Khi bạn còn là một đứa trẻ, có thể bạn không cảm nhận được dòng chảy của thời gian, mỗi ngày đều sống vui vẻ bên gia đình và bạn bè. Nhưng cùng với tuổi tác đang không ngừng tăng lên, bạn dần dần hiểu ra và bắt đầu than thở: “Thời gian thực sự trôi qua quá nhanh!”. Có thể là vì bạn còn chưa hưởng thụ đủ cuộc sống thời sinh viên, đã lập tức phải đối mặt với áp lực khi bước vào môi trường làm việc.
Có nhiều lúc bạn tự hỏi: thời gian của mình rốt cuộc đi đâu rồi, nhưng lại không có cách nào đưa ra cho mình một câu trả lời chuẩn xác. Khi bạn dần dần nhận ra sự quý giá của thời gian và muốn trân trọng nó, thì lại phát hiện nó càng ngày càng không đủ dùng. Khi bạn nỗ lực làm việc, hi vọng làm thêm được nhiều việc, lại phát hiện thời gian một ngày trôi qua quá nhanh. Lúc ấy bạn lại hoang tưởng rằng: liệu có phải là kẻ cắp thời gian đã tới thăm mình? Hắn nhẹ nhàng cướp đi thời gian của mình, khiến bản thân không có cách nào cảm nhận được nó. Thế giới đương nhiên không tồn tại “kẻ cắp thời gian”, nhưng rất nhiều việc nhỏ nhặt mà không ai để ý lại có thể “cướp” đi thời gian của bạn.
Một chuyên gia đã tiến hành theo dõi những người quản lý luôn bận rộn trong hơn mười năm, cuối cùng đưa ra được một kết luận đáng kinh ngạc: ít nhất 90% những người quản lý cả ngày đều lãng phí thời gian vào những hành vi không hiệu quả dưới các hình thức khác nhau. Chỉ có rất ít người quản lý trong khoảng thời gian ngắn có thể xử lý tốt những công việc đang đảm đương, đa số họ khi đối mặt với cùng một công việc luôn cố gắng hết sức để tranh thủ thời gian, nhưng cuối cùng lại chẳng làm được gì cả. Sự khác biệt giữa những người này đương nhiên nằm ở việc quản lý thời gian. Một người nếu biết quản lý thời gian, thì có thể kiểm soát rất tốt cuộc sống và công việc của bản thân. Những người còn lại, thì chẳng khác gì ruồi không đầu, chỉ biết bay lung tung, không có phương hướng.
Trong công việc, quản lý phải như thế, nhân viên lại càng phải như vậy. Nếu không biết quản lý thời gian, chắc chắn sẽ bị “kẻ cắp thời gian” đến thăm. Vậy làm thế nào để các bạn trẻ phát hiện ra được dấu vết của “kẻ cắp thời gian”? Có một số “manh mối” bạn cần phải biết, ví dụ như khi bạn lục tìm một món đồ ở khắp nơi, lúc ấy “kẻ cắp” đã xuất hiện rồi - thời gian chúng ta lãng phí để tìm đồ mỗi ngày là không thể tính được, vậy nên chỉ cần học cách phân loại, cất giữ chúng, thì có thể đề phòng được sự xuất hiện của “kẻ cắp thời gian”. Ngoài ra, khi bạn bắt đầu lười biếng và có hành vi trì hoãn, “kẻ cắp thời gian” cũng sẽ xuất hiện. Lúc này nếu bạn có thể nâng cao hiệu suất công việc, lập ra kế hoạch hợp lý, sau đó hoàn thành mỗi việc theo đúng thời hạn, thì có thể đuổi được “kẻ cắp thời gian” đi, từ đó thẳng bước tiến về phía thành công.
Đương nhiên, những việc vặt vãnh “cướp” đi thời gian của bạn vẫn còn rất nhiều, nếu bạn muốn hình thành thói quen quý trọng thời gian, muốn công việc và cuộc sống của bản thân duy trì được sự hài hòa mà không phải bận bịu luôn tay, thì nên đề phòng những “kẻ cắp thời gian” sau:
1. Sắp xếp công việc không hợp lý
Rất nhiều bạn trẻ thích ôm đồm tất cả mọi chuyện lớn nhỏ. Họ không cần biết bản thân liệu có năng lực để làm tốt hay không, hay các nhân viên khác có thích hợp để làm hơn không, chỉ cần là nhiệm vụ ông chủ sắp xếp, thì đều “vui vẻ” tiếp nhận, kết quả là lãng phí thời gian quý báu, lại không hoàn thành tốt nhiệm vụ. Vì thế, các bạn trẻ nhất định cần học cách tự lượng sức mình, sắp xếp hợp lý công việc cho bản thân.
2. Mục tiêu công việc không rõ ràng
Rất nhiều bạn trẻ rất hay bị lệch khỏi mục tiêu, lúc thì làm việc này, lúc lại bận làm việc kia. Cứ bận rộn mù quáng như vậy cả ngày, cuối cùng chẳng có việc nào làm được tốt. Để phòng tránh “kẻ cắp thời gian” này, các bạn trẻ cần xác định rõ mục tiêu của mình, sau khi tập trung làm cho tốt một việc, mới bắt đầu làm việc tiếp theo.
3. Hành động quá chậm chạp
Người ta thường nói “chậm chạp là kẻ trộm thời gian”, vì thế khi bạn nghĩ tới một việc, tốt nhất nên lập tức làm ngay. Nếu không bạn sẽ chỉ lãng phí thêm nhiều thời gian để hoàn thành, bởi vì trước khi thực sự tiến hành xử lý công việc ấy, tâm lý của bạn sẽ phải luôn suy nghĩ về nó, sự “chuẩn bị tâm lý” không cần thiết này chính là “kẻ cắp thời gian”.
4. Không có bất cứ sự chuẩn bị nào
Không có chuẩn bị gì đã bắt tay ngay vào hành động không chỉ ảnh hưởng tới chất lượng công việc, mà còn lãng phí rất nhiều thời gian của bạn. Vì thế, bạn cần có ý thức “hai phần công việc, tám phần chuẩn bị”, cũng tức là, trước khi thực sự bắt đầu làm việc, nhất định phải có sự chuẩn bị chu đáo, như thế mới có thể nâng cao hiệu suất công việc, đánh đuổi “kẻ cắp thời gian”.
5. Thiếu sự giao tiếp cần thiết
Làm bất cứ việc gì cũng cần phải có sự giao tiếp hiệu quả, nếu chưa trao đổi đủ sâu để thực sự lĩnh hội được ý đồ của ông chủ, thì bạn không thể nào hoàn thành tốt công việc. Thiếu đi sự giao tiếp trong công việc rất dễ tạo ra sự lãng phí thời gian không đáng có, bởi khi đó mọi người không thể phối hợp với nhau nên làm tăng thêm thời gian chờ đợi; ông chủ không hiểu rõ tình hình của cấp dưới, nên công việc người trước đã làm lại phải mất thêm thời gian để chỉnh sửa; nhân viên không hiểu ý cấp trên nên phải đi tập hợp lại những thông tin công ty đã có.
6. Tâm trạng tiêu cực
Trạng thái tâm lý của mỗi người rất dễ ảnh hưởng tới hiệu suất công việc. Nếu bạn hay lo âu, sợ hãi, chán nản,… thì sẽ không có cách nào dồn hết tinh thần và sức lực của bản thân vào công việc, như vậy bạn đã lãng phí mất số thời gian đáng lẽ có thể dùng để làm việc. Ngược lại, nếu bạn có thể duy trì được tâm trạng tích cực, thì hiệu suất công việc cũng theo đó tăng lên, “kẻ cắp thời gian” cũng không dám tiếp cận bạn.
7. Nhận thức về vấn đề chưa đủ sâu
Có người khi đối mặt với một vấn đề nào đó, ngay cả nguyên nhân cũng chưa nghiên cứu kĩ mà đã bắt tay vào giải quyết nó. Họ vốn cho rằng có thể giải quyết vấn đề với tốc độ nhanh nhất, nhưng cuối cùng chỉ vì cái lợi trước mắt mà nảy sinh ra càng nhiều vấn đề, như thế ngược lại đã bị “kẻ cắp thời gian” nắm được sơ hở.
8. Quá dễ dãi với bản thân
Một vị chuyên gia quản lý thời gian đã từng nói: “Trong phạm vi thời gian đã được phân bổ trước khi làm việc, công việc sẽ luôn bị trì hoãn”. Cũng tức là, nếu bạn quy định một việc nào đó phải được hoàn thành trong một tuần, thì công việc đó sẽ cần ít nhất thời gian là một tuần để thực hiện, nhưng trên thực tế chỉ cần năm ngày là có thể hoàn tất. Vì thế, chúng ta nên cố gắng đừng cho mình thời gian “dư dả”, nhiệm vụ nào cần bao nhiêu thời gian hoàn thành, thì chỉ được quy định trong khoảng thời gian đó.