và chín muồi trong môi trường ma trận hệ thống – để đảm bảo tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng và tương tác với các yếu tố khác.

Bạn có thể chuẩn bị cho mình các cơ hội tương lai bằng cách hiểu thông tin cơ bản trong các ô của ma trận, thông tin nào cho phép bạn hành động nhanh hơn khi cần thiết. Cảm xúc, hình ảnh và niềm tin của bạn về khả năng của chính mình có thể được kích thích qua việc hạn chế những đánh giá sai lầm về các ý tưởng, tư duy hạn hẹp hay thất bại trong lắng nghe quan điểm của người khác về một hệ thống hoặc kiến nghị nào đó.

Tiêu đề phụ của chương này là Nguyên lý Tảng Băng Trôi: phần chìm chiếm đến 7/8 của tảng băng. Cho đến khi chúng ta phát triển ma trận hệ thống, phần lớn ý tưởng về hệ thống trong mô hình đề xuất cũng bị ẩn chìm như thế. Nguyên tắc Thiết lập Hệ thống sẽ vạch rõ toàn bộ tảng băng của vấn đề hoặc cơ hội của bạn, chứ không chỉ là 1/8 có thể nhìn thấy được của tảng băng. Như vậy, bạn có thể vừa phòng ngừa rủi ro vừa tận dụng toàn bộ độ lớn và sức mạnh kinh hoàng của nó.