Bài 10Lập kế hoạch và đo lường các chỉ số hoạt động chính

Nếu bạn không thể đo lường nó, bạn không thể cải thiện nó.

If you can not measure it, you can not improve it.

- William Thomson -

Bạn có thể là tư vấn tài chính giỏi nhất, nhưng nếu bạn không học cách tiếp thị hoặc bán hàng với công nghệ mới thì bạn sẽ không thể giúp được nhiều người hơn.

Nếu xem hoạt động tư vấn BHNT giống như điều hành một doanh nghiệp, bạn phải luôn đầu tư đúng mức cho hoạt động bán hàng và tiếp thị. Hai yếu tố này cung cấp những thông tin và cơ hội quan trọng nhất để phát triển doanh nghiệp của bạn.

Các chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPI = Key Performance Indicator) được sử dụng bởi hầu hết công ty để theo dõi tiến độ hướng tới các mục tiêu khác nhau.

Trong ngành bảo hiểm nhân thọ, có rất nhiều biến số có thể ảnh hưởng đến thu nhập của bạn. Ít nhất bạn nên theo dõi những cái quan trọng nhất. Nó không chỉ là về phí bảo hiểm hàng năm và phí thực thu năm đầu. Có nhiều cách để giúp cho doanh nghiệp của bạn có nhiều lợi nhuận hơn.

Dưới đây là danh sách các KPI cơ bản mà mỗi người tư vấn bảo hiểm nhân thọ nên theo dõi mỗi tháng, theo Jeff Root, chuyên gia tiếp thị và tư vấn BHNT trực tuyến hàng đầu thế giới:

KPI bán hàng cơ bản

• Tổng phí bảo hiểm hàng năm của các hồ sơ được nộp.

• Tổng số hồ sơ đã nộp.

• Tổng phí bảo hiểm hàng năm của các hợp đồng còn hiệu lực.

• Tổng số hợp đồng còn hiệu lực.

• Phí bảo hiểm trung bình trên mỗi hợp đồng.

Bạn nên nỗ lực không ngừng để cải thiện cả năm chỉ số này.

Hãy tổng hợp và phân loại các KPI này dựa trên báo cáo kết quả kinh doanh và phân tích chúng hàng tháng. Việc này sẽ giúp bạn đánh giá được tình hình sức khoẻ doanh nghiệp của mình và sớm phát hiện những vấn đề gây tắc nghẽn dòng chảy thu nhập để có biện pháp xử lý kịp thời.

KPI tiếp thị cơ bản

• Tổng số khách hàng tiềm năng.

• Số lượng khách hàng ảo, kém chất lượng (và tỷ lệ tốt : xấu).

• Tổng chi phí tiếp thị (để mang về nguồn dữ liệu khách hàng tiềm năng).

Một điều quan trọng là cần theo dõi chất lượng của khách hàng tiềm năng, bằng cách phân tích khách hàng tiềm năng của bạn và phân loại chúng thành tốt và “không có thật”. Dữ liệu khách hàng tiềm năng không có thật chứa những thông tin hoàn toàn vô dụng, không có cách nào để liên lạc với người đó. Tuy nhiên, nếu khách hàng tiềm năng có số điện thoại “ma” nhưng địa chỉ email thật thì đây được coi là khách hàng tiềm năng có chất lượng thấp.

Khi biết các KPI tiếp thị và bán hàng này, bạn có thể theo dõi và tính toán chi phí để có được một khách hàng mới.

Chi phí để có được một hợp đồng là thông tin rất có giá trị nếu được sử dụng tương quan với mức phí bảo hiểm trung bình của mỗi hợp đồng. Bạn có sẵn sàng trả $150 để có được một hợp đồng $1000? Chắc chắn là tôi sẽ làm điều đó mỗi ngày.

KPI hoạt động bán hàng

• Tổng số cuộc gọi được thực hiện.

• Tổng số cuộc trò chuyện với khách hàng.

• Tổng số khách hàng tiềm năng chất lượng đã được tư vấn cụ thể (có nhu cầu rõ ràng và đủ điều kiện tham gia).

KPIs hoạt động tiếp thị

• Số lượng bài viết hàng tuần/tháng/quý (nếu làm tiếp thị nội dung).

• Số lượng liên kết chất lượng có được (nếu làm tiếp thị nội dung).

• Tổng chi phí PPC (Pay Per Click) cho mỗi nhấp chuột và mỗi khách hàng tiềm năng.

• Tỷ lệ chuyển đổi (ví dụ: số khách hàng tiềm năng / số khách truy cập trang web).

Tôi đã đề cập trước đó rằng tiếp thị nội dung và SEO là nền tảng quan trọng cho hoạt động kinh doanh của bất kỳ tư vấn tài chính độc lập nào. Nếu bạn có thể chắc chắn rằng bạn đạt được các KPI này mỗi tháng, thu nhập của bạn sẽ tăng theo thời gian.

Tổng hợp và theo dõi các chỉ số trên trong một bảng tính và xem xét xu hướng mỗi tháng. Phân tích xem bạn đang làm tốt điều gì và chỉ số nào đang gặp vấn đề.

Đây là một ví dụ về báo cáo theo dõi của một tư vấn viên MDRT. Vào ngày 20/10/2020, cô ấy đã chạy một báo cáo theo dõi cho ngày 01/10 - 15/10 cho một bộ dữ liệu gồm 204 khách hàng tiềm năng:

• Khách hàng tiềm năng nhận được: 204

• Tổng số cuộc gọi: 760

• Số hợp đồng chốt được: 5

• Tỷ lệ bán hàng / khách hàng tiềm năng: 2,45%

• Tỷ lệ cuộc gọi: 3,72

• Phí bảo hiểm: 78 triệu đồng

Nếu cô ấy chạy cùng một báo cáo này vào ngày 01/12/2020, năm tuần sau khi chạy báo cáo trước đó, trên cùng tệp dữ liệu (từ ngày 01/10 - 15/010) sau quá trình nỗ lực bán hàng và cố gắng liên hệ, thì bây giờ có thể số liệu sẽ trông như thế này:

• Khách hàng tiềm năng nhận được: 204

• Tổng số cuộc gọi: 1629

• Số hợp đồng chốt được: 9

• Tỷ lệ bán hàng / khách hàng tiềm năng: 4,41%

• Tỷ lệ cuộc gọi: 7,98

• Phí bảo hiểm: 135 triệu đồng

Bạn thấy rằng những chỉ số này được cải thiện đáng kể vì cô ấy có nhiều thời gian hơn để bán, nỗ lực liên lạc và kết nối với khách hàng.

Vào ngày 01/01/2021, một tháng sau đó, nếu cô ấy chạy báo cáo trên cùng tệp dữ liệu (01/11 - 15/01), các con số này có thể sẽ lớn hơn nữa.

Bạn chỉ có thể nhận được các số liệu ở những dòng dưới cùng sau một thời gian nhất định để bạn có đủ dữ liệu để phân tích. Khi bạn có những con số đó, bạn có thể xác định điều gì xảy ra với từng nguồn khách hàng tiềm năng và đưa ra quyết định dựa trên các số liệu đó. Một sai lầm lớn là nhiều tư vấn tài chính đánh giá chất lượng của nguồn khách hàng tiềm năng một cách vội vàng chỉ sau một vài tuần ngắn ngũi. Hãy chắc chắn rằng bạn dành cho mọi nguồn khách hàng tiềm năng ít nhất 90 ngày để liên hệ, kết nối, tư vấn, và nỗ lực chốt hợp đồng.

Đây là một báo cáo hoạt động tiêu biểu khác trong một tháng của một tư vấn viên trẻ đã từng tham gia khoá đào tạo của tôi:

• Khách hàng tiềm năng: 140

• Các cuộc gọi được thực hiện: 625

• Liên hệ thành công: 60

• Thiết kế giải pháp và tư vấn: 22

• Số hồ sơ được nộp: 6

• Phí bảo hiểm: 110 triệu đồng

Báo cáo hoạt động này theo dõi những gì đã xảy ra trong một khung thời gian nhất định. Bạn có thể xem liệu mình đang gặp vấn đề về số lượng hoạt động (không đủ cuộc gọi), vấn đề về chất lượng dữ liệu khách hàng (không liên hệ được), hoặc các vấn đề về mức độ tiềm năng (quá ít khách hàng có nhu cầu).

Bạn có thể tải File Excel trong link dưới đây để cập nhật báo cáo hoạt động và đo lường các chỉ số này:

https://josephnguyen.academy/course/view.php?id=41(Bạn cần phải đăng ký tài khoản trên JosephNguyen.Academy và ghi danh MIỄN PHÍ vào khoá học “Tư Vấn Bảo Hiểm 4.0” để tải công cụ).