Thời gian là vàng ngọc, nó rất dễ trôi đi, nếu lơ là, nó sẽ tuột khỏi tay bạn.
Nhà khởi nghiệp thành công và cũng là nhà tư vấn chiến lược người Mỹ đương đại nổi tiếng Tony Robbins đã từng nói: Làm một người quản lý, việc quản lý tốt tiền vốn, thiết bị và nhân viên rõ ràng là rất quan trọng, nhưng ưu tiên hàng đầu vẫn là quản lý tốt thời gian của bản thân. Làm tốt được việc đó, đối với người quản lý mà nói đã là thành công, đã là sự báo đáp đẩy đủ về mặt kinh tế.
Bạn có thể tính toán một chút, nếu bạn tập hợp tất cả thời gian bản thân đã lãng phí lại, có phải là sẽ xây được nên một căn phòng bằng vàng hay không? Khi bạn lãng phí thời gian vì phân tâm, nếu có một người có thể ở bên cạnh đốc thúc, liệu bạn có thể sắp xếp thời gian tốt hơn không? Có thể xem câu chuyện về thanh niên sau làm ví dụ.
Setti là một tác giả trẻ, đa số thời gian hàng ngày đều ngồi trước màn hình máy tính để sáng tác, nhưng khi đó anh lại rất dễ bị phân tâm, rõ ràng trong tay có rất nhiều bản thảo cần hoàn thiện, nhưng anh thường bất giác lên mạng xem đá bóng, hơn nữa còn thường xuyên lên Facebook và Reddit. Setti cũng biết như thế là không tốt, anh còn dùng một phần mềm để tính toán khoảng thời gian mỗi ngày lên mạng, kết quả kinh ngạc phát hiện ra rằng, đa số thời gian của mình đều bị lãng phí, hơn nữa hiệu suất công việc chỉ đạt 38%.
Setti rất hối hận, anh không muốn lãng phí thời gian của mình như vậy nữa, nhưng lại không có biện pháp để sửa đổi “thói quen xấu” kia. Cuối cùng, anh nghĩ ra một cách. Anh đăng một bài viết lên mạng xã hội với tựa đề “Tôi dễ bị phân tâm khi làm việc, muốn tìm một người bạt tai”. Nội dung bài viết rất đơn giản, ý đại khái là: “Tôi hi vọng có thể tìm được một người có thể đốc thúc tôi làm việc. Bạn chỉ cần ở bên cạnh tôi, thỉnh thoảng kiểm tra để tôi không lãng phí thời gian lên mạng là được. Nếu bạn phát hiện thấy tôi mở bất cứ trang mạng nào không liên quan tới công việc, bạn hãy cho tôi một cái bạt tai. Tôi sẵn sàng chi trả mỗi tiếng tám đô, hi vọng có thể nhận được sự giúp đỡ”.
Kết quả, bài viết đăng lên chưa được một tiếng đồng hồ, đã có gần ba mươi người hồi đáp Setti. Cuối cùng anh đã chọn được một cô gái xinh đẹp. Bạn đừng nghĩ rằng con gái thì dễ mềm lòng, sẽ ra tay nhẹ nhàng hơn, thực tế lại ngược lại hoàn toàn. Khi cô chính thức “làm việc”, tiếng bạt tai của cô vang lên cũng khiến mọi người phải khiếp sợ.
Cho dù Setti phải bỏ ra tiền bạc và chịu những nỗi đau trên thân thể, nhưng kết quả khiến anh rất hài lòng, bởi vì anh cuối cùng cũng sửa được thói quen xấu của mình là lãng phí thời gian. Hơn nữa, anh cũng đã tiến hành tính toán hiệu suất công việc của ngày hôm ấy, cuối cùng phát hiện hiệu suất làm việc của mình đã tăng lên tới 98%, đây đúng là một kết quả khiến người ta hài lòng!
Đương nhiên, trong cuộc sống thực, chúng ta không thể giống như Setti, bỏ tiền thuê người tát chính mình để điều chỉnh thói quen lãng phí thời gian. Bạn chỉ cần biết bảy quy tắc vàng về sắp xếp thời gian dưới đây là có thể quản lý tốt thời gian của bản thân.
1. Tập trung làm một việc duy nhất
Bất kể trong tay bạn có bao nhiêu việc cần hoàn thành gấp, trong một khoảng thời gian bạn chỉ có thể làm được một việc, những người mà có thể làm tốt nhiều việc cùng lúc, chỉ là những thiên tài với số lượng cực ít. Vì thế, các nhà kinh tế học đưa ra lời khuyên: “Cần duy trì sự tập trung, mỗi lần chỉ làm một việc, một giai đoạn chỉ có một trọng điểm”. Chỉ có như thế, mới có thể tận dụng thời gian hiệu quả.
2. Nhận thức rõ đặc tính của công việc
Bất cứ loại công việc nào cũng có đặc trưng riêng của nó. Có công việc có thể đạt được kết quả tốt trong khoảng thời gian ngắn, ví dụ như một số thao tác máy móc đơn giản, có công việc cần bỏ ra một lượng lớn thời gian mới có thể đạt được hiệu quả rõ rệt, ví dụ như học một ngoại ngữ nào đó. Vì thế phải nhận biết được đặc trưng của các công việc, mới có thể đầu tư thời gian hợp lý, đạt được kết quả mong đợi.
3. Hành động ngay bây giờ
Một doanh nhân giàu có khi bàn về kinh nghiệm thành công của bản thân, chỉ nói năm chữ đơn giản: “Hành động ngay lập tức!” Trong cuộc sống thực, rất nhiều người có thói quen chờ đợi hoặc trì hoãn sự bắt đầu, như vậy sẽ khiến một lượng lớn thời gian bị lãng phí. Thực ra, chờ đợi sẽ chỉ khiến bạn càng ngày càng rời xa thành công, muốn nhanh chóng đi vào trạng thái làm việc, thì nên hành động ngay bây giờ.
4. Tận dụng tốt thời gian trống
Một người có thể đạt được thành công hay không, mấu chốt là ở cách họ sử dụng thời gian trống, đặc biệt là khoảng thời gian từ tám giờ tối tới mười giờ tối. Nếu bạn có thể tận dụng hai tiếng ấy để làm một số việc có ý nghĩa, bạn sẽ phát hiện cuộc sống của mình đã có sự thay đổi về chất lượng, nếu có thể duy trì được nhiều năm, thành công sẽ tới với bạn.
5. Vận dụng quy luật 80/20
Có một nhân viên bán máy tính, kiếm được năm trăm đô trong tháng đầu tiên vào làm việc tại một công ty. Sau khi phân tích kỹ càng bảng thành tích tiêu thụ, anh phát hiện 80% thành tích của bản thân đến từ 20% khách hàng, nhưng thời gian anh đầu tư cho mỗi khách hàng là như nhau. Vì thế, anh phân công 80% khách hàng “không quan trọng” cho các nhân viên khác, còn bản thân mình tập trung sức lực vào 20% khách hàng “quan trọng”. Tháng thứ hai, anh ta kiếm được tới hai nghìn đô.
Rất nhiều người trẻ tiêu tốn thời gian và sức lực của mình vào những việc không quan trọng, nhưng, sau khi tỉ mỉ tổng kết bạn sẽ phát hiện, bạn đầu tư 80%, cuối cùng chỉ được báo đáp 20%. Vì thế, cần tập trung tinh thần và sức lực vào 20% công việc quan trọng, như thế mới có thể thành công.
6. Tạo ra khoảng thời gian hữu hiệu
Mỗi người mỗi ngày đều có hai mươi tư tiếng, nếu bạn muốn giỏi hơn người khác, thì nên tìm một số phương pháp để bản thân có thêm nhiều thời gian làm việc hiệu quả. Ví dụ như khi làm việc thì tận dụng những công cụ văn phòng hiện đại, tích cực đúc kết lại những kinh nghiệm của người trước. Đồng thời, cần cố gắng tránh tranh luận, bởi vì người nói càng nhiều, thường là làm càng ít; người thông minh khi người khác đang tranh luận thì họ đã bắt tay vào giải quyết vấn đề rồi.
7. Cần nghỉ ngơi hợp lý
Tinh thần cũng như cơ thể sẽ có lúc bị mệt mỏi, nếu chỉ biết mù quáng làm việc bạt mạng, cuối cùng cũng không nhất định có thể đạt được thành quả khiến người ta hài lòng. Vì thế, khi bạn cảm thấy trạng thái tinh thần không tốt thì nên nghỉ ngơi một chút, sau đó lại tiếp tục làm việc. Nghỉ ngơi hợp lý có thể giúp bản thân thả lỏng, giống như được “sạc điện”, khi quay lại với công việc thì hiệu suất tự nhiên sẽ được nâng cao rõ rệt.