THỨ BẠN CÓ CHÍNH LÀ KHẢ NĂNG LAN TOẢ
“Nếu bạn yêu thích công việc của mình, bạn sẽ luôn sẵn sàng thực hiện nó tốt nhất có thể mỗi ngày. Mọi người xung quanh bạn sẽ sớm bị cuốn hút bởi sự đam mê công việc từ bạn – sự lan toả cũng diễn ra như virus cúm”
– Sam Walton, Nhà sáng lập Wal-Mart
Nhà lãnh đạo là người tạo ta tiếng nói cho tổ chức. Họ làm điều này bằng cách thể hiện thái độ của họ đối với công việc. Nếu bạn yêu thích công việc và những gì bạn làm, nhất định phải nói cho mọi người biết sự yêu thích đó. Tốt hơn hết là thể hiện nó, vì nó có khả năng lan tỏa. Nhiều người sẽ nhận ra đam mê của bạn và thật TỐT khi có hứng thú với công việc.
Tác động lan tỏa này cũng diễn ra tương tự với những người quản lí không ưa thích công việc của mình. Họ đếm từng ngày và nói với mọi người rằng, bạn đáng lẽ ra đang ở một nơi khác. Bạn thực sự không có hứng thú với những việc bạn đang làm. Hãy tìm những việc mà bạn muốn làm, công việc đó cho bạn động lực để thức dậy mỗi ngày và đến nơi làm việc.
Tôi xin tạm dừng ở đây và nói rằng có thể bạn được tuyển vào làm việc mà không cần đam mê với công việc. Bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao mà không cần yêu thích việc bạn làm. Nhưng nếu bạn là người lãnh đạo, và bạn muốn nhân viên của mình làm việc cùng bạn chứ không phải là làm việc cho bạn, bạn cần phải có đam mê với những việc mình làm.
Đam mê với công việc không có nghĩa là nhảy lên vui sướng như một người hâm mộ cuồng nhiệt. Đó là khát khao hướng tới kết quả tốt nhất, giúp người khác trong nhóm của bạn đạt được điều tốt nhất, và chia sẻ khát khao để cùng thực hiện điều tuyệt vời nhất.
BUỔI HỌP SÁNG THỨ HAI
“Hãy tận dụng mọi cơ hội thực hành kĩ năng giao tiếp của bạn, để khi có dịp quan trọng bạn sẽ có được sự thuần thục, phong cách, sự sắc bén, rõ ràng và sự biểu cảm gây ảnh hưởng với người khác”
– Jim Rohn, Tác giả và Diễn giả truyền cảm hứng
Tổ chức họp nhân viên chỉ vì bạn thấy là nên có một buổi, chứ không phải vì mục đích thiết thực nào, thì chỉ gây lãng phí thời gian của mọi người. Tôi không thích quá nhiều buổi họp, nhưng vẫn phải có. Chúng ta cần các buổi họp để học hỏi, trao đổi và phát triển lãnh đạo.
Những ngày đầu làm việc tại Ole Miss, tôi phải tổ chức các buổi họp bộ phận và dành đến 99% thời gian để trao đổi. Khi tôi muốn có những ý kiến phản hồi. Không khí buổi họp trở nên ngột ngạt hơn, nhân viên mặc định như phản xạ có điều kiện là không có gì để nói. Khi tôi hỏi một vài người cập nhật hoặc chia sẻ thông tin, tôi thấy họ trở nên lo lắng, không thoải mái và liếc nhìn trong im lặng. Mục tiêu của tôi là phát triển nhà lãnh đạo, chứ không phải người trồng cỏ, vì thế tôi phải có được những báo cáo trực tiếp từ họ.
Có rất ít người từng phát biểu trước toàn bộ nhân viên của bộ phận tại buổi họp, và họ rất ngại ngùng khi đưa ra ý kiến. Mỗi lần các giám sát viên được yêu cầu báo cáo hoạt động đang diễn ra, họ thường nói, “Không có gì để báo cáo, mọi việc đều tốt.” Tôi thực sự thất vọng với những báo cáo kiểu này.
Tôi và những giám sát viên thường gặp nhau trước các buổi họp nhằm mục đích củng cố sự tự tin cho họ khi phát biểu trước nhiều người. Chúng tôi không ngừng trao đổi về tầm quan trọng của việc chia sẻ thông tin, đưa ra ý kiến cởi mở và không mặc định rằng mọi người phải nhớ hoặc đã biết thông tin.
Việc đó cần thực hành rất nhiều, kiên trì thực hiện và đôi khi thực sự mệt mỏi. Sau một thời gian, họ đã có nhiều cải thiện trong việc chia sẻ thông tin về công việc của họ. Và hoạt động này nhanh chóng trở nên phổ biến tại các buổi họp bộ phận của chúng tôi. Sự tự tin của họ ngày càng được củng cố.
Vài năm sau, đó là thời điểm tôi chuyển giao trách nhiệm cho Denise Hill, người đã từng quản lí hoạt động thường nhật, đứng ra tổ chức các buổi họp. Và sau khoảng một năm, cô ấy đã có những giám sát viên không chỉ tham gia phát biểu mà còn điều hành các buổi họp. Tại thời điểm đó, chúng tôi đã xây dựng nhật kí cuộc họp một-trang. Mỗi tuần, người điều hành buổi họp sẽ sử dụng mẫu nhật kí đó để đảm bảo các hoạt động đúng hướng.
Vai trò của việc điều hành buổi họp cũng là một phần giúp phát triển người lãnh đạo hiệu quả. Các nhân viên tham gia có thể phát triển các kĩ năng lãnh đạo, vì vậy chúng tôi tìm cách thuyết phục mọi người tham gia buổi họp. Mỗi tuần có một người được giao nhiệm vụ điều hành cuộc họp. Đầu tiên, chúng tôi thấy hơi miễn cưỡng nhưng sau đó chúng tôi nhận thấy nhiều nhân viên sẵn sàng ủng hộ ý tưởng đó và hoàn thành xuất sắc công việc được giao. Nhân viên của chúng tôi làm quen với các vai trò mới và trở thành quy tắc chung tại nơi làm việc.
Khi một thành viên hoàn thành việc điều hành buổi họp, tất cả chúng tôi đều vỗ tay tán thưởng. Chúng tôi có những thông báo, sau đó các giám sát viên trình bày về công việc của họ, và chúng tôi trao đổi về cách phân biệt các loại cây trồng và an toàn lao động.
Càng nhiều người chia sẻ, họ càng làm chủ và cải thiện kĩ năng lãnh đạo. Tôi đã vô cùng ngạc nhiên, chúng tôi cố gắng từng ngày để có thể làm không khí của các buổi họp trở nên hấp dẫn hơn. Gần đây, tại các buổi họp tôi chỉ có 5% thời lượng cho bài chia sẻ của mình.
Mỗi người trong nhóm đều nhận được thứ tự chia sẻ của mình và hi vọng được chia sẻ ở tất cả buổi họp.
Chúng tôi đánh dấu những ngày quan trọng như thời gian bảo dưỡng, dịch vụ, những ngày lễ, những trận bóng chày, ngày sinh nhật, các trận chung kết và các sự kiện quan trọng tại khu nghỉ giải lao. Đồng thời, chúng tôi bổ sung thông tin về người sẽ chịu trách nhiệm điều hành các buổi họp, người sẽ hướng dẫn kĩ thuật phân biệt cây trồng, người sẽ chịu trách nhiệm về nội dung an toàn lao động, và những câu trích dẫn truyền cảm hứng. Nhật kí một trang thậm chí là nơi ghi lại những mục tiêu các nhân. Chỉ đơn giản như vậy. Quyển lịch kế hoạch là một cách hiệu quả giúp mọi người phối hợp nhịp nhàng theo một quỹ đạo và thấy được bức tranh tổng thể về hoạt động của tổ chức.
THAM QUAN THỰC ĐỊA
“Nói với tôi, tôi sẽ quên. Dạy cho tôi, tôi sẽ nhớ.
Cho tôi thực hành, tôi sẽ lĩnh hội”
– Benjamin Franklin
Cần phải có sự hỗ trợ của người khác để tạo nên nhà lãnh đạo. Khi tôi đến Ole Miss lần đầu tiên, hiệu trưởng Khayat nói tôi cần tham quan Trường đại học Vanderbilt tại Nashville để xem khuôn viên trường của họ như thế nào. Lúc đó ông ấy nghĩ Vanderbilt sở hữu khuôn viên cảnh quan rất tốt mà Ole Miss có thể tham khảo. Vì vậy, tôi đã tham quan và nói chuyện với các đồng nghiệp của tôi ở đó.
Trong vòng một năm, tôi và năm giám sát viên khác có chuyến tham quan một tuần lễ tại trường Đại học Vanderbilt, trường Đại học Louisville, trường Đại học Kentucky và nhiều khuôn viên trường khác tại Louisville để so sánh kiến trúc cảnh quan khác nhau. Những chuyến thực địa như vậy có giá trị to lớn đối với sự phát triển của chúng tôi.
Một năm sau, nhiều người trong chúng tôi tiếp tục tham quan các trường như Đại học Alabama, Đại học Auburn, Khu vườn Calloway, Công ty Kiến trúc Cảnh quan Grove tại Atlanta, và Georgia Tech. Sau đó một thời gian, chúng tôi còn đến Đại học bang Louisiana, Texas A&M, Đại học Texas, và Đại học Sourthern Methodist.
Mùa đông năm đó, chúng tôi lại có chuyến thực địa đến các trường đại học và cao đẳng Mississippi vì chúng tôi muốn xem tất cả các khuôn viên trường này trong một ngày.
Mỗi một chuyến đi, tôi đều nhắc các nhân viên hãy quan sát một cách cởi mở dưới góc nhìn của phụ huynh đi tham quan trường. Tôi hỏi họ có ấn tượng như thế nào, họ thích và không thích điều gì.
Những chuyến tham quan này giúp chúng tôi tiết kiệm được rất nhiều chi phí khi trực tiếp xem những gì người khác đã thực hiện một cách hiệu quả và khác biệt. Nhân viên cảnh quan của chúng tôi cũng tìm hiểu các tiêu chuẩn và quá trình đào tạo của các trường đại học khác để áp dụng vào công việc của họ. Họ cũng biết cách đặt câu hỏi khi tham quan các trường đại học khác cũng như biết cách lắng nghe, quan sát và học hỏi từ những nơi đó.
Nói thật là chúng tôi không có nhiều thời gian để tham quan. Chúng tôi cực kì bận rộn giống như hầu hết mọi người. Nhưng những chuyến thực địa này rất xứng đáng với thời gian, năng lượng và chi phí đã bỏ ra. Tôi sẽ tiếp tục những chuyến đi như thế này mà không đắn đo. Tôi đã lập kế hoạch duy trì những chuyến thực địa như vậy.
Nhân viên của chúng tôi vẫn áp dụng những bài học mà họ tích lũy và từ những người họ gặp. Chúng tôi khám phá ra rằng, các trường đại học khác cũng gặp phải những thách thức tương tự như chúng tôi.
Hãy huấn luyện đội của bạn trở thành nhà lãnh đạo bằng cách đặt câu hỏi, lắng nghe và học hỏi.
DIỄN GIẢ
“Cho dù người ta có nói gì đi nữa, ngôn từ và ý tưởng có thể thay đổi thế giới”
– Robin Williams, Diễn viên hài
Có một cách giúp ươm mầm sự vĩ đại trong chính nhân viên của bạn đó là mời những diễn giả đến nói chuyện với họ. Nằm trong khuôn viên trường đại học, Bộ phận Dịch vụ Cảnh quan có cơ hội tiếp cận nhiều người thú vị. Các giảng viên thường gặp gỡ và nói chuyện với chúng tôi khoảng 5 - 10 phút về công việc của họ và dịch vụ cảnh quan của chúng tôi tác động đến họ như thế nào. Điều này mang lại lợi ích thực sự vì nhân viên Cảnh quan biết được giá trị họ mang lại cho khuôn viên trường.
Cựu sinh viên, Larry Martindale cũng tham quan và chia sẻ quá trình trưởng thành từ một vùng nông trại nghèo Tennessee đến với Ole Miss bằng học bổng cho vận động viên bóng rổ tương lai và sau này thành công trong giới kinh doanh. Những câu chuyện thành công như vậy truyền cảm hứng cho nhân viên, và giúp họ hiểu được vai trò của mình tại Ole Miss trong việc tạo ra một khuôn viên có cảnh quan đẹp nhất mà họ có thể.
Trước khi những vị khách đặc biệt đến chia sẻ, cần chuẩn bị tinh thần cho đội nhóm của bạn. Hầu hết chúng ta vẫn còn e ngại hoặc dè dặt trong việc đặt câu hỏi hoặc đến chào hỏi, làm quen với người khác sau một sự kiện. Vì vậy, sẽ rất hữu ích nếu giải thích lí do tại sao có diễn giả đến đây và sự có mặt của họ sẽ giúp ích như thế nào cho nhóm.
Cũng rất tốt nếu chúng ta có thể xem trước nội dung câu hỏi để hỏi. Ở bộ phận của chúng tôi, các nhân viên thường đặt câu hỏi cho nhau trước khi khách mời đến diễn thuyết. Điều này giúp mọi người làm quen với không khí và hoàn cảnh diễn ra sự kiện. Họ sẽ thấy được cách làm việc chuyên nghiệp khi sắp xếp như vậy.
Những diễn giả được mời đến diễn thuyết là một phương pháp tuyệt vời để bắt đầu những buổi trao đổi và là bước đệm cho sự thay đổi. Họ giúp cho nhân viên của chúng tôi học được những kinh nghiệm thực tế, giải quyết hiệu quả những thách thức và củng cố định hướng.
Trong 12 tháng đầu làm việc, tôi đã may mắn được tham gia khóa học hai ngày với những giám sát viên ưu tú của khuôn viên. Bài học lớn nhất đó là sau khóa đào tạo, chúng tôi có thể củng cố kiến thức bằng việc chia sẻ tại buổi họp nhóm nhỏ. Chi phí bỏ ra chỉ vài đô-la cho khóa học hai ngày nhưng chúng tôi đã học cách phối hợp hiệu quả hơn, định hướng tốt hơn và bắt đầu phát triển những giá trị cốt lõi.
HỘI NGHỊ VÀ HỘI THẢO THƯƠNG MẠI
“Tôi chưa bao giờ thấu hiểu khi chỉ nghe giảng. Tôi thấu hiểu được nhờ đặt câu hỏi”
– Lou Holtz, Nhà phân tích và Huấn luyện viên bóng bầu dục Mỹ
Cho nhân viên cơ hội tham dự các hội nghị là cách tuyệt vời để họ được tiếp cận những góc nhìn rộng hơn và thông tin mới trong ngành. Trước mỗi sự kiện, hãy chuẩn bị cho nhân viên của bạn có được thông tin về những gì sắp diễn ra, những gì họ cần tìm hiểu và cách làm thế nào để tương tác hiệu quả tại sự kiện.
Hãy khuyến khích nhân viên của bạn trở thành người phỏng vấn khi gặp người khác. Hầu hết mọi người đều có mong muốn chia sẻ những gì họ đang làm. Hãy nói với nhân viên của bạn rằng họ không cần lo lắng khi chia sẻ những việc họ làm, chỉ cần đặt câu hỏi và lắng nghe.
Hãy khuyến khích nhân viên của bạn tham gia các hội nghị và tìm kiếm câu trả lời cho các vấn đề họ cần tập trung giải quyết. Sau mỗi lần tham dự, họ sẽ có thêm nhiều mối quan hệ mới để phát triển mạng lưới kết nối của họ. Tôi đặc biệt ưu tiên việc tham gia vào các tổ chức chuyên môn nhằm tìm kiếm cơ hội phát triển mạng lưới và học tập. Hiệp hội Quản lí Cảnh quan (Professional Grounds Management Society) là một mạng lưới siêu kết nối như vậy.
Nhà lãnh đạo cần phải huấn luyện nhóm của mình bằng các cách tốt nhất để thành công.
MỤC TIÊU CÁ NHÂN
“Nhà lãnh đạo vĩ đại giúp nhân viên thấy được cách làm thế nào để đóng góp trực tiếp vào mục tiêu chung của công ty và mục tiêu riêng của cá nhân họ”
– Chip Conley, Tác giả
Hầu hết mọi người không bao giờ đạt được mục tiêu trong cuộc sống vì họ không biết rõ mục tiêu của họ là gì.
Mục tiêu cá nhân cũng có ích cho công việc. Ví dụ, một nhân viên đặt ra mục tiêu cá nhân là giảm cân và khi thành công, tinh thần sẽ tốt hơn, khỏe hơn, lấy lại được sự tự tin và cảm thấy bản thân có cải thiện trong cuộc sống. Điều này có ý nghĩa đối với cả nhân viên đó và công ty.
Tại Bộ phận Dịch vụ Cảnh quan, chúng tôi dành trang đầu tiên của quyển lịch để cho nhân viên viết ra mục tiêu của họ. Tôi không nghĩ mọi người đều đặt mục tiêu cho riêng mình, nhưng rất nhiều trong số họ đã làm điều đó. Mỗi quý, các thành viên trong đội chúng tôi đánh giá lại các mục tiêu. Nếu họ không đạt được một mục tiêu, họ sẽ được khuyến khích xem đó là một bước khởi đầu cho đích đến khác. Mục tiêu cá nhân giúp mọi người tự định hướng bản thân lên một nấc thang mới.
ĐỒNG HÀNH CÙNG NHÓM
“Nếu bạn muốn tạo sự khác biệt cho cuộc sống của người mà bạn dẫn dắt, bạn phải sẵn sàng kề vai sát cánh cùng họ. Hãy nâng đỡ và khích lệ họ, chia sẻ những khoảnh khắc trong sự thấu hiểu và dành thời gian làm việc cùng họ thay vì ra lệnh cho họ”
– Tony Dungy, cựu Trưởng ban huấn luyện viên Đội bóng bầu dục tại Indianapolis Colts
Trong vài năm đầu, tôi thường xuyên nghe nhân viên nói rằng họ ngạc nhiên khi tôi làm việc cùng với họ ngay tại sân vườn ngoài trời. Phần lớn trong sự nghiệp của mình, tôi dành thời gian ra ngoài và đồng hành cùng nhân viên của tôi, cho họ thấy là tôi đánh giá cao công việc của họ. Có câu nói rất đúng rằng: Người ta trân trọng những gì bạn thực sự quan tâm.
Ngoài ra, mỗi năm sẽ có những bữa tối đặc biệt được tổ chức. Những bữa tối như vậy là cách rất hiệu quả giúp củng cố tinh thần và tăng sự đoàn kết giữa các thành viên. Thỉnh thoảng, tôi giúp họ chuẩn bị hoặc dọn dẹp sau bữa ăn và tôi luôn là người cuối cùng xếp hàng lấy thức ăn. Tôi muốn tạo ra một hình mẫu mà các nhà lãnh đạo thường làm. Tôi ở đây vì sự thành công của họ, và họ không ở đây vì thành công của tôi.
Tôi chắc chắn rằng mọi nhân viên đều biết tôi luôn chào đón họ đến văn phòng của tôi. Nếu họ có vấn đề cần trao đổi, họ có thể đến. Việc này giúp tạo không khí cởi mở và thân thiện cho việc trao đổi thông tin. Chúng tôi gọi đó là “phiên xả stress.”
Vào cuối ngày, thỉnh thoảng tôi đi bộ và nói chuyện cùng với các nhân viên về công việc của họ. Tôi thường bắt tay hoặc giơ tay chào với từng nhân viên. Tôi cũng gặp trực tiếp từng người và nói những lời động viên khích lệ. Đó là khoảnh khắc, chúng tôi đều tạm dừng công việc và bắt tay như dành cho nhau sự trân trọng và cảm kích trước những gì chúng tôi phải chịu trách nhiệm và thực hiện mỗi ngày. Những cử chỉ rất nhỏ, nhưng là cần thiết đối với một nhà lãnh đạo, nếu tôi không hiểu rõ giá trị của những việc họ làm thì ai sẽ làm?! Đối với tôi, đó là một việc có ý nghĩa giúp chia sẻ sự gắn bó với các thành viên.
ĐẠI HỘI NỤ CƯỜI
“Ở đâu có thành công, ở đó có tiếng cười”
– Andrew Carnegie, Doanh nhân người Mỹ
Suốt nhiều năm qua, nhân viên của tôi thường tham gia các sự kiện xây dựng đội nhóm. Chúng tôi gọi một trong những sự kiện đó là Đại hội nụ cười, bao gồm các trò chơi như ném trứng, đua trên thảm lá thông khô và cắt cỏ. Chúng tôi còn có cả cáp treo ở trong khuôn viên trường. Tất cả những hoạt động này góp phần nuôi dưỡng tinh thần đồng đội và tận hưởng những khoảnh khắc tươi sáng cùng nhau.
GHI TÊN VÀO THƯ VIỆN
“Người thành công luôn tìm cơ hội giúp đỡ người khác. Người thất bại luôn thắc mắc “Tôi được lợi gì?”
– Brian Tracy, Tác giả & Diễn giả
Khi tổ chức khóa đào tạo “Phát triển kĩ năng trở thành nhà lãnh đạo”, chúng tôi có rất nhiều buổi thảo luận sôi nổi. Chúng tôi lồng ghép nhiều video chia sẻ từ chương trình Ted Talks và các cuốn sách của nhiều tác giả như John Maxwell, Les Brown, và Zig Ziglar. Chủ đề thường là về giá trị của việc phát triển cá nhân, nếu bạn muốn thay đổi cuộc sống, hãy bắt đầu từ việc thay đổi chính bạn.
Một trong những nguồn tài liệu miễn phí tốt nhất giúp mọi người mở rộng kiến thức đó là thư viện địa phương. Lần đầu tiên, tôi và các nhân viên trong nhóm đến thư viện địa phương và tôi thực sự hài lòng khi rất nhiều nhân viên có thẻ thư viện. Một số người tiến thẳng đến khu vực sách nghe (audio book) để tìm kiếm. Khi các thành viên đầu tư vào bản thân nhiều hơn, họ sẽ trở nên vững mạnh hơn.