“Một bài diễn thuyết hay giống như một chiếc đầm dạ hội của phụ nữ, nó phải đủ dài để bao phủ toàn bộ chủ đề và đủ ngắn để mọi người thấy hấp dẫn.”
- R. A. Butler (1902-1982), chính khách người Anh
Cựu Tổng thống Mỹ Ronald Reagan là một diễn giả tài ba, nhất là khi ông đơn giản hóa những vấn đề đầy phức tạp của người Mỹ. Ví dụ, trong diễn văn đầu tiên của ông về ngân sách quốc gia được truyền hình trực tiếp, ông đã sử dụng một vốc tiền xu để minh họa cho giá trị hiện hành của đồng đô la Mỹ. Tài hùng biện của ông khiến những đối thủ thuộc Đảng Dân chủ không khỏi kinh ngạc. Một người trong số họ thừa nhận: “Phải là nghệ sĩ mới thể hiện được sự hùng hồn như thế. Nếu là Carter, có lẽ ông ấy sẽ nhấn mạnh các ý chính bằng những ngôn từ... hỏng bét; Ford có thể lóng ngóng và đánh rơi đồng xu; còn Nixon thì giữ rịt mớ tiền xu đó trong túi của mình”.
Đã bao giờ bạn từ chối một cơ hội nghề nghiệp nào đó chỉ bởi vì bạn cảm thấy thiếu tự tin khi nói trước đám đông? Đã bao giờ bạn đổ mồ hôi lạnh khi sếp yêu cầu “nói vài lời” trong một buổi họp phòng ban hoặc thuyết trình về việc bán hàng? Đầu óc bạn có bị đóng băng, bạn có bị khớp đến líu lưỡi khi gặp phải những tình huống cần ứng biến nhanh không? Nếu câu trả lời của bạn cho bất kỳ câu hỏi nào trên đây là có, bạn cũng không cần phải quá lo âu vì có rất nhiều người giống bạn. Thực tế, ngay cả những người chuyên nghiệp đôi khi vẫn khó tránh khỏi cảm giác căng thẳng và lo lắng khi nói trước đám đông. Vì vậy, bất cứ khi nào cảm thấy thiếu tự tin hay thiếu kinh nghiệm, bạn có thể vận dụng nghệ thuật nói trước công chúng (public speaking) sau đây để lấy lại sự tự tin cho mình.
6 câu hỏi then chốt cần trả lời trước khi diễn thuyết
“Không khơi được đúng mạch cử tọa trong vòng mười phút đầu tiên, bài diễn thuyết của bạn sẽ trở nên nhàm chán.”
- Louis Nizer (1902-1994), luật sư người Mỹ
Trừ phi bạn là một diễn giả đầy tự tin và kinh nghiệm, còn không thì bạn đừng bao giờ đợi cho đến khi đứng trước thính giả rồi mới quyết định nói những gì. Khi không chuẩn bị trước, bài diễn thuyết của bạn sẽ trở nên dài dòng, lan man và khó đạt được kết quả như mong muốn.
Việc trả lời sáu câu hỏi dưới đây có thể giúp bạn xây dựng một bài diễn thuyết (phát biểu) hoàn chỉnh, thành công, đúng trọng tâm và thu hút được người nghe. Không những thế, sáu câu hỏi này còn có thể giúp bạn trở nên tự tin hơn mỗi khi phát biểu trước đám đông:
1. Mục đích của bài diễn thuyết (phát biểu) là gì?
2. Tựa đề hoặc chủ đề của bài diễn thuyết là gì?
3. Thành phần khán thính giả tham dự gồm những ai và họ biết được những gì về chủ đề mà bạn sẽ nói đến?
4. Bài diễn thuyết của bạn đem lại lợi ích gì cho người nghe?
5. Những điểm chính mà bạn muốn đề cập đến là gì?
6. Bạn muốn khán thính giả làm gì sau khi kết thúc bài diễn thuyết?
Chỉ khi nào trả lời được hết sáu câu hỏi trên, thì đó là lúc bạn đã sẵn sàng xây dựng một bài diễn thuyết (phát biểu) đầy đặn và hiệu quả.
Cấu trúc của một bài diễn thuyết
Cũng như mọi câu chuyện, mọi bộ phim, mọi chương trình truyền hình hay mọi bài hát, bất cứ bài diễn thuyết nào cũng cần có ba phần: phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết. Cấu trúc này sẽ giúp vấn đề bạn đề cập đến được sáng rõ, logic và liền mạch. Vậy, bạn nên trình bày những gì trong ba phần này?
1 - Phần mở đầu: Thu hút sự chú ý của khán thính giả
Làm thế nào để thu hút được sự chú ý của khán thính giả ngay từ những phút đầu tiên? Bạn có thể sử dụng một trong những cách sau đây:
a) Bắt đầu bằng những câu hỏi ngắn hay những câu hỏi kiểu “đúng-sai”
Trong các buổi hội thảo, tôi thường “làm nóng” khán phòng bằng cách hỏi cử tọa những câu đại loại như sau:
“Đã bao giờ quý vị cảm thấy ngột ngạt, căng thẳng khi tham dự một buổi hội thảo với rất nhiều người lạ mặt chưa? Nếu “có”, xin quý vị vui lòng giơ tay lên.”
Việc đưa ra những câu hỏi dễ trả lời sẽ giúp bạn thu hút được sự chú ý của khán thính giả, từ đó bạn có thể dễ dàng hướng họ đến những vấn đề mình cần nói.
b) Trích dẫn số liệu thống kê đầy ấn tượng, hoặc đưa ra thông tin đáng tin cậy
Đối với các khán thính giả là những nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp khó tính, việc đưa ra những vấn đề hóc búa, những sự kiện nổi bật là cách tốt nhất để thu hút sự chú ý của họ. Chẳng hạn, trong một bài thuyết trình về đề tài “giữ khách hàng”, bạn có thể bắt đầu như sau:
“Tin tức mới nhất trên tờ Harvard Business Review cho thấy, có trên phân nửa số đại diện bán hàng xuất sắc khi nhảy việc đã mang theo những khách hàng tốt nhất của họ từ công ty cũ sang công ty mới”.
Khi trích dẫn một nguồn tin nào đó, hãy chắc rằng thông tin và con số cụ thể chứa đựng trong nguồn tin đó là chính xác. Không gì có thể đánh mất lòng tin của khán thính giả, cũng như sự tự tin ở người thuyết trình, nhanh bằng việc bị phát hiện sử dụng nguồn thông tin sai lạc, hoặc không thể xác định nguồn gốc dẫn chứng đưa ra.
c) Chia sẻ kinh nghiệm hoặc kể lại câu chuyện của bản thân
Mở đầu bài thuyết trình của bạn bằng một câu chuyện cá nhân hoặc một câu chuyện đầy kịch tính cũng là một cách tuyệt vời để lôi kéo sự chú ý của người nghe.
Ví dụ, một học viên từng tham dự hội thảo về đề tài thuyết trình trước công chúng của chúng tôi đã bắt đầu bài thuyết trình của mình trước một hội nghị toàn quốc về nghệ thuật bán hàng như sau:
“Quả thực, chưa bao giờ tôi thấy lo sợ đến thế. Trong một lần tập nhảy dù, khi chiếc máy bay ọp ẹp rung lên, rồi bay xuyên qua những đám mây, tôi đã cắn chặt răng và mong giữ mình khỏi bị va chạm. Tiếng gió gào rú qua cánh cửa mở toang. Tiếng huấn luyện viên thét hỏi: “Anh đã sẵn sàng chưa?”. Và, không để tôi kịp trả lời, anh ta hét to: “Nhảy!”.
Bây giờ, tôi xin phép được hỏi: “Quý vị đã sẵn sàng 'nhảy' vào một chương trình bán hàng cực kỳ mới, cực kỳ hấp dẫn chưa?”. Trước khi trả lời, xin mời quý vị, 1, 2, 3… Nhảy!”
Chuyển ý phần giới thiệu vào mục đích cuộc nói chuyện của bạn
Hãy để phần giới thiệu đóng vai trò là cầu nối gắn kết với phần nội dung chính của bài diễn thuyết. Ví dụ, một người chỉ dẫn về kỹ thuật sơ cấp cứu đã bắt đầu bài nói của mình bằng một con số thống kê ấn tượng về những vụ đau tim, tiếp đó ông nói:
“Mục đích của buổi nói chuyện hôm nay của tôi là giới thiệu với các bạn một kỹ thuật sơ cấp cứu rất hiệu quả mà bất kỳ ai cũng có thể học được, đó là kỹ thuật lấy lại nhịp tim đã ngừng đập, thường được gọi là kỹ thuật CPR(*) ”.
(*) CPR - Cardiopulmonary resuscitation: Kỹ thuật hồi sinh tim phổi tổng hợp.
2 - Phần nội dung chính: Hãy tạo ra một bức tranh thật sinh động và ấn tượng
Phần này đòi hỏi bạn phải đầu tư nhiều thời gian và công sức nhất. Hãy bảo đảm rằng những thông tin bạn đưa ra là xác thực. Trước khi bước vào nội dung chính, bạn hãy đặt mình vào vị trí của người đang chuẩn bị một bữa ăn ngon. Hãy làm cho cử tọa của bạn lắng nghe một cách thích thú như họ đang thưởng thức một bữa ăn ngon vậy.
Ví dụ, phần chính của một báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh có nội dung bao gồm ba điểm quan trọng như sau: kết quả kinh doanh của tháng trước, kết quả kinh doanh của tháng này và mục tiêu phấn đấu. Để tăng thêm phần thú vị cho bản báo cáo, bạn hãy lồng vào từng điểm chính một ví dụ nho nhỏ để người nghe không còn cảm giác đó là những con số khô khan nữa mà là những câu chuyện thú vị. Thậm chí bạn có thể thêm vào một vài câu nói hoặc trích dẫn hài hước nhằm tăng thêm sức thu hút cho bài nói chuyện của mình.
3 - Phần kết: Hãy kết thúc bài thuyết trình một cách thật đáng nhớ
Việc kết thúc bài thuyết trình thật ấn tượng sẽ khiến người nghe nhớ đến bạn cũng như những gì bạn đã nói. Hãy làm theo ba bước sau để có được những cách kết thúc thật đặc sắc cho bài diễn thuyết của mình.
• Bước 1: Điểm lại các ý chính.
Ví dụ: “Các bạn vừa nghe tôi trình bày về ba phương án làm thế nào để phòng ban chúng ta tiến gần hơn đến chỉ tiêu quý đã đặt ra”.
• Bước 2: Đề nghị người nghe làm một điều gì đó.
Ví dụ, bạn có thể nói: “Nào, bây giờ các bạn hãy…”.
• Bước 3: Kết thúc bài thuyết trình thật mạnh mẽ.
Hãy kết thúc bằng một câu chuyện ngắn được chuẩn bị sẵn, một câu chuyện vui thích hợp hoặc một lời trích dẫn để tóm tắt những gì bạn đã phát biểu. Và cuối cùng, bạn đừng quên gửi lời cảm ơn đến khán thính giả - những người đã dành thời gian tham dự và nhiệt tình lắng nghe bạn.
Một bài thuyết trình được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn thêm tự tin khi đứng trước đám đông, đồng thời làm tăng sự tin cây, lòng nhiệt tình nơi khán thính giả.
Tự nhủ với bản thân những điều tích cực
Tiến sĩ Dan Schaefer – một chuyên gia tư vấn hàng đầu, đồng thời là nhà tâm lý học, bác sĩ chuyên chữa bệnh bằng liệu pháp thôi miên đã giúp rất nhiều doanh nhân, vận động viên thể thao, giảng viên và nghệ sĩ vượt qua các rào cản cá nhân để có được thành công trong sự nghiệp. Không ít khách hàng của ông được xếp vào nhóm 100 giám đốc điều hành tài ba và những nhà quản lý bán hàng xuất sắc trên tạp chí Fortune. Schaefer tiết lộ rằng: “Cách bạn tự trò chuyện với chính mình cũng quan trọng đối với thành công trong kinh doanh cũng như chiến thắng trong một cuộc thi đấu thể thao. Hãy hết sức chú ý đến cuộc độc thoại của bạn. Hãy làm sạch tâm trí của bạn khỏi những suy nghĩ tạp nham, đen tối, tiêu cực, và kích hoạt, duy trì những ý nghĩ tích cực, mạnh mẽ”.
Vậy làm thế nào bạn có thể vận dụng kỹ thuật độc thoại này trong lúc chuẩn bị bài thuyết trình?
Tiến sĩ Schaefer gợi ý rằng bạn nên tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Bạn nghe thấy bản thân nói gì với chính bạn?
- Điều gì đưa bạn vào một cuộc độc thoại tiêu cực, và nó kéo dài trong bao lâu?
- Khi nào cuộc độc thoại tiêu cực đó kết thúc, và bạn chấm dứt nó như thế nào?
Chắc chắn điều đó sẽ góp phần giúp bạn có một bài thuyết trình thành công.
Tiến sĩ Schaefer nhấn mạnh: điều quan trọng là bạn phải biết thay thế mọi ý nghĩ tiêu cực bằng ý nghĩ tích cực. Ngay từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc bài thuyết trình, hãy luôn tự nhủ rằng mọi điều bạn muốn bạn đều có thể làm được, hoặc đều có thể xảy ra.
Chắc chắn điều đó sẽ góp phần giúp bạn có một bài thuyết trình thành công.
3 bước để có một bài thuyết trình ứng khẩu
“Những bài diễn thuyết hùng hồn, tự nhiên hiếm khi hao tốn nhiều giấy mực.”
- Leslie Henson (1891-1957), diễn viên, nghệ sĩ hài người Anh
Đã bao giờ bạn lạnh toát cả người khi bất ngờ nhận được lời đề nghị: “Xin anh/chị vui lòng phát biểu ý kiến đóng góp cho cuộc họp” hay chưa?
Nếu rơi vào trường hợp như vậy, bạn không cần phải hoảng sợ. Ba bước sau đây sẽ giúp bạn biết cách tạo ấn tượng tốt đẹp với người nghe.
Bước thứ nhất
Nêu rõ ý chính hay mục đích của bài phát biểu của bạn. Ngay từ câu đầu tiên, bạn có thể đi thẳng vào vấn đề.
Bước thứ hai
Đưa ra những bằng chứng (các con số thống kê, kết quả nghiên cứu, trích dẫn sách, báo…) hoặc ví dụ thuyết phục nhất để hỗ trợ cho các ý chính hoặc quan điểm của bạn.
Bước thứ ba
Nói rõ cho cử tọa biết bạn muốn họ làm gì hoặc rút ra kết luận gì từ những ý kiến của bạn.
Tổng thống Franklin D. Roosevelt có lẽ đã đưa ra lời khuyên tốt nhất để có một bài phát biểu ứng khẩu, đó là: “Hãy chân thành, ngắn gọn và… ngồi xuống”. Bên cạnh đó, bạn cần bảo đảm rằng giọng nói của bạn tạo được sự tập trung chú ý của người nghe.
Cách khắc phục 5 sự cố thường gặp khi thuyết trình
Ngay cả các diễn giả kinh nghiệm nhất cũng biết rằng một bài thuyết trình không phải lúc nào cũng tuân theo trình tự như mong muốn, vì nhiều lý do khác nhau. Trong quá trình diễn thuyết, có thể sẽ có ít nhiều sự cắt ngang hay gián đoạn. Chẳng hạn, một người nào đó ngắt lời bạn, thậm chí đưa ra những câu hỏi cắc cớ hoặc những nhận xét khó chịu về những gì bạn đang nói; hoặc cũng có thể do lỗi kỹ thuật của các thiết bị nghe nhìn mà bài thuyết trình bị gián đoạn...
Những việc ngoài dự tính có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Chúng làm đứt mạch suy nghĩ và sự tập trung của bạn, thậm chí còn khiến bạn mất bình tĩnh. Đó là lý do vì sao bạn cần chuẩn bị tinh thần để đối phó với những tình huống xấu nhất. Dưới đây là một vài vấn đề thường xảy ra có thể làm gián đoạn bài diễn văn của bạn, và cách giải quyết chúng.
Sự cố thứ nhất: Bỗng dưng bạn quên sạch những gì cần nói và bị “đông cứng”
Bài diễn thuyết của bạn đang rất trơn tru, mọi thứ đều suôn sẻ như bạn muốn, nhưng đột nhiên một vài tác nhân bên ngoài khiến bạn phân tâm. Đầu óc bạn tự dưng trống rỗng. Im lặng và không biết phải nói gì tiếp theo. Mồ hôi bắt đầu túa ra. Khán giả nhận thấy rất rõ giây phút bối rối của bạn. Từ bên dưới, có ánh mắt ái ngại, có ánh mắt cảm thông, lại có ánh mắt tỏ vẻ khó chịu đối với bạn. Bạn sẽ làm gì trong hoàn cảnh này?
Việc không nên làm: Đừng hoảng sợ hoặc bỏ chạy ra khỏi phòng.
Việc nên làm: Hít thở sâu, uống một ngụm nước, mỉm cười và nhìn vào những ghi chú của bạn. Hãy tìm ý chính của phần bạn đang đề cập đến, có thể bạn sẽ bắt kịp được đoạn bỏ lỡ. Sau đó bạn có thể nói: “Nào, chúng ta hãy trở lại với nội dung tôi vừa đề cập…”.
Nếu có những ý nghĩ, tư tưởng tiêu cực xuất hiện trong đầu bạn, hãy nhanh chóng xua tan chúng bằng cách tự trấn an bằng những lời lẽ tích cực, chẳng hạn: “Mình giải quyết được chuyện này. Bình tĩnh nào. Mình sẽ hoàn thành tốt đẹp bài thuyết trình này”.
Trong hầu hết các trường hợp, khán thính giả sẽ tích cực cổ vũ bạn nếu bạn nhanh chóng lấy lại bình tĩnh.
Sự cố thứ hai: Người nghe không quan tâm và nói chuyện riêng
Khi bạn vừa bắt đầu phần chính của bài diễn thuyết, có hai người ngồi ở hàng ghế sau thì thầm trò chuyện với nhau và cười to đủ để những người khác nghe thấy. Dù bạn đã nhìn họ với ánh mắt yêu cầu họ ngừng lại nhưng họ vẫn tiếp tục nói cười. Đừng để họ làm cản trở bài diễn văn của bạn.
Việc không nên làm: Đừng to tiếng, cũng đừng nổi nóng hoặc la hét họ.
Việc nên làm: Nói với họ bằng một giọng vừa nghiêm khắc vừa thân thiện như thế này:
“Xin lỗi, mời anh A/chị B ngồi ở hàng ghế sau vui lòng chú ý một chút.”
Hoặc, bạn cũng có thể nói:
“Chẳng hay quý vị ngồi ở hàng ghế sau có thể chia sẻ ý kiến của quý vị với chúng tôi không? Tuy chúng ta có rất ít thời gian, nhưng nếu quý vị có gì cần bổ sung vào những điều tôi vừa nói, quý vị cứ phát biểu, sau đó chúng ta sẽ tiếp tục. Nào, xin mời!”
Đây có thể là cơ hội để những người muốn gây sự chú ý có điều kiện lên tiếng. Nếu họ chấp nhận lời đề nghị của bạn và bắt đầu đưa ra ý kiến, bạn hãy lắng nghe và khéo léo chấm dứt lời bình luận của họ.
Ví dụ, bạn có thể nói:“Thành thật cảm ơn ý kiến đóng góp của quý vị, bây giờ chúng ta sẽ tiếp tục trở lại vấn đề…”.
Trong trường hợp cần đến thái độ quyết đoán hơn, bạn hãy nói chuyện riêng với họ, thậm chí bạn có thể tạm ngưng và cho mọi người nghỉ trong giây lát. Bạn đến gặp trực tiếp những người này và nói với họ bằng giọng lịch sự nhưng nghiêm khắc:
“Tôi đã hai lần yêu cầu các bạn ngừng nói chuyện riêng. Các bạn làm cho những người khác mất tập trung. Vì vậy, làm ơn gác câu chuyện đó lại cho đến giờ giải lao. Nếu không tôi buộc phải yêu cầu các bạn rời khỏi đây.”
Sự cố thứ ba: Người chất vấn gây khó khăn cho bạn
Một buổi hội thảo nọ, tôi từng bị một vị thính giả chặn ngay phần mở đầu bằng một câu bất ngờ như thế này: “Làm thế nào ông chứng minh được điều đó?”. Tôi đã trả lời người đó thật ngắn gọn và một phút sau khi tôi đề xuất cách thức đơn giản để phá bỏ không khí ngượng ngập ban đầu, anh ta đã nói một cách mỉa mai rằng: “Tôi đã thử cách đó rồi, nhưng có vẻ như nó chẳng có hiệu quả”.
Làm thế nào để ứng đối thông minh trước những lời vặn hỏi cố tình gây khó dễ có thể làm bạn mất bình tĩnh? Trước hết, bạn cần biết rằng những người vặn hỏi bạn thường có 3 mục tiêu:
- Một là, họ muốn thử sự tự tin của bạn.
- Hai là, họ muốn hủy hoại uy tín của bạn.
- Và ba là, họ muốn khoe khoang về bản thân.
Việc không nên làm: Đừng phản ứng thái quá, làm ngơ, tranh luận, tỏ vẻ phòng thủ, mất bình tĩnh hoặc hạ nhục họ bằng những câu nói châm chọc, cho dù trong thâm tâm, bạn rất muốn làm thế.
Việc nên làm: Giữ bình tĩnh và tỏ ra hóm hỉnh. Nếu được, hãy trả lời nhanh hoặc đưa ra một ví dụ nhằm hỗ trợ cho luận điểm của bạn. Việc này đủ để làm người đang truy vấn bạn phải im lặng.
Nếu họ vẫn tiếp tục vượt quá giới hạn cho phép, bạn hãy yêu cầu mọi người nghỉ giải lao trong ít phút. Sau đó, hãy đi đến chỗ người đó, lịch sự mời họ đi theo bạn, sau đó đề nghị họ rời khỏi buổi hội thảo.
Trong trường hợp người phá ngang ấy là đồng nghiệp và việc gây rối ấy chỉ để cho vui, bạn cần làm gì? Bạn không thể mời họ ra khỏi phòng nhưng bạn có thể đến thẳng chỗ người đó, nói khẽ nhưng kiên quyết rằng: “Tôi thật sự rất lấy làm cảm kích nếu anh ngừng ngay việc làm gián đoạn bài nói của tôi”.
Càng xử lý nhanh chóng những kẻ phá bĩnh bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu cho bạn và khán thính giả của bạn. Suy cho cùng thì người ta đến là để nghe bạn nói, cho nên nghĩa vụ tiên quyết của bạn là phải bảo đảm quyền lợi đó cho các khán thính giả của mình.
Sự cố thứ tư: Bạn gặp những câu hỏi không thể trả lời, hoặc chỉ nhận được sự im lặng của cả khán phòng trong phần hỏi-đáp sau thuyết trình
Phần hỏi-đáp trong mọi hội thảo chính là cơ hội tuyệt vời để bạn kết nối với khán thính giả, vì thế đừng để nó trôi qua lãng phí. Phần này cho phép bạn làm sáng tỏ mọi thông tin, nhấn mạnh những điểm chính và lắng nghe ý kiến của cử tọa.
Sau đây là một vài cách để giải quyết những câu hỏi mà bạn không thể trả lời. Bạn có thể nói:
“Ngay lúc này tôi chưa thể trả lời cho bạn câu hỏi đó (hoặc tôi chưa nắm được thông tin đó), nhưng chắc chắn là tôi sẽ có lời giải đáp cho bạn sớm nhất có thể.”
“Câu hỏi của bạn khá phức tạp và chắc chắn chúng ta sẽ thảo luận thêm về nó nếu còn thời gian. Tuy nhiên, tôi có thể trả lời ngắn gọn thế này…”
Tiếp theo, làm thế nào để tránh tình trạng mọi người rơi vào lặng im khi bạn đặt câu hỏi?
Nếu trong giờ giải lao, một người nào đó có câu hỏi cho bạn, hãy khuyến khích họ rằng: “Câu hỏi tuyệt đấy! Bạn sẽ tham gia vào phần hỏi-đáp sắp tới với câu hỏi này chứ?”.
Khi bắt đầu phần hỏi-đáp, bạn hãy hỏi rằng: “Ai là người hỏi đầu tiên nào?”.
Nếu không ai phát biểu, bạn hãy tự đưa ra câu hỏi. Ví dụ:
“Tôi thường nhận được những thắc mắc như….”
“Bây giờ, có lẽ các bạn đang tự hỏi: ‘Tiếp theo là gì nào?’. Và đây là câu trả lời…”
Sự cố thứ năm: Thiết bị nghe nhìn bị trục trặc
Bạn sẽ làm gì nếu như thiết bị nghe nhìn bị trục trặc đúng ngay lúc bạn đang rất cần nó cho bài thuyết trình?
Đơn giản thôi, bạn có thể kể một vài chuyện vui nho nhỏ trong khi khởi động lại máy tính, thử bật tắt công tắc hoặc thay bóng đèn (nếu bạn biết), hoặc nói vài câu hài hước kiểu như:
- Lẽ ra tôi nên gia hạn thời gian bảo hành cái máy này!
- Sao lại thế này? Năm ngoái nó vẫn còn hoạt động tốt mà!
Hoặc, nghiêm túc hơn, bạn có thể nói:
- Xin vui lòng dùng thời gian này để thảo luận vấn đề… với người ngồi bên cạnh bạn.
Nếu bạn không thể giải quyết ngay được những sự cố về kỹ thuật đó, hãy gọi người hỗ trợ. Sau đó, hãy tiếp tục bài diễn thuyết.
Tuy nhiên, tốt nhất bạn nên có một phương án dự phòng cho các thiết bị điện tử mà bạn sử dụng trong quá trình thuyết trình. Chẳng hạn, hình ảnh, bảng biểu, bản tóm lược nội dung chương trình để nếu cần bạn có thể phân phát cho cử tọa. Nói chung, những trục trặc kỹ thuật sẽ được hạn chế rất nhiều nếu bạn làm theo những bước sau đây:
• Kiểm tra tất cả các thiết bị trước khi buổi hội thảo bắt đầu.
• Khởi động lại máy tính sau khi bạn chạy thử chương trình.
• Nên có đĩa sao lưu dự trữ. Nên chuẩn bị dự phòng một số hình ảnh trình chiếu trên máy chiếu và các bản tóm lược chương trình để phát cho khán thính giả.
• Kiểm tra và bảo đảm rằng những hình ảnh đó không bị mờ và được đặt đúng vị trí.
• Đảm bảo các khuôn hình (slides) được phát ra từ máy chiếu (projector) nằm đúng vị trí của màn ảnh.
• Học cách bật tắt các bóng đèn trong phòng nếu máy chiếu được gắn trên trần nhà.
Hãy luôn linh hoạt và chủ động bởi bạn có thể phải nói mà không có sự trợ giúp của các phương tiện nghe nhìn (A/V - Audio/Video) vốn chỉ làm tăng thêm sự sinh động của bài thuyết trình chứ không thể thay thế vai trò của bạn. Điều đó giúp bạn có thể tiếp tục phần trình bày của mình khi các thiết bị điện tử gặp sự cố. Tôi vẫn sử dụng cách đề phòng trục trặc theo kiểu cổ điển nhưng rất đáng tin cậy: tôi luôn mang theo vài cây bút lông, yêu cầu bộ phận tổ chức sự kiện dự phòng một tấm bảng trắng hay một bảng kẹp giấy có giá ba chân để sử dụng trong trường hợp cần thiết.
“Tiếng nói là thanh âm tuyệt vời nhất.”
- Ngạn ngữ
Trả lời tốt các câu hỏi của cử tọa, xây dựng một bài thuyết trình có cấu trúc chặt chẽ và diễn tập trước nhiều lần chính là bí quyết giúp bạn có một buổi thuyết trình thành công. Có thể trong khi thuyết trình, bạn sẽ phạm một vài lỗi nhỏ hay gặp một số sự cố, nhưng bạn đừng quá lo lắng, hãy nhanh chóng quay trở lại với những gì bạn đang nói. Hãy chia sẻ tất cả những gì bạn biết về chủ đề đang được trình bày với khán thính giả của bạn một cách vui vẻ, tự tin và thoải mái, chắc chắn cử tọa sẽ rất cảm kích và hoan nghênh bạn và cả bài thuyết trình của bạn.
Để phần hỏi-đáp của bạn tốt hơn
• Hãy dự đoán những câu hỏi khán thính giả có thể đặt ra và chuẩn bị những câu trả lời ngắn gọn.
• Luôn lặp lại và diễn giải câu hỏi để mọi người cùng hiểu rõ nội dung câu hỏi đó (điều này còn giúp bạn có thêm một vài phút để tìm ra câu trả lời thật súc tích).
• Trả lời ngắn gọn kèm các ví dụ cụ thể.
• Nếu câu hỏi không liên quan gì đến nội dung của buổi hội thảo, bạn hãy nói: “Câu hỏi thật hay, nhưng nó không nằm trong phạm vi chủ đề hôm nay. Tôi rất vui được thảo luận tiếp với bạn về vấn đề này sau khi chương trình kết thúc”.
• Cảm ơn người đặt câu hỏi và tiếp tục: “Ai sẽ là người tiếp theo nào?”.