Người phương Đông thường để ý đến danh tiếng và coi trọng quyền lực. Người lãnh đạo lại càng để tâm đến thể diện, rất chú ý thái độ của nhân viên đối với mình. Những cấp dưới hành xử thiếu khôn khéo, không thức thời thường bị ghét bỏ, chèn ép. Để bảo vệ bản thân, bạn nên thuận ý mà làm, đừng nên cố vuốt râu hổ.
1
ĐỐI PHÓ VỚI CƠN GIẬN CỦA CẤP TRÊN
Cách phản ứng đúng đắn nhất với cơn nóng giận của cấp trên là nhẫn nhịn, tránh làm mâu thuẫn bùng phát
Chẳng có ai cả đời không tức giận. Điều khác biệt duy nhất đó là có người ít khi nổi nóng, có người lại thường xuyên nổi giận, có người vì mất kiểm soát mới nổi nóng, có người phát giận nhằm đạt được mục đích nào đó.
Cấp trên đương nhiên cũng có lúc nóng giận. Trong tình huống bình thường, nguyên nhân khiến cấp trên tức giận thường liên quan đến công việc, tức là sếp thường xuyên vô tình hay hữu ý dùng cách nổi nóng để đạt được mục đích nhất định trong công việc.
Đối với người bình thường, nổi nóng là một trạng thái tâm lí tiêu cực cần phải kiểm soát. Nhưng đối với các lãnh đạo, nó lại thường đại diện cho một loại quyền uy nhất định. Điều này có thể được chứng minh bằng thái độ và hành vi của các sĩ quan chỉ huy ngoài tiền tuyến. Trong hoàn cảnh chiến đấu ác liệt, nhiều sĩ quan chỉ huy phải nổi nóng với cấp dưới để điều hành tác chiến hiệu quả. Vì vậy, nhìn chung, người có quyền lực càng cao, càng có xu hướng hay nóng giận. Đương nhiên, việc nổi giận chúng ta xét đến ở đây là hành vi được kiểm soát bởi lí trí. Nếu không, nó sẽ dẫn đến kết quả tồi tệ.
Khi tiếp xúc với cấp trên, cấp dưới phải hiểu đúng và xử lí tốt vấn đề sếp nổi nóng. Nếu không cấp trên sẽ có ấn tượng xấu về bạn, hoặc mâu thuẫn giữa đôi bên sẽ gia tăng, từ đó khiến một hoặc cả hai bên phải chịu những tổn thất không đáng có.
Thái độ đúng đắn đối với cơn giận của cấp trên chính là: Miễn là cấp trên không cố ý xúc phạm mình hoặc cố ý bới lông tìm vết để phát giận, thì bạn đều nên nhẫn nhịn. Đặc biệt là khi cấp trên nổi giận vì bạn phạm lỗi trong công việc, lúc này bạn không chỉ phải nhịn xuống mà còn phải chủ động tỏ ý nhận lỗi hoặc hối lỗi.
Khi cấp trên nổi giận, cho dù bạn cho rằng bản thân đang phải chịu oan ức, thì bạn cũng đừng tranh cãi, mong mọi chuyện ra ngô ra khoai. Bạn vẫn nên có thái độ nhẫn nhịn. Đặc biệt là đối với những sự việc nhỏ nhặt, không can hệ đến lợi ích thiết thân hoặc tôn nghiêm của bản thân, bạn càng không nên làm quá lên.
Thực tế cho thấy, những nhân viên có thể chủ động biểu thị thái độ thân cận với cấp trên ngay trong và sau khi đối phương nổi nóng, đặc biệt là khi bị trút giận oan, thường là những người thông minh và lí trí. Đây không phải là biểu hiện khuất phục cầu yên thân mà là thái độ của người có tu dưỡng tốt. Trong trường hợp này, hành động thiếu khôn ngoan nhất chính là cãi lại cấp trên đến cùng ngay lúc đó.
Đương nhiên, đối với những cấp trên không có đạo đức, luôn chèn ép, thiếu tôn trọng, thường xuyên quát tháo cấp dưới, chúng tôi không khuyến khích các bạn nhẫn nhịn. Có ba phương pháp cụ thể để xử lí trường hợp này:
• Một là “viên đạn bọc đường”. Bạn có thể dùng thái độ ôn hòa cùng lí lẽ cứng cỏi để phản bác lại cấp trên;
• Hai là “tấn công mạn sườn”. Bạn hãy dùng những lời nói ẩn ý để tỏ thái độ với cấp trên;
• Ba là “đối đầu trực diện”. Đối với những cấp trên không đàng hoàng, bạn không nhất thiết phải nhẫn nhịn. Thái độ cứng rắn sẽ khiến đối phương phải dịu lại, nhưng bạn cần phản bác một cách hợp lí, đừng làm mâu thuẫn bùng phát.
2
CUNG KÍNH KHÔNG BẰNG TUÂN LỆNH
Nhân viên công sở cần nhớ kĩ: Tuân lệnh cấp trên là “thiên chức” của cấp dưới
“Cung kính không bằng tuân lệnh” trong công sở có nghĩa là: Đối với cấp dưới, biết chấp hành là phẩm chất quan trọng nhất. Cấp dưới tuân lệnh cấp trên là biểu hiện cho sự trung thành, là tiền đề để đảm bảo công việc được thông suốt, là một kiểu quan hệ hòa hợp và ăn ý, cũng là thước đo để cấp trên đánh giá cấp dưới.
Tại một số công ty, có một bộ phận nhân viên có ý thức kỉ luật kém, ý thức phục tùng không cao. Họ chính là nhóm nhân viên “cứng đầu cứng cổ” khiến cấp trên đau đầu nhất. Những nhân viên này hoặc là bản thân thiếu năng lực, lại không có chí cầu tiến nên thường không coi trọng mệnh lệnh của cấp trên. Hoặc họ cho mình là nhân tài sinh nhầm thời, tự kiêu tự đại, không tôn trọng ai, lại càng không tuân lệnh cấp trên. Bất kể là nguyên nhân nào, họ đều “ngẩng cao đầu” trước cấp trên; việc nhà, việc nước, việc thiên hạ họ đều muốn tham dự, chỉ có việc cấp trên giao thì họ không bao giờ để tâm.
Ví dụ, cấp trên hỏi cấp dưới A: “Này A, tài liệu tôi giao cho cậu phô-tô đâu rồi?” Nhân viên A bảy phần ngạc nhiên, ba phần không để ý mà trả lời cấp trên: “Phô-tô tài liệu gì cơ ạ?” Tình huống này xảy ra trước mặt các nhân viên khác, khiến cấp trên mất thể diện, nổi giận đùng đùng với nhân viên A: “Tại sao cậu lại bỏ ngoài tai những lời tôi dặn dò?” Theo thói thường, nhân viên A nên lập tức xin lỗi, tìm một lí do giải thích để bảo vệ thể diện cho cấp trên, đợi thái độ của sếp hòa hoãn hơn một chút thì nhanh chóng phô-tô tài liệu mang đến nộp. Như vậy, cấp trên dù tức giận đến mấy cũng sẽ từ từ nguôi ngoai, nhân viên A nói thêm vài câu ăn năn là lại có thể thấy được nụ cười của sếp. Tuổi trẻ thiếu kinh nghiệm, cấp trên sẽ thấu hiểu và rộng lượng với thiếu sót của nhân viên mới. Nhưng trong trường hợp này, nhân viên A lại không xin lỗi, cũng không lập tức phô-tô tài liệu, mà lại lẳng lặng bỏ đi chỗ khác.
Những cấp dưới không tuân lệnh cấp trên nhìn có vẻ là những người tự do tự tại, không chịu bó buộc, nhưng trên thực tế họ đã cố ý tạo lập ranh giới với cấp trên. Việc này không những không có lợi cho bước đường thăng tiến trong sự nghiệp của họ, mà cũng phá hoại sự đoàn kết, tinh thần hòa hợp trong tập thể. Do đó, “chống lệnh” tuyệt đối không nên là hành vi diễn ra thường xuyên, chí tiến thủ tuyệt đối không được tiêu hao.
Vậy việc chấp hành nên được thể hiện như thế nào? Nếu chịu khó quan sát, bạn có thể phát hiện ra một thực tế như sau: Trong công ty, cùng là những cấp dưới tuân lệnh, tôn trọng cấp trên nhưng đánh giá về sự tuân lệnh của mỗi người trong lòng cấp trên lại khác nhau. Tại sao lại như vậy? Câu trả lời nằm ở nghệ thuật chấp hành. Chủ động thực hiện ngay mệnh lệnh và báo cáo lại kết quả sẽ khiến cấp trên hài lòng. Ngược lại, có một số người chỉ coi mệnh lệnh của cấp trên là việc công ty, nên chỉ bị động đón nhận và thực hiện theo, không chú tâm phản hồi thông tin với sếp, thậm chí là “làm mà không nói”. Kết quả thường là công toi, hoặc làm mười cấp trên chỉ biết đến một.
Trong tình huống thông thường, để trở thành một trợ thủ tốt cho cấp trên, chúng ta phải thành thạo những kĩ năng và nghệ thuật chấp hành dưới đây:
Đối với cấp trên có khiếm khuyết, tích cực phối hợp là thượng sách
Có một số cấp trên có trình độ văn hóa hạn chế, kiến thức chuyên môn không chuyên sâu. Bạn có thể nắm bắt nhược điểm này và bù đắp cho khiếm khuyết của sếp bằng tài năng của mình. Hãy chủ động đưa ra kiến nghị, tích cực phối hợp với cấp trên trong công việc, biểu hiện sự kính trọng với đối phương.
Cấp dưới có tài dễ dàng thu hút sự chú ý của cấp trên
Hãy nghiêm túc chấp hành và hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó, chủ động đóng góp ý kiến cho công việc chung, phát hiện và giúp cấp trên sửa chữa các sai phạm của họ. Hãy tích cực thể hiện tài năng của bản thân một cách thích hợp.
Xuất hiện vào thời khắc quan trọng
Khi cấp trên giao phó việc khó, bạn hãy dũng cảm đứng ra gánh vác trách nhiệm, thể hiện tài năng và chí cầu tiến của bản thân. Vào thời khắc quan trọng, thay lãnh đạo chia buồn gỡ khó sẽ để lại ấn tượng sâu sắc, khiến cấp trên ghi nhớ và sẵn lòng nâng đỡ, hỗ trợ bạn về sau.
Chủ động đề xuất tiếp nhận công việc với cấp trên
Cấp trên tất nhiên hiểu rõ không thể thông qua mệnh lệnh đơn thuần là có thể thúc đẩy công việc của cấp dưới. Vì vậy cấp dưới cần chủ động tìm cấp trên để xin nhận nhiệm vụ, đừng chỉ thụ động chờ sếp phân công.
Ngoài ra, cấp trên không phải lúc nào cũng có thái độ ôn hòa, nhã nhặn. Nhất là lúc giao phó công việc, thái độ của cấp trên có thể càng nghiêm trang, cứng rắn. Khi đối diện với sếp, cấp dưới thường khó có thể thả lỏng tâm lí. Nhiều người cho rằng mình giống như một “quân cờ”, bị cấp trên “điều khiển” trong tay. Có một số cấp dưới sẽ vì thế mà nghĩ rằng cấp trên thiếu tôn trọng với mình, vậy vì sao mình còn phải cống hiến cho đối phương? Từ đó họ bắt đầu có thái độ “hai mặt”, bên ngoài không có biểu hiện chống đối, nhưng sau lưng thì không hề nghiêm túc chấp hành mệnh lệnh của cấp trên, coi nó như gió thổi bên tai, thổi vào tai này lại ra tai kia.
Có những khi cấp trên giao nhiệm vụ trái với mong muốn của cấp dưới. Nếu phải làm theo mệnh lệnh của sếp, trong tư tưởng của cấp dưới sẽ có ý không phục, cho nên không tích cực chấp hành nhiệm vụ, thậm chí là “sếp nói kệ sếp, việc tôi tôi làm”.
Cần phải nhắc lại, cấp dưới tỏ thái độ với mệnh lệnh của cấp trên là hành vi thiếu khôn ngoan. Khi giao nhiệm vụ, cấp trên thể hiện thái độ thị uy, cứng rắn cũng là chuyện hoàn toàn có thể hiểu được. Đối phương là lãnh đạo, phải có quyền uy nhất định, và quyền uy đó thường được biểu hiện bằng vẻ mặt nghiêm túc, khẩu khí quả quyết, không cho phép phản bác. Nếu các nhân viên cho rằng cấp trên khi ra lệnh cũng phải có biểu hiện hòa nhã như lúc bình thường, thì sẽ khiến các sếp có quyền mà không có uy. Không có uy thì không được tôn trọng, dẫn đến việc không cấp dưới nào chấp hành mệnh lệnh của cấp trên.
Ngoài ra, thái độ nghiêm trang khi giao việc của cấp trên còn cho thấy quan điểm việc công phải làm theo phép công, đồng thời cũng biểu hiện rằng cấp trên rất coi trọng nhiệm vụ này, nhân viên không được xem nhẹ nó, mà phải hoàn thành bằng thái độ nghiêm túc. Nếu khi giao nhiệm vụ cho cấp dưới mà sếp lại cười đùa bỗ bã, vậy thì sẽ không có cấp dưới nào coi trọng lời nói của lãnh đạo.
Những quyết định, mệnh lệnh của cấp trên chưa hợp lí hoặc thậm chí là vô lí cũng là chuyện có thể xảy ra. Cấp trên cũng là người bình thường, cũng có chỗ không hoàn mĩ, khó tránh khỏi sẽ mắc sai lầm trong công việc. Có những khi thật khó có thể kết luận cấp trên mắc sai lầm hay không. Nếu cấp dưới không có bằng chứng chứng minh quyết sách của cấp trên có vấn đề mà chỉ là mơ hồ cảm thấy có điểm không ổn, vậy thì tốt nhất đừng vội lên tiếng, hãy cứ chấp hành mệnh lệnh.
Cho dù thực sự cấp trên đã mắc sai lầm nhưng bạn không thể thuyết phục đối phương, vậy thì tốt nhất bạn vẫn nên làm theo đúng yêu cầu của anh ta, chỉ cần đó không phải là sai lầm mang tính nguyên tắc là được. Và bạn hãy cố gắng giảm thiểu thiệt hại do quyết sách sai lầm này gây ra xuống mức thấp nhất. Chấp hành mệnh lệnh của cấp trên là nhiệm vụ của bạn, mệnh lệnh đúng hay sai phụ thuộc vào cấp trên. Nếu xảy ra hậu quả, trách nhiệm không thuộc về bạn.
Vì vậy, các nhân viên công sở cần nhớ kĩ: Tuân lệnh cấp trên là “thiên chức” của cấp dưới.
3
CÓ THÁI ĐỘ ĐÚNG ĐẮN KHI BỊ CẤP TRÊN PHÊ BÌNH
Đối diện với những lời phê bình của cấp trên, cấp dưới cần có thái độ và hành vi đúng mực
Không có nhân viên nào chưa từng bị lãnh đạo phê bình. Đối diện với những lời khiển trách của cấp trên, cấp dưới cần có thái độ và hành vi đúng mực.
Làm rõ nguyên nhân cấp trên phê bình bạn
Trong quá trình theo đuổi bước thăng tiến nghề nghiệp, có người tràn đầy tự tin, có người thận trọng từng bước. Nhưng bất kể đối với ai, bị cấp trên phê bình đương nhiên là một vấn đề nghiêm trọng, có thể ảnh hưởng rất lớn đến tương lai của bản thân. Để xử lí chuyện này thật tốt, đầu tiên bạn cần làm rõ cấp trên phê bình bạn về điều gì.
Nguyên nhân cấp trên phê bình cấp dưới có thể là do phát hiện nhân viên này để xảy ra sai sót trong công việc và cần thúc ép để sửa đổi. Có trường hợp lời khiển trách lại mang ý nghĩa cấp trên ngầm yêu cầu cấp dưới điều chỉnh mối quan hệ giữa đôi bên, loại bỏ thái độ thiếu tôn trọng hoặc đơn giản hóa yêu cầu của sếp. Có lúc đó lại là cách để cấp trên thể hiện quyền lực và uy nghiêm của bản thân, duy trì khoảng cách nhất định với cấp dưới. Hoặc đó có thể là phương pháp “giết gà dọa khỉ”, phê bình bạn để gián tiếp nhắc nhở các nhân viên khác. Làm rõ được lí do cấp trên phê bình bản thân, bạn mới nắm được tình hình để bình tĩnh ứng phó.
Đừng nghiêm trọng hóa lời phê bình của cấp trên
Tuyệt đối đừng liên hệ chuyện bạn bị cấp trên phê bình một, hai lần với con đường thăng tiến của bạn và cho rằng thế là sự nghiệp của bản thân đi tong rồi. Nếu vừa mới bị cấp trên góp ý mà bạn đã mất hết tinh thần, thì sếp sẽ không đánh giá cao bạn. Sau này có lẽ cấp trên sẽ không còn phê bình, khiển trách bạn nữa, cũng đồng nghĩa với việc sếp không còn tin tưởng và trọng dụng bạn.
Có thái độ thành khẩn
Khi cấp trên phê bình, nhân viên cần có thái độ thành khẩn, chăm chú lắng nghe để biết mình sai ở đâu, cần sửa đổi những gì. Điều khiến cấp trên dễ nổi giận nhất chính là đối với cấp dưới, những lời khiển trách của mình giống như nước đổ lá khoai, vào tai trái ra tai phải. Rất ít cấp trên coi nhẹ việc phê bình nhân viên. Bởi vì nói ra những lời tiêu cực sẽ dễ gây mất hòa khí, cho nên cấp trên luôn phải thận trọng đối với việc này. Một khi phê bình nhân viên thì sẽ phát sinh thêm vấn đề khẳng định quyền uy và tôn nghiêm của cấp trên. Vì vậy nếu bạn coi những lời góp ý của lãnh đạo với mình là “gió thoảng qua tai”, sau đó vẫn cứ việc mình mình làm sẽ dẫn đến kết quả còn tệ hơn cả việc tranh cãi trực tiếp với sếp. Điều đó cho thấy bạn thiếu tôn trọng cấp trên.
Tránh tranh cãi trực diện với cấp trên
Khi cấp trên khiển trách sai, bạn có thể lên tiếng giải thích, đồng thời dùng hành động để chứng minh mình vô can. Đối đầu hay tranh cãi tay đôi trong trường hợp này không phải là cách làm khôn ngoan. Hành vi trong lúc xốc nổi sẽ rất khó cứu vãn, nó phá hỏng mối quan hệ giữa bạn và cấp trên. Vào lúc cấp trên nổi giận mà phê bình, nếu có thể giữ thể diện cho đối phương thì bạn đã bước đầu hóa giải tình huống. Bạn có thể độ lượng tiếp nhận lời khiển trách sai của cấp trên, trong lòng sếp chắc chắn sẽ ngầm xin lỗi và biết ơn bạn.
Dùng cách công khai phê bình nhân viên để tỏ rõ uy phong, uy quyền của bản thân hòng đổi lấy sự phục tùng của cấp dưới, kiểu cấp trên thiếu khôn ngoan như vậy trong thực tế chỉ chiếm số lượng nhỏ. Nếu gặp phải những người này, bạn có thể tìm cơ hội thích hợp để “lật ngược” lời phê bình của anh ta. Trong lần đầu tiên bị chỉ trích, bạn vẫn nên bình tĩnh và rộng lượng nhẫn nhịn. Nhưng chỉ cần chuyện này xảy đến lần thứ hai, bạn hãy mạnh dạn thanh minh cho bản thân.
Không nên biện giải quá nhiều
Trước lời phê bình của cấp trên, bạn không nên giải thích, biện minh, một lòng muốn tranh luận để sự tình được hai năm rõ mười. Khi bị góp ý sai, bạn có thể tìm cơ hội để giải thích rõ ràng một lần. Nếu cấp trên vẫn không “trả lại công bằng”, bạn cũng không cần khăng khăng đối đầu. Nếu mục đích của bạn là không chịu “oan sai”, đương nhiên có thể “chiến đấu đến cùng”. Nhưng một cấp dưới làm cấp trên phật ý như vậy sẽ khó có tương lai phát triển trong tập thể.
Coi lời phê bình là cơ hội cải thiện bản thân
Chỉ khi được cấp trên góp ý, bạn mới có thể nhận ra thiếu sót của bản thân. Có một số cấp dưới thông minh rất giỏi “lợi dụng” lời phê bình của cấp trên để làm lợi cho mình. Lời phê bình chỉ có ảnh hưởng hữu hạn đối với sự nghiệp của bạn. Biết cách tiếp nhận nó, bạn có thể nhận ra thiếu sót của bản thân, từ đó nỗ lực cải thiện kĩ năng để ngày một thăng tiến. Nhưng nếu bạn không thấu hiểu và phản bác lại cấp trên, vậy thì bạn đã chuốc lấy phiền phức. Hành vi này sẽ phá hoại quan hệ giữa bạn và sếp, khiến hai bên ngày càng xa cách nhau. Khi cấp trên cho rằng bạn là người “không thể góp ý”, cũng sẽ kèm theo những ấn tượng xấu khác, rằng bạn là người “không có năng lực”, “không nên nâng đỡ”...
Bị cấp trên phê bình, thậm chí là khiển trách hoàn toàn không đồng nghĩa với việc nhận hình thức xử phạt chính thức. Khi chịu xử phạt, quyền lợi của bạn sẽ bị cấp trên hạn chế hoặc thu lại ở một mức độ nào đó. Nếu chịu phạt oan, bạn đương nhiên phải nghiêm túc tranh biện hoặc kháng án để bảo vệ quyền lợi chính đáng của bản thân. Bị phê bình oan không giống như vậy. Lãnh đạo góp ý sai sẽ ảnh hưởng nhất định đến tình cảm, tôn nghiêm, đánh giá của những người xung quanh về bạn. Nhưng nếu xử lí tốt việc này, bạn thậm chí còn thu được lợi. Ngược lại, nếu cố chấp vạch rõ đúng sai trong lời phê bình của cấp trên, thì chỉ khiến những người xung quanh thấy rằng bạn là người quá coi trọng thể diện, không chịu thua ai và sinh ra tâm lí cảnh giác với bạn.
4
PHÂN ĐỊNH RÕ QUAN HỆ CẤP TRÊN - CẤP DƯỚI
Nhân viên công sở phải luôn chú ý đến lời nói và hành động của mình để giành được thiện cảm của đồng nghiệp và cấp trên
Tại chốn công sở cần đề cao công tư phân minh. Khi đã quen với môi trường làm việc, các nhân viên dễ nảy sinh tâm lí thoải mái, thái độ làm việc lẫn lộn giữa chung và riêng, như vậy sẽ khiến người khác đánh giá bạn là người không đáng tin. Một khi ấn tượng này được hình thành thì sẽ gây ra tổn thất nặng nề cho uy tín của bạn.
Muốn công tư phân minh, đầu tiên bạn phải hiểu rõ quan hệ cấp trên - cấp dưới. Trong nội bộ công ty cần có sự phân cấp nghiêm ngặt, nếu không sẽ diễn ra tình trạng “trên bảo dưới không nghe”. Như vậy lãnh đạo và nhân viên khó có thể đồng lòng hoàn thành công việc chung.
Khi tình cờ gặp cấp trên ở hành lang công ty, hãy dừng lại một chút để chào hỏi sếp. Khi đi lên cầu thang và gặp cấp trên đi xuống, bạn nên tiến lại gần, chào và đợi cho sếp đi xuống rồi mới đi tiếp.
Điều khiến người khác chú ý trong quan hệ cấp trên - cấp dưới chính là cách bạn giao lưu với sếp hoặc khi nói về sếp. Những người trẻ ngày nay thường quen thói “cá mè một lứa”, coi cấp trên như bạn bè. Ví dụ như:
“Này, trưởng phòng Lân, giám đốc tìm anh đấy!”
Đây là thái độ sỗ sàng, thiếu tôn trọng. “Này” không phải là trợ từ được phép dùng với cấp trên của bạn.
“Anh Lân ơi, giám đốc mời anh qua phòng sếp một tí ạ!”
Đây mới là thái độ đúng khi nói chuyện với cấp trên. Ngoài ra, đối với các câu hỏi của cấp trên, bạn phải trả lời gắn ngọn, rõ ràng, lễ độ. Nói cách khác, bạn không thể dùng những từ như “ừm”, “à” để đáp lại cấp trên, ngay cả khi bị chê trách cũng không thể tranh luận bằng thái độ thiếu tôn trọng.
Đối với dân công sở, tiêu chí để được đánh giá là người ăn nói đúng mực chính là sử dụng từ ngữ đúng chuẩn, đặc biệt là kính ngữ.
Các bạn trẻ thường quen dùng ngôn ngữ “xì tin”, điều này không sai nhưng không phù hợp trong giao tiếp tại nơi làm việc. Vậy nên các bạn cần nhanh chóng sửa thói quen này.
Đối với cấp trên hoặc đồng nghiệp lớn tuổi, chúng ta phải sử dụng cách xưng hô trang trọng đi kèm với kính ngữ ở cuối câu. Ví dụ, bạn có thể nói: “Em hiểu điều sếp nói rồi ạ!” Một số nhân viên thể hiện cá tính không đúng cách cũng sẽ biến thành hành vi “giỡn mặt” cấp trên, cần phải sửa ngay.
Nhân viên công sở phải luôn chú ý đến lời nói và hành động của mình để giành được thiện cảm của đồng nghiệp và cấp trên.
5
LÀ MỘT CẤP DƯỚI BIẾT LẮNG NGHE
Kĩ năng lắng nghe là một trong những biểu hiện tôn trọng cấp trên rõ ràng nhất
Kĩ năng lắng nghe sở dĩ được coi trọng là vì nó không những giúp chúng ta hiểu được nội dung cuộc nói chuyện, mà đồng thời cũng giúp ta đồng cảm với tâm tư, tình cảm của người nói. Lắng nghe câu chuyện của người khác cũng biểu thị bạn đang mở rộng lòng mình, chân thành đón nhận đối phương, từ đó đôi bên sẽ hòa hợp và thấu hiểu lẫn nhau.
Đối với nhân viên công sở, để rèn luyện kĩ năng lắng nghe, bạn cần chú ý những điểm dưới đây:
Đừng ngắt lời cấp trên
Khi cấp trên đang phát biểu, phải đợi sếp nói hết ý kiến. Cho dù cấp trên có ý dừng lại một lúc, cũng không nên chen vào, ngắt lời sếp để bày tỏ quan điểm của mình. Hành vi này sẽ khiến sếp mất cảm tình với bạn, có ấn tượng rằng bạn là người nôn nóng muốn thể hiện mình và thiếu tôn anh ta.
Thăm dò cảm xúc của cấp trên
Cảm xúc của một người thường dẫn dắt hành vi của họ nhiều hơn tư tưởng, vì vậy không chú ý đến cảm xúc của đối phương thì rất khó để có thể giao tiếp thuận lợi. Thăm dò cảm xúc của cấp trên có nghĩa là tìm hiểu ẩn ý sau câu nói của sếp. Việc biết và thấu hiểu cảm nhận của cấp trên có lúc sẽ đem lại hiệu quả bất ngờ cho bạn.
Đừng vội vàng đưa ra kết luận
Một nhân viên công sở giỏi lắng nghe sẽ không vội vàng kết luận về quyết định, ý kiến của cấp trên. Một nhân viên có kĩ năng lắng nghe phải cố gắng tìm hiểu toàn bộ nội dung câu chuyện, nắm bắt đầy đủ ý tứ của cấp trên để tránh gây ra những hiểu lầm và rắc rối không đáng có.
Khuyến khích, giúp đỡ cấp trên chia sẻ
Khi giao lưu, hãy khuyến khích hoặc giúp đỡ cấp trên chia sẻ những điều mà sếp muốn nói. Bạn có thể gợi ra những chủ đề mà cấp trên hứng thú, khơi gợi sếp nói về bản thân và thành tích của họ. Nếu thực hiện việc này một cách chân thành, không giả dối, hiệu quả mang lại sẽ rất tích cực.
Tập trung lắng nghe, không làm động tác thừa
Khi cấp trên đang nói chuyện, nếu bạn lại nhìn ngang ngó dọc, cúi đầu xem điện thoại, hoặc để lộ biểu tình nôn nóng, thiếu kiên nhẫn... sẽ khiến cấp trên có ấn tượng rằng bạn là người bất lịch sự, thiếu tôn trọng. Như vậy hình ảnh về bạn trong mắt sếp sẽ vô cùng xấu, có hại cho con đường phát triển của bạn.
Tập trung vào nội dung chính của cuộc trò chuyện
Có một số người khi nói chuyện thường có những câu cửa miệng hoặc làm vài động tác quen thuộc. Đừng để chúng phân tán sự chú ý của bạn, điều bạn cần tập trung là nội dung mà cấp trên muốn truyền tải.
Ngoài ra, những người giỏi lắng nghe luôn biết phân biệt rõ ràng đâu là nội dung chính, đâu là nội dung phụ, để nắm bắt thực chất vấn đề, tránh hiểu sai, hiểu lầm ý đối phương.
Phản hồi với cấp trên
Khi giao lưu với cấp trên, bạn còn phải chú ý phản hồi thông tin, kịp thời xác nhận xem bạn đã hiểu đúng ý tứ của sếp hay chưa. Bạn có thể thuật lại đơn giản nội dung chính mà cấp trên mới nói và nhờ sếp cho ý kiến. Như vậy bạn sẽ hiểu đúng suy nghĩ của cấp trên.
Trong khi giao tiếp với cấp trên, bạn cũng phải hô ứng cùng câu chuyện, không nên có thái độ trầm mặc. Bạn có thể tán thưởng, bình luận ngắn gọn để tương tác với cấp trên. Ví dụ: “Sếp nói cụ thể hơn nữa được không ạ?”, “Ồ, sếp biết cả điều này ạ?”, “Hóa ra là thế ạ!”...
Khi nghe cấp trên nói chuyện, bạn có thể gật gù theo, dùng ánh mắt, biểu cảm, ngôn ngữ cơ thể... để biểu thị bạn đang chăm chú và thích thú lắng nghe đối phương. Hô ứng với câu chuyện của cấp trên một cách hài hòa sẽ có thể biến cuộc trò chuyện giữa bạn và sếp trở thành một bản hòa âm nhịp nhàng.
Giữ thái độ bình tĩnh
Một người giỏi lắng nghe luôn có thể kiểm soát tốt cảm xúc của mình. Thái độ quá kích động đối với người nghe hay người nói cũng sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả biểu đạt hoặc lắng nghe.
Chú ý những yếu tố khác ngoài lời nói
Nội dung một người muốn biểu đạt không nhất định chỉ nằm trong lời nói của người ấy. Cho nên khi lắng nghe cấp trên nói chuyện, hãy chú ý đến giọng điệu, tâm tình, thái độ, tư thế... của cấp trên, để có thể hiểu hết ý sếp.
Điều chỉnh tốc độ tư duy tương ứng với tốc độ trò chuyện
Tốc độ suy nghĩ của một người thường chậm hơn tốc độ nói. Cho nên khi giao tiếp với cấp trên, não bộ của bạn phải làm việc hết công suất, chăm chỉ phân tích và suy nghĩ về ý kiến của sếp. Nếu khi cấp trên nói chuyện bạn lại lơ đãng và không nhớ được lời đối phương vừa nói, phải xin sếp nhắc lại một lần nữa, thì sẽ rất mất thời gian và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Không giành lấy vị trí chủ đạo
Nên nhớ rằng cấp trên luôn là cấp trên. Trừ khi đây là buổi thuyết trình của bạn, nếu không nhân vật chính luôn phải là sếp. Những người tự cao tự đại thường không sẵn sàng lắng nghe cấp trên nói chuyện. Hãy tránh thể hiện bản thân “biết tuốt”, bạn mới không khiến cấp trên mất cảm tình.
Đổi chủ đề nói chuyện
Đừng vì bạn không thích cách trò chuyện của cấp trên mà vội nhận định rằng anh ta khiến người khác chán ghét. Đừng soi xét việc cấp trên nói chuyện như thế nào, hãy xem đối phương nói về chuyện gì. Nếu chủ đề cấp trên đang đề cập đến khiến bạn thấy nhàm chán, hãy khéo léo chuyển hướng sang vấn đề khác.
Kiên nhẫn lắng nghe cấp trên
Khi cấp trên đang nói chuyện, đừng vì giọng điệu đều đều hay ngắt quãng của đối phương mà tỏ thái độ chán nản. Cũng không nên vì nội dung cuộc trò chuyện dài dòng, lê thê mà tỏ vẻ thiếu kiên nhẫn, muốn đứng dậy bỏ về. Những hành động ấy chỉ cho thấy bạn là người thiếu lễ độ, thiếu tôn trọng cấp trên và những người xung quanh.
Thông qua những điểm đã đề cập đến ở trên, chúng ta có thể thấy giỏi lắng nghe cấp trên cũng là một nghệ thuật. Nếu nhân viên có thái độ hứng thú và chăm chú lắng nghe, cấp trên sẽ cao hứng, đưa ra nhiều ý tưởng mới lạ và thú vị hơn. Ngược lại, nếu nhân viên thờ ơ, thiếu kiên nhẫn, thậm chí cắt ngang lời nói của cấp trên, vậy thì cuộc trò chuyện sẽ không mang tới giá trị. Chúng ta nên tránh để phát sinh tình huống này.
Kĩ năng lắng nghe là một trong những biểu hiện tôn trọng cấp trên rõ ràng nhất. Khi sếp nhận thấy bạn kiên nhẫn lắng nghe những gì anh ta nói, tất nhiên sẽ càng thân thiết và càng có thiện cảm với bạn hơn.
6
BIẾT NHẪN MỚI TRÁNH ĐƯỢC RẮC RỐI
Dân công sở muốn phát triển sự nghiệp không thể thiếu khả năng nhẫn nhịn
Không phải lãnh đạo nào cũng giỏi giang tài cán, thông tình đạt lí. Có một số người rất khó tính, hay đa nghi, đối với cấp dưới chỉ nhớ tội không nhớ công, thường xuyên nổi giận, dọa trừ lương, đuổi việc nhân viên. Đối với kiểu lãnh đạo này, nếu bạn vẫn muốn tiếp tục phát triển sự nghiệp dưới trướng anh ta, bạn chỉ có thể nhẫn nhịn. Hãy giữ gìn tôn nghiêm của cấp trên, hết sức tránh các tình huống mạo phạm đến đối phương, cũng không được để phát sinh mâu thuẫn, xung đột với họ.
Câu chuyện của trưởng phòng tiếp thị Vương Tuấn Tài chính là minh chứng cho câu nói “Trăm nhẫn thành vàng”.
Vào năm thứ ba Vương Tuấn Tài làm trưởng phòng tiếp thị, cấp trên điều tới một vị giám đốc kinh doanh mới. Giám đốc mới là người không chuyên nghiệp. Đối với nhân viên dưới quyền, ai làm việc chăm chỉ, ai thâu đêm tăng ca, ai có thành tích xuất sắc, anh ta đều nhìn thấy nhưng lại không khen thưởng, động viên. Những ai đi muộn về sớm, nghỉ không xin phép hoặc không nộp báo cáo đúng hạn, anh ta lại đặc biệt ghi nhớ, thỉnh thoảng sẽ nhắc lại để khiển trách. Đặc biệt, đối với công việc của phòng tiếp thị, vị giám đốc này thường xuyên bới lông tìm vết, chuyện bé xe ra to, không hài lòng với mọi vấn đề.
Dưới quyền một cấp trên thiếu lí thiếu tình như vậy, Vương Tuấn Tài không đứng ra chống đối, cũng không hùa theo lấy lòng. Anh thường tổ chức họp với các nhân viên phòng tiếp thị, định ra quy trình làm việc, chuyển cho giám đốc kinh doanh phê duyệt sau đó mới tiến hành thực hiện. Anh cũng lập ra hệ thống hồ sơ công việc để giám đốc kinh doanh thuận tiện kiểm tra.
Cách vận hành công việc như vậy không chỉ giảm bớt va chạm giữa Vương Tuấn Tài và vị giám đốc nọ, cũng giảm bớt trách nhiệm mà anh phải gánh vác.
Có mấy lần Vương Tuấn Tài bị giám đốc kinh doanh chỉ trích nặng nề, nhưng anh không vì thế mà để tâm tình sa sút, cũng không để chuyện này ảnh hưởng đến công việc. Ngược lại, mỗi khi bị phê bình, anh sẽ lập tức kiểm tra lại phần việc của mình, xem bản thân có thực sự làm sai công đoạn nào hay không. Nếu sai, anh sẽ sửa ngay, nếu không sai cũng sẽ suy nghĩ xem có thể cải tiến bước nào để công việc càng tốt hơn.
Ngoài ra, khi tiếp xúc với giám đốc kinh doanh, Vương Tuấn Tài luôn cẩn thận chú ý đến cách hành xử ở mọi lúc, mọi nơi, trong mọi việc. Mỗi câu nói, mỗi việc làm của anh đều toát lên hàm ý kính trọng giám đốc. Vương Tuấn Tài còn thường xuyên xin ý kiến của đối phương, cũng như tỏ lòng đồng cảm với những điều khó xử của ông ấy.
Sau hơn một năm, giám đốc kinh doanh đã có lời khen ngợi Vương Tuấn Tài, cũng không còn soi mói công việc của phòng tiếp thị như trước nữa. Lại qua thêm nửa năm, Vương Tuấn Tài được đề bạt lên làm trưởng phòng kinh doanh.
Người xưa từng nói: “Trong chữ Nhẫn có lưỡi dao đặt trên đầu quả tim.” Trước cuộc sống biến chuyển muôn màu, biết nhẫn mới tránh cho bản thân rơi vào hiểm cảnh. Dân công sở muốn phát triển sự nghiệp thì không thể thiếu khả năng nhẫn nhịn này.
7
GIỮ LỄ NGHĨA VỚI CẤP TRÊN
Khi tiếp xúc với lãnh đạo, bạn cần giữ lễ nghĩa trong mọi tình huống
Bên cạnh năng lực, lãnh đạo cũng rất lưu tâm đến kĩ năng ứng xử của nhân viên. Vì vậy, khi tiếp xúc với cấp trên, bạn cần giữ lễ nghĩa trong mọi tình huống.
Sẽ có lúc bạn phải đi cùng xe với cấp trên, hoặc tiễn chân cấp trên một đoạn đường. Đây chính là thời cơ tốt nhất để bạn thể hiện sự tỉ mỉ, chu đáo của mình. Lúc này, ấn tượng về sự quan tâm của bạn sẽ khắc sâu trong lòng họ.
Giả sử cấp trên cho bạn ngồi nhờ xe về nhà. Nếu tài xế chưa biết phải cho bạn xuống xe ở đâu thì bạn phải nói rõ với anh ta.
Nếu tài xế nhờ chỉ đường tới nhà bạn, bạn hãy cung cấp thông tin thật rõ ràng. Nếu tài xế không lên tiếng, bạn tuyệt đối đừng ý kiến với tài xế về đường đi, kiểu như: “Bác tài đi đường này xa hơn thì phải!”
Dù đường gần hay xa, bạn về nhà sớm hay muộn cũng không phải vấn đề quá nghiêm trọng. Vì vậy bạn không nên bày tỏ thái độ quá thẳng thắn.
Nếu cấp trên muốn xuống xe, bạn phải xuống trước và mở cửa cho đối phương, đợi cấp trên vào nhà mới lên xe đi tiếp.
Nếu tài xế xuống xe mở cửa cho cấp trên, bạn cứ để anh ta làm công việc của mình. Nhưng bạn cũng phải xuống xe, đợi cấp trên ra khỏi xe và chào hỏi đối phương rồi mới lại lên xe đi tiếp.
Nếu cấp trên đã xuống xe nhưng vẫn có ý đứng đợi xe rời đi rồi mới vào nhà, vậy thì bạn nên hạ cửa sổ xe xuống và nói với đối phương:
“Sếp vào nhà đi ạ, em cũng về luôn đây. Sếp không cần tiễn em đâu ạ!”
“Sếp vào trước đi ạ, em cũng đi ngay đây. Để sếp tiễn thế này em ngại quá!”
Sau đó bạn mới nói tài xế lái xe đi.
Ngược lại, nếu bạn muốn xuống xe trước, trước hết phải được cấp trên đồng ý. Khi xe sắp tới điểm cần xuống, bạn hãy báo với đối phương:
“Xin phép sếp, em xuống xe chỗ đèn đỏ tiếp theo ạ!”
Lúc này bạn phải đợi cấp trên nói với tài xế:
“Anh cho xe dừng ở chỗ đèn đỏ tiếp theo nhé!”
Bạn không thể tự mình “ra lệnh” cho tài xế của cấp trên, ví dụ như:
“Anh rẽ phải ở ngã tư tiếp theo hộ em nhé!”
Nếu cấp trên lơ đãng, không nhắc nhở tài xế, bạn mới nên khách sáo nói với anh ta, ví dụ như:
“Phiền bác tài cho em xuống xe ở chỗ đèn đỏ sắp tới ạ.”
Nếu muốn xuống xe dọc đường, bạn phải ngồi ở vị trí cạnh cửa xe, tránh ngồi bên trong để cấp trên phải xuống xe nhường đường cho bạn. Bạn cũng cần thông báo điểm dừng trước với cấp trên, không nên đến nơi mới vội vàng muốn xuống xe.
Ngoài ra, khi bạn đã xuống xe, hãy đợi xe của cấp trên đi khuất rồi hãy vào nhà. Cấp trên ngồi trong xe sẽ luôn nhìn lại phía sau và thấy hết hành động của bạn.
Nếu cấp trên tự lái xe đưa bạn về nhà, bạn hãy ngồi ở hàng ghế trước, để trống hàng ghế sau. Nếu cấp trên chủ động mời bạn ngồi ghế sau, bạn hãy từ chối trước. Nếu cấp trên kiên quyết ý kiến của mình, lúc này bạn mới nên đồng ý.
Trên đây chỉ là ví dụ về chuyện đi xe. Đối với những vấn đề khác bạn cũng cần tuân thủ lễ nghĩa từ những điều nhỏ nhất như vậy.
Bạn kính trọng cấp trên mới khiến sếp có cảm tình với bạn. Cho dù làm như vậy vẫn không thể gây thiện cảm với sếp, thì ít nhất bạn cũng không làm đối phương phiền lòng. Nếu vì sợ phiền phức mà ứng phó qua loa, đại khái sẽ khiến cấp trên cảm thấy bạn không phải là người chu đáo.
Chỉ khi cấp trên có thiện cảm với bạn, cơ hội thăng tiến mới tìm đến bạn.
8
TÔN TRỌNG UY NGHIÊM CỦA CẤP TRÊN
Tại chốn thương trường, biểu hiện tôn trọng của cấp dưới là một tiêu chí để cấp trên chọn người giao phó công việc quan trọng
Có nhiều người luôn để ý đến thể diện, coi quyền uy là báu vật. Người xưa thường nói: “Người sống vì mặt, cây sống vì vỏ.” Tại chốn thương trường, cấp trên rất chú ý đến thể diện của bản thân, coi biểu hiện tôn trọng của cấp dưới là một tiêu chí để chọn người giao phó công việc quan trọng.
Tại chốn công sở, có không ít nhân viên vì không thức thời, không nể mặt cấp trên mà gặp họa. Cũng có không ít người một lòng trung thành, nhưng vì thường xuyên có ý kiến với hành vi của cấp trên mà bị đối xử lạnh nhạt. Trong thực tế, những nhân viên hoặc vô tình hoặc cố ý khiến cấp trên trên mất uy, ảnh hưởng đến tôn nghiêm của sếp sẽ khó có thể được trọng dụng.
Đường Thái Tông Lý Thế Dân nổi tiếng là một minh quân nhưng ông thường xuyên tức giận với việc Ngụy Trưng dám thẳng thừng chỉ trích sai lầm của nhà vua.
Có một lần, Đường Thái Tông cho mời các đại thần trong triều đến dự yến tiệc. Khi ngà ngà say, nhà vua mới nói với Trưởng Tôn Vô Kỵ: “Ngụy Trưng lúc trước tận tâm tận sức đi theo Lý Kiến Thành, trẫm không truy cứu mà trọng dụng hắn ta. Nhưng mỗi lần Ngụy Trưng can gián hay phản đối ý kiến của trẫm, trẫm có nói gì hắn cũng lặng im không đáp. Hắn làm vậy chẳng phải vô lễ khi quân ư?” Trưởng Tôn Vô Kỵ muốn đỡ lời cho Ngụy Trưng, bèn nói: “Triều thần cho rằng đó là việc không nên làm, nên mới dám can gián Bệ hạ. Nếu không tán thành mà vẫn hùa theo, chỉ sợ khiến thần dân nghĩ rằng Bệ hạ làm việc không đúng đắn.” Đường Thái Tông vẫn tràn đầy bất mãn, nói: “Lúc trẫm nói ra ý định của mình, hắn có thể hùa theo một chút, sau đó hãy tìm trẫm can gián. Làm như vậy không phải sẽ giữ thể diện cho đôi bên hay sao?” Những lời này của Đường Thái Tông cũng cho thấy tâm lí chung của những người làm lãnh đạo trên phương diện thể diện, tôn nghiêm.
Thể diện và uy quyền sở dĩ quan trọng như vậy là vì chúng liên quan mật thiết đến năng lực và tôn nghiêm của cấp trên. Một giám đốc chơi cờ không giỏi, luôn thua cấp dưới, thường mặt nặng mày nhẹ với người “không biết nể mặt” đó. Dần dần nhân viên kia sẽ không dám chơi cờ cùng giám đốc, sợ làm phật ý cấp trên. Có rất nhiều cấp trên coi trọng thể diện như vậy. Nếu công ty tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí, nhiều nhân viên không thích chơi cùng các sếp, nguyên nhân xuất phát từ lí do khó xử này.
Do đó, để giữ gìn tôn nghiêm và quyền uy của cấp trên, chúng ta cần chú ý những điểm sau:
Bao dung với cách hành xử của cấp trên
Người xưa thường dạy: Làm người phải biết bao dung với người khác, lùi một bước là trời cao biển rộng. Đối với quan hệ cấp trên - cấp dưới lại càng phải hành xử như vậy. Cấp trên đương nhiên không thể nào hành xử đúng đắn trong mọi trường hợp, nhưng lại luôn hi vọng mình làm gì cũng đúng. Cho nên bạn không cần sẵn sàng tinh thần tranh cãi đúng sai, hai năm rõ mười với đối phương. Nếu cấp trên đã công nhận ý kiến của bạn hoặc chủ động chấm dứt cuộc tranh luận, thì bạn cũng nên bày tỏ thái độ thiện chí, giữ thể diện và uy nghiêm cho đối phương.
Tránh góp ý cho cấp trên tại chỗ đông người
Nếu sai lầm của cấp trên không lớn, không ảnh hưởng tới công việc chung và những người khác chưa phát hiện ra, bạn cũng nên coi như không biết gì. Nếu lỗi sai của cấp trên tương đối rõ ràng và nhất định phải sửa, giải pháp tốt nhất là bạn nên ngầm chỉ ra cho đối phương mà không để người khác biết được. Hãy để ai ai cũng nghĩ rằng cấp trên tự nhận ra và sửa sai mà không phải là do cấp dưới “tham mưu”. Một ánh mắt, một cái xua tay, một cái lắc đầu, một tiếng ho... đúng lúc cũng có thể giải quyết tốt vấn đề.
Không đề cập đến sở thích hoặc điều cấm kị của cấp trên
Sở thích hay sở ghét của một người là thói quen và tâm lí đã hình thành qua nhiều năm. Ví dụ một vị trưởng phòng có sở thích sưu tầm đồng hồ đắt tiền. Phòng của ông ta có bốn nhân viên, những người này thường xuyên bàn tán sau lưng trưởng phòng rằng sở thích của ông ta thật xa hoa, lãng phí. Kết quả là những lời này đến tai vị trưởng phòng nọ. Đương nhiên trong lòng trưởng phòng cảm thấy không thoải mái, cho nên chưa đến một năm, ba trong số bốn nhân viên đã bị điều chuyển đi nơi khác.
Khiêm tốn trước cấp trên
Sự tương tác giữa cấp trên và cấp dưới cần có chừng mực. Có thể trên một số phương diện năng lực của sếp không bằng bạn, nhưng bạn tuyệt đối không được cậy tài mà có thái độ kiêu căng, thiếu tôn trọng đối phương. Khi trò chuyện cùng đồng nghiệp, bạn cũng nên tránh bàn luận về sai sót khuyết điểm hay nói xấu xấp trên. Có những cấp dưới tài năng xuất chúng vì tự cao tự đại mà dễ dàng mắc phải sai lầm kể trên. Hậu quả là làm mất lòng cấp trên, từ đó con đường thăng tiến khó lòng thuận lợi. Để tránh rơi vào tình cảnh tự mình hại mình như vậy, bạn cần nhớ hãy luôn khiêm tốn trước cấp trên, hết sức tôn trọng tôn nghiêm của đối phương.