KATE quản lý một cửa hàng hoa nhỏ nhưng làm ăn phát đạt ở một thành phố tầm trung. Cô ấy sở hữu một mặt tiền xinh xắn trên một trong những con phố sầm uất nhất thành phố và thu hút rất nhiều người qua lại. Các cửa sổ của cửa hàng có lẽ đã góp phần nhỏ vào việc đó: cô trưng bày những bó hoa lộng lẫy khiến người qua đường không thể rời mắt. Kate không quảng cáo rầm rộ cửa hàng hoa của mình trên mạng, chủ yếu vì cô quá bận rộn với việc cắm những bó hoa đến mức không có nhiều thời gian ngồi trước máy tính. Cô không có trang web nhưng có một tài khoản Instagram, nơi cô chia sẻ những bức ảnh chụp các bó hoa ra về cùng các khách hàng vui vẻ của mình.
Khi tờ báo địa phương muốn đưa tin về Kate và cửa hàng nổi tiếng của cô nhân dịp Lễ Tình nhân (một trong những ngày trọng đại nhất trong năm đối với cô ấy), cô đã rất vui mừng tham gia. Nhưng khi bài được đăng, Kate nhận thấy một điều gì đó. Tất cả các doanh nghiệp khác được đăng đều cung cấp đường dẫn URL trùng khớp với tên doanh nghiệp của họ. Tất cả những gì Kate có là một liên kết đến Instagram và một tài khoản Hotmail để mọi người có thể liên lạc. Cô nhận thấy như thế thật không chuyên nghiệp và không quảng bá tốt cho thương hiệu của mình. Kate cần nâng cấp sự hiện diện trực tuyến của mình sao cho tương xứng với hoạt động kinh doanh ngoại tuyến của cô ấy.
* * *
Giống như Kate, bạn cần sự hiện diện trên web phản ánh bạn là ai và bạn cần nói gì. Bạn cần một nơi để hướng những người theo dõi đến các dịch vụ, sự kiện trực tiếp hoặc sản phẩm mới của bạn, nơi mà họ có thể dễ dàng liên hệ với bạn.
Nhưng trước khi chúng ta nói về việc thiết kế sự hiện diện thực tế trên web (đó là chuyện của chương tiếp theo), hãy cùng tìm hiểu những thông tin cơ bản bao gồm tên miền, trang web và email. Đây là cơ sở để bạn xây dựng đế chế kỹ thuật số của mình. Bạn không thể đảm bảo tương lai cho toàn bộ doanh nghiệp của mình, nhưng bạn có thể lập kế hoạch để mở rộng các mục tiêu của mình theo thời gian.
Tên miền có gì?
Bạn đã quá quen thuộc với các tên miền: chúng là địa chỉ của một trang web hoặc phần cuối của địa chỉ email. Bạn hiểu ý tôi mà, bởi tất cả chúng đều kết thúc bằng .com, .ca, .net, .org và nhiều kết thúc thú vị khác như .info hoặc .car. Ví dụ như Wikipedia.org, NYTimes.com, hay CampTech.ca và AverySwartz.com của tôi. Theo kinh nghiệm của tôi, tên miền và cơ chế hoạt động của chúng, cách chúng tích hợp với email và lưu trữ trang web, là một lĩnh vực khiến nhiều người nhầm lẫn. Nhưng một khi hiểu được logic đằng sau chúng, bạn sẽ sẵn sàng để bùng nổ.
NHỮNG NHÀ SƯU TẦM
Một số phụ nữ sưu tập giày. Tôi sưu tập tên miền. Hoặc ít nhất, tôi từng làm vậy.
Là một doanh nhân, tôi đã có vô số khoảnh khắc phải thốt lên rằng “Ôi chao, đó sẽ là một ý tưởng kinh doanh tuyệt vời”. Và khi cảm thấy ý tưởng kinh doanh đó khả thi, tôi thường đăng ký một tên miền cho dự án tiềm năng mà tôi có thể khởi sự.
Tôi không làm việc đó nhiều nữa, vì bây giờ tôi bận tập trung vào Camp Tech, nhưng tôi vẫn sở hữu một loạt tên miền cho những ý tưởng kinh doanh trước đây của mình. Tôi cho đi nhiều trong số đó nhưng cũng giữ lại một ít – chúng vẫn là những ý tưởng tuyệt vời mà tôi có thể ra mắt vào một ngày nào đó. Tôi sẽ giới thiệu đến bạn một ý tưởng kinh doanh của vợ chồng tôi làm ví dụ vui. Chúng tôi dự định làm một podcast để thảo luận về hai chủ đề mà chúng tôi rất yêu thích: nấu bia thủ công (anh ấy) và Internet (tôi). Chúng có nhiều điểm chung hơn bạn nghĩ! Chúng tôi định đặt tên cho podcast là Craft and Code, vì vậy tôi đã đăng ký CraftAndCode.ca ngay lập tức để làm “ngôi nhà” trực tuyến cho chương trình của mình. Chúng tôi vẫn chưa tạo podcast, nhưng tôi vẫn giữ tên miền để phòng khi chúng tôi muốn làm.
Xúc xích được làm như thế nào
Làm sao để tất cả những điều này mang lại hiệu quả? Mọi thứ kết nối với Internet đều được cấp một định danh gọi là địa chỉ giao thức Internet (địa chỉ IP). Địa chỉ IP là một chuỗi số (như 205.186.179.111) xác định một vị trí cụ thể trên máy tính hoặc nhóm máy tính được kết nối với Internet. Mọi trang web, máy tính, điện thoại thông minh, tủ lạnh có kết nối Internet, thiết bị gia đình trí tuệ nhân tạo như Alexa hoặc Google Home đều có địa chỉ IP. Internet là một nơi khá đông đúc với rất nhiều thứ đang diễn ra, vì vậy mỗi phần của nó cần một mã định danh duy nhất nếu không mọi thứ có thể trở nên rối rắm. Các máy tính kết nối những phần khác nhau của Internet tham chiếu lẫn nhau theo địa chỉ IP.
Nhưng chúng ta là con người, không phải rô-bốt.
Chúng ta nhớ các từ tốt hơn là nhớ một chuỗi số. Vì vậy chúng ta sử dụng tên miền để không phải nhớ địa chỉ IP. Bởi chúng ta không thể nói với các đồng nghiệp tại văn phòng rằng, “Này! Cậu đã xem tin bài top trên 199.198.138.49 sáng nay chưa?” Nhưng chúng ta có thể nói, “Này! Cậu đã xem tin bài top trên GlobeAndMail.com sáng nay chưa?”
Khi bạn nhập một tên miền vào trình duyệt web, nó sẽ nhanh chóng kiểm tra xem tên miền đó có được liên kết với một địa chỉ IP cụ thể hay không, sau đó nó sẽ đưa bạn đến vị trí đó trên Internet. Việc này hoạt động ra sao? Trình duyệt web của bạn tiếp cận hệ thống tên miền (DNS), hệ thống này giống như một tổng đài khổng lồ kết nối tên miền với địa chỉ IP cho các trang web và xử lý email.
Bạn phải thực hiện một vài lần kiểm tra và cân đối để đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động trơn tru.
Đăng ký tên miền
Bạn không thể tự thêm tên miền vào DNS. Bạn phải truy cập vào hệ thống thông qua công ty đăng ký để họ đăng ký tên miền thay bạn.
Khi đăng ký một tên miền, bạn là người đăng ký và công ty đăng ký là tổ chức đăng ký. Hầu hết các tổ chức đăng ký tên miền đều có quyền truy cập vào các phần mở rộng tên miền mà tôi đã đề cập (.com,.info, .net, .org) và bạn có thể chọn phần bên trái dấu chấm, miễn là nó chưa được sử dụng. Một số tổ chức đăng ký tên miền cũng có quyền truy cập vào các phần mở rộng tên miền theo quốc gia cụ thể như .ca cho Canada, .mx cho Mexico, .is cho Iceland, v.v., các phần mở rộng này nhằm mục đích liên kết với công dân, tổ chức hoặc doanh nghiệp ở những địa điểm cụ thể đó. Vào năm 2012, Internet Corporation for Assigned Names and Numbers (ICANN) đã mở một quy trình đấu thầu để cho phép nhiều phần mở rộng tên miền hơn (còn được gọi là “phần mở rộng tên miền cấp cao nhất” hoặc TLD – top level domain extensions) và hơn 600 tên miền đã được mua. Nhiều trong số đó hiện có sẵn thông qua các công ty đăng ký tên miền, vì vậy bạn có thể tự đăng ký các tên miền như .pizza, .party, .school, .taxi,.yoga và nhiều hơn nữa.
Điều quan trọng cần biết là, ngoài khả năng marketing và mở rộng thương hiệu đi kèm với việc chọn phần mở rộng tên miền, không có sự phân biệt kỹ thuật thực sự nào giữa chúng. Google và các công cụ tìm kiếm khác không ưu tiên các phần mở rộng tên miền cụ thể nào, vì vậy hãy chọn phần mở rộng tên miền phù hợp nhất với doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn. Ví dụ, nếu cùng một trang web được khởi chạy tại Avery Swartz.com và AverySwartz. pizza, thì Google sẽ không xếp hạng một trang web cao hơn trang web kia trong kết quả của công cụ tìm kiếm. Điều quan trọng là AverySwartz.com có ý nghĩa hơn nhiều với tư cách là trang web chính cho các nỗ lực marketing của tôi. Nếu sau này tôi mở rộng thương hiệu của mình sang pizza hoặc yoga hoặc bất kỳ mảng nào khác, thì tôi có thể cân nhắc thêm một miền khác – bạn được phép mua bao nhiêu tên miền tùy thích.
Gợi ý của tôi ư? Mua một loạt các tên miền đại diện cho tên doanh nghiệp hiện tại của bạn. Chúng không quá đắt (tùy thuộc vào phần mở rộng tên miền, đăng ký thường mất khoảng 15-20 đô-la một năm). Bằng cách đó, bạn không phải chọn giữa .com hoặc .ca. Nếu cả hai đều có sẵn, hãy mua cả hai. Hoặc thậm chí, bạn có thể mua nhiều hơn một tên miền nếu nhiều phần mở rộng tên miền có sẵn. Nếu bạn đã sở hữu một tên miền nào đó rồi, thì không ai khác có thể mua nó.
Tôi từng làm việc với một tác giả sách thiếu nhi, người muốn đăng ký tên riêng của cô ấy làm tên miền. Chúng tôi đã có thể đăng ký phiên bản .ca cho tên cô ấy và vì cô ấy sống ở Canada nên phiên bản đó ổn. Chúng tôi không thể nhận được phiên bản .com cho tên của cô ấy vì nó đã được sử dụng bởi...một ngôi sao phim người lớn! Hãy nói về sự nhầm lẫn có thể xảy ra. Khách hàng của tôi ước gì cô ấy đã mua phiên bản .com của tên mình nhiều năm trước, vì thế không ai khác có thể mua được.
Điều đó ám chỉ rằng bạn không cần mất công đăng ký tên miền. Một công ty tôi làm việc cùng đã áp dụng “hơi quá” lời khuyên của tôi: họ đã đăng ký hơn 80 tên miền khác nhau cho doanh nghiệp của mình. Điều đó chắc chắn là hơi quá (chưa kể đến việc tốn kém!). Điểm mấu chốt: chọn một tên miền chính và nếu có bất kỳ tên miền nào tương tự (bao gồm cả những sai lầm mà mọi người dễ mắc phải), hãy chọn cả những tên miền đó.
Có một số điều quan trọng mà bạn cần biết khi đăng ký dù bạn chọn tên miền nào.
2. Bạn nên tự đăng ký tên miền của mình, thay vì nhờ nhân viên phụ trách web của bạn làm điều đó. Điều quan trọng là tên của bạn phải được liệt kê là người đăng ký miền, đồng nghĩa với việc bạn là chủ sở hữu hợp pháp. Việc chứng minh quyền sở hữu có thể là một vấn đề thực sự đau đầu nếu trong tương lai bạn muốn thay đổi công ty đăng ký tên miền hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với việc đăng ký, chẳng hạn như thông tin liên hệ của bạn.
3. Bạn không thể mua một tên miền đã được đăng ký, trừ khi có người muốn bán. Đôi khi bạn sẽ thấy tên và địa chỉ thực tế của một người thực được liệt kê; đôi khi bạn sẽ thấy tên của công ty đăng ký nếu người đăng ký chọn không công khai thông tin của họ. Nếu muốn liên lạc với họ, bạn có thể gửi email cho công ty đăng ký, nhưng hãy suy nghĩ kỹ trước khi định mua một miền đã được sở hữu. Nó thường không đáng giá. Những người bán tên miền có thể khá mờ ám. Tôi không khuyên bạn tự làm điều đó; thay vào đó, hãy nhờ một nhà môi giới đáng tin cậy giúp bạn và đảm bảo lợi ích của bạn trong quá trình này.
4. Bạn có thể trỏ nhiều tên miền đến cùng một trang web. Ví dụ như tên của tôi, Avery Swartz. Không phải Schwartz. Nó luôn bị đánh vần sai, vì vậy tôi đã đăng ký các tên miền AverySwartz.ca, AverySchwartz.com và AverySchwartz.ca và tất cả chúng đều trỏ đến một trang web. Chúng ta sẽ tìm hiểu cách hoạt động của tính năng này trong phần Lưu trữ bên dưới.
5. Luôn nhớ rằng tên miền của bạn phải được gia hạn. Bạn cần đảm bảo rằng bạn đã tự động gia hạn tên của mình và thông tin thẻ tín dụng của bạn cho dịch vụ này luôn được cập nhật.
Khi đã lo xong chuyện tên miền, bạn có thể tạo các địa chỉ email duy nhất, xây dựng và lưu trữ một trang web, đồng thời làm mọi thứ khác mà bạn cần để từng bước một quản lý doanh nghiệp của mình trực tuyến.
CHUYỆN ĐÓ CÓ VẺ QUÁ RÕ RÀNG RỒI, nhưng việc lưu các bản ghi cập nhật việc đăng ký tên miền, lưu trữ trang web, dịch vụ email và bất kỳ thông tin tài khoản kỹ thuật nào khác rất quan trọng. Một trong những khách hàng của tôi, Louisa, một nhân viên kế toán, đã gặp rắc rối thực sự với việc này.
Chuyện thế này: Louisa đã yêu cầu nhân viên quản trị của mình, Stephen, thực hiện việc đăng ký tên miền cho trang web của công ty kế toán. Stephen đặt tên Louisa là người đăng ký tên miền nhưng lấy email công việc của anh ta làm địa chỉ liên hệ trên tài khoản. Sau đó, Stephen đặt tên miền tự động gia hạn hằng năm và mọi thứ đi vào hoạt động. Một vài năm sau, Stephen rời công ty và tài khoản email của anh ta bị khóa. Cũng trong khoảng thời gian đó, tên miền đến kỳ gia hạn nhưng không thể tự động gia hạn vì thẻ tín dụng trong hồ sơ đã hết hạn. Không ai cập nhật thông tin liên hệ trong hồ sơ tại công ty đăng ký tên miền, vì vậy tất cả các email họ gửi cho doanh nghiệp của Louisa đều không được thông qua (vì địa chỉ email của Stephen đã bị khóa). Không có số thẻ tín dụng được cập nhật và không có phản hồi cho các email họ gửi, công ty đăng ký miền đã không gia hạn tên miền của doanh nghiệp Louisa. Điều đó khiến trang web bị sập.
May mắn thay, Louisa nhanh chóng nhận thấy trang web của cô không hoạt động, vì vậy cô đã liên hệ với công ty đăng ký tên miền. Họ giải thích rằng họ đã cố gắng liên lạc với cô và cần số thẻ tín dụng cập nhật để gia hạn miền. Louisa đã cung cấp thông tin cho họ, cập nhật thông tin liên hệ trên tài khoản và rút ra bài học về việc phải luôn cập nhật hồ sơ của mình!
Lưu trữ trang web của bạn
Một khi đã đăng ký xong tên miền chính của mình, bạn phải tạo liên kết giữa miền đó và trang web, cụ thể là hình ảnh, dữ liệu và từ ngữ mà bạn muốn chia sẻ trực tuyến. Không, chúng tôi chưa nói đến việc tạo trang web, nhưng bạn cần một nơi để xây dựng nó. Nếu trang web là ngôi nhà của bạn, vị trí lưu trữ của bạn là một bất động sản trống, sẵn sàng để bạn xây dựng bất cứ thứ gì bạn muốn, khi bạn muốn.
Đôi khi, các công ty đăng ký tên miền sẽ cung cấp các gói lưu trữ và gói mọi thứ thành một gói nhỏ gọn gàng: đăng ký tên miền, lưu trữ trang web và lưu trữ email (chúng ta sẽ làm điều đó trong giây lát) vào một nơi. Nếu thấy tiện, hãy sử dụng gói này. Bạn có thể kết hợp mọi thứ lại với nhau, hoặc đăng ký tên miền, lưu trữ trang web và giải pháp email của bạn một cách riêng rẽ. Trước tiên, hãy khám phá các tùy chọn của bạn để đảm bảo bạn biết mình muốn gì và nếu bạn có sẵn mọi thứ rồi thì tốt. Nếu không, hãy mua tất cả chúng từ các nhà cung cấp khác nhau.
Tùy thuộc vào loại trang web bạn sẽ có, bạn thậm chí có thể không cần sắp xếp lưu trữ trang web của riêng mình. Một số nền tảng xây dựng trang web, như Squarespace và Shopify, cung cấp dịch vụ lưu trữ trang web cho bạn như một phần trong gói phí hằng tháng của họ. Tôi sẽ cung cấp thêm thông tin về điều này trong chương tiếp theo.
Hầu hết các gói lưu trữ sẽ được quản lý. Điều này có nghĩa là các công ty lưu trữ này sẽ cung cấp cho bạn các dịch vụ kỹ thuật trực tiếp như thiết lập và cấu hình trang web và phần mềm, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật và giám sát cho bạn. Hầu hết các dịch vụ này (nhưng không phải tất cả) có thể đưa trang web của bạn trở lại trạng thái trước đó nếu trang web gặp sự cố hoặc bị tấn công, để bạn không bị mất trang web hoặc dữ liệu trên trang.
Mọi thứ về email
Khi đã có tên miền, bạn có thể tạo các địa chỉ email bằng cách sử dụng tên đó (ví dụ: tên bạn@tên miền.com), trông chuyên nghiệp hơn địa chỉ email chung chung từ Hotmail hoặc Gmail. Nếu muốn email được liên kết với tên miền của mình, bạn cần lưu trữ email của mình ở đâu đó.
Không, lưu trữ email không giống như lưu trữ trang web. Chúng giống nhau nhưng khác nhau về mặt kỹ thuật. Trên thực tế, cho dù bạn có trang web hay không, bạn vẫn có thể có một tên miền cho email (tất nhiên, miễn là bạn sở hữu tên miền đó). Hãy nhớ rằng tên miền chỉ là một địa chỉ dẫn đến một địa điểm – bản thân nó không phải là một địa điểm. Tên miền trỏ nội dung web đến các trang web (được lưu trữ trên máy chủ web) và nội dung email tới máy chủ email (được lưu trữ trên máy chủ mail).
Đôi khi, khi bạn nhận được một gói lưu trữ web, trong đó đã kèm sẵn một giải pháp email. Trừ khi đó là một trong hai cách mà tôi đề xuất dưới đây, nếu không đó có thể không phải một lựa chọn tuyệt vời. Rất nhiều công ty lưu trữ trang web cung cấp phần mềm email đơn giản nghe có vẻ ổn, nhưng trên thực tế, việc sử dụng rất khó khăn. Cuối cùng, bạn có thể phải đối phó với tình trạng chậm hoặc không thể gửi được email, trả lại email gửi đi hoặc rất nhiều thư rác. Bỏ qua những thứ miễn phí và sử dụng giải pháp email từ một công ty hàng đầu trong ngành: Google hoặc Microsoft.
Giải pháp lưu trữ email của Google, G Suite, có thể là cách tốt nhất giúp bạn loại bỏ spam. Tôi chắc rằng bạn biết Gmail, nhưng bạn có thể không biết mình có thể lưu trữ email tên miền của riêng mình thông qua các máy chủ của Google. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng Gmail nhưng bằng địa chỉ email có thương hiệu của riêng bạn (tên bạn@tên miền.com), thay vì địa chỉ Gmail (tên công ty bạn@ gmail.com). Bạn có thể muốn xem xét lựa chọn này vì những lý do chính đáng: thứ nhất, nó tương đối rẻ và dễ truy cập trực tuyến; thứ hai, Google có một trong những bộ lọc thư rác tốt nhất thế giới. Khi bạn đang quản lý hàng trăm email mỗi ngày, thì việc biết mình hiếm khi phải đối phó với thư rác thật tuyệt vời.
Giải pháp của Microsoft, Office 365, có thể phù hợp với bạn nếu bạn định tích hợp email của mình với các ứng dụng phần mềm Office 365 khác vì lý do quản trị hoặc quản lý. Bạn có thể đã sử dụng MS Outlook nếu từng đi làm văn phòng tại một thời điểm nào đó trong đời. Bạn có thể sử dụng Outlook với địa chỉ email mang thương hiệu của riêng mình và truy cập nó từ mọi nơi (trên mọi thiết bị, thông qua ứng dụng Outlook hoặc trình duyệt web). Nếu bạn đã quen thuộc với Microsoft Office hoặc MS Outlook, hãy nắm lấy những gì bạn biết và sử dụng giải pháp của Microsoft để lưu trữ email của mình.
Cho dù bạn chọn giải pháp email của Google hay của Microsoft, bước đầu tiên là tạo tài khoản. Bạn sẽ phải trả phí hằng tháng, nhưng chỉ mang tính danh nghĩa. Sau đó, bạn cần “trỏ” tên miền của mình tới chúng để email của bạn được gửi qua đó. Điều này nghe có vẻ mang tính kỹ thuật và đúng là như vậy, nhưng hãy nhớ rằng bạn là một trong số rất rất nhiều người làm điều này. Yêu cầu phổ biến đối với người đăng ký tên miền là trỏ email đến máy chủ mail của Google hoặc Microsoft. Yêu cầu công ty đăng ký tên miền giúp bạn – phí bạn trả cho họ đã bao gồm cả dịch vụ khách hàng!
Về địa chỉ email, hãy nói ngắn gọn về giao diện của chúng. Rất nhiều người thích sử dụng tên@tên công ty.com (ví dụ, [email protected]). Đó là một lựa chọn chắc chắn: nó dễ tiếp cận và thường dễ nhớ nhất. Nhưng vấn đề là: nếu doanh nghiệp của bạn phát triển, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn thuê người khác có cùng tên? Bạn sẽ thêm chữ cái đầu ở tên của họ vào? Một con số? Thay đổi hoàn toàn hệ thống? Bạn muốn làm gì cũng được, nhưng nếu việc đặt tên nhất quán quan trọng đối với bạn, bạn có thể cân nhắc lựa chọn khác. Một lựa chọn an toàn hơn là tên-chữ cái đầu tiên của họ@tên công ty.com ([email protected]) hoặc một cái gì đó hoàn toàn khác. Các công ty thường xuyên chọn các tùy chọn như họ tên@ ([email protected]), họ.tên@ ([email protected]) hoặc chữ cái đầu tiên của tên-họ@ ([email protected]) để khiến mọi thứ nhất quán, nhưng sáng tạo hơn cũng chẳng sao, miễn là nó phù hợp với ngành của bạn (ví dụ: nerd@ camptech.ca). Chọn một hệ thống và gắn bó với nó.
TÓM TẮT
Đăng ký tên miền phù hợp với tên doanh nghiệp của bạn.
→ Cân nhắc đăng ký nhiều hơn một tên miền.
→ Đảm bảo rằng bạn tự đăng ký tên miền của mình – tên của bạn cần có trong tài liệu đăng ký.
Bạn có thể cần hoặc không cần nguồn lưu trữ trang web của riêng mình, tùy thuộc vào loại trang web bạn sẽ có.
Bạn có thể yêu cầu đăng ký tên miền, lưu trữ trang web và gửi email từ cùng một công ty hoặc từ nhiều công ty.
Bạn cần lưu trữ email để sử dụng tên miền của mình cho một địa chỉ email (chẳng hạn như tên bạn@tên công ty.com).
→ Dịch vụ lưu trữ email đôi khi được bao gồm trong các gói lưu trữ trang web, nhưng nó thường là một giải pháp đơn giản.
→ Các giải pháp email từ Google và Microsoft là mạnh mẽ nhất.