Chương XVThời gian

Sử dụng tốt 24 tiếng mỗi ngày

NGƯỜI GIỎI QUẢN LÝ THỜI GIAN

Thời gian rất quý giá, khi đã trôi qua thì không thể lấy lại được. Vì thế, một người lãnh đạo bên cạnh việc quản lý tốt tiền vốn, thiết bị và con người, thì phải tập trung quản lý thời gian của bản thân, đồng nghiệp và cấp dưới.

Làm như vậy không chỉ để tăng số lượng công việc làm được hoặc nâng cao chất lượng công việc, mà còn giúp bạn có thể phát triển tối đa sự nghiệp của mình, thực hiện mục tiêu của bản thân và tổ chức. Người có tài năng vượt trội trong thời gian làm việc cả đời có thể hoàn thành được hai đến ba sự nghiệp. Người lãnh đạo đã lập gia đình càng phải cân nhắc kỹ lưỡng vấn đề thời gian, bởi vì họ chắc chắn sẽ phải đồng thời làm hai công việc một lúc.

Phải quy hoạch thời gian hợp lý. Hãy phân chia thời gian một ngày thành những khoảng nhỏ, mỗi khoảng nửa tiếng đồng hồ, và phân tích hướng đi của công việc theo thời gian. Đối chiếu chi phí thời gian này với mục tiêu của cá nhân hoặc tổ chức, nếu không đúng hướng thì tức là bạn dùng thời gian vào những việc chưa cần thiết, phải thay đổi thứ tự ưu tiên.

Nghiêm khắc yêu cầu bản thân và đồng nghiệp thực hiện đúng thời gian biểu. Nếu bạn lãng phí thời gian vì những việc không cần thiết thì hoặc là bản thân bạn có vấn đề, hoặc là có người đang cố tình đùa giỡn bạn. Bạn nên chuyển công việc đó cho người khác làm, hoặc dừng ngay việc đó lại. Mục tiêu không rõ ràng hoặc hoạt động không có kế hoạch là nguyên nhân chủ yếu gây ra lãng phí thời gian.

Là một người lãnh đạo, trước tiên phải biết nâng cao hiệu quả công việc bằng cách:

Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến những cách thức để nâng cao hiệu quả quản lý thời gian cho cấp trên:

Người lãnh đạo có thể quản lý tốt thời gian hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc. Quản lý tốt thì tốn ít công sức mà hiệu quả cao; ngược lại sẽ tốn nhiều công sức mà hiệu quả thấp.

Có một vị giám đốc nữ rất biết cách quản lý thời gian. Bà để công việc liên lạc thư từ cho cấp dưới làm, chỉ tự mình xử lý những vấn đề quan trọng qua điện thoại. Kế hoạch họp hành của bà chu toàn, chỉ tham gia thảo luận những vấn đề quan trọng, những vấn đề còn lại giao cho nhân viên quyết định. Bà rất quen thuộc với khách hàng và nhà cung cấp, bởi vì bà có đủ thời gian để tìm hiểu họ. Đồng thời, bà còn có thời gian đọc tin tức để nắm bắt tình hình thị trường ngành nghề của mình. Bà không chỉ thảo luận vấn đề mà còn giải quyết vấn đề. Bà gần như luôn có thời gian nhàn rỗi…

Sự khác nhau giữa người bận rộn và người nhàn rỗi nằm ở chỗ người nhàn rỗi biết quản lý và tận dụng thời gian của mình một cách hợp lý.

BÍ QUYẾT SẮP XẾP THỜI GIAN

Bạn có thể dùng một quyển sổ để sắp xếp công việc hàng ngày. Mỗi ngày dùng một tờ, chia đôi trang giấy, bên trái viết tên những người cần liên lạc, bên phải ghi việc của người đó. Cũng có thể để trong túi một ít danh thiếp, dùng để ghi lại một số điểm quan trọng cần nói với cấp dưới ở công ty.

Phương pháp sắp xếp thời gian của mỗi người khác nhau, có người rất đơn giản, có người rất tỉ mỉ. Có người tiện tay viết lên trên một tờ giấy những việc cần làm trong một tuần, theo đó hoàn thành từng việc một, có người có một quyển sổ việc làm rất dày, phân loại rất chi tiết. Nhưng phương pháp có hiệu quả với người này chưa chắc đã thích hợp với người khác, tuy nhiên một người thành công không thể không có phương pháp sắp xếp thời gian của bản thân một cách hợp lý.

Cho dù đã có phương pháp tốt nhất, nếu không cẩn thận chú ý một số khuyết điểm của bản thân và người khác, thì sự sắp xếp có trật tự ban đầu rất có thể bị đảo lộn. Sau đây là bốn bí quyết để sắp xếp thời gian:

1. Làm việc dễ trước, việc khó sau

Giả sử hôm nay bạn có 11 việc phải làm, trong đó có tám việc có thể tính chính xác thời gian cần thiết để xử lý, hai việc là có thể ước lượng thời gian tương đối, nhưng có một việc liên quan đến một phạm vi tương đối khó khăn, bạn sẽ làm việc nào trước?

Rất nhiều người sẽ chọn làm việc khó khăn trước. Kết cục là, họ không hoàn thành được việc nào cả. Bạn nên cố gắng làm tám việc có thể hoàn thành đúng hạn trước. Làm xong những việc này sẽ mang lại cho bạn cảm giác thành công vui vẻ và sự khích lệ, để đối mặt với những công việc tương đối khó khăn còn lại. Hoàn thành những việc dễ dàng cũng là một cách để hưởng thụ, không nên coi nhẹ chúng hoặc cảm thấy làm xong rồi cũng không có gì đáng kể.

2. Đừng tỏ ra anh hùng, cũng đừng làm vật hi sinh

Rất nhiều người thích tỏ vẻ anh hùng về thời gian, họ luôn muốn làm rất nhiều việc trong thời gian ngắn. Có thể họ thấy rằng trong một tiếng đồng hồ có thể tập trung làm hết những việc bình thường phải cần hai tiếng đồng hồ mới làm hết thì không thể hoàn thành cũng vẫn được coi là anh hùng! Thật ra điều này không liên quan đến khí phách anh hùng, hơn nữa còn dẫn đến sai tiến độ công việc, và làm liên lụy người khác.

Bạn đã từng trải qua chuyện như thế này chưa? Có người hẹn gặp bạn lúc 6 giờ chiều sau khi tan làm, nhưng trước khi đến, anh ta còn cố gọi vài cuộc điện thoại và giải quyết thêm một số việc, kết quả là đến 7 giờ anh ta mới đến. Bạn phải tránh trở thành vật hi sinh cho anh ta. Bằng cách có thể hỏi trước: “6 giờ? Anh còn phải làm nhiều việc như vậy, 6 giờ làm sao đến kịp? Anh làm xong hết việc đi, 7 giờ chúng ta gặp nhau.”

Đương nhiên, bạn không thể hy vọng một cách ngây thơ rằng thời gian của bạn sẽ không chịu ảnh hưởng bởi người khác, ví dụ có người sẽ hủy bỏ cuộc hẹn mà không báo trước hoặc sát nút mới báo. Bạn không nên bị động hay nhẫn nhịn với những người như vậy.

3. Sắp xếp thứ tự gọi điện thoại

Cho dù đối tác là ai, đều nên hạn chế thời gian gọi điện thoại không quá 5 phút. Bạn cần đặc biệt lưu ý đến cách thức gọi điện thoại của bản thân và thói quen khi gọi điện thoại của đối tác.

Có người thích đơn giản, ngắn gọn, có người lại thích nói chuyện dông dài, vì vậy bạn nên xem xét thứ tự gọi điện thoại, nếu trong vòng nửa tiếng phải gọi 7 cuộc điện thoại, trong đó 6 cuộc có thể trao đổi nhanh chóng, thì nên gọi trước cuộc điện thoại nhanh chóng trước. Như vậy, khi bạn dành thời gian cho cuộc điện thoại “đường dài” đó, ít nhất sẽ không cảm thấy sốt ruột, lo lắng vì không có thời gian gọi sáu cuộc điện thoại kia.

4. Lên danh sách

Bạn có thể liệt kê ra những việc cần làm trong một ngày. Mỗi lần bạn gạch đi trên giấy một việc đã làm xong, sẽ có một cảm giác vui vẻ, phấn chấn.

Nếu bạn muốn trở thành một người làm việc có kế hoạch, điều quan trọng không phải là bạn có thể liệt kê ra bao nhiêu việc phải làm mà là khi kết thúc một ngày, bạn gạch đi được bao nhiêu việc đã hoàn thành. Một danh sách lý tưởng là khi kết thúc một ngày, những việc cần làm đều đã được gạch hết.

GỌN GÀNG NGĂN NẮP CHÍNH LÀ HIỆU SUẤT

Có một lần, nhà khoa học nổi tiếng Trung Quốc Diệp Vĩnh Liệt đi từ Thượng Hải đến Quảng Châu công tác. Một biên tập viên biết được 3 năm trước ông có viết một bản thảo hay nên rất muốn xem. Diệp Vĩnh Liệt đi công tác không mang theo bản thảo liền gọi điện thoại nói với vợ, bản thảo để trong tập bản thảo viết tay trong ô ngăn kéo thứ nhất bên trái tủ sách, vợ ông không cần đến một phút đã có thể tìm ra, ba ngày sau bản thảo được gửi đến tay người biên tập viên đó qua đường chuyển phát nhanh.

Hơn 20 năm công tác, số lượng bản thảo sách mà Diệp Vĩnh Liệt viết ra lên tới trên 5 nghìn tập, vợ ông làm thế nào có thể rất nhanh tìm được bản thảo viết tay mà ông cần đó? Mấu chốt là: ngăn nắp, có trật tự.

Có một câu ngạn ngữ nói rất đúng: “Hãy yêu thích sự ngăn nắp trật tự, nó có thể bảo vệ thời gian và sức lực của bạn.”

Một số “chuyên gia sắp xếp thời gian” phương Tây, sau khi sử dụng máy tính điện tử đo lường và trắc định, đã đưa ra rất nhiều lời khuyên để mọi người sắp xếp thời gian, trong đó có một điều là “ngăn nắp, có trật tự chính là hiệu suất”. Họ so sánh: trong vali của người thợ mộc, nếu các loại dụng cụ được sắp xếp ngăn nắp, có trật tự, các loại đinh có độ dài khác nhau được sắp xếp lần lượt, khi cần có thể lấy được ngay. Mỗi lần làm việc xong, thời gian đem dụng cụ để vào chỗ cố định không hơn kém là mấy so với thời gian để dụng cụ vứt lung tung vào trong vali, mà hiệu quả lại khác rất nhiều.

Theo thống kê, có trên 95% những người quản lý luôn bực mình vì trên bàn làm việc chất đầy đồ vật. Phương pháp mà những người thành công sắp xếp bàn làm việc ngăn nắp là:

Đối với tài liệu, văn kiện, có thể căn cứ theo độ quan trọng và thứ tự trước sau cần hoàn thành để phân thành bốn mức sau: “Nên xử lý ngay lập tức”, “xử lý tạm thời”, “sau này xử lý” và “lưu lại làm tài liệu”. “Nên xử lý ngay lập tức”, như thư tín khẩn cấp và những việc phải xử lý, quyết định ngay lập tức; “xử lý tạm thời”, tức là xem qua nội dung văn kiện, phân loại theo nội dung để vào kẹp hồ sơ, trước khi áp dụng hành động thích hợp, luôn luôn để ở đó; “sau này xử lý”, tức là những công việc không thật sự quan trọng, những việc cần nghiên cứu sâu thêm và những việc cần sắp xếp đầy đủ thời gian và sự chú ý; “lưu lại làm tài liệu” bao gồm chính sách, chỉ thị, quyết định của cấp trên và tài liệu, văn kiện lưu lại có giá trị, như vậy quản lý bàn làm việc sẽ giống như “quản lý giao thông” có trật tự, không lộn xộn, tránh được hỗn loạn, thời gian sẽ không bị phung phí vào việc tìm đi tìm lại.

TẬN DỤNG THỜI GIAN ĐI LÀM MỘT CÁCH CÓ HIỆU QUẢ

Thời gian đi làm là thời gian rất quan trọng, nó không chỉ liên quan đến giá trị thời gian một ngày, mà còn ảnh hưởng đến thành quả lập nghiệp của người lãnh đạo.

Công việc khi đi làm rất đa dạng, mức độ phức tạp khác nhau. Người lãnh đạo giỏi giang sẽ có cảm giác như thế này: “Nếu tôi có ba đầu sáu tay thì tốt!” Đối với người lãnh đạo, ngoài những công việc thường ngày, còn phải ứng phó với những việc đột ngột phát sinh. Mà những việc đột ngột phát sinh rất có thể sẽ làm cho công việc cả một ngày đều bị đảo lộn. Vì vậy, người lãnh đạo cần phải có năng lực xử lý nhanh các sự việc đột ngột, ví dụ mở cuộc họp tiến hành thảo luận ngay, hoặc lập tức đưa ra phương pháp xử lý.

Làm việc tại văn phòng, sẽ phải giải quyết công việc đến từ khắp nơi, người lãnh đạo giống như vị tướng quân cầm quân, chủ trì đại cục, phải đưa ra quyết sách chính xác, dẫn dắt tất cả đoàn thể đánh thắng mọi chiến dịch.

Tận dụng linh hoạt thời gian đi làm, tiến hành quản lý có hiệu quả theo các phương diện sau, có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho người lãnh đạo.

1. Sắp xếp trình tự công việc

Khi sắp xếp trình tự công việc, cố gắng liệt tất cả các công việc vào trong bảng công việc, sau đó sắp xếp theo thứ tự nặng nhẹ, chậm gấp.

Khi đối mặt với công việc quá nhiều, có thể dùng quy tắc “80/20” để quyết định trình tự công việc. Bởi 80% lượng công việc trên thực tế đều tập trung ở 20% công việc quan trọng, cho nên chỉ cần nhanh chóng hoàn thành tốt 20% công việc sắp xếp ở vị trí đầu tiên trong bảng trình tự công việc thì có thể bảo đảm 80% lượng công việc được hoàn thành. Một số công việc khác thì có thể xử lý trong thời gian còn lại.

2. Chia công việc thành hai loại

Thông thường, công việc có thể chia thành hai loại, một loại là “việc tự tay mình làm”, loại khác là “việc giao cho người khác làm”.

Sau khi phân chia như vậy, người lãnh đạo có thể tiến hành phân công công việc tốt, để một số công việc ủy thác cho người khác đi xử lý. Lấy ví dụ một số công việc thường ngày, thư ký hoặc trợ lý văn phòng có thể giúp lãnh đạo xử lý, để tiết kiệm thời gian làm việc quý giá của lãnh đạo.

3. Ưu tiên giải quyết những việc gấp

Mỗi buổi sáng khi bước vào văn phòng làm việc, người lãnh đạo trước hết phải làm một việc là kiểm tra xem có hay không những văn kiện chờ đợi đối tác trả lời. Nếu có, phải nhanh chóng liên hệ với đối tác, giao văn kiện và chờ đợi đối tác trả lời.

Bởi vì đối với người lãnh đạo cần phải tranh thủ từng phút từng giây, những văn kiện cần đối tác trả lời, thời gian xử lý chúng không thể do bản thân quyết định, vậy nên giao cho đối tác sớm cũng sẽ có được kết quả sớm. Có khi, những văn kiện quan trọng chỉ trì hoãn mười mấy phút thậm chí mấy phút cũng có thể dẫn đến những kết quả rất khác.

Sau khi xử lý xong những văn kiện này, người lãnh đạo nên giao công việc cho cấp dưới, nói rõ ràng cho cấp dưới những công việc cần cấp dưới đi hoàn thành, đảm bảo cho cấp dưới hiểu đúng và hoàn thành công việc theo chỉ thị của mình.

Sau đó mới là thời gian người lãnh đạo tự mình bắt tay làm việc, ví dụ gặp gỡ bàn bạc, xử lý văn kiện, gọi điện thoại…

4. Giải quyết những công việc cần tập trung sức lực vào buổi sáng

Sau một giấc ngủ đầy đủ, đầu óc sẽ rất tỉnh táo, tinh thần dễ tập trung. Vì vậy, những việc cần đến trí óc và tinh thần tập trung cao độ người lãnh đạo nên sắp xếp xử lý chúng vào buổi sáng. Ví dụ, như buổi họp quan trọng, cuộc điện thoại quan trọng, báo cáo cần phân tích…

Buổi chiều, tốc độ hoạt động của đại não sẽ giảm đi rõ rệt, thường sẽ không thể nghĩ ra được biện pháp gì tốt. Vì vậy người lãnh đạo chỉ cần có thể xử lý hết những công việc thường kỳ trong một ngày là đã coi như không lãng phí thời gian.

Thông thường, vào buổi chiều nên sắp xếp một số buổi tiếp khách, hiệu quả sẽ tốt hơn một chút. Qua việc nói chuyện với khách, còn có thể giúp sức lực người lãnh đạo được hồi phục, tinh thần được thoải mái.

DÀNH THỜI GIAN ĐỂ LÀM NHỮNG VIỆC QUAN TRỌNG

Trong cuộc sống hiện tại, có một số lãnh đạo rất bận rộn, gần như lúc nào cũng có rất nhiều công việc phải làm, kết quả là làm được việc này thì hỏng mất việc kia, thiếu hiệu quả. Vì vậy, nâng cao hiệu quả công việc là vấn đề người lãnh đạo phải đặc biệt chú ý.

Để đạt được mục tiêu có ý nghĩa và trở thành lãnh đạo có hiệu quả, chúng ta cần phải ưu tiên dùng thời gian vào những hoạt động có ý nghĩa, thay vì các hoạt động thứ yếu hoặc không có ý nghĩa.

Bây giờ chúng ta sẽ thảo luận làm thế nào tận dụng thời gian một cách thỏa đáng hơn, từ đó làm cho công việc càng có hiệu quả hơn. Tôi không có ý định dạy bạn kéo dài thời gian làm việc lên 10 - 12 tiếng, nếu muốn, bạn thậm chí còn có thể rút ngắn thời gian làm việc.

Điều tồi tệ là, rất nhiều người thật sự có ý đồ kéo dài thời gian làm việc của họ, để hoàn thành được nhiều công việc hơn. Nhưng điều đó lại không có lợi. Công việc sẽ không ngừng nhiều thêm, để lấp đầy thời gian mà nó có thể chiếm đoạt. Công việc không phải thể rắn, nó giống như thể khí, sẽ tự động giãn nở, và lấp đầy không gian dư thừa.

Đây chính là lý do mà chuyên gia quản lý thời gian không khuyến khích bạn vì giải quyết vấn đề thời gian mà kéo dài thời gian làm việc. Kéo dài thời gian làm việc không chỉ ảnh hưởng đến cuộc sống của gia đình bạn và xã hội, nó còn làm giảm hiệu quả công việc của bạn, bởi vì bạn coi buổi tối là sự kéo dài của ban ngày. Nếu một kế hoạch đến lúc tan làm vẫn chưa viết hết, có thể bạn sẽ nhún vai nói với bản thân mình: “Mình sẽ viết xong trong buổi tối.” Bạn có thể thà làm như vậy chứ không muốn tận dụng 15 phút trước khi tan làm để hoàn thành nốt công việc; hoặc bạn không muốn làm việc vội vã và đặt bản thân dưới áp lực; hoặc không muốn đùn đẩy nhồi nhét cho người khác. Tóm lại, bạn không muốn giải quyết hết công việc chưa hoàn thành trong thời gian làm việc.

Nhưng nếu bạn bất chấp mọi khó khăn vẫn muốn hoàn thành nhiệm vụ của mình trong thời gian quy định, thì như vậy cũng không tốt. Bởi vì khó khăn sẽ gây ra áp lực, thậm chí có thể dẫn đến rối loạn tinh thần, loét dạ dày hoặc bệnh tim mạch đột phát. Khi bạn dồn ép các hoạt động trong lượng thời gian như vậy thì cũng giống như thể khí - tuy có thể bị ép chặt, nhưng áp lực mà nó phải chịu càng lớn thì áp lực của nó đối với vách bình đựng cũng sẽ càng lớn.

Đây chính là nguyên nhân gây ra căng thẳng, suy sụp tinh thần, thậm chí tồi tệ hơn.

Con người càng ngày càng đem nhiều công việc nhồi nhét vào trong cùng một cái bình thời gian hữu hạn, khiến cho bản thân rơi vào trạng thái căng thẳng cực độ, cuối cùng, áp lực quá lớn dẫn cái bình nổ tung.

Bạn có thể sẽ nói rằng: “Thôi đi, tôi thà kéo dài thời gian làm việc cũng không muốn bị nổ tung!” Tuy nhiên, kéo dài thời gian làm việc sẽ chỉ dây dưa công việc phải làm. Nếu bạn có một bình đựng thời gian lớn hơn, bạn có thể nhét vào trong đó nhiều hoạt động hơn, và chắc chắn bạn sẽ làm như thế. Nhưng đó chính là bản tính cuồng công việc. Mà cuối cùng cái bình cũng bị nổ, bạn là người bị hại duy nhất.

Kéo dài thời gian làm việc không phải là biện pháp. Những việc bạn làm quyết định hiệu suất của bạn, hơn nữa, nó còn quan hệ đến sức khỏe của bạn.

Pareto, nhà kinh tế học và nhà xã hội học Italia, trong nguyên tắc Pareto do ông sáng tạo đã chỉ ra rằng: trong một quần thể, thành phần quan trọng thông thường chỉ chiếm một tỷ lệ tương đối nhỏ trong toàn bộ các thành phần, con số này trong thực tế là 20% và 80%. Cho nên 20% hoạt động của bạn chiếm 80% giá trị tất cả các hoạt động của bạn, đây chính là định luật 80/20.

Điểm làm người ta ngạc nhiên của nguyên lý này là nó gần như thích hợp sử dụng với tất cả các sự việc. 20% nhân viên nghiệp vụ mang lại 80% nghiệp vụ mới; 20% hạng mục phát minh tạo ra được 80% giá trị toàn bộ cá phát minh; 20% số người gọi điện thoại cho bạn chiếm dụng 80% thời gian gọi điện thoại của bạn; 20% công việc của bạn mang đến cho bạn 80% thành quả quan trọng…

80% và 20% có thể không tuyệt đối chính xác, nhưng nguyên lý này trong thực tế rất hữu dụng. Nó có thể mang đến cho bạn quan niệm về thời gian, và cơ sở để quản lý thời gian của mình một cách thành công.

Nếu bạn có thể phân loại các loại hoạt động của mình, có thể bạn sẽ phát hiện ra 20% trong đó là những hoạt động vô cùng quan trọng, chúng mang đến cho bạn 80% thành quả; 80% hoạt động còn lại bao gồm hoạt động quan trọng, hoạt động không quan trọng nhưng cần phải làm, hoạt động không quan trọng và hoạt động không cần thiết.

Xét từ góc độ lý luận, bạn có thể lược đi 80% hoạt động, nhưng vẫn giữ được 80% thành quả. Vậy nên bạn hoàn toàn có thể:

Sau đó, dùng thời gian tiết kiệm được này để hoàn thành những công việc đặc biệt quan trọng như lên kế hoạch và suy nghĩ về cách cải tiến công việc.

Trước tiên, bạn phải quyết định bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian để làm việc. Sau đó, bạn phải loại bỏ hoặc cắt cử người khác đi làm những hoạt động thứ yếu, và lấy những hoạt động đặc biệt quan trọng lấp đầy khoảng thời gian tiết kiệm được này. Những hoạt động đặc biệt quan trọng là những hoạt động có thể mang lại cho bạn nhiều thù lao hơn, đạt được thành quả quan trọng, giúp bạn tiến bước mạnh mẽ đến mục tiêu của cá nhân và của công ty.

TIẾT KIỆM TỪNG GIỜ, TỪNG PHÚT CHO SỰ NGHIỆP

Tất cả những người lãnh đạo thành công đều không tách rời một thói quen tốt: giỏi dùng thời gian!

Thời gian tuy là thứ mọi người đều có, nhưng nó tuyệt đối khác nhau ở từng người. Một người có cuộc sống vô vị sẽ cảm thấy thời gian trôi quá chậm, nhưng một người có nhiều việc phải làm lại cảm thấy thời gian trôi quá nhanh. Ngay như chúng ta, có những lúc đếm thời gian từng ngày từng ngày một, cảm thấy thời gian trôi đi thật chậm, nhưng nhiều năm qua đi đếm lại ngày tháng lại cảm thấy thời gian trôi đi thật nhanh. Biểu hiện của thời gian không giống nhau.

Con người phát minh ra đồng hồ, là dùng để nắm bắt thời gian, quan sát thời gian, chứ không để tận dụng thời gian. Người lãnh đạo muốn làm nên đại sự thì phải có tài tận dụng thời gian, hình thành thói quen sử dụng thời gian tốt.

Có một người mở một công ty tư vấn, một năm tiếp nhận khoảng 130 vụ kiện, mỗi năm đều phải đi đến rất nhiều nơi, cho nên có rất nhiều thời gian phải ở trên máy bay. Cô tin rằng duy trì quan hệ tốt với khách hàng rất quan trọng. Cho nên cô thường tận dụng thời gian trên máy bay viết những ý kiến ngắn gửi cho họ. Một lần, một người khách đi cùng máy bay đang chờ lấy hành lý liền đến gần nói chuyện với cô, ông ta nói: “Khi ở trên máy bay tôi đã chú ý đến cô, trong vòng 2 tiếng 48 phút, cô luôn luôn viết những ý kiến ngắn, tôi dám chắc ông chủ của cô nhất định rất hài lòng về cô.” Người trẻ tuổi này trả lời “Tôi chính là chủ”. Không chỉ là ông chủ trong sự nghiệp, còn phải học cách làm “ông chủ” của thời gian.

Trong cuộc sống và công việc cho dù bạn có hiệu suất cao thế nào, sẽ luôn có người làm bạn phải chờ đợi: bạn có thể lỡ xe buýt, tàu điện ngầm, máy bay, phải nghỉ ngơi giữa đường ngoài dự tính; bạn có thể đã cố hết khả năng cẩn thận sắp xếp mọi việc, nhưng bạn có thể bất ngờ bị kẹt tại sân bay, vô cớ mất thêm ba tiếng đồng hồ. Những việc mà tất cả những người thành công làm trong tình huống này là: “Tôi mang theo quyển sách; Tôi viết các thứ; Tôi sửa báo cáo. Tôi có thể làm bất kỳ công việc gì trong thời gian này.” Như vậy, bạn không chỉ khai thác được thời gian đang có, mà còn tiến thêm một bước trên con đường hướng đến hàng ngũ những người thành công.

Thật ra, trong cuộc sống hàng ngày có rất nhiều thời gian rảnh rỗi có thể tận dụng, nếu bạn có thể biến những khoảng thời gian linh tinh đó thành hoàn chỉnh, thì công việc và cuộc sống của bạn sẽ thoải mái hơn.

Thời gian vụn vặt là thời gian không liên tục hoặc thời gian trống giữa công việc này với công việc khác. Những khoảng thời gian như vậy thường bị con người không để ý bỏ qua. Thời gian vụn vặt tuy ngắn, nhưng nếu một ngày, một tháng, một năm không ngừng tích lũy lại thì tổng số của nó sẽ tương đối khả quan. Những người có thành tích trong sự nghiệp, hầu hết đều biết tận dụng có hiệu quả thời gian vụn vặt.

“Tôi coi toàn bộ thời gian là ‘tấm vải hoàn chỉnh’, gọi từng chút thời gian là ‘vải vụn’, may quần áo có cả tấm vải tất nhiên là tốt, nhưng cả tấm vẫn không đủ thì nên tận dụng vải vụn, mỗi ngày hai ba mươi phút, cộng lại thì có thể từ ngắn biến thành dài, có thể có công dụng lớn.” Đây là bí quyết của người thành công, cũng là phương pháp tốt chúng ta nên lấy làm gương học tập.

Charles Darwin, nhà sinh vật học vĩ đại, cũng từng nói: “Tôi không bao giờ cho rằng nửa tiếng đồng hồ là khoảng thời gian nhỏ không đáng để nói đến.” Trải nghiệm của Rayman - người đạt giải Nobel - càng cụ thể hơn, ông nói: “Chút thời gian dư thừa, cho dù chỉ có năm sáu phút, nếu tận dụng nó cũng có thể có được thành tựu rất lớn.” Tích lũy thời gian từ vụn vặt thành hoàn chỉnh, chịu khó tận dụng, chính là một trong những bí quyết đạt được thành tựu rực rỡ của rất nhiều nhà khoa học từ xưa đến nay, cũng là một trong những ưu điểm mà chúng ta nên học từ họ.

BIẾN 24 GIỜ THÀNH 48 GIỜ

Độ dài ngắn của thời gian là do con người sử dụng nó quyết định, trong cùng một thời gian, có người làm được nhiều việc, có người chỉ làm được chút ít, thời gian sẽ có sự khác biệt tương đối về độ dài ngắn.

Tuy nhiên, cho dù là tổng thống, doanh nhân, hay là công nhân, ăn mày, một ngày của mỗi người đều chỉ có 24 tiếng, đây là điều công bằng nhất mà ông trời ban cho con người.

Tuy là như vậy, nhưng một số người lại có bản lĩnh biến 24 tiếng một ngày thành 48 tiếng để dùng.

Đây không phải là thần thoại mà là sự thật.

Vậy những người này đã làm như thế nào?

Hãy xem sự sắp xếp thời gian một ngày của một người trong số họ:

Mỗi sáng thức dậy lúc 5 giờ, tập thể dục, sau đó ăn sáng, đọc báo, tiếp theo lái xe đi làm. Vì đi sớm nên sẽ không tắc đường, đến công ty là khoảng 7 rưỡi, anh ta dùng thời gian từ 7 rưỡi đến 8 giờ đọc báo, đồng thời lựa lại những bài báo có giá trị, sau đó chuẩn bị tài liệu cần thiết cho một ngày làm việc. Buổi trưa sau khi ăn cơm anh ta ngủ 30 phút, buổi chiều tiếp tục làm việc, đến khi tan làm, anh ta sẽ tận dụng hơn một tiếng để đọc sách, khoảng 7 giờ về đến nhà, bởi vì không tắc đường, nửa tiếng là có thể về đến nhà ăn cơm tối. Sau khi ăn cơm, đọc sơ qua báo buổi tối, nói chuyện với vợ và con, rồi vào phòng làm việc đọc sách, ghi chép, cho đến 11 giờ lên giường đi ngủ.

Người này không giống những người khác, bởi vì một ngày của anh ta có 48 tiếng, cũng có nghĩa là công việc anh ta làm một ngày là công việc người khác hai ngày mới có thể làm hết. Rất rõ ràng, thành tựu của anh ta vượt xa so với những người cùng tuổi.

Thật ra người này cũng không có bảo bối gì, anh ta chỉ đơn giản là không để thời gian trôi qua một cách lãng phí mà thôi. Muốn để thời gian trôi đi mất thì rất dễ, buông thả bản thân, xem ti vi, chơi điện tử, một buổi tối rất dễ dàng trôi qua. Nếu ngày nào cũng như vậy, một năm, hai năm rất nhanh chóng qua đi, thành tựu của bạn sẽ không thể so sánh với người khác.

Vì vậy, bạn cũng cần phải biến một ngày thành 48 tiếng, để cho mỗi phút mỗi giây của bạn phát huy hiệu ích lớn nhất.

Thật ra việc này không hề khó, quy hoạch lại thời gian của bạn và thực hiện một cách nghiêm túc là được.

Hãy nhớ, chỉ có hai điểm:

Các trường học đều có thời khóa biểu, đây chính là quy hoạch thời gian cơ bản nhất, bạn cũng có thể tham khảo phương thức này, liệt kê ra một bảng biểu bao gồm thời gian nào trong một ngày bạn làm việc gì, đồng thời hàng ngày làm việc và nghỉ ngơi theo bảng đó. Khi mới bắt đầu bạn sẽ thấy không quen, hơn nữa vì không có người giám sát nên bạn rất có khả năng sẽ “lười biếng”, nếu lười biếng thì bạn sẽ thất bại, cho nên bạn phải kiên trì, thở không được cũng không thể buông xuôi. Qua một thời gian, việc sinh hoạt như vậy trở thành thói quen, sau đó trong thời gian một ngày của bạn sẽ thành 36 tiếng, 48 tiếng, thậm chí nhiều hơn, cũng có nghĩa là hiệu quả thời gian của bạn đã được nâng cao.

Ngoài ra, do thời gian làm việc và nghỉ ngơi trong cuộc sống của bạn là theo kế hoạch, bạn sẽ phát hiện ra, hiệu ích thời gian đã được nâng cao, thời gian đã dài ra và nhiều lên. Lúc này, bạn có thể điều chỉnh một chút làm việc và nghỉ ngơi, tập trung thời gian vụn vặt lại, như vậy, lại có được một khoảng thời gian hoàn chỉnh, bạn có thể tận dụng để làm việc khác. Cho dù thế nào, con người đều sẽ gặp phải những việc ngoài dự đoán, cũng chính là những việc ngoài kế hoạch thời gian, ví dụ tắc đường, đợi người, đợi xe… Thời gian này có người dùng để học thuộc từ tiếng Anh, có người dùng để đọc báo xem sách, có người nghe ghi âm, có người nghe phát thanh, có người nghe tin tức, tóm lại, không thể để khoảng thời gian này qua đi một cách lãng phí.

NÂNG CAO HIỆU SUẤT CÁC CUỘC HỌP

Các cuộc họp là một nguyên nhân quan trọng khiến rất nhiều lãnh đạo tổn thất thời gian, đem thời gian họp hành cộng lại, thì có thể thấy, bản thân đã tổn thất bao nhiêu thời gian cho các cuộc họp!

Theo thống kê, bình quân mỗi vị lãnh đạo tốn khoảng 20 - 80% thời gian cho việc tham dự các cuộc họp. Trong một tuần tham dự sáu buổi họp trong công ty sẽ tốn mất 9 tiếng, thế nhưng trong một cuộc khảo sát, có 3/4 số người được hỏi đã gay gắt chỉ ra rằng: “Thời gian dùng vào họp hành có đến một nửa là lãng phí.”

Biện pháp đầu tiên để cải thiện tình hình này và tiết kiệm thời gian chính là hủy bỏ những cuộc họp không thực sự cần thiết. Nhưng biện pháp này thường bị coi nhẹ, một số cuộc họp vô vị và dài dòng vẫn được tiến hành trong công ty.

Xuất phát từ tầm quan trọng của việc tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất các cuộc họp, cần có phân tích mang tính nguyên tắc đối với mỗi cuộc họp. Quyết định họp trong tình huống nào? Những người nào nên tham dự cuộc họp? Làm thế nào nâng cao hiệu suất cuộc họp?…

1. Nên họp trong tình huống nào?

Khi có một hoặc vài lý do được đưa ra sau đây thì nên họp:

2. Nên để những người nào tham dự cuộc họp?

Khi xem xét những người tham dự cuộc họp có thể dựa vào các tiêu chuẩn dưới đây:

3. Kỹ xảo rút ngắn thời gian họp

Dưới đây là một vài kỹ xảo để rút ngắn thời gian họp: