Nghệ thuật trì hoãn: Bí quyết hoàn thành công việc hiệu quả

Chương 6Biện minh cho người tư duy tổ chức theo chiều ngang

Về bản chất, những người thuận tay trái không có gì là bất bình thường, nhưng họ sẽ trở thành những người khuyết tật thực sự trong một thế giới chỉ được sắp đặt cho người thuận tay phải. Hãy thử nhìn xem trong giảng đường đại học có những chiếc ghế gắn kèm bàn viết bên tay phải. Một người thuận tay trái sẽ phải viết trên cái bàn đó mà không có chỗ nào để đặt khuỷu tay hoặc phải ngồi xoay ngang trên ghế để đặt khủy tay vào chỗ đặt vở và đặt vở vào chỗ người thuận tay phải đặt tay. Chúng ta có thể coi thuận tay trái là một dạng khiếm khuyết mang tính tình huống (situational handicap); trong hoàn cảnh tất cả mọi thứ được sắp đặt theo tư duy của người thuận tay phải thì việc thuận tay trái trở thành một bất lợi.

Tôi không phải là người thuận tay trái, nhưng tôi có một dạng khiếm khuyết mang tính tình huống khác, ít được biết đến hơn. Tôi là người tư duy tổ chức theo chiều ngang (horizontal organizer ) trong một thế giới được sắp đặt dành cho người tư duy tổ chức theo chiều dọc (vertical organizer ). Vấn đề này cần được đưa ra bàn luận ở đây bởi kinh nghiệm của tôi cho thấy rằng phần lớn những người trì hoãn có tổ chức đồng thời cũng là những người tư duy tổ chức theo chiều ngang.

Khái niệm về tư duy tổ chức theo chiều dọc đến từ những chiếc tủ tài liệu dạng đứng (vertical filing cabinets). Rồi một ngày nào đó, hình ảnh này sẽ chỉ còn là một ký ức xa vời khi cả thế giới không cần dùng tới giấy nữa. Nhưng nhiều văn phòng vẫn đang sử dụng tủ tài liệu. Đối với người tư duy tổ chức theo chiều ngang, đó như là một biểu hiện của một lối sống hoàn toàn khác. Nhưng những người tư duy tổ chức theo chiều dọc thực sự cần đến công cụ này. Thực ra, khả năng sử dụng những thứ này chính là dấu hiệu quan trọng để nhận diện một người tư duy tổ chức theo chiều dọc. Sau đây là lời khuyên đầy lạc quan của Sally Allen, một blogger viết về cách làm việc có tổ chức:

Xử lý giấy tờ theo trình tự và sắp xếp chúng vào đúng chỗ. Sao, bạn không có chỗ riêng cho từng loại giấy tờ hả? Vậy thì, bạn ạ, đó là một đống giấy tờ “vô gia cư”... Việc tìm được cách sắp xếp giấy tờ có hệ thống và phù hợp với bạn cũng giống như cầu được ước thấy vậy. Một hệ thống sắp xếp tốt giúp bạn dễ dàng kiểm soát giấy tờ, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và nâng cao năng suất.

Tôi chắc chắn Sally Allen là một người đáng mến và điều cô ấy nói là đúng. Nhưng cô ấy là người tư duy tổ chức theo chiều dọc. Người tư duy tổ chức theo chiều dọc nhận thấy rằng tủ tài liệu đương nhiên là một công cụ cần thiết dùng để lưu trữ những tài liệu mà họ có thể cần đến ngay sau một giờ, hay một ngày hay một tuần. Khi họ cần đến thứ gì đó, họ sẽ tới bên chiếc tủ, lấy ra một bìa hồ sơ và tiếp tục xử lý nó. Họ không hiểu được rằng khái niệm này hoàn toàn xa lạ đối với người tư duy tổ chức theo chiều ngang tới mức nào.

Vào một ngày nọ, tôi đang viết thư cho phòng khám Palo Alto để giải thích với họ về việc hóa đơn của tôi bị làm sai be bét và tôi không nợ nhiều tiền như mức họ đang đòi. Đó là một việc khá phức tạp và trước mặt tôi bày đầy hóa đơn giấy tờ. Tôi không kịp làm xong việc đó trước giờ tôi phải đi làm việc khác. Một người tư duy tổ chức theo chiều dọc sẽ thu thập những thư từ này vào một tập tài liệu để tìm lại khi cần. Nếu tôi cũng làm như thế, hẳn là trên bàn làm việc của tôi sẽ có một vài chỗ trống. Bàn làm việc còn chỗ trống là dấu hiệu rõ ràng để nhận biết người tư duy tổ chức theo chiều dọc.

Giờ thì chắc bạn cũng biết là tôi sẽ không làm như thế. Tôi bày toàn bộ giấy tờ và thư từ chưa được giải quyết trên bàn. Thực ra, cũng không hẳn là “trên bàn”, bởi vì tài liệu từ các công việc khác đã nằm ở đó từ trước rồi; nên đúng ra phải nói là thư từ nằm trên những bài thi chấm dở, những bài giảng viết dở, những tờ quảng cáo đọc dở và những thứ đại loại như thế.

Sự thực, tôi chính là một người có tư duy tổ chức theo chiều ngang. Tôi thích bày tất cả những thứ tôi đang làm ra trước mặt cùng một lúc để chúng có thể nhắc nhở tôi tiếp tục xử lý chúng. Nếu tôi xếp thư gì đó vào tập tài liệu, tôi sẽ không bao giờ mở lại nữa. Vấn đề không phải là tôi không thể tìm thấy nó (mặc dù cũng có một vài lần như vậy) mà là ở chỗ tôi sẽ chẳng thèm đi tìm xem nó ở đâu. Bẩm sinh tôi đã không đủ khả năng mở tủ tài liệu và tìm ra một dự án đang còn dang dở và tiếp tục xử lý nó.

Bạn có thể cho rằng máy tính sẽ lo giúp tôi việc đó, nhưng không phải vậy đâu, đợi tới chương cuối rồi bạn sẽ biết. Người tư duy tổ chức theo chiều ngang sẽ bày tất cả mọi thứ lên màn hình máy tính, khiến nó trông bừa bộn như một cái bàn làm việc thật sự vậy. Như tôi đã giải thích ở trên, nếu có một ai đó giống tôi, họ sẽ chỉ có thể làm việc với những thứ gì đang nằm trong Hộp thư đến trong email. Nếu họ có mở một thư mục gắn nhãn “Khẩn cấp” đi chăng nữa thì cũng chẳng có tác dụng gì. Bởi họ sẽ chẳng bao giờ mở thư mục đó ra.

Tôi cũng có sử dụng tủ tài liệu, mục đích là để (1) lưu trữ những dự án đã hoàn thành và không ai có ý định tìm lại nữa và (2) lưu trữ những thứ không cần xem nhưng không nỡ vứt đi. Chẳng hạn, một đồng nghiệp cũ gửi cho bạn một nghiên cứu dài lê thê mà cô ấy vừa viết xong. Vứt nó đi thì phần nào cảm thấy mình thật lạnh lùng và xấu tính; chưa kể, lần tới gặp lại cô ta thì lại phải nói dối. Nhưng nếu cất bài viết vào ngăn tủ thì bạn có thể nói, “Đúng rồi, nó nằm trong tập tài liệu mà tôi sẽ đọc vào hè này.” Câu đó chỉ đơn giản là bạn có một tập tài liệu gắn nhãn “những thứ để đọc vào mùa hè” và bạn lưu bài viết trong đó. Như vậy, đó không hẳn là một lời nói dối, dù cho khả năng bạn đọc bài viết đó vào mùa hè này (hay bất kỳ mùa hè, mùa thu, mùa xuân hay mùa đông nào) gần như bằng không.

Bàn làm việc của tôi, với hiện trạng thường thấy, chắc chắn sẽ hứng chịu nhiều lời chỉ trích từ những người tư duy tổ chức theo chiều dọc như Sally Allen. Những người này có xu hướng cho rằng một chiếc bàn làm việc ngập ngụa giấy tờ là biểu hiện của một người thiếu tổ chức. Nhưng không phải là như thế. Nó giống như nhìn thấy sinh viên thuận tay trái đang phải vặn vẹo người để ghi bài trên chiếc ghế như ví dụ mà tôi đã nêu ở trên, rồi nghĩ rằng đó là hành động kỳ cục mà thực ra đó chỉ là vấn đề đến từ sự khiếm khuyết mang tính tình huống. Và người tư duy tổ chức theo chiều ngang cũng gặp phải vấn đề tương tự. Cả thế giới được sắp đặt để hậu thuẫn cho cách làm của người tư duy theo chiều dọc bằng cách sử dụng tủ hồ sơ. Trong khi, những người tư duy tổ chức theo chiều ngang chỉ dùng tới mặt bàn, nóc tủ hồ sơ, mặt ghế gần đó hay là nền nhà. Nếu có một hệ thống lưu trữ và truy xuất tài liệu dành cho người tư duy tổ chức theo chiều ngang thì chúng tôi cũng sẽ gọn gàng và có tổ chức như ai.

Đây là ý tưởng của tôi. Thay vì bàn làm việc thông thường, tôi muốn có một chiếc bàn xoay lớn trong văn phòng, giống như những chiếc bàn ăn trong nhà hàng Trung Quốc. Loại bàn đó có một phần mặt bàn có thể xoay tròn được ngay bên trên và lớn gần bằng mặt bàn chính. Nó có đủ chỗ để bày toàn bộ đồ ăn trên đó và người ta có thể xoay nó từ từ (trừ trường hợp có người muốn món gà xào nấm đông cô văng hết lên áo của những người khác) để lấy món đồ ăn mình muốn.

Tôi nghĩ là một cái bàn như vậy rộng khoảng bốn mét rưỡi là vừa với văn phòng của tôi. Toàn bộ cuộc đời tôi sẽ được bày trên chiếc bàn đó. Tôi có thể chia nhỏ mặt bàn thành các khu vực như cách người ta cắt bánh và dán nhãn từng phần theo thứ tự bảng chữ cái. Khi nào tôi cần thứ gì đó để viết thư cho phòng khám, tôi sẽ xoay mặt bàn đến đúng “miếng bánh pizza” chứa giấy tờ mà tôi cần. (Tôi cho rằng chữ cái phù hợp là chữ Y viết tắt của “Y tế”. Cũng có thể là chữ P viết tắt của “Phòng khám”. Hay là chữ T viết tắt của “Thư từ” hay D viết tắt của “Dở dang” hay L đại diện cho mấy thứ “Linh tinh làm tôi bực mình.” Tôi chắc chắn là nếu tôi có một chiếc bàn xoay như thế thật, thì tôi sẽ có cách sắp xếp).

Mỗi dự án nằm trên chiếc bàn xoay đó sẽ nhận được sự quan tâm của tôi thay vì bị phớt lờ vì được xếp trong tủ tài liệu. Không những thế, chúng còn được sắp xếp gọn gàng, giống như thể tôi là một người tư duy tổ chức theo chiều dọc vậy.

Thật tình mà nói, một chiếc bàn xoay rộng bốn mét rưỡi sẽ chiếm rất nhiều diện tích trong phòng làm việc rộng chừng năm mét mỗi chiều của tôi. Tôi hình dung ra mình giống như những người trong câu lạc bộ chơi xe lửa mô hình trong những bức hình mà tôi thấy. Một cái sa bàn lớn chiếm hết cả căn phòng của tôi - những thị trấn nhỏ xíu, những ngọn núi làm bằng bột giấy và rất nhiều đường ray tỏa ra mọi hướng. Người chơi sẽ đi lom khom bên dưới và chui lên từ một chỗ nào đó. Bởi vì chiếc bàn xoay hình tròn còn văn phòng của tôi thì vuông, nên tôi sẽ để ghế ở một góc còn trống nào đó trong phòng. Mỗi khi bước vào, tôi sẽ bò qua gầm bàn và đến góc đó, chui lên và bắt đầu làm việc một cách hiệu quả và gọn gàng giống như những người tư duy tổ chức theo chiều dọc. Tôi có thể cũng đội một chiếc mũ vải bò của kỹ sư giống như những người chơi mô hình xe lửa, mặc dù tôi không cho rằng đó là thứ bắt buộc phải có để hệ thống sắp xếp của tôi hoạt động một cách hiệu quả.