Chương 7Thế mạnh #4: Trao đổi có trọng tâm

“Và giờ đây, dù cho những câu chuyện giữa chúng ta kết thúc thế nào, tôi biết một điều: nhờ bạn mà tôi đã viết lại câu chuyện đời tôi… Nhờ quen biết bạn, từ nay tôi đã khác.”

- Steven Schwartz, nhà soạn nhạc

Từ trước đến nay, bạn đã sử dụng phương thức trò chuyện hoặc trao đổi như thế nào để truyền động lực cho người khác? Những người hướng nội như Haley Kilpatrick thường tác động đến người khác bằng cách thức trao đổi có trọng tâm với từng người. Chiến lược tạo ảnh hưởng một cách trầm lặng theo kiểu của người hướng nội của Haley thường được khởi đầu bằng cuộc trò chuyện hoặc trao đổi riêng, chẳng hạn với mẹ của mình hay thầy hiệu trưởng trường cấp ba, và gặp mặt để trò chuyện trực tiếp là phương thức chủ yếu mà cô áp dụng. Thực tế cho thấy, trong trường hợp của Haley, thành công của chương trình Girl Talk và cả quyển sách cô viết đều nhờ khai thác thế mạnh của những cuộc trò chuyện hoặc trao đổi có trọng tâm và theo từng nhóm nhỏ. Như Doug Conant, một người có tính cách hướng nội và là cựu CEO của Công ty Campbell Soup, từng phát biểu: “Hành động đã bao hàm trong sự tương tác”⁽¹⁾. Phần lớn việc tạo ảnh hưởng đều đạt được thông qua sự tương tác giữa các cá nhân bằng cách thức trò chuyện hoặc trao đổi có trọng tâm. Đó là cơ hội cho phép bạn hiểu quan điểm của người khác, đồng thời bày tỏ ý kiến của riêng mình để bạn có thể tác động đến những con người và tình huống theo những cách thức sâu sắc và lâu dài.

⁽¹⁾ Nguyên văn: “The action is in the interaction”, trích từ quyển sách của Doug Conant, Touch Points: Creating Powerful Leadership Connections in the Smallest of Moments (tạm dịch: Điểm tiếp chạm: Làm thế nào để tạo ra những kết nối mạnh mẽ ở cấp lãnh đạo trong những khoảnh khắc ngắn ngủi).

Nếu bạn là người đặc biệt hướng nội, có lẽ chỉ riêng ý nghĩ cần phải khởi xướng và tham gia thêm nhiều cuộc gặp và trao đổi cũng đủ khiến bạn chùn bước. Nhưng đừng vội bỏ cuộc. Một cuộc trò chuyện có trọng tâm không giống với một cuộc tán gẫu có thể khiến bạn giận lên bỏ ra ngoài. Trò chuyện có trọng tâm là cuộc trao đổi có chủ đề cụ thể mà trong đó, bạn kết hợp giữa việc lắng nghe và nói một cách có chủ đích. Vì đã biết khai thác các thế mạnh Dành thời gian để tĩnh lắng, Chuẩn bị, Lắng nghe thấu đáo, Viết lách và Sử dụng mạng xã hội một cách cẩn trọng nên bạn đã tự trau dồi bản thân trở thành “người giỏi nói chuyện”. Mỗi thế mạnh tạo ảnh hưởng của người hướng nội đều giúp bạn gắn kết với người khác, thông qua việc nạp năng lượng và nuôi dưỡng sự tự tin, thái độ sẵn sàng thấu hiểu người khác, hoặc chia sẻ ý tưởng của bạn với người khác. Sự gắn kết đưa đến kết quả tức thì là một cuộc trò chuyện hiệu quả và nhờ trò chuyện hiệu quả mà mối quan hệ của bạn được củng cố, nhờ đó bạn có thể gây ảnh hưởng. Ngoài ra, một lợi ích khác mà cuộc trò chuyện có chủ đích mang lại là sự hiểu biết mà bạn có thể vận dụng để phát triển các thế mạnh Chuẩn bị, Viết lách và Sử dụng mạng xã hội một cách cẩn trọng. Nói tóm lại, thế mạnh Trao đổi có trọng tâm là điểm hội tụ của tất cả các thế mạnh tạo ảnh hưởng của người hướng nội, và vì vậy, đây thường là thế mạnh giữ vai trò then chốt trong phương pháp tạo ảnh hưởng của người hướng nội.

Vai trò của Trao đổi có trọng tâm trong việc tạo ảnh hưởng

Thông qua Trao đổi có trọng tâm, Người Ảnh hưởng Hướng nội tiếp tục sử dụng những thế mạnh của mình để tạo ảnh hưởng theo chiều hướng cho đi thay vì nhận lại. Việc ưu tiên khai thác thế mạnh Trao đổi có trọng tâm giúp bạn nâng cao chỉ số QIQ và khả năng tạo ảnh hưởng. Những hoạt động tương tác như thế này cho bạn cơ hội để hỗ trợ và khích lệ người khác, khơi gợi sự học hỏi, giải quyết vấn đề và xử lý mâu thuẫn.

1. Hỗ trợ và khích lệ người khác

Dale từng là một chuyên viên thiết kế đồ họa có nhiều triển vọng, theo học tại một trường nghệ thuật ở Toronto, Canada. Trong một lớp học với mức độ ganh đua ngày càng gay gắt giữa các bạn học tài năng, cô bắt đầu hoài nghi liệu mình có nên theo đuổi con đường sự nghiệp đầy bấp bênh phía trước không. Trong một buổi triển lãm các tác phẩm của cô, Dale đã lấy hết can đảm để bắt chuyện với José, một nhà thiết kế thành công và được nhiều người trong thành phố biết đến. Dale nhờ ông ghé xem các tác phẩm của cô và cho nhận xét trung thực. Sau khi xem các bức vẽ, José đã trò chuyện riêng với Dale. Ông nói rằng cô là một người rất tài năng, đồng thời hướng dẫn cô từng bước cụ thể để nâng kỹ năng của mình lên một tầm cao mới. Dale nhớ lại: “Ông ấy đã động viên tôi đừng từ bỏ ước mơ”. Cô nghe theo lời khuyên của José và nhờ lòng kiên trì, sự nghiệp của cô đã nở rộ. Mãi đến mười năm sau đó, Dale vẫn nhận thức rất rõ tầm quan trọng của cuộc trò chuyện này. “Nếu không có cuộc trò chuyện ấy, có lẽ tôi đã bỏ cuộc. Lời khuyên của ông ấy đã khiến tôi thay đổi quyết định và tiếp tục theo đuổi nghệ thuật”.

Rất nhiều người có câu chuyện tương tự, về một người thầy, một người sếp, một người cha, một người mẹ, một người chú, một người bạn, hoặc thậm chí một người lạ mà họ tình cờ gặp, những người đã khích lệ, động viên họ trong một cuộc gặp mặt riêng và trò chuyện có trọng tâm. Sự khích lệ mang tính cá nhân này có thể gây tác động sâu sắc, lâu dài và ảnh hưởng đến hướng đi của cả một đời người. Nó thường là chất xúc tác tạo ra một lối tư duy mới và khuyến khích một người tiến tới hành động.

2. Khơi gợi sự học hỏi

Sự chia sẻ những góc nhìn khác nhau thông qua các cuộc trò chuyện hay trao đổi có trọng tâm cũng giúp bạn nảy ra những ý tưởng mới và làm sáng tỏ các luận điểm. Nhờ các cuộc thảo luận có sự trao và nhận ý tưởng, bạn sẽ thu thập được những thông tin và hiểu biết hữu ích cho việc Chuẩn bị và Viết lách - hai phương thức giúp tạo ảnh hưởng của người hướng nội. Trò chuyện hay trao đổi là một hình thức học hỏi khác với lắng nghe đơn thuần: việc lắng nghe giúp bạn tiếp thu ý tưởng và thông tin từ người khác, còn những cuộc trò chuyện hay trao đổi cho bạn cơ hội trình bày ý tưởng của chính mình để thử nghiệm và phát triển. Tác giả viết sách Cliff Kuang khuyên: “Việc ở gần một người sáng tạo rất có ý nghĩa vì chúng ta thường nảy ra vô số ý tưởng từ những cuộc trò chuyện ngẫu nhiên và tiếp xúc tình cờ”⁽¹⁾.

⁽¹⁾ Trích từ quyển sách của Cliff Kuang: The Brainstorming Process Is B.S. but Can We Rework It? (tạm dịch: Làm việc nhóm để tìm ra ý tưởng là việc ngớ ngẩn nhưng chúng ta có thể làm khác đi không?).

Người Ảnh hưởng Hướng nội còn dùng hình thức trao đổi có trọng tâm để giúp người khác học hỏi. Patrick, giám đốc của một nhà máy năng lượng hạt nhân, thường tổ chức các buổi họp hằng tháng với một số công nhân được chọn từ mỗi bộ phận. Những buổi họp kiểu này là cơ hội để mọi người nêu lên những mối quan tâm của mình, đặt câu hỏi và học hỏi từ những sáng kiến mới trong quản lý của Patrick cũng như những đồng nghiệp khác. Ngoài ra, những cuộc trao đổi có trọng tâm dưới hình thức không quá trang trọng này, với những hiểu biết và thông tin mới được chia sẻ giữa các cá nhân, cũng giúp các bộ phận làm việc ăn ý với nhau và hiệu quả hơn.

Những Người Ảnh hưởng Hướng nội cũng thường kiến tạo ra những quy trình chính thức hơn để khuyến khích sự học hỏi thông qua trao đổi. Sam là một quản lý có uy tín của một bộ phận IT đang phát triển tốt. Để bộ phận của mình luôn được cập nhật và chủ động với mọi thay đổi mới nhất trong ngành, anh đã tạo ra một mô hình học tập sáng tạo dựa trên nền tảng hình thức trao đổi có trọng tâm. Anh đặt tên cho mô hình này là “Hãy dạy tôi điều tôi chưa biết” và mô hình đó đã thành công một cách ấn tượng. Mỗi chuyên viên IT trong bộ phận của Sam phải chuẩn bị nội dung để trình bày với anh trong mười lăm phút về một công nghệ, một ý tưởng mới hay một vấn đề theo lịch định sẵn. Họ cùng thảo luận vấn đề của phần thuyết trình theo nhiều góc độ. Sau đó, cả Sam và các nhân viên của anh sẽ thông báo lại những ích lợi đáng kể từ những buổi trao đổi và học hỏi lẫn nhau đó. Những cuộc trao đổi định kỳ này giúp mọi người luôn ở trong tâm thế sẵn sàng ứng phó và Sam được cập nhật đều đặn những thay đổi mới nhất trong một lĩnh vực luôn biến chuyển nhanh như công nghệ thông tin.

Đôi khi, sự học hỏi quyết định cả chuyện sinh tử. Elisha, nữ y tá chuyên chăm sóc các trẻ em bị ung thư được nhắc đến ở đầu Chương 6, áp dụng hình thức trò chuyện trực tiếp và có trọng tâm để giúp người nhà của các em bé bị ung thư hiểu được hậu quả của việc bỏ lỡ các buổi hẹn tái khám hay điều trị. Một số phụ huynh vì tin rằng con mình còn khỏe nên đã không đồng ý để con được điều trị bằng thuốc. Họ không đưa con đến các buổi hóa trị liệu, bất chấp khuyến cáo của bác sĩ rằng trì hoãn trị liệu một tuần có thể sẽ khiến bệnh tái phát. Trong các cuộc trò chuyện có trọng tâm, Elisha đã lắng nghe quan điểm và các mối lo ngại của các bậc cha mẹ. Sau đó cô thành thật cho họ biết về nguy cơ tử vong. Elisha có thái độ rõ ràng và thẳng thắn khi nói với các phụ huynh về hậu quả đáng sợ của việc chậm trễ uống thuốc hay điều trị. Trong nhiều trường hợp, thông qua những buổi nói chuyện này, cô đã thuyết phục được các phụ huynh đưa ra quyết định đúng đắn và tuân thủ các khuyến nghị y tế.

3. Giải quyết vấn đề

Tác giả Sophia Dembling chia sẻ: “Tôi thích những cuộc trao đổi dài, có chiều sâu, đi thẳng vào vấn đề và theo chiều hướng phân tích. Tôi có một cô bạn mà tôi rất thích trò chuyện cùng. Mỗi lần chúng tôi đi đâu đó, khi đến lúc phải tạm biệt nhau để ra về, chúng tôi thường nán lại ở bãi đỗ xe cả tiếng đồng hồ để nói nốt câu chuyện. Có một lần chúng tôi đi chơi xa vào cuối tuần, và khi chuyến đi chơi kết thúc, cả hai đều thấy mỏi cả quai hàm. Thật đấy, tôi không đùa đâu!”.

Những cuộc trò chuyện sâu sắc giúp bạn khám phá vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau bằng cách đi theo đường thẳng lẫn đường vòng. Cả góc nhìn được mở mang và cơ hội lắng nghe ý kiến đề xuất của người khác thông qua cuộc trò chuyện đều đưa bạn đến sự tập trung để dễ dàng nhìn ra giải pháp cho vấn đề. Thường thì các giải pháp này mở ra những cơ hội đáng kể giúp bạn tạo ảnh hưởng, vì chúng cho thấy khả năng thay đổi hiện trạng và thúc đẩy hành động đúng đắn tiếp theo.

Hãy lấy trường hợp của Jake, một Người Ảnh hưởng Hướng nội mà tôi đã nhắc đến ở đầu Chương 5, làm ví dụ. Anh kể lại: “Vào tuần trước đó, tôi đã vạch ra một kế hoạch nhân sự dựa trên kết quả buổi thảo luận tìm kiếm ý tưởng và gửi cho một đồng nghiệp để cô ấy cho ý kiến phản hồi. Sau đó, chúng tôi cùng trao đổi về kế hoạch này. Tôi phải đảm bảo sẽ đặt câu hỏi để biết lập trường của cô ấy - không chỉ là việc cô ấy có đồng ý với những gì tôi đề xuất hay không và cô ấy nghĩ gì về những đề xuất đó, mà tôi còn hỏi liệu cô ấy có tự tin với quyết định chúng tôi sẽ đưa ra hay không, liệu cô ấy còn điều gì do dự hoặc thắc mắc không, và liệu những quyết định này có ảnh hưởng đến công việc khác của cô ấy không. Và kết quả là tôi đã nhận được câu trả lời rất rõ ràng từ cô ấy”. Thông qua trao đổi, Jake và đồng nghiệp của anh đã giải quyết được vấn đề làm thế nào để công việc phát triển tốt hơn, đồng thời anh cũng có tác động đáng kể đến những hành động tiếp theo của họ.

4. Xử lý mâu thuẫn

Người Ảnh hưởng Hướng nội thường tận dụng khả năng trò chuyện sâu sắc bẩm sinh của mình để kiểm soát những bất đồng giữa mọi người. Họ giúp người khác phát triển bằng cách thực hiện hoạt động tương tác này một cách có chủ ý. Barbara McFadden Allen, người quản lý một tổ chức phi lợi nhuận, miêu tả cách giải quyết bất đồng hiệu quả của cô như sau: “Sau mỗi cuộc họp chung, tôi thường theo dõi tiến triển công việc bằng cách gọi điện đến những người giữ vai trò quyết định chủ chốt và nếu có thể thì trực tiếp đến văn phòng của họ. Với cách làm việc này, tôi nhận thấy suy nghĩ của mình thông suốt hơn, lập luận hiệu quả hơn, đồng thời tôi cũng có nhiều cơ hội tạo ảnh hưởng hơn. Và điều đáng nói là khi trao đổi riêng, đối phương thường có những lập trường hoặc quan điểm rất khác so với những gì họ đã trình bày (hoặc theo tôi hiểu) trong cuộc họp”.

Những cuộc trò chuyện hoặc trao đổi có trọng tâm có thể đặc biệt hữu ích trong việc xử lý những mâu thuẫn phát sinh qua e-mail. Matt Underwood là hiệu trưởng của một trường trung học cơ sở và là người xem e-mail là phương tiện giao tiếp chủ yếu. Để làm gương về cách sử dụng e-mail hiệu quả, ông luôn chỉ dùng e-mail để chia sẻ những thông tin cơ bản chứ không để bày tỏ quan điểm, đặc biệt là với các vấn đề nhạy cảm. Với các vấn đề chưa được giải quyết, ông chọn cách trao đổi trực diện. “Việc gặp trực tiếp một người mang lại quá nhiều lợi ích so với việc chỉ ngồi lặng lẽ sau màn hình máy tính và gõ bàn phím.” Barbara Davis, một phụ huynh học sinh của Matt, đã xác nhận sức ảnh hưởng của những cuộc trò chuyện có trọng tâm của ông. “Tôi chưa bao giờ cảm thấy ông ấy xa cách. Có những người cho bạn cảm giác lạnh lùng khi nói chuyện… Nhưng thầy Matt thì không như vậy. Ngay cả trên e-mail, ông ấy cũng khiến tôi cảm thấy rằng những băn khoăn của một phụ huynh như tôi luôn được quan tâm.”

Làm thế nào để thế mạnh Trao đổi có trọng tâm giúp bạn tạo ảnh hưởng

Người Ảnh hưởng Hướng nội tận dụng tối đa những cuộc trò chuyện hoặc trao đổi có trọng tâm bằng cách sắp xếp không gian và thời gian phù hợp, chuẩn bị cho việc trình bày quan điểm và giữ cách tiếp cận thành thật nhưng linh hoạt. Một số Người Ảnh hưởng Hướng nội tỏa sáng trong những cuộc gặp và trao đổi trang trọng, được lên kế hoạch trước. Một số khác lại thoải mái trong các cuộc trò chuyện ít mang tính khuôn khổ hơn. Một số người cần gặp mặt trực tiếp, những người khác lại cho rằng trao đổi qua điện thoại cũng hiệu quả. Nhiều người thích thảo luận giữa hai người với nhau hoặc theo từng nhóm nhỏ hơn các buổi tụ họp đông người. Với những bí quyết sau đây, bạn có thể nâng cao chỉ số QIQ của mình và tận dụng tối đa những cuộc trò chuyện, bất kể theo cách thức nào hay diễn ra ở đâu.

1. Sắp xếp không gian và thời gian phù hợp

Tận dụng nơi làm việc của bạn. Hãy thiết kế một nơi hoặc tận dụng không gian làm việc của bạn để tăng hiệu quả cuộc gặp. Hãy giữ không gian này gọn gàng để tạo cảm giác dễ chịu. Nếu chiếc ghế bạn đang ngồi là chiếc ghế duy nhất trong văn phòng không bị chất đầy tài liệu, nhiều khả năng bạn sẽ bỏ lỡ một cuộc trao đổi quan trọng giúp bạn tạo ảnh hưởng chỉ vì người đó không có chỗ ngồi. Nếu nơi làm việc của bạn là một không gian mở ồn ào hoặc đông đúc thì bạn sẽ khó có thể tập trung để lắng nghe. Khi đó, có lẽ bạn nên chuyển cuộc họp đến một phòng khác thông thoáng hơn. Nếu cuộc gặp đã được lên lịch từ trước, hãy đặt sẵn một phòng họp.

Dành thời gian để gặp trực tiếp. Để xây dựng các mối quan hệ và tạo ảnh hưởng đến người khác, Joyce Ramsay- Coleman, giám đốc điều dưỡng ở Bệnh viện Nhi Atlanta, cố gắng dành thời gian gặp trực tiếp các y tá. “Tôi cố nhớ lại những gì tôi biết về người đối diện và phát triển mối quan hệ từ đó, hoặc tôi sẽ hỏi thăm về một bệnh nhi hoặc đặt một câu hỏi về công việc điều dưỡng nói chung.”

John Maeda, vị hiệu trưởng có tính cách hướng nội của Trường Thiết kế Rhode Island, đã nhận ra rằng những bài đăng Twitter hằng ngày và “phong cách lãnh đạo qua không gian mạng” của anh không hiệu quả. Sau khi nhận 80% phiếu bầu bất tín nhiệm từ các giảng viên, anh rút kinh nghiệm và tự chuyển biến bằng cách rời khỏi màn hình máy tính và dành thời gian gặp gỡ mọi người. Theo một bài viết về anh trên tạp chí Fast Company thì “anh đã nghe theo lời khuyên của một người bạn là John Jay, Giám đốc Điều hành sáng tạo của Wieden+Kennedy. Trên tường văn phòng của Maeda có dán ‘10 Bài học Dành cho Nhà thiết kế trẻ’ của Jay. Trong đó, bài học số hai là ‘Sống bằng cảm xúc’. Hãy rời khỏi máy tính và kết nối với mọi người trong đời thực”.

Đón nhận sự tình cờ. Hãy để cảm hứng nảy sinh từ những lần đi dạo và đón nhận các ý tưởng đến từ những cuộc trò chuyện ngẫu hứng. Những cuộc trò chuyện tình cờ này có thể mang lại những ý tưởng sáng tạo đột phá và giải pháp cho xung đột. Vì vậy, như Maeda đã nhận thức được, đừng thu mình trong văn phòng cả ngày. Selah Abrams, một kỹ sư mà bạn sẽ biết đến nhiều hơn trong Chương 9, chia sẻ về sức mạnh của những cuộc gặp gỡ ngẫu nhiên như sau: “Gia đình tôi đến từ New Orleans, nơi mà chúng tôi hầu như tiếp xúc được cả thế giới⁽¹⁾, vì thế chúng tôi có xu hướng tự nhiên thích quan sát mọi người, học hỏi từ họ và nhận ra họ giống hay khác biệt với chúng tôi như thế nào - bạn có thể ‘đọc’ người khác như một quyển sách thú vị, và bạn càng có thể biết nhiều điều hơn nữa nếu bắt chuyện với họ…”.

⁽¹⁾ New Orleans, thành phố lớn thuộc tiểu bang Louisiana, Hoa Kỳ, nổi tiếng với nền văn hóa đặc sắc được pha trộn giữa nhiều nền văn hóa khác nhau, cũng là địa điểm du lịch nổi tiếng.

2. Chuẩn bị cho việc trình bày quan điểm

Đừng vội phát biểu. Đừng vội phát biểu mà hãy thư thả lắng nghe và quan sát tình hình. Bằng cách này, những ý kiến bạn đưa ra sẽ có tác động mạnh hơn. Hãy tìm cách để quen dần với vai trò chủ động khi tương tác. Wesley Hopkins, một y tá có tính cách hướng nội, là người phụ trách điều dưỡng tại một khoa tim mạch. Anh chia sẻ quan điểm: “Tôi luôn cần một chút thời gian để khởi động và để tự tin trong giao tiếp, nhưng khoảng thời gian phải tốn thêm đó giúp tôi quan sát tốt bệnh nhân và không vội đưa ra những kết luận sai lầm”. Trong những buổi làm việc nhóm, Ronnie Wilkins, người điều hành một tổ chức phi lợi nhuận, thường hạn chế phát biểu hay điều khiển cuộc thảo luận một cách có chủ ý. Thường thì anh sẽ giữ im lặng từ đầu, nhưng nếu nhận ra mọi người đang bỏ sót một điểm quan trọng, anh sẽ tham gia đóng góp ý kiến. Lúc này, mọi người thường sẽ lắng nghe anh vì họ chưa nghe anh phát biểu trước đó. Victoria, một trưởng phòng marketing, cũng có cách tiếp cận tương tự. Cô tự xem mình là chim diệc xanh lớn⁽¹⁾ chỉ “sà xuống” khi có điều quan trọng muốn nói, trái ngược với những chú ngỗng kêu quạc quạc không ngớt.

⁽¹⁾ Diệc xanh lớn là một loài chim lớn thuộc chi diệc Ardeidae thường sống ở các vùng nước mở và đất ngập nước ở Bắc và Trung Mỹ. Với ngoại hình to lớn và mỏ rất to, diệc xanh là một “kẻ săn mồi sát thủ”. Chúng có thể nuốt chửng cả những con mồi lớn, chẳng hạn như cá sấu con, bằng cách sà xuống tấn công con mồi từ trên không.

Lặp lại thông điệp. Có thể bạn sẽ cần lặp lại nhiều lần một thông điệp để mọi người ghi nhớ. Jody Wirtz, chuyên gia trong lĩnh vực ngân hàng mà chúng ta đã gặp ở Chương 2, phát biểu như sau: “Sự lặp lại chính là chìa khóa vì đó là một cách để tạo ảnh hưởng... Khi có vài ý tưởng hoặc khái niệm then chốt cần chia sẻ, tôi sẽ liên tục đề cập đến chúng trong các cuộc trao đổi cho đến khi tôi cảm thấy mọi người đã hiểu rõ điều tôi muốn truyền tải”.

Thăm dò ý kiến. Hãy tận dụng các cuộc trao đổi có trọng tâm để thăm dò ý kiến phản hồi của mọi người khi bạn đang sắp xếp nhằm củng cố các luận điểm của mình ở giai đoạn chuẩn bị cho việc tạo ảnh hưởng. Chuyên gia tài chính Kristin chia sẻ rằng cô từng đề xuất ý tưởng về việc chuyển đổi trách nhiệm giữa các quản lý. Cô nhớ lại: “Tôi có một lập luận thuyết phục đã được chuẩn bị kỹ lưỡng. Việc đưa ra ý tưởng và thảo luận riêng với một vài đồng nghiệp để dành được sự ủng hộ của từng cá nhân sẽ có hiệu quả hơn nhiều so với việc ngay lập tức đưa ra thảo luận trước tất cả mọi người”.

3. Giữ cách tiếp cận thành thật nhưng linh hoạt

Kể chuyện. Hãy chuẩn bị các câu chuyện và ví dụ để các cuộc trò chuyện hay trao đổi của bạn trở nên sinh động và thu hút sự chú ý của đối phương. Những câu chuyện được chia sẻ càng thú vị thì lập trường bạn đưa ra càng có sức thuyết phục hơn, vì những câu chuyện bạn chọn để chia sẻ không chỉ minh họa cho chủ đề mà còn hé lộ nhiều về con người bạn. Haley Kilpatrick từng kể một câu chuyện xảy ra trong một trại hè Girl Talk như sau: “Một cô bé nhút nhát thường xuyên bị trêu chọc ở trường ngồi xuống bàn ăn trưa. Sau đó, tôi thấy có ba nữ sinh bước đến tự giới thiệu và ngồi xuống cạnh cô bé. Vào cuối tuần sau đó, cô bé nhút nhát ấy đã trở nên vui vẻ. Em tham gia vào mọi hoạt động - hát, múa và sẵn lòng chia sẻ kinh nghiệm của bản thân với các bạn. Cô bé hiện đang là một chuyên viên tư vấn, giúp đỡ lại nhiều người khác. Tôi thấy thật tuyệt khi chứng kiến Girl Talk đã giúp em ấy nuôi dưỡng lòng tự trọng và nhận ra bản thân vốn hoàn hảo nên cứ tự tin thể hiện là chính mình”. Khi đưa những câu chuyện như trên đan xen vào phần nói chuyện của mình, Haley đã mô tả sức ảnh hưởng của Girl Talk theo cách phù hợp với bản tính kín đáo, trầm lặng của cô.

Chú ý tâm trạng của đối phương trước khi quyết định bắt chuyện. Hãy nắm bắt tâm trạng hay cảm xúc của người khác bằng cách quan sát ngôn ngữ cơ thể và lắng nghe khi họ nói. Hãy phán đoán xem họ có hứng thú nói chuyện hay không - bạn sẽ không thể gây tác động hiệu quả nếu ép buộc người khác tham gia cuộc trò chuyện khi họ đang không thoải mái. Jason, một luật sư có tính cách hướng nội, đánh giá cao người phụ trách hành chính trong bộ phận gồm mười tám người của anh về khả năng đọc được tâm trạng của người khác. Nhờ khả năng này, cô biết khi nào nên và không nên bắt chuyện với người khác. Nếu bạn quyết định bắt chuyện với ai đó, hãy thể hiện rằng bạn đang kết nối với họ bằng cách hạ giọng hoặc lên giọng cho phù hợp với tâm trạng của họ.

Hãy sử dụng những cách tương tự để tự điều chỉnh nội dung và cách thức trò chuyện với người mà bạn gặp lần đầu. Tác giả viết sách Sam Horn, người được xem là “chuyên gia chiến lược”, đã phát triển một phương pháp trực quan đặc biệt hiệu quả để đánh giá mức độ người khác đón nhận ý tưởng và nội dung mình đưa ra. Cô gọi phương pháp này là “bài kiểm tra qua chân mày”. Trong quyển sách Intriguing Insights on How to Create Compelling Communications that Pass the Eyebrow Test (tạm dịch: Bí quyết giao tiếp gây ấn tượng trong hai phút đầu), Sam viết: “Hãy giải thích ý tưởng, đề xuất hoặc yêu cầu của bạn cho đối phương… chỉ trong sáu mươi giây đầu của phần phát biểu của bạn trong cuộc họp. Sau đó, hãy quan sát chân mày của đối phương. Chân mày nhíu lại có nghĩa là họ đang bối rối. Họ chưa nắm được điều bạn nói. Và như vậy có nghĩa là bạn chưa đạt kết quả. Vì sao ư? Bởi vì khi không hiểu điều bạn nói, họ sẽ không yêu cầu bạn giải thích, họ chỉ không thông qua đề xuất của bạn. Nếu chân mày của họ rướn lên thì đó là một dấu hiệu tốt. Điều đó cho thấy họ có hứng thú với điều bạn trình bày. Họ muốn tìm hiểu nhiều hơn. Ý tưởng hoặc yêu cầu của bạn đã lọt vào tâm trí họ. Nếu điều bạn nói khiến chân mày người nghe rướn lên thì xin chúc mừng. Điều đó có nghĩa là ‘Mọi chuyện chưa kết thúc’. Còn nếu không, bạn cần trở lại vạch xuất phát”.

Chia sẻ về bản thân. Hãy chia sẻ với người đối diện về bản thân bạn để họ có thể hiểu bạn hơn. Có thể bạn không thoải mái khi nói về bản thân nhưng đây là điều cần thiết để tạo sự gắn kết trong quá trình tạo ảnh hưởng của bạn. Cuộc trò chuyện hoặc trao đổi riêng giữa hai người hay trong một nhóm nhỏ là không gian an toàn để chia sẻ về bản thân, ngay cả khi bạn là người coi trọng sự riêng tư. Đừng quên rằng không phải ai cũng hiểu được tâm lý ngại chia sẻ của bạn. Hãy chủ động giải thích với mọi người rằng bạn thuộc típ người không phải lúc nào cũng cởi mở. Haley Kilpatrick, người điều hành chương trình Girl Talk, là một ví dụ. Cô đã chia sẻ với các thành viên về tính cách hướng nội của mình: “Tôi đã hiểu được tầm quan trọng của việc cho các cộng sự biết mình là người hướng nội và giải thích cho họ điều đó nghĩa là gì. Nhờ vậy, họ hiểu hơn về nhu cầu thường xuyên nạp năng lượng của tôi, còn tôi có thể cân bằng thời lượng mà tôi cần dành cho việc giao tiếp để phát triển Girl Talk”.

Lạm dụng thế mạnh Trao đổi có trọng tâm

Khó mà tưởng tượng được rằng những cuộc trò chuyện hay trao đổi bổ ích lại có thể tác động tiêu cực đến khả năng tạo ảnh hưởng của chúng ta. Nhưng nếu bạn hỏi những người hướng nội, đa số sẽ trả lời rằng việc sử dụng hình thức giao tiếp này thường xuyên có thể khiến họ mệt mỏi cực độ. Lạm dụng thế mạnh Trao đổi có trọng tâm có thể dẫn đến sự riêng tư bị xâm phạm, những tình huống khó xử, tư duy tập thể⁽¹⁾ và những vấn đề do sự giới hạn của ngôn từ.

⁽¹⁾ Tư duy tập thể là tình trạng xảy ra khi yêu cầu thống nhất ý kiến của tập thể được coi trọng hơn quan điểm cá nhân.

1. Sự riêng tư bị xâm phạm

Người hướng nội có thể cảm thấy khó khăn trong những tình huống mà họ được yêu cầu chia sẻ những điều riêng tư hoặc thông tin cá nhân trong lúc trò chuyện. Bạn không muốn bị thúc ép như thế, vậy nên cũng đừng thúc ép người khác. Mọi người sẽ không muốn lắng nghe bạn nếu họ cảm thấy bạn quá mạnh bạo trong cách bộc lộ cảm xúc hay hành động. Trong các cuộc trò chuyện mang tính xã giao, chúng ta thường thấy người hướng nội sẽ lùi lại khi những người có tính cách táo bạo hơn tiến đến gần họ theo nghĩa đen. Tương tự, những câu hỏi dồn dập, dù mang tính nâng đỡ, có thể làm ngưng giữa chừng một cuộc trò chuyện. Khi bị hỏi dồn, nhiều người hướng nội thường phản ứng như thế này: “Tôi cảm thấy mình như đang đứng trên bục nhân chứng. Tôi chỉ mong cuộc chất vấn này nhanh kết thúc”.

2. Những tình huống khó xử

Trong các cuộc trò chuyện hay trao đổi có trọng tâm, việc thảo luận các giải pháp tiềm năng chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả tạo ảnh hưởng rất lớn. Tuy nhiên, bạn cần cân đối giữa việc tham gia trao đổi với cơ hội “đứng ngoài” quan sát một cách khách quan, xem xét các thông tin hay dữ liệu quan trọng khác. Giải pháp cho vấn đề không phải lúc nào cũng được tìm thấy thông qua sự tương tác. Đôi khi sự tương tác còn có thể làm rối thêm tình hình và làm vấn đề trở nên phức tạp hơn thay vì giúp giải quyết nó.

Hãy xem xét ví dụ sau đây về một nhân viên khách sạn, người mà lẽ ra nên tìm hiểu ngọn ngành vấn đề để giải quyết thì lại tìm cách xử lý tình huống bằng cách dùng lời lẽ. Nikhil, một người thường xuyên đi công tác, đã buộc phải đi thang bộ từ tầng hai mươi xuống do thang máy khách sạn bị hỏng. Anh có một cuộc hẹn cần phải đến đúng giờ và sự cố này khiến anh thấy căng thẳng và khó chịu. Ngày hôm sau, khi trả phòng, Nikhil yêu cầu điều chỉnh hóa đơn vì anh phải được bồi thường cho sự việc trên. Nhân viên lễ tân vào thời điểm đó đã dồn dập đặt cho vị khách một loạt câu hỏi thay vì tìm hiểu đầu đuôi câu chuyện. Nikhil cảm thấy mình bị chất vấn và không được lắng nghe. Anh cho rằng nhân viên này không giải quyết được tình huống và cuối cùng, anh quyết định sẽ không quay lại khách sạn này trong chuyến công tác lần sau dù nó nằm ở vị trí thuận tiện.

3. Tư duy tập thể

Cách giải quyết vấn đề của tập thể có thể gây thất vọng hoặc làm cho vấn đề trở nên tệ hơn, nhất là khi các đồng nghiệp đề xuất phương pháp động não⁽¹⁾. Nhiều tổ chức thường sử dụng phương pháp này để tìm kiếm ý tưởng sáng tạo hay giải pháp. Tuy nhiên, nếu không được dẫn dắt tốt, hình thức thảo luận này có thể bị biến thành cơ hội để những người hoạt ngôn lấn át và quảng bá ý tưởng của cá nhân họ. Người hướng nội thường ngại lên tiếng hoặc cần thời gian để lục lại “kho ý tưởng” của mình nên thường ít có cơ hội đóng góp. Kết quả là người trình bày quan điểm lớn tiếng nhất sẽ được chú ý lắng nghe. Các thành viên còn lại sẽ bị lôi cuốn theo ý tưởng nổi bật này và những đề xuất của riêng họ sẽ bị bỏ quên. Kết quả là giải pháp được chọn có phần phiến diện và không phản ánh đầy đủ năng lực của tất cả mọi người. Bởi vì hình thức “động não” cho phép mọi người tự do phát biểu đã trở nên quá phổ biến, nên xu hướng này được gọi là “sự trỗi dậy của tư duy tập thể”. Mọi người đều muốn tham gia thảo luận vì không muốn mất cơ hội tạo ảnh hưởng. Vì vậy, bạn nên tìm cách dẫn dắt nhóm của mình, không để mọi người sa đà vào việc phát biểu ý kiến và hướng đến một cách thức tìm kiếm giải pháp cân bằng hơn.

⁽¹⁾ Tiếng Anh: “brainstorming”, là phương pháp thảo luận nhóm, trong đó các thành viên nghĩ ra nhiều giải pháp khác nhau và thảo luận để tìm ra giải pháp tốt nhất.

4. Những vấn đề do sự giới hạn của ngôn từ

Đôi khi lời nói có thể phản bội bạn, nên trong tình huống đó, tốt hơn bạn nên giữ im lặng. Ở các chương trước, chúng ta đã xem xét sức mạnh của sự im lặng và việc viết ra suy nghĩ trước khi nói. Khi tìm cách giải quyết xung đột, việc cố gắng trình bày quá nhiều hoặc liên tục thanh minh có thể phản tác dụng và dẫn đến việc cả hai bên nói chuyện vòng vo. Mọi người cần thời gian để tiếp nhận những điều khó nghe và cần thời gian ở một mình để xử lý những thông tin được trao đổi trong một cuộc tranh luận gay go. Việc nói quá nhiều trong những lúc như vậy có thể châm ngòi cho xung đột. Meg, nhân viên công tác xã hội tại một bệnh viện, đảm nhiệm việc điều phối dịch vụ dành cho người cao tuổi. Cô từng phải nhận một cuộc điện thoại từ con gái của một bệnh nhân với giọng giận dữ ở đầu dây bên kia. Người phụ nữ trẻ này đổ lỗi cho Meg rằng Meg đã tự ý sắp xếp phục hồi chức năng cho mẹ cô. Tuy nhiên, sự thật là Meg đã cố gọi cho cô ấy rất nhiều lần nhưng không được. Meg đành chỉ trao đổi với mẹ cô và được sự đồng ý của bà về giải pháp mà không thông qua ý kiến của người nhà. Meg biết rằng thái độ nóng giận của cô con gái chủ yếu là do cô quá lo lắng và quan tâm đến mẹ của mình và bất kỳ câu trả lời nào từ Meg cũng sẽ gây thêm căng thẳng. Vì vậy, cô khéo léo im lặng và tránh “đổ thêm dầu vào lửa”. Sau khi cô con gái bình tĩnh lại, Meg đã có thể lên kế hoạch cho những bước cần làm kế tiếp.

Các bước cần làm tiếp theo

Các cuộc trò chuyện hay trao đổi có trọng tâm, đặc biệt là thông qua gặp mặt trực tiếp, là mấu chốt của việc tạo ảnh hưởng theo phong cách trầm lặng của người hướng nội. Các cuộc trò chuyện hay trao đổi có trọng tâm đạt hiệu quả nhờ việc Dành thời gian để tĩnh lắng, dẫn đến Chuẩn bị hiệu quả. Và nhờ chuẩn bị tốt mà bạn Lắng nghe thấu đáo, từ đó bạn có thêm thông tin và hiểu biết để Viết lách và Sử dụng mạng xã hội một cách cẩn trọng. Bên cạnh đó, Trao đổi có trọng tâm cũng hữu ích với cả những người hướng ngoại. Khi bắt chuyện với người hướng ngoại, bạn cho họ cơ hội nói ra suy nghĩ của mình, đúng như mong muốn của họ. Là người hướng nội, bạn mong có cơ hội tương tác với mọi người theo một cách thức có chiều sâu. Vì vậy, hãy làm thế nào để Trao đổi có trọng tâm trở thành chiến lược giúp bạn phát triển khả năng tạo ra sự khác biệt, thay đổi thực trạng và truyền động lực để người khác phát triển.

Để trau dồi khả năng vận dụng tối đa thế mạnh Trao đổi có trọng tâm, hãy bắt đầu bằng việc suy ngẫm năm điểm then chốt sau đây trong chương này:

Tiếp theo, hãy gác lại cuộc trò chuyện để suy nghĩ và trả lời các câu hỏi sau:

Nếu các chương về thế mạnh Lắng nghe thấu đáo và Trao đổi có trọng tâm khiến bạn bị đẩy ra khỏi nơi làm việc hay vùng an toàn của mình thì đừng vội nản chí. Càng rèn luyện, bạn sẽ càng thông thạo các kỹ năng này. Tuy rằng phần lớn sức ảnh hưởng của bạn đến từ sự tương tác với mọi người, nhưng Viết lách cũng là thế mạnh then chốt giúp người hướng nội tạo ảnh hưởng mà chúng ta sẽ khám phá trong chương sau.