Không biết bạn có nỗi băn khoăn thế này không, trong tình thế công sở như chiến trường, bạn muốn trao đổi nhưng khổ nỗi không có cách nào trao đổi, sợ nói sai sẽ chuốc rắc rối vào thân, nói nhiều làm người ta bực, nói không lọt tai làm người ta ghét, bí quyết giao tiếp trong công việc rốt cuộc nằm ở đâu?
1.
Hôm nay tan sở về nhà, như mọi khi, việc đầu tiên tôi làm là mở máy tính đăng nhập QQ, xem có tin nhắn quan trọng gì không.
“Ding ding ding”, một cái avatar đã lâu không thấy sáng lên, một dòng chữ nhảy ra: “Cô ơi, cảm ơn cô, em đã vượt qua giai đoạn thử việc, giờ đã thành nhân viên chính thức rồi, nếu không nhờ hồi đó cô nói với em những điều đó, chắc em đã xin nghỉ mấy lần rồi, cô còn nhớ em không?”.
Sao tôi có thể không nhớ được?
Tên trên mạng (nick name) của cô ấy là Đào Tử.
Lúc đầu, Đào Tử cũng như nhiều người khác, nói gặp khó khăn trong công việc, tìm tôi tư vấn, sau khi đặt lịch hẹn xong, chúng tôi tiến hành tư vấn như đã hẹn.
Đào Tử tỏ ra rất chán nản, đến giờ tôi còn nhớ lời kể có phần kích động của cô ấy, cô ấy nói mình quả thật không chịu nổi nữa, đi đến đâu cũng gặp trở ngại, cảm thấy thế giới này như đầy thù địch với cô ấy.
“Cho nên, nghe có vẻ em rất tức giận, đúng không? Vậy hôm nay em tìm tôi chắc chắn là muốn giải quyết vấn đề, đúng không? Vừa rồi em nói cảm thấy cả thế giới đều tràn đầy thù địch đối với em, có thể đưa ra một trường hợp cụ thể không?”.
Đào Tử nghĩ một lát, kể với tôi chuyện này.
2.
Hôm đó, Đào Tử vừa vào làm việc không lâu thì nhận được điện thoại của giám đốc.
“Cô giúp tôi tới phòng kế toán lấy số liệu chi phí của các bộ phận, càng nhanh càng tốt.” Đầu bên kia điện thoại, giọng điệu của giám đốc vẫn nghiêm khắc như mọi khi.
Đào Tử đặt điện thoại xuống chạy tới phòng kế toán, chỉ thấy người ở phòng kế toán đều rất bận, cũng không ai ngẩng lên nhìn cô.
Cô chạy tới chỗ một kế toán trông có vẻ đứng tuổi.
“Cháu là nhân viên mới của phòng nhân sự. Là thế này, giám đốc chúng cháu bảo cháu tới lấy số liệu chi phí của các bộ phận, cô có thể giúp cháu được không ạ?”. Đào Tử nhẹ nhàng nói.
Cô kế toán đó ngẩng đầu lên, đẩy gọng kính trên sống mũi, lấy ra một xập biên lai trong tủ, nói với Đào Tử: “Không thấy tôi đang bận à, hai hôm nữa cô qua lấy đi”.
Đào Tử bực bội ra về.
Hai hôm sau, giám đốc nói với cô: “Hai hôm trước tôi bảo cô lấy số liệu ở phòng kế toán, gửi cho tôi xem”.
Đào Tử liền ngớ ra, cô vội vàng giải thích với giám đốc: “Hai hôm trước em đến phòng kế toán rồi, nhưng các kế toán đều rất bận, không ai làm giúp em”.
“Không ai làm giúp thì cô không biết nghĩ cách khác à? Nói cho cô biết số liệu này cần dùng cho cuộc họp sáng mai, hôm nay kiểu gì cô cũng phải lấy về đây”. Giám đốc nói như đinh đóng cột.
Đào Tử tới phòng kế toán lần nữa, năn nỉ một hồi, cô kế toán cuối cùng cũng đồng ý sẽ gửi số liệu cho cô trước khi hết giờ làm.
Đào Tử ngồi chờ trước máy tính, sợ để sót tin nhắn, quả nhiên, cô kế toán nói lời giữ lời, gửi cho cô một bảng biểu.
Đào Tử không xem mà chuyển luôn cho giám đốc bộ phận.
3.
Kết quả cuối cùng của chuyện này lại không được tốt đẹp cho lắm, Đào Tử bị giám đốc phê bình một trận, nói cô không xem lại bảng biểu này, càng không chỉnh lí gì, cứ thế gửi luôn, rõ ràng là không tận tâm làm việc, hơn nữa việc đã giao ba ngày trước rồi mà giờ mới làm xong, dù là đánh giá về thời gian hay là kết quả thì giám đốc cũng đều rất không vừa ý với cách xử lí của Đào Tử.
“Cô ơi, em có nên xin nghỉ không? Em cảm thấy mình không thể ở lại được nữa.” Đào Tử nói.
“Vậy em nói xem, em cảm thấy ngoài công việc nhân sự, bản thân còn muốn làm việc gì nữa?” Trước khi đối phương chưa hiểu rõ vấn đề căn bản của mình, chuyên viên tư vấn phải dẫn dắt người xin tư vấn tìm tòi và thử một số việc, quá trình này trông như đi đường vòng, nhưng đối với người xin tư vấn lại là một quá trình tự đánh giá bản thân vô cùng quý báu.
Đào Tử nói rất nhiều nghề nghiệp mà cô thích, tất cả những nghề này đều cần giao tiếp khá nhiều.
“Đào Tử,” tôi ngắt lời cô ấy, “Nếu bây giờ em đổi việc, giả dụ lại gặp một giám đốc bộ phận có phong cách tương tự với người trước, em đã nghĩ ra cách ứng phó chưa?”.
Đây chính là nhiệm vụ của chuyên viên tư vấn, kéo câu chuyện trở lại chủ đề chính đúng lúc, để cho người xin tư vấn từ từ tìm thấy căn nguyên vấn đề.
Đào Tử thở dài.
Sau một thời gian trò chuyện, cuối cùng Đào Tử nhận ra rằng thực ra sự chán ghét thậm chí muốn đổi việc của cô trước đó đa phần đều là do tâm trạng của cô gây ra, đi sâu phân tích tâm trạng này không khó để biết rằng căn nguyên nằm ở chỗ Đào Tử thiếu kinh nghiệm giao tiếp trong công sở, nhất là sau khi trải qua thất bại lần trước, cô càng không dám nói năng gì nữa, mỗi lần giám đốc giao cho cô việc gì, cô đều vô cùng căng thẳng, chỉ sợ mình phạm lỗi, nhưng càng sợ lại càng dễ xảy ra sai sót.
4.
Muốn giao tiếp tốt ở chốn công sở, việc đầu tiên phải làm là xây dựng mối quan hệ tin cậy nhất định.
Tin cậy là tiền đề của giao tiếp, chỉ cần bạn có tích lũy nhất định trong tài khoản tin cậy của đối phương, thì khi giao tiếp sẽ không khó khăn đến như vậy.
Điều này biểu hiện rất rõ trong việc giao tiếp giữa Đào Tử và bộ phận kế toán.
Đào Tử sau khi vào phòng kế toán, vì bản thân là người mới, người của phòng kế toán đều không quen cô, cô không chào hỏi người của phòng kế toán, cũng không tự giới thiệu bản thân một cách rõ ràng, vừa tới liền nói thẳng vào chuyện chính, điểm này sẽ khiến cho nhân viên kế toán vốn đang rất bận ít nhiều có chút không vui.
Gặp tình huống này, điều Đào Tử phải làm trước tiên chính là tích lũy vào tài khoản tin cậy của người kế toán này.
Trong tình thế trước kia chưa từng quen biết, sự khen ngợi đúng mức là cách tốt nhất để kéo gần khoảng cách giữa đôi bên.
Sau khi nghe tôi phân tích xong, Đào Tử tỏ ra vô cùng đồng ý. Cô nhanh miệng nói: “Nếu em bắt đầu câu chuyện như thế này liệu có ổn không? ‘Cháu chào cô, nếu cháu đoán không nhầm, chắc chắn cô là kế toán Dương mà trưởng phòng bọn cháu hay nhắc tới rồi, trưởng phòng bọn cháu rất hay nhắc về cô với bọn cháu, nói cô rất tốt, rất giỏi nhưng lại vô cùng kiên nhẫn, ngoài ra lại còn không kiêu căng chút nào nữa’.”
Tôi gật đầu: “Vậy thì tiếp theo cô kế toán sẽ phản ứng như thế nào?”
“Chắc chắn cô ấy sẽ ngẩng lên hỏi em: ‘Cháu làm ở phòng nào?’”. Đào Tử nói.
“Rất tốt, vậy em sẽ trả lời thế nào?”. Tôi hỏi.
“Ấy chết, gặp cô cháu xúc động quá, quên tự giới thiệu. Cháu là Đào Tử, mới vào công ty tháng trước, giờ đang làm việc vặt ở phòng nhân sự”. Đào Tử nói.
“Ừ, sau đó thì sao?”. Tôi hỏi tiếp.
“Cô kế toán nhất định sẽ hỏi: ‘Hôm nay cháu tới đây có việc gì?’” Đào Tử ngừng một chút, “Nhưng cô ơi, em nên nói với cô ấy chuyện này như thế nào?”.
“Ừm, em cảm thấy mình đã hiểu rõ nhiệm vụ mà sếp giao cho em chưa?”. Tôi hỏi.
5.
Qua câu trả lời của Đào Tử, tôi được biết điểm mà cô không hiểu chủ yếu có ba mặt, một là bảng biểu đó dùng để làm gì, có yêu cầu đặc biệt gì không; hai là việc này có giới hạn về thời gian hay không, ba là còn việc gì khác cần phối hợp không.
Sau quá trình phân tích sắp xếp, Đào Tử dần biết được nên làm như thế nào.
Việc này cần làm rõ khi Đào Tử nhận việc từ giám đốc. Bước thứ nhất, Đào Tử phải làm rõ với lãnh đạo mục tiêu của nhiệm vụ lần này là gì.
Đúng như Đào Tử nói, khi giám đốc giao cho cô nhiệm vụ này, đầu tiên cô nên hỏi giám đốc: “Cho em hỏi giám đốc cần số liệu này để làm gì ạ? Có yêu cầu đặc biệt gì cần trao đổi với phòng kế toán không ạ?”.
Đào Tử tưởng tượng giám đốc có thể sẽ trả lời: “Ờ, nội bộ công ty cần dùng, hai hôm nữa có buổi họp tính toán hiệu quả công việc của các bộ phận, nói với kế toán, chỉ cần số liệu chính xác nhất là được”.
Những lời này đã chỉ ra mục tiêu của nhiệm vụ này, đó là chính xác và kịp thời.
Bước thứ hai, Đào Tử phải xác nhận thời gian hoàn thành với lãnh đạo.
“Vậy thì, số liệu này khi nào cần ạ? Để em nói trước với phòng kế toán”. Đào Tử cảm thấy tiếp theo có thể nói như vậy.
Lúc đó giám đốc có thể sẽ nói: “Chậm nhất là ba ngày nữa sẽ dùng trong buổi họp, nhưng tốt nhất là lấy về trước hai ngày, có thể chúng ta còn phải tiến hành bổ sung”.
Bước thứ ba, sau khi xác định thời gian, Đào Tử phải tiếp tục làm rõ yêu cầu cụ thể chi tiết với lãnh đạo.
“Vừa rồi giám đốc nói cần số liệu chính xác, ngoài ra còn yêu cầu khác không ạ?”. Đào Tử có thể hỏi như vậy.
Vậy thì giám đốc có thể sẽ đáp: “Tất nhiên rồi, tốt nhất là có phần tổng kết phân loại các hạng mục các bộ phận, như vậy đọc một cái là hiểu ngay”.
“Em hiểu rồi ạ, có nghĩa là tốt nhất là tổng kết theo từng hạng mục từng bộ phận đúng không ạ?” Đào Tử cần hỏi thêm một câu: “Vậy phần tổng kết này là để kế toán làm hay là chúng ta tự làm ạ?”.
“Bảo bên kế toán cung cấp số liệu là được, việc tổng kết tôi sẽ sắp xếp người khác làm, hai hôm nay kế toán cũng bận, e là không có thời gian làm”. Có thể giám đốc sẽ trả lời như vậy.
6.
Qua sự phân tích ở phần trên, đầu đuôi việc này như sau: Phòng nhân sự cần phòng kế toán cung cấp số liệu chi phí của các bộ phận trong năm ngoái trước khi hết giờ làm ngày hôm nay, yêu cầu chính xác kịp thời, không cần chỉnh lí tổng kết, sau khi mang về giám đốc nhân sự sẽ sắp xếp các nhân viên khác tiến hành phân loại tổng kết số liệu, dùng để làm số liệu tham khảo quan trọng cho cuộc họp ba ngày sau.
Nếu sự việc rõ ràng tới mức này, khi Đào Tử nói chuyện này với cô kế toán, đối phương sẽ hiểu rõ phải làm thế nào, cũng dễ dàng cung cấp số liệu mà Đào Tử cần trong thời gian quy định.
Sau khi kết thúc buổi tư vấn, Đào Tử nói đã học được rất nhiều; và phản hồi của cô ấy ngày hôm nay cũng cho thấy, rõ ràng cô ấy đã tiến bộ rất lớn trong việc giao tiếp, điều đó cũng giúp cho công việc sau này của cô ấy trở nên thuận lợi hơn rất nhiều.
Dưới đây chúng ta cùng xem lại các bước then chốt trong giao tiếp:
Mối quan hệ tốt đẹp là tiền đề quan trọng của giao tiếp, trong lần đầu giao tiếp với người khác, nhất định phải chú ý xây dựng mối quan hệ.
Đối với nhiệm vụ mà lãnh đạo giao phó, hiểu rõ nhiệm vụ này thông qua các bước làm rõ mục tiêu, xác định thời gian, yêu cầu cụ thể chi tiết, đồng thời rà soát nhân lực, vật lực, tài lực, tốt nhất là có thể xác định rõ từng bước này do ai làm, như vậy sẽ giảm thiểu được sự hiểu nhầm và va chạm không cần thiết trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Rất nhiều công việc không như ý, cần phải phân tích cụ thể vào từng vấn đề cụ thể, đừng hành động bồng bột xốc nổi, thông qua sự giúp đỡ của các chuyên gia, tìm ra bản chất của vấn đề, đồng thời vận dụng một số lời khuyên hoặc phương pháp thiết thực vượt qua cửa ải khó khăn này, khiến cho con đường nghề nghiệp của mình trở nên thuận lợi thông suốt hơn.