N
ếu nhìn ở một khía cạnh khác, khi các nhân viên của tôi nhận lại quyền chăm sóc những “con khỉ” của chính họ vào buổi sáng thứ Hai định mệnh đó, thì cũng đồng nghĩa với việc họ có nhiều quyền tự quyết hơn. Một lý do đơn giản là bởi họ không còn phải sốt ruột chờ đợi chỉ thị của tôi, cũng như tôi không còn áy náy khi nghĩ đến lời hứa sẽ phúc đáp những việc mà họ đã cầu viện, song lại không có thời gian để làm. Tôi đã không còn là một trở ngại đối với họ như lúc tôi đang gồng mình chèo chống với tất cả “lũ khỉ” của họ trong văn phòng.
Chỉ trong vòng vài giờ đồng hồ, tôi đã biến chuyển từ một người không-thể-thiếu (thật đấy, các nhân viên thật sự không thể hoàn tất công việc của họ nếu không có quyết định của tôi), trở thành một người hoàn toàn có-thể-thay-thế.
Qua đó tôi cũng nghiệm ra được một sự thật hết sức ngược đời rằng một người cấp trên không-thể-thiếu sẽ nguy hiểm như thế nào đối với các hoạt động chung của tổ chức. Chính vì lẽ đó, họ dễ dàng bị thay thế hơn. Trong khi, những ông sếp, bà sếp luôn hỗ trợ, tạo điều kiện làm việc cho nhân viên hoàn toàn có khả năng bị thay thế, nhưng những người như thế không có nhiều nên kết quả là họ lại trở thành những người không-thể-thay-thế. Tại sao lại như thế?
Công việc của một nhà quản lý là yêu cầu các nhân viên quan tâm và chăm sóc “con khỉ” của họ – đó mới thực sự là trách nhiệm của họ. Khi đó, người quản lý mới có thời gian để lên kế hoạch, sáng tạo, bố trí nhân sự cũng như thực hiện các chức năng khác mà một nhà quản lý cần phải làm để tổ chức hoạt động hiệu quả.
Theo nguyên tắc quản lý “khỉ” của Oncken thì việc trả lại những “con khỉ” cho chủ nhân của nó chính là hành động rất cần thiết trong lúc này.
NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ “KHỈ” CỦA ONCKEN
Cuộc đối thoại giữa người quản lý với nhân viên dưới quyền chỉ thực sự kết thúc khi đã đáp ứng được đầy đủ các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 1: “Miêu tả”
Nêu rõ các bước cần thực hiện.
Nguyên tắc 2: “Xác định chủ nhân”
Cần xác định rõ “con khỉ” thuộc về ai.
Nguyên tắc 3: “Chính sách bảo hiểm”
Chia đều “rủi ro” cho cả hai người.
Nguyên tắc 4: “Hẹn tái khám”
Xác định cụ thể thời gian và địa điểm sẽ tiến hành “tái khám” để xem xét quá trình tiến triển của công việc.
Nguyên tắc quản lý “khỉ” của Oncken nhằm đảm bảo công việc được thực hiện “đúng người, đúng việc, đúng cách, đúng thời hạn”.
Ngẫm lại tất cả những buổi họp từng tham dự, bạn sẽ nhận ra rằng nguyên tắc quản lý “khỉ” của Oncken là nguyên tắc cốt lõi và xuyên suốt. Vậy mà đa phần các buổi họp lại kết thúc khi phần đông những người tham dự chưa xác định được tiếp theo cần phải làm gì, khi nào phải làm, và ai sẽ là người chịu trách nhiệm thực hiện những việc đó.
Những buổi họp đại loại như thế, nghĩa là không xác định rõ “bước-hành-động-kế-tiếp”, hoàn toàn không mang đến cho người tham dự một ý nghĩa nào. Tương tự như vậy, nếu không một người nào được phân công chịu trách nhiệm cụ thể về công việc đó, thì nó sẽ trở thành trách nhiệm chung của mọi người (hoặc nói một cách chính xác hơn, không có ai trực tiếp chịu trách nhiệm cả), kết quả là công việc đó sẽ bị bỏ ngỏ. Và thậm chí dẫu nếu có một “bước-hành-động-kế-tiếp” nào đó được đặc cách chỉ ra và phân công cho một ai đó, nhưng lại không kèm theo một thời hạn nhất định thì nó cũng sẽ bị bỏ xó. Bởi tất cả mọi người đều có xu hướng ưu tiên giải quyết những vấn đề khẩn cấp có thời hạn.
Một điều quan trọng khác là nguyên tắc quản lý “khỉ” của Oncken chỉ nên áp dụng với những “con khỉ” nào xứng đáng được quan tâm mà thôi. Để đảm bảo điều này, hãy tự hỏi bản thân: “Tại sao chúng ta phải thực hiện công việc này?”. Nếu câu trả lời không rõ ràng, không hợp lý thì bạn không phải phí thời gian và tâm sức để làm nhưng việc không cần thiết như thế.