Đối với con người thời bộ lạc thì không gian là một điều bí ẩn không thể kiểm soát. Đối với con người thời công nghệ thì thời gian cũng đóng vai trò tương tự.
Marshall McLuhan1
Điều gì căng thẳng hơn cuộc chiến hàng ngày chống lại thời gian?
Manuel Castells2
1 Marshall McLuhan (1911–1980): Triết gia người Canada.
2 Manuel Castells: Nhà xã hội học người Tây Ban Nha.
Michael Eisner, vị giám đốc huyền thoại của hãng phim Paramount và sau đó là của Walt Disney, đã từng nói rằng ông chỉ nghỉ ngơi có một tuần lễ trong suốt 28 năm. Ông thường làm việc tất cả các ngày trong tuần. Khi đồng nghiệp tại Disney của ông, Frank Wells mất, Eisner ca ngợi đạo đức nghề nghiệp của Wells với những từ ngữ ớn lạnh: “Giấc ngủ là kẻ thù của Frank. Ông ấy nghĩ rằng, nó khiến ông ấy không có sức làm việc 100%. Ông ấy luôn có thêm một cuộc họp nữa cần tham gia. Giấc ngủ ngăn không cho ông hoàn thành mọi việc.”
Frank Wells mất bởi một vụ tai nạn trực thăng vào lễ Phục Sinh năm 1994, khi ông đang vội vã đến một cuộc họp khác.
Eisner và Wells có thể coi là những trường hợp cực đoan của chứng lo lắng, dần chuyển sang bệnh lý hoảng loạn về thời gian. Nhưng sâu trong tất cả các nhà quản lý tận tâm đều ẩn chứa một nỗi kinh hoàng về sự lười biếng. Đó là một phần của “Đạo đức nghề nghiệp theo Tin Mừng” khiến sức sản xuất của nước Mỹ và Bắc Âu tăng cao trong vài thế kỷ gần đây. Nếu có ai đó gắn mối liên hệ giữa sự giàu có và việc sử dụng thời gian tiết kiệm, thì đó chính là Benjamin Franklin:
Nếu bạn yêu quý cuộc sống, thì đừng phí phạm thời gian, vì đó là thứ tạo ra cuộc sống… Nếu thời gian là thứ quý giá nhất thì lãng phí thời gian phải bị coi là lãng phí lớn nhất… Thời gian đã mất không thể tìm lại được nữa; và những thứ chúng ta gọi là đủ thời gian thì luôn là không đủ… Ngành công nghiệp [làm việc chăm chỉ] đem tới sự thoải mái, sung túc và cả sự tôn trọng.
Nhưng những tâm tình này, ngay cả khi được chôn sâu trong tinh thần của chúng ta, chỉ có ý nghĩa đối với thế giới tiền công nghiệp – thế giới của những người lao động nông nghiệp độc lập hoặc nghệ nhân, những người tin tưởng vào khả năng của chính mình. Mọi chuyện được sáng tỏ ngay trong câu đối cổ xưa của Franklin:
Người khiến chiếc máy cày hoạt động,
Bản thân anh ta lại phải giữ hoặc lái nó.
Trong xã hội hiện đại, phức tạp và phụ thuộc lẫn nhau, như ta thấy ở Cách thứ hai, kết quả tốt nhất đòi hỏi chúng ta hợp tác với những người khác. Chúng ta không tự cung tự cấp, chúng ta chuyên môn hóa và trao đổi sản phẩm với những nhà cung cấp khác. Trong thế giới này, lao động cật lực luôn kém hữu dụng hơn việc có một ý tưởng tốt và khai thác nó. Chứng lo lắng về thời gian là không cần thiết và có thể hủy hoại bản thân.
Chắc chắn, Eisner đã rất thành công. Khi ông nhậm chức Giám đốc điều hành, ông làm sống dậy thương hiệu Disney đã bị mai một bằng cách đưa nó trở lại với điều cốt lõi trước đây là làm hoạt hình. Thu nhập tăng từ dưới 300 triệu đô la năm 1984 lên gần 800 triệu đô la chỉ ba năm sau đó. Tuy nhiên, một phân tích nội bộ cho thấy, gần như toàn bộ sự gia tăng lợi nhuận này đều đến từ ba quyết định then chốt. Eisner tăng giá vé của công viên giải trí, tăng số lượng khách sạn Disney; rồi bắt đầu bán băng đĩa của các bộ phim hoạt hình kinh điển.
Mất bao lâu để ông có thể đưa ra ba quyết định này?
Phần lớn những tác động của Eisner đến từ một phần nhỏ thời gian của ông.
Eisner sau đó bất hòa với Jeffrey Katzenberg, người đã hối hả ra đi để thành lập Dreamworks SKG cùng với Steven Spielberg và David Geffen. Sau một chuỗi những kết quả đáng thất vọng, cuối cùng, Roy Disney, cháu trai của Walt Disney, đã có hành động táo bạo chống lại Michael Eisner, khiến ông bị buộc phải từ chức vào năm 2005. Có phải sự bất lực trong hợp tác và phong cách quản lý vi mô đã mài mòn (theo như Roy Disney nhận định) là hậu quả của chế độ làm việc khắc nghiệt của Eisner? Chúng ta sẽ không bao giờ biết, nhưng tính hiếu động thái quá của ông chắc chắn không có lợi gì.
Liệu một Michael Eisner giàu thời gian có thể trở thành một người hạnh phúc và hiệu quả hơn không? Có thể. Và những người khác tại Vương quốc màu nhiệm Walt Disney cũng có thể sống vui vẻ và làm việc hiệu quả hơn.
Có phải thời gian luôn có nghĩa là tiền bạc?
Hãy xem xét thực tế dưới đây, những thứ đặt cạnh nhau có vẻ kỳ cục:
• Những người nông dân Pháp thời Trung Cổ làm việc dưới ba tháng một năm. Theo nhà sử học Graham Robb, “99% hoạt động diễn ra giữa khoảng cuối mùa xuân và đầu mùa hè”. Trong trường hợp bạn kêu ca về việc thiếu thời gian, ông cũng nói rằng những người nông dân quá thiếu lương thực nên họ dành phần lớn thời gian trong năm để ngủ, tụ tập cùng nhau để giữ ấm và ăn ít hơn.
• Vào năm 1880, việc thu hoạch một mẫu ruộng lúa mỳ ở Bắc Mỹ tiêu tốn 20 giờ của một người. Nay nó có thể được hoàn thành trong vài phút. Mặc dù năng suất của mỗi cá nhân đều đã tăng gấp hơn 50 lần, Jeremy Rifkin1 tuyên bố rằng: “Người nông dân ngày nay vẫn bận rộn hơn bao giờ hết.”
1 Jeremy Rifkin: Nhà kinh tế - xã hội học, nhà văn, nhà cố vấn chính trị người Mỹ.
• Mặc dù những nhà sử học vẫn tranh luận về điều gì đã thúc đẩy sự bắt đầu cuộc Cách mạng Công nghiệp vào thế kỷ XVIII, bước ngoặt công nghệ – như các phát minh và sự hoàn thiện của đầu máy hơi nước và cả máy se nhiều sợi một lúc – tất cả đều đến từ một vài cá nhân sáng tạo: những kỹ sư công nghệ, nhà quản lý và nhà khởi nghiệp, bao gồm cả nhiều người thuộc tầng lớp bị bóc lột, những người không bao giờ có thể sánh được với 1% dân số thượng lưu. Nếu không có những người như James Watt (nhà phát triển động cơ hơi nước thương mại đầu tiên) và Richard Arkwright (nhà phát minh ra khung quay nước hỗ trợ và các thiết bị khác để biến nguyên liệu bông thành các sản phẩm sợi hàng loạt), cuộc Cách mạng Công nghiệp và làn sóng kinh tế có thể đã bị trì hoãn vô thời hạn.
• Sự thay đổi lớn nhất trong cơ cấu nghề nghiệp phương Tây trong thế kỷ qua là sự sụt giảm liên tục số lượng nông dân, sự gia tăng số lượng công nhân tại các nhà máy cho đến năm 1970, sau đó là giảm đều, và sự gia tăng bền vững số lượng nhà quản lý, chuyên viên và kỹ thuật viên, những người chiếm khoảng gần 1/3 lao động ngày nay. Chưa bao giờ có nhiều nhà quản lý và doanh nhân như thế. Họ – đặc biệt là những người đứng đầu – đã được hưởng sự giàu sang và thu nhập không hề tương xứng.
• Một cuộc khảo sát gần đây về giờ làm việc và hiệu suất trong 34 quốc gia thành viên của OECD cho thấy, ba quốc gia có số người làm việc nhiều giờ nhất (Hy Lạp, Hungary và Ba Lan) xếp gần cuối cùng về năng suất (tương ứng là thứ tự 26, 33 và 34). Ngược lại, ba quốc gia có cư dân làm ít giờ nhất (Hà Lan, Đức và Na Uy) lại đạt vị trí cao về hiệu suất (tương ứng là thứ tự 5, 7 và 2). Vậy, rõ ràng có một tỉ lệ nghịch giữa làm việc nhiều giờ và hiệu suất.
Sự giàu có bùng nổ trong ba thế kỷ qua. Sự rảnh rỗi, suy nghĩ và có thời gian nghỉ ngơi hợp lý có thể đều là nguyên nhân và kết quả của sự giàu có. Trong quá trình bùng nổ sự giàu có, mối liên hệ giữa việc tiêu tốn thời gian và tạo ra các giá trị đã bị đập tan. Cái nào có giá trị hơn – cả đời vất vả đào bới trên đồng hay máy gặt đập liên hợp? 40 năm đào đường hay một năm mơ về chip silicon? Máy tính cá nhân và mạng internet là những kỳ quan có thể sánh với kim tự tháp, có nhiều lợi ích hơn, và không cần bóc lột vô số nô lệ.
Giá trị của thời gian, cũng giống như mọi thứ khác, đều có thể được lý giải bởi Nguyên lý 80/20. Ít hơn 20% tổng số thời gian làm việc lại dẫn tới hơn 80% việc tạo lập sự giàu có – không chỉ những hoạt động liên quan đến tiền bạc, mà cả việc định nghĩa một xã hội văn minh, như việc mở rộng giáo dục, bảo hiểm xã hội và tạo ra các mục tiêu tốt đẹp. Albert Einstein dùng một tháng trong cuộc đời tạo ra điều tuyệt vời hơn phần lớn những thứ mà người khác dùng cả đời đánh đổi. Hãy thử cân nhắc xem một giờ hoặc một năm của cuộc đời bạn đạt được điều gì có giá trị gấp trăm, thậm chí gấp ngàn lần so với bất kỳ điều gì bạn từng tạo ra.
Giá trị không liên quan đến thời gian, mà liên quan tới ý tưởng, sự hợp tác và sức mạnh của ý định. Càng leo lên nấc thang giá trị cao hơn, điều này lại càng đúng. Trong công việc sáng tạo – bao gồm việc sáng tạo của tất cả những nhà quản lý – thì giá trị càng không liên quan đến thời gian.
Một khi chúng ta nhận thức được điều này, chúng ta sẽ tự do. Chúng ta không nên sợ hãi rằng mình không “đủ thời gian”. Bản thân thời gian không gây ra áp lực. Chúng ta gây ra áp lực bằng việc nghĩ rằng giá trị của chúng ta bị hạn chế bởi lượng thời gian chúng ta bỏ ra.
Tuy nhiên – tôi nghĩ bạn biết tôi định nói gì – có những nghịch lý trớ trêu ở hầu hết các nhà quản lý hiện nay. Trong xã hội phát triển, việc quản lý đã giải phóng hầu hết chúng ta khỏi các hình thái tồi tệ nhất của ham muốn, sự phụ thuộc vào lao động thể chất để kiếm tiền, gánh nặng của thời gian cá nhân (làm việc hàng giờ liền), những cách làm mang tính số lượng. Chúng ta biết rằng một lượng nhỏ đầu vào có thể đem đến một lượng lớn đầu ra; và ngược lại, một lượng lớn công việc mệt nhọc thường không được công nhận...
Tuy nhiên, chúng ta không hành động như vậy.
Nếu áp dụng Nguyên lý 80/20, một số thứ bạn làm phải có giá trị gấp 10 hoặc 20 lần so với những thứ còn lại. Thử xem xét một tuần với năm ngày làm việc. Mỗi ngày là 20% của một tuần. Tưởng tượng xem bạn làm mọi hoạt động có giá trị nhất – 20% đó sẽ tạo ra 80% giá trị – vào mỗi thứ Hai. Vào sáng thứ Hai, bạn sẽ làm khối lượng công việc chỉ bằng 1/5 của tuần nhưng sẽ sản sinh ra 4/5 giá trị. Giờ hãy tưởng tượng xem, vào thứ Ba bạn chỉ làm những việc quan trọng không kém, vậy một lần nữa, một lượng nhỏ thời gian sẽ tạo ra kết quả rất lớn. Khi bạn về nhà, bạn sẽ nhận được 2 x 80% là 160% kết quả thông thường hàng tuần. Chắc chắn rằng, bạn hoàn toàn có thể được phép nghỉ ba ngày tiếp theo, bởi bạn đã hoàn thành hơn những gì làm trong một tuần bình thường tới 60%!
Một vài quyết định then chốt gần như không mất thời gian, nhưng lại có ảnh hưởng xa hơn bất cứ thứ gì bạn làm. Vị trí của bạn càng cao, điều đó càng giống như một quyết định sẽ đem tới 99% kết quả đáng giá cho bạn. Trong một số trường hợp, Nguyên lý 80/20 trở thành Nguyên lý 99/1. Tuy vậy, việc thực hiện các tiêu chuẩn quản lý che mắt gần như tất cả mọi người về khả năng này.
Người đầu tiên thực hiện các nghiên cứu có hệ thống về những gì các nhà quản lý thực sự làm, hơn là tin vào những gì họ nói mình làm, là học giả người Canada, Henry Mintzberg. Luận án tiến sĩ của ông vào năm 1973 có tên The Manager at Work: Determining his Activities, Roles and Programs by Structured Observation (Người quản lý trong thực tế: xác định các hoạt động, vai trò và chương trình thông qua sự quan sát có hệ thống). Nó đã đập tan ảo tưởng rằng, những nhà quản lý lâu năm dành nhiều thời gian suy nghĩ về tương lai dài hạn của công ty họ.
Bức tranh Mintzberg vẽ lên có tính chất ấn tượng chứ không phải tranh tĩnh vật. Những nhà quản lý ông nghiên cứu đều tất bật làm việc, là nô lệ cho một chuỗi các khủng hoảng, chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, chịu sự gián đoạn liên tục. Ông đã đo thời gian họ dành cho mỗi vấn đề và biết được rằng, con số trung bình là chín phút. Số lượng công việc chiến thắng chất lượng; tốc độ chiến thắng sự chê trách. Những nhà quản lý không lên kế hoạch, họ cứ thế băng qua.
Thú vị hơn cả, họ thích làm việc theo cách này. Họ phát triển dựa trên tính đa dạng, những sự chỉnh đốn nhanh và các trạng thái phấn khích. Họ thích những thứ rõ ràng hơn là trừu tượng, hiện tại hơn là tương lai, tính cấp thiết hơn là các hoạt động trơn tru không cần họ chỉ đạo.
Nghe rất quen đúng không?
Hầu hết những người hướng dẫn hay phàn nàn về sự thiếu thốn thời gian của nhà quản lý, họ lại thường đổ lỗi cho nhu cầu và sự hạn chế trong tổ chức. Nhưng các nhà quản lý cần phải nhìn vào bên trong bản thân họ, bởi đó mới là nơi phát sinh ra vấn đề.
Để hoạt động theo thời gian 80/20, ưu tiên hàng đầu là xác định khía cạnh có giá trị nhất trong công việc của bạn. Sau đó, bạn cần sự tự do và tự tin để tập trung vào những lĩnh vực đó và bỏ qua những thứ còn lại. Mặc dù vậy, trên hết, bạn cần có khí chất và tính kỷ luật để nghĩ trước khi hành động, để chống nhiễu và làm việc với những vấn đề quan trọng thực sự đáng giá.
Điều này không dễ dàng chút nào. Thật khó để khiến công việc của bạn trở nên có ý nghĩa. Tất cả sự đào tạo quản lý, kinh nghiệm và thói quen đều khiến bạn khó tập trung vào các vấn đề quan trọng. Hãy dành thời gian của bạn, bình tĩnh thảo luận, đòi hỏi cách li với quá khứ và các hành vi của đồng nghiệp. Ngay cả khi cuộc khủng hoảng đó thực sự tầm thường, nó cũng thú vị hơn khi bạn tự giải quyết, thay vì để một gã cấp dưới nào đó nhảy vào hoặc chờ đợi mọi thứ được giải quyết.
Đây là lý do tại sao mà những người thích đạt thành tích cao không làm việc hai ngày một tuần như bình thường. Đó là lý do tại sao, những nhà quản lý thấy khó khăn trong việc thư giãn và về nhà đúng giờ. Và đó là lý do tại sao, những quyết định quan trọng đòi hỏi sự nhạy cảm với thị trường, lắng nghe ý kiến khách hàng, đặt mình vào vị trí các nhà sáng chế, có trí tưởng tượng và lòng can đảm để làm những thứ khác biệt – các quyết định đôi khi là bước ngoặt cho số phận của công ty và nhà quản lý – lại hiếm khi được đưa ra. Có vẻ như không có thời gian để giải quyết bất cứ điều gì mà yêu cầu nhiều hơn chín phút. Vì vậy, những quyết định tầm thường được đưa ra thay vì các quyết định quan trọng.
Tuy nhiên, sự thật là chúng ta có rất nhiều thời gian. Chúng ta chỉ lãng phí nó để giải quyết những “khủng hoảng” hoặc tham dự các cuộc họp vô nghĩa. Chúng ta xé nhỏ thời gian thay vì dành một khoảng thời gian nhất định để thoát khỏi thực tại và tự nhắc mình rằng tương lai sẽ tốt hơn nhiều so với hiện tại.
Công việc và công ty không có lỗi.
Chúng ta mới là người đáng bị đổ lỗi. Đầu óc chúng ta không đủ mạnh mẽ để tiết kiệm thời gian và sử dụng nó khi cần thiết.
Nhưng một khi chúng ta chấp nhận hiện thực này, câu trả lời cho vấn đề sẽ nằm gọn trong tay. Chúng ta hoàn toàn có thể vượt qua chứng hoảng loạn về thời gian.
Như chúng ta đã thấy ở đầu cuốn sách, có hai kiểu nhà quản lý. Đa số họ bận rộn đến tuyệt vọng, chịu đựng cảm giác chìm nghỉm rằng họ luôn ở phía sau, vì hiếm khi họ dẫn đầu cuộc chơi. Họ lo lắng, căng thẳng và “ít thời gian”. Họ đến sớm và về muộn. Còn số ít những nhà quản lý 80/20 thì lướt qua văn phòng với nụ cười trên khuôn mặt. Họ không hề thấy ấp lực. Họ luôn luôn lịch sự và nhiệt tình. Họ tươi cười. Họ hài lòng khi về nhà vào thời gian hợp lý.
Họ làm như thế nào vậy?
Tiết kiệm thời gian bằng cách đi ngược lại với xu hướng
Alex Johnstone – một trong những nhà quản lý hiệu quả nhất tôi từng biết – có thể nói cho bạn biết cách. Tôi đã quan sát sự nghiệp của ông trong hơn hai thập kỷ. Anh tốt nghiệp trung học năm 18 tuổi và chẳng buồn kiếm lấy một tấm bằng đại học. Năm 19 tuổi, anh rời khỏi vùng nông thôn hẻo lánh Lincolnshire, làm thư ký và nhân viên văn phòng tại một công ty nhỏ nơi tôi đang làm quản lý lúc đó. Anh gây được sự chú ý với tôi sáu tháng sau đó, khi một quản lý dưới quyền tôi bị ấn tượng bởi Alex và đề nghị cho anh cơ hội tư vấn. Ở giai đoạn này, ngành tư vấn thường tuyển dụng những sinh viên mới ra trường, thậm chí từ lĩnh vực nghệ thuật tự do, để tư vấn. Nhưng tuyển dụng một thiếu niên không bằng cấp thì hơi quá. Tuy nhiên, vì thiếu hụt nhân viên nên tôi đã đồng ý, miễn là Alex không được gặp trực tiếp khách hàng.
Mọi việc không tiến triển theo cách này. Nghiên cứu của Alex rất tốt nên anh được cho phép gặp gỡ khách hàng. Không bao lâu sau, anh đã thuyết phục được họ.
Trong độ tuổi đôi mươi, Alex tạm biệt chúng tôi sau khi nhận được một công việc hời tại Goldman Sachs, ngân hàng đầu tư đa quốc gia hàng đầu. Anh là chuyên gia đầu tiên tại đây không có bằng cấp. Chẳng bao lâu sau, họ gửi anh tới một khóa đào tạo chuyên sâu sáu tháng tại New York. Hiện Alex đứng đầu chi nhánh tại châu Phi ở một ngân hàng lớn của Mỹ, tự khẳng định mình bằng cách tung ra một loại sản phẩm mới và đạt được thành công vang dội.
Alex giúp tăng lợi nhuận ở tất cả các đơn vị kinh doanh của mình. Nhưng anh chưa bao giờ làm việc nhiều giờ. Anh chưa bao giờ lo lắng bởi “tình huống khẩn cấp” vẫn thường xuyên gây phiền não cho các nhà quản lý. Và anh luôn sẵn sàng ăn trưa – một ví dụ hay trong cuốn sách của tôi, về những nhà quản lý thực sự thấu hiểu Nguyên lý 80/20. Một thời gian trước, tôi gặp lại anh ở Cape Town và đã hỏi xem anh làm điều đó như thế nào. Đây là những gì anh nói:
Hãy nhìn xem, một số thứ rất quan trọng, nhưng không nhiều. Tôi tìm kiếm những nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn, có thể tạo ra khác biệt thực sự, nhưng lại có thể hoàn thành nhanh chóng.
Tôi chịu trách nhiệm tiếp thị cho khoảng 15 đến 20 sản phẩm khác nhau. Với mỗi khách hàng lớn hoặc khách hàng tiềm năng, tôi đưa ra ba hoặc bốn sản phẩm phù hợp nhất – những thứ mà họ có nhu cầu thực sự. Tôi không để tâm tới những sản phẩm còn lại, trừ khi ai đó đề nghị mua một trong số chúng. Tôi tiếp cận những khách hàng có nhiều hứng thú nhất và tiếp tục cho tới khi sắp xếp được một cuộc gặp mặt.
Tôi giới thiệu một hoặc hai sản phẩm, sau khi đã nghiên cứu cẩn thận xem tại sao họ lại muốn chúng. Rồi tôi lắng nghe. Nếu có sai, tôi chấp nhận sai. Nhưng thường thì họ luôn mua một trong những sản phẩm đó.
Họ lắng nghe bởi vì đội của tôi đã đặt mình vào vị trí của khách hàng và thấu hiểu nhu cầu của họ. Tôi vô cùng kén chọn với những người mình sẽ tiếp cận. Họ có thể là khách hàng lớn hoặc có tiềm năng trở thành khách hàng lớn.
Điều gì có thể đơn giản hơn nữa?
Tôi hỏi tiếp Alex rằng: “Nhưng điều đó không đơn giản, tất cả các công ty lớn đều có khá nhiều sự nhảm nhí về chính sách và cách điều hành. Có nhiều thủ tục, chiến lược và cả những sự phiền nhiễu khác nữa. Làm thế nào anh có thể tránh lãng phí thời gian với tất cả những điều đó?”
Tôi hiểu ý anh. Có rất nhiều thứ tiêu tốn thời gian mà hiệu quả thấp, đòi hỏi sự quản lý cao. Ngay lúc này, tôi phải viết ra ba trang chiến lược cho từng bộ phận kinh doanh. Theo ý tôi, điều này là không cần thiết. Một số nhà quản lý sẽ cho đó là vấn đề quan trọng và dành nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần cho bài thuyết trình cùng một đống nghiên cứu và số liệu. Có khi chỉ cần một cú điện thoại từ cấp trên để kiểm tra xem chúng tôi có thống nhất về chiến dịch hay không là được, nhưng không phải thế, và tôi không thể từ chối làm điều đó.
Vì vậy, tôi giảm thiểu tối đa thời gian của tôi và cả đội dành cho việc đó. Tôi khiến bản báo cáo trở nên chuyên nghiệp và chính xác nhưng tôi không để họ chi phối tuần làm việc của mình. Tôi hỏi xem chúng tôi đã hoàn thành những gì và xem có thể làm gì từ đó. Tuần trước, tôi đã nhận ra rằng có một số người ở New York có thể giúp đỡ tôi, vì vậy tôi gọi cho Mary và nói: “Này Mary, cô có nghiên cứu gì về vấn đề này không?”. Cô ấy nói đã làm rồi. Mary gửi một email ngay lúc đó và nó có hầu hết những gì chúng tôi cần. Vì vậy, tất cả những gì tôi làm hiện tại là tổng hợp nó trong khuôn khổ pháp lý mới và kết hợp nó với những gì chúng tôi có. Tôi mất khoảng một giờ đồng hồ chứ không phải một tuần. Đó là cách tôi có được vô số cuộc gặp gỡ với khách hàng trong tuần ấy và giành được một vài vụ làm ăn mới.
Điều này không giống như quản lý thời gian. Bạn biết ý tưởng: Ưu tiên nhiệm vụ thuộc nhóm “A”, “B”, “C” và bắt đầu với “A”. Vấn đề là bạn chọn ra rất nhiều ưu tiên “A” và “B”.
Cái bạn cần quản lý không phải là thời gian mà là chính bản thân bạn – hãy tự cho mình cơ hội để suy nghĩ một cách bình tĩnh và cẩn thận về những thứ bạn đang cố gắng đạt được trong ngày, trong tuần, và trong cả cuộc đời.
“Những nhà quản lý thời gian” phân bổ nhiệm vụ hàng giờ hoặc thậm chí 10 phút một lần và giám sát mọi thứ hoạt động. Điều này chỉ mang lại cho họ những thất bại và sự thất vọng. Những sự kiện bất ngờ – những vấn đề nhảm nhí như thư điện tử, điện thoại hoặc cấp trên đến kiểm tra – tàn phá bất cứ lịch trình nào đã được sắp xếp cẩn thận. Quản lý thời gian nghĩa là bạn quản lý công việc của mình theo cách quá chi li; tức là bạn đang tự làm khó mình.
Thay vào đó, hãy giải phóng bản thân khỏi những điều nhỏ nhặt để bạn có cơ hội thấy được bức tranh toàn cảnh. Hãy hành động như thể bạn có toàn bộ thời gian trên thế giới, bởi công việc tốt nhất sẽ luôn có giá trị. Hãy tự định hướng và tự tin. Để sử dụng thời gian hiệu quả, có thể bạn phải đi ngược lại dòng chảy. Alex có lợi thế vì anh không học đại học và bắt đầu công việc đầu tiên tại một công ty nhỏ, điều hành bởi những người có ý tưởng trái ngược. Anh là một người không chính thống, được dạy bởi những người cũng không chính thống.
Vào đầu những năm 1980, tại Bain & Company, gần như tất cả mọi người đều cố gắng làm việc chăm chỉ. Nhưng Olivier Roux lại đến vào chín giờ sáng và tan làm lúc năm hoặc sáu giờ chiều. Ông không đứng hóng gió ở máy lấy nước; ông tiến thẳng tới những thứ mình cần làm mỗi ngày. Olivier không hề bình thường, gần như là duy nhất, bởi Bain đã thuê ông từ một phi vụ hợp tác – với một trong số những khách hàng châu Âu – thay vì từ trường kinh doanh hay những công ty tư vấn khác. Lúc đó, thời gian làm việc từ chín giờ sáng đến năm giờ chiều là bình thường tại các công ty châu Âu. Olivier đơn giản là kết hợp những yêu cầu trong công việc mới với giờ làm việc cũ và điều này có hiệu quả với ông. Ban đầu, chắc chắn là thời gian chấm công của ông khiến mọi người nhíu mày. Nhưng một khi người ta thấy rõ rằng ông vẫn làm tốt việc của mình, thì chuyện này được chấp thuận như một sự kỳ lạ vô hại. (Bài học ở đây là: nếu bạn muốn làm việc ít giờ hơn so với đồng nghiệp; hãy làm vậy ngay từ đầu!)
Nếu mục tiêu của bạn là thuê người có tiềm năng trở thành nhà quản lý 80/20, tôi đề nghị bạn tuyển những người đã quen với việc tuân thủ một mô hình làm việc văn minh; những người có đầu óc phản xạ tốt, mạnh mẽ trong suy nghĩ và giỏi trong hành động; và những người vốn là kẻ nổi loạn. Bạn không thể tìm thấy những người này trong thế giới công việc tiêu chuẩn, nên tôi khuyên là hãy tuyển dụng trực tiếp từ các trường đại học (miễn là bạn không tập trung vào các sinh viên tốt nghiệp đã nghiên cứu về kinh doanh, có sự thu hút và củng cố thích hợp) và từ những lĩnh vực sôi động của nền kinh tế toàn cầu chưa bị nhiễm con virus làm nhiều giờ.
Thời gian làm việc ít hơn, kết quả cao hơn
Vào năm 2008, hai nhà nghiên cứu Leslie Perlow và Jessica Porter đã phỏng vấn một nghìn chuyên gia – kế toán, luật sư, nhà đầu tư ngân hàng, tư vấn viên và những người tương tự như vậy. Họ thấy rằng, 94% trong số đó sử dụng nhiều hơn 50 giờ làm việc mỗi tuần, và gần một nửa làm việc hơn 65 giờ. Thêm 20-25 giờ mỗi tuần được sử dụng ngoài văn phòng cho thư điện tử và chiếc điện thoại của họ. Vậy tổng thời gian làm việc trung bình là 70-90 giờ một tuần.
Perlow và Porter cũng tiến hành một thí nghiệm kiểm soát tại Tập đoàn tư vấn Boston. Trong một số đội, tư vấn viên buộc phải nghỉ một ngày một đêm, không được phép sử dụng thư điện tử hoặc thư thoại. Trong khi đó, một số đội “kiểm soát” khác được khuyến khích làm việc như bình thường. Sau năm tháng, nhà nghiên cứu hỏi các tư vấn viên và khách hàng để đánh giá trải nghiệm của họ. Tôi chắc bạn đã đoán được kết quả. Đội bị buộc phải nghỉ ngơi nhiều, được đánh giá cao hơn không chỉ trong khả năng cân bằng công việc – cuộc sống, mà còn ở sự hài lòng trong công việc, học tập, phát triển bản thân và những giao tiếp mở trong nội bộ nhóm. Hơn nữa, khách hàng của họ cho thấy giá trị nhận được cao hơn so với những khách hàng của nhóm kiểm soát. Số liệu thực sự cho thấy ít hơn hóa ra lại nhiều hơn.
Thực sự thì, tôi nghĩ trải nghiệm này khá hay. Tôi đợi một người có can đảm để thử nghiệm những gì sẽ xảy ra, nếu một đội bị buộc phải nghỉ ngơi hai ngày hai đêm một tuần, rồi ba và bốn. Hãy thử xem điều gì xảy ra khi họ chỉ làm việc một ngày một đêm mỗi tuần.
Tám bước để có nhiều thời gian
Có tám bước để làm việc ít giờ hơn mà đạt được kết quả tốt hơn. Nhưng trước khi bắt tay vào thực hiện chúng, bạn cần phải thay đổi thái độ của mình. Bạn cần phải nghĩ về điều đó như một cuộc cách mạng, một người thuộc nhóm được chọn đã có một khám phá quan trọng: Vài điều trong cuộc sống xảy ra nhưng đem lại những thứ vô cùng to lớn. Bạn sẽ đạt được những điều lớn lao nếu bạn làm theo cách của mình, bơi ngược dòng.
Bạn có sẵn sàng làm điều này không? Bạn đã chuẩn bị để tập trung mọi sức lực vào số ít những thứ quan trọng và lờ đi phần nhiều những thứ nhảm nhí?
Nếu vậy hãy:
1. Tối đa hóa sự tự do của bạn để làm theo cách bạn muốn
Nuôi dưỡng việc tự do làm theo ý mình, để sử dụng thời gian trong công ty phù hợp và làm được nhiều việc khác, ngoài việc ở công ty ra. Một số công việc – ngay cả những vị trí đầy trách nhiệm và lương cao – cũng có phạm vi giới hạn cho sự tự do. Một phi công hoặc người lái tàu đều phải tuân thủ lộ trình quy định và làm theo với những chỉ dẫn chi tiết về an toàn. Người điều khiển xe buýt hoặc soát vé tàu cũng có giới hạn tự do, nhưng nhiều hơn so với các lái xe – đây là lý do tại sao lái xe có tuổi nghề ngắn hơn kỳ vọng. Nguyên lý 80/20 sẽ không hữu ích cho các viên phi công hay nỗ lực lái tàu. Nhưng với những người không phải tuân theo một danh sách những nhiệm vụ được quy định trước, có thể lựa chọn chỉ nỗ lực làm các hoạt động có tỷ lệ kết quả cao.
Nếu bạn đang hạnh phúc khi được làm công việc gần như không được tự do lựa chọn cách làm, bạn đang đọc nhầm sách. Nhưng nếu bạn thích ý tưởng 80/20, nó có thể sẽ bày cách giúp bạn có nhiều tự do hơn trong công việc.
Một thời gian trước đây, tôi làm việc trong bộ phận mà giờ có cái tên ngớ ngẩn là Phòng Nguồn nhân lực (tất cả đều là con người, không phải là nguồn – chúng ta không tương tự như vốn, nguyên liệu hay ý tưởng!), và có một thuyết được áp dụng gọi là “các khoảng thời gian tùy ý”. Thuyết này được phát triển bởi Elliott Jaques, một nhà tâm lý học người Canada – người sáng lập nên Tavistock Institute of Human Relations (Viện Quan hệ con người Tavistock) tại Anh. (Ông cũng đặt ra cụm từ “khủng hoảng tuổi trung niên”, cụm từ đến giờ vẫn đúng). Theo Jaques, những nhà quản lý nên được trả lương theo thời gian cần thiết để công việc đạt hiệu quả. Càng tự do quyết định, họ càng phải được trả lương cao. Điều này có từ rất lâu, trước khi giám đốc điều hành bắt đầu được đánh giá theo kết quả hàng quý.
Jaques đã nói đúng, nhưng thuyết của ông lại luôn khiến tôi không hài lòng – càng trốn tránh trách nhiệm lâu, bạn càng có được nhiều lợi lộc. Tuy nhiên thuyết của ông đã thể hiện một sự thật quý giá: việc tạo ra sự giàu có và hạnh phúc dựa trên sự tự do làm điều mình muốn.
Càng nhiều tự do, bạn càng thư giãn và vui vẻ hơn. Vậy bạn nên theo đuổi một chiến dịch dài hơi, bền bỉ để gia tăng tự do. Mục tiêu là tăng dần tự do mỗi ngày, mỗi tháng và mỗi năm. Hãy làm những việc mà cấp trên yêu cầu một cách nhanh chóng, sau đó làm những thứ hữu ích. Hãy giành lấy lòng tin của cấp trên.
Hãy khiến cuộc sống của họ dễ dàng hơn và bạn được nhìn nhận như một trợ thủ đắc lực.
Điều này sẽ mất kha khá thời gian. Một trong số những cấp trên của tôi tin vào đầu vào hơn là kết quả đầu ra. Ông gửi cho tôi một đống dữ liệu và bài viết để đọc (tất cả những thứ mà tôi nghĩ là không hề thích hợp), với yêu cầu là hãy phân tích và bình luận về chúng. Không lâu sau, các bài viết tràn ra, nằm la liệt trên sàn và trên tủ văn phòng. Tôi nhận thấy một cái nhìn chê trách của người sếp vào đống tài liệu bị lãng quên mà ông đã gửi cho tôi, cùng với sự bối rối. Chẳng nhẽ tôi lại không nhận ra đống văn bản này hữu ích ở chỗ nào ư?
Tôi không hề nao núng. Tôi đã làm việc một cách chuyên biệt vào những gì tôi nghĩ sếp của mình nên làm, và trình bày với ông vô số ý tưởng và dự án có thể khiến ông ngẩng đầu trước Ban quản trị của công ty. Trong khi đó, tôi bắt đầu một chiến dịch âm thầm để làm việc – không chính thức trên thực tế – cho cấp trên của sếp tôi. Tôi bỏ qua văn hóa lãng phí thời gian của công ty và chỉ làm những thứ đem lại kết quả xứng đáng. Bằng cách nào đó, tôi đã gắn bó với việc đó. Và bạn cũng vậy, cùng với một chút may mắn và sự hướng dẫn.
Hãy dành nhiều thời gian bên ngoài văn phòng – tại nhà, thăm hỏi các mối quan hệ, hoặc giao tiếp từ xa. Đừng nói với đồng nghiệp bạn đang ở đâu. Hãy tắt điện thoại đi. Sự tự do đi kèm với khoảng cách và việc khó tiếp cận.
Sự tự do cũng được gia tăng trong một công việc phù hợp. Nếu một máy bay hạ cánh muộn, nếu bộ phận mặt đất có sai sót, nếu đường băng không sẵn sàng, nếu một cơn bão tuyết đột ngột tới gần sân bay, phi công sẽ bất lực và không làm được điều gì cả. Anh ta không thể làm hài lòng hành khách cũng như về nhà đúng giờ. Việc anh ta có thể làm chỉ là tức giận và ngồi yên trong buồng lái.
2. Chọn lấy một việc ưu tiên mỗi ngày và thực hiện nó đầu tiên
Không thể phóng đại tầm quan trọng của điều này. Hiệu quả sẽ tăng theo cấp số nhân nếu bạn tuân theo những quy tắc cơ bản.
Khi bạn bắt đầu làm việc vào sáng thứ Hai, đừng đọc thư điện tử, nói chuyện phiếm với đồng nghiệp hay tham dự một cuộc họp, nhận những nhiệm vụ vẫn còn từ thứ Sáu tuần trước, hoặc gọi điện thoại. Hãy ngồi yên tĩnh và tự hỏi bản thân: “Có điều gì nếu mình hoàn thành vào hôm nay có thể chứng minh cho cả tuần làm việc?”. Nếu bạn bắt đầu với hai nhiệm vụ có giá trị như nhau, hãy chọn cái dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Sau đó đừng làm gì cả cho tới khi bạn hoàn thành nhiệm vụ đó.
Nó có thể mất khoảng năm phút, một giờ đồng hồ hoặc cả buổi sáng. Trong trường hợp đặc biệt, nó có thể mất nguyên một ngày. Nếu nó tiêu tốn nhiều hơn một ngày, bạn đã chọn sai việc để làm. Lần sau, hãy chọn việc có tầm ảnh hưởng cao hơn mà bạn có thể hoàn thành nhanh hơn.
Một khi nhiệm vụ đã được thực hiện, hãy thư giãn. Trò chuyện với đồng nghiệp hay cùng ai đó đi ăn trưa. Gặp gỡ một khách hàng hoặc người quen nào đó để tìm lời khuyên có ích cho công việc và bản thân. Sau đó về nhà đúng giờ.
Vào thứ Ba, lặp lại quy trình trên, nhưng chọn những việc ít cấp bách hơn. Sau cùng, bạn sẽ hoàn thành công việc của cả tuần trước đó một ngày. Dành nguyên thứ Tư hoặc thứ Năm để ra khỏi văn phòng. Vào ngày còn lại, hãy giải quyết các công việc hành chính bắt buộc càng nhanh càng tốt, rồi tự thưởng cho mình bằng cách về sớm. Vào thứ Sáu, suy nghĩ sơ qua về nhiệm vụ cấp thiết của tuần sau, rồi nghĩ về các dự án dài hạn hoặc những ưu tiên cho nhóm làm việc và công ty. Nếu bạn vẫn còn dư thời gian, hãy suy nghĩ về điều quan trọng nhất bạn có thể làm trong một hoặc hai giờ đồng hồ, để giúp đỡ một đồng nghiệp hoàn thành một trong số những công việc trọng tâm của họ. Và hãy thực hiện điều đó.
Không có thời gian nào cho việc lập ra một danh sách “những việc cần làm”. Khi bạn chỉ có một ưu tiên mỗi ngày, bạn sẽ dễ dàng ghi nhớ hơn. Trên thực tế, thậm chí bạn không cần phải ghi nhớ, bởi bạn sẽ làm nó hoặc sẽ hoàn thành nó! Nếu bạn nhận thấy mình đang viết một danh sách “những việc cần làm”, hãy xé nó đi và quay lại với ưu tiên số một.
3. Suy nghĩ trước khi hành động
Hầu hết hành động là không cần thiết, nên bạn cần phải chỉnh sửa chúng. Hãy nuôi dưỡng nghệ thuật của việc tính toán tình trạng thiếu hoạt động. Hãy miễn nhiễm bản thân với bệnh dịch của sự bận rộn lây lan từ đồng nghiệp. Trước khi bắt đầu làm điều gì, hãy cân nhắc xem nó nằm trong 20% những điều quan trọng hay 80% những điều nhảm nhí. Nếu nó rơi vào loại thứ hai, đừng làm nữa. Một nhà quản lý 80/20 sẽ không thực hiện 4/5 những việc họ thường làm. Nghệ thuật suy nghĩ bình tĩnh và việc ngồi yên một chỗ có tính toán, quá xa lạ với thế giới công việc đến mức bạn sẽ cần nỗ lực để thay đổi hành vi, nhưng điều đó là một trong 20% những thứ bạn buộc phải làm.
4. Xác định một vài nguyên nhân cho thành công của công ty hoặc của nhóm
Bạn cần hiểu được điều cốt lõi – những khách hàng quan trọng, những nguồn lực và hành động quan trọng nhất đối với thành công của bạn (đọc Cách thứ nhất). Điều gì nhóm của bạn có thể làm để khiến mọi việc tiến triển?
5. Lắng nghe những khách hàng cốt lõi
Hãy nghĩ một cách để trò chuyện với 20% khách hàng cung cấp 80% lợi nhuận của bạn (một lần nữa, hãy quay lại với Cách thứ nhất). Hỏi xem họ mong muốn điều gì mà chưa đạt được vào thời điểm này, rồi cung cấp cho họ điều đó.
6. Đào tạo quản lý 80/20 cho nhóm của bạn
Nếu Nguyên lý 80/20 có thể được áp dụng, và bạn giữ cho nhân viên của mình làm việc năm ngày một tuần, bạn sẽ thấy hiệu quả làm việc của họ gia tăng gấp bốn lần khi họ trở thành những nhà quản lý 80/20. Nhưng đừng quá keo kiệt. Hãy cho họ sự tự do và thời gian mà bạn dành cho chính mình. Cho họ nghỉ xả hơi và tiếp tục giúp đỡ họ bằng cách thường xuyên tư vấn (xem Cách thứ ba để biết thêm chi tiết). Hiệu suất của họ sẽ tăng lên.
7. Xác định 20% công việc đem đến kết quả là 80% hạnh phúc và hiệu quả
Hãy tăng lượng thời gian cho những hoạt động này tới khi chúng chiếm hầu hết thời gian của bạn. Đồng thời xác định 20% hoạt động dẫn tới 80% sự bất hạnh và kém hiệu quả – hãy loại bỏ hoàn toàn chúng. Khi bạn thấy hạnh phúc và làm việc hiệu quả, thời gian cứ thế trôi qua. Bạn không cần bận tâm bởi việc thời gian trôi. Nếu bạn thấy bất hạnh và thiếu năng suất, thời gian sẽ kéo dài hơn. Vì vậy hãy loại bỏ “đảo bất hạnh” của mình – mọi hoạt động công việc khiến trái tim bạn chìm nghỉm – bởi chúng bao trùm bóng tối lên quãng đời còn lại của bạn. (Xem Cách thứ sáu để biết thêm chi tiết).
8. Dần dần giảm giờ làm việc
Vào những năm 1950, C. Northcote Parkinson, một nhà sử học thuộc Hải quân Anh, đã đưa ra một thuyết mang tên ông được viết trong Luật Parkinson: “Làm việc mở rộng để lấp đầy thời gian dành cho công việc đó vẫn còn trống ”.
Giờ làm việc là tùy ý. Từ chín giờ sáng đến năm giờ chiều là phổ biến hiện nay1, nhưng nó cũng không có cơ sở trong cả logic hoặc tính kinh tế; nó đơn thuần là văn hóa. Trong suốt cuộc Cách mạng Công nghiệp tại Anh, giờ làm việc tại nhà máy lên tới 15 giờ mỗi ngày – cho nam giới, phụ nữ và trẻ em. Lãnh chúa Ashley vận động tranh cử cho Luật Nhà máy năm 1847, giới hạn giờ làm cho phụ nữ và trẻ em (không dành cho nam giới) là 10 giờ mỗi ngày, sáu ngày mỗi tuần. Chủ sở hữu các nhà máy cảnh báo rằng, điều luật này sẽ dẫn đến tai họa. Tuy nhiên, tại Anh ngày nay, thu nhập thực tế bình quân cao gấp 20 lần so với năm 1847. Thu nhập mỗi giờ cao hơn khoảng 40 lần. Sản lượng tăng trong khi thời gian làm việc ít đi – khi thu nhập cao hơn, sự đổi mới là bắt buộc. Đối với các cá nhân và xã hội, để giàu có thì cần giảm giờ làm.
1 Giờ làm việc tiêu chuẩn ở các nước châu Âu.
Chúng ta nên tiến hành một số thử nghiệm để xem thời gian ngắn lại thì sẽ tăng hay giảm hiệu suất.
Một tuần làm việc sẽ như thế nào trong 50 năm tới? Nếu giờ làm tiếp tục được cắt giảm, tôi cá rằng thời gian nhàn rỗi và hạnh phúc sẽ tăng lên và tỷ lệ thất nghiệp sẽ giảm xuống. Hãy đặt mục tiêu cho số giờ bạn muốn làm mỗi tuần. Cắt bớt năm giờ một tuần cho mức hiện tại cho tới khi bạn đạt được mục tiêu. Làm việc ít giờ sẽ buộc bạn phải tập trung vào những yếu tố cần thiết.
Mười bẫy thời gian cần tránh
Dành ra nhiều thời gian hơn, bằng cách cắt giảm hoặc loại bỏ những điều sau:
1. Công việc mà bạn biết là phí thời gian, nhưng buộc phải làm. Hầu hết các nhà quản lý, ông chủ đều phải làm một số việc mà họ thừa biết là vô nghĩa. Nhưng bạn cần đặt mục tiêu giảm thiểu tối đa điều đó và đối phó với những việc không thể tránh khỏi một cách nhanh chóng.
2. Làm việc với một cấp trên tồi. Chỉ có một giải pháp duy nhất – hãy ra đi và tìm một người sếp mới, bên trong hoặc bên ngoài công ty. Làm điều đó ngay lập tức.
3. Làm việc trong một công ty chẳng đi đến đâu. Nếu công ty đó không thể tiến lên, bạn cũng thế.
4. Làm việc với đồng nghiệp yếu kém. Đừng nên liên hệ với những người mà bạn không tôn trọng họ.
5. Những buổi họp dài và buồn chán. Bỏ qua chúng.
6. Thư điện tử. Tôi rất thích thư điện tử – nó có thể hiệu quả và khá vui vẻ, nó cũng không quá ảnh hưởng. Nhưng phần lớn chúng ta đều lạm dụng và dành quá nhiều thời gian cho nó. Dồn thời gian giải quyết thư điện tử hai lần mỗi ngày – một lần sau khi bạn hoàn thành mục tiêu duy nhất hàng ngày, lần còn lại là một tiếng hoặc lâu hơn một chút trước khi bạn rời văn phòng. Sau đó thoát ra khỏi hộp thư.
Đừng bao giờ nhìn vào thư điện tử khi bạn vừa đến công ty, và cũng đừng trả lời thư điện tử khi bạn đang ở nhà. Đừng trả lời trừ khi bạn cần làm việc gì đó quan trọng và đừng để có quá nhiều thư trong cùng một chủ đề. Cũng đừng bắt chước đồng nghiệp vào hòm thư, trừ khi cần thiết (mà hiếm khi cần). Đừng đưa ra ý kiến nếu nó không dẫn tới một quyết định ngay lập tức (99% các ý kiến sẽ không dẫn tới quyết định, mà sẽ chỉ dẫn tới một chủ đề dài hơi hơn và lãng phí thời gian của mọi người).
Đừng dùng thư điện tử khi có việc gì đó cấp bách hoặc đòi hỏi trao đổi qua lại liên tục để đưa ra quyết định. Thay vào đó hãy gọi điện và đưa ra quyết định ngay lúc đó.
Đừng trả lời những thư không quan trọng. Người gửi, hoặc sẽ gọi cho bạn, hoặc nhiều khả năng sẽ để bạn yên. Nếu bạn trả lời tất cả thư, bạn đã khuyến khích thư đến nhiều và nhiều hơn nữa. Hãy biến nút Xóa thành một người bạn. Chỉ gửi 20% số thư bạn gửi hôm nay, nó sẽ đem tới 80% lợi ích và nhiều thời gian rảnh rỗi.
7. Trả lời điện thoại. Kiểm tra các cuộc gọi và sự gián đoạn. Nếu cuộc gọi không quan trọng, hãy lờ nó đi hoặc ngắt máy như là câu trả lời nhanh chóng để chấm dứt cuộc trò chuyện.
8. Bất cứ điều gì không có lợi cho khách hàng theo cách này hay cách khác. Nếu bạn không thể bào chữa một việc nào đó với khách hàng, thì đừng làm nó.
9. Các dự án đã quá hạn. Chúng không phải là các dự án 80/20 hoặc chúng đang được thực hiện rất tệ. Dù bằng cách nào đi nữa, hãy thoát khỏi chúng.
10. Thông tin. Phần lớn những nhà quản lý dùng quá nhiều thời gian vào việc thu thập và xử lý thông tin. Bạn không cần biết toàn bộ công ty đang làm gì: câu chuyện phiếm mới nhất, giá cổ phiếu hôm nay, hoặc làm thế nào để thâm nhập thị trường. Thông tin xấu hất cẳng thông tin tốt. Nhiều dữ liệu khiến ta khó phát hiện những điều thực sự quan trọng hơn. Tăng cường tiếp cận các “thông tin kỳ quặc” – từ những nguồn mà đồng nghiệp bạn bỏ qua hoặc không hề biết (xem ví dụ ở Cách thứ hai). Cũng giống như thực phẩm, một lượng nhỏ thông tin chất lượng cao vẫn tốt hơn nhiều so với một đống rác. Và sẽ là tuyệt nhất khi bạn tự xào nấu, từ những nguồn thông tin tươi mới khác nhau.
Tại sao không có tình trạng thiếu thời gian?
Parkinson và Pareto hàm ý rằng, thời gian không hề khan hiếm. Bạn đã từng làm việc cho một dự án dài hạn chưa? Có phải thời gian bị lãng phí vào thời điểm bắt đầu và giữa dự án, trước khi hiệu suất lờ mờ xuất hiện vào lúc thời hạn đang đến gần? Vấn đề là những công việc tầm thường, chứ không phải thiếu thời gian. Nếu 80% những gì ta làm chỉ đóng góp vào 20% giá trị công việc, chúng ta có thể không làm những việc đó.
Điều này nghe có vẻ phản trực giác, nhưng đột phá thường phát sinh từ thời gian rảnh rỗi và sự không hiệu quả. Ví dụ, Alexander Fleming là một người đàn ông bừa bộn, đã biến phòng thí nghiệm thành một đống lộn xộn khi ông đi nghỉ. Ông trở lại vào ngày 3 tháng 9 năm 1928 để tìm một trong những chiếc đĩa cấy khuẩn bị nhiễm nấm. Tò mò, ông nuôi trồng nấm mốc trong một môi trường tinh khiết và tạo ra “thần dược” có thể tiêu diệt vi khuẩn. Ông đổi tên nó thành penicillin, loại “thần dược” đã cứu sống hàng triệu người trong nhiều thập kỷ qua. Nhưng nếu Fleming là một nhà khoa học có kỷ luật, ông sẽ không bao giờ đi du lịch và dành nhiều thời gian vào những công việc tầm thường như dọn dẹp phòng thí nghiệm, và ông sẽ chẳng bao giờ tìm thấy phát hiện đột phá của mình.
Có một vẻ đẹp tinh tế trong sự tiến bộ của loài người. Thành tựu không đạt được thông qua chế độ nô lệ hay làm việc chăm chỉ; không phải là cuộc chiến chống lại thời gian. Có được sự tiến bộ là bởi sự bình tĩnh và thoải mái mới là điều kiện cần thiết để sử dụng thời gian một cách tốt nhất.
Hãy sử dụng nhiều thời gian để tăng cường sức khỏe và các mối quan hệ của bạn. Đó cũng là cách để chạm tới tiềm năng tối đa của bạn.
Nhưng đừng nghĩ là điều này dễ dàng. Để loại bỏ sự tầm thường và tập trung vào những điều thiết yếu, bạn sẽ phải từ bỏ thói quen đang có. Nhiều người lựa chọn nói không với cuộc cách mạng thời gian cũng phải chịu đựng sự vật vã – họ bỏ qua những phiền nhiễu tầm thường và không biết phải làm gì với quá nhiều thời gian rảnh rỗi. Vì vậy, trước khi trở thành một người nhiều thời gian, bạn phải thực sự cam kết với nó, thực sự hứng thú với nó. Bạn muốn vượt qua vực thẳm của sự sung túc thời gian, bạn sẽ cần phải có quyết tâm và tinh thần can đảm để đạt được những thứ khác.
Cách tiếp theo không kém phần hiệu quả trong việc tạo ra kết quả phi thường từ nỗ lực bình thường. Và nó nghe chừng cũng dễ thành thục hơn. Nhưng chúng ta sẽ khám phá ra rằng, đơn giản hóa công việc hình như phức tạp hơn nhiều so với vẻ ngoài của nó.