XÁC ĐỊNH NHỮNG CHIẾN THẮNG NGẮN HẠN
“Tài năng sẽ giúp đội chiến thắng trong các trận đấu. Còn sự thông minh và tinh thần đồng đội sẽ giúp họ trở thành nhà vô địch”
– Michael Jordan
Bộ phận Dịch vụ Cảnh quan cần có một số thành quả nhanh chóng, như trái ngọt ở cành thấp. Với sự nỗ lực và quyết tâm, khi bạn đã tạo ra được những chiến thắng nhỏ, nó sẽ giúp bạn đạt được những chiến thắng lớn hơn. Trong môn bóng bầu dục, huấn luyện viên luôn muốn giành được những chiến thắng nhỏ. Chẳng hạn, từ những lượt tấn công đầu tiên, chiếm được vị trí lợi thế trên sân, dồn và lấn sân đối thủ, bảo vệ khung thành thành công. Trong hầu hết các trận đấu, những thành tích nhỏ cũng đủ để thắng trận đấu, chiến thắng mùa giải và giành chức vô địch.
Tôi cần có một số thành quả ban đầu và tôi đã không phải chờ đợi lâu. Tôi biết Grove là một khu vực chủ chốt mà Hiệu trưởng Khayat quan tâm, và nó cũng là một nơi luôn được coi trọng tại Ole Miss. Tôi tập trung vào khu vực trọng điểm này với hi vọng sẽ thấy được sự cải thiện rõ rệt nhanh chóng. Không phải thay đổi nào cũng có thể thấy rõ được, nhưng tôi hi vọng nơi này sẽ tạo sự khác biệt.
Đèn chiếu treo trên nhiều cây xanh trong khuôn viên Grove quá thấp khiến người đi bộ phải cúi đầu tránh. Rất khó để có thể chiêm ngưỡng vẻ đẹp kỳ bí của Grove khi những bóng đèn tầm thấp che khuất. Một nhân viên trong đội tự hào nói rằng cây xanh trong khu Grove chưa bao giờ được cắt tỉa. Cây xanh được để sinh trưởng tự nhiên và tôi tin vào anh ta.
Một trong những thách thức cho đội ngũ nhân viên là thiếu công cụ cắt tỉa hợp lý. Tất nhiên, nếu bạn không có ý định cắt tỉa cây xanh thì không có sẵn công cụ cắt tỉa là điều dễ hiểu. Chúng tôi đã mua thêm một số máy cưa cầm tay có cần kéo dài, và tiến hành đào tạo kỹ thuật cắt tỉa cây xanh cho công nhân, sau đó thực hành tại Grove.
Khayat và những người khác trong khuôn viên trường ngay lập tức nhận ra sự thay đổi. Nhân viên cảnh quan nhận được những lời khen ngợi cho sự cải thiện lớn này. Không những mọi người đi trong khuôn viên không phải cúi đầu, mà những công nhân làm việc cắt xén cũng không còn bị va đụng vào những chùm đèn thấp nữa. Thành quả này giống như lượt tấn công thành công đầu tiên trong trận bóng.
CƠ HỘI
“Cơ hội lớn của bạn có thể là ngay tại vị trí bạn đang đứng bây giờ”
– Napoleon Hill, Tác giả người Mỹ
Các nhân viên cảnh quan từng gặp phải nhiều vấn đề gây nản lòng trước khi tôi đến. Một trong số đó là những bộ đồng phục của họ đã lỗi mốt, thiết kế bất tiện và không thoải mái khi mặc làm việc ngoài trời. Nhân viên cũng phàn nàn rằng đồng phục của họ không được giặt là sạch sẽ.
Để giải quyết vấn đề này, mục tiêu cuối cùng là nhân viên có đồng phục với phong cách chuyên nghiệp. Là lãnh đạo của họ, tôi có thể đơn giản yêu cầu nhân viên của mình sử dụng đồng phục, nhưng tôi muốn họ cảm thấy tự hào khi khoác lên người bộ đồng phục mà không cảm thấy bị ép buộc.
Đội ngũ nhân viên cảnh quan của chúng tôi quyết định không sử dụng dịch vụ giặt là nữa. Họ tự mua đồng phục với số đo hợp lý. Mỗi nhân viên chịu trách nhiệm cho việc giặt là và cất giữ đồng phục riêng của mình.
Khi nhà lãnh đạo thờ ơ trước vấn đề quan trọng đối với nhân viên có nghĩa là họ đã thể hiện sự không quan tâm với nhân viên mình. Nhà lãnh đạo phải thể hiện được sự quan tâm, lắng nghe và làm những gì có thể để tìm kiếm các giải pháp.
Lúc đó, một số người nói với tôi rằng tôi đang lãng phí thời gian, và sẽ không thay đổi được gì với trò “bịt mắt đuổi bắt” đó. Một việc dễ làm, đó là buông xuôi cho mọi việc cứ diễn ra và đầu hàng trước thực tế. Trong môn bóng bầu dục, huấn luyện viên sẽ đưa ra chiến thuật mạo hiểm: bốn lần tấn công và một lần thay đổi chiến thuật để dành chiến thắng. Cơ hội thường đến từ thách thức và khó khăn. Vấn đề đồng phục là một phương pháp tốt để đoàn kết nhân viên, cùng hợp tác tìm kiếm các giải pháp thay thế hiệu quả hơn.
ĐA DẠNG GIẢI PHÁP
“Ba nguyên tắc làm việc: Tìm sự đơn giản ở nơi phức tạp. Tìm sự hoà hợp trong bản nhạc chối tai. Tìm trong khó khăn cơ hội tiềm ẩn”
– Albert Einstein
Trước khi tôi đến làm việc, nhân viên thường mất 10 ngày để cắt xén cỏ toàn bộ khuôn viên trường. Khoảng một năm trước đó, Bộ phận Quản lý Cây xanh đã tuyển một chuyên gia giúp tìm phương pháp hiệu quả hơn. Sau đó, toàn bộ khuôn viên trường được cắt xén cỏ chỉ trong bốn ngày và một ngày còn lại trong tuần được sử dụng để cắt tỉa cành lá, vườn hoa và chỉnh sửa những nơi cần thiết. Vì trước đây nhân viên mất đến 10 ngày để làm xong việc cắt xén nên không có thời gian để làm các việc khác.
Không cần phải mất nhiều thời gian để tìm ra những khiếm khuyết trong quy trình làm việc. Ví dụ, máy cắt cỏ vận hành chậm hơn so với cần thiết. Mỗi ngày, người vận hành máy cắt cỏ phải đi vòng để tránh các chướng ngại vật như bàn ghế, thùng đựng rác, cột đèn, cột cáp, cây xanh và biển hiệu tại các khu trại hè.
Trong một môi trường làm việc lý tưởng, máy cắt cỏ phải có đủ không gian để vận hành trên một thảm cỏ mà không cần phải quay lại, hạn chế đi vòng và tạm dừng. Đây là trường hợp phải làm việc thông thái hơn, thay vì chăm chỉ hơn.
Sau khi họp với đội ngũ nhân viên tại nơi làm việc, chúng tôi đã quyết định, nếu có thể di dời các chướng ngại như thùng rác, biển hiệu hoặc trường kỷ trong khuôn viên thì chúng tôi thay đổi vị trí hoặc tháo dỡ chúng. Các thùng rác chỉ được đặt ở khu vực không có thảm cỏ xung quanh.
Đội cắt cỏ cũng tìm được cách làm việc hạn chế phải quay vòng nhiều lần và di chuyển máy cắt xén chậm hơn để cắt xén hết phần cần thiết trong một khu vực. Cách đơn giản nhất để tránh phải quay vòng 90 độ, đó là xoay góc quét mềm hơn trong khu vực cắt cỏ. Những nhân viên vận hành máy cắt cỏ đều đồng ý với sự thay đổi và áp dụng chúng thành công.
Chúng tôi phủ thêm lá thông khô ở nhiều nơi, để loại bỏ cỏ dại tại những khu vực khó tiếp cận. Việc này không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn giúp khuôn viên trường có được cảnh đẹp cần thiết. Ở nhiều khu vực dưới tán cây, do thiếu ánh nắng mặt trời nên các thảm cỏ khó sinh trưởng. Trong khi cỏ dại ưa bóng mọc lên và xuất hiện những mảng đất trống. Những khu vực này vẫn cần phải cắt xén cỏ để kiểm soát cỏ dại, tuy nhiên nhìn không đẹp mắt. Việc sử dụng thêm lá thông phủ lên những khu vực này giúp giảm công đoạn cắt xén không cần thiết.
Cảnh quan khuôn viên trường bắt đầu có những khu vực được quy hoạch tốt với các thảm cỏ và cây được cắt xén cẩn thận. Một sự thay đổi bất ngờ và thu hút sự chú ý của mọi người. Điều tuyệt vời nhất là nó đã giúp chúng tôi tiết kiệm số lần cắt xén cỏ.
Thật thú vị khi thấy nhân viên toàn tâm toàn ý tạo ra sự thay đổi nơi làm việc. Với sự thay đổi ở cấp quản lý, chúng tôi đã mất khá nhiều nhân viên trong những tháng đầu tôi đến. Tôi đã quyết định không tuyển mới cho các vị trí trống cho đến khi tôi xác định rõ những gì chúng tôi đang làm và cơ cấu lại tổ chức hợp lý.
Chúng tôi làm việc ngày càng năng suất hơn dù có đến bảy nhân viên toàn thời gian đã nghỉ việc trong năm đầu tiên. Và chỉ trong vài tháng chúng tôi đã xoay sở để hoàn thành việc cắt xén cỏ trong vòng chưa đến 10 ngày. Chúng tôi có 24 nhân viên toàn thời gian và đã duy trì số lượng này trong hai năm, trước khi bổ sung thêm nhân sự vị trí mới.
Một bước cải thiện khác mà chúng tôi thực hiện đó là nỗ lực kiểm soát những loài cỏ dại sinh trưởng nhanh và khó xử lý. Khi tôi mới làm việc, đội cắt cỏ thường bắt đầu công việc vào thứ Hai. Và trước ngày thứ Năm thì cỏ dại đã mọc cao hơn vùng mới cắt xén đó. Vì loài cỏ dại mọc cao và dễ nhìn thấy nên đội cắt cỏ bị yêu cầu phải quay lại và cắt xén lần nữa trên cùng một khu vực.
Khi tuyển được nhân viên tạo thảm cỏ chuyên nghiệp, David Jumper, chúng tôi có được lịch trình kiểm soát cỏ dại hợp lý. Điều này giúp chúng tôi làm việc năng suất hơn nhiều vì số lần cắt xén đã giảm đi, tiết kiệm được nguồn lao động và nhiên liệu. Và chúng tôi có thể huy động nhân lực cho các dự án khác.
Nguyên tắc làm việc bằng cách làm mẫu trên thực tế của Jumper đã giúp anh ấy dễ dàng nhận được quyết định thăng tiến. Anh đã trở thành người quản lý điều hành sân golf chỉ vài năm sau đó tại Ole Miss. Khi quản lý ở khu vực thảm cỏ, anh ấy tạo điều kiện cho chúng tôi “làm việc thông minh hơn, thay vì chăm chỉ hơn”.
LOẠI BỎ CHƯỚNG NGẠI VẬT
“Trí tưởng tượng có tác động rất lớn đến chiến thắng”
– Mike Krzyzewski, Huấn luyện viên trưởng đội Bóng rổ, Đại học Duke
Hãy loại bỏ mọi chướng ngại vật để tạo điều kiện cho đội của bạn thành công. Trước đây chúng tôi bắt đầu làm việc lúc 7:30. Lúc này sinh viên, giảng viên và nhân viên đã đến trường nên quá muộn để đạt hiệu quả tối ưu. Chúng tôi đổi giờ làm từ 6:00 sáng và đội của tôi đồng lòng với sự thay đổi đó. Ngày làm việc của họ trở nên hiệu quả hơn và họ có thể về nhà sớm hơn. Hãy cho nhân viên những công cụ mà họ cần và tạo môi trường làm việc phù hợp với họ. Việc thiếu công cụ và trang thiết bị phù hợp sẽ là yếu tố giết dần tinh thần làm việc của họ.
Công việc bận rộn liên tục cũng làm ảnh hưởng đến tinh thần làm việc. Chúng tôi từng có giám sát viên thực hiện việc báo cáo trên máy tính trong văn phòng. Đó là một trở ngại lớn và sử dụng thời gian không hiệu quả. Một nhân viên hành chính đã đảm nhận công việc đó để mọi người có thể làm việc bên ngoài. Các đội khác trong tổ chức thấy được giá trị cốt lõi khi bạn giúp họ làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn.
Chúng tôi đã sớm phát hiện ra rằng, cho dù chúng tôi có làm cho kiến trúc cảnh quan ở khu vực cạnh một tòa nhà đẹp thế nào đi nữa, thì luôn có người muốn đi vào không gian xung quanh nền tòa nhà đó. Vì vậy, cây xanh vẫn bị giẫm lên, bị gãy đổ và chết dần.
Chúng tôi đã xử lý bằng cách giám sát và kiểm tra liên tục công việc tại hiện trường. Các hoạt động như lau dọn cửa sổ, đào đất, đánh dấu, sơn sửa, làm vệ sinh và bảo dưỡng chung khiến cho việc đi lại nhân viên tác động đến cây xanh. Ban đầu chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi có thể quản lý sát sao, tránh gây ảnh hưởng và phối hợp với các phòng ban khác để hạn chế gây hại đến cây trồng. Nhưng không lâu sau đó, chúng tôi phát hiện ra là có quá nhiều công việc diễn ra thường xuyên mà chúng tôi không thể giám sát liên tục trong ngày được. Khuôn viên trường quá lớn và nhiều khu làm việc rải rác cách biệt nhau.
Chúng tôi quyết định xem xét lại bố cục kiến trúc cảnh quan, và xem những nơi nào chúng tôi có thể bỏ bớt cây xanh ở những khu vực quanh nền tòa nhà. Cứ cách một khoảng hơn 30 mét từ tòa nhà, chúng tôi sẽ trồng cây xanh. Việc này giúp tránh được tác động chồng chéo và cải thiện tinh thần làm việc cho các đội liên quan, đặc biệt là nhân viên đội của chúng tôi. Giải quyết hiệu quả các mối phiền toái cho đội của mình chính là đang lãnh đạo bằng cách làm mẫu.
HÃY LÀM ĐÚNG ĐỂ THÀNH CÔNG LÂU DÀI
“Chiến thắng không phải là kết quả tạm thời mà là một quá trình lâu dài. Bạn không thể chỉ chiến thắng một vài lần, bạn không làm công việc đúng một vài lần… Bạn phải duy trì liên tục. Giành chiến thắng là hành động như một thói quen”
– Vince Lombardi10
10 Vincent Thomas “Vince” Lombardi (1913 - 1970) là cầu thủ, huấn luyện viên bóng bầu dục của Mỹ. Ông được biết đến nhiều nhất trong vai trò là Huấn luyện viên trưởng của đội Bóng bầu dục Green Bay Packers trong những năm 1960. Ông đã dẫn dắt đội bóng đoạt giải vô địch bóng bầu dục quốc gia Hoa Kỳ trong ba năm liên tiếp, và tổng cộng năm lần vô địch trong bảy năm. Ông được nhiều người coi là một trong những huấn luyện viên thành công nhất trong lịch sử môn bóng bầu dục.
Dù các đội nhóm của chúng tôi đã làm việc hiệu quả hơn nhưng vẫn bị ảnh hưởng bởi sự cố máy móc, thiết bị. Ngay trước khi tôi được tuyển vào trường, có ba máy cắt cỏ được mua và trở thành tài sản mới. Tuy nhiên, vẫn chưa có chương trình bảo dưỡng dự phòng hay có nhân viên vận hành máy chuyên nghiệp và sửa chữa tại chỗ.
Người đầu tiên được bổ nhiệm làm “thợ máy” của căng-tin đã hỏi tôi liệu anh ấy có thể mua một chiếc búa hay không. Tôi đã sai khi nghĩ rằng anh ấy sẽ sử dụng chiếc búa để đóng kệ hàng trong căng-tin vì chúng tôi đã từng trao đổi về việc này trước đây. Giá của chiếc búa là 16 đô-la, và tôi không hỏi lý do tại sao anh ấy cần nó.
Không lâu sau đó tôi phát hiện ra anh ấy sử dụng chiếc búa để sửa phanh cho một trong những máy cắt cỏ mới. Việc sử dụng búa thay cho dụng cụ chuyên dụng khiến cho máy cắt có bị hỏng nặng hơn. Kết cục là phải mất thêm 800 đô-la và hai tháng để sửa mà không được sử dụng.
Nhưng sự cố đó cũng là một điều may mắn, vì chúng tôi nhận ra cần phải có một người ở vị trí kỹ sư cơ khí.
Sau khi chúng tôi có thể cho ban quản trị trường đại học thấy được những thay đổi tích cực trong cảnh quan khuôn viên trường trong một thời gian ngắn, đồng thời còn giảm nhân công, vì thế họ phê duyệt quyết định tuyển kỹ sư cơ khí toàn thời gian.
Sau khi đăng tuyển vị trí kỹ sư cơ khí, chúng tôi may mắn tuyển được David Hodge. Hodge là một cựu doanh nhân và là kỹ sư cơ khí được chứng nhận tại tập đoàn General Motors. Hodge thường tự chế tạo công cụ mới như một thách thức trong công việc. Anh ấy đã chuyển đổi hoàn toàn phần đằng sau của khu xưởng của chúng tôi thành trung tâm sửa chữa chuyên nghiệp tại khuôn viên trường. Anh ấy còn chỉ dẫn cho nhân viên khác những cách thức vận hành thiết bị và bảo quản máy móc ở điều kiện tốt nhất.
Anh ấy đặt ra những cách thức, lịch bảo trì, bảo dưỡng và giúp chúng tôi phát hiện sớm những sự cố có thể tránh được. Nhờ sự theo dõi sát sao và cảnh báo của anh ấy, chúng tôi đã biết cách bảo dưỡng máy thổi khí đeo vai, sao cho để duy trì luồng gió ổn định khi vận hành. Anh ấy cũng để ý thấy nhân viên chỉ đeo máy thổi bằng một dây đeo vai, nên trọng lượng máy chỉ dựa một góc nhỏ trên lưng người dùng. Điều này gây ra vấn đề cơ học. Hodge thuyết phục mọi người đeo máy bằng hai dây để vận hành máy thổi hiệu quả hơn và lâu dài hơn.
Nhân viên có năng lực tốt và có tinh thần đồng đội chính là yếu tố cốt lõi tạo nên một tổ chức vững mạnh. Bây giờ, những nhân viên mới vào bộ phận của chúng tôi đều tham gia các lớp học để tư duy theo cách hiệu quả và năng suất như Hodge. Và việc này trở thành chuẩn mực chung của chúng tôi.
TRAO ĐỔI THÔNG TIN
“Vấn đề lớn nhất và duy nhất trong giao tiếp đó là ảo tưởng rằng một việc đã diễn ra”
– George Bernard Shaw11
11 George Bernard Shaw (1856 - 1950) là nhà soạn kịch người Anh gốc Ireland, đoạt giải Nobel Văn học năm 1925.
Những buổi họp định kỳ hàng tuần cũng trở thành quy tắc mới áp dụng trong bộ phận của chúng tôi. Nó nhằm đào tạo, thảo luận nghiêm túc, đánh giá phản hồi và giúp mọi người có cơ hội tiếp cận đầy đủ thông tin như nhau. Hàng tuần, chúng tôi thảo luận về những tiêu chuẩn áp dụng, chia sẻ mục tiêu mà chúng tôi đang thực hiện và công nhận những cá nhân có vai trò quan trọng đối với tổ chức. Quả ngọt đầu tiên mà chúng tôi đạt được đó là mọi người trở nên cởi mở hơn, cùng hướng đến điều tốt nhất.
Quả ngọt lớn hơn cho tương lai đó là việc phát triển những lãnh đạo, để một ngày nào đó, họ sẽ điều hành các buổi họp, đào tạo, cải thiện chính họ và người khác.
Nhằm tạo hoạt động trao đổi thông tin hiệu quả hơn, tôi cố gắng xây dựng môi trường làm việc trong tổ chức “phẳng” nhất có thể. Có nghĩa là tôi muốn mọi người trong nhóm của tôi có thể tiếp cận trực tiếp với nhau và với tôi. Tôi không muốn tạo ra bức tường ngăn cách khó tiếp cận vì những mệnh lệnh công việc. Cách tốt nhất để làm được điều này đó là hòa đồng với mọi thành viên trong giờ làm việc mỗi ngày. Tôi thường di chuyển xung quanh phòng nghỉ giải lao, nói chuyện với họ vào cuối mỗi ngày.
Tôi mời nhân viên cùng ngồi vào xe, đi tham quan trong khuôn viên và cùng quan sát mọi thứ. Việc này giúp tạo ra không gian ít áp lực hơn và không cần giao tiếp bằng mắt. Đây là cách tốt giúp tìm hiểu một người và suy nghĩ của họ.
Hãy chân thực, gần gũi và lắng nghe.
XÂY DỰNG TINH THẦN TỰ HÀO TẠI NƠI LÀM VIỆC
“Nghệ sĩ là những người có tài năng tìm ra câu trả lời mới, mối liên hệ mới hoặc phương thức mới để giải quyết vấn đề. Người nghệ sĩ ấy có thể là chính bạn đấy”
– Seth Godin, Tác giả và Doanh nhân người Mỹ
Đã đến lúc phải xử lý khu vực xưởng bừa bộn đồ đạc. Chúng tôi có thể có được những khoảnh khắc giá trị mỗi ngày bằng cách tổ chức ngăn nắp tại khu xưởng đó. Những nhân viên chủ chốt trong bộ phận của chúng tôi bắt đầu tìm cách cải thiện nó. Chúng tôi phát hiện một số không gian trống gần nhà kho và quyết định thu dọn, gom những thứ mà chúng tôi không sử dụng thường xuyên vào đó.
Khu vực ngổn ngang trước đây được cải thiện, dọn dẹp, sắp xếp để tạo không gian trống sau này sử dụng. Đồng thời, chúng tôi thuyết phục được một cửa hiệu sơn trong khuôn viên cho chúng tôi một ít sơn thừa. Chúng tôi đã sơn màu sáng, tươi mới cho những bức tường bê tông xám xịt tại khu căng tin. Nhân viên ngay lập tức thích thú với sự thay đổi này và mỉm cười hài lòng với kết quả.
Bây giờ chúng tôi có rất nhiều không gian có thể sử dụng. Chúng tôi cũng đã thiết kế một phòng nghỉ giải lao, một khu vực riêng cho kỹ sư cơ khí và không gian kho cần thiết. Phía sau khuôn viên, khu vực xưởng của đội Dịch vụ Cảnh quan, đã trở thành một điểm tự hào của nhân viên chúng tôi. Khu vực tốt nhất nhưng chi phí cho nó lại rất nhỏ. Chúng tôi rất hài lòng về không gian làm việc của mình.