Nghệ thuật trì hoãn: Bí quyết hoàn thành công việc hiệu quả

Chương 3DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM

Nếu bạn là một người trì hoãn có tổ chức, bạn thường nghĩ đến hay thậm chí là viết xuống đâu đó những việc bạn cần hoàn thành trong từng ngày, từng tuần, từng tháng hoặc có thể là trong cả năm sắp tới. Và những công việc ở ngay đầu danh mục có thể tiếp thêm động lực cho bạn hoàn thành những việc ít quan trọng hoặc một việc vô cùng quan trọng nhưng thực ra lại chẳng quá quan trọng. Tôi gọi đó là danh sách công việc ưu tiên. Đây là một danh sách dài, những dự định trong đó sẽ khiến bạn bận rộn cả ngày, cả tuần, cả tháng hay thậm chí lâu hơn và có thể là cả đời nếu bạn có việc gì đó kiểu “học tiếng Trung” ở đầu danh sách.

Chương này nói đến một loại danh sách khác: danh sách việc cần làm mỗi ngày. Rất nhiều người trì hoãn sử dụng loại danh sách này. Danh sách những việc cần làm này có thể nhắc bạn những việc bạn cần phải thực hiện. Và đúng là nó có tác dụng như vậy. Nhưng đó không phải là mục đích chính. Tác dụng chính của danh sách này là giúp cho người trì hoãn có thể trải nghiệm cảm giác đánh dấu “đã hoàn thành” cho những việc họ mới làm xong. Việc đánh một dấu nhỏ vào ô vuông ngay cạnh công việc hay gạch nó đi mỗi khi hoàn thành sẽ đem lại sự động viên tinh thần nho nhỏ. Điều đó còn đem đến cho chúng ta ý nghĩ rằng mình là mẫu người hành động, mẫu người thành công chứ không phải là một con ốc sên lười biếng. Thật là một nguồn động viên tinh thần lớn lao.

Bạn có thể sử dụng máy tính để tạo danh sách việc cần làm. Trên thực tế, có nhiều phần mềm và website, ví dụ như Outlook, Gmail hay LazyMeter. com có thể giúp bạn tạo ra những danh sách rất đẹp. Nhưng chúng không được tối ưu lắm vì mỗi lần bạn đánh dấu hoàn thành một việc, nó chỉ đơn giản là biến mất khỏi danh sách. Bạn sẽ cảm thấy thỏa mãn hơn nhiều nếu mỗi nhiệm vụ hoàn thành bị gạch bởi một đường kẻ đỏ, đồng thời có tiếng nhạc chiến thắng vang lên, nhưng tôi chẳng tìm được phần mềm nào làm được như vậy cả.

Tôi cố làm danh sách việc cần làm trước khi đi ngủ và đặt nó ngay cạnh đồng hồ báo thức. Danh sách của tôi bắt đầu như thế này:

1. Tắt báo thức.

2. Không bấm nút “ngủ thêm”.

3. Rời khỏi giường.

4. Vào phòng tắm.

5. Không quay lại giường.

6. Xuống tầng dưới.

7. Pha cà phê.

Ngay khi ngồi xuống uống tách cà phê đầu tiên trong ngày, tôi đã hoàn thành được tới bảy việc. Tôi cảm thấy rất vui về thành tích ấn tượng này. Một ngày thành công của tôi đang bắt đầu. Chẳng cần nhắc thì tôi cũng tự khắc làm những việc kể trên. Nhưng thứ tôi cần là một chút động viên tinh thần mỗi khi hoàn thành một công việc nào đấy. Cách tìm nguồn động lực duy nhất là tôi viết chúng vào danh sách việc cần làm để rồi có thể gạch bỏ chúng khi đã hoàn thành.

Nguyên tắc chia công việc thành những bước nhỏ và tìm động lực thông qua việc hoàn thành từng bước một đã được phổ biến từ rất lâu. Đạo Đức Kinh (Lão Tử) khuyên chúng ta rằng “các việc lớn trong thiên hạ đều từ việc nhỏ mà nên.” Tôi tìm thấy câu trích dẫn này trong cuốn sách của Robert Maurer có tên là Phương pháp Kaizen - Một bước nhỏ cũng có thể thay đổi cuộc đời bạn. Kaizen là triết lý của người Nhật về việc tiến lên không ngừng bằng từng bước nhỏ. Nếu bạn nói rằng bạn đang áp dụng phương pháp Kaizen thay vì nói rằng bạn đang cố gắng giảm bớt sự trì hoãn của bản thân, thì nghe cứ như thể bạn đang áp dụng một triết lý võ thuật vậy. Nghe khá là ngầu.

Phân chia một nhiệm vụ nặng nề thành các bước nhỏ và dễ dàng hơn là một phương pháp quan trọng trong trường hợp - tuy hiếm khi xảy ra nhưng vô cùng tồi tệ - phương pháp trì hoãn có tổ chức của bạn gặp trục trặc. Vì một lý do nào đó, công việc không quan trọng giúp bạn hoàn thành các việc khác kia đột nhiên lại trở nên cần thiết. Như câu chuyện sau đây do tiểu thuyết gia Anne Lamott viết trong cuốn sách của bà, Từng con một:

Ba mươi năm trước, anh trai tôi, khi đó mới 10 tuổi, đang cố làm bài tập trình bày về các loài chim. Anh ấy có tới ba tháng để làm và hôm đó là ngày cuối cùng... Anh ấy ngồi trên bàn bếp, gần như phát khóc giữa đống giấy bút và sách vở về các loài chim, hoàn toàn không biết phải làm tiếp thế nào. Rồi cha tôi đến ngồi bên cạnh anh, vòng tay ôm lấy vai anh và nói, “Cứ từ từ, làm từng con một con ạ. Từng con từng con một nhé.” Bất kể công việc lớn hay nhỏ, thậm chí là những việc lặp lại hằng ngày, bạn cứ chia nhỏ chúng thành những việc nhỏ hơn, nhẹ nhàng hơn. Cứ làm từng con một, thậm chí từng cái cánh một nếu cần thiết. Điều này sẽ làm cho danh sách việc cần làm hằng ngày của bạn trông rất chi tiết. Bắt đầu bằng những việc dễ dàng đưa bạn vào cảm giác thành công. Danh sách các việc cần làm nên bao gồm cả những việc không nên làm. Ví dụ:

8. Rót ly cà phê thứ hai.

9. Ngồi vào bàn làm việc, không ngồi trên sô pha.

10. Bật máy tính.

11. Không kiểm tra email.

12. Không lướt web.

13. Mở Word.

14. Mở thư mục “Document” và chọn file “Dummett Review”.

Trên đây là danh sách công việc của tôi ngày hôm nay. Tôi đã làm được đến bước “Mở Word” rồi tới bước mở file “Dummet Review”. Micheal Dummet là một triết gia có nhiều ảnh hưởng, ông đã viết một cuốn sách nhỏ về mộ̣t đề tài lớn với tiêu đề Suy nghĩ và Thực tế. Tôi đã đồng ý phê bình cuốn sách đó cho tạp chí Mind, một tạp chí triết học nổi tiếng của nước Anh. Tôi đã đọc cuốn sách đó nhiều lần và giờ tôi bắt đầu phê bình. Nhưng hoàn thành công việc này không phải là chuyện dễ dàng. Viết bài phê bình một cuốn sách đã tạo được tiếng vang của một triết gia có tầm ảnh hưởng cho một tạp chí hàng đầu là một công việc khá nặng nề. Nhiệm vụ này nằm ở những vị trí đầu tiên trong danh sách ưu tiên của tôi. Nó đã quá hạn đôi chút - nhưng trong ngành triết học, những tạp chí hàng đầu dường như đã quá quen với việc trễ hạn. Tôi e rằng những triết gia thường khá lười. Tôi không phải là người trì hoãn có tổ chức duy nhất mà các tạp chí phải hợp tác cùng. Dù sao đi chăng nữa, tôi cũng không thể hoàn thành bài phê bình ngày hôm nay. Vì vậy, tính trì hoãn có tổ chức được kích hoạt và tôi quay qua viết chương sách này.

Liệt kê những việc cần làm trong ngày là một cách phòng thủ, hãy dành một chút thời gian để nghĩ xem một ngày làm việc của bạn có thể bị chệch hướng ngay từ đầu theo cách nào và tạo nên một lớp phòng vệ để tránh điều đó. Tối qua tôi xem bộ phim When Harry met Sally⁷ trên ti vi và tôi biết rằng thể nào mình cũng bắt đầu buổi sáng nay bằng việc tra trên Google cái tên “Meg Ryan” để xem có bộ phim nào của cô ấy mà tôi muốn xem tiếp hay không. Một khi tôi đã dùng Google thì tôi khó có thể dừng lại được bởi vì tôi sẽ bắt đầu đi tìm kiếm thông tin theo kiểu:

7 Tạm dịch: Khi Marry gặp Sally.

“Mình thấy Meg cưới Dennis Quaid. Anh bạn Quaid này là ai nhỉ? Mình sẽ tìm “Dennis Quaid” trên Wikipedia. Ah, trông khá đẹp trai đấy chứ, đúng như mình đoán. Hay chưa kìa, bố anh ta hóa ra lại là anh em họ với Gene Autry! Lâu rồi mới nhắc đến Gene Autry làm mình lại nhớ ra “Tumbling Tubleweeds”. Một bài hát rất đỉnh. Không biết là có thể tải bài này trên iTunes xuống không nhỉ. ”

Cứ tiếp tục như thế. Tốt nhất là nên ngăn cái vòng lặp này diễn ra để tránh lãng phí thời gian, bằng cách thêm nhiệm vụ Đừng google “Meg Ryan” vào danh sách công việc cùng với những ghi chú tránh sự xao lãng tương tự. (Tôi sẽ phân tích kỹ sự nguy hiểm của việc lướt Web trong Chương 5.)

Danh sách việc cần làm sẽ rất hữu ích nếu bạn làm theo lời khuyên ở trên. Nó không phải phương pháp chữa bệnh trì hoãn, nhưng nó là một phần của chiến lược kiểm soát bản thân khiến cho người trì hoãn làm việc năng suất hơn.

Tôi nhấn mạnh lại lần nữa, danh sách việc cần làm phải được làm từ trước, tốt nhất là từ tối hôm trước (và cũng đừng sớm quá không thì bạn lại quên không đặt nó cạnh đồng hồ báo thức). Trước khi đi ngủ, bạn có thể nghĩ xem ngày mai bạn sẽ thức dậy và thực hiện công việc như thế nào. Đừng để đến lúc chuông báo thức reo mới bắt đầu nghĩ là hôm nay bạn sẽ phải làm những gì, bởi nếu như vậy bạn chắc chắn sẽ chọn “tắt báo thức và ngủ tiếp”. Và, một lưu ý nữa về đồng hồ báo thức. Những người trì hoãn có tổ chức như chúng ta thông thường sẽ chọn tắt chuông đi và ngủ tiếp. Rất nhiều loại đồng hồ có nút “Ngủ thêm” khiến cho việc này trở nên dễ dàng hơn. Nhưng nếu bạn có thể bấm nút đó một lần thì bạn có thể bấm lần thứ hai rồi lần thứ ba. Cách tốt nhất là nên có một cái đồng hồ báo thức thứ hai, loại kêu rất to, được hẹn giờ muộn hơn hai phút so với cái thứ nhất và được đặt trong bếp cạnh chỗ pha cà phê.