Những người trẻ thường ham nhiều, trong cuộc sống hay trong công việc các bạn trẻ luôn muốn hoàn thành thật nhiều thứ trong một lúc. Họ luôn muốn xử lý chu đáo tất cả mọi việc, nhưng thường chẳng nhận lại được gì. Thực ra, mọi việc đều có thứ tự việc gấp việc không gấp, việc quan trọng việc không quan trọng. Nếu bạn không thể phân biệt rõ ràng việc nào nên làm nhất, vậy thì bạn sẽ không bao giờ có thể sắp xếp mọi việc một cách khoa học.
Benjamin Tregoe từng nói: “Sự lãng phí thời gian lớn nhất là làm những việc không cần thiết”. Nhưng nhiều bạn trẻ xung quanh chúng ta đều lãng phí thời gian vào những việc ít hoặc thậm chí là không có giá trị. Thật ra, dù bạn có hoàn thành tốt những công việc không quan trọng như vậy đến mức nào, bạn cũng sẽ khó có thể được nhận và đánh giá cao.
Tiểu Lâm là một ví dụ điển hình của “nhóm người bận rộn mù quáng”. Trong công việc thì luôn ôm đồm, nhưng lại không hoàn thành tốt những công việc mà mình nên làm.
Sau khi tốt nghiệp, Tiểu Lâm vào làm tại phòng hành chính của một công ty lớn. Công việc chủ yếu của anh là chịu trách nhiệm công việc hành chính và hậu cần cho công ty. Có một lần, giám đốc phải đi công tác nước ngoài, vì có một hợp đồng rất quan trọng cần phải bàn bạc, giám đốc đã giao việc đặt vé máy bay cho Tiểu Lâm. Nhưng Tiểu Lâm vì cả ngày bận bịu với những việc linh tinh, nên anh đã quên mất việc đặt vé máy bay.
Vào ngày giám đốc đi công tác, Tiểu Lâm đến văn phòng sớm, anh vẫn như mọi ngày quét dọn văn phòng sạch sẽ, rồi giúp giám đốc sắp xếp lại bàn làm việc, tưới nước nước cho hoa. Khi anh làm xong tất cả mọi việc, giám đốc cũng đã đến văn phòng.
Giám đốc nói: “Vé đã được đặt chưa? Tôi phải đến sân bay ngay bây giờ.”
Tiểu Lâm đứng ngây người, im lặng tròn mắt nhìn giám đốc rất lâu không nói được nửa lời. Vì anh đã quên mất hoàn toàn việc đặt vé máy bay. Có thể tưởng tượng được kết cục của câu chuyện, bởi vì Tiểu Lâm không đặt vé, thời gian đi công tác của giám đốc bị trì hoãn, các đối tác vì sự “sai hẹn” của giám đốc mà quyết định không hợp tác. Tổn thất công ty phải chịu không hề nhỏ, và đương nhiên Tiểu Lâm đã bị công ty sa thải.
Nếu trong mắt bạn công việc nào cũng quan trọng y nhau thì cuối cùng bạn sẽ gánh chịu hậu quả. Cách tiếp cận đơn giản và hợp lý nhất là phân biệt rõ ràng điều gì nên làm nhất, và chỉ khi sử dụng nguồn năng lượng vốn đã rất hạn chế của bạn vào những việc quan trọng nhất mới có thể đạt được hiệu quả gấp bội.
Công ty Quốc tế Robert Half nổi tiếng đã từng tiến hành một cuộc khảo sát. Kết quả cho thấy rằng những nhân viên thông thường lãng phí khoảng 50% thời gian vào các vấn đề không liên quan đến công việc. Trong số này, 37% thời gian dành cho các cuộc trò chuyện với đồng nghiệp về những việc cá nhân, 13% thời gian còn lại được dùng để lướt web, đọc sách hoặc xử lý các vấn đề cá nhân. Thậm chí là sau khi tất cả làm hết những việc lặt vặt đó, hầu hết mọi người đều không thực sự hoàn thành những công việc có ý nghĩa, mà lại làm những việc không cần thiết. Vì vậy, sau một ngày bận rộn, những việc mà họ nên làm lại không hoàn thành được là bao. Công việc tích lại dần dần, giống như một quả cầu tuyết càng lăn càng lớn hơn, rồi sẽ đến một ngày khiến họ không thể chịu đựng nổi.
Mỗi ngày, bạn hãy liệt kê các công việc cần làm. Sau đó đánh dấu theo thứ tự việc quan trọng và không quan trọng để phân bố thời gian thực hiện. Như vậy hiệu quả sẽ dần được nâng cao.