Gọi điện thoại cũng thể hiện được sức hấp dẫn
NGÔN NGỮ ĐIỆN THOẠI CŨNG LÀ THƯỚC ĐO CỦA VĂN HÓA
Việc sử dụng điện thoại cần phải hoàn toàn dựa vào cuộc trò chuyện, âm thanh của điện thoại là sứ giả duy nhất của bạn, bạn cần phải thông qua cuộc điện thoại để tạo ấn tượng tốt với đối phương.
Trước tiên, gọi điện là nói chuyện với một người nào đó, chứ không phải nói chuyện với cả một hội trường, vì vậy âm lượng phải điều chỉnh sao cho phù hợp, không được nói quá to nhưng nhất định phải rõ ràng, có trọng lượng.
Khi nhận điện thoại, một câu “alo” để chào hỏi cũng truyền đi rất nhiều thông tin. Nó có thể nói lên tâm trạng của bạn, thậm chí người tinh ý chỉ qua câu “alo” sẽ biết được bạn đang có việc gấp hay đang chờ đợi một điều gì đó. Nếu bạn chau mày thì âm thanh trong điện thoại không thể nào ấm áp, dạt dào được. Nếu bạn đang vui vẻ thì điện thoại cũng có thể truyền đi nụ cười của bạn. Câu trả lời qua điện thoại có thể cho thấy rõ nét mặt biểu cảm của bạn. Bạn càng chăm chú lắng nghe bao nhiêu thì người bên kia càng cảm thấy thân thiết bấy nhiêu. Vì vậy khi nói chuyện điện thoại, hãy ngồi thẳng người, giữ tinh thần thật phấn chấn, tràn đầy tin tưởng cùng đối phương trò chuyện.
Trước khi gọi điện thoại, bạn phải cân nhắc thật kỹ những điều định nói, như vậy có thể giúp cho cuộc nói chuyện của bạn được chặt chẽ và logic hơn, người nghe có thể có ấn tượng tốt và hiểu nội dung nhanh hơn. Đương nhiên, còn có thể tiết kiệm tiền phí dịch vụ điện thoại nữa.
Do không có sự hỗ trợ của cơ thể hay những cử chỉ, điệu bộ bằng tay, nên việc xác định những thông tin nghe được có chính xác hay không hoàn toàn dựa vào khả năng nghe của bạn. Để tránh việc hiểu nửa vời và thiếu sót thông tin, trước khi nghe điện thoại bạn cần phải chuẩn bị bút chì và sổ để có thể ghi chép lại những điều quan trọng. Khi nghe thì không nên chỉ đơn thuần nghe đối phương nói, mà còn phải chú ý cách nói của họ. Từ âm thanh nghe được có thể lấy được rất nhiều thông tin.
Khi gọi điện thoại, bạn cần dùng đến giọng điệu để biểu đạt sự vui vẻ của bạn. Bởi vì đối phương không thể nhìn thấy được nét tươi cười, vui vẻ của bạn nên giọng điệu của bạn cần phải gánh toàn bộ trách nhiệm đó. Khi nói chuyện điện thoại, cần có tiết tấu và tốc độ phù hợp, không nên quá nhỏ hoặc quá to, quá nhanh hoặc quá chậm.
Ngoài ra, khi nói chuyện điện thoại, bạn nên trình bày ngắn gọn hết mức có thể. Bởi vì, trong một lúc, điện thoại chỉ cho phép hai người nói chuyện với nhau, khi bạn nói chuyện với người bạn quá lâu, thì có thể sẽ khiến cho một người bạn khác của bạn muốn tìm bạn nhưng lại không gọi được cho bạn, thậm chí bạn có thể sẽ bỏ lỡ một việc hết sức quan trọng. Cho nên, khi thực sự cần thiết thì mới gọi điện thoại. Khi gọi điện thoại, chỉ nên nói những lời thực sự cần thiết. Đó cũng chính là điểm quan trọng mà chúng ta cần phải chú ý.
KỸ NĂNG ỨNG XỬ KHI GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI
Ngày nay, điện thoại đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với con người. Từ thái độ nhận điện thoại bạn có thể nhìn ra phẩm chất của một con người. Cách gọi điện thoại của các nhân viên trong công ty luôn khiến người khác liên tưởng đến khả năng đào tạo của công ty đó.
Ở đây, chúng tôi xin nhắc đến cách nhận điện thoại.
(1) Sau khi nhận điện thoại, bạn đang ở nhà thì hãy nói: “Alo, xin chào!” Nếu bạn đang ở trong công ty, thì nên nói là: “Xin chào, đây là công ty...” Nếu là máy tổng của công ty gọi đến, thì nên nói là: “Đây là phòng...”
Nếu chuông điện thoại đã kêu lên một hồi, nhưng do bạn đang bận việc gì đó nên không thể nhanh chóng nhận điện thoại thì nên nói: “Xin lỗi, đã làm ngài phải đợi lâu.” Rồi nhận lỗi với đối tác.
(2) Khi đối phương chỉ định một người nào đó nhận điện thoại, bạn cần phải nói: “Xin hãy đợi một lát.” Sau đó đưa điện thoại cho người đã được chỉ định. Nếu đối phương là khách hàng lâu năm của công ty, thì bạn nên nói: “Cảm ơn sự quan tâm của ngài.” Sau đó đi mời người đã được chỉ định nhận điện thoại.
(3) Có những lúc người mà đối phương chỉ định lại không có mặt ở đó. Lúc đó, bạn không nên chỉ trả lời lại là “không có ở đây” và rồi dập điện thoại ngay, bạn nên nói: “Ngài X không có mặt ở đây, bây giờ tôi sẽ đi tìm ông ấy, xin hãy đợi một lát” rồi nhanh chóng đi tìm người được chỉ đích danh.
Nếu bạn tìm thấy, thì hãy nói với người đang chờ điện thoại: “Ngài X sẽ đến ngay bay giờ, xin đợi chút nữa.”
Nếu người cần tìm đó không thấy quay về thì bạn có thể nói với người ở đầu dây bên kia là: “ Ngài X đang gặp ai đó, tôi sẽ nhắn ngài X gọi lại cho ngài.”
(4) Có lúc, người được chỉ định nhận điện thoại đang có việc ở bên ngoài, hoặc đã đi công tác. Lúc đó bạn có thể nói:
“Ngài X đang có chút việc ở bên ngoài, có thể nhờ người khác nghe thay không ạ?”
Sau đó, chờ đợi phản ứng của người đó.
Nếu bạn biết người được chỉ định nghe điện thoại sẽ quay lại trong vòng mấy tiếng nữa, thì bạn có thể nói: “Ngài X sẽ quay lại trong vòng 3 tiếng nữa. Đến lúc đó, tôi sẽ nhắc ngài ấy gọi điện cho ngài, được không ạ?”
Nếu đối phương đồng ý làm theo cách đó, thì bạn có thể nói:
“Xin lỗi, có thể cho tôi biết số điện thoại của văn phòng bên ngài được không ạ?”
Hoặc là:
“Sau khi ngài X quay lại, tôi có thể nói lại với ngài ấy, xin hỏi có việc gì vậy ạ?”
Nếu đối phương có dặn dò điều gì thì tốt nhất bạn nên ghi chép lại.
CHÚ Ý TỚI PHÉP LỊCH SỰ KHI NÓI CHUYỆN ĐIỆN THOẠI
Khi trao đổi trực tiếp nếu bạn lỡ mắc sơ suất gì thì cũng dễ dàng sửa được, chỉ cần không khí trò chuyện vui vẻ là không có vấn đề gì. Nhưng việc nói chuyện điện thoại lại không giống như vậy. Nếu lỡ sơ suất làm đối phương phật ý thì bạn rất khó thanh minh, vì lúc đó họ không thể nhìn thấy nét mặt bối rối của bạn.
Khi công việc đang bận rộn, bạn lại nhận được điện thoại của khách hàng gọi đến, nhưng đối phương chỉ nói những chuyện phiếm, hơn nữa càng nói lại càng hăng say. Tuy bạn muốn kết thúc ngay lập tức nhưng lại lo lắng sẽ đắc tội với người ta, nên đành phải ứng phó hết mức có thể. Cùng với việc tâm trạng bạn cảm thấy nôn nóng, ngữ khí của bạn sẽ chuyển từ “đúng rồi” một cách kính trọng sang “ồ, ừ”.
Dần dần, đối phương sẽ nghĩ thái độ của bạn không tôn trọng họ, cho rằng bạn cảm thấy không hài lòng, nhưng thực tế, đối phương vốn không hiểu được tình hình. Vì vậy, khi gặp phải tình huống này, bạn nên chủ động nói rõ sự thật, rồi kết thúc cuộc nói chuyện bằng ngữ khí uyển chuyển, khéo léo.
Bởi vì nói chuyện điện thoại đơn giản chỉ là sự kết nối về ngôn ngữ, cho nên nếu thời gian im lặng quá lâu, chắc chắn sẽ dẫn tới sự hiểu lầm của đối phương. Họ sẽ nghĩ bạn không hề chuyên tâm lắng nghe. Cho nên, khi đối phương đang nói chuyện và bị ngắt một đoạn thì nên thêm vào một câu là “rất tốt” hoặc là “đúng rồi”, hoặc “phải rồi” để quá trình nói chuyện được diễn ra một cách thuận lợi.
Khi gọi điện thoại thì không thể nhìn thấy nét biểu cảm trên khuôn mặt, vì vậy cần phải đặc biệt chú ý đến âm thanh, bởi vì âm thanh cũng phản ánh được nét biểu cảm.
Gọi điện thoại, quan trọng nhất là để đối phương cảm nhận thấy mình được tôn trọng. Vì thế, chúng ta cần phải học cách nói chuyện điện thoại một cách lịch sự, bồi dưỡng thái độ tôn trọng người khác. Đương nhiên, điều đó cần phải trải qua một thời gian học tập, rèn luyện lâu dài thì mới có thể thành thục.
CÔNG HIỆU ĐẶC BIỆT CỦA NHỮNG CUỘC ĐIỆN THOẠI “GIẢ”
1. Có thể tận dụng điện thoại để hư cấu một đối thủ cạnh tranh
Một phòng nghiên cứu hóa học nào đó đang trao đổi với một xưởng sản xuất chất tẩy rửa về vấn đề chuyển nhượng kĩ thuật sản xuất chất tẩy rửa loại mới. Với lý do là chất tẩy rửa loại mới đó vẫn chưa qua kiểm nghiệm thị trường, nên rất khó tiêu thụ, xưởng sản xuất chất tẩy rửa đã đưa ra ý kiến sẽ chia phí chuyển nhượng kĩ thuật ra thành hai phần và sẽ trả đủ trong hai lần; còn phòng nghiên cứu lại kiên quyết khi chuyển nhượng kĩ thuật thì phải trả đủ trong một lần. Hai bên không nhượng bộ nhau, khiến cuộc đàm phán rơi vào thế bế tắc. Sau đó, phòng nghiên cứu nhận được cuộc điện thoại của một xưởng sản xuất chất tẩy rửa khác, nói rằng họ muốn trao đổi về vấn đề chuyển nhượng kĩ thuật chất tẩy rửa loại mới. Sau khi biết được nội dung cuộc điện thoại đó, xưởng sản xuất chất tẩy rửa đang đàm phán đó không kiên quyết chia theo kì để hoàn trả tiền nữa. Thực ra, cuộc điện thoại đó là do phòng nghiên cứu sắp xếp. Đó chính là cách mượn sự trợ giúp của điện thoại để hư cấu một nhà cạnh tranh. Trước khi đàm phán thì hãy sắp xếp trước một người, đến thời điểm thích hợp trong cuộc đàm phán hãy gọi điện thoại đến với tư cách là một nhà cạnh tranh. Hành động đó có thể kích thích mong muốn mua hàng hoặc làm mềm hóa thái độ cứng rắn của đối phương, giảm bớt yêu cầu của họ, khiến cho đàm phán được thành công.
2. Dùng cuộc điện thoại “giả” để ngầm tính toán
Một công ty điện cơ đàm phán với một xưởng chế tạo ô tô, sau một hồi lâu mặc cả về giá cả, xưởng chế tạo ô tô đã đưa ra một phương án mới: Họ sẽ đồng ý hạ giá thành của một số sản phẩm ô tô xuống dưới mức yêu cầu của công ty điện cơ, nhưng yêu cầu nâng tổng số tiền lên 1%. Công ty điện cơ lập tức nói có một việc quan trọng cần phải giải quyết, nhấc điện thoại lên và quay số rồi nhanh chóng trao đổi. Sau khi để điện thoại xuống, công ty điện cơ đồng ý phương án mới đó, cuộc đàm phán đã nhanh chóng đi đến một thỏa thuận và cuối cùng cũng đạt được thành công. Trên thực tế, phía công ty điện cơ không hề gọi điện thoại một cách chính thức, mà chỉ là gọi đến một số điện thoại bất kì, dùng điện thoại để tranh thủ thời gian, rồi nhanh chóng tính toán phương án mới mà xưởng chế tạo ô tô đã đưa ra. Kết quả tính toán cho thấy, tổng số tiền trong phương án mới chỉ cao hơn một ít so với tổng số tiền trong phương án mà công ty điện cơ đưa ra. Sau đó, công ty điện cơ đã đồng ý với phương án mới đó.
3. Lợi dụng điện thoại để cầu viện
Khi đàm phán gặp phải vấn đề khó giải quyết, bạn có thể dùng điện thoại để xin ý kiến chỉ đạo, rồi dựa vào ý kiến đó đàm phán với đối phương. Ý kiến chỉ đạo có thể là của cấp trên hoặc của đồng nghiệp.
4. Có thể tận dụng điện thoại để kéo dài thời gian
Đối với những vấn đề không thể ngờ tới có thể xuất hiện bất ngờ, để tránh việc đối phương trong đàm phán ép buộc bạn phải đưa ra quyết định ngay, bạn có thể gọi một cuộc điện thoại đến số máy bất kì, nghĩ cách trao đổi với người khác về vấn đề này và dùng thời gian đó để xem xét vấn đề đang đàm phán. Bạn cũng có thể mượn cớ có điện thoại để tạm thời rời khỏi bàn đàm phán, sau đó đi tham khảo ý kiến cấp trên hoặc tìm đồng nghiệp để trao đổi. Bạn còn có thể lấy đó làm cớ, danh chính ngôn thuận đưa ra yêu cầu nghỉ giải lao.
5. Có thể tận dụng điện thoại để mượn cớ đổi người hoặc từ bỏ đàm phán
Trong khi đàm phán, nếu bạn cảm thấy nguyên nhân là do ngôn từ quá gay gắt, khiến cho hai bên có sự đối lập, để làm dịu không khí đàm phán căng thẳng, hãy nói trong cuộc điện thoại rằng, bạn có việc gấp cần phải giải quyết, đặt điện thoại xuống, rồi đưa ra yêu cầu đổi người đối với đối phương đang đàm phán. Khi đang diễn ra quá trình đàm phán mà xuất hiện tình huống khiến bạn khó ứng phó thì bạn cũng có thể dùng cách này để yêu cầu đổi người, cũng có thể tìm cớ bằng phương pháp đó để dứt khoát từ bỏ đàm phán.
ĐỀ NGHỊ ĐỐI PHƯƠNG NHẮC LẠI NHIỀU LẦN ĐỂ TRÁNH HIỂU SAI
Khi nói chuyện điện thoại, đối với những vấn đề quan trọng thì không thể chỉ nói một lần, mà phải yêu cầu đối phương nhắc lại bằng cách nói rằng: “Để đảm bảo nội dung được chính xác, xin ông vui lòng nhắc lại lần nữa được không ạ?” Bởi việc giao dịch qua điện thoại rất dễ hiểu sai ý người khác nên hành động này rất quan trọng. Nhất là những vấn đề có liên quan đến giao dịch quan trọng thì dù là một điểm nhỏ chưa hiểu cũng không được bỏ qua.
TRẢ LỜI NHỮNG CUỘC ĐIỆN THOẠI NẶC DANH MỘT CÁCH KHÉO LÉO
1. Tìm ra nguyên nhân khiến đối phương không muốn nói tên họ
Không nên chỉ vì đối phương không xưng tên tuổi của mình mà tỏ thái độ trách móc, cần phải phán đoán một cách tỉ mỉ tình trạng của đối phương lúc đó.
2. Hãy nói với đối phương “Nếu không xưng tên thì bạn sẽ bị quở trách”
Khi đối phương không muốn xưng tên, bạn có thể dùng thái độ thật điềm tĩnh để trả lời:
“Xin lỗi. Giám đốc đang bận họp, nếu anh có việc gấp thì tôi sẽ giúp anh chuyển lời cho giám đốc. Nhưng nếu anh không nói rõ anh là ai thì tôi sẽ bị quở trách. Cho nên, thực sự rất xin lỗi, mong anh...”
Sau khi nghe những lời giải thích nhẹ nhàng như vậy, đối phương sẽ nói ra mình là ai.
Nếu bạn nôn nóng hỏi “anh là ai” thì có thể sẽ khiến đối phương càng không muốn thẳng thắn nói cho bạn, điểm này nhất định phải chú ý.
NĂM BÍ QUYẾT NÓI CHUYỆN QUA ĐIỆN THOẠI
Đặc điểm của việc trao đổi qua điện thoại là: Tiết kiệm thời gian, hiệu quả cao, giảm bớt thủ tục, thuận tiện, nhanh chóng. Nhưng việc trao đổi qua điện thoại cũng có tính đặc thù. Vậy chúng ta cần chú ý những gì khi nói chuyện điện thoại với người khác?
(1) Cần nhanh chóng đi thẳng vào những điểm quan trọng. Chẳng có ai thích một cuộc điện thoại vừa dài vừa lan man, không đi thẳng vào chủ đề chính. Hãy nhanh chóng nói những điều mà bạn cần nói và đã được chuẩn bị, đừng ấp a ấp úng. Nên tự giới thiệu về mình, tốt nhất trong khoảng từ mười lăm đến ba mươi giây, sau đó nói ra mục đích mà bạn muốn gọi điện và rồi lập tức đi vào chủ đề chính.
(2) Khi nói chuyện điện thoại, bạn nên là người giữ thế chủ động. Không nên để đối phương dắt mũi, làm cho bản thân mình không tập trung, thậm chí quên mất lý do gọi điện. Khi gọi điện thoại, nếu xảy ra sự việc ngoài ý muốn thì hãy tùy cơ ứng biến, nhanh chóng dập điện thoại, đương nhiên phải tìm ra những lý do hợp lý. Đối với những vấn đề phức tạp mà đối phương đưa ra, bạn hãy nói với anh ta là đợi đến khi gặp mặt, nhất định sẽ trả lời anh ấy một cách rõ ràng, tỉ mỉ.
(3) Cho dù bạn có đạt được mục tiêu hay không bạn cũng không nên dễ dàng từ bỏ, cần phải hẹn đối phương thời điểm sẽ gọi lại để bàn tiếp.
(4) Không nên để phí điện thoại tăng lên cùng sự kéo dài thời gian nói chuyện, mà hãy để bản thân nhanh chóng đưa ra quyết định. Nhưng cũng không nên vì tiếc tiền điện thoại mà buộc mình phải quyết định vội vàng.
(5) Đừng sợ phải đàm phán lại một vấn đề quan trọng. Giả dụ sau khi vừa đàm phán xong, bạn lại phát hiện ra có những sai sót trong việc tính toán thì đừng do dự, hãy nhanh chóng gọi một cuộc điện thoại nữa để sửa lại.
Ngoài ra, khi nói chuyện điện thoại bạn cần phải tránh xa những điều dưới đây: