Chương 2Thói quen khẩn cấp

Không có ý thức cam kết đối với điều quan trọng, là vô tình cam kết với điều không quan trọng.

hi bắt đầu đọc chương này, bạn hãy dành vài phút trả lời các câu hỏi sau đây:

Hoạt động nào mà bạn biết rõ rằng nếu bạn thực hiện thật tốt và thường xuyên thì nó sẽ đem lại kết quả có ý nghĩa tích cực cho cuộc sống riêng của bạn?

Hoạt động nào mà bạn biết rõ rằng nếu bạn thực hiện thật tốt và thường xuyên thì nó sẽ đem lại kết quả có ý nghĩa tích cực cho nghề nghiệp chuyên môn hay sự nghiệp của bạn?

Nếu bạn biết rõ những điều này sẽ tạo ra sự khác biệt có ý nghĩa như vậy, thì tại sao đến bây giờ bạn vẫn không làm?

Khi bạn cân nhắc câu trả lời của mình, chúng ta hãy xem xét hai yếu tố chính thúc đẩy sự lựa chọn cách sử dụng thời gian của chúng ta: tính khẩn cấp và tầm quan trọng của sự việc. Mặc dù chúng ta quan tâm đến cả hai yếu tố này, nhưng thực ra chỉ có một yếu tố là mô thức cơ bản qua đó chúng ta nhìn thời gian và cuộc sống của mình.

Thế hệ quản trị thời gian thứ tư dựa trên cơ sở mô thức “tầm quan trọng” của sự việc. Biết rõ và làm những điều quan trọng thay vì chỉ đối phó lại với những sự việc có tính khẩn cấp là nền tảng của sự ưu tiên cho điều quan trọng nhất.

Khi bạn đọc hết chương này, chúng tôi sẽ yêu cầu bạn xem xét lại mô thức của mình một cách kỹ càng. Bất kể bạn đang hoạt động theo mô thức “tính khẩn cấp” hay mô thức “tầm quan trọng” thì nó đều có ảnh hưởng sâu sắc đến kết quả bạn đang hướng tới trong cuộc đời của mình.

Tính khẩn cấp

Ít người trong chúng ta nhận ra tính khẩn cấp có ảnh hưởng mạnh mẽ như thế nào đến sự lựa chọn của chúng ta. Tiếng chuông điện thoại reo. Tiếng con khóc. Tiếng ai đang gõ cửa. Thời hạn sắp hết.

“Tôi cần nó ngay bây giờ.”

“Tôi đang mắc kẹt, anh có thể đến ngay bây giờ không?”

“Anh trễ cuộc hẹn rồi.”

Tính khẩn cấp chi phối cuộc sống của bạn đến mức nào? Chúng tôi khuyên bạn dành ra vài phút để xem xét những thái độ và hành vi xuất phát từ tính khẩn cấp này như đã được phản ánh trong bảng Chỉ số tính khẩn cấp dưới đây. Mức độ liên hệ của bạn đối với những nội dung được nêu ra trong bảng Chỉ số sẽ cho bạn biết mức độ bạn nhìn nhận cuộc sống thông qua mô thức “tính khẩn cấp”. Khi bạn đọc từng nội dung, hãy cho điểm đánh giá vào con số nào phản ánh tốt nhất hành vi của bạn.

BẢNG CHỈ SỐ TÍNH KHẨN CẤP

Khoanh tròn vào con số mô tả đúng nhất hành vi hay thái độ của bạn đối với ý kiến nêu ra ở phía tay trái (0 = Không bao giờ (A); 2 = Đôi khi (B); 4 = Luôn luôn (C))

1. Dường như tôi làm việc tốt nhất khi phải chịu áp lực.

2. Tôi thường đổ lỗi cho sự thúc bách và áp lực bên ngoài khi không dành thời gian sâu lắng cho riêng mình.

3. Tôi thường bực bội trước sự chậm chạp của người khác hay sự việc quanh tôi. Tôi ghét phải chờ đợi hay xếp hàng.

4. Tôi cảm thấy có tội khi bớt thời gian làm việc để nghỉ ngơi.

5. Tôi luôn vội vã chạy như con thoi giữa các địa điểm và các sự kiện.

6. Tôi thường tìm cách tống khứ người khác để tập trung cho kế hoạch của mình.

7. Tôi cảm thấy lo lắng mỗi khi bị mất liên lạc với văn phòng làm việc trong vài phút.

8. Tôi thường bận tâm với một việc trong khi đang làm một việc khác.

9. Tôi làm việc tốt nhất khi xử lý tình huống khủng hoảng.

10. Hoóc-môn kích thích do một cuộc khủng hoảng mới làm cho tôi cảm thấy hưng phấn hơn so với làm việc đều đặn vì sự thành đạt lâu dài.

11. Tôi thường hy sinh thời gian chất lượng với những người quan trọng trong đời mình cho việc xử lý khủng hoảng.

12. Tôi cho rằng người khác đương nhiên sẽ hiểu ra nếu tôi buộc phải làm họ thất vọng hay bỏ qua việc khác để giải quyết khủng hoảng.

13. Tôi dựa vào việc giải quyết khủng hoảng để cảm thấy cuộc đời có ý nghĩa hay mục đích.

14. Tôi thường ăn trưa hay các bữa ăn khác trong khi làm việc.

15. Tôi luôn nghĩ rằng sẽ có ngày tôi có thể làm được điều tôi thực sự muốn làm.

16. Vào cuối ngày, nhìn một đống to tướng giấy tờ trong thùng đựng công văn “Đi”, tôi cảm thấy mình thực sự là người làm việc có hiệu quả.

Sau khi chọn xong mức độ trong bảng Chỉ số này, bạn hãy cộng lại số điểm ghi được và đối chiếu kết quả của bạn với thước đo sau:

0-25 điểm: Nếp nghĩ không coi trọng tính khẩn cấp

26-45 điểm: Nếp nghĩ coi trọng tính khẩn cấp

46 điểm trở lên: Có thói quen chạy theo tính khẩn cấp

Nếu phần lớn câu trả lời của bạn đều nằm ở điểm thấp, thì mô thức tính khẩn cấp có thể không phải là yếu tố có ảnh hưởng nhiều đến cuộc sống của bạn. Nếu bạn ở điểm giữa hoặc nghiêng về điểm cao, thì nhiều khả năng tính khẩn cấp là mô thức hoạt động cơ bản của bạn. Nếu các câu trả lời của bạn luôn ở điểm cao, thì tính khẩn cấp không chỉ là cách nhìn của bạn, mà đã trở thành thói quen thực sự của bạn.

Thói quen khẩn cấp

Một số người trong chúng ta quen với hoóc môn kích thích trong xử lý khủng hoảng đến nỗi bị lệ thuộc vào nó để có được sự phấn khích và năng lượng. Tính khẩn cấp tạo ra cảm giác gì? Bị stress? Chịu áp lực? Căng thẳng? Kiệt sức? Tất nhiên rồi. Nhưng đôi khi nó cũng làm chúng ta cảm thấy hưng phấn. Chúng ta cảm thấy mình có ích. Mình thành đạt. Mình được đề cao. Mình được đền đáp. Mỗi khi có sự bất ổn xảy ra, chúng ta liền lao vào giải quyết trong tâm trạng của một người anh hùng. Điều này đem đến kết quả ngay lập tức, nó cho ta một sự mãn nguyện tức thì.

Chúng ta có được kết quả tạm thời từ việc giải quyết các khủng hoảng có tính khẩn cấp và quan trọng. Thế rồi khi tầm quan trọng không còn ở đó nữa, tính khẩn cấp vẫn lôi kéo chúng ta làm bất cứ việc gì mang tính khẩn cấp, chỉ để tiếp tục giữ nhịp điệu. Guồng quay đòi hỏi chúng ta phải luôn bận rộn, làm việc quá sức. Điều đó đã trở thành một biểu tượng vững chắc trong xã hội chúng ta: Nếu chúng ta bận rộn, chúng ta mới là người quan trọng; nếu không bận rộn, chúng ta cảm thấy lúng túng khi phải thừa nhận điều đó. Sự bận rộn là nơi chúng ta tìm thấy sự an toàn. Nó làm chúng ta được đề cao, có danh tiếng và niềm hãnh diện. Nó cũng là cái cớ để chúng ta thoái thác với những điều quan trọng nhất trong cuộc sống của chúng ta.

“Anh muốn dành thời gian thích đáng cho em, nhưng anh phải làm việc. Thời hạn phải hoàn thành đến nơi rồi. Đây là việc khẩn cấp. Anh mong rằng em sẽ hiểu.”

“Tôi chẳng có thời gian để tập thể dục. Tôi biết nó là quan trọng, nhưng lúc này có nhiều việc thúc bách quá. Có lẽ đành phải đợi đến khi nào công việc đỡ bận hơn chút nữa.”

Thói quen khẩn cấp là một hành vi tự hại mình tuy tạm thời nó có thể lấp chỗ trống được tạo ra do các nhu cầu chưa được đáp ứng. Thay vì đáp ứng các nhu cầu đó, các công cụ và phương pháp tiếp cận quản trị thời gian lại thường nuôi dưỡng thói quen này. Chúng làm cho chúng ta hàng ngày tiếp tục tập trung chú ý ưu tiên cho sự việc có tính khẩn cấp.

Thói quen khẩn cấp cũng có hại chẳng kém các thói nghiện ngập khác. Danh sách các đặc điểm dưới đây được rút ra từ các tài liệu nói về sự cai nghiện không có liên quan gì đến quản trị thời gian. Nó liên quan chủ yếu đến sự nghiện ngập các thứ như là các chất gây nghiện, cờ bạc, và sự thái quá. Nhưng bạn hãy nhìn xem sự giống nhau của chúng!

ĐẶC ĐIỂM CỦA TRẠNG THÁI NGHIỆN NGẬP

1. Tạo ra các cảm giác dễ chịu, đoán trước được.

2. Trở thành mối quan tâm chủ yếu và thu hút mọi sự chú ý.

3. Tạm thời cắt cơn đau và các cảm giác tiêu cực khác.

4. Tạo cảm giác giả tạo về giá trị bản thân, sức mạnh, khả năng kiểm soát, sự an toàn, sự quen thuộc, sự hoàn thành.

5. Làm trầm trọng thêm các vấn đề và các tình cảm đang muốn cứu vãn.

6. Làm suy yếu chức năng hoạt động, gây tổn thất cho các mối quan hệ.

Các đặc điểm nêu trên sao mà đúng với thói quen khẩn cấp đến thế! Xã hội hiện nay của chúng ta tràn ngập thói quen này. Đi đến đâu, chúng ta cũng đều thấy thói quen khẩn cấp chi phối cuộc sống chúng ta, chi phối nền văn hóa của chúng ta.

Roger: Tại một lớp huấn luyện của chúng tôi, tôi vừa trình bày xong Chỉ số Khẩn cấp với một nhóm các nhà quản lý cao cấp của một công ty đa quốc gia. Trong giờ giải lao, một nhà quản lý cấp cao từ Úc đến gặp tôi với nụ cười gượng gạo trên mặt. “Tôi không thể tin được!”, anh ta kêu lên. “Tôi hoàn toàn nghiện nó rồi! Đây đúng là toàn bộ văn hóa kinh doanh của chúng ta. Chúng ta đi từ khủng hoảng này đến khủng hoảng khác, không bao giờ chấm dứt. Chẳng có việc nào được hoàn thành nếu không có ai đó kêu lên đây là việc khẩn cấp!”.

Khi anh ta đang nói thì một nhân vật số hai trong công ty anh ta xuất hiện bên cạnh và gật đầu tán thành. Họ kể một lúc những câu chuyện vui về tình trạng họ gặp phải, nhưng với giọng điệu không ít căng thẳng. Thế rồi, nhà quản lý cao cấp kia quay sang tôi và nói: “Ông biết không, khi anh này mới đến công ty chúng tôi, anh ta không hề bị như vậy, nhưng đến nay thì anh ta cũng bị như thế”. Anh ta mở to mắt như để thừa nhận:“Ông có biết không?”, anh ta hỏi. “Tôi không phải chỉ là một con nghiện, mà còn lôi kéo người khác nghiện theo!”.

Điều quan trọng cần nhận ra là bản thân yếu tố khẩn cấp không phải là vấn đề. Vấn đề là ở chỗ chúng ta đã để cho yếu tố khẩn cấp, chứ không phải là tầm quan trọng chi phối chủ yếu cuộc sống của chúng ta. Những thứ chúng ta coi là “những điều quan trọng nhất” thật ra chỉ là những việc khẩn cấp. Chúng ta bị mắc kẹt trong hành động triền miên, đến mức không có lúc nào dừng tay để tự hỏi điều chúng ta đang làm có thực sự quan trọng và phải làm cho bằng được hay không. Do đó, chúng ta làm trầm trọng thêm khoảng cách giữa chiếc đồng hồ và cái la bàn. Như Charles Hummel nhận xét trong cuốn sách nhỏ của ông, “Bạo chúa Khẩn cấp” (Tyranny of the Urgent):

“Việc quan trọng ít khi được làm ngay trong ngày, thậm chí trong tuần... còn việc khẩn cấp thì đòi hỏi phải có hành động ngay... Sức hấp dẫn tức thì của những việc khẩn cấp xem ra không thể cưỡng lại được và nó được coi là quan trọng, nó nuốt chửng mọi sức lực của chúng ta. Nhưng dưới ánh sáng của tầm nhìn lâu dài, thì cái vẻ nổi bật giả dối của chúng sẽ phai mờ. Với một cảm giác mất mát, chúng ta sẽ nhớ lại nhiệm vụ quan trọng mà chúng ta đã bỏ qua. Chúng ta nhận ra rằng mình đã trở thành nô lệ của tên Bạo chúa Khẩn cấp.”

Nhiều công cụ quản trị thời gian truyền thống thực sự đã giúp làm tăng sự nghiện ngập. Kế hoạch làm việc hàng ngày và bản danh sách liệt kê việc “cần làm” thực sự khiến chúng ta tập trung cho việc ưu tiên làm những việc khẩn cấp. Trong cuộc sống, khi chúng ta càng có nhiều việc khẩn cấp bao nhiêu, thì chúng ta càng có ít việc quan trọng bấy nhiêu.

Tầm quan trọng

Nhiều điều quan trọng đóng góp cho các mục tiêu bao trùm cả cuộc sống và đem lại một đời sống phong phú và có ý nghĩa thường không hối thúc hay ép buộc chúng ta. Vì chúng không phải là những việc “khẩn cấp”, nên chúng ta phải chủ động làm.

Để hiệu quả hơn trong việc tập trung vào các vấn đề về tính khẩn cấp và tầm quan trọng, chúng ta hãy xem Ma trận Quản trị thời gian dưới đây. Như bạn thấy, chúng ta phân loại các hoạt động thành các nhóm nằm trong bốn góc phần tư. Về cơ bản, chúng ta sử dụng thời gian theo một trong bốn cách sau:

Phần tư thứ I gồm những việc vừa “khẩn cấp” vừa “quan trọng”. Đó là những tình huống như xử lý một khách hàng đang tức giận, đáp ứng kịp thời hạn, sửa chữa một cái máy bị hỏng, vào viện mổ tim, hay chăm sóc một đứa trẻ đang khóc lóc vì đau đớn. Chúng ta cần dành thời gian cho Phần tư thứ I. Đây là nơi chúng ta quản lý, nơi chúng ta làm việc, nơi chúng ta đem kinh nghiệm và sự phán đoán để đáp ứng nhu cầu và những thách thức. Nếu bỏ qua những việc này, thì chẳng khác gì chúng ta tự chôn sống mình. Nhưng cũng cần nhận rõ một điều là nhiều hoạt động quan trọng trở thành khẩn cấp do sự do dự của chúng ta, hay bởi vì ta không có sự phòng ngừa hay trù bị thích hợp.

Phần tư thứ II bao gồm các hoạt động “quan trọng” nhưng không “khẩn cấp”. Đây là Phần tư của Chất lượng - là nơi chúng ta lập kế hoạch lâu dài của mình, dự kiến và ngăn ngừa các vấn đề có thể xảy ra, trao quyền cho người khác, mở rộng trí óc và tăng cường năng lực của mình thông qua đọc sách và phát triển không ngừng trình độ chuyên môn, dự tính trước việc giúp đỡ con cái khi chúng gặp khó khăn, chuẩn bị cho các cuộc họp và buổi thuyết trình quan trọng, đầu tư thời gian cho các mối quan hệ thông qua sự lắng nghe chân thành và sâu sắc, v.v. Việc tăng cường thời gian cho Phần tư thứ II sẽ làm tăng khả năng hành động của chúng ta. Bỏ qua Phần tư thứ II sẽ tăng cường và mở rộng Phần tư thứ I, gây ra stress, kiệt sức, và khủng hoảng sâu hơn cho người đã bị cuốn vào đây. Mặt khác, đầu tư vào Phần tư thứ II sẽ thu hẹp Phần tư thứ I. Việc lập kế hoạch, chuẩn bị trước, và phòng ngừa rủi ro sẽ tránh cho nhiều công việc biến thành khẩn cấp. Phần tư thứ II không thúc ép chúng ta; nhưng chúng ta phải chủ động tác động vào nó. Đây là Phần tư của sự lãnh đạo cá nhân.

Phần tư thứ III gần như là bóng ma của Phần tư thứ I. Nó bao gồm những việc “khẩn cấp, nhưng không quan trọng”. Đây là Phần tư của Sự giả tạo. Tiếng kêu của sự khẩn cấp tạo ra ảo tưởng về tầm quan trọng. Nhưng các hoạt động trong thực tế, nếu chúng quan trọng thật, cũng chỉ quan trọng đối với người khác. Những hoạt động như một số cuộc điện thoại, hội họp, và khách khứa không hẹn trước thuộc vào nhóm này. Chúng ta bỏ nhiều thời gian cho các hoạt động trong Phần tư thứ III để đáp ứng các ưu tiên và kỳ vọng của người khác, nhưng lại nghĩ rằng chúng ta đang ở trong Phần tư thứ I.

Phần tư thứ IV được dành cho các hoạt động “không khẩn cấp và cũng không quan trọng”. Đây là Phần tư của sự lãng phí thời gian. Tất nhiên, chúng ta chẳng nên vào đây làm gì. Nhưng do quá khiếp sợ cảnh bị ném qua lại giữa Phần tư thứ I và Phần tư thứ III nên chúng ta thường “trốn” vào Phần tư thứ IV để sinh tồn. Những hoạt động nào nằm trong Phần tư thứ IV? Không hẳn đó là những hoạt động giải trí, vì sự giải trí đích thực theo đúng nghĩa là hoạt động có giá trị đã nằm trong Phần tư thứ II rồi. Nhưng những việc làm như là đọc các loại tiểu thuyết rẻ tiền, thường xuyên xem các chương trình ti-vi “vô thưởng vô phạt”, hay ngồi lê đôi mách quanh bàn trà tại công sở là những hoạt động có thể liệt vào Phần tư thứ IV với đặc điểm là sự lãng phí thời gian. Phần tư thứ IV không phải để sinh tồn mà đó là sự hủy hoại. Nó có thể tạo cảm giác ngọt ngào ban đầu như ngậm viên kẹo, nhưng rồi chúng ta sẽ mau chóng nhận ra rằng sẽ chẳng tìm thấy cái gì có ích ở đó cả.

Bây giờ chúng tôi muốn bạn nhìn vào Ma trận Quản trị thời gian và nhớ lại công việc trong tuần qua của bạn. Nếu đặt từng hoạt động của mình vào một trong các phần tư này, bạn thấy phần lớn thời gian của bạn dùng vào đâu?

Bạn hãy suy nghĩ kỹ khi xem xét các Phần tư thứ I và thứ III. Người ta dễ dàng nghĩ rằng cái gì khẩn cấp thì quan trọng. Nhưng không hẳn là như vậy. Một cách hiệu quả để phân biệt hai Phần tư này là tự hỏi mình xem liệu công việc khẩn cấp đó có đóng góp gì cho mục tiêu quan trọng hay không. Nếu không phải như vậy, thì nó có thể thuộc về Phần tư thứ III.

Nếu bạn cũng giống như phần lớn những người mà chúng tôi từng làm việc, thì có nhiều khả năng bạn sẽ dành phần lớn thời gian cho các Phần tư thứ I và thứ III. Và cái giá phải trả là gì? Nếu bạn bị thúc đẩy bởi sự khẩn cấp, thì những việc quan trọng nào - thậm chí là cả “những điều quan trọng nhất”- sẽ không được bạn chú ý và dành thời gian?

Bạn hãy suy nghĩ kỹ lần nữa về các câu hỏi và câu trả lời ở phần đầu của chương này:

Hãy phân tích xem các câu trả lời của bạn nằm trong Phần tư nào. Theo dự đoán của chúng tôi, chúng sẽ nằm trong Phần tư thứ II. Như chúng tôi đã hỏi hàng ngàn người các câu hỏi này, chúng tôi nhận thấy phần lớn chúng thuộc bảy nhóm hoạt động chính như sau:

1. Cải thiện việc giao tiếp với mọi người

2. Làm công việc chuẩn bị tốt hơn

3. Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn

4. Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn

5. Tìm kiếm các cơ hội mới

6. Rèn luyện bản thân

7. Trao quyền cho người khác

Tất cả những hoạt động này thuộc Phần tư thứ II. Chúng đều quan trọng.

Vậy tại sao người ta không làm? Tại sao bạn không làm những việc mà bạn đã nhận ra từ các câu hỏi trên?

Có thể là vì chúng không phải là những việc khẩn cấp. Chúng không bức xúc. Chúng không thúc ép bạn. Bạn phải chủ động làm.

Mô thức tầm quan trọng

Rõ ràng, chúng ta có quan tâm đến cả hai yếu tố - tính khẩn cấp và tầm quan trọng - trong cuộc sống của mình. Nhưng khi đưa ra quyết định hàng ngày, một trong hai yếu tố này có xu hướng chi phối. Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức tầm quan trọng.

Khi chúng ta hành động xuất phát từ mô thức tầm quan trọng, chúng ta sống trong Phần tư thứ I và thứ II. Và khi chúng ta dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và trao quyền, chúng ta sẽ làm giảm lượng thời gian cho việc chữa cháy, thuộc Phần tư thứ I. Khi đó, thậm chí bản chất của Phần tư thứ I cũng thay đổi: Hầu hết thời gian chúng ta dành cho nó là do chúng ta lựa chọn chứ không phải do bị bắt buộc. Chúng ta chọn việc nào đó là khẩn cấp hay cần làm ngay là căn cứ vào tầm quan trọng của nó.

Một cộng tác viên đã chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn như sau:

Gần đây một người bạn của tôi gặp phải khủng hoảng trong các mối quan hệ. Tôi thì rất bận rộn với việc công ty và việc nhà, nhưng vẫn thu xếp làm chủ tình hình và dành ra thời gian cho riêng mình. Một ngày nọ, tôi xếp lịch công việc trong ngày có ba cuộc họp, bảo dưỡng chiếc xe, đi mua sắm, và một cuộc hẹn ăn trưa quan trọng thì cô ấy gọi điện. Tôi nhận ra ngay rằng cô bạn của tôi đang có chuyện rất tồi tệ, và vì thế, tôi xếp lại mọi việc của mình và lái xe hàng giờ đến nhà cô ấy. Tôi biết rằng ngày hôm sau sẽ là ngày rất nặng nề cho các hoạt động thuộc Phần tư thứ I vì có nhiều việc tôi không thể chuẩn bị trước vào hôm nay. Nhưng đây là việc quan trọng, rất quan trọng. Tôi đã lựa chọn đặt mình vào vị trí sống chung với sự khẩn cấp, nhưng đây là quyết định làm tôi cảm thấy dễ chịu.

Tại các cuộc hội thảo, chúng tôi thường yêu cầu các học viên nói lên cảm nghĩ của họ về các mô thức khác nhau. Khi đề cập đến mô thức khẩn cấp, họ thường dùng các từ ngữ như là “bị stress”, “kiệt sức”, “không thỏa mãn”, và “tàn tạ”. Nhưng khi nói về mô thức tầm quan trọng, họ dùng các từ ngữ như “tin tưởng”, “thỏa mãn”, “đúng hướng”, “có ý nghĩa” và “thanh thản”. Bạn có thể tự mình thử xem. Bạn có cảm giác thế nào khi chuyển hoạt động từ mô thức này sang mô thức khác? Những cảm giác này sẽ nói cho bạn biết rất nhiều về các kết quả bạn đang hướng đến trong cuộc sống của mình.

Những câu hỏi về Ma trận thời gian

Chúng ta đều biết rằng cuộc sống thực tế không có trật tự ngăn nắp và lô-gíc như được khái quát trong bốn Phần tư quản trị thời gian nói trên. Trong thực tế, giữa các Phần tư này đều có những khoảng giao nhau và một số hoạt động trùng lắp nhau. Sự phân loại là một vấn đề tương đối để chúng ta dễ nhận diện.

Dưới đây là một số câu hỏi về Ma trận thời gian được nhiều người nêu ra:

• Trong tất cả những việc khẩn cấp và quan trọng mà chúng ta gặp phải, làm sao biết được cần phải ưu tiên cái nào? Đây là một tình trạng tiến thoái lưỡng nan mà chúng ta thường gặp trong cuộc sống của mình. Nó khiến chúng ta cảm thấy mình nên làm như cũ, và làm nhiều hơn, nhanh hơn. Nhưng hầu như luôn luôn vẫn có một thứ cần phải được làm trước tiên. Theo một nghĩa nào đó, trong Phần tư thứ I lại có Phần tư thứ I, hay trong Phần tư thứ II lại có Phần tư thứ II. Làm thế nào biết được cái nào là quan trọng nhất trong từng thời điểm là một trong những vấn đề chủ yếu mà chúng tôi sẽ đề cập đến trong các chương sau của quyển sách.

• Có phải nằm trong Phần tư thứ I là điều tệ hại? Không, đó không phải là điều xấu. Trên thực tế, nhiều người đang dành nhiều thời gian của mình cho Phần tư thứ I. Vấn đề then chốt là tại sao bạn ở đó. Có phải bạn quanh quẩn trong Phần tư thứ I vì tính chất khẩn cấp hay tầm quan trọng của sự việc? Nếu tính khẩn cấp chi phối, trong khi tầm quan trọng mờ nhạt, bạn sẽ trượt sang Phần tư thứ III - đây là thói quen chạy theo tính chất khẩn cấp. Nhưng nếu bạn nằm trong Phần tư thứ I vì tầm quan trọng trong khi tính chất khẩn cấp mờ nhạt, bạn sẽ chuyển sang Phần tư thứ II. Cả Phần tư thứ I và Phần tư thứ II đều hướng vào tính quan trọng; chỉ có yếu tố thời gian là thay đổi. Bạn chỉ thật sự gặp vấn đề khi luôn dành thời gian cho Phần tư thứ III và thứ IV.

• Tôi sẽ lấy đâu ra thời gian cho phần tư thứ II? Nếu bạn muốn tìm ra thời gian cho Phần tư thứ II, thì Phần tư thứ III là nơi cung cấp cho bạn thời gian đó. Thời gian dành cho Phần tư thứ I là vừa khẩn cấp vừa quan trọng – chúng ta biết rõ là chúng ta cần có mặt tại đó. Và, chúng ta cũng biết là không nên ở trong Phần tư thứ IV. Nhưng Phần tư thứ III là cái có thể đánh lừa chúng ta. Bí quyết là phải biết nhìn nhận tất cả các hoạt động của chúng ta dưới góc độ của tầm quan trọng. Khi đó chúng ta sẽ có thể lấy lại thời gian bị đánh mất do sự đánh lừa của tính khẩn cấp và dành chúng cho các hoạt động trong Phần tư thứ II.

• Điều gì xảy ra nếu tôi sống trong môi trường Phần tư thứ I? Có một số nghề nghiệp, về bản chất, hầu như hoàn toàn nằm trong Phần tư thứ I. Chẳng hạn, công việc của những người lính cứu hỏa, số đông các bác sĩ và y tá, các sĩ quan cảnh sát, các phóng viên thời sự, các tổng biên tập đều có tính khẩn cấp và quan trọng. Đối với những người này thì việc dành thời gian cho Phần tư thứ II lại càng quan trọng, vì lý do đơn giản là nó tăng cường năng lực xử lý công việc trong Phần tư thứ I. Hãy nhớ rằng: Thời gian dành cho Phần tư thứ II làm tăng năng lực hành động của chúng ta.

• Những việc nào trong Phần tư thứ I mà không thúc ép và đòi hỏi sự chú ý của chúng ta “ngay lập tức”? Đó là một số khủng hoảng hay vấn đề đang trong quá trình hình thành nếu chúng ta không để ý đến nó. Chúng ta có thể lựa chọn khiến cho những sự việc này trở nên khẩn cấp. Ngoài ra, có những việc có thể là hoạt động trong Phần tư thứ II đối với một tổ chức, như là xây dựng tầm nhìn dài hạn, việc lập kế hoạch, xây dựng các mối quan hệ, lại có thể là hoạt động trong Phần tư thứ I đối với lãnh đạo cấp cao của nó. Đây là trách nhiệm đặc biệt của những người này, vì sự cần thiết của nó là rất lớn và những hậu quả do việc làm hay không làm rất có ý nghĩa đối với tổ chức đó. Đối với những người lãnh đạo này, thì đó là những việc khẩn cấp, cần chủ động làm “ngay lập tức”.

Giá trị của ma trận này là ở chỗ nó giúp chúng ta nhìn nhận tác động của tầm quan trọng và tính khẩn cấp của sự việc đến sự lựa chọn của chúng ta về cách sử dụng thời gian của mỗi người. Nó giúp chúng ta nhận ra phần lớn thời gian của chúng ta được dùng vào đâu và vì sao chúng ta dùng thời gian vào đó. Chúng ta cũng nhận thấy rằng mức độ chi phối của tính khẩn cấp đối với chúng ta cũng chính là mức độ mất đi sự chi phối của tầm quan trọng.

Điều thật sự phức tạp

Giống như việc lạm dụng thuốc, thói quen chạy theo tính khẩn cấp là thuốc giảm đau nhất thời được dùng quá liều. Nó làm giảm cơn đau cấp tính gây ra bởi sự khác biệt giữa cái la bàn và chiếc đồng hồ. Sự giảm đau đó có thể tạm thời tạo ra cảm giác dễ chịu.

Nhưng đó chỉ là vị ngọt của viên kẹo, sẽ nhanh chóng biến mất. Và cơn đau vẫn còn đó. Chỉ đơn thuần làm nhiều hơn và nhanh hơn sẽ không giải quyết được nguyên nhân của căn bệnh kinh niên, những vấn đề cốt lõi, nguồn gốc của cơn đau. Nó chỉ làm cho những việc thứ yếu (hay xếp thứ ba, thứ tư) được làm nhanh hơn, nhưng không thực sự chấm dứt được sự bức bối kinh niên gây ra do việc không đặt ưu tiên cho điều quan trọng nhất.

Để giải quyết vấn đề này đòi hỏi phải có một lối tư duy khác. Nó cũng giống như sự khác biệt giữa tư duy “phòng bệnh” và tư duy “trị bệnh” trong y học. Trị bệnh là xử lý mức độ cấp tính hay cơn đau của căn bệnh; phòng bệnh đề cập đến các vấn đề về lối sống và việc gìn giữ sức khỏe. Đây là hai mô thức khác nhau, và dù một bác sĩ có thể xử lý công việc xuất phát từ cả hai mô thức này, nhưng thường thì một mô thức sẽ giữ vai trò chi phối.

Stephen: Tôi đã kiểm tra sức khỏe với các bác sĩ là những người làm việc theo cả hai mô thức vừa phòng bệnh vừa trị bệnh, thế mà giữa họ lại hoàn toàn khác nhau. Họ tìm kiếm những điều khác nhau. Chẳng hạn, những bác sĩ làm việc theo mô thức trị bệnh là chính khi nhìn vào thành phần trong máu của tôi thì bảo rằng vì chỉ số cholesterol không đến 200 nên tôi không sao cả. Thế rồi, các bác sĩ có mô thức phòng bệnh là chính nhìn vào thành phần máu – đặc biệt tỷ số LDL/HDL/chỉ số cholesterol – và nói rằng tôi có vấn đề, rằng tôi chớm rơi vào vùng nguy hiểm, và kê đơn một chế độ luyện tập, ăn kiêng và thuốc thang.

Hầu hết chúng ta đều nhận thức rằng một tỷ lệ khá cao các vấn đề sức khỏe của chúng ta là có liên quan đến lối sống. Thế nhưng, nếu không có “tiếng chuông cảnh tỉnh” mạnh mẽ như là một cơn đau tim thì nhiều người trong chúng ta vẫn sống trong sự an toàn huyền ảo. Chúng ta cứ sống theo lối sống mình thích – có chút ít hoặc không hề rèn luyện sức khỏe, thiếu dinh dưỡng, làm việc quá sức – và khi có vấn đề sức khỏe, chúng ta phó thác cho ngành y chữa trị. Dù chúng ta có thể làm mất đi cơn đau nhờ có đơn thuốc và các loại cao dán, nhưng nếu thực sự muốn tạo ra sự khác biệt, chúng ta cần đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ của cơn đau. Chúng ta cần quan tâm đến việc phòng bệnh một cách sâu sắc.

Trong chương tiếp theo, chúng ta sẽ đi xa hơn cơn đau cấp tính của vấn đề đã được bàn đến trong các Chương 1 và 2, và đi sâu vào các nguyên nhân chính, có tính kinh niên. Chúng ta sẽ đi vào trung tâm của sự rắc rối, thông qua một thực tiễn đầy đủ có tác động đến cách sử dụng thời gian và chất lượng cuộc sống của chúng ta. Ba ý tưởng nêu tại Chương 3 có thể sẽ là sự thách thức đối với tư duy của bạn, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên chấp nhận điều đó và tương tác với những ý tưởng này với sự tự giác cao. Chúng tôi tin rằng những ý tưởng này sẽ tăng cường sự hiểu biết sâu sắc hơn cho bạn, giúp bạn vượt qua được mô thức cũ của mình và thêm sức mạnh để bạn lập ra các bản đồ mô tả chính xác con đường đi cho bản thân.

Từ những ý tưởng này – về những điều thật sự phức tạp – sẽ làm nảy sinh ra những mô thức đơn giản và có sức mạnh, và các quy trình được nêu ở Phần II. Điều này sẽ làm tăng sức mạnh để bạn biết ưu tiên một cách hiệu quả hơn cho điều quan trọng nhất trong cuộc sống của mình.