Human relations manner in the officeMối quan hệ trong công ty

Thất bại 30

Vì tôi báo cáo với cấp trên trễ nên chuyện nhỏ đã thành chuyện lớn.

Báo cáo, liên lạc, bàn bạc với cấp trên là nhiệm vụ bắt buộc của một nhân viên.

Người mới đi làm phải bắt đầu học từ đây!

Tôi sợ báo cáo những chuyện không hay trong lúc sếp không được vui thì sẽ bị khiển trách. Hơn nữa, theo tôi, chuyện đó cũng chẳng có gì quá nghiêm trọng.

Báo cáo chậm trễ sẽ làm cho sự việc càng khó giải quyết. Em phải biết là nếu tiến độ công việc bị chậm lại sẽ gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng cho công ty. Báo cáo, liên lạc, bàn bạc sớm với cấp trên là nguyên tắc bắt buộc khi làm việc.

Nhưng để mở lời với sếp cho đúng lúc thì thật khó quá! Nhiều lúc tôi định nói rồi lại thôi.

Ta phải thường xuyên đặt mình ở vị trí của người khác, suy nghĩ về tình hình công việc để tìm thời điểm báo cáo thích hợp. Ta có thể mở lời thế này: “Thưa sếp, tôi có việc cần báo cáo. Tôi xin phép được trình bày ngay lúc này có được không ạ?”.

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Báo cáo, liên lạc, bàn bạc công việc là nhiệm vụ bắt buộc của một nhân viên làm việc trong tổ chức. Nguyên tắc trong báo cáo, liên lạc, bàn bạc công việc là phải trình bày kết luận của vấn đề trước, rồi mới giải thích sơ lược sự việc theo trình tự 5W2H⁽¹⁰⁾. Hơn nữa, chỉ báo cáo kết quả công việc không thôi thì vẫn chưa đạt yêu cầu về phong cách của người đi làm chuyên nghiệp. Đôi khi, ta phải đưa ra nhận định riêng của mình trước vấn đề đang được thảo luận.

⁽¹⁰⁾ 5W2H = what, who, when, where, why, how, how much (Sự việc, tên những người liên quan, thời điểm, nơi chốn, lý do, tình hình, số lượng).

Thất bại 31

Chỗ tôi ngồi cạnh bên sếp, vậy mà tôi lại trả lời bằng email cho email của sếp đã gửi tôi.

Thế là sếp trách tôi!

Xây dựng mối quan hệ tốt ở nơi làm việc cũng là một kỹ năng không thể thiếu của một người đi làm!

Sếp gửi email đến thì tôi cũng trả lời lại bằng email, như vậy có gì sai chứ?

Khi đã nhiễm thói quen dùng thư điện tử để liên lạc, ta dễ trở nên ngại nói chuyện trực tiếp với nhau. Ta đừng quên rằng nói chuyện trực tiếp bao giờ cũng là phương thức giao tiếp tối ưu.

Tôi hiểu tầm quan trọng của việc trao đổi trực tiếp với nhau chứ, nhưng khi nói chuyện mà cứ phải nhìn vẻ mặt của người đối diện thì mệt mỏi lắm!

Chỉ trao đổi qua email không thôi thì hai bên không thể hiểu rõ nhau được. Em mà e ngại như thế thì em sẽ khó có thể tạo được mối quan hệ tốt với đồng nghiệp trong công ty.

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Ngày nay, email đã trở thành phương tiện liên lạc, giao tiếp không thể thiếu trong quá trình làm việc. Nhưng ta cần phải hết sức chú ý khi sử dụng thư điện tử. Không nên quá lạm dụng hình thức liên lạc này bởi vì nó cũng có thể gây ra nhiều rắc rối mà ta không ngờ đến. Phải nhớ là khi muốn báo cáo với cấp trên ta phải trực tiếp gặp mặt sếp để nói chuyện. Hãy xem thư điện tử như là một phương tiện hỗ trợ trong liên lạc mà thôi.

Thất bại 32

Tôi mang tài liệu công việc về nhà

Nhưng lại để quên trên taxi và không tìm lại được.

Bất cẩn trong phút chốc có thể dẫn đến tổn hại lớn cho công ty!

Tuyệt đối không được phép mang tài liệu của công ty về nhà.

Tôi mang tài liệu về nhà làm thêm giờ để hoàn thành công việc đúng tiến độ mà sếp yêu cầu thôi mà.

Dù với bất cứ lý do gì, mang tài liệu của công ty về nhà là không thể chấp nhận được. Ngay cả những vật dụng cá nhân như túi đựng danh thiếp em cũng không được mang về nhà, biết đâu trong đó có cả danh thiếp của khách hàng thì sao! Em hãy hiểu tầm quan trọng của những vật dụng này. Đánh mất bất cứ vật gì thuộc tài sản của công ty là sự việc rất hệ trọng. Nếu việc này xảy ra, ta phải báo ngay cho cấp trên biết nhé.

Tự ý hành động do không muốn làm phiền đến người khác có khi lại dẫn đến những hậu quả không thể cứu vãn được nhỉ!

Đúng như vậy. Ở đời có những sự cố bất ngờ xảy ra mà ta không thể nào lường trước được. Cho nên, đừng hành động theo ý thích cá nhân mà không suy xét đến hậu quả của nó.

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Điều căn bản cần phải nhớ là đừng mang tài liệu gì của công ty về nhà. Nhưng trong công việc, cũng có lúc ta phải mang theo giấy tờ, tài liệu của công ty hay của các đối tác trong khi đi lại. Trong những lúc như thế, ta cần đặc biệt chú ý đến cách giữ gìn, bảo mật thông tin. Tránh để quên tài liệu trên xe hay ở đâu đó. Để xảy ra những sai sót nghiêm trọng như vậy sẽ làm mất thời gian, công sức của tập thể và ảnh hưởng rất lớn đến công việc chung của công ty. Cũng cần phải biết rằng nếu làm mất tài liệu của công ty thì những thông tin mật của công ty cũng sẽ có thể bị rò rỉ ra bên ngoài.

Thất bại 33

Tôi vào phòng họp sau khi vừa hút thuốc xong thì bị sếp la: “Mùi khó chịu quá!”.

Không hút thuốc trong khi đang làm việc.

Không thể kiểm soát mình thì không thể trở thành người làm việc chuyên nghiệp được!

Bị cấm hút thuốc trong lúc họp nên tôi mới tranh thủ hút một chút trước khi vào. Tôi không ngờ lại bị sếp phát hiện.

Đối với người không hút thuốc thì hơi có mùi một chút thôi họ cũng sẽ biết ngay. Nhưng điều quan trọng tôi muốn nói ở đây là thuốc lá không hề tốt cho sức khỏe. Người có ý chí phấn đấu luôn có ý thức tự quản lý mình. Họ sẽ không bao giờ hút thuốc.

Chị nói rất đúng. Bạn tôi đang làm cho một công ty của Mỹ cũng đã nói như thế.

Người biết tự điều chỉnh mình luôn có suy nghĩ chín chắn về mọi việc. Chắc chắn họ sẽ biết mình cần phải làm gì với thói quen độc hại này.

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Ngày nay, hầu hết các công sở đều quy định cấm hút thuốc. Quy định đó nhằm nhắc nhở nhân viên phải biết quan tâm đến sức khỏe của bản thân, biết tự điều chỉnh mình và nghĩ đến những người xung quanh. Mỗi nhân viên nên tự biết rằng mình không nên hút thuốc trong giờ làm việc.

Thất bại 34

Tôi nộp tài liệu trễ và giải thích: “Hôm qua tôi bị sốt nên đã không thể hoàn tất công việc”.

Thế là chị ấy phê bình tôi.

Viện lý do bào chữa thì giải quyết được gì!

Phải biết cảm ơn lời phê bình, góp ý của cấp trên.

Biết nhìn lại mình và tự điều chỉnh bản thân thì mới trưởng thành được.

Khi bị nhắc nhở, chỉ cần nói: “Xin lỗi” là xong chứ gì?

Không phải như vậy. Vậy là em không hiểu bản chất của vấn đề rồi. Chỉ nói câu “Xin lỗi” mà không hiểu rõ nguyên nhân vì đâu mình bị khiển trách thì vẫn không giải quyết được vấn đề. Rồi sau này em cũng sẽ lặp lại lỗi y như thế nữa.

Cho nên tôi mới cố giải thích cho chị ấy hiểu rõ lý do vì sao tôi lại hành động như vậy. Tôi không thể hiểu nổi tại sao chị ấy lại nổi giận đùng đùng với tôi.

Đúng ra em phải nghe cho tường tận tại sao chị ấy nhắc nhở em. Dù không phải lỗi của em đi chăng nữa, chị ấy cũng muốn em phải có thái độ tiếp thu ý kiến của chị ấy.

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Khi người ta đã chỉ ra cái sai cho mình thì trước tiên mình phải biết nhận lỗi. Chưa gì mình đã viện lý do bào chữa hay đổ lỗi cho chuyện này chuyện nọ là không được. Có muốn giải thích gì thì phải xin lỗi trước đã, rồi nghe cho tường tận người ta phê bình mình ở chỗ nào, rồi sau đó hãy giải thích. Ta cần phải bình tĩnh để nắm bắt nguyên nhân sự việc một cách khách quan. Đừng nghĩ là mình bị cấp trên khiển trách rồi có tâm lý chán nản, như vậy cũng không thể tiến bộ được. Ta phải biết học hỏi từ những thất bại, sai lầm.

Thất bại 35

Tôi và sếp được giám đốc mời dùng cơm nhưng trong suốt bữa ăn tôi không nói được câu nào cả.

Dùng cơm với cấp trên là dịp may hiếm có để học hỏi kinh nghiệm trong công việc.

Tôi có diễm phúc được ngồi cùng bàn ăn với giám đốc nhưng kết cục tôi chẳng thể nói được gì.

Ngồi đấy chắc em bối rối lắm nhỉ! Nhưng không dễ gì có một dịp nói chuyện với giám đốc như thế đâu. Đừng đánh mất dịp tốt như thế, lần sau em nên tham gia tích cực hơn.

Các sếp toàn nói những chuyện khó hiểu không thôi, mấy lần tôi đã toan mở lời nhưng cũng không biết phải bắt đầu thế nào cho phải!

Đừng nghĩ đến chuyện chỉ nói theo các ngài ấy. Chính cách nói chuyện thẳng thắn mới tạo được ấn tượng tốt nhất. Ta hãy lắng nghe câu chuyện giữa giám đốc và cấp trên để tự rút ra cho mình những kinh nghiệm quý giá trong công việc mà bình thường ta khó có thể biết được!

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Với người mới đi làm, nói chuyện với cấp trên – người mà ta giáp mặt thường ngày – đã là một việc khó khăn, thế mà lại tiếp xúc với người quản lý cấp cao ít khi được gặp mặt thì ta lại càng hoang mang, lo lắng. Nhưng, nếu muốn trở thành một nhân viên chuyên nghiệp thì ta phải biết nắm bắt cơ hội từ những lần tiếp xúc với cấp trên để tích lũy kinh nghiệm cho mình. Đấy là dịp tốt để ta biết được quan điểm, tư duy chiến lược của người lãnh đạo cũng như những bí quyết thành công trong công việc của họ.

Thất bại 36

Thấy một nhân viên người Việt Nam khoanh tay ngồi nhìn trong khi sếp đang phát biểu tại cuộc họp công ty, tôi nhắc nhở: “Thái độ của anh như thế là xúc phạm cấp trên đấy!”.

Người đó nói là ở Việt Nam khoanh tay như thế không bị xem là hành động xúc phạm.

Muốn trở thành một doanh nhân quốc tế thì phải nỗ lực tìm hiểu tập quán ở những quốc gia khác.

Ở Nhật Bản, tuyệt đối không được khoanh tay trước mặt cấp trên hay khách hàng. Tôi không biết ở Việt Nam, nhân viên được phép có cử chỉ như thế.

Mỗi quốc gia có những tập quán và nguyên tắc khác nhau. Đừng lấy những quy định của Nhật Bản làm chuẩn mực để quy kết mọi việc. Ngày nay, người đi làm phải trang bị cho mình cái nhìn sự việc ở nhiều góc độ khác nhau, trên bình diện châu Á và toàn cầu.

Phải rồi. Tôi rất muốn biết phong tục, tập quán trong giao tiếp ở các quốc gia khác nhau. Điều này rất thú vị.

Ở Việt Nam, hành động khoanh tay trước mặt cấp trên, đối tác hay đồng nghiệp không bị cho là xúc phạm. Tuy vậy, ta nên giải thích cho người đó hiểu ở Nhật Bản như thế là không nên để họ biết và áp dụng. Làm như vậy là ta giúp họ để lại ấn tượng tốt trong mắt người Nhật Bản. Nếu sang Việt Nam làm việc, tất nhiên ta phải biết rõ các tập quán ở đây. Nắm rõ phong tục, tập quán của các nước khác hỗ trợ cho ta rất nhiều trong công việc, đặc biệt là trong những cuộc trao đổi, thương thuyết với người nước ngoài.

Lời khuyên của Mammy Fujihara

Trong một số công ty của Nhật Bản có nhân viên là người nước ngoài. Đứng ở vị thế là một nhân viên Nhật Bản có đồng nghiệp là người nước ngoài, ta nên hiểu rõ những tập quán, quy tắc của nước bạn. Hơn nữa, đối với người làm kinh doanh ở phạm vi quốc tế thì việc trau dồi nhiều ngoại ngữ như tiếng Anh, tiếng Trung Quốc cũng là một kỹ năng rất cần thiết.