Trong cuộc sống học tập và làm việc, thường xuyên có người hỏi chúng ta: “Gần đây bận gì thế?”. Câu trả lời của chúng ta luôn là “À, bận linh tinh ý mà!”. Bất luận đây là câu trả lời xã giao, hay là những lời nói thực, đều chứng minh rằng rất có thể chúng ta đang ở trong vòng luẩn quẩn của “bận rộn mù quáng”. Cũng có thể nói là chúng ta trở thành một thành viên của “nhóm bận rộn mù quáng”.
“Bận rộn mù quáng” là một “bệnh” mà học sinh, sinh viên và người đi làm rất dễ mắc phải, hằng ngày khi đến trường học hoặc đến công ty, việc đầu tiên họ làm chính là mở di động, mở máy tính, lên mạng để đăng nhập tài khoản mạng xã hội, lướt các trang thương mại điện tử, xem tin tức của các hội nhóm. Nhân viên văn phòng vừa bận làm việc, vừa mải xem tin tức mới, tám chuyện, mua sắm, cứ như vậy bận rộn đến hết ngày, rồi lại phát hiện ra mình vẫn chưa làm được gì cả.
Trong phần trước tôi có nhắc đến, muốn thoát khỏi vòng luẩn quẩn của “bận rộn mù quáng”, trước tiên phải đặt ra cho mình một mục tiêu. Nhưng khi có mục tiêu rồi, thì liệu có thoát khỏi sự “bận rộn mù quáng” ấy không? Đáp án là chưa chắc. Nếu như một người chỉ có mục tiêu, mà không có kế hoạch cụ thể, làm việc mà không phân định rõ ràng trước sau, vậy thì rất dễ rơi vào tình trạng được cái này mất cái kia, vòng qua nhiều đường nhưng lại không tìm được đích đến.
Điều này rất dễ hiểu, chẳng hạn bạn rất muốn đến một nơi, nơi này chính là mục tiêu của bạn. Nhưng nếu muốn đến được đó, có rất nhiều đường đi, cũng có nhiều phương tiện giao thông để lựa chọn. Đây là những việc bạn bắt buộc phải suy nghĩ và lập kế hoạch cho cẩn thận. Vì vậy, điều quan trọng nhất trong việc thực hiện mục tiêu chính là lập ra một kế hoạch hoàn hảo.
Chuyện kể rằng có một người tiều phu nọ dự định lên núi đốn củi, rồi bán củi lấy tiền mua đồ dùng gia đình. Nhưng trên đường lên núi, người tiều phu phát hiện ra đôi giày của mình bị rách, thế là anh quay về đổi giày mới. Lúc này anh lại phát hiện lưỡi rìu của mình không được sắc, cái cưa cũng đã bị gỉ, thế là anh lại ngồi xuống, mài rìu, mài cưa. Cuối cùng, anh cũng đã chuẩn bị xong, lúc này trời bỗng đổ trận tuyết lớn, đường đi lên núi cũng bị lấp hết rồi. Anh tiều phu lúc này chỉ có thể than vãn: “Số mình thật đen đủi!”.
Trên thực tế, sự “thất bại” của người tiều phu này không phải do anh ta kém may mắn, mà là do sau khi anh ta đặt ra mục tiêu cho mình, lại không có một kế hoạch hoàn chỉnh. Giày rách, lưỡi rìu cùn, cưa bị gỉ, những vấn đề này cần phải được suy tính từ trước khi bắt tay vào thực hiện. Việc theo đuổi mục tiêu trong cuộc sống của chúng ta cũng như vậy, nếu có một mục tiêu rõ ràng, mà không có kế hoạch cụ thể, sẽ chỉ vì những sự việc phát sinh ngoài ý muốn mà khiến bản thân mình rơi vào vòng luẩn quẩn “bận rộn mù quáng”.
Không có kế hoạch sẽ làm việc tùy tiện, giống như việc điên cuồng chạy trong đêm tối, rất dễ làm cho mình vấp ngã. Người xưa có câu: “Bất mưu vạn thế giả, bất túc dữ mưu nhất thì; bất mưu toàn cục giả, bất túc dữ mưu nhất vực”1. Nếu không muốn để bản thân mình bận bịu một cách mù quáng, không có cái nhìn toàn diện, thì bạn nên lập ra một kế hoạch hoàn chỉnh, hiểu rõ mục tiêu của bản thân, có những dự tính kĩ lưỡng đến từng chi tiết nhỏ. Như vậy mỗi bước đi đều bám sát theo mục tiêu bạn đưa ra, đều là những bước tiến chắc chắn, mang ý nghĩa tích cực.
1 Câu này để chỉ người không biết tính toán đến lợi ích lâu dài sẽ không thể trù tính cho những sự việc ngay lúc này; người không biết mưu toan cho lợi ích toàn cục sẽ không thể mưu tính được cho một mặt của vấn đề.
Trong cuộc sống có rất nhiều người rơi vào trạng thái bận rộn mù quáng. Khi đi gặp đối tác, họ vội vã chạy từ văn phòng ở trên tầng cao nhất xuống dưới đại sảnh mới phát hiện mình quên mang theo tài liệu quan trọng. Lúc ấy chỉ có thể chạy lên văn phòng lấy tài liệu, khó khăn lắm mới chạy xuống đến sảnh, vừa ngồi vào xe, lại nhớ ra quên đóng cửa văn phòng thế là lại phải vội vàng chạy về. Nếu cứ lặp đi lặp lại như vậy, sẽ lãng phí rất nhiều thời gian. Đây chính là kiểu điển hình nhất của “nhóm người bận rộn mù quáng”.
Bất luận bạn xuất thân từ ngành nghề nào, có địa vị gì trong ngành, trước khi hành động đều phải có một kế hoạch rõ ràng, chính xác. Bạn nên biết, việc nào nên làm, việc nào không nên làm, làm những việc này cần những nguồn nhân lực, tài nguyên và tài chính như thế nào, những trường hợp đột xuất nào có thể xảy ra,… Khi bạn đã nắm rõ mọi thứ trong lòng bàn tay thì có thể viết ra một kế hoạch hoàn chỉnh và chi tiết.
Năm 1984, trong cuộc thi chạy marathon quốc tế tổ chức tại Tokyo, một vận động viên không tên tuổi lại giành chiến thắng trước rất nhiều vận động viên nổi tiếng, là một “chú hắc mã”, là nhà vô địch của cuộc thi. Lúc đó các phóng viên vây quanh tân quán quân phỏng vấn, hỏi anh rằng làm cách nào để anh có thể chiến thắng những vận động viên nổi tiếng và có thể lực như vậy, anh ấy chỉ trả lời một cách rất chung chung: “Tôi dựa vào trí tuệ của mình!”.
Thể lực của tân quán quân rất bình thường, dáng người khá nhỏ bé, so với các vận động viên khác, vốn dĩ là chẳng có chút ưu thế nào. Vậy anh ấy đã làm thế nào để có được chiến thắng này? Mãi về sau, khi người này xuất bản tự truyện thì mọi người mới biết. Hóa ra trước khi cuộc thi bắt đầu, vận động viên này đã ngồi xe thị sát đường đua một lượt, đồng thời ghi lại những cột mốc dễ nhớ của đường đua. Chẳng hạn cột mốc đầu tiên trên đường đua là tòa nhà màu xanh, cột mốc thứ hai là tháp sắt, cột mốc thứ ba là một cái cây lớn... cứ như vậy đến điểm cuối cùng của đường đua.
Bước vào cuộc thi, anh ấy đã dùng tốc độ nhanh nhất của mình để chạy đến cột mốc thứ nhất. Sau đó cũng cùng vận tốc như vậy chạy đến cột mốc số hai. Trong lòng anh rất rõ, mục tiêu tiếp theo của mình là gì, mình còn cách mục tiêu đó bao xa, cũng biết lúc nào mình cần tăng tốc, lúc nào nên giữ sức… Việc cứ chạy như những gì đã dự tính từ trước đã giúp anh ấy chiến thắng các đối thủ khác, là người đầu tiên cán đích. Còn những vận động viên khác lại đặt mục tiêu của mình ở điểm đích, nơi mà cách họ tới vài chục cây số, nhưng rồi mới chạy được nửa đường đã mệt mỏi đuối sức.
“Chú hắc mã” này coi đích đến cuối cùng là mục tiêu lớn nhất, rồi chia nó thành các mục tiêu nhỏ có thể dễ dàng hoàn thành, cứ như vậy mà chạy về phía trước theo đúng kế hoạch. Mỗi lần hoàn thành mục tiêu lại cho anh ấy thêm cảm giác thành công, đồng thời khích lệ anh ấy tiếp tục hướng đến mục tiêu tiếp theo. Có thể nói, sau khi chúng ta có được mục tiêu cụ thể, thì phải viết ra một kế hoạch hoàn hảo và tỉ mỉ. Hãy phân định rõ tính quan trọng của từng việc, không thể làm việc mà không phân rõ việc nào cần làm ngay, việc nào có thể để sau.
Cái được gọi là kế hoạch chính là những phương pháp mà chúng ta sử dụng để thực hiện mục tiêu. Chẳng hạn, một người phải ra trận chiến đấu, mục tiêu của anh ta là đánh bại kẻ địch, giành chiến thắng cuối cùng. Nhưng, thực lực của kẻ địch như thế nào, tình hình trận chiến ra sao, nên dùng phương pháp nào để có thể đánh thắng kẻ địch, những vấn đề này đều cần một kế hoạch chi tiết để giải quyết.
Chúng ta cũng thấy, từ xưa đến nay những người thông minh chưa bao giờ phải bận rộn một cách mù quáng cả ngày. Họ luôn hiểu rằng có việc quan trọng, việc không quan trọng, việc gì cần làm gấp việc gì không, cho nên khi thực hiện mục tiêu vĩ đại của mình, họ đều biết cách định rõ việc nào làm trước việc nào làm sau, để sắp xếp thời gian của mình một cách hợp lí. Giống như doanh nhân Ross Perot từng nói: “Phàm là những thứ ưu tú, đáng được ca ngợi đều phải được đặt ở vị trí ưu tiên, ta phải thật nỗ lực, bỏ nhiều công sức ra để có thể giành lấy nó”. Ông đã chỉ rõ, bất kể ai theo đuổi sự thành công, đều cần phải phân định được tầm quan trọng của mỗi sự việc, cho dù bạn có phải bỏ ra bao nhiêu sức lực mới có thể làm tốt nó, thì vẫn phải đặt nó lên vị trí đầu. Ngoài ra, cần phải vạch ra kế hoạch rõ ràng. Để thực hiện được mục tiêu vĩ đại, bạn cần phải suy nghĩ những việc dưới đây, từ đó đưa ra một bảng kế hoạch hoàn hảo và chi tiết:
1. Hãy xác định mục tiêu cốt lõi của bạn
Trước khi lập kế hoạch, đầu tiên bạn cần xác định được mục tiêu cốt lõi của mình. Mỗi người có thể có cho mình một mục tiêu, cũng có thể có vô số mục tiêu, bạn có thể viết các mục tiêu này ra, sau đó so sánh rồi lựa chọn một mục tiêu quan trọng nhất, tiếp đến là sắp xếp các mục tiêu còn lại theo thứ tự ưu tiên. Như vậy bạn đã có phương hướng để hành động.
2. Viết ra các bước cụ thể để thực hiện mục tiêu
Sau khi có mục tiêu cốt lõi, hãy tiếp tục căn cứ vào đó để viết ra các bước thực hiện cụ thể. Trong đó bao gồm các điều kiện thực tế để thực hiện mục tiêu, lượng thời gian và nguồn lực sẽ phải bỏ ra, cùng với một số tình huống có thể phát sinh,... Bạn cũng có thể chia mục tiêu cốt lõi thành các mục tiêu nhỏ khác, từng bước từng bước thực hiện mục đích cuối cùng của mình.
3. Hoàn thành kế hoạch đúng thời hạn
Đặc điểm lớn nhất của “nhóm người bận rộn mù quáng” chính là sự trì hoãn. Có rất nhiều người đã lập được kế hoạch cụ thể, nhưng không thể hoàn thành nó đúng thời hạn. Vậy nên bạn cần đưa ra một “cột mốc thời gian” hoàn thành kế hoạch của bản thân. Chẳng hạn như xác định thời gian hoàn thành mục tiêu là vào tháng Hai, như vậy nhất định không thể kéo dài sang tháng Ba, việc của hôm nay thì phải hoàn thành trong hôm nay, bởi vì ngày mai vẫn còn những việc khác.
4. Bây giờ là lúc hành động
Vạch ra kế hoạch, cần phải hành động ngay. Cho dù mục tiêu của bạn có to lớn thế nào, nếu bạn chỉ nghĩ chứ không hành động, vậy thì mãi mãi chẳng thể đạt được nó.
5. Luôn sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch
Trong quá trình thực hiện, rất có thể sẽ xuất hiện những tình huống bất ngờ, lúc này bạn cần căn cứ theo tình hình thực tế, điều chỉnh lại kế hoạch của mình. Kế hoạch có hoàn hảo đến mấy cũng có lúc cần chỉnh sửa. Thế giới đang không ngừng thay đổi, kế hoạch cũng như vậy, phải thay đổi tùy thời điểm, làm mới theo thời gian.
Tóm lại, sau khi đã có mục tiêu cho mình, bạn nên vạch ra một kế hoạch chi tiết, như vậy mới có thể thoát khỏi vòng luẩn quẩn của “sự bận rộn mù quáng”. Kế hoạch cũng giống như bản đồ, người có kế hoạch mới biết đi đường nào để thực hiện mục tiêu của mình.