Trả lời điện thoại là một trong những phép lịch sự căn bản nhưng không phải ai cũng làm được điều đó. Người bán hàng xuất sắc luôn cố gắng trả lời tất cả các cuộc điện thoại gọi đến, dù đó là của khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, nhà cung ứng, người xin việc hay các bậc phụ huynh... Người bán hàng xuất sắc không muốn bất kỳ ai nghĩ rằng họ đang tỏ ra mình là người quan trọng hay quá bận rộn.
Khi bạn đáp lại cuộc gọi, người gọi sẽ cảm thấy mình quan trọng và được tôn trọng. Nếu bạn không trả lời lại, người gọi có cảm giác là bạn không quan tâm, họ bối rối và có thể nghĩ không tốt về bạn.
Chẳng có lời lẽ nào có thể biện minh cho việc không đáp lại cuộc gọi của bạn. Thời đại ngày nay có rất nhiều hình thức liên lạc: thư thoại, e-mail, điện thoại,... Gần như lúc nào cũng có thể để lại lời nhắn qua thư thoại nếu người đó vắng mặt.
Người bán hàng xuất sắc thường để lại tin nhắn cho khách hàng vào cuối tuần hoặc trước vàsau giờlàm việc. Điều này cho thấy họ thường xuyên nghĩ đến cũng như quan tâm đến những khách hàng của mình, đồng thời giúp người bán hàng xuất sắc có thêm thời gian chuẩn bị cho cuộc trao đổi sắp tới.
Người bán hàng xuất sắc luôn nghĩ đến khách hàng và mong muốn làm việc với khách hàng mọi lúc mọi nơi.