-Các bạn còn nhớ những điều mà chúng ta đã thảo luận vào hai tuần trước đây không? - Vị Giám Đốc Một Phút hỏi - Khi chúng ta nhất trí rằng việc sắp xếp lại nhóm là công việc chính của giai đoạn Định hướng. Đây là giai đoạn khởi đầu và chúng ta nên tận dụng thời gian để xây dựng cấu trúc nhóm, chia sẻ những thông tin cần thiết, giảng giải những mục tiêu và nhiệm vụ cơ bản, giúp đỡ nhóm phát triển một số kỹ năng cần thiết để làm việc có hiệu quả hơn. Nhưng nếu trưởng nhóm giữ vai trò chỉ đạo quá lâu thì các thành viên sẽ bắt đầu cảm thấy khó chịu vì họ luôn bị “chỉ bảo” phải làm thế này thế khác. Mọi người sẽ ngần ngại bày tỏ ý kiến và quan điểm riêng của mình. Hiệu quả, sự hài lòng và sức sáng tạo cũng bị ảnh hưởng theo.
- Giờ tôi đã hiểu tại sao mình quản lý không hiệu quả và thường xuyên bực bội khi làm việc với những nhóm trước đây. - Maria nói.
- Khi đã đến thời điểm ấy, chúng ta cần nhanh chóng chuyển sang kiểu quản lý Giải quyết để khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến vàquan điểm riêng của họ. - Vị Giám Đốc Một Phút nói tiếp - Chắc chắn các thành viên sẽ cảm thấy được động viên khi ý kiến của họ được trân trọng. Nên nhớ rằng nhóm có thể có những mục tiêu làm việc cụ thể, ví dụ như mở rộng giao tiếp và chia sẻ quyền điều hành cũng như những mục tiêu nhiệm vụ. Việc xác định những mục tiêu ấy là cách tốt nhất để chuyển sang kiểu quản lý Giải quyết này, và cũng là để khuyến khích sự hợp tác từ các thành viên.
- Quả là một ý hay. - Maria nói - Nhưng tại sao nhóm lại rơi vào tình trạng khủng hoảng mặc dù chúng ta đã chuyển hướng lãnh đạo theo phương pháp Giải quyết vấn đề một cách rất kịp thời?
- Câu hỏi của cô lý thú lắm ! - Vị Giám Đốc Một Phút gật gù - Phải chi các nhóm có thể tiến đến giai đoạn Tạo hiệu quả mà không phải kinh qua giai đoạn Thử thách ấy thì hay biết mấy nhỉ? Phương pháp lãnh đạo phù hợp cho từng thời điểm sẽ phần nào giúp các bạn hạn chế được các khủng hoảng, nhưng sẽ không bao giờ loại trừ được chúng. Khi mọi người bắt đầu bày tỏ ý kiến và nói lên nguyện vọng của mình thì những khác biệt sẽ bộc lộ ra bên ngoài. Kết quả là một số thành viên trở nên cạnh tranh với nhau để giành lấy quyền lực, một số khác thì rút lui hoặc cảm thấy chán nản và mệt mỏi vì nhiệm vụ đặt ra quá khó khăn. Công việc thật sự khó khăn khi “tuần trăng mật” kết thúc. Nhóm sẽ phải đấu tranh trong suốt giai đoạn Thử thách vì mục đích chung và sự độc lập. Đó là thời kỳ hỗn loạn.
- Nghe ra có vẻ như đó là một điều nên tránh nếu có thể... - Maria trầm ngâm.
- Không phải vậy đâu. - Vị Giám Đốc Một Phút vội nói - Đó là một giai đoạn sáng tạo và năng nổ đấy chứ. Như tôi đã nói với Dan, đó là thời kỳ “dậy thì” của nhóm đấy. Nhóm phải trải qua giai đoạn khủng hoảng ấy trước khi trở thành “người lớn ” để tiến lên Tạo hiệu quả. Thật không may ở chỗ rất nhiều nhóm bị kẹt lại ở giai đoạn này khiến cho mọi người có suy nghĩ tiêu cực về phương pháp làm việc theo nhóm. Tôi đã nghiệm ra rằng, khi đã nhận thức được đây là một giai đoạn không thể tránh khỏi thì chúng ta sẽ biết kiên nhẫn để tiến lên giai đoạn phát triển tiếp theo.
- Những gì chúng ta cần phải làm là... - Vị Giám Đốc Một Phút tiếp tục - dần dần giảm thiểu sự chỉ đạo và tăng cường khuyến khích lẫn hỗ trợcho nhóm. Nhuệ khí đang ở mức thấp cho nên chúng ta phải tìm cách ghi nhận những hành vi tích cực của nhóm cũng như tiếp tục trau dồi các kỹ năng và kiến thức. Nhóm cần phải biết cách tự quản trong giao tiếp hằng ngày cũng như trong việc đưa ra các quyết định. Nhóm cần tạo dựng cho mình những nguyên tắc cơ bản trong việc lắng nghe và xử lý những xung đột cũng như trong việc khuyến khích sự tiếp thu của mọi người. Nên nhớ rằng chúng ta cần hỗ trợ cho nhóm những gì họ không tự hỗ trợ mình được.
Dan hào hứng cắt ngang.
- Nghĩa là chúng ta không thể nhảy cóc từ Hoạch định ngay sang Giải quyết vấn đề. Chúng ta phải giảm dần mức độ chỉ đạo và tăng dần mức độ hỗ trợ khi nhóm dần tiến triển qua các giai đoạn.
- Anh hiểu rồi đấy, Dan. - Vị Giám Đốc Một Phút mỉm cười - Đó là một quy trình phải được thực hiện từng bước một. Và cũng đừng quên rằng song song với việc tăng cường hỗ trợ và giảm thiểu chỉ đạo, các bạn cũng phải tăng cường sự tham gia của nhóm vào quá trình bàn bạc để đưa ra các quyết định. Bản thân nó chính là một hành vi hỗ trợ và trao quyền hạn. Ý thức trách nhiệm của nhóm về công việc và quy trình làm việc sẽ ngày được tăng lên, và cuối cùng nhóm sẽ không còn phụ thuộc nhiều vào sự lãnh đạo của nhóm trưởng nữa.
- Thế việc gì sẽ tiếp tục xảy ra sau đó, khi người nhóm trưởng cứ tiếp tục dần mất đi vai trò lãnh đạo của mình đối với nhóm? - Dan hỏi.
- Anh chớ lo! - Vị Giám Đốc Một Phút nói - Lúc nào trưởng nhóm cũng có một vai trò nhất định, nhưng không có nghĩa là cứ duy trì kiểm soát mãi và nhóm cứ mãi phụ thuộc vào trưởng nhóm. Thực ra:
- Nếu như chúng ta chú trọng đến hiệu quả công việc và sự hài lòng của nhân viên thì yếu tố cốt lõi là ở chỗ phải làm sao cho mọi người cùng tham gia vào những quyết định có ảnh hưởng trực tiếp đến chính bản thân họ. - Vị Giám Đốc Một Phút tiếp tục.
- Không chỉ có thế đâu! - Maria nói thêm - Hôm nọ tôi có đọc một bài báo nói rằng những ai có cơ hội tham gia vào việc đưa ra các quyết định ở nơi họ làm việc sẽ sống lâu hơn những người khác đấy.
- Thú vị quá nhỉ? - Vị Giám Đốc Một Phút nhận xét - Tôi thấy điều đó có lý đấy chứ. Nghĩ lại sự nghiệp của mình, tôi mới nhận ra rằng những khoảnh khắc tồi tệ nhất chính là khi bản thân tôi không có quyền lên tiếng trong những quyết định có ảnh hưởng đến chính công việc mình làm.
- Thế thì, quay lại vấn đề của chúng ta, - Maria nói tiếp - trưởng nhóm phải từng bước trao lại quyền lãnh đạo cho nhóm để họ có thể trở nên tự chủ và thành công, đúng không?
- Cũng không hẳn là trao lại quyền lãnh đạo, - Vị Giám Đốc Một Phút nói - mà chính xác hơn là chia sẻ nó. Khi thực hiện được điều đó, người trưởng nhóm không còn quyết định thay cho nhóm nữa mà anh ta chỉ tham gia với nhóm trong việc đưa ra quyết định mà thôi. Khi nhóm trưởng trở thành một thành viên của nhóm, bấy giờ ta có thể gọi đó là một nhóm tự quản.
- Nhưng từ trước đến nay người ta vẫn luôn đào tạo chúng tôi với tinh thần giám đốc là người quyết định và kiểm soát mọi thứ kia mà? - Dan nói.
- Tôi biết chứ. - Vị Giám Đốc Một Phút trả lời - Tôi muốn gợi ý cho các bạn thấy rằng công việc của một người lãnh đạo là giúp đỡ người khác, cũng như hỗ trợ các nhóm làm việc để họ cạnh tranh lành mạnh, quyết tâm với công việc và có thể tham gia vào các quyết định quan trọng. Nên nhớ rằng một nhóm làm việc hiệu quả luôn thông minh và sáng tạo hơn một bộ não đơn điệu trong việc giải quyết những vấn đề khó khăn.