Chương 5Máy tính và người trì hoãn

Ở một khía cạnh nào đó, máy tính là một công cụ tuyệt vời cho người trì hoãn. Những người trì hoãn hay có thói quen nước đến chân mới nhảy, họ chỉ chịu hoàn thành công việc ngay trước thời hạn cuối cùng, ngay khi họ biết là không thể chậm trễ hơn được nữa. Nếu họ có thể gửi kết quả công việc qua email thì tới phút cuối gửi đi cũng vẫn kịp. Không như thời xưa, thật chẳng dễ dàng gì khi gửi thư qua bưu điện, hoặc thậm chí là chỉ mới đây thôi, mặc dù điều kiện đã cải thiện nhiều thì nhanh nhất cũng phải qua một đêm để thư tới tay người nhận nếu gửi qua FedEx. Ngày nay, bạn chỉ cần bấm gửi email, ngay lập tức thông tin được chuyển đi. Nếu bạn may mắn sống ở châu Á, châu Âu hay chỉ là ở bờ Đông và có cuộc hẹn với người ở bờ Tây thì bạn thậm chí còn được lợi thêm mấy tiếng nữa.”¹¹Nhưng máy tính cũng là một mối nguy hại cho người trì hoãn, bởi vì nó có thể lôi kéo họ vào những thứ vô bổ. Nó đem lại hai thách thức lớn là xử lý email và lướt web.

11 Bờ Đông và bờ Tây là hai miền duyên hải năm ở hai cực Đông- Tây của nước Mỹ. Vì khoảng cách lớn nên múi giờ của hai bờ chênh nhau vài tiếng.

Nói tới email, tôi phải thú nhận rằng tôi không tìm thấy cách nào để hạn chế sự nguy hiểm mà nó mang đến cho người trì hoãn. Tôi chỉ hi vọng rằng những khó khăn tôi kể dưới đây ít ra cũng làm cho bạn cảm thấy những rắc rối đó không chỉ xảy ra đối với riêng bạn. Tuy nhiên, đối với việc lướt web, tôi có thể đưa ra một số lời khuyên dựa trên những lần tôi đã bị sự cám dỗ đó đánh bại.

Nỗi đau và sự khoái lạc từ Email

Nhớ lại thời trước, hồi mà tất cả giấy tờ đều nằm trong những chiếc phong bì do người bưu tá mang đến, tôi đã không thể nào xử lý hết tất cả. Mọi thứ diễn ra theo cùng một nhịp điệu. Thư được gửi đến rồi tôi sẽ mở nó ra. Vì một lý do nào đó, tôi sẽ bắt tay vào giải quyết một số giấy tờ ngay lập tức. Những thứ khác, như là hóa đơn, tôi xếp lại thành một chồng để xử lý mỗi tháng một lần, và tôi thậm chí còn tự hình thành được thói quen giải quyết hóa đơn đúng hạn, bởi vì nếu không làm vậy thì hậu quả rất là đau thương. Những thư khác - dù là được mở hay chưa mở - sẽ bị dán nhãn “chờ xử lý” và chất đống ở cuối bàn. Cuối cùng, những thư từ đó sẽ bắt đầu rơi khỏi bàn và bị lãng quên trên sàn nhà một thời gian dài, có thể là mãi mãi. Cứ như vậy, đống thư từ cứ nằm ở đó, đóng vai trò như một cái kho giúp tôi tìm ra những việc cần làm để khỏi phải làm những việc khác ít khẩn cấp hơn.

Thi thoảng, kiểu làm việc đó cũng khiến tôi lãnh một vài hậu quả. Một số thư từ, có thể đã rơi xuống đất hay vẫn nằm trên bàn nhưng chưa bao giờ được mở ra, hóa ra lại là những công việc rất quan trọng. Nhưng số đó không nhiều. Nếu một ai đó thực sự cần tôi phản hồi thì họ đã gọi điện hay là gửi một thư khác nhắc nhở, tới lúc đó tôi sẽ lục lại bức thư gốc và xử lý nó. Và dù sao tôi cũng không ngớ ngẩn đến mức bỏ qua thư từ quan trọng, ví dụ như thư đóng dấu khẩn từ Sở Thuế.

Cách làm của tôi chắc chắn là không hoàn hảo, nhưng đôi khi nó cũng mang lại kết quả tốt đẹp. Khi còn trẻ, tôi đã có thời gian làm Phó Giáo sư ở UCLA¹². Hồi đó, tôi được giao phụ trách tuyển sinh cho chương trình đào tạo Thạc sỹ. Đó không phải là một chương trình lớn lắm, nên tôi định cứ để mặc đống giấy tờ chất chồng ở đấy cho tới khi nào trưởng khoa bảo tôi mang danh sách ứng viên lên nộp. Khoảng mười năm sau, khi ấy tôi đã rời UCLA, tôi đang cố huy động một số nguồn tài trợ cho viện nghiên cứu của Standford. Tôi hẹn ăn trưa với một CEO của một công ty chuyên sản xuất modem chất lượng cao ở Thung lũng Silicon. Thời đó đang rộ lên nhu cầu truy cập máy chủ qua đường điện thoại, và modem 1200-baud¹³ là một tuyệt phẩm, một thứ đồ công nghệ xa xỉ mà ai cũng muốn sở hữu. Công ty của người đó sản xuất ra những chiếc modem tốt nhất. Anh ta đã vô cùng thành công.

12 University of California Los Angeles, Đại học California, một trường đại học nổi tiếng ở Mỹ.

13 Một loại modem có tốc độ nhanh.

Trong bữa ăn, tôi mới được biết hóa ra anh ta từng học chuyên ngành triết học ở một đại học công lập ở California và đã từng nộp hồ sơ đăng ký học thạc sĩ̃. Anh ta làm vậy chỉ bởi vì anh ta không biết làm gì sau khi tốt nghiệp đại học. Anh ta chưa bao giờ nhận được phản hồi từ UCLA, nhưng trong lúc chờ đợi anh ta thành lập công ty sản xuất modem và nhờ đó mà kiếm được cả núi tiền. Tôi nói với anh ta rằng có lẽ tôi biết chuyện gì đã xảy ra. Thư xin học của anh ta đã được gửi tới tôi, bị dồn vào đống thư trên bàn, rồi bị rơi xuống đất và tất nhiên chưa bao giờ được mở. Tôi cảm thấy đôi chút hối hận.

Nhưng anh bạn đó lại tỏ ra biết ơn với những việc tôi đã làm. Tấm bằng thạc sĩ̃ Triết học, dù có cấp bởi UCLA đi chăng nữa thì cũng khó mà làm cho người ra nổi tiếng hay giàu có được, đặc biệt với những người đi học chỉ bởi vì không có gì khác để làm. Vì vậy, có vẻ mọi việc diễn ra theo hướng có lợi cho anh ta. Anh ta không tài trợ đồng nào cho việc nghiên cứu, nhưng đã tặng tôi một chiếc modem 1200-baud loại xịn nhất.

Có thể bạn đang nghĩ rằng email đã thay đổi cách tôi xử lý thư từ. Thời nay trao đổi email đơn giản hơn nhiều so với thư từ ngày trước. Tuy nhiên, công nghệ hiện đại cũng không thắng nổi tâm lý của người trì hoãn có tổ chức, ít nhất là trong trường hợp của tôi.

Hầu hết thư từ của tôi bây giờ không xuất hiện trên bàn nữa mà nằm trong máy tính của tôi, trong mục Hộp thư đến. Tôi dùng Gmail, khá hiệu quả trong việc lọc thư rác và sắp xếp những thứ tôi không muốn tự động xóa nhưng cũng chỉ mở ra khi cơn trì hoãn lên đến đỉnh điểm - ví dụ như báo cáo từ bà dân biểu của khu nhà tôi, hay tường trình về hành động vi phạm môi trường cập nhật từ forest.com, hay là biên bản cuộc họp của câu lạc bộ Rotary.

Những thư từ còn lại xếp đống trong Hộp thư đến của tôi. Vì nhiều lý do khác nhau, tôi thường xử lý phần lớn - nhưng không bao giờ là tất cả - thư từ nhận được ngay trong ngày. Tôi cũng cố gắng thường xuyên giải quyết những email chưa trả lời, đặc biệt là khi số lượng email còn lưu lại trong Hộp thư lên đến gần một trăm thư. Mỗi khi người ta gửi lời nhắn nhắc tôi về những thư từ bị bỏ sót, tôi sẽ đi tìm thư đó và cố trả lời ngay. Nhưng cũng giống như những lá thư rơi khỏi bàn, có những thứ chưa được xử lý nằm nguyên đó trong một thời gian dài. Thi thoảng, tôi cũng ngó đến những email đó và cảm thấy hối hận vì đã bỏ quên chúng. May sao, tôi rất giỏi đối mặt với cảm giác tội lỗi. Và đối với những bức thư tôi bỏ quên hàng tháng, sẽ có lúc nào đó tôi sẽ xử lý chúng ngay lập tức, như là một cách để không phải làm những việc quan trọng hơn, trả lời nhanh tới mức người nhận phải ngạc nhiên.

Tôi đã từng cố dùng nhiều phương tiện để quản lý thư từ tốt hơn. Tôi tạo ra một thư mục riêng gọi là “Những thứ thực sự quan trọng và không được bỏ qua” và ép mình phải chuyển tất cả những thư có vẻ quan trọng mà tôi chưa muốn xử lý ngay vào đó. Nhưng rồi tôi cũng quên luôn cái thư mục đó và tới mấy tháng sau mới mở ra một lần cho có.

Gmail còn cho phép bạn nhấn vào hình ngôi sao nhỏ trên mỗi thư để chuyển chúng đến thư mục lưu trữ. Thư đó sẽ biến mất khỏi Hộp thư đến, khiến cho bạn có cảm giác thư từ đã được xử lý xong. Nhưng việc này không giống như xóa thư. Sau này, khi bạn có tâm trạng tốt và tự dưng muốn làm việc, bạn có thể vào thư mục dành cho những thư được gắn sao và những thư đó sẽ hiện ra. Nghe giống như một cách rất hay để đánh dấu những thứ quan trọng mà tôi chưa muốn làm ngay nhưng lại muốn chúng biến khỏi Hộp thư đến. Nhưng cách này tạo ra thư mục thứ hai cũng nhiều thư như là Hộp thư đến, nên cũng không giúp ích được gì nhiều. Hóa ra, cũng chẳng mấy khi tôi chăm chỉ đến mức đi mở những thư gắn sao.

Người trì hoãn có tổ chức có lợi thế trong việc tránh được nguy hiểm tồi tệ nhất mà email mang lại. Ngày trước, khi bạn nhận một bức thư, cho dù bạn có trả lời ngay lập tức đi nữa thì cũng phải đợi bốn đến sáu ngày sau bạn mới nhận lại phản hồi tiếp theo. Nhưng ngày nay, có một số người sẽ luôn trả lời ngay sau khi nhận email, nhanh chóng đá quả bóng lại chân bạn. Người trì hoãn sẽ cảm thấy rất khó chịu với việc này, khi họ còn chưa kịp tự khen ngợi mình vì đã gửi đi được một email thì email trả lời từ người kia đã tới. Những người kiểu đó rồi cũng nhận ra tôi không giống như họ, dù cho tôi trả lời email đầu nhanh chóng đi nữa thì tôi cũng sẽ trì hoãn trả lời những email tiếp theo. Việc này làm cho những người làm việc hăng hái quá mức cảm thấy khó chịu và một số người còn loại luôn những người trì hoãn ra khỏi danh sách trao đổi thư thường xuyên. Thật không may, không phải ai trong số họ cũng hiểu được vấn đề.

Lướt web mà không bị u mê

Một số người gửi kèm đường dẫn của một số trang web có liên quan trong email và mở những trang web này ra chẳng khác gì bị sụt xuống hố. Bạn sẽ mất hàng giờ để xem trang web có gì, chuyển từ trang này sang trang khác và rồi đến tối mới nhận ra rằng bạn đã mất cả một ngày. Đôi khi bạn cũng thu được những lợi ích bất ngờ. Bạn có thể biết được một số kiến thức, có thể là về tấm lợp chuồng trại - nếu bạn là người chăn nuôi, chứ tôi thì không - hay là lịch sử của Tajikistan. Những kiến thức này thi thoảng có ích khi nói chuyện hoặc khi chơi ô chữ. Nhưng bạn sẽ dễ dàng phí hoài một hay hai tiếng, thậm chí một hay hai ngày.

Lướt hết trang web này sang trang web khác cũng vô bổ hệt như ngồi lì xem ti vi vậy. Rất khó để ngừng xem những chương trình tào lao trên truyền hình nếu chỉ nhờ vào lí trí. Tôi đã ngồi cả tiếng chỉ để biết giá của con dao Ginsu, hay cái túi màu xanh lá giúp giữ rau tươi lâu hay là cái mở nắp chai trông như con cá vược biết hát bài “99 bottles of beer” khi bạn dùng nó, thậm chí tôi còn chẳng có ý định sẽ đặt mua mấy thứ đó. Bạn cần một điều gì đó để làm gián đoạn sự u mê ấy, như là bữa trưa, hay nhu cầu đi vệ sinh khẩn cấp, hay một quảng cáo thực sự rất chán, hay bất cứ chương trình nào mời Paris Hilton hay Glenn Beck lên làm trò.

Tôi học được một mánh có thể áp dụng mỗi khi tôi chuẩn bị mở mấy trang web và rồi không thể tránh khỏi bị cuốn vào đó. Tôi sẽ cố chỉ bắt đầu lên mạng khi biết chắc sẽ có việc gì đó xen ngang. Tôi mở máy khi tôi cảm thấy hơi đói hay khi tôi khá chắc là vợ tôi chuẩn bị nghĩ ra việc gì đó rồi bắt tôi làm ngay hay khi tôi bắt đầu cảm thấy bàng quang mình căng căng. Nếu bạn dùng máy tính cá nhân thì còn một cách nữa là rút nguồn ra khi bạn bắt đầu đọc email; và sự lôi cuốn sẽ bị gián đoạn khi máy tính hết pin - tuy nhiên bây giờ pin máy tính được làm tốt hơn nhiều rồi, nên cách này không còn mấy tác dụng.

Nếu không cách nào có tác dụng, nên đặt báo thức khoảng một giờ. Tất nhiên, hiểu biết của bạn về Tajikistan sẽ ít hơn mong đợi một chút.