Chiến lược 5Làm chủ thời gian

Chương 8Làm thế nào để là người quản lý thời gian sáng suốt?

Cách nay vài năm, trong một chuyến đi diễn thuyết ở Nam Phi, tôi tình cờ đọc được một bài viết ngắn của Arnold Bennet¹ về chủ đề thời gian. Vì rất tâm đắc với nó nên tôi muốn chia sẻ với bạn.

BỐN THÁI ĐỘ QUẢN LÝ THỜI GIAN

Thời gian là thứ nguyên liệu quý giá nhất mà chúng ta có. Vì vậy, cách chúng ta quản lý thời gian có tác động sâu sắc nhất đến cách mà cuộc đời mình diễn ra. Mỗi người chúng ta đều phát triển một thái độ đối với thời gian, dù chúng ta có ý thức về điều này hay không. Thái độ này sẽ quyết định chiều hướng mà một người lựa chọn trong việc phân bổ thời gian của mình.

Có bốn thái độ khác biệt về thời gian. Mỗi thái độ sẽ tạo ra một phong cách sống khác biệt hoàn toàn:

Người sống theo kiểu buông trôi

Người thích sống buông trôi không bận tâm gì đến vấn đề thời gian. Họ chọn kiểu sống ít khuôn khổ nhất có thể. Họ để cuộc đời mình trôi đi mà không hướng đến một mục đích, như cây sậy trước gió, hứng thú với sự không chắc chắn và những việc xảy ra ngoài dự tính mà một cuộc sống như vậy thường mang đến cho họ.

Nếu họ có một công việc thì đó thường là một lựa chọn nhất thời vì họ phản kháng lại mọi cấu trúc, mọi cố gắng trói buộc họ về thời gian. Một người thụ động tiêu biểu sẽ nói: “Tôi luôn trễ trong suốt cuộc đời mình. Tôi dường như chưa bao giờ có thể kiểm soát được thời gian của mình. Khó lắm! Tôi chỉ muốn thoải mái và đến được nơi nào đó khi tôi khỏe và sẵn sàng”.

Thái độ này có gì sai? Tôi là ai mà phán xét? Đó là cuộc đời của bạn. Nhưng nếu bạn thấy bị hấp dẫn với kiểu sống này, hãy cân nhắc rằng thái độ sống “trôi theo dòng đời” sẽ ngăn bạn nhìn thấy bất kỳ cơ hội nào để bạn đạt đến những tiến bộ thật sự. Bạn không thể mong dòng đời đưa đẩy bạn đến một cuộc sống tốt đẹp hơn.

Người quản lý thời gian theo giờ hành chính

Một nhóm người khác, có lẽ là đa số, chọn một thái độ đối với thời gian đâu đó ở giữa người thích sống buông trôi và người nghiện công việc. Những người này dường như tích cực và hiệu quả nhất với mức áp lực vừa phải. Họ khó có thể kiểm soát đồng thời nhiều dự án. Họ thích có những buổi tối tự do, để “thưởng trà ngắm hoa”, trong suốt cuộc đời.

Một người đàn ông, sau một thời gian làm việc cho một công ty, quyết định khởi sự một công việc kinh doanh cho riêng mình. Nhưng khi trách nhiệm tăng lên, khi ông ấy nhận ra mình phải “đi sớm về muộn” hơn tất cả mọi người, ông ấy nghĩ: “Tốt hơn là mình nên đi làm thuê cho người khác. Hãy để họ hưởng mọi vinh quang lẫn những chuyện nhức đầu”.

Ông ấy có sai lầm khi nghĩ như vậy không? Dĩ nhiên là không, nếu như ông ấy chỉ có hai lựa chọn: hoặc là làm việc không kể giờ giấc, hoặc là làm việc theo giờ hành chính. (Khi chúng ta bàn đến thái độ thứ tư đối với thời gian, bạn sẽ thấy ngay rằng ông ấy không chỉ có hai chọn lựa này.) Khi cố gắng điều hành tốt công ty riêng của mình, ông ấy đã vượt quá mức thời gian tối đa cho phép ông ấy làm việc thoải mái. Và thế là ông ấy quyết định từ bỏ thử thách này khi nhận ra rằng cái giá của sự thành công là quá cao đối với mình.

Không phải ai cũng kham nổi cái giá cao của sự thành công. Điều này không chỉ đúng với người điều hành một doanh nghiệp độc lập mà còn đúng với nhiều lãnh đạo cấp cao của những tập đoàn mà tôi biết. Câu chuyện sau đây là để minh họa rằng một số người nên đặt ra những giới hạn cho cái giá mà họ có thể trả:

Một cô bé hỏi mẹ mình: “Sao cha không chơi với con? Mỗi khi đi làm về đến nhà, cha về phòng riêng ngay lập tức. Sau bữa tối, cha lại cũng rời bàn ăn ngay để làm thêm việc. Con muốn cha chơi với con. Cha không còn yêu con nữa sao, mẹ?”.

Người mẹ, cố kìm nước mắt vì bản thân cũng cảm thấy cô đơn và buồn khổ, giải thích: “Cưng à, cha con rất bận. Cha rất thương con và đó là lý do mà cha phải làm việc vất vả như vậy. Cha có quá nhiều việc phải làm ở công ty nên phải mang việc về nhà con ạ”.

Cô bé nghĩ ngợi một lát về những lời mẹ mình vừa nói. Đột nhiên, mắt cô bé sáng lên và cô bé nói: “Mẹ ơi, nếu cha không thể hoàn thành công việc ở công ty, tại sao họ không chuyển cha sang làm cùng những người làm ít việc hơn?”.

Tại sao không nhỉ, đúng vậy! Mỗi người chỉ nên trả giá cho sự thành công về tài chính và trong sự nghiệp ở một giới hạn nào đó. Và trong mức giới hạn đó, họ không phải hy sinh những giá trị quan trọng khác cho sự thành công về vật chất.

Tôi biết điều này... Bản thân tôi cũng từng đuổi theo một vài thứ trong cuộc đời mình, chỉ để phát hiện ra rằng mình đã trả giá quá nhiều. Giá như tôi biết cái giá sẽ phải trả là gì trước khi bắt đầu, tôi đã không bao giờ phải trả giá cao đến thế.

Người nghiện việc

Khái niệm thành công theo kiểu cũ, như được mô tả trong vở kịch Death of a Salesman¹ (tạm dịch: Cái chết của một nhân viên bán hàng), là kiểu quan niệm khiến người ta làm một công việc lâu hơn và vất vả hơn. Đối với người nghiện việc thì không bao giờ hết việc. Họ làm việc 10, 12, 14 tiếng mỗi ngày. Người nghiện việc sẽ nhận làm hai công việc một lúc, hết việc này lại đến việc kia. Họ chỉ cảm thấy mãn nguyện khi đi ngủ muộn hơn, khi họ từ chối hưởng thụ và hoàn thành được nhiều việc hơn.

Chúng ta đều biết hệ quả của kiểu sống này. Tuy người nghiện việc thường nhận được cái nhìn thán phục của người ngoài nhưng cách sống của họ dẫn đến sự xa cách trong gia đình, sức khỏe sa sút và cuối cùng là sự khủng hoảng các giá trị.

Một nghịch lý là người nghiện việc không phải luôn luôn là người làm ra được nhiều tiền nhất. Đó là vì họ thường chú trọng công việc hơn là kết quả.

Nếu tôi buộc phải chọn giữa ba thái độ đối với thời gian mà tôi vừa mô tả, tôi sẽ cố cân nhắc để chọn cái tốt hơn cả. Nhưng may mắn là vẫn còn một thái độ với thời gian nữa mà theo tôi là lý tưởng:

Người quản lý thời gian sáng suốt

Lối tiếp cận thứ tư và sáng suốt nhất đối với thời gian được truyền ý tưởng từ ba thái độ trên. Người quản lý thời gian sáng suốt phân bổ thời gian cho từng khía cạnh của cuộc đời mình. Anh ấy thậm chí phân chia cả thời gian cho việc ngồi chơi không làm gì cả. Cũng giống như người quản lý thời gian theo giờ hành chính, anh ấy biết đặt giới hạn cho số giờ làm việc để có thời gian tận hưởng những giá trị khác, chẳng hạn như gia đình. Và cũng giống như người nghiện việc, anh ấy không bao giờ nề hà việc làm thêm nhiều giờ, nhưng chỉ những khi cần thiết.

Điều then chốt làm cho người quản lý thời gian sáng suốt trở nên sáng suốt là khả năng hoàn thành một khối lượng công việc nhiều hơn người nghiện việc trong cùng một khoảng thời gian nhất định dành cho việc đó. Anh ấy làm được điều đó như thế nào? Đơn giản là bằng cách làm việc thông minh hơn chứ không nhất thiết phải mất nhiều thời gian hơn – tập trung vào hiệu suất công việc trên mỗi giờ thay vì sử dụng nhiều giờ hơn.

Người quản lý thời gian sáng suốt luôn tìm những phương cách mới để nhân hiệu suất công việc của họ lên. Nói cách khác, họ phát triển sự sung túc bằng cách sử dụng đòn bẩy.

Quy tắc đòn bẩy cho phép bạn nhân lên nhiều lần những tài nguyên mà mình có. Ví dụ, bạn có thể áp dụng quy tắc đòn bẩy cho tiền bạc bằng cách vay tiền một cách khôn ngoan để mua bất động sản hay đầu tư vào một công việc kinh doanh. Bạn có thể dùng quy tắc đòn bẩy cho thời gian bằng cách nhân nỗ lực của mình lên thông qua việc tuyển dụng và triển khai một lực lượng bán hàng rộng khắp hoặc bằng cách giao phó những công việc chưa đạt hiệu quả cho những nhân viên có năng lực.

LÀM CHỦ THỜI GIAN

Đây là chìa khóa để hiểu về quản lý thời gian: hoặc là bạn kiểm soát mỗi ngày của mình, hoặc là để mỗi ngày của bạn kiểm soát bạn. Đó thật sự là vấn đề của việc quyết định nhận lãnh trách nhiệm. Bạn thấy đó, quá dễ để từ bỏ quyền kiểm soát, đánh mất quyền làm chủ và khả năng điều khiển thời gian.

Một trong những cách tốt nhất để bắt đầu lấy lại quyền kiểm soát thời gian của chúng ta là học một từ hiệu quả nhất về quản lý thời gian. Bạn có biết đó là từ gì không? Là “Không”. Hãy học cách nói “Không”.

Tôi vẫn còn gặp khó khăn với từ này. Thật dễ dàng để nói “Vâng” với mọi chuyện – để là người “dễ thương”. Hệ quả của việc nói “Vâng” là chúng ta tiêu tốn nhiều giờ sau đó để tìm cách gỡ mình ra khỏi những trói buộc mà lẽ ra ngay từ đầu không nên vướng vào. Đó là một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian nhiều nhất.

Cuối cùng tôi cũng đã học được cách nói “Không” một cách dễ thương. Cách nào vậy? Tôi làm như thế này: Tôi nói: “Không, tôi nghĩ là mình không thể. Nhưng nếu có gì thay đổi, tôi sẽ gọi cho anh”. Và sau đó nếu bạn gọi cho họ để báo tin tốt lành, rằng cuối cùng bạn có thể làm việc đó, thì chẳng phải là tốt hơn sao? Hãy thử xem, cách này hiệu quả đấy! Một người bạn của tôi, Ron Reynolds, rất thích nói câu (tạm dịch): “Đừng để cái miệng chất thêm gánh nặng cho cái lưng”.

Một cách khác để bạn lấy lại quyền kiểm soát mỗi ngày của mình là thế này: khi bạn làm, làm hết sức; khi bạn chơi, chơi hết mình. Trộn lẫn hai chuyện này sẽ không bao giờ đem lại kết quả; rốt cuộc thì bạn sẽ đi đến chỗ tự dối mình trong cả hai việc. Nếu vừa làm vừa chơi, bạn sẽ đánh mất niềm vui khi đạt được thành quả to lớn. Cảm giác vui sướng trọn vẹn vốn là quà tặng của việc hoàn toàn vui chơi.

Tôi biết điều này... Tôi từng nói: “Mình phải đưa cả nhà ra biển. Mình đã hứa với mọi người là sẽ đi. Họ sẽ nghĩ sao về mình nếu mình không giữ lời hứa?”. Thế là tôi đưa gia đình đi biển, và trong suốt thời gian đó tôi lại nghĩ: “Lẽ ra giờ này mình nên ở văn phòng. Mình nghĩ sao mà giờ này lại đang ở biển được chứ! Mình còn quá nhiều việc phải làm. Có cách nào để rút ngắn chuyến đi này và quay lại với công việc không nhỉ?”. Và kết quả là gì? Tôi đã làm hỏng một khoảng thời gian lẽ ra là rất tuyệt vời bằng cách nghĩ về công việc trong suốt thời gian đi chơi.

Tôi cũng từng làm ngược lại. Tôi tự nhủ: “Mình có thể nghỉ làm sớm lúc ba giờ chiều để cưỡi xe máy rong ruổi trên những con đường ngoại ô không nhỉ?”. Bạn đoán xem tôi đã nghĩ gì trong suốt thời gian còn lại của ngày hôm đó? Đúng vậy, ngồi ở văn phòng và hình dung mình đang rong ruổi trên những con đường!

Hiện giờ, trong những chuyến đi diễn thuyết ở Tây Ban Nha, châu Phi hay Úc, tôi xác định đó là một chuyến đi làm việc. Lịch trình mỗi ngày chỉ gồm những buổi nói chuyện, phỏng vấn và hội thảo. Nhưng một khi đã hoàn thành những việc trong lịch trình bắt buộc, tôi dành thời gian để hoàn toàn vui chơi, khám phá, và tận hưởng. Tôi đã học được một bài học có giá trị.

Một người bạn của tôi, một người thành công trong ngành xây dựng, đã lập ra một thời gian biểu khá khác biệt: làm việc một tuần và nghỉ một tuần. Tuy nhiên, trong suốt một tuần làm việc đó, anh ấy làm việc thật sự. Bạn không thể hình dung được “cơn lốc” những hoạt động mà anh ấy tạo ra xung quanh mình như thế nào đâu. Năm ngày làm việc được anh ấy tận dụng với nỗ lực tối đa. Và ngoài thời gian đó, anh ấy dành thời gian cho gia đình một cách trọn vẹn. Thật ấn tượng!

Tự biết mình

Một trong những quy tắc tuyệt vời của việc quản lý thời gian một cách sáng tạo là: Tự biết mình. Mỗi người chúng ta có một đồng hồ sinh học riêng kiểm soát hằng ngày những thời điểm lên cao và xuống thấp trong năng suất của mình. Hãy tìm ra những lúc nào bạn tràn đầy năng lượng nhất. Nếu bạn hoạt động hiệu quả nhất vào sáng sớm, hãy tận dụng điều này bằng cách lập thời gian biểu để những dự án quan trọng nhất được làm trước tiên trong ngày làm việc của bạn. Ví dụ, nếu hoạt động nghề nghiệp của bạn chủ yếu là thương thuyết, hãy sắp xếp để lên lịch những cuộc hẹn ngay trong hoặc sau giờ điểm tâm.

Nhưng nếu điều ngược lại đúng trong trường hợp của bạn, tức là trong khoảng thời gian từ sáng cho đến giờ ăn trưa, bạn thậm chí còn không nhớ nổi tên mình, thì hãy lên lịch để những hoạt động nghề nghiệp có yêu cầu cao nhất được làm vào buổi chiều và tối.

Tiếp theo, hãy phân tích những thói quen của mình. Ví dụ, nếu bạn không giỏi trong việc đảm bảo cho mọi công việc giấy tờ luôn được cập nhật hay có những việc mà bạn cứ hứa hẹn, lần lữa mãi trong nhiều năm mà vẫn không thực hiện được, chẳng hạn như sắp xếp lại hồ sơ sổ sách hay kiểm tra lại việc thu chi, hãy chấp nhận thực tế này và nhờ ai đó giúp mình. Bạn khó có thể thay đổi.

Những điểm yếu của bạn không thể gây hại cho bạn nếu bạn học cách ủy thác trách nhiệm. Đây cũng là một phần của việc quản lý thời gian một cách sáng tạo.

Cách nay vài năm, các nhân viên của tôi đã rút ra kết luận rằng tôi là một người chuyển phát tồi. Vì tôi thường xuyên đi công tác, họ thường nhờ tôi chuyển một số giấy tờ nào đó cho người nhận ở thành phố nơi tôi sẽ đến. “Tất nhiên rồi, chuyện nhỏ”, tôi đáp trong khi lơ đễnh đút những giấy tờ đó vào túi áo khoác. Tôi nhớ đã vài lần nghe những người giặt ủi của tôi nói đã tìm thấy những tài liệu này sau đó...

Sau một thời gian, các nhân viên của tôi phải dặn dò tôi như với một đứa trẻ lên năm. Có lần họ nói: “Tài liệu này phải được chuyển đến New York. Lần này anh chắc chắn là sẽ giao được nó đến người nhận chứ?”. Tôi nói: “Dĩ nhiên rồi. Cậu cứ tin ở tôi. Này, tôi là kẻ không đáng tin đến thế ư?”. Không cần nói thì bạn cũng đoán được, tài liệu đó vẫn còn ở nguyên trong cặp tôi khi tôi trở về.

Bây giờ thì chuyện này đã lan ra ngoài. Mỗi nhân viên mới đều được các nhân viên cũ căn dặn nằm lòng: “Không được đưa cho chủ tịch bất cứ giấy tờ gì để nhờ chuyển giúp. Anh ấy giỏi rất nhiều thứ nhưng là một người chuyển phát dở tệ. Hãy tìm cách khác đi”.

Và đó là điều tôi muốn nói. Không có gì phải xấu hổ khi thừa nhận rằng bạn không giỏi mọi thứ – miễn sao bạn đủ khôn ngoan để không cho phép các khuyết điểm khiến bạn không thể hoàn thành những mục tiêu. Quả thật, tự biết mình là một khía cạnh hết sức quan trọng của việc quản lý thời gian.

Điện thoại

Tất cả chúng ta đều gần như xem điện thoại là một điều hiển nhiên trong cuộc sống. Điện thoại phổ biến đến nỗi nó theo ta có mặt ở khắp mọi nơi. Vậy mà hầu như không ai trong chúng ta dành thời gian để phân tích cách sử dụng điện thoại như thế nào cho hiệu quả nhất. Chúng ta cần nhận ra rằng điện thoại là một công cụ đầy tiềm năng mà chúng ta có thể khai thác tối đa nhưng cũng có thể là một trong những thứ gây lãng phí thời gian tai hại nhất trong cuộc sống của chúng ta.

Bạn thấy đó, bạn xem điện thoại là một thứ công cụ tuyệt vời thì người khác cũng thấy nó tuyệt vời y như vậy. Bạn có khả năng tiếp cận người khác trong vài giây thì những người khác cũng dễ dàng tiếp cận bạn y như vậy. Thực tế này có thể phá hỏng bất kỳ kế hoạch hay thói quen sinh hoạt hằng ngày nào.

Do đó, phải đảm bảo rằng bạn dùng điện thoại chủ yếu là để mang lại sự thuận tiện cho bạn. Phải kiểm soát được việc ai có thể tiếp cận bạn và thời gian tiếp cận. Nếu bạn có một thư ký thì hãy huấn luyện người đó cân nhắc các cuộc gọi điện thoại một cách hiệu quả. Hãy sử dụng tính năng trả lời tự động để bạn có thể trả lời các cuộc gọi một cách chủ động nhất.

Bạn cũng nên nhớ áp dụng điều này vào những khoảng thời gian mà bạn dành cho bản thân, bạn bè hay gia đình. Đừng để cuộc sống của bạn bị xâm phạm ngoài khả năng kiểm soát. Bạn có thể dùng tính năng trả lời tự động trong điện thoại hoặc tắt máy. Hoặc bạn cũng có thể thiết lập nhạc chuông dành riêng cho những người quan trọng mà bạn muốn dành thời gian đó cho họ.

Ngoài ra, để kiểm soát được những cuộc gọi tới, có một cách đơn giản là quản lý tốt hơn những cuộc gọi đi của bạn: Hãy có lịch trình. Tất cả chúng ta đều lãng phí thời gian và tiền bạc cho những cuộc nói chuyện qua điện thoại không hiệu quả. Bạn có bao giờ nghe chính mình nói: “Để xem nào, còn chuyện gì đó mà tôi muốn nói với anh. Chỉ là ngay bây giờ tôi không nhớ ra được đó là chuyện gì. Tôi sẽ gọi lại cho anh nhé?”. Ai trong chúng ta cũng đã một, hai lần nói như vậy. Việc này gây lãng phí nhiều thời gian vô kể và khiến bạn có vẻ thiếu chuyên nghiệp.

Giải pháp ư? Trước mỗi cuộc gọi điện thoại, hãy viết ra những điểm chính yếu mà bạn không muốn bỏ sót. Nó sẽ làm cho mỗi cuộc đàm thoại hiệu quả, ngắn gọn và chuyên nghiệp hơn. Nó cũng giúp bạn ghi âm nội dung từng cuộc gọi.

Phòng khi bạn cần nhớ ra nội dung một cuộc đàm thoại nào trước đó, bạn hãy luôn có sẵn thông tin đó trước mặt mình. Ví dụ, bạn có thể nói: “John, bốn việc mà chúng ta đã đề cập hôm trước, anh đang làm đến đâu rồi?”. Và nếu John trả lời: “Bốn việc nào nhỉ? Chúng ta có nói gì về việc đó đâu?”, bạn có thể thản nhiên đưa cho John xem “biên bản” cuộc đàm thoại trước đó.

Tổ chức thời gian hiệu quả

Chúng ta thường làm mọi việc theo những thói quen đã định hình từ lâu. Tuy nhiên, khi chúng ta muốn bản thân trở nên hiệu quả hơn, chúng ta nhận ra những thói quen này thật sự gây lãng phí thời gian. Vì vậy, hãy dành thời gian để phân tích các quy trình công việc của mình. Liệu phương pháp lưu hồ sơ của bạn có phải là phương pháp được cập nhật nhất chưa? Còn công việc theo dõi sổ sách kế toán thì sao? Hiện nay có nhiều phương cách hiệu quả để tăng năng suất bằng các phương tiện điện tử. Thời đại này mang đến cho chúng ta muôn vàn khả năng giúp chúng ta xử lý một lượng thông tin lớn với tốc độ nhanh hơn. Bạn có thể cần phải tận dụng một vài khả năng này.

Chiếc máy tính có thể làm được những chuyện đáng kinh ngạc nhất và giúp chúng ta tiết kiệm được vô số thời gian. Chúng ta còn có máy tính xách tay, thứ mà chúng ta có thể mang theo bất cứ đâu. Chỉ cần một đường truyền được kết nối, chúng ta có thể gửi đi mọi thông tin đến nơi mình muốn. Thật là những phương tiện giúp tiết kiệm thời gian tuyệt vời!

Dĩ nhiên, những sản phẩm điện tử tuyệt vời này cũng có thể lấy đi của bạn không ít thời gian. Vì vậy, hãy phân tích thật cẩn thận làm thế nào để sử dụng tốt nhất các công cụ điện tử. Và nếu công việc của bạn phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian hơn, hãy nhờ người có chuyên môn giúp mình. Hãy nhớ rằng bạn không cần phải giỏi trong mọi lĩnh vực nếu bạn có những người khác có thể thay mình làm những việc không phải là thế mạnh của mình.

Đặt câu hỏi đúng

Ở phương diện quản lý con người, một trong những yếu tố giúp tiết kiệm thời gian nhất là việc đặt câu hỏi – cụ thể là đặt câu hỏi đúng. Trong tâm lý học hành vi, chúng ta học được rằng mọi thứ đều là kết quả của một hay nhiều thứ khác. Và một vấn đề phát sinh thường cho ta manh mối để biết rằng có một vấn đề sâu xa hơn ẩn bên dưới bề mặt của vấn đề.

Cách tốt nhất để đi đến tận cùng bản chất của vấn đề không phải là khả năng đi đến kết luận nhanh chóng mà là khả năng đặt câu hỏi...

Nếu Mary không mang về doanh số, chúng ta có thể nói: “Được rồi, chúng ta cần nói cho Mary hiểu về việc bán hàng”. Hay chúng ta có thể hỏi người giám sát của cô ấy: “Tại sao Mary không thể bán được hàng?”. Người giám sát có thể nói: “Cô ấy không thực hiện đủ số cuộc gọi”. Và rồi chúng ta tiếp tục đào sâu hơn nữa: “Tại sao cô ấy không thực hiện đủ số cuộc gọi?”. Và chúng ta được cho biết: “Vì cô ấy không bắt đầu ngày làm việc đủ sớm”. Tôi đoán có thể chúng ta dừng lại ở đây và cố gắng động viên Mary bắt đầu ngày làm việc sớm hơn. Nhưng thay vì dừng lại, chúng ta nên tiếp tục đặt thêm câu hỏi: “Tại sao Mary không bắt đầu ngày làm việc sớm hơn?”. Bây giờ chúng ta mới đến được trọng tâm của vấn đề. Có thể Mary đang gặp phải một vấn đề cá nhân. Có thể kỹ năng bán hàng của Mary không phải là điều cần cải thiện.

Nguyên nhân thật sự gây ra những vấn đề quan trọng thường bị vùi lấp dưới nhiều tầng lớp. Bằng cách trở nên giỏi trong việc đặt những câu hỏi đúng, bạn có thể nhanh chóng đi đến tận gốc rễ vấn đề, tiết kiệm cho mình vô số thời gian.

BỐN CÁCH THỂ HIỆN SUY NGHĨ TRÊN GIẤY

Một trong những công cụ tuyệt vời nhất giúp bạn thành công trong việc quản lý thời gian là khả năng suy nghĩ trên giấy. Xây dựng một doanh nghiệp thành công cũng giống như xây một ngôi nhà. Bạn hình dung các ý tưởng, thể hiện chúng ra trên giấy và biến chúng thành hiện thực. Ở công ty tôi, chúng tôi có một nguyên tắc: Vận hành từ ý tưởng cụ thể trên giấy chứ không từ ý tưởng.

Kế hoạch cho một ngày cũng phải là ý tưởng được viết ra trên giấy. Một ngày xem như xong khi một người thức dậy vào buổi sáng và nói: “Xem nào, hôm nay mình sẽ làm gì nhỉ?”. Như vậy là quá trễ. Tốt nhất là người đó nên bỏ ra thời gian còn lại của ngày hôm đó để bắt đầu lập kế hoạch cho ngày kế tiếp, tuần kế tiếp, tháng kế tiếp.

Thể hiện suy nghĩ ra trên giấy là một quá trình sáng tạo. Có rất nhiều thứ để làm chứ không chỉ là lập ra một danh sách “Những việc phải làm”. Thật ra, có bốn phương pháp khác biệt nhưng đều hữu ích mà bạn nên sử dụng để lập kế hoạch cho cuộc đời mình.

Sổ ghi chép

Trong những bài giảng, buổi diễn thuyết và hội thảo chuyên sâu của mình, tôi dành nhiều thời gian để khuyến khích mọi người nên dùng sổ ghi chép. Tôi làm vậy vì tôi tin rằng sổ ghi chép là một công cụ vô giá cho những người nghiêm túc học hỏi vì mong muốn có một cuộc sống thành công.

Sổ ghi chép tập hợp mọi thông tin hữu ích và những tri thức mà bạn tiếp thu được. Những ý tưởng tuyệt vời có thể bắt nguồn từ hầu như bất cứ đâu: có thể là những điều có ý nghĩa đặc biệt mà bạn nghe được tại một buổi thuyết giảng; có thể là một vài thông tin hữu dụng mà bạn vừa đọc được ở đâu đó; thậm chí là một ý tưởng tuyệt vời bạn có thể nghĩ đến trong khi đang lái xe.

Điều mấu chốt là: Đừng để vuột mất những ý tưởng tuyệt vời. Một ý tưởng tuyệt vời có thể thay đổi cuộc đời bạn nếu bạn nắm bắt nó. Hãy luôn mang sổ ghi chép theo bên mình, mọi lúc mọi nơi.

Tập hồ sơ quản lý dự án

Nếu là một người có tham vọng, bạn sẽ thường xuyên bận rộn với nhiều dự án và làm việc với rất nhiều người. Những người bận rộn như bạn thường cảm thấy mình giống như một nghệ sĩ tung hứng phải làm sao để giữ cho tất cả những chiếc đĩa đều quay cùng một lúc. Điều này thật không dễ.

Một trong những cách tốt nhất để mọi thứ luôn trong tầm kiểm soát là có một tập hồ sơ quản lý dự án – loại có bìa còng được phân ra nhiều phần có gắn nhãn. Nếu bạn làm việc với nhiều người, hãy dành cho mỗi người một phần riêng. Trong mỗi phần, bạn lưu giữ mọi thông tin liên quan về người đó như năng lực, hiệu quả công việc, mục tiêu, thế mạnh, nhu cầu, một số thông tin cá nhân hay bất kỳ thông tin nào mà bạn thấy cần. Nếu là người quản lý, bạn cũng có thể cần những thông tin như thành tích bán hàng hay biểu đồ hiệu quả công việc của nhân viên hay các cộng sự của mình. Bằng cách này, bạn luôn có sẵn những thông tin cụ thể và hữu dụng khi cần đánh giá hiệu quả công việc của một người nào đó.

Đến đây, tùy vào công việc hay ngành nghề cụ thể, bạn cũng có thể thêm vào những phần dành cho từng văn phòng trụ sở hay bộ phận. Hoặc bạn cũng có thể phân loại theo từng dự án – tùy bạn. Điều then chốt là tập trung hóa toàn bộ dữ liệu để bạn có thể chú tâm vào dự án mà không phải lãng phí hàng giờ lục tìm thông tin mà bạn không nhớ đã lưu vào đâu trong vô số hồ sơ.

Khái niệm về việc có một quyển sổ hay tập hồ sơ quản lý dự án cũng hiệu quả với những việc cá nhân của bạn. Ví dụ, bạn có thể phân chia từng phần riêng cho từng đứa con của mình. Ý tưởng lưu giữ thông tin về các con của mình có khiến bạn cảm thấy có gì đó hơi lạnh lùng không? Vậy thì tôi hỏi bạn: Bạn có nhớ kết quả học tập của con bạn trong phiếu liên lạc gần đây nhất không? Nếu có, điểm số kỳ này thế nào so với kỳ trước đó? Sự kiện nào con bạn yêu cầu bạn tham dự? Bạn có ghi lại không? Bạn có nhớ lần nói chuyện riêng rất có ý nghĩa gần đây nhất giữa bạn và con không? Mối quan tâm chính của con bạn là gì?

Bạn thấy đó, con cái nhớ tất cả những việc xảy ra giữa chúng với cha mẹ. Không may là chúng ta, những người làm cha mẹ, lại thường xuyên bận rộn và thiếu quan tâm. Lưu giữ thông tin trong từng phần riêng cho mỗi đứa con có thể giúp chúng ta luôn nhớ những điều quan trọng.

Một cách tự nhiên, những việc liên quan đến tài chính cá nhân của bạn cũng sẽ được hưởng lợi từ hệ thống này vì nhờ nó, bạn có thể tham khảo nhanh tất cả các danh mục đầu tư của mình, các chính sách bảo hiểm và những thứ tương tự.

Vậy thì có phải bạn phải có một quyển sổ hay tập hồ sơ quản lý dự án thì mới sống tốt được không? Dĩ nhiên là không nhất thiết! Nếu tất cả những gì bạn muốn là sống tốt thì bạn sẽ không thật sự cần những thứ này. Nhưng với những ai đang trên hành trình tìm đến cuộc sống sung túc và hạnh phúc thì những kỹ thuật này có thể giúp họ tăng tốc và tiến bộ nhanh trên cả mong đợi.

Lịch

Một phương pháp khác để bạn sắp xếp có tổ chức những suy nghĩ của mình trên giấy là dùng một loại lịch theo ngày. Đó không chỉ là loại lịch có đủ chỗ trống để bạn viết ra tất cả các cuộc hẹn và công việc trong ngày. Bạn cần nhiều hơn thế: cần có đủ chỗ trống để quản lý các khoản chi trong công việc, kết quả các cuộc họp, các cuộc gọi điện thoại và danh sách những việc cần làm.

Bạn cũng có thể dùng lịch này làm nơi tập hợp những điểm đáng lưu ý theo ngày hay tuần mà bạn thấy cần ghi lại trong sổ công tác hay tập hồ sơ quản lý dự án. Hãy xem nó như là địa điểm trung tâm để từ đó bạn xử lý mọi thông tin trong ngày, tuần, tháng và thậm chí là năm.

Kế hoạch hành động

Một kế hoạch hành động có thể làm nên mọi sự khác biệt trong thế giới, ở cách mà trận đấu cuộc đời bạn diễn ra. Kế hoạch hành động là một cụm từ nghe có vẻ châm biếm vì mặc dù chúng ta dường như hiểu được tầm quan trọng của việc lên chiến lược cho một trận bóng đá hay bóng rổ nhưng rất ít người trong chúng ta dành thời gian để lập ra một kế hoạch hành động cho cuộc đời mình.

Đây là quy tắc đầu tiên và quan trọng nhất cho kế hoạch hành động của cuộc đời bạn: Đừng bắt đầu một ngày mới nếu bạn chưa có kế hoạch hành động. Vì mỗi ngày của bạn là một bức tranh khảm¹ vô giá trong chiến lược cuộc đời bạn hướng đến sự sung túc và hạnh phúc, hãy luôn lập kế hoạch cho mỗi ngày trước khi bạn bắt đầu ngày mới. Và hãy làm việc đó mỗi ngày. Vâng, tôi biết, việc ghi chép như thế này có thể nhàm chán. Nhưng bạn nên nhớ, giá trị là thành quả được vun trồng bằng nỗ lực chứ không phải chỉ niềm hy vọng.

Một khi bạn đã làm chủ nghệ thuật lên kế hoạch mỗi ngày của mình, từng ngày một, bạn đã sẵn sàng hoàn thành cấp độ tiếp theo, cấp độ thành công cao hơn. Chìa khóa tiếp theo là: Đừng bắt đầu một tuần mới nếu bạn chưa có kế hoạch hành động.

Hãy lên kế hoạch cho tuần lễ của mình trước khi bắt đầu một tuần mới. Bạn thử hình dung cuộc đời bạn sẽ như thế nào nếu vào đêm Chủ nhật, bạn tự hỏi: “Mình muốn hoàn thành điều gì trong tuần này?”. Đúng, tôi biết, nghe có vẻ hơi to tát nhưng nếu bạn học cách hoạch định mỗi ngày của một tuần như là một phần của kế hoạch hành động tổng thể cho tuần đó thì các phần của kế hoạch sẽ vừa vặn với nhau hơn nhiều. Kết quả là mỗi ngày đều sẽ hiệu quả hơn hẳn.

Một khi đã làm chủ việc lên kế hoạch cho một tuần, bạn có thể đồng thời hoạch định cuộc đời mình cho một tháng. Vì vậy, chìa khóa tiếp theo là: Đừng bắt đầu một tháng mới nếu bạn chưa có kế hoạch hành động.

Bằng cách theo quy tắc này, các tuần và ngày của bạn trở thành một phần của một bản thiết kế lớn hơn. Bạn đang phát triển một tầm nhìn dài hạn cho cuộc đời mình, một tầm nhìn bao quát hơn, vì giờ đây bạn đang lên kế hoạch ở tầm mức đó.

Và tiếp theo, bạn sẽ học phối hợp các mục tiêu của ngày, tuần, tháng với các mục tiêu của ba tháng, sáu tháng và một năm của mình.

Điều này sẽ đòi hỏi ở bạn rất nhiều kỷ luật đấy. Nhưng khi thực hiện được việc này, bạn sẽ được gọi là “người làm chủ”. Con đường đi đến việc làm chủ thời gian có thể giống như là con đường “khổ hạnh”, nhưng tôi tin chắc rằng bạn sẽ vui thích với tầm nhìn, sự nếm trải và sự đồng hành của những người làm chủ khác giống như mình.

CHUẨN BỊ KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

Có hai điều bạn cần hiểu về việc lập kế hoạch hành động. Thứ nhất, kế hoạch có cách thức giống như một bảng tính, nhưng thay vì liệt kê các con số thì nó liệt kê các hoạt động. Thứ hai, bạn có thể sử dụng kỹ thuật lập kế hoạch cho một dự án đơn lẻ hay nhiều dự án khác nhau được thực hiện đồng thời.

Cách làm như sau: trên một tờ giấy kẻ ô, vẽ các cột dọc tương ứng với số ngày mà bạn cần lên kế hoạch. Tiếp theo, ở bên trái trang giấy, ghi tiêu đề “Hoạt động”; dưới tiêu đề này, liệt kê tất cả những hoạt động cần được thực hiện trong khung thời gian đó.

Ví dụ, bạn đang chuẩn bị tiến hành một chiến dịch quảng bá cho một sản phẩm mới. Đối với mỗi hoạt động cho việc này (hội nghị bán hàng, hỗ trợ quảng cáo, đóng gói, nghiên cứu thị trường), bạn xác định hạn chót phải hoàn thành và đặt nó vào chỗ tương ứng trên bảng tính. Kế đó, tính số ngày cần có để hoàn thành tác vụ này và đánh dấu thời gian đó trên trang kế hoạch thi đấu. Kết quả cuối cùng là các tác vụ được thể hiện ra một cách trực quan, rõ ràng trước mắt bạn.

Lập kế hoạch không phải là một việc dễ dàng. Đôi khi bạn phải làm đi làm lại nhiều lần để tạo ra một kế hoạch hoàn hảo. Bạn thường cảm thấy khó khăn nếu các dự án phải được tiến hành đồng thời và đều cần ưu tiên như nhau. Tuy nhiên, một khi mọi việc trong kế hoạch đã được sắp xếp ổn thỏa, bạn sẽ cảm thấy vô cùng mãn nguyện.

Hãy luôn có trong tay kế hoạch hành động của mình để bạn có thể xem nó bất cứ lúc nào. Treo nó trên tường trong văn phòng của bạn hay trong tập hồ sơ dự án. Nó sẽ đóng vai trò như một thư ký nhắc nhở công việc, luôn có mặt khi bạn cần.

Kế hoạch hành động vừa lý thú vừa khiến bạn mệt mỏi. Chúng khiến bạn mệt mỏi vì bạn không ngừng được nhắc nhở phải luôn theo sát kế hoạch. Chúng khiến bạn mệt mỏi những khi bạn tụt lại phía sau lịch trình của mình. Nhưng chúng cũng rất lý thú vì nhờ chúng, bạn thấy được sự diệu kỳ khi những giấc mơ và kế hoạch biến thành hiện thực. Đây là sự tưởng thưởng to lớn. Cảm giác khi ấy của bạn giống hệt như cảm giác của một họa sĩ khi ngắm nhìn bức tranh mình vô cùng tâm đắc vừa được hoàn thành. Đó là cảm giác tuyệt vời của tinh thần chịu trách nhiệm.

* * *

Một ngày hoàn hảo có bắt đầu và có kết thúc, có mục đích và nội dung, có màu sắc và tính cách riêng, có cảm giác và kết cấu. Ngày hoàn hảo này có vị trí riêng của nó trong nhiều ngày khác, tạo thành một kho báu và ký ức quý giá. Và khi một ngày hoàn hảo chuyển sang ngày hoàn hảo tiếp theo, cuộc sống trở thành một kiệt tác, một kho vốn liếng kinh nghiệm và tinh thần. Vì như ai đó từng nói: “Vào nửa đêm, những thiên sứ có cánh sẽ đến, thu thập tất cả những mảnh ghép này và đưa chúng đến nơi mà bức tranh khảm được lưu giữ. Và chắc chắn đến thời điểm đó, các thiên sứ sẽ kháo nhau: ‘Hãy chờ xem tuyệt tác này’”.