Giao tiếp với nhiều người khác nhau
LÀM SAO ĐỂ THU HẸP KHOẢNG CÁCH TRONG LẦN ĐẦU GẶP GỠ?
Khi tiếp xúc với người mới quen, việc gọi đúng tên đối phương sẽ có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Người được gọi đúng tên chắc chắn sẽ cảm thấy khoảng cách với người vừa gọi tên mình thu hẹp lại. Khi mới đến làm việc trong môi trường mới, việc cố gắng nhớ tên đồng nghiệp là rất quan trọng. Nếu nhất thời không nhớ ra, bạn nên lịch sự hỏi lại và ghi nhớ thật kỹ.
Trong quan hệ thương mại, với những người gặp nhau lần đầu tiên thường sẽ có trao đổi danh thiếp và đa số mọi người sẽ đặt danh thiếp của mình ngay phía trước mặt để trao đổi, đây cũng là một phép lịch sự. Làm như vậy thì khi nói chuyện trực tiếp sẽ dễ dàng gọi đúng tên của đối phương, để cuộc nói chuyện diễn ra sau đó được thuận lợi. Trong trường hợp này, nếu bạn muốn cự tuyệt thì ngay từ đầu không cần nhận danh thiếp hoặc nhớ tên của đối phương.
SỬ DỤNG TỪ NGỮ PHÙ HỢP VÀ LỊCH SỰ
Nhà văn nổi tiếng người Nga Herzen1 đã từng nói: “Điều quan trọng nhất trong cuộc sống chính là biết phép lịch sự. Nó quan trọng hơn hết thảy mọi trí tuệ hay học vấn.” Câu nói này mặc dù có chút thiên vị, song việc biết sử dụng ngôn từ lịch sự trong giao tiếp xã giao là một trong những đức tính cơ bản bắt buộc của mỗi người.
1 Alexander Ivanovich Herzen (1812-1870): Nhà văn, nhà tư tưởng nổi tiếng người Nga.
Ngôn ngữ là vỏ bọc của tư tưởng, thể hiện rõ bạn là một người thanh lịch hay khiếm nhã. Nếu bạn muốn có được thiện cảm trong giao tiếp thì nên tìm hiểu và sử dụng những ngôn từ lịch sự một cách thích hợp.
Trong giao tiếp, nếu biết dùng ngôn ngữ lịch sự thì sẽ khiến cho tình cảm giữa người với người nhanh chóng trở nên thân thiện hơn.
Giọng điệu của bạn cần vừa phải, ấm áp, thân thiện và âm lượng thích hợp.
Trong giao tiếp nói chung, nếu biết sử dụng ngôn từ một cách lịch sự và khiêm tốn thì có thể khiến đối phương có được những ấn tượng tốt. Dưới đây là một vài trường hợp và cách nói lịch sự phù hợp:
1. Với người đã lâu không gặp mặt, bạn có thể nói: “Lâu rồi không gặp”.
2. Với những người lần đầu gặp gỡ, bạn nói “Tôi ngưỡng mộ anh đã lâu, hôm nay mới có dịp gặp gỡ”.
3. Khi có sơ suất với ai khác, bạn nói: “Xin hãy thứ lỗi/ Xin hãy thông cảm”.
4. Khi nhờ ai đó giúp đỡ, bạn nói: “Xin lỗi, anh có thể…”
5. Khi có việc muốn thương lượng với người khác, bạn nói: “Xin phép làm phiền một chút”.
6. Khi một ai đó muốn tiễn bạn, bạn nói: “Không cần tiễn đâu!”
7. Muốn ai đó góp ý, bạn nói: “Có điểm gì không phải xin chỉ giáo”.
8. Bạn không được nói với khách “không tiếp được”.
9. Khi đi đổi vật phẩm nào đó, bạn nói: “Xin vui lòng đổi giúp tôi”.
10. Khi làm ảnh hưởng tới người khác đang làm việc hay nghỉ ngơi, bạn nói: “Đã làm phiền rồi!”
11. Khi muốn biểu hiện thành ý với người khác, bạn nói: “Đừng khách sáo”.
Ngoài ra, khi nói chuyện không nên dùng ngôn từ mang tính chất ra lệnh. Khi nói chuyện ở nơi công cộng, việc lớn tiếng tranh luận, cãi cọ ầm ĩ, cướp lời người khác, hay sử dụng ngôn ngữ động chạm, làm tổn thương đến người khác là những điều vô cùng cấm kị. Có những người luôn thích nói về mình, điều này khiến người cùng giao tiếp rất khó chấp nhận. Nhạc sĩ người Ý Will 50 tuổi gặp một nhạc sĩ trẻ 18 tuổi. Người nhạc sĩ trẻ đó khi nói chuyện luôn không ngớt nói về bản thân và những tác phẩm của mình. Will nghe xong câu chuyện của anh chàng này đã nói: “Khi tôi 18 tuổi, tôi cho rằng mình là một nhà soạn nhạc vĩ đại, khi đó tôi nói ‘Tôi’; khi tôi 25 tuổi, tôi nói ‘Tôi và Mozart’; khi tôi 40 tuổi, tôi nói ‘Mozart và tôi’”. Câu chuyện này khiến người đọc nhận thấy rằng, có vẻ như người nhạc sĩ trẻ kia còn suy nghĩ quá nông cạn. Trong khi đó, người nghệ sĩ 50 tuổi chỉ nói một câu nhưng khiến người khác phải suy ngẫm rất nhiều. Câu nói đó đã nhắc nhở chúng ta rằng: nói ít về bản thân mình, cái quý là biết tự nhận thức về bản thân, không nên kiêu ngạo, tự cao.
KHÉO LÉO KHEN NGỢI NGƯỜI KHÁC
Tôi có một người bạn thân trông rất giống diễn viên nổi tiếng X. Mỗi lần anh ta đi ăn, các cô phục vụ lần đầu tiên nhìn thấy anh ta đều nói rằng: “Ôi, trông anh thật giống ngôi sao điện ảnh X!” Thông thường khi so sánh ai đó giống một diễn viên là cách nói thể hiện sự ngưỡng mộ, khiến cho người nghe cảm thấy rất vui vẻ, nhưng phản ứng của bạn tôi lại không giống như vậy. Khi nghe cô phục vụ “tâng bốc” xong, người vốn ít nói như anh ta càng trở nên im lặng. Theo tôi nghĩ thì phản ứng của người bạn tôi cũng không có vẻ gì kì lạ cho lắm, bởi vì cách khen của những người phục vụ kia cũng không hợp lí. Người diễn viên mà anh ta được so sánh mỗi lần xuất hiện đều đóng những vai độc ác, nhẫn tâm. Như vậy, nếu nói anh bạn tôi giống diễn viên X, rõ ràng đang có ý không tốt.
Biết cách khéo léo khen ngợi người khác là một việc không dễ dàng. Nếu không biết khen đúng cách thì rất dễ gặp phải chuyện mất lòng. Tốt nhất trước khi khen ngợi cần biết được điểm đối phương luôn tự hào, điểm mà đối phương thích được khen ngợi, sau đó từ những điểm này mà khen ngợi họ, đảm bảo sẽ thu được kết quả tốt đẹp.
Khi vẫn chưa xác định được điểm tự hào nhất của đối phương thì không nên khen bừa để tránh tình trạng tự bịa đặt lời khen mà gây ra chuyện không vui.
Vậy điều gì mới là điều đáng tự hào của một con người?
Đầu tiên bạn nên chú ý rằng, mỗi người đều có đặc điểm và sở thích của riêng mình. Những đặc điểm và sở thích này là điều đáng tự hào của mỗi người bởi vì đó là điều họ hơn người khác. Vì vậy bạn nên tôn trọng những điểm đặc trưng hay sở thích của một người, biết cách khen ngợi những yếu tố đó thì chắc chắn sẽ nhận được thiện cảm từ phía họ.
Đối với những người có khả năng nhất định như thư pháp, hội họa, câu cá, trồng hoa… bạn có thể khen ngợi tài năng của họ và tốt nhất là nên có biểu hiện khiêm tốn nhờ họ chỉ giáo về vấn đề đó. Ngay cả khi bạn hiểu sâu về vấn đề hay lĩnh vực yêu thích của họ, bạn cũng không nhất thiết phải thể hiện mình là người thông thạo vấn đề này mà tốt hơn hết nên khiêm tốn nhờ họ thực hiện thử một lần.
Một người luôn luôn có những vinh quang trong đời và họ thường xuyên coi đó là câu chuyện cửa miệng của mình: “Nhớ năm đó…”; “Hồi đó, tôi đã…”; “Hồi du học ở Pháp tôi cũng vậy… ”. Đối với những câu chuyện như thế, họ luôn hi vọng người khác sẽ đánh giá cao. Do vậy, nếu biết được niềm tự hào của một ai đó thì có thể khiến họ luôn vui vẻ và hứng khởi.
Cuối cùng, đối với phụ nữ, mỗi lần họ có sự thay đổi về bên ngoài hay thay đổi phụ kiện, trang sức thì nên dành lời khen ngợi. “Hôm nay cô có bông tai mới à, trông rất hợp với cái váy cô đang mặc đấy.” Nghe những câu nói kiểu như vậy, chắc hẳn người phụ nữ nào cũng sẽ rất vui. Đó là điều tất nhiên bởi đối với phụ nữ, trang phục, trang sức là những thứ họ luôn muốn được người khác khen ngợi. Tuy nhiên, tùy tiện khen ngợi cũng dễ gây phản tác dụng. Ví dụ với những trang phục có giá tiền khiêm tốn mà bạn lại khen “trang phục sang trọng, cao cấp” thì dễ trở thành một lời giả tạo, một lời chế nhạo đối với họ.
KHI TẶNG QUÀ CẦN CHÚ Ý TÌM HIỂU VĂN HÓA
Trong giao tiếp, từ xưa đến nay, có một việc khó có thể thiếu được đó là tặng quà. Tặng quà không chỉ bày tỏ tình hữu nghị, làm tăng thêm sự thân thiết mà còn thể hiện hi vọng có thể kéo dài được tình cảm này, đồng thời món quà cũng chính là lời chúc mừng cho sự thành công của lần hợp tác đó.
Đối với mỗi đối tượng khác nhau thì việc lựa chọn quà tặng cũng khác nhau. Nó trở thành một thứ nghệ thuật của sự nhạy cảm, kín đáo. Nếu không xem xét để hiểu rõ ý nghĩa của những món quà thì món quà đó sẽ phản tác dụng. Do vậy có thể thấy rằng, việc tặng quà là một câu chuyện không đơn giản, không thể tùy tiện, và cần phải rất cẩn thận.
Tặng quà, trước tiên cần phải chú ý đến thói quen cũng như trình độ văn hóa của người được tặng quà. Bởi vì văn hóa của những người được tặng quà không giống nhau, thì sở thích cũng như yêu cầu cũng có chút khác nhau.
Ví dụ như ở các nước Ả-rập, rượu không thể được dùng làm quà tặng, và đặc biệt không được tặng quà cho vợ của người khác. Ở Anh, người được tặng quà không thích những món quà có ghi tên của công ty hay đơn vị của người tặng quà. Người Pháp không thích được người khác tặng hoa cúc, nguyên nhân là do hoa cúc chỉ được sử dụng khi người Pháp làm việc hiếu mà thôi. Người Nhật Bản không thích những món quà có hình con cáo, bởi vì họ coi con cáo là hình ảnh tượng trưng cho sự tham lam.
Người xưa có câu “của ít lòng nhiều”, cho nên, quà tặng không nhất thiết phải là những món quà có giá trị quá cao. Nếu giá trị của những món quà quá cao thì thường sẽ bị người khác cho rằng đó là hối lộ, từ đó dẫn tới những sự hoài nghi không cần thiết của người được tặng quà.
Số lượng quà tặng cũng nên được chú ý. Ở Trung Quốc thường coi số chẵn là con số may mắn, còn ở Nhật Bản thì lại coi số lẻ là con số may mắn. Các nước phương Tây rất kỵ con số mười ba. Bởi vậy, cho dù khi tặng hoa quả hay bất cứ món quà nào với số lượng tương đối lớn thì đều cần phải chú ý đến điểm này.
Thời gian và đối tượng tặng quà cũng cần phải được chú ý. Ở các nước, các khu vực trên thế giới có sự tương đồng lớn, đều có thói quen là không tặng quà trong lần gặp đầu tiên.
Người Pháp thích tặng quà trong lần gặp mặt thứ hai, người Anh thường tặng quà trong các bữa ăn tối hoặc sau khi xem phim, còn ở Trung Quốc, thường tặng quà kỉ niệm trước khi tạm biệt.
Cuối cùng cần chú ý là những món quà thường có dụng ý bên trong, vì vậy cần phải thực sự cẩn thận, không nên vì việc tặng quà mà tạo ra những hiểu lầm không đáng có.
Cách lựa chọn quà tặng đúng đắn là vừa phải để ý tới văn hóa, thói quen, sở thích, giới tính, địa vị và độ tuổi của người được tặng quà, vừa phải để ý tới tính tâm linh, tính khả dụng, tính nghệ thuật, sự thú vị hoặc ý nghĩa kỉ niệm của bản thân món quà mình muốn tặng, và còn phải chú ý đến thuần phong mỹ tục.
MỜI RƯỢU LÀ SỰ GIAO LƯU TÌNH CẢM RẤT ĐẶC BIỆT
Tiệc rượu là nơi quan trọng để chúng ta giao lưu và tăng thêm tình cảm. Việc kính rượu hoặc mời rượu đồng nghiệp, bạn bè hoặc lãnh đạo có thể thúc đẩy sự giao lưu về tình cảm giữa hai bên, giúp cho mối quan hệ trở nên mật thiết, bền chặt hơn. Bình thường, nếu mời rượu có thể đạt được mục đích như vậy, thì đối phương sẽ không dễ dàng từ chối. Đối với kiểu tâm lý này, khi chúng ta mời rượu có thể nhấn mạnh tới quan hệ đặc biệt giữa chúng ta và đối phương một cách tình cảm, thân mật, để việc mời rượu trở thành phương thức giao lưu tình cảm đặc biệt giữa hai người, thậm chí chúng ta có thể mượn cơ hội đó để bày tỏ với đối phương những tình cảm như sự cảm kích, day dứt, tôn trọng, ngưỡng mộ... làm cho đối phương buộc phải dao động.
THẬN TRỌNG KHI MỜI KHÁCH DỰ TIỆC
Mời cơm khách là một hoạt động mang tính lễ tiết của những người lãnh đạo trong giao tiếp. Nói ra lời mời là một bước khởi đầu, những lời mời thích hợp có thể sẽ xây dựng nền tảng tốt cho mối quan hệ cũng như sự thành công trong giao tiếp sau này. Vì vậy, khi mời khách, chúng ta cần chú ý ba điều sau:
1. Lựa chọn những đối tượng phù hợp
Xác định đối tượng mời là vấn đề cần được giải quyết đầu tiên trong việc mời khách. Tất nhiên đối tượng mời phải được quyết định dựa vào mục đích của việc giao tiếp. Họ phải là người có thể mang đến cho bạn những sự giúp đỡ nhất định. Dựa vào tính chất và quy mô bữa tiệc mà bạn sẽ quyết định mời những người nào. Trước hết cần quyết định phạm vi những người cần mời, sau đó mới xác định danh sách những người cần mời.
Ngoài ra, còn phải xem xét sự chênh lệch về học thức, tuổi tác, địa vị, tính cách của những đối tượng được mời và mối quan hệ giữa họ... để tránh việc mời những người không phù hợp, phá vỡ sự hài hòa trong quan hệ giữa những đối tượng được mời.
2. Sử dụng phương thức phù hợp
Sử dụng phương thức mời cũng cần phải tham khảo và phân tích cụ thể dựa trên đối tượng, tính chất của sự giao tiếp.
Các học giả, chuyên gia, lãnh đạo... đều có công việc bận rộn, thời gian ít ỏi, vì vậy tốt nhất nên hẹn trước để họ có thể điều chỉnh công việc, cũng như sắp xếp thời gian; với bạn bè bình thường thì chỉ cần nhắn tin, gọi một vài cuộc điện thoại, hoặc nhắn qua người khác là được. Tùy vào tính chất quan trọng của đối tượng... mà phải sử dụng văn bản sao cho phù hợp, ví dụ như gửi thư tín, gửi thiệp mời... Hoặc là dựa vào những quy cách nhất định, cử những người chuyên trách đi truyền đạt, đến tận nơi để thể hiện sự coi trọng. Tóm lại, cách thức mời cần phải dựa vào tính chất của công việc và tùy vào từng đối tượng mà tiến hành khác nhau.
3. Chú ý tới “hành”, “tiện”, “minh” và “thành”
a. “Hành” tức là chỉ tính khả thi của việc mời. Khi muốn mời ai đó thì cần phải lượng sức mình để tiến hành, vừa không phải ép người khác vào chỗ khó khăn, lại có thể làm được những gì muốn làm.
b. “Minh” là chỉ sự rõ ràng, minh bạch. Trước khi mời, nhất định phải xác định rõ thời gian, địa điểm, nội dung cũng như đối tượng mời của bữa tiệc. Cần phải truyền đạt những mục ở trên một cách rõ ràng, chính xác cho đối tượng được mời, để khi họ nhận lời mời, có thể đến buổi hẹn đúng giờ.
c. “Tiện” tức là lo cho đối tượng được mời nằm trong khả năng của mình, tạo những điều kiện thuận lợi cho họ về việc đi lại, giao thông... Ông chủ Vương muốn mời giáo sư Trương giúp ông giải quyết một vấn đề khó trong khoa học. Giáo sư Trương tuổi tác đã cao, cho nên việc đi lại không được thuận tiện. Ông vốn định từ chối, không ngờ ông chủ Vương lại cử xe đến đón và cử người chuyên trách đi phụ giúp, điều đó khiến cho giáo sư Vương rất cảm động và đã thay đổi quyết định của mình.
d. “Thành” chỉ việc hẹn mời là rất chân thành, không lỡ hẹn, không làm mất lòng tin.