Đ
ể có thể hiểu và áp dụng nhuần nhuyễn nguyên tắc quản lý “khỉ” của Oncken, trước tiên bạn cần phải tìm hiểu về khái niệm “con khỉ”. “Con khỉ” ở đây không chỉ đơn thuần là kế hoạch hay vấn đề cần được giải quyết, mà còn là bất kỳ “bước-hành-động-kế-tiếp” nào phát sinh trong kế hoạch hay trong vấn đề cần được giải quyết.
Nguyên tắc thứ nhất mang hàm ý người quản lý và nhân viên dưới quyền của anh ta nên thực hiện việc trao đổi thông tin cho đến khi xác định cụ thể “bước-hành-động-kế-tiếp” của vấn đề. Áp dụng nguyên tắc quản lý “khỉ” của Oncken sẽ mang đến cho chúng ta những ích lợi sau:
Thứ nhất, nếu người nhân viên biết rằng buổi nói chuyện với cấp trên của mình sẽ không bao giờ kết thúc nếu chưa xác định được “bước-hành-động-kế-tiếp” là gì, họ sẽ có khuynh hướng chuẩn bị cho buổi gặp gỡ đó kỹ hơn.
Thứ hai, việc xác định “bước-hành-động-kế-tiếp” sẽ hướng những “con khỉ” trở về với chủ nhân thực sự của nó (các nhân viên). Có rất nhiều vấn đề (đặc biệt là những kế hoạch quan trọng) bị trì trệ, thậm chí tê liệt do cấp trên chủ động “chụp lấy con khỉ” về mình chỉ vì muốn nó được an toàn. Điều này khiến cho toàn bộ kế hoạch bị treo lơ lửng cho đến khi có quyết định của cấp trên. Chính họ đã tước mất quyền được đề xướng giải pháp của nhân viên, hay nói cách khác, nếu cấp trên đã xác định rõ “bước-hành-động-kế-tiếp” của vấn đề thì nhiệm vụ của nhân viên là hoàn thành công việc của mình. Bằng cách đó, những “con khỉ” sẽ không còn bị bó buộc, giam lại chờ cho đến khi người chủ đến và lo cho nó.
Ích lợi cuối cùng là người sở hữu “con khỉ” sẽ tự tin hơn khi biết chính xác “bước-hành-động-kế-tiếp” mà mình cần thực hiện. Khi đó toàn bộ kế hoạch được chia thành nhiều phần nhỏ dễ giải quyết, người trực tiếp thực hiện sẽ cảm thấy vấn đề trở nên nhẹ nhàng và như thế cũng sẽ ít nản lòng hơn.
Theo định nghĩa, “khỉ” chính là “bước-hành-động-kế-tiếp” và điều này chẳng liên quan gì đến quyền sở hữu “con khỉ” đó. Do đó, hoàn toàn có khả năng một người A sẽ sở hữu việc thực hiện kế hoạch, và một người B nào khác sẽ quyết định “bước-hành-động-kế-tiếp”. Và tôi đã nhiều lần áp dụng triết lý này bằng cách hỏi các nhân viên của mình về những “bước-hành-động-kế-tiếp” mà tôi cần phải thực hiện để có thể hoàn tất những công việc rõ ràng là của tôi.
Việc đó buộc họ phải suy nghĩ và trình bày một cách có hệ thống những gợi ý hợp lý để giúp tôi thực hiện kế hoạch của chính tôi. Điều này không chỉ nâng cao chất lượng công việc (hai người bao giờ cũng hơn một), mà còn rèn luyện và phát triển năng lực của các nhân viên. Ngoài ra, tôi cũng đã tạo cho họ cơ hội hiểu thêm về những thách thức mà tôi đang phải đối mặt. Tất cả những hành động này sẽ giúp rèn luyện, đào tạo người kế thừa vị trí của tôi khi tôi tiếp tục thăng tiến.