“Thế gian có hai loại người, người tạo ra thành quả và người hưởng thành quả của người khác.”
- Dwight Morrow (1873-1931), chính khách người Mỹ
Trước khi trở thành chủ tịch tập đoàn Thép Bethlehem, Charles M. Schwab từng rút ra bài học đáng nhớ từ ông chủ của mình - Andrew Carnegie - về thái độ tự mãn trước thành quả đạt được. Sự việc diễn ra như sau: Một ngày kia, Schwab gởi một bức điện tín để khoe với ông chủ về thành tích của mình, rằng “Tất cả các mục tiêu đều bị phá vỡ vào ngày hôm qua”. Ngay sau đó, Carnegie đánh điện trả lời Schwab: “Thế hôm nay thì sao?”.
Để giao tiếp hiệu quả với sếp
“Chim khôn kêu tiếng rảnh rang. Người khôn nói tiếng dịu dàng dễ nghe.”
- Tục ngữ
Đó là một buổi sáng thứ Hai, vừa ngồi vào bàn làm việc của mình, bạn đã nhìn thấy một mảnh giấy có ghi lời nhắn rằng sếp muốn gặp bạn tại phòng làm việc của sếp càng sớm càng tốt. Có thể bạn không đoán được sếp đang nghĩ gì, nhưng nếu biết giao tiếp khéo léo, có thể sự nghiệp của bạn sẽ nhanh chóng thăng tiến.
Mỗi vị sếp có thể có một kiểu giao tiếp khác nhau. Một số thích tán gẫu trước khi bàn việc. Một số khác lại thích đi thẳng vào vấn đề. Lại có những vị sếp cảm thấy thoải mái hơn khi nói chuyện với từng nhân viên và từ từ tập trung vào chi tiết của từng vấn đề. Lại có những vị sếp thích thảo luận về ý tưởng cùng lúc với cả một nhóm nhân viên xung quanh.
Hãy quan sát để xác định kiểu giao tiếp của sếp bạn. Dĩ nhiên không ai sử dụng duy nhất một kiểu giao tiếp. Phần lớn mọi người thường kết hợp nhiều kiểu giao tiếp khác nhau. Dưới đây là bốn kiểu giao tiếp thường gặp ở các vị sếp:
• Kiểu giao tiếp áp đặt
• Kiểu giao tiếp thân thiện
• Kiểu giao tiếp huấn luyện
• Kiểu giao tiếp theo lô-gíc
Làm việc với sếp có kiểu giao tiếp áp đặt
“Tư duy chiến lược”, “đầu tàu, tiên phong”, “ý chí mạnh mẽ”, “không kiêng dè” là những từ ngữ có thể dùng để mô tả kiểu giao tiếp của một vị sếp thích áp đặt. Là người thẳng thắn, họ luôn đi thẳng vào vấn đề và thường xuyên ngắt lời người khác. Giọng nói sang sảng, ngôn ngữ cơ thể sống động có thể “hớp hồn” người khác, đặc biệt khi họ thể hiện quan điểm hoặc đưa ra mệnh lệnh cho cấp dưới. Mẫu người này rất ghét nghe những câu trả lời như “Không”, “Tôi sẽ cố”, “Việc này không thể thực hiện được”.
Những vị sếp có kiểu giao tiếp này thích bàn bạc thảo luận các phương án, sau đó đưa ra quyết định và giao nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên. Vì vậy, trong khi thảo luận, bạn cần giữ vững lập trường, trình bày thật ngắn gọn ý kiến của mình, tuyệt đối không tranh cãi, bởi những vị sếp này thường khăng khăng bảo vệ quan điểm của họ. Họ chỉ muốn nhìn thấy kết quả và tận hưởng những thành quả ngọt ngào của cả nhóm, dưới sự lãnh đạo của họ.
Tuy nhiên, làm việc với những vị sếp có phong cách này, bạn có nhiều cơ hội thăng tiến. Hãy cam đoan với sếp của bạn rằng những mục tiêu của họ cũng chính là mối quan tâm hàng đầu của bạn. Tất cả những gì bạn cần nói trong khi giao tiếp với họ là: “Vui lòng cho tôi biết sếp cần gì, tôi sẽ hoàn thành điều đó một cách tốt nhất”.
Dưới đây là 6 cách giúp bạn gây ấn tượng trước những vị sếp có phong cách này:
• Bỏ qua những chuyện nhỏ nhặt, hoặc những yêu cầu hoàn toàn mang tính cá nhân, hoặc bạn nên chờ cho đến khi sếp thảo luận về những vấn đề liên quan đến công việc với bạn. Ví dụ:
“Chào [buổi sáng], Ed. Tôi đã sẵn sàng cho việc kiểm tra sổ sách kế toán tháng này của chúng ta.”
• Trình bày lại các ý chính để sếp thấy rằng bạn đã lắng nghe và hiểu rõ toàn bộ vấn đề. Ví dụ:
“Theo những gì sếp đã nói, tôi thấy quan tâm hàng đầu của sếp trong vấn đề này là…”
• Nói rõ mục đích cuộc gặp bằng một câu ngắn gọn, chẳng hạn:
“Mục đích cuộc nói chuyện của chúng ta hôm nay là làm rõ câu chuyện đằng sau những con số này.”
• Tránh giải thích dông dài hoặc tranh cãi lý lẽ với sếp.
“Tôi xin trả lời ngắn gọn câu hỏi của sếp là…”
• Không sa vào chi tiết.
“Bây giờ tôi không đi sâu vào các chi tiết, nhưng nếu sếp muốn biết thêm bất cứ thông tin nào, xin cứ hỏi.”
• Xin ý kiến, lời khuyên của sếp về các kế hoạch, hoạt động hoặc quyết định thực hiện một công việc nào đó.
“Vui lòng cho tôi lời khuyên về các bước tiếp theo.”
Làm gì khi sếp nổi giận?
Khi bị áp lực, những vị sếp thích áp đặt người khác thường la hét, kết tội hoặc hăm dọa cấp dưới. Trong những trường hợp như thế, bạn nên tránh đối đầu trực tiếp với sếp, nếu không bạn sẽ luôn nhận phần thua thiệt về mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể xoa dịu cơn nóng giận của sếp bằng cách nói những câu nhẹ nhàng như: “Mọi việc rồi sẽ ổn thôi”, hoặc “Không có vấn đề gì, tôi sẽ xử lý việc đó”.
Tuy nhiên, cách hay nhất với bạn vẫn là tránh xa khi sếp nổi giận để khỏi vướng vào rắc rối và chờ cho đến khi cơn giận của sếp qua đi. Nếu sếp vẫn cố dồn ép bạn, hãy lên tiếng: “Tôi không thể làm được gì nếu sếp cứ la hét tôi như thế này”.
Làm việc với sếp có phong cách giao tiếp thân thiện
“Dễ thương”, “nhiệt tình”, “quan tâm” và “vui vẻ” là những từ ngữ dùng để mô tả tính cách của một vị sếp thân thiện. Mẫu người này thường lạc quan, vui vẻ, thích những cuộc trò chuyện thân tình và quan tâm đến nhân viên. Họ luôn khuyến khích tinh thần làm việc tập thể và vận dụng trí não, sự hợp tác, hòa thuận để đạt hiệu năng làm việc cao nhất trong nhóm.
Những vị sếp này thường không quan tâm đến các lỗi nhỏ. Điều họ quan tâm nhất là làm thế nào để đảm bảo hiệu quả công việc và giữ được hòa khí giữa các nhân viên.
Để tạo ấn tượng tốt với sếp thân thiện, bạn nên có thái độ làm việc tích cực, lạc quan, vui vẻ và duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp. Trong các cuộc họp, hãy đưa ra ý kiến đóng góp và tham gia vào các nhóm làm việc chung. Bạn không nên đặt nặng vấn đề thăng tiến của bản thân trước mặt sếp. Ngoài ra, bạn hãy nói những câu kiểu như: “Tôi rất thích được làm việc với sếp” hoặc “Sếp làm cho công việc tại đây thật vui”.
Sau đây là một vài gợi ý giúp bạn giao tiếp tốt với sếp thân thiện:
• Hỏi thăm về gia đình, các mối quan tâm, sở thích riêng của sếp trước khi bắt đầu vào công việc. Ví dụ:
“Bây giờ chúng ta sẽ nói về dự toán ngân sách, à nhân tiện, tôi muốn hỏi thăm tình hình con gái của sếp thế nào rồi?”
• Hãy nhiệt tình trong công việc, cũng như trong các buổi họp. Ví dụ:
“Truyền đạt ý tưởng đến khách hàng chính là niềm vui thích của tôi.”
• Tổng kết lại các ý chính của sếp. Ví dụ:
“Sếp muốn tôi làm… vào sáng ngày mai, đúng không ạ?”
• Chú ý lắng nghe và hỏi lại nếu bạn chưa hiểu rõ.
“Xin lỗi, sếp vui lòng nói rõ hơn về ý ‘làm họ phải lột cả vớ ra’(*) trong mẩu quảng cáo khuyến mại mà sếp vừa đề cập.”
(*) Nguyên văn: “Knock their socks off”. Thành ngữ tiếng Anh, có nghĩa là tạo ấn tượng mạnh hoặc gây “sốc”.
• Hãy uyển chuyển và cởi mở tiếp nhận ý tưởng của sếp. Ví dụ, bạn nói:
“Tôi chưa bao giờ có được một ý tưởng như thế, tôi rất thích nó.”
• Tránh rơi vào những chuyện vụn vặt hoặc cãi lý với sếp.
“Tôi sẽ không làm phiền sếp với những chi tiết vụn vặt hay giải thích dài dòng. Điều quan trọng nhất sếp cần biết là…”
• Hãy phát biểu ý chính mà bạn muốn nói trong một hoặc hai câu. Ví dụ:
“Nói tóm lại, chúng ta cần đưa ra quyết định mua hàng trước thứ Năm tới, nếu chúng ta muốn hưởng giảm giá.”
Làm gì khi sếp làm ngơ trước khó khăn của nhân viên?
Một vị sếp thân thiện, dễ gần có thể phớt lờ khó khăn mà nhân viên của họ gặp phải trong quá trình làm việc, thay vì cùng nhau đương đầu giải quyết.
Ví dụ, sẽ có trường hợp sếp bỏ qua không xử lý một nhân viên lười biếng, làm việc không đạt yêu cầu khiến công việc của các nhân viên khác trong nhóm bị ảnh hưởng. Nếu tình trạng này liên tục tái diễn, tinh thần làm việc cũng như hiệu quả công việc của nhóm sẽ nhanh chóng tụt giảm. Bạn nên trao đổi thẳng thắn với sếp. Hãy để sếp hiểu rằng sự thiếu trách nhiệm của một người ảnh hưởng rất lớn đến công việc của bạn và các đồng nghiệp khác, và yêu cầu sếp có hành động cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể nói:
“Hiện nay tôi đang gặp một vấn đề rắc rối cần giải quyết, và tôi rất mong được giãi bày với sếp. Khi cố gắng thì Tina làm việc rất tốt, nhưng không ít lần bản báo cáo của cô ấy được chuyển đến tay tôi với rất nhiều lỗi bất cẩn. Tôi đã phải vừa sửa những lỗi đó, vừa phải chuẩn bị báo cáo của riêng tôi. Tôi thật sự rất cảm kích nếu sếp có thể có một buổi nói chuyện với cô ấy để cải thiện tình trạng này”.
Làm việc với sếp thích huấn luyện
“Khuyến khích, ủng hộ”, “hướng dẫn tận tình”, “quan tâm chu đáo” là những từ dùng để nói về những vị sếp có kiểu giao tiếp huấn luyện. Những vị sếp này thường rất coi trọng việc học hỏi và rất thích chia sẻ kiến thức với mọi người. Họ rất chú trọng đến chất lượng công việc, các mối quan hệ cá nhân và lòng trung thành của nhân viên.
Những vị sếp này thường đưa ra các câu hỏi nhằm làm cho vấn đề thảo luận trở nên dễ dàng, sáng tỏ hơn. Họ giao việc cho nhân viên, và ngay sau đó họ sẽ cung cấp các thông tin cần thiết, những chi tiết cụ thể, thậm chí cả kế hoạch làm việc cho nhân viên đó. Họ cũng thường xem xét kỹ lưỡng công việc của bạn và đưa ra thông tin phản hồi chi tiết – giống như một giáo viên trung học vậy. làm việc độc lập và đạt thành tích cao luôn được họ đánh giá cao và cũng là động lực thúc đẩy sự thăng tiến của bạn.
Những vị sếp có phong cách huấn luyện rất xem trọng các mối quan hệ cá nhân, vì thế bạn hãy cho sếp biết rằng bạn đánh giá cao sự giúp đỡ chỉ bảo của sếp. Bạn có thể nói: “Tôi thật sự cảm kích lòng tốt và sự giúp đỡ của sếp”.
Để giao tiếp hiệu quả với sếp có phong cách huấn luyện:
• Hãy cho sếp biết rằng bạn luôn mong muốn trau dồi và nâng cao kỹ năng làm việc của bản thân.
“Tôi đang tham dự một hội thảo về nghệ thuật nói trước công chúng vì tôi muốn mình năng động và hiệu quả hơn trong các cuộc họp của chúng ta.”
• Lắng nghe lời phê bình và chân thành nhận lỗi.
“Cảm ơn sếp đã góp ý, tôi sẽ cố gắng hết sức để việc đó không xảy ra lần nữa.”
• Đề nghị sếp làm rõ các vấn đề bạn chưa hiểu.
“Xin vui lòng nói rõ hơn các tiêu chí sếp áp dụng để đánh giá kết quả của công việc này.”
• Hăng hái phát biểu và đưa ra ý kiến trong các cuộc họp.
“Tôi xin phép bổ sung một vài ý kiến…”
• Hãy tham khảo ý kiến của sếp.
“Theo sếp, đâu là điểm mấu chốt trong vấn đề này?”
• Hãy đề nghị sếp giao thêm công việc cũng như trách nhiệm.
“Tôi rất muốn làm công việc đó, nếu sếp thấy tôi có thể đảm trách được”.
Làm gì khi sếp có phong cách huấn luyện trở nên độc đoán?
Những vị sếp thích giao tiếp kiểu “huấn luyện” đôi khi lại là những người độc đoán. Họ thúc ép cấp dưới làm việc theo ý họ. Nếu cấp dưới làm trái, họ có thể tỏ ra xa lánh và cho rằng cấp dưới không tôn trọng mình. Cũng từ đó, họ phòng thủ trước cấp dưới, thậm chí đôi khi họ còn trở nên giận dữ.
Dĩ nhiên là một nhân viên, bạn luôn muốn có cơ hội gần gũi, học hỏi kinh nghiệm và sự từng trải của sếp mình. Nhưng bạn cũng nên dành ít nhiều quyền tự quyết đối với công việc và sự nghiệp của bạn. Vì vậy, nếu xảy ra vấn đề giữa sếp và bạn, hãy tìm cách giảm bớt sự căng thẳng, đừng có những hành động quá khích trước những lời phê bình hoặc yêu cầu của sếp.
Hãy nói với sếp rằng bạn rất cảm kích trước sự chỉ bảo của sếp:
“Tôi thật sự biết ơn về những gì sếp đã chỉ dẫn cho tôi. Có thể tôi không làm theo tất cả các gợi ý của sếp nhưng thực sự lời khuyên của sếp đã giúp tôi rất nhiều trong công việc.”
Làm việc với những vị sếp có lối giao tiếp lô-gíc
“Chính xác”, “nghiêm túc”, “cầu toàn” và “ hướng nội” là những từ ngữ dùng để mô tả những vị sếp có phong cách giao tiếp lô-gíc. Những vị sếp này thường trình bày ý tưởng của họ từng bước một và mạch lạc từ đầu đến cuối. Họ thích thảo luận chi tiết về quy trình cũng như cách thực hiện công việc. Họ luôn đánh giá cao sự chính xác và tiếp cận mọi thứ một cách có hệ thống.
Những vị sếp này thường tránh các cuộc tiếp xúc bên ngoài công việc với nhân viên của họ. Trước các buổi họp hoặc trong giờ nghỉ, họ cũng tránh các cuộc trò chuyện phiếm và thường bàn bạc với từng người về những vấn đề liên quan đến công việc, hướng giải quyết hoặc những chủ đề về việc làm thế nào để gia tăng lợi nhuận.
Bạn có thể nhận được sự hỗ trợ từ những vị sếp này nếu bạn tránh được những sơ suất trong lời ăn tiếng nói và cả trên công văn giấy tờ. Hãy lựa chọn ngôn từ chính xác, ăn nói rành mạch, tiếp cận vấn đề có phương pháp trong các cuộc trao đổi giữa bạn và sếp. Hãy cho sếp biết rằng bạn luôn cố gắng tránh các sai sót trong công việc. Chẳng hạn, bạn có thể nói:
“Tôi luôn muốn công việc được trôi chảy, vì thế xin vui lòng cho tôi biết nếu có việc gì không đáp ứng yêu cầu của sếp.”
Làm gì khi sếp “lô-gíc” trở thành người hay chấp nhặt?
Dưới áp lực công việc, những vị sếp có phong cách giao tiếp lô-gíc thường ít cởi mở, họ trở nên khó tính, hay chỉ trích và phê phán. Họ nói chuyện một cách thẳng thắn, không cần giữ ý tứ, dễ mất bình tĩnh và trở nên cố chấp, dù nhân viên của họ phạm những lỗi rất nhỏ. Vì thế, đừng ngạc nhiên khi những vị sếp này buộc tội bạn và hét lên “Sai hết rồi!” chỉ vì một lỗi rất nhỏ trong công việc.
Cách tốt nhất để đối phó với những vị sếp quá khắt khe này là bạn hãy hỏi thẳng sếp, dù đó là những chi tiết nhỏ nhất. Đừng phiền lòng hay buồn bực về việc la mắng của sếp, cũng đừng cố đưa ra lý do để thuyết phục sếp rằng bạn không sai, vì điều đó càng làm cho sếp bạn khó chịu hơn.
Khi bị sếp “lô-gíc” la mắng, bạn đừng mất bình tĩnh. Hãy ghi chép lại những điểm mà sếp cho rằng bạn sai, sau đó hỏi thẳng sếp:
“Tôi đã nghe tất cả những gì sếp nói. Còn điều gì không đúng nữa không ạ?”
Để giao tiếp và làm việc hiệu quả với những vị sếp có phong cách này, bạn hãy:
• Bám sát những điểm chính ngay từ khi bắt đầu cuộc nói chuyện giữa bạn và sếp. Hãy nói:
“Chào sếp, tôi đã sẵn sàng trao đổi về các thông số kỹ thuật của dự án này.”
• Hãy kiểm tra kỹ lưỡng mọi chi tiết và các tài liệu hỗ trợ trước khi thảo luận công việc. Ví dụ:
“Tôi đã kiểm tra các số liệu này ba lần. Tháng này doanh số của phòng chúng ta tăng 10%.”
• Cung cấp thông tin chi tiết liên tục từ đầu đến cuối. Ví dụ:
“Sau đây là tất cả các thông tin chi tiết của dự án. Trước tiên, tôi xin bắt đầu với… sau đó… Và cuối cùng là…”
• Đừng bao giờ đưa ra chứng cứ hoặc câu trả lời nào mà bạn chưa xác định được đúng - sai. Ví dụ:
“Tôi không biết trả lời câu hỏi đó như thế nào. Tôi sẽ tìm hiểu và trả lời cho sếp sau.”
Hiểu rõ phong cách giao tiếp của sếp sẽ khiến cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn, bạn sẽ biết được nên nói những gì và nên nói thế nào. Tuy nhiên, dù sếp của bạn là người có phong cách giao tiếp thế nào chăng nữa, bạn cũng nên nói rõ cho sếp biết những thành tích bạn đạt được, nhưng tránh khoe khoang khoác lác.
Đề cao bản thân nhưng không khoe khoang
“Đừng bao giờ tự ca ngợi bản thân, danh tiếng sẽ được tạo ra từ những gì bạn để lại.”
- Wilson Mizner (1876-1933), nhà biên kịch người Mỹ
Cựu vô địch quyền anh thế giới hạng nặng Muhammad Ali không ngừng đánh bóng bản thân bằng những câu nói như: “Tôi là người vĩ đại nhất”. Sự kiêu căng của Ali khiến cho bạn anh ta cũng phải lắc đầu ngao ngán và hỏi Ali rằng: “Thế trình độ chơi gôn của anh thế nào?”. Ali cười nham nhở: “Tôi chơi giỏi nhất đấy, chỉ là tôi chưa muốn chơi mà thôi”.
Sự thật là phần lớn những người thành công thường thích nói về thành tích của mình. Tuy nhiên, nếu quá đề cao bản thân hay khoe khoang một cách quá đáng thành tích của mình, họ sẽ tự biến mình thành những chiếc “thùng rỗng kêu to”. Và có thể vì thế mà họ sẽ tự đánh mất rất nhiều cơ hội.
Để có được ấn tượng tốt đối với sếp, khi nói về bản thân mình, bạn cần tránh ba lỗi sau đây:
Lỗi thứ nhất: Nói quá nhiều
Tự hào về các thành tích của bản thân là điều tốt, nhưng điều quan trọng là bạn cần nói một cách ngắn gọn và dễ nghe. Bạn chỉ nên dùng một hoặc hai câu để mô tả hành động mà bạn đã làm để tiết kiệm thời gian của sếp bạn, chi phí cho công ty hay gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Chẳng hạn, bạn có thể nói:
“Tôi vừa kiểm tra các số liệu. Sáng kiến của tôi về việc tái đặt hàng qua mạng đã tiết kiệm chi phí hành chính của chúng ta đến 20%!”
Lỗi thứ hai: Thổi phồng thành tích
Có lần, Mark Twain(**) khoe với một hành khách đi cùng tàu lửa với ông rằng ông vừa câu được rất nhiều cá hồi, và hiện tại chúng đang được ướp lạnh trong toa hành lý.
(**) Mark Twain (30/11/1835 - 21/04/1910), tên thật là Samuel Langhorne Clemens, là một đại văn hào người Mỹ. Các tác phẩm nổi tiếng của ông như: Những cuộc phiêu lưu của Tom Sawyer (1876), Hoàng tử và kẻ nghèo khó (1882), Những cuộc phiêu lưu của Huckleberry Finn (1884),… Ông nổi tiếng là người có khiếu hài hước và nhanh trí. Đặc biệt ngày sinh và ngày mất của ông trùng với ngày xuất hiện hai lần kế tiếp của sao chổi Harley.
Vị hành khách kia ngạc nhiên hỏi lại: “Đang là mùa cấm câu cá, thế mà ông câu được từng ấy cá à? Thật thú vị! Nhân tiện, tôi xin tự giới thiệu tôi là người giám sát việc săn bắt ở khu bảo tồn quốc gia. Thế ông là ai?”.
Mark Twain nháy mắt trả lời: “Tôi cũng xin tự giới thiệu, tôi là tay bịp bợm dối trá nhất nước Mỹ”.
Bạn có thể bị lôi cuốn vào việc phóng đại quá mức mỗi khi báo cáo với sếp về doanh số bán hàng, lợi nhuận hay những phản hồi tích cực từ khách hàng. Tuy nhiên, việc này có thể đẩy bạn và sếp vào một tình thế khó khăn nếu một cấp trên của sếp bạn yêu cầu bạn đưa ra con số và dữ liệu cụ thể.
Phóng đại các con số có thể là cách tạo ấn tượng tốt với sếp trong thời gian ngắn, nhưng sớm muộn gì sếp cũng nhận ra, và khi đó chắc chắn lòng tin của sếp đối với bạn cũng như những cơ hội thăng tiến của bạn sẽ không còn.
Thay vì trưng ra các con số giả mạo, hãy gây ấn tượng với sếp bằng những ví dụ cụ thể về cách thức bạn đã xoay chuyển một sự việc có nguy cơ thất bại sang thành công. Ví dụ:
“Tôi đã liên lạc ngay với khách hàng để kiểm tra về vụ giao hàng nhầm lẫn đó. Thật may là họ vẫn chưa nhận được, vì thế tôi đã gọi kho hàng và yêu cầu họ giao ngay một lô hàng khác cho khách.”
Lỗi thứ ba: “Quên” chia sẻ thành tích
Nếu ngôi sao bóng rổ huyền thoại Michael Jordan vỗ ngực nói rằng chức vô địch quốc gia của đội là do công sức của một mình anh, khi ấy đồng đội của anh sẽ nghĩ gì?
Trong công việc cũng vậy, nếu bạn “quên” chia sẻ thành tích với đồng nghiệp, bạn sẽ khó nhận được sự hỗ trợ lần thứ hai của họ và bạn nên nhớ rằng hầu hết các sếp đều đánh giá rất chính xác các thành tích chung và riêng về nhân viên của họ. Ngược lại, nếu biết chia sẻ công lao, sếp của bạn sẽ đánh giá rằng bạn là người có tinh thần đồng đội và xứng đáng với việc khen thưởng đó.
Sau đây là một vài cách để bày tỏ sự thừa nhận công lao của đồng nghiệp.
“Tôi không thể đạt được mức doanh số này nếu không có sự giúp đỡ của các đồng nghiệp trong phòng ban chúng ta.”
Hoặc:
“Ký được hợp đồng này là thành tích của cả đội. Tôi chỉ là người may mắn được chỉ định để hoàn tất nốt thương vụ này mà thôi”.
2 bí quyết thúc đẩy sự thăng tiến của bạn
“Điều quan trọng là bạn phải có mặt đúng lúc và đúng thời điểm.”
- Chet Atkins (1924-2001), nhạc công người Mỹ
Khi giải bóng bầu dục năm 2000 giữa các trường đại học tại Mỹ bắt đầu, tiền vệ Ryan McCann chỉ được ngồi ở hàng ghế dự bị của đội UCLA (University of California, Los Angeles). Một lần, khi trận đấu với đội Alabama’s Crimson Tide vừa bắt đầu được 10 phút thì một tiền vệ của đội UCLA bị chấn thương vai không thể tiếp tục thi đấu. Thế là Ryan McCann được tung vào sân. Chính trong trận đấu này, anh đã góp công lớn và đưa UCLA giành chiến thắng.
Bí quyết thứ nhất: Biết đặt mình vào vị trí dự bị
Bạn hãy luôn xem bản thân như một cầu thủ dự bị sẵn sàng hỗ trợ cho đồng đội. Đây cũng là bước chuẩn bị cho một sự đột phá. Bạn hãy:
• Xác định những kỹ năng cần thiết của vị trí dự bị.
• Đánh giá đúng các kỹ năng, điểm mạnh cũng như điểm yếu của bản thân.
• Không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ và kỹ năng nhằm đáp ứng yêu cầu công việc.
Hãy nói với sếp của bạn rằng:
“Tôi luôn không ngừng nâng cao kỹ năng và trình độ của bản thân, vì thế nếu sếp cần tôi cáng đáng một vị trí nào đó, xin cứ giao phó, tôi luôn sẵn sàng.”
“Xin cho tôi biết nếu sếp cần một người tình nguyện vào vị trí…”
Bí quyết thứ hai: Đặt mình vào vị trí của “một nguồn lực quan trọng”
Diễn giả nổi tiếng Anthony Robbins nói rằng: “Mỗi con người là một nguồn lực vô giá”. Vì vậy, bạn hãy tự xem mình như một nguồn lực đầy tiềm năng, luôn sẵn sàng cống hiến khi người khác cần đến.
Tất cả những gì bạn cần làm là góp phần vào việc giúp công ty tăng lợi nhuận và nâng cao năng suất, giảm thiểu các chi phí và tăng sức cạnh tranh đối với các đối thủ khác. Khi đó, bạn chắc chắn sẽ trở thành một nguồn lực đáng giá không thể thiếu được của công ty, và sếp sẽ thấy được lợi ích từ các kỹ năng, kiến thức cùng các mối quan hệ chuyên nghiệp của bạn.
Một số cách giúp bạn trở thành nguồn lực quan trọng của công ty:
• Tiến cử những đồng nghiệp có năng lực với sếp. Hãy nói:
“Tôi xin tiến cử một người mà tôi biết chắc chắn sẽ thích hợp cho vị trí đang cần tại phòng ban chúng ta.”
• Hãy giới thiệu những người có ích cho việc kinh doanh của công ty bạn.
“Tôi xin giới thiệu người thiết kế (lập trình viên, nhà tổ chức sự kiện…) có khả năng giải quyết vấn đề khó khăn này.”
• Hãy sát cánh cùng với sếp của bạn trong việc thể hiện chiến lược kinh doanh.
“Tôi tìm thấy bài báo này có nói đến những gì chúng ta từng bàn luận hôm trước. Mong là nó sẽ có ích.”
• Tham gia các buổi hội thảo, diễn đàn, hội nghị do các nhà cung cấp bán hàng tài trợ.
“Tôi đã gặp một nhà cung cấp có thể đưa ra giá tốt cho dự án của chúng ta.”
• Cùng sếp thảo luận và so sánh các phân tích của bạn về các xu hướng và cơ hội kinh doanh.
“Tôi đã đọc trên các báo rằng vào thời điểm này năm tới sẽ có một phần mềm gọi là… sẽ trở thành tiêu chuẩn trong ngành chúng ta.”
Mấu chốt của việc thúc đẩy sự thăng tiến của bản thân nằm ở chỗ mọi ý tưởng và kỹ năng của bạn cần được bộc lộ đúng chỗ và đúng thời điểm. Dĩ nhiên, khi một cơ hội thăng tiến mở ra trước mắt bạn thì việc bạn biết mình nên và không nên nói gì cũng là điều cực kỳ quan trọng.
Bốn điều cần làm trước khi đề nghị được thăng tiến
Khi cảm thấy hài lòng với công việc, đạt được nhiều mục tiêu đề ra, bạn sẽ nghĩ đến việc thăng tiến. Lúc đó, sự chuẩn bị kỹ càng là điều then chốt dẫn đến thành công cho bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị đầy đủ mọi thông tin trước khi đến gặp sếp của bạn.
1. Chuẩn bị sẵn bản tóm tắt những đóng góp của bạn đối với phòng ban và công ty.
2. Tìm hiểu về chức vụ, công việc mà bạn nhắm tới. Hãy sẵn sàng giải thích với sếp lý do tại sao bạn là người thích hợp cho vị trí đó.
3. Trước khi tự tiến cử một vị trí mới, bạn hãy tìm hiểu kỹ về lương bổng của vị trí đó. Hãy chuẩn bị trước đề nghị của bạn về các khoản lương bổng mới mà bạn muốn được hưởng khi đảm nhận vị trí đó.
4. Chọn đúng thời điểm để đưa ra yêu cầu. Không nên yêu cầu thăng tiến khi nền kinh tế đang trì trệ, hoặc công ty, nhân viên và cả sếp của bạn đang phải vật lộn trong sự bấp bênh.
Những điều nên và không nên làm khi đề nghị thăng chức
“Hãy đối xử tốt với mọi người khi bạn đang thành công để khi thất bại, bạn sẽ nhận lại lòng tốt đó của chính mình.”
- Jimmy Durante (1893-1980), nghệ sĩ hài kịch người Mỹ
Biết được điều gì nên (và không nên) nói sẽ tạo cơ hội cho sự thăng tiến của bạn. Hãy nắm bắt thời điểm, thể hiện bản thân và đừng quên điều quan trọng nhất: yêu cầu thăng chức.
Hãy tập luyện trước khi đưa ra yêu cầu
Mục tiêu của bạn là được thăng chức. Yêu cầu đối với bạn là tạo ấn tượng thật tốt trong lòng sếp. Bạn phải “bán” cho sếp của bạn một “món hàng” tuyệt hảo. “Món hàng đó” chính là bạn, và chỉ có năm phút để bán nó. Vì vậy, để chuẩn bị cho cuộc gặp gỡ này, bạn hãy liệt kê các điểm chính ra giấy và tập nói trước gương, trước những người bạn thân hoặc một chuyên gia nào đó về ngôn ngữ giao tiếp.
Việc diễn tập sẽ giúp bạn nhận ra những thiếu sót cần phải chỉnh sửa như: Âm lượng của bạn thế nào? Giọng bạn nghe có rắn rỏi không? Từ ngữ bạn dùng có diễn tả được trọng tâm vấn đề không? Vẻ ngoài của bạn ra sao? Ngôn ngữ cử chỉ của bạn có thể hiện được sự tự tin không?
Điều quan trọng nữa là hãy luôn ghi nhớ phong cách giao tiếp của sếp để bạn có những điều chỉnh phù hợp.
Sau đây là những điều nên và không nên nói khi tự tiến cử bản thân:
Nên nói: “Tôi rất muốn sếp dành chút thời gian để nói về cơ hội nghề nghiệp của phòng ban chúng ta”. (Câu nói thẳng thắn này tạo sự chú ý và thể hiện thế chủ động của bạn trước mục tiêu thăng tiến trong sự nghiệp).
Không nên nói: “Tôi biết sếp quá bận rộn để nói chuyện về việc thăng tiến, nhưng…”. (Câu này cho thấy sự thiếu tự tin và có vẻ như trách móc).
Nên nói: “Tôi luôn không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức cũng như kỹ năng làm việc, vì vậy, tôi rất muốn thử sức với vị trí đó”. (Câu nói này thể hiện quyết tâm của bạn khi tự đề cử vào một vị trí cụ thể).
Không nên nói: “Tôi rất mệt mỏi vì cứ bị bỏ lỡ trong những lần xét thăng chức”. (Câu nói này rất dễ gây phản cảm ở người nghe và khiến họ nghĩ rằng bạn cay đắng và thiếu năng lực).
Nên nói: “Vui lòng cho tôi biết bất cứ khi nào và vị trí nào trong công ty cần sự có mặt của tôi, để tôi có thể cống hiến nhiều hơn nữa”. (Lời đề nghị này cho thấy bạn là một người năng động, có năng lực và nhiệt tình cống hiến).
Không nên nói: “Tôi làm ở vị trí nào cũng được”. (Mặc dù câu nói này ngụ ý rằng bạn rất nhiệt tình, siêng năng, nhưng nó cũng ám chỉ rằng bạn chấp nhận ngồi ở vị trí “an toàn” phía sau).
Nên nói: “Xin vui lòng cho tôi biết tất cả những vị trí tôi có thể đảm trách trong thời gian tới. Có thể tôi phù hợp với một vị trí trong số đó, kể cả những vị trí đòi hỏi tôi phải nâng cao hơn nữa kỹ năng của mình”. (Câu hỏi này gửi một thông điệp tự tin của bạn đến sếp, rằng bạn muốn sếp hỗ trợ bạn trên con đường chinh phục các nấc thang nghề nghiệp).
Tóm lại, điều quan trọng thúc đẩy sự thăng tiến trong nghề nghiệp là bạn phải luôn ở thế sẵn sàng cho chức vụ mới, đồng thời xác định đúng thời điểm, đúng những điều cần nói với cấp trên. Đừng ngại đề cao bản thân. Tuy nhiên, nếu bạn chưa chắc chắn về một điều gì đó, hãy làm theo lời dạy của cổ nhân: “Khi còn nghi ngờ thì đừng làm gì cả”.