Hiến pháp công ty là tài liệu vô giá cho cả cá nhân lẫn tổ chức. Như Thomas Jefferson(32) nói về bản Hiến pháp Hiệp Chủng quốc Hoa Kỳ: "Sự an toàn đặc biệt của chúng ta nằm trong việc sở hữu một Hiến pháp bằng văn bản".
Các bản tuyên ngôn sứ mệnh, dù ở phạm vi cá nhân hay tổ chức, đều trao quyền cho con người để kiểm soát cuộc sống của họ và nhờ đó đạt được sự an toàn bên trong nhiều hơn.
Viết tuyên ngôn sứ mệnh tức là bạn đang soạn thảo một bản đồ án, nêu ra một chuẩn mực, gắn kết thành một bản hiến pháp. Bản đồ án này xứng đáng nhận được sự tham gia rộng rãi. Kinh nghiệm của tôi cho thấy công ty nào có ý thức lôi cuốn mọi người tham gia xây dựng bản tuyên ngôn sứ mệnh đều đưa ra được một bản hiến pháp công ty có chất lượng. Nguyên tắc này rất cơ bản cho xã hội chúng ta: việc điều hành (quản lý) phải được sự đồng thuận của mọi người. Mọi người đều ý thức về điều gìlà đúng, và nếu họ được tham dự, tổ chức sẽ có cơ hội đạt được một văn bản giá trị.
Chẳng hạn, tại Công ty Pillsbury – một tập đoàn tăng trưởng nhanh, đa dạng có quy mô tăng gần ba lần trong thập kỷ qua – các nhà điều hành nói: "Chúng tôi cảm thấy khó chịu vìnhững lo ngại về mục tiêu tài chính xuất hiện, vìphải giúp đỡ nhân viên thích ứng với sự tăng trưởng mạnh mẽ của công ty. Chúng tôi quyết định phải có một bản tuyên bố nào đó, một bản tuyên ngôn công khai về việc Pillsbury đại diện cho điều gì. Bản tuyên ngôn đó cần đơn giản, ngắn gọn, giúp nhân viên có những ước mơ, chấp nhận rủi ro, suy nghĩ sáng tạo và báo hiệu một sự thay đổi văn hóa của chúng tôi từ một môi trường bảo thủ, nặng nề và quan liêu sang một môi trường hướng về con người, đổi mới, và hỗ trợ cho sáng kiến cá nhân".
Pillsbury mất một năm để lôi kéo sự tham gia của 200 nhà quản lý hàng đầu trong toàn công ty vào việc xây dựng một bản hiến pháp dài một trang, tức là bản tuyên ngôn sứ mệnh và các giá trị của họ.
Và nó đã tạo ra sự khác biệt nào? Virginia Ward, Phó Giám đốc phụ trách nguồn nhân lực, tường thuật lại: "Giờ đây chúng tôi cảm nhận một ý thức làm chủ trong toàn công ty đối với sứ mệnh và các giá trị của mình. Chúng tôi hiệu quả hơn trong quản lý nhân sự nhờ vào các nguyên tắc hiện hữu trong sứ mệnh và các giá trị của chúng tôi. Chúng tôi lạc quan và phấn khích về tương lai". Đó chính là sức mạnh của một bản hiến pháp công ty, vốn đặt trên giả định về tính lương thiện, sự chính trực và ý thức về trách nhiệm xã hội của mọi người.
Bản tuyên ngôn sứ mệnh tập trung những năng lực của bạn, giúp bạn có được nhận thức về sự định hướng, sự tồn tại, tính mục đích; ngăn không để bạn bị xao nhãng và chệch hướng; tập trung các năng lực và nguồn lực cá nhân của bạn, nhờ đó bạn sẽ không mất thời gian, tiền bạc và nỗ lực vào những việc không mang lại kết quả hay không có mối liên hệ nào đến lý do tồn tại của bạn.
Hãy sử dụng bản tuyên ngôn sứ mệnh của bạn để định hướng và thống nhất mọi hoạt động trong đời sống của bạn. Bạn sẽ xây dựng được sự an toàn bên trong nhiều hơn bằng cách tự định hướng nhiều hơn. Nếu bạn xây dựng sự an toàn của chính mình dựa vào những điểm yếu của những người khác, bạn sẽ để cho những điểm yếu đó kiểm soát bạn. Nếu bạn xây dựng sự an toàn trên những điểm yếu của đối thủ cạnh tranh, tức là bạn đang trao sức mạnh cho họ. Mặt khác, nếu bạn hoạt động theo bản tuyên ngôn sứ mệnh và những giá trị của mình, cuộc sống của bạn sẽ không bị vùi dập bởi những sức mạnh bên ngoài. Thực ra, sự tập trung của bạn sẽ định hình cho những sự kiện của cuộc đời bạn.
Bản tuyên ngôn sứ mệnh trở thành một khuôn mẫu cho tư duy điều hành. Hãy định kỳ kiểm điểm lại và hỏi: "Chúng ta có đang làm điều tốt nhất không? Chúng ta có đang phòng ngừa các rắc rối không? Việc quản lý bằng giải pháp cấp tốc sẽ dẫn đến việc quản lý theo khủng hoảng. Các cuộc khủng hoảng diễn ra hết đợt này đến đợt khác, như các đợt sóng nối tiếp nhau. Cuộc sống đầy rẫy những rắc rối và diễn ra quá thường xuyên, từ đó chủ nghĩa hoài nghi và sự mệt mỏi, chán nản sẽ xuất hiện.
Có lần chúng tôi làm việc với một doanh nghiệp đang muốn kêu gọi ý thức tiết kiệm chi phí. Công ty này phát động chiến dịch tiết kiệm chi phí, nhưng lại quên việc mở rộng kinh doanh. Thế rồi chiến dịch mới được đưa ra nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh. Mọi người đổ xô ra ngoài để tìm kiếm các giao dịch mới và bắt đầu xao nhãng các mối quan hệ nội bộ. Lực đẩy cấp tốc tiếp theo là các mối quan hệ con người. Như vậy là hết lực đẩy này nối tiếp lực đẩy kia. Sự hoài nghi bắt đầu lan ra cho đến khi mọi người không còn ủng hộ một chiến dịch nào nữa. Sức lực của họ chuyển hướng vào chuyện đấu đá nội bộ, phân cực, và trấn giữ lãnh địa của mình…
Hiện tượng này cũng có thể xảy ra trong các gia đình. Có quá nhiều gia đình được quản lý theo giải pháp cấp tốc, làm hài lòng nhau tức thời, chứ không phải trên cơ sở các nguyên tắc và các tài khoản tình cảm dồi dào. Thế rồi, khi căng thẳng và áp lực gia tăng, người ta bắt đầu la hét, phản ứng thái quá, nghi ngờ, chỉ trích hoặc im lặng. Con cái thấy điều đó và nghĩ rằng đây là cách giải quyết các vấn đề – hoặc chống lại, hoặc bỏ chạy. Và ấn tượng này lại được chuyển giao cho nhiều thế hệ kế tiếp. Bằng cách soạn thảo một bản hiến pháp gia đình, bạn sẽ đi vào tận gốc rễ của vấn đề.
Nếu bạn muốn đạt được mục tiêu nào đó về lâu dài, hãy xác định các giá trị và mục đích cốt lõi, đồng thời liên kết các hệ thống với những giá trị và mục đích này. Hãy xây dựng nền móng và củng cố cho chắc chắn. Điều cốt lõi của mọi gia đình là những gìkhông thay đổi, những điều luôn luôn hiện diện. Điều này có thể được thể hiện trong một bản tuyên ngôn sứ mệnh gia đình. Hãy hỏi chính mình: "Chúng ta coi trọng điều gì? Gia đình chúng ta quan tâm đến điều gì? Chúng ta đại diện cho cái gì? Sứ mệnh cơ bản của chúng ta, lý do tồn tại của chúng ta là gì?".
Nếu bạn xác định được mục đích cơ bản của mình, thiết lập được tầm nhìn và các giá trị chung, thìbạn có thể thành công với bất cứ tình huống nào. Sứ mệnh kích thích con người, lôi kéo họ vào việc giải quyết vấn đề và đề cập vấn đề một cách chín chắn, hợp lý. Nếu tổ chức có một giấc mơ, một sứ mệnh, một tầm nhìn, thìgiấc mơ, sứ mệnh và tầm nhìn đó sẽ xâm nhập vào tổ chức và định hình các hành động diễn ra bên trong tổ chức đó.
Nguyên tắc chính là những quy luật phổ quát, có tính muôn thuở và gia tăng sức mạnh cho con người. Những cá nhân tư duy theo nguyên tắc sẽ biết nhiều cách ứng dụng và có sức mạnh để giải quyết vấn đề theo các điều kiện và hoàn cảnh khác nhau. Ngược lại, hiệu quả của những người tư duy thực hành thường bị giới hạn trong phạm vi các điều kiện cụ thể mà lối thực hành có thể hiệu quả.
Nguyên tắc sẽ có khả năng ứng dụng vô giới hạn và đa dạng như chính các tình huống. Chúng là những chân lý hiển nhiên và phổ quát. Ngay khi chúng ta bắt đầu thừa nhận một nguyên tắc đúng đắn, nguyên tắc đó sẽ trở nên quen thuộc với chúng ta, như "một lẽ thường tình" vậy. Nguy cơ là ở chỗ chúng ta dễ gạt bỏ nó quá sớm, thay vìnhìn sâu hơn để xem nguyên tắc đó có giá trị gìtrong tình huống hiện tại của chúng ta.
Điều này có thể dễ dàng được nhìn thấy khi chúng ta nói về những nguyên tắc liên quan đến việc xây dựng các bản "hiến pháp" cá nhân và công ty. Có một số nguyên tắc nhất định được áp dụng trong cuộc sống của cá nhân hay tổ chức, và các quy trình sẽ xuất phát từ nguyên tắc và làm tăng sức sống cho nguyên tắc.
Một bản tuyên ngôn sứ mệnh giúp bạn đạt thành công bởi nó trả lời những câu hỏi cốt lõi như "Tôi muốn làm gì?" và "Tôi muốn là con người thế nào?". Trở thành con người mà bạn mong muốn và làm những điều bạn ao ước quả là cách mô tả chính xác nhất của thành công.
Điều đó cũng đúng với các tổ chức. Nếu tổ chức không có bản sắc hay sứ mệnh có sức lôi cuốn thìkết quả thu được sẽ thấp hơn nhiều so với khả năng của nó. Hoàn thành các công việc theo mục tiêu là chưa đủ. Để giải phóng năng suất trong một tổ chức thìtâm điểm không chỉ tập trung vào việc bạn muốn làm gì, mà còn vào việc bạn muốn tổ chức của bạn phải như thế nào. Vìthế, bản hiến pháp công ty còn trả lời các câu hỏi tại sao.
Chẳng hạn, công ty của chúng tôi thực hiện một số công việc với Công ty Walt Disney. Ban đầu, dĩ nhiên Walt là hạt nhân cho toàn công ty. Kể từ khi ông chết cách đây hơn 20 năm, công ty Disney đã phấn đấu để thực hiện giấc mơ đầy tham vọng của ông là thành lập Trung tâm Epcot. Sau khi hoàn thành trung tâm, đội ngũ sản xuất và thiết kế đã sụt giảm từ 2.200 kỹ sư, nghệ sĩ và kỹ thuật viên xuống còn khoảng 500. Tinh thần xuống thấp.
Để vực dậy đà tăng trưởng, một nhóm nhà quản lý và lãnh đạo đã chuẩn bị một bản tuyên ngôn sứ mệnh cho công ty, nhưng rất ít người ủng hộ bản tuyên ngôn đó bởi đơn giản là họ không được tham gia. Thế rồi công ty bắt đầu một quá trình kéo dài nhiều tháng để viết một bản tuyên ngôn sứ mệnh mới, lần này họ lôi kéo mọi cấp trong tổ chức cùng tham gia. Giờ đây, họ được thúc đẩy bởi một sứ mệnh mới với tinh thần "Chúng ta cố gắng không bắt chước những bậc thầy; thay vào đó, chúng ta sẽ tìm ra những điều giống như họ đã tìm kiếm". Rõ ràng đây là yếu tố cần thiết để tiến lên phía trước.
Bản tuyên ngôn sứ mệnh đem lại ý nghĩa cho sự tồn tại của tổ chức. Ý nghĩa là một nhu cầu mang tính thách thức đối với người lao động hiện đại. Sẽ là chưa đủ nếu bạn lao động chỉ để kiếm sống hay vìbạn được đối xử tốt. Việc bạn có cơ hội để đóng góp tài năng và giải phóng tiềm năng của mình cũng chưa đủ. Người ta còn muốn biết lý do tại sao người ta làm việc. Do đó, ý nghĩa là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của các tổ chức ngày nay.
Điều tương tự cũng đúng cho các quốc gia. Bản Tuyên ngôn Độc lập và bản Hiến pháp của một nước xác định người dân quan tâm đến điều gì, cố gắng để đạt điều gì, và tại sao. Những nguyên tắc then chốt của chủ nghĩa hiến pháp, chủ nghĩa cá nhân và chủ nghĩa tự nguyện vẫn là hòn đá tảng cho xã hội chúng ta.
BẢN HIẾN PHÁP CỦA CHÍNH BẠN
Có một số bước cụ thể mà các cá nhân và công ty phải trải qua khi xây dựng một bản hiến pháp: (1) mở rộng viễn cảnh; (2) làm rõ các giá trị; (3) kiểm nghiệm nó với chính bạn; (4) kiểm nghiệm chính bạn với nó.
• Mở rộng viễn cảnh. Chúng ta bị cuốn hút, về mặt cá nhân cũng như tổ chức, vào các công việc hàng ngày của cuộc sống nhiều đến mức có lúc cần phải dừng lại để nhắc nhở chính mình xem điều gìlà thật sự quan trọng.
Những "trải nghiệm viễn cảnh" này có thể được hoạch định hoặc không. Các trải nghiệm không được hoạch định có thể bao gồm cái chết của một người mà ta yêu thương, một cơn bệnh hiểm nghèo, một thất bại về tài chính hay một nghịch cảnh đến cực điểm. Vào những lúc như thế, chúng ta dừng lại để nhìn vào cuộc sống của mình và cố gắng đặt ra một số câu hỏi khó. Chúng ta xem điều gìlà thật sự quan trọng? Tại sao chúng ta phải làm điều chúng ta đang làm? Nếu chúng ta không làm điều chúng ta đang làm, liệu chúng ta sẽ làm gì? Thông qua quá trình tự đánh giá này, chúng ta có thể mở rộng tầm nhìn của mình.
Những người luôn chủ động có thể mở rộng viễn cảnh của họ thông qua những trải nghiệm đã được hoạch định, như thu thập ý kiến của những người cùng tham gia vào tổ chức hay tình huống đó. Họ bắt đầu chiêm nghiệm: "Điều gìlà quan trọng nhất đối với tổ chức? Chúng ta có thể đóng góp được gì? Ý nghĩa của việc chúng ta làm là gì? Chúng ta quan tâm đến điều gì? Chúng ta muốn trở thành người như thế nào? Chúng ta muốn làm gì?". Nhiều ý kiến như thế sẽ giúp mở rộng viễn cảnh. Khi các cá nhân tìm kiếm điều tốt nhất bên trong họ và điều tốt nhất bên trong tổ chức thìsự đồng tâm hiệp lực thật sự sẽ diễn ra. Đây là quá trình đề cao những sự khác biệt và tạo ra giải pháp tốt nhất có thể.
"Quản lý bằng cách đi lòng vòng" – một phương pháp thực hành phổ biến tại công ty Hewlett-Packard – cũng là một cách tốt để mở rộng cách nhìn về tổ chức. Thông thường thìngười ta miễn cưỡng cung cấp thông tin, bởi họ không nghĩ mình là một phần của bộ máy điều hành của tổ chức; họ không biết liệu các giá trị hay quan điểm của họ có thật sự cần thiết hay được đánh giá cao không; hoặc họ cảm thấy liều lĩnh khi chia sẻ những quan điểm đó. Có một cách để vượt qua sự miễn cưỡng này là tập hợp một số vấn đề và chia thành từng nhóm nhỏ để thảo luận các vấn đề đó và báo cáo lại kết quả. Các kết quả thảo luận đó có thể được tổng hợp, xem xét và trả lời. Khi người ta thấy rằng ý kiến họ đóng góp được tiếp nhận một cách nghiêm túc, họ sẽ có xu hướng đóng góp nhiều hơn.
Quá trình mở rộng viễn cảnh, thu thập quan điểm của những người khác và cố gắng nắm bắt điều được xem là tốt nhất, cao cả nhất và đáng quý nhất bên trong tổ chức, là một quá trình đòi hỏi thời gian, có thể là nhiều tháng đối với một tổ chức lớn.
• Làm rõ các giá trị. Sau khi viễn cảnh được mở rộng và nhiều quan điểm mới được chiêm nghiệm, một số cá nhân cần phải được giao nhiệm vụ dự thảo bản tuyên ngôn sứ mệnh của tổ chức, lưu ý đến những gìđã được tập hợp, đã thấy rõ và chia sẻ cho đến lúc này.
Bản dự thảo này sau đó cần được đưa lại cho các thành viên của tổ chức với ghi chú "Chúng tôi cũng không thích bản này". Đó là những ngôn từ chính xác có tác dụng làm rõ và tạo ra tâm điểm lớn cho bản tuyên ngôn sứ mệnh. Một bản tuyên ngôn không được trình bày rõ ràng và trau chuốt sẽ không có nhiều giá trị cho việc ra quyết định. Những bản tuyên ngôn sứ mệnh tốt nhất là kết quả đạt được khi mọi người tập hợp lại với tinh thần tôn trọng lẫn nhau, bày tỏ những quan điểm khác nhau để tạo ra những điều lớn lao hơn điều một cá nhân đơn lẻ có thể làm.
• Kiểm nghiệm nó với chính bạn. Hãy lấy bản dự thảo cuối cùng của bản tuyên bố sứ mệnh hay bản hiến pháp và kiểm nghiệm nó bằng câu hỏi: "Bản này có hài hòa với những giá trị của tôi không? Có tạo cảm hứng và động lực cho tôi không? Có nắm bắt được trái tim và linh hồn của công ty không? Có thể hiện điều tốt nhất trong tổ chức không?".
Hãy hình dung bản hiến pháp bằng hình ảnh hai vòng tròn giao nhau. Một vòng tròn thể hiện hệ thống giá trị của tổ chức, còn vòng tròn kia thể hiện hệ thống giá trị của các cá nhân. Hai vòng tròn này càng trùng khớp với nhau thìtổ chức càng đạt hiệu quả cao.
• Kiểm nghiệm chính bạn với nó. Đến thời điểm này, hầu hết mọi người cần có cơ hội sống với bản tuyên ngôn đó trong một thời gian để thử nghiệm "độ chênh" của tổ chức với bản tuyên ngôn đó nhằm đảm bảo những giá trị chung – là trái tim và linh hồn của công ty, tất cả các chính sách, chương trình, chiến lược, cấu trúc và các hệ thống – được hài hòa với chúng.
Trải qua thời gian, quy trình viết và chỉnh sửa bản tuyên ngôn sứ mệnh đã trở thành phương pháp chính để cải thiện tổ chức. Bạn hãy thực hiện việc này một cách đều đặn để mở rộng viễn cảnh, chuyển đổi trọng tâm hay phương hướng, sửa đổi hay đưa ra ý nghĩa mới cho những cụm từ bị lỗi thời theo thời gian.
Nhờ bản hiến pháp, bạn sẽ có một sự liên tục. Đây là một trong những lợi ích lớn của việc quản lý và lãnh đạo theo tuyên ngôn sứ mệnh được xây dựng bằng một quá trình có sự tham gia của đông đảo mọi người. Quá trình này duy trìtính liên tục và giúp các nhà điều hành củng cố lợi thế cạnh tranh dài hạn, bởi vìhọ có định hướng và mục đích. Và khi các giá trị cá nhân hài hòa với các giá trị của tổ chức, người ta sẽ làm việc cùng nhau vìnhững mục đích chung mà họ cảm nhận sâu sắc. Họ đóng góp nhiều hơn với tư cách là một đội ngũ, chứ không phải từng cá nhân. Năng suất không chỉ cao hơn một chút, mà là gia tăng vượt bậc.
MỘT QUY TRÌNH LIÊN TỤC
Trong quá trình bạn thay đổi và lớn lên, viễn cảnh và các giá trị của bạn có thể sẽ trải qua sự biến đổi. Điều quan trọng là bạn phải giữ sao cho bản tuyên ngôn sứ mệnh của mình luôn mang tính thời sự và tương đồng với những giá trị của bạn. Sau đây là một vài câu hỏi giúp bạn thực hiện điều đó:
• Liệu bản tuyên ngôn sứ mệnh của tôi có dựa trên những nguyên tắc đã được kiểm chứng mà tôi đang tin tưởng không?
• Tôi có tin rằng bản tuyên ngôn này thể hiện những gì tốt nhất trong con người tôi không?
• Tôi có cảm nhận được phương hướng, mục đích, thách thức và động lực khi xem xét lại bản tuyên ngôn này không?
• Tôi có ý thức được các chiến lược và kỹ năng giúp tôi hoàn thành những gì tôi đã viết ra không?
• Tôi phải làm gìhôm nay để đạt được điều tôi muốn ngày mai?
Hãy nhớ rằng bạn không bao giờ có thể xây dựng được một cuộc sống cao cả hơn mục đích lớn lao của nó. Bản hiến pháp của bạn có thể giúp bạn trở thành con người tốt nhất đúng với bản chất của bạn và thể hiện những điều tốt nhất của bạn mỗi ngày.