Để việc giao lưu trở nên thông suốt
DÙNG NGÔN NGỮ ĐỂ TẠO DỰNG HÌNH TƯỢNG CỦA MÌNH
Một người lãnh đạo khi giao tiếp có thể dùng ngôn ngữ để tạo dựng hình tượng của bản thân.
1. Thể hiện sự thành thực của bản thân
Khi giao tiếp với mọi người, nếu bạn dám thừa nhận những khuyết điểm, những điều mình không biết thì sẽ khiến cho đối phương có ấn tượng sâu sắc về bạn, tăng thêm sự tin tưởng đối với bạn.
Những người bình thường thường không dễ dàng để người khác nhìn thấy khiếm khuyết của mình, do vậy, họ thường nói “không hiểu” với những vấn đề họ không biết. Thực tế, nếu bạn dũng cảm thừa nhận những điều mình không biết thì chính bạn có thể làm tăng thêm sự tin tưởng từ phía đối phương. Bởi lẽ, thẳng thắn nói rằng “tôi không biết” sẽ khiến cho họ khắc sâu ấn tượng về sự thành thật của bạn. Thêm nữa lòng dũng cảm của bạn sẽ khiến người khác thấy ngưỡng mộ. Với những người dám thừa nhận những điều mình chưa biết, khi họ nói ra điều gì khác thì mọi người sẽ cho rằng, nhất định đó là điều vô cùng đúng đắn.
Đương nhiên, cũng không nên nói ra hết thảy những khuyết điểm của bản thân vì như vậy sẽ không có hiệu quả tốt và sẽ làm xấu đi hình tượng của bạn. Tốt nhất là bạn nên lựa chọn một cách thích hợp để nói ra những khuyết điểm không liên quan, như vậy sẽ đảm bảo không xảy ra hiện tượng những người khác nói xấu về bạn.
2. Cải thiện hình ảnh của bản thân
Trong giao tiếp nói chung, thông thường dễ xảy ra những lỗi như sau: gây ra điều bất lợi cho đối phương, nói những lời không thích hợp… Sau khi những chuyện này xảy ra, ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến hình tượng của bạn, do vậy bạn nhất định phải có biện pháp để thay đổi tình hình.
Muốn cải thiện được hình ảnh của mình, đầu tiên bạn cần nhìn nhận đúng đắn về bản thân, nghiêm túc đánh giá và nỗ lực tìm các biện pháp để cải thiện, đồng thời cần biết xin những lời khuyên thích hợp.
Có những người biết rằng mình đã làm sai, cũng muốn thừa nhận trước đối phương, song khi xin lỗi họ lại cố gắng né tránh trách nhiệm của mình, tránh lời chỉ trích của đối phương. Thực tế cho thấy, những hành động như vậy tạo nên một ấn tượng rất xấu về việc thoái thác trách nhiệm, đồng thời cũng khiến cho đối phương có cảm giác “người này không có thành ý nhận lỗi”.
Trái lại, nếu khi chúng ta xin lỗi một ai đó mà có thể thẳng thắn thừa nhận sai lầm của mình và nhận trách nhiệm thì sẽ có kết quả tốt hơn, bởi lẽ khi làm như vậy, sự giận dữ kìm nén bao lâu trong người nghe sẽ không còn cơ hội để bùng phát. Thêm nữa, điều này còn khiến cho đối phương cảm thấy ít nhiều sự thành thật và dũng khí của bạn. Sau khi xin lỗi, nếu ngay lập tức có thể tìm ra cách để sửa sai hoặc bù đắp lỗi lầm của mình thì nên làm ngay để cải thiện hình ảnh của bản thân. Người khác sẽ thấy bạn không chỉ có thành ý thực sự mà còn coi hành động đó chính là việc chứng minh tinh thần trách nhiệm của bạn. Điều này sẽ khiến bạn rất dễ dàng có được thiện cảm từ đối phương.
3. Coi trọng ấn tượng đầu tiên
Ấn tượng đầu tiên luôn là những gì tươi mới và sâu sắc nhất, nên ấn tượng đó tốt hay xấu sẽ liên quan trực tiếp và chi phối đến quá trình giao tiếp.
Muốn đối phương có được những ấn tượng đầu tiên tốt đẹp thì cần chú ý đến diện mạo và cử chỉ của mình khi giao tiếp... Một người giao tiếp thành công là người có trang phục phù hợp với bản thân, màu sắc và kiểu dáng của trang phục phù hợp với tuổi tác, vóc dáng, và phải chỉnh tề, sạch sẽ, ưa nhìn. Kiểu tóc cần phù hợp với khuôn mặt, nghề nghiệp, thời tiết và cần phải thật tự nhiên. Trong giao tiếp, cử chỉ lịch sự, nho nhã sẽ có tác dụng thúc đẩy cuộc chuyện trò. Nếu cử chỉ không phù hợp, thiếu văn hóa sẽ ảnh hưởng đến việc tạo dựng hình tượng bản thân, đồng thời cũng khiến cho đối phương trở nên không vui, gây bất lợi cho cuộc giao tiếp.
Trong lần đầu giao tiếp với ai đó, trước tiên cần chú ý cử chỉ cần tự nhiên, thoải mái. Vẻ tự nhiên chính là biểu hiện của sự tự tin trong con người bạn. Hành động tự nhiên, động tác thoải mái sẽ khiến cho đối phương có ấn tượng về sự thẳng thắn, lạc quan, vui vẻ và có cảm giác muốn được tiếp tục trò chuyện cùng bạn. Tuy nhiên sự thoải mái ở đây nên giữ ở mức độ phù hợp sẽ khiến cho đối phương yên tâm, cảm thấy bạn là người có thể tin tưởng, và sẵn sàng mở lòng với bạn.
Trong giao tiếp, bởi vì địa vị của hai bên là bình đẳng nên ấn tượng đầu tiên tốt hay xấu không chỉ dựa vào diện mạo, cử chỉ của người nói chuyện mà còn có liên quan đến việc ứng xử, đối đáp, đặc điểm tính cách cũng như tuổi tác của họ. Bạn nên chú ý phát hiện đặc điểm nội tâm và tính cách, sở thích của người cùng trò chuyện qua phản ứng của họ và coi đó là chìa khóa để mở cánh cửa tâm hồn đang bị đóng chặt của họ. Nếu đối phương phản ứng nhanh, hành động linh hoạt, biết giao tiếp thì người cùng giao tiếp với họ cần có một nền tảng ổn định, chú ý sự lưu loát của ngôn từ, sự hài hước trong cách nói chuyện. Nếu đối phương là người nhẹ nhàng, ít nói, điềm đạm thì hành động của người cùng giao tiếp với họ không nên liến thoắng, thô lỗ mà cần phải dùng trái tim của mình để trò chuyện với họ. Lời nói nên nho nhã, và sử dụng những từ ngữ thích hợp để truyền đạt ý tứ của mình. Như vậy có thể thấy rằng, với mỗi đối tượng khác nhau thì phương thức giao tiếp cần phải khác nhau để có thể dễ dàng khiến đối phương đón nhận được tấm lòng của mình, từ đó tạo nên ấn tượng tốt đẹp về bản thân trong mắt họ.
Mặc dù ấn tượng đầu tiên là tốt hay xấu có liên quan trực tiếp đến việc giao tiếp sau này, nhưng trong đời sống thì cũng không phải chỉ cần dựa vào ấn tượng đầu tiên đó mà có thể đánh giá con người. Bởi lẽ những gì ta biết trong lần gặp gỡ đầu tiên là có giới hạn, thêm nữa đó chỉ là so sánh ở bề ngoài, có những điều là thật nhưng cũng có những điều giả tạo. Trong lần gặp mặt đầu tiên, cả hai bên sẽ rất chú ý đến “ấn tượng đẹp” trong mắt người khác. Điều này hạn chế người khác có những ấn tượng khác về bản thân họ. Khi giao tiếp, họ luôn lựa chọn từ ngữ, cách biểu cảm, thái độ và hành động thích hợp với hi vọng có thể đem lại ấn tượng đẹp đẽ cho đối phương để tạo nền tảng duy trì việc giao tiếp. Do vậy, kiểu gặp mặt lần đầu dù là thân tình, dễ hòa hợp hay đối đầu thì cũng rất khó để xác định đó có phải là sự giả tạo hay không. Nếu dùng ấn tượng đầu tiên để đánh giá toàn bộ con người mà không dùng sự hiểu biết lâu dài thì chắc chắn sẽ dẫn đến những suy nghĩ sai lệch.
4. Khiến cho đối phương cảm thấy bạn quan trọng
Muốn đối phương cảm thấy bạn là người quan trọng, bạn có thể áp dụng bốn cách sau:
Thứ nhất, là một người biết lắng nghe. Thái độ toàn tâm lắng nghe người khác nói chuyện chính là cách thể hiện rõ rằng, bạn đang dành sự khen ngợi cho họ. Đây là cách khen ngợi ngầm, có khả năng khiến đối phương cảm thấy mình rất quan trọng.
Thứ hai, hãy nói về những vấn đề mà đối phương có cảm hứng. Đối với những người lãnh đạo, chủ đề tốt nhất là nhắc đến những thành tích của họ; đối với những người già, nói chuyện cần chú trọng vào những thành tích, đóng góp khi họ còn trẻ; đối với thanh niên thì có thể nói đến việc lập nghiệp… Nói chung, với những người khác nhau thì cần lựa chọn những chủ đề và cách thức nói chuyện khác nhau.
Thứ ba, hãy thể hiện sự nhiệt tình đối với mọi người. Chúng ta chắc hẳn đều đã trải qua cảm giác này, ví dụ như mỗi lần lãnh đạo gặp mặt chúng ta đều rất nhiệt tình trò chuyện, thăm hỏi, điều này khiến cho chúng ta có cảm giác: “Lãnh đạo rất coi trọng mình!”
Thực ra sự nhiệt tình đối với người khác chính là sự ủng hộ và cổ vũ đối với họ, từ đó có thể khiến họ tăng thêm niềm tin và muốn khẳng định mình. Nếu bạn dành cho người khác sự nhiệt tình của mình thì người khác sẽ cảm thấy hình tượng của bạn rất lớn lao, và họ không thể thờ ơ với bạn.
Thứ tư, hãy thể hiện sự quan tâm chân thành đối với người khác. Khi thăm hỏi người khác, hãy thể hiện rõ sự quan tâm, an ủi, đó chính là minh chứng rõ ràng cho việc đối phương có một vị trí nhất định trong bạn. Điều này có lợi ích lớn đối với việc quảng giao.
LỰA CHỌN VÀ TÌM CHỦ ĐỀ NÓI CHUYỆN NHƯ THẾ NÀO?
Người lãnh đạo trước khi gặp mặt người khác nên tìm một chủ đề nói chuyện phù hợp từ trước để cuộc trò chuyện diễn ra thuận lợi.
Mọi người thường cho rằng, những câu chuyện to tát hay những chuyện giật gân mới đáng để nói đến. Nhưng kỳ thực mọi vấn đề đều có thể đề cập đến khi trò chuyện. Từ những việc trong cuộc sống thường nhật như bí quyết nấu nướng, đan lát, thời trang, đồ dùng gia đình, quan hệ bạn bè, bóng rổ, bóng bàn… đến những việc thuộc lĩnh vực khác như sách báo, sân khấu, tin tức thời sự… bạn đều có thể đề cập đến khi trao đổi với người khác.
Nếu bạn cảm thấy chủ đề nói chuyện có giới hạn thì cần phải tìm chủ đề mới. Khi đọc báo và xem được một mẩu chuyện hay và hấp dẫn, bạn nên cố gắng ghi nhớ nó. Chính từ những vốn liếng thu nhặt mỗi ngày như vậy, bạn có thể tạo nên kho chủ đề trò chuyện của riêng mình, thậm chí bạn còn có thể ghi chép lại chúng. Khi những thông tin, câu chuyện này vẫn còn “tươi mới”, bạn nên chắt lọc và đưa nó vào câu chuyện của bạn với bạn bè, hoặc mọi người trong gia đình. Nếu bạn liên tục duy trì biện pháp này thì chắc chắn rằng bạn sẽ không bao giờ hết chuyện để nói với mọi người.
Tuy nhiên có một vài chuyện bạn không nên nói với người không quen biết hoặc người mới gặp như: cuộc sống riêng tư của bạn, khuyết điểm của người thân, bạn bè…
BỐN CÁCH TẠO SỰ THOẢI MÁI KHI TRÒ CHUYỆN TRỰC TIẾP
Khi nói chuyện với người khác, nếu bạn cảm thấy bất an và mất bình tĩnh có thể dùng bốn cách sau để tự làm cho mình thoải mái hơn.
1. Khi nói chuyện với người khác mà bạn cảm thấy bất an thì có đến 50% nguyên nhân là do bạn tự ti. Nếu trước khi gặp mặt một ai đó, bạn tìm ra điểm ưu thế của mình so với họ, từ đó tự tạo cảm giác tự tin đối với bản thân thì cảm giác bất an cũng sẽ biến mất.
2. Khi trò chuyện với người khác, có thể cầm bút viết nguệch ngoạc một cái gì đó, để lợi dụng động tác vô ý thức này làm giảm bớt không khí căng thẳng và giữ tâm lí ổn định.
3. Giữ tâm lí thoải mái bằng việc tự chế giễu bản thân. Trong lần đầu tiếp xúc với người khác, cảm giác mất bình tĩnh là không thể tránh khỏi. Nếu cứ canh cánh trong lòng về những điểm không ổn của bản thân thì sẽ chỉ khiến bạn càng trở nên căng thẳng hơn. Để không phải bận tâm suy nghĩ đến những điều đó, bạn phải vượt lên trên tất cả để thể hiện dáng điệu tự nhiên hoặc có thể tự chế giễu bản thân bằng cách nói: “Mỗi lần tôi mất bình tĩnh thì cứ như kẻ say vậy, chân tay không cách nào yên được.” Sau khi bạn nói xong, tay có thể sẽ không run nữa, nhờ đó sự căng thẳng cũng sẽ mất đi.
4. Thừa nhận mình nhút nhát. Khi nói chuyện với người khác, sẽ có lúc bạn cảm thấy rất căng thẳng. Nếu thành thật nói ra sự căng thẳng đó thì bạn có thể nhanh chóng xóa đi chúng, đồng thời còn có thể thu hẹp khoảng cách giữa hai phía, có được sự thấu hiểu từ phía người kia.
KHEN NGỢI NÊN CỐ GẮNG “KHEN ĐÚNG ƯU ĐIỂM”
Người xưa có câu: “Thà nghe lời nói thật còn hơn nghe một lời nói dối ngọt ngào.” Khi biểu dương, khen ngợi ai đó cần phải dựa trên thành tích họ đạt được trên thực tế, không thể từ không nói có, cường điệu quá mức, nếu không sẽ bị đánh giá là kẻ ba hoa để lấy lòng, hoặc bị hiểu nhầm thành ý đồ khác. Điều đó cũng có thể làm nảy sinh những phản ứng trái chiều, khiến đối phương đánh giá rằng bạn có thói quen nói dối, bất chấp sự thật để lôi kéo họ, khiến họ mất đi sự tin tưởng và hoài nghi với tư cách của bạn.
Tất nhiên, khen ngợi người khác là rất tốt. Nhưng khi biểu dương, khen ngợi người khác còn cần chú ý đến trình độ, tính cách, thói quen, thậm chí cả tâm lý, nguyện vọng của họ, nếu không một lời khen dù có thành ý sẽ trở thành một câu nói vụng về, khó nghe. Câu chuyện dưới đây là dẫn chứng. Giám đốc B là một người béo phì, cố gắng ăn kiêng nhưng không được. Trong một lần đàm phán đã diễn ra tình huống sau:
Đối tác A: Cuộc đàm phán lần này thành công như vậy là nhờ được làm việc với ông, cảm ơn đã hợp tác!
Giám đốc B: Không dám! Không dám!
Đối tác A: Người ta hay nói: “Thân thể đẫy đà, lòng dạ rộng rãi”, người như anh đúng là làm chúng tôi phải ao ước.
Giám đốc B: Anh đừng nói nữa, tôi lập kế hoạch giảm cân nhưng càng ngày càng béo lên.
Đối tác A: Béo là một dạng của cái đẹp. Ông xem người xưa Tào Tháo, Đổng Trác, Viên Thế Khải… đều là những người béo. Thêm nữa ông lại là giám đốc, cả ngày phải trò chuyện, ăn uống, không béo sao được? Tôi cũng muốn béo nhưng có béo nổi đâu!
Giám đốc B:…
Kết quả là anh A đã khiến cho vị giám đốc B rất khó chịu. Ông ta rất kị người khác nói về ngoại hình của mình. Người A vốn có ý tốt nhưng vì không biết ưu điểm và khuyết điểm của vị giám đốc nên kết quả là làm cho mọi việc mất vui.
Nếu chuyển lời khen ngợi sang một góc độ khác, ví dụ như nói về sự thành công trong sự nghiệp của vị giám đốc này thì kết quả chắc hẳn đã không như vậy.
Đối tác A: Ngài giám đốc trẻ đây đầy triển vọng, đầy quyết đoán và nhiệt huyết, thực khiến tôi ngưỡng mộ.
Giám đốc B: Thật không dám! Tôi còn phải học hỏi nhiều ở tiền bối.
Đối tác A: Sự nghiệp lớn như vậy, nhưng lại rất khiêm tốn và tôn trọng người khác. Thật khiến tôi thêm phần ngưỡng mộ. Cuộc trao đổi lần này thành công như vậy là nhờ có thành ý và sự nhiệt tình của phía ngài giám đốc, chúng tôi càng cần phải trân trọng nghĩa khí và tinh thần vì mọi người của giám đốc.
NẮM ĐƯỢC QUY LUẬT “DĨ BẤT BIẾN, ỨNG VẠN BIẾN”
Trong khi giao tiếp, suy nghĩ của bạn phải bám sát và thay đổi linh hoạt theo mỗi câu nói, cử chỉ của đối phương. Khi đối phương đưa ra một vấn đề, ngay lập tức bạn cần nhanh chóng phân tích và tìm ra điểm trọng tâm của vấn đề đó nằm ở đâu, sau đó mới đưa ra câu trả lời thích hợp.
Ví dụ như khi khách hàng không hề quan tâm đến sản phẩm, người bán sẽ liên tục nói những câu mang tính gợi mở như:
“Anh muốn mua gì?”
“Anh muốn trả bao nhiêu?”
“Anh có ý kiến gì về kết quả điều tra nghiên cứu thị trường của chúng tôi?”
“Anh xem có điều gì chưa hài lòng về sản phẩm của chúng tôi?”
“Có phải anh sợ quần áo của cửa hàng chúng tôi sẽ bị co?”
Sau khi đưa ra những câu nói mang tính gợi mở như vậy, người bán có thể dựa theo câu trả lời của người mua để tìm ra lí do đủ để thuyết phục họ.
Như vậy, người bán cần tìm hiểu về nhu cầu của người mua, khiến cho người mua nói ra điều chưa hài lòng như: bao bì sản phẩm không hấp dẫn hay thời gian giao hàng quá chậm… Sau đó, nhanh nhẹn chỉ ra những điểm có thể thương lượng; cuối cùng là tìm ra những điểm mà đối phương có thể chấp nhận được và khiến cho đối phương chấp nhận quan điểm của mình.
Mặc dù nói rằng khi đối mặt với những ý kiến trái chiều hay phản đối cần tùy cơ ứng biến, song bất cứ sự việc gì cũng đều có tính quy luật nhất định, nắm được tính quy luật đó, khả năng ứng biến của bạn chắc hẳn sẽ được nâng lên một bậc cao hơn.
Khi ứng phó với những lập luận phản đối, trái chiều, có thể áp dụng bảy cách sau:
1. Cách nói trực tiếp
Phương pháp này là: Thuận theo lý lẽ của người phản đối nhưng làm sao để biến cái bất lợi thành cái có lợi. Ví dụ khi người mua nói: “Hãng X cũng sản xuất sản phẩm như thế này”. Người bán có thể nói: “Đúng như ông đã nói, cho nên chúng tôi phải cạnh tranh rất quyết liệt, do đó chất lượng sản phẩm của chúng tôi phải có chứng nhận chất lượng đạt tiêu chuẩn mới có thể cạnh tranh được.”
2. Biện pháp đảo ngược tình thế
Người xưa có câu “Muốn bắt nên cố ý thả”. Trước tiên, bạn có thể khẳng định lời nói của đối phương là đúng, rồi xoay chuyển lại. Ví dụ, khi người mua quần áo của cửa hàng bạn chê màu sắc không ổn lắm, bạn có thể nói: “Đúng vậy, thanh niên thì hay thích những màu như thế này, mà đối tượng chủ yếu của sản phẩm này là thanh niên, anh nói có đúng không?”
3. Biện pháp phủ định
Đối với những ý kiến phản đối hoàn toàn không đúng với thực tế của khách hàng, bạn có thể trực tiếp phủ nhận. Ví dụ như: “Anh đúng là biết nói đùa”, “Chắc chắn không thể có những chuyện như vậy”.
4. Biện pháp im lặng
“Im lặng là vàng”, đối với những câu hỏi không tiện trả lời thì nên giữ im lặng, hoặc chuyển sang chủ đề khác.
5. Biện pháp nêu ví dụ
Khi nảy sinh tranh luận trong việc mua bán thì dẫn ra một ví dụ sẽ có tính thuyết phục rất lớn. Bạn có thể nói: “Công ty X cũng bán loại sản phẩm này, trong vòng một tháng đã bán hết sạch.”
6. Biện pháp chứng minh bằng tài liệu
Cũng giống với việc đưa ra ví dụ, biện pháp này cũng là một cách chứng minh phi ngôn từ hữu hiệu. Bạn có thể nói: “Về vấn đề anh vừa nói, tôi có tài liệu để chứng minh. Mời anh xem.”
7. Biện pháp phản vấn - “Gậy ông đập lưng ông”
Khi đối phương hỏi bạn một cách không rõ ràng, bạn cũng không nên yêu cầu người đó hỏi rõ mới thôi. Bạn có thể hỏi: “Anh hỏi như vậy là có ý gì?” “Anh có thể nói rõ hơn một chút được không?” Cách hỏi này sẽ đồng thời có thể giúp bạn “phản công” một cách nhanh chóng.
SÁU ĐIỂM QUAN TRỌNG TRONG GIAO TIẾP
Người lãnh đạo khi giao tiếp với người khác cần chú ý sáu điểm dưới đây.
1. Lời nói cần có mục đích rõ ràng, dứt khoát và có sức mạnh
Mỗi từ ngữ và cách nói đều phục vụ cho một mục đích nhất định. Có lúc bạn cần thẳng thắn, nói một cách đơn giản để đối phương có thể hiểu rõ, tránh miên man, dài dòng, nói những lời vô nghĩa. Cũng có khi phải vòng vo, gây mất tập trung, đợi trong lúc người nghe mất cảnh giác, trôi theo những lập luận khôn ngoan của bạn… thì mới nói đến mục đích chính. Việc dùng ngôn ngữ trong giao tiếp cũng giống như viết văn vậy. Đầu tiên bạn cần phải xác định chủ đề của cuộc nói chuyện. Nói chuyện không mục đích, không chủ đề thì chỉ là nói chuyện vớ vẩn, vô nghĩa.
2. Chú ý đến thói quen và tâm lí của đối phương
Cần chú ý đến sự chừng mực của lời nói, mức độ của ngôn từ bạn sử dụng. Khi nắm được tâm lí đối phương, biết được những điều mà đối phương muốn nghe thì bạn cần xuất phát từ góc độ lợi ích của đối phương để tiến hành trò chuyện, trao đổi. Lợi ích là nguyên tắc cơ bản của hành vi giao tiếp. Rất nhiều người trong quá trình giao tiếp vì quên mất điều cơ bản này nên chỉ biết nói về mình hoặc những điều mà mình quan tâm, còn đối với vấn đề liên quan trực tiếp đến đối phương thì không chú ý. Kết quả là mỗi người đều chỉ nói về vấn đề mình quan tâm, bên ngoài có vẻ như hòa hợp nhưng bên trong lại vô cùng khác biệt. Chính điều này khiến cho cuộc giao tiếp thất bại. Một cuộc giao tiếp thành công nên như sau: Nói ít về bản thân mình, đề cập nhiều đến vấn đề đối phương quan tâm, như vậy thì lời nói mới hợp ý.
3. Nắm vững nghệ thuật “thuận theo”
Muốn người khác thuận theo mình là bản tính của con người. Do vậy, việc “biết nghe lời” người khác trở thành một bí mật trong giao tiếp. Không chỉ với cấp trên hay tiền bối thì mới dùng đến bí kíp này, mà ngay cả với những người đồng trang lứa, người tri kỷ, người yêu, những người thấp bậc hơn, ta đều nên nắm được điều này. Không những trong giao tiếp mà trong khi tiếp cận quan điểm, thậm chí là trong các cuộc tranh luận gay gắt thì cũng cần khéo léo vận dụng nguyên tắc này. Khi gặp ý kiến bất đồng, nếu ngay từ đầu bạn đã thể hiện thái độ “ăn miếng trả miếng”, bác bỏ quan điểm của đối phương thì sẽ dễ khiến cho người khác phản cảm, câu chuyện giữa hai phía khi đó rất khó để đi tiếp.
Khi vận dụng nghệ thuật “thuận theo” cần chú ý hai điểm sau: Đầu tiên, việc thuận theo chỉ là một kĩ xảo, chứ không có nghĩa là bạn phải hoàn toàn từ bỏ cá tính, quan điểm của riêng mình. Có đôi lúc, bạn thực sự thuận theo người ta, nhưng có những lúc chỉ là vẻ bề ngoài, thực tế không như vậy. Thứ hai, trong một vài trường hợp nhất định, ví dụ như tranh luận với kẻ thù thì không thể thuận theo được mà cần đối chọi quyết liệt, đấu tranh không khoan nhượng.
4. Chú ý đến khoảng cách và tư thế khi nói chuyện
Đầu tiên là khoảng cách giữa những người cùng trò chuyện. Khoảng cách này nên được xác định tùy theo mức độ tình cảm, quan hệ giữa hai phía. Khi nói chuyện trực tiếp, nếu là với bạn bè tri kỷ hay với người yêu, khoảng cách có thể gần hơn (hoặc xa hơn một chút), với những đối tượng khác thì không nên quá gần nhưng cũng phải bảo đảm một khoảng cách thích hợp. Tiếp theo, là tư thế, tâm thái của bản thân mình. Với những người lớn tuổi hơn hay lãnh đạo cấp trên, nên ngồi đối diện với nhau, mắt hướng về người cùng trò chuyện với mình, ngồi thẳng người, ngay ngắn, không vắt chéo chân hay ngồi dạng chân quá rộng, không chỉ tay thẳng vào phía đối phương,… Với những người tri kỷ hay với người yêu, khi nói chuyện có thể tùy ý hơn, thoải mái hơn nhưng cũng không được thiếu sự đứng đắn. Với những người khác, thông thường mà nói, điều cần thiết và bắt buộc đó là tư thế nghiêm chỉnh, trang nhã, ngoài ra cần chú ý đến tinh thần, tâm lí và sắc thái biểu cảm của đối phương.
5. Cần biết tùy cơ ứng biến
Những cuộc đối thoại trong giao tiếp là quá trình vận động liên tục, trong đó, những sự việc được sắp xếp trước cũng không ít. Điều quan trọng là chúng ta cần biết tùy cơ ứng biến. Điều gì cần bình tĩnh thì nên bình tĩnh, cần nhượng bộ thì nên nhượng bộ, cần thay đổi thì ắt phải thay đổi.
6. Cần biết cách đặt câu hỏi ngược lại
Việc đặt câu hỏi ngược lại sẽ giúp bạn có thể tránh được những câu hỏi từ phía người khác, không những vậy còn có khả năng đặt đối phương vào tình huống khó xử. Có lần một đài truyền hình của Anh khi thực hiện chương trình truyền hình trực tiếp đã phỏng vấn Lương Hiểu Thanh - một nhà văn trẻ của Trung Quốc. Phóng viên phỏng vấn là một người Anh đã có nhiều kinh nghiệm trong công việc này. Anh ta đi về phía Lương Hiểu Thanh và nói: “Câu hỏi tiếp theo, xin mời anh chỉ trả lời ngắn bằng hai chữ ‘Có’ hoặc ‘Không’.” Lương Hiểu Thanh gật đầu đồng ý. Micro được đưa gần về phía anh và người phóng viên bắt đầu hỏi: “Nếu không có đại cách mạng văn hóa, thì chắc hẳn không có thế hệ tác giả trẻ như anh. Vậy đối với anh, xét cho cùng thì cuộc đại cách mạng văn hóa này là tốt hay xấu?”
Lương Hiểu Thanh sững người, nhưng ngay sau đó anh đã nhanh trí đáp lại người phóng viên bằng một câu hỏi: “Nếu không có Chiến tranh thế giới thứ hai thì chắc hẳn cũng sẽ không có những nhà văn nổi tiếng - những người đã phản ánh một cách chân thực cuộc chiến đó. Vậy anh cho rằng cuộc Chiến tranh thế giới thứ hai là tốt hay xấu?”
Cách trả lời như vậy thực sự khéo léo và thông minh, nó khiến cho người phóng viên kia chợt ngây người ra, không nói được nên lời, máy quay ngay lúc đó cũng dừng thu hình.
KHÉO LÉO SẮP XẾP NHỮNG YẾU TỐ THEN CHỐT ĐỂ TẠO ẤN TƯỢNG TỐT CHO NGƯỜI NGHE
Khi đối thoại, nếu kiểm soát và điều khiển được cảm xúc của đối phương, dẫn dắt đối phương có cảm nhận tốt về bạn thì họ sẽ không ngại ngần tiếp nhận lời khen từ bạn.
Một công ty xuất nhập khẩu ở Giang Tô, Trung Quốc đã quyết định tuyển dụng thêm một nhân viên kinh doanh vào làm việc. Họ tiến hành kỳ thi viết, phỏng vấn và thêm một phần nữa là thi rượu. Giám đốc ở đó kể lại: “Có ứng viên đến ứng tuyển đã gây được ấn tượng tốt với tôi. Trong vòng thi uống rượu, anh ta nâng ly rượu lên và nói với tôi: ‘Giám đốc, được biết ông là niềm vinh hạnh của tôi. Tôi thực sự muốn mang lại nhiều lợi nhuận và hiệu quả cho quý công ty. Nhưng nếu vì số lượng người tuyển dụng có hạn mà tôi không thể mang lại hiệu quả đó, thì tôi cũng sẽ không nản lòng, tôi sẽ tiếp tục phấn đấu. Tôi tin nếu không thể trở thành trợ thủ của ông thì nhất định tôi sẽ trở thành đối thủ của ông…’ Anh bạn này rất biết cách ăn nói, trong nhu có cương, đầy tự tin, ý chí kiên định, mạnh mẽ. Đặc biệt câu nói cuối cùng làm tôi rất ấn tượng.”
Câu “Nhất định trở thành đối thủ của ông” mà ứng viên đó nói ra chính là điểm then chốt quyết định việc anh ta được nhận. Anh ta đã khéo léo sắp xếp câu nói then chốt để tạo ấn tượng tốt cho người nghe. Câu nói đó bao hàm nhiều tầng nghĩa khác nhau: Thành tích của giám đốc đã trở thành mục tiêu phấn đấu của anh ta, đồng thời cũng là một cách nói khéo léo để tự khoe về bản thân mình. Ban đầu anh ta nói một cách lịch sự “được biết ông là vinh hạnh của tôi” để bộc bạch tấm lòng, sau đó lại nói “số lượng người tuyển dụng có hạn” để nói ra lí do “loại bỏ” mình - không phải vì anh ta không có năng lực mà là vì số người được chọn có giới hạn mà thôi. “… không thể trở thành trợ thủ của ông thì nhất định tôi sẽ trở thành đối thủ của ông” - chính câu nói này cũng ngầm mang ý khen ngợi.
Như vậy có thể thấy rằng, nếu biết khéo léo đặt những điểm then chốt để đưa đến cảm giác ưu việt hơn trong mắt đối phương thì sẽ rất dễ khiến mọi người có thiện cảm tốt với bạn.
KHEN NGỢI PHẢI TÙY NGƯỜI
Kĩ năng biểu đạt ngôn ngữ và khả năng tư duy của mỗi người có liên quan mật thiết với nhau. Trong cuộc sống, có nhiều người chỉ có thể tư duy mà không biểu đạt ra được. Việc biểu đạt trong giao tiếp không chỉ là nói ra suy nghĩ của mình mà điều quan trọng nhất là biết thông qua cách tổ chức và sử dụng ngôn từ, các động tác cơ thể sống động và hấp dẫn nhất, từ đó đạt được kết quả như mong muốn. Ngôn ngữ để khen ngợi, tán dương có lúc cần hứng khởi, có lúc cần chuẩn bị trước một cách kĩ lưỡng trước khi sự việc nào đó diễn ra. Đối với việc chuẩn bị trước, cần phải dự liệu tình huống, sắp đặt trước hình thức khen ngợi, nội dung khen ngợi và bố trí đan cài lời khen hợp lí.
1. Nội dung lời khen ngợi
Nội dung của lời khen có nhiều phương diện khác nhau như sự quả cảm, phương thức làm việc, khả năng xử lí công việc… Nếu muốn thông qua lời khen ngợi làm cho người nghe có động lực để thực hiện tốt hơn nhiệm vụ được giao, thì cần chọn lời khen phù hợp với hoàn cảnh và với từng người.
2. Phương thức khen ngợi
Lựa chọn các biện pháp để khen ngợi, tìm điểm đáng khen nhất của ai đó thì cần phải hiểu rõ địa vị, nghề nghiệp, tính cách, thái độ, tuổi tác và cả cách họ làm việc… Có những người thích kín đáo, có những người lại thích phô trương; có những người thích khen về công việc, có những người thì lại thích khen về diện mạo, dung nhan; có người thích khen về sự thanh cao, song có những người lại thích xu nịnh; có người thích tự cao nhưng có người lại rất khiêm tốn… Với những người tự cao, kiêu ngạo, bạn nên kìm lời khen đó lại; với những người khiêm tốn thì lại cần thẳng thắn khen ngợi.
Với những người có học thức, có cảm hứng với những điều mang tính tri thức, không thích nghe những lời nông cạn, hời hợt, thô tục, bạn cần phải thể hiện rõ trình độ học vấn, tư duy và suy luận trừu tượng của mình.
Với những người có trình độ văn hóa thấp, không hiểu những lí luận cao xa, cần sử dụng những hành động rõ ràng, cụ thể.
Với những người bảo thủ, cố chấp, khi không dễ dẫn dắt từng bước thì cần áp dụng kiểu nói khích.
Với những người thích phóng đại, thổi phồng, không nên dùng những lời “trong ngoài nhất quán” để buộc anh ta tiếp nhận, đừng ngại ngần dùng cách “dụ binh”.
Với những người tính tình nóng nảy, ghét nghe nói dài dòng, miên man, thì nên dùng cách nói đơn giản, trực tiếp.
Với những người ít nói, cần khơi ra để cho họ nói.
Với những người ngang ngạnh, bảo thủ, nếu thể hiện thái độ cứng rắn với anh ta thì rất dễ tạo nên tình trạng căng thẳng, đối đầu.
Nói tóm lại, với việc khen ngợi một ai đó, bạn chỉ cần chịu khó động não, áp dụng những biện pháp tương ứng trong các trường hợp như đã nói thì nhất định sẽ chọn được cách khen ngợi thích hợp.
3. Thời điểm khen ngợi
Việc lựa chọn thời điểm khen ngợi thích hợp là một việc vô cùng phức tạp. Nó phải hòa hợp với không khí cuộc nói chuyện, mức độ hòa hợp, sự khác biệt về chức vụ giữa hai bên, tính cách của mỗi người… Có lúc sẽ là lời khen ngay từ khi mở đầu cuộc nói chuyện, có lúc là trong quá trình trò chuyện và có lúc lại là khi kết thúc câu chuyện.
DÙNG CÁCH NÓI HÀI HƯỚC ĐỂ TỪ CHỐI
Trong một vài trường hợp, những người nhận hối lộ sở dĩ nhận hối lộ một cách “bất đắc dĩ” là vì lúc đầu họ ngại từ chối, dần dần thì không thể nói không được nữa. Hành vi tham nhũng của những người nhận hối lộ sẽ vừa làm tổn hại đến lợi ích quốc gia, lợi ích của nhân dân, đồng thời cũng xóa đi hết những điều tốt đẹp vốn có ở con người họ. Sự nguy hại của nó ai ai cũng biết và thậm chí còn cảm thấy ghê tởm.
Nhưng trong một xã hội hỗn tạp như hiện nay, những kẻ đút lót, hối lộ vẫn không ít. Vậy khi đối mặt với những người đem hối lộ thì nên từ chối như thế nào?
Cách tốt nhất là dùng cách nói hài hước để đạt được mục đích từ chối của mình. Với cách này, bạn sẽ giữ được thể diện cho đối phương và không làm ảnh hưởng đến quan hệ giữa đôi bên.
Còn một biện pháp nữa là dùng lời nói trực tiếp, thẳng thắn để nói “không”. Nếu dùng cách này, bạn sẽ chỉ rõ hành vi sai trái của đối phương, trực tiếp phê bình họ, rồi từ chối, thể hiện rõ ràng quan điểm của mình và hiệu quả đạt được sẽ là cao nhất.
Thời Đông Hán, Dương Chấn đến huyện Đông Thái làm Thái thú, trên đường có đi qua huyện Xương Ấp. Huyện lệnh Vương Mật ngày xưa từng chịu ơn tiến cử của Dương Chấn, nửa đêm đích thân đến bái kiến và mang theo 10 đĩnh vàng để tạ ơn.
Dương Chấn nói: “Tôi hiểu ngài, sao ngài lại không hiểu tôi chứ?” Vương Mật nói: “Nửa đêm canh ba, không ai biết, xin ngài cứ nhận đi”. Dương Chấn nói: “Trời biết, đất biết, ngài biết, tôi biết, sao lại nói không ai biết được?” Vương Mật nghe xong rất mực xấu hổ.
Dương Chấn lấy lời nói thẳng để nói “không” với người hối lộ, không những đã đạt được mục đích của mình mà còn cho người đó một bài học thực tế. Từ cổ chí kim, câu chuyện về những người nói “không” với những kẻ hối lộ đã trở thành tấm gương để mọi người cùng soi vào, và câu chuyện này cũng không phải là ngoại lệ.
CÁCH NÓI BÓNG GIÓ, VÒNG QUANH
Trong giao tiếp, có những khi chúng ta sẽ không tiện nói thẳng mà cần dùng những lời nói uyển chuyển, kín đáo để né tránh, vừa không làm mất đi ý nghĩa vốn có, vừa có thể bộc lộ được sự khéo léo, thông minh của mình. Trong khi giao tiếp, một vài vấn đề có thể trả lời trực tiếp, có một vài vấn đề khác lại cần uyển chuyển, kín đáo, để ý nghĩa chính của câu chuyện được truyền đạt một cách ẩn ý, hấp dẫn mà vẫn đạt được mục đích. Triết gia người Anh Bacon1 từng nói: “Sự tế nhị và đứng đắn có giá hơn rất nhiều so với việc mồm miệng liến thoắng như tép nhảy.” Trong giao tiếp, nên tùy thời điểm để điều chỉnh nội dung cũng như phương thức trò chuyện để cuộc giao tiếp được đối phương đón nhận, hoặc ít nhất là khiến đối phương không cảm thấy phản cảm, tạo ra bầu không khí thoải mái và hài hòa giữa cả hai phía.
1 Francis Bacon (1561-1626): Nhà triết học, chính khách người Anh. Ông là cha đẻ của chủ nghĩa duy vật Anh và các ngành khoa học thực nghiệm hiện đại.
Để đạt được hiệu quả trong cách thể hiện ngôn ngữ uyển chuyển, bóng bảy, cách hay được sử dụng nhất là chọn những từ đồng nghĩa để thay thế, dùng phương pháp so sánh hay các biện pháp tu từ khác, dùng cách nói với ngụ ý tương phản… Những hình thức này vừa có thể tránh được việc nói trực tiếp đem lại kết quả trái chiều, vừa có thể đạt được mục đích thể hiện rõ ý định cho đối phương hiểu, có tác dụng nâng cao hiệu quả của cuộc trò chuyện.
CÁCH XÓA BỎ TÂM TƯ BẤT MÃN CỦA NHÂN VIÊN
Trong công việc, nếu có chút không thuận lợi, cấp dưới sẽ dễ nảy sinh những cảm xúc không hài lòng, nhẹ thì phàn nàn, than phiền, nặng thì cố ý phá hoại công việc, cố tình gây ra sự việc tồi tệ.
Do vậy có thể thấy rằng, cảm xúc không hài lòng của nhân viên là một mối nguy hại lớn. Là người lãnh đạo, bạn nên cư xử ra sao khi đối mặt với những cảm xúc, thái độ không vừa lòng của nhân viên?
Thái độ thờ ơ, không quan tâm không những không có tác dụng hỗ trợ trong trường hợp này, thậm chí còn có khả năng làm tăng thêm cảm giác không hài lòng của nhân viên. Đừng nghĩ rằng một vài câu an ủi, động viên có thể khiến họ mất đi cảm giác không vừa lòng và vui vẻ làm việc tiếp. Vấn đề không đơn giản như vậy. Muốn loại bỏ được loại cảm xúc này trong suy nghĩ của nhân viên, người lãnh đạo cần làm tốt những việc sau đây.
1. Đối xử một cách nghiêm túc
Tuyệt đối không nên có thái độ lạnh nhạt, coi thường vấn đề. Cho dù bạn cho rằng, việc đó chẳng có gì đáng để bất mãn nhưng họ lại nghĩ là có. Nếu nhân viên cho rằng điều này là quan trọng, cần có sự quan tâm, chú ý của bạn thì bạn nên xử lí bằng cách coi đó là một vấn đề thực sự quan trọng và cần xử lý dứt điểm. Không thể coi thường những vấn đề nhỏ vì nếu cứ để nguyên không giải quyết thì những vấn đề nhỏ sẽ thành vấn đề lớn.
2. Chân thành lắng nghe ý kiến của nhân viên
Khi thấy nhân viên có thái độ không vừa lòng, người lãnh đạo cần dành thời gian, ngồi nói chuyện riêng và lắng nghe họ. Điều này không chỉ khiến cấp dưới thấy mình được tôn trọng mà còn kịp thời xoa dịu những căng thẳng, áp lực trong họ, hơn nữa còn giúp bạn biết rõ hơn về sự không đồng đều trong phân phối công việc hàng ngày, từ đó sắp xếp hợp lý hơn.
3. Chú ý đến thái độ
Khi cùng nhân viên chuyện trò, thái độ của bạn cần nhẹ nhàng, ôn hòa, nên tránh giọng điệu đối kháng hoặc nghi ngờ, tránh để cuộc trò chuyện rơi vào tình trạng la hét, chửi bới lẫn nhau.
Khi cảm xúc không ổn định, bạn sẽ mất khả năng khống chế, không thể bình tĩnh để suy nghĩ kĩ càng và do vậy dễ phản ứng mạnh. Trong những trường hợp đó, bạn cần giữ bình tĩnh. Nếu bạn cảm thấy bực tức, hãy tạm dừng cuộc trò chuyện. Nếu bạn đã tìm ra biện pháp giải quyết cho vấn đề của cấp dưới, hãy nói cho họ biết về điều đó, xem họ có đồng tình hay không. Nếu họ chưa vừa ý thì ít nhất điều này cũng thể hiện được thành ý của bạn.
4. Thẳng thắn nhìn nhận và đánh giá vấn đề
Nếu vấn đề của nhân viên là do sai lầm của bạn thì bạn cần phải chủ động thừa nhận sai lầm của mình, đồng thời chân thành nói lời xin lỗi với họ. Nếu điều khiến nhân viên không hài lòng không phải do lỗi của công ty hay của người lãnh đạo thì không nên phê bình họ lớn tiếng mà cần nhẹ nhàng, nhẫn nại giải thích cho họ hiểu.