Tập hợp trí tuệ của mọi người
CẦN CHUẨN BỊ TỐT BÀI PHÁT BIỂU ĐẦU TIÊN TRƯỚC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ
Là một người lãnh đạo mới nhậm chức, bạn nhận lời phát biểu tại một cuộc họp hay một hội nghị vô cùng quan trọng, bạn nên làm gì đây?
1. Cần chuẩn bị tốt bài phát biểu
Bạn nên chuẩn bị trước một bài giới thiệu ở trong đầu hoặc ghi ra giấy. Như vậy, bạn có thể sắp xếp, trau chuốt những ý muốn nói, sau đó dùng sức hấp dẫn của riêng mình để đưa nó đến với tất cả người nghe.
2. Cần cẩn thận gọt giũa tỉ mỉ đề cương cho bài nói
Cần sắp xếp nội dung sẽ trình bày một cách khoa học. Trong thời gian nửa phút đầu của bài phát biểu, mọi người đều tập trung lắng nghe cao độ, vì vậy bạn nên tận dụng khoảng thời gian này để nói về những vấn đề chính mà mình sẽ đề cập trong bài phát biểu, nhưng không nên nói trước về nội dung, mà chỉ đi vào nội dung khi nói xong chủ đề.
Ví dụ: “Kính thưa toàn thể hội nghị! Ngày hôm nay, chủ đề tôi muốn nói đó là ‘Làm thế nào để lên kế hoạch cho một ngày làm việc’. Tôi sẽ phân tích qua bốn luận điểm chính như sau: Một là, những công việc đột xuất mà bạn không thể lên kế hoạch trước. Hai là, những công việc phải điều chỉnh. Ba là, những công việc có thể chủ động. Bốn là, những công việc có thể đưa vào kế hoạch. Trước hết, tôi xin đi vào vấn đề thứ nhất…”
Kiểu mở đầu đơn giản như thế này có thể dùng đi dùng lại cho bất kì bài diễn thuyết hoặc phát biểu nào, giúp tăng sự tập trung chú ý của người nghe trong khoảng thời gian đầu, từ đó khơi gợi để họ tập trung trong cả bài phát biểu.
3. Cần điều chỉnh ngữ khí khi phát biểu
Ấn tượng đầu tiên của người nghe là vô cùng quan trọng, vì vậy, ngay từ phần mở đầu trước khi phát biểu, người lãnh đạo phải giới thiệu về mình thật hấp dẫn. Có nhiều người lãnh đạo rất kín đáo, thậm chí tỏ ra vô cùng khiêm tốn, điều này cũng có cái bất lợi là mọi người sẽ rất khó thấy được khả năng của anh ta.
Thông thường, khi nhìn thấy một người chuẩn bị phát biểu, người nghe đều muốn biết: Anh ta là ai; Anh ta là người ở đâu; Trình độ của anh ta như thế nào; Những kinh nghiệm liên quan đến công việc của anh ta có bao nhiêu…
Ví dụ, trong lúc phát biểu không nên nói: “Tên của tôi là Lí Cường, tôi là giám đốc kĩ thuật.” Mà nên nói là: “Tôi tên là Lí Cường. Tôi là giám đốc kĩ thuật của tập đoàn chế tác đá. Tôi đã có bằng Thạc sĩ của Đại học Cambridge, hiện tôi đang chỉ đạo công tác nghiên cứu tại Đại học Bắc Kinh. Tôi đã có 14 năm kinh nghiệm trong ngành công nghiệp này, chịu trách nhiệm chế tác đá trong bộ phận kĩ thuật lớn nhất của thành phố.”
Là một người lãnh đạo, mỗi khi phát biểu, bạn nên nói năng một cách tự tin, chính xác, ngữ điệu tích cực, tốc độ ổn định; đứng thẳng người, ngẩng cao đầu, thẳng vai; không chậm rãi, loạng choạng, cũng đừng vội vàng, hấp tấp. Ngoài ra, việc sử dụng những khoảng lặng khi nói chuyện cũng rất tốt, nó mang lại cho người đối diện ấn tượng rằng bạn có một tư tưởng sâu sắc, suy nghĩ thấu đáo. Có những người lãnh đạo rất khó tránh khỏi cảm giác lo lắng ở những lần đầu khi đứng lên phát biểu, vì vậy họ cần phải tập luyện nhiều. Bạn cũng không nên coi việc đứng trước nhiều người phát biểu là một việc quá khó khăn. Tất nhiên, các nhà diễn thuyết nổi tiếng nhất khi mới bắt đầu sự nghiệp cũng đau đầu vì nỗi sợ hãi không thể giải thích nổi và cảm giác không tự nhiên khi nói trước đám đông.
James Zumwalt là diễn giả rất nổi tiếng ở Mỹ. Ông tự thừa nhận rằng lần đầu đứng trước đám đông nói chuyện, hai đầu gối của ông cũng run lên cầm cập. Louis George, chính trị gia nổi tiếng người Anh từng nói: “Lần đầu tiên đứng trước công chúng diễn thuyết, lưỡi của tôi như dính vào vòm miệng, không nói ra được một từ nào. Điều đau khổ này hoàn toàn là sự thật chứ tôi không hề cố miêu tả như vậy.”
Có những người rất giỏi nói chuyện, nhưng khi mới bắt đầu nói cũng không bao giờ tránh được cảm giác ngượng nghịu, không tự nhiên, tuy nhiên chỉ vài giây sau, ngữ khí dần ổn định thì cảm giác không tự nhiên đó sẽ dần mất đi.
Cố Tổng thống Mỹ Abraham Lincoln1 mỗi khi bắt đầu bài diễn thuyết cũng đều cảm thấy có chút sợ sệt. Luật sư nổi tiếng William Henry Herndon, một người bạn của Lincoln nói: “Mỗi khi bắt đầu, ông ấy dường như đều không biết phải làm gì cả, rất khó khăn, chật vật để có thể làm quen với từng tình huống. Việc phải vật lộn với cảm giác lo lắng, nhạy cảm đó càng làm cho ông ấy cảm thấy khó xử. Những lúc như vậy, tôi rất thông cảm với Lincoln. Mỗi khi ông ấy bắt đầu lên tiếng, tiếng nói rất khó nghe, tư thái kì lạ, mặt mũi nhăn nhó, động tác cũng rất khó hiểu, có vẻ như mọi thứ với ông ấy đều rất khó khăn vậy, may là những biểu hiện này chỉ diễn ra trong chốc lát. Một lúc sau, ông ấy trấn tĩnh lại, khi đó mới thật sự bắt đầu được.” Có thể bạn và Lincoln cũng giống nhau ở điểm này, chỉ cần trấn tĩnh lại, chắc chắn bạn có thể thành công.
1 Abraham Lincoln (1809-1865): Tổng thống thứ 16 của Hoa Kỳ.
CÁC KĨ NĂNG NÓI CHUYỆN KHI CHỦ TRÌ CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO
Khi tham gia các cuộc họp, hội nghị hay hội thảo, là người chủ trì, người lãnh đạo phải chú ý cách nói chuyện của mình để có thể gia tăng hiệu quả.
Chúng tôi sẽ đưa ra một vài ví dụ cho những tình huống như thế này.
1. Khi khai mạc cuộc họp, hội nghị
“Rất cảm ơn mọi người đã đến tham dự hội nghị… ngày hôm nay.”
“Bây giờ chúng tôi xin tuyên bố khai mạc hội nghị… ”
“Rất mong mọi người cùng cố gắng đóng góp để hội nghị… được diễn ra thuận lợi, thành công.”
“Hôm nay thời tiết mát mẻ, rất phù hợp với hội nghị… của chúng ta.”
2. Khi trưng cầu ý kiến mọi người tham gia hội nghị
“Về vấn đề này, quý vị có thể đóng góp ý kiến được không ạ?”
“Về vấn đề này, ai có ý kiến quý báu nào xin mời nêu ra…”
“Về vấn đề này, mọi người nghĩ sao ạ?”
3. Khi trưng cầu ý kiến của một cá nhân xác định
“Đồng chí A, về vấn đề này đồng chí có thể cho ý kiến được không?”
“Đồng chí B, đồng chí nghĩ thế nào về ý kiến vừa nêu ra?”
“Đồng chí C, đồng chí có thể cho biết suy nghĩ của đồng chí về vấn đề này được không?”
“Xin hỏi đồng chí D, đồng chí nghĩ thế nào về ý kiến mà đồng chí A vừa nêu ra?”
4. Khi mọi người không nhiệt tình đóng góp ý kiến
“Cách đây không lâu có xảy ra một sự việc như thế này… (chủ đề nói chuyện gây hứng thú cho người nghe), mọi người có suy nghĩ gì về chuyện này?”
“Về đề nghị này mọi người tán thành chứ ạ? Có ai có ý kiến phản bác gì không?”
Sau khi hỏi câu hỏi trên, nếu câu trả lời là tán thành hay phản đối, hãy hỏi tiếp:
“Vì sao mọi người tán thành (hoặc phản đối) đề nghị này?”
“Có một việc rất bất ngờ là… (kích thích trí tò mò của người nghe). Về việc này, đồng chí X có suy nghĩ thế nào?”
“Cảm ơn mọi người đã đóng góp rất nhiều ý kiến quý báu.”
5. Khi những ý kiến đi quá xa chủ đề bàn luận
“Rất xin lỗi, mong đồng chí hãy làm rõ hơn ý kiến của đồng chí liên quan đến vấn đề này được không?”
“Ý của đồng chí là…”
“Thời gian của chúng ta không có nhiều, có lẽ chúng ta phải kết thúc ở đây…”
Bằng những cách như vậy, bạn có thể vận dụng kĩ năng của mình để dẫn dắt cuộc họp, hội nghị đến một kết quả mà bạn mong muốn.
KHÔNG NGỪNG NÂNG CAO KHẢ NĂNG DIỄN THUYẾT
Chủ trì cuộc họp là công việc thường xuyên của lãnh đạo. Là một người lãnh đạo, bạn cần phải nỗ lực nâng cao khả năng ăn nói của mình bằng những cách sau đây:
1. Sắp xếp những chủ đề cần nói, làm rõ những nội dung liên quan
Khi có nhiều nội dung phải trình bày, bạn cần sắp xếp rõ vấn đề nào là chính, vấn đề nào là phụ. Nhưng nếu các vấn đề đó có liên quan với nhau, bạn cũng nên làm rõ những nội dung liên quan trước.
2. Bài phát biểu cần có đầy đủ tính chính xác của ngôn ngữ
Thông thường, một bài phát biểu đều có những quy tắc, đặc biệt những bài phát biểu quan trọng thường phải sửa chữa rất nhiều lần. Những bài phát biểu quan trọng như vậy yêu cầu phải có câu cú mạch lạc, ngữ pháp phù hợp cùng sự thể hiện tốt của người phát biểu, ví dụ như ngữ âm chuẩn xác, trọng âm thích hợp, dừng nghỉ hợp lí…
3. Nội dung phát biểu phải quan trọng và có sức ảnh hưởng
Thông thường, người lãnh đạo sẽ đại diện cho một tổ chức, một đơn vị để phát biểu. Vì vậy, nội dung bài phát biểu phải có ảnh hưởng sâu rộng, có sức thuyết phục người nghe.
4. Cần nghiêm túc trong cách phát biểu, nói chuyện
Trong những hội nghị quan trọng, người phát biểu phải đứng trước rất nhiều người, vì vậy khi nói cần phải nắm được trọng tâm, diễn giải một cách nghiêm túc, không được nói chuyện huyên thuyên, tào lao, cũng không cho phép tùy ý thêm bớt nội dung, càng không được phép giải thích hoặc thêm những chuyện bông đùa một cách quá mức.
5. Phải nắm vững nội dung phát biểu
Việc nắm vững những nội dung phát biểu rất quan trọng. Chỉ khi nắm được nội dung, bạn mới có thể có được cái nhìn tổng quát về vấn đề, từ đó phân tích và giải quyết vấn đề một cách xác đáng.
6. Phải rút ngắn khoảng cách giữa người nói và người nghe
Do người nghe đông đúc, hội trường thường lớn, đối tượng phức tạp, thêm nữa vị trí của người phát biểu và người nghe có nhiều khác biệt nên giữa hai bên luôn tồn tại một “cảm giác xa cách”. Vì vậy, để bài phát biểu đạt hiệu quả tốt nhất, người phát biểu phải có giọng nói, tư thế sao cho có thể rút ngắn khoảng cách giữa người nói và người nghe, tăng thêm hứng thú cho người nghe.
7. Lắng nghe cẩn thận những ý kiến, đóng góp của người khác
Khi gặp một ý kiến bất đồng, phải lắng nghe lý do; khi không thể đưa ra những lập luận trái chiều hoặc bác bỏ vấn đề đó, thì không thể phủ định ngay ý kiến đó mà cần một thái độ tích cực thương lượng để tìm ra một giải pháp thích hợp nhằm giải quyết vấn đề. Khi cần thiết thì hãy kéo dài thời gian, tuyệt đối không đưa ra lời giải thích hay quyết định vội vàng.
MẠNH DẠN THU HÚT NHỮNG NGƯỜI PHẢN ĐỐI THAM GIA CUỘC HỌP
Trong một cuộc họp bình thường, nếu tên bạn không có trong danh sách những người tham dự, hẳn bạn có cảm giác như mình bị gạt ra ngoài, đặc biệt là những người có lòng tự trọng cao. Gặp phải tình huống này, kể cả một người bình thường cũng có thể có phản ứng rất mạnh.
Đối với những người bất mãn, đầu tiên cứ để anh ta tham gia vào cuộc họp, như vậy mới có thể làm giảm bớt sự bất mãn của người đó.
Ở đây có thể phân ra thành hai nhóm như sau: Nhóm đầu tiên, do một người trưởng nhóm quyết định, nhóm này thuộc loại độc đoán; nhóm còn lại thì mọi thành viên đều có cơ hội đưa ra ý kiến, mọi người đều xác định cùng làm việc tích cực vì mục đích chung, nhóm này thuộc loại dân chủ. Vậy cuối cùng nhóm nào sẽ mang lại hiệu quả công việc tốt nhất?
Tuy rằng trong khoảng thời gian ngắn, nhóm độc đoán có thể có kết quả khá tốt, nhưng nhìn về tổng thể, thành quả mà nhóm dân chủ đạt được lại lớn hơn nhiều.
Có một nhà lãnh đạo đã từng nói: “Trong nhóm của tôi, mỗi khi đưa ra một quyết định nào đó, nhất định phải họp tất cả các thành viên lại cùng thảo luận, đặc biệt là những người có sự bất mãn thì càng phải thông báo để họ có mặt, phải hỏi ý kiến của họ rồi mới ra quyết định. Dù cho làm như vậy cũng không thể làm mất hẳn sự bất mãn trong suy nghĩ của họ nhưng ít nhất cũng làm họ phải tôn trọng quyết định đã được đưa ra sau khi lấy ý kiến của tất cả mọi người.”
Đây là một nước cờ để đả thông tư tưởng mọi người. Việc này có thể làm cho đối phương cảm thấy được tôn trọng. Khi mời họ tham gia vào các cuộc họp mang tính chất quan trọng, có thể làm giảm đi sự bất mãn trong tâm lí.
CỐ GẮNG ĐỂ KHI VỪA BẮT ĐẦU NGƯỜI TA ĐÃ PHẢI “CÔNG NHẬN” MÌNH
Những câu nói mở đầu của một bài phát biểu trong cuộc họp, hội nghị đóng vai trò rất quan trọng Mỗi khi phát biểu, người lãnh đạo cần phải làm sao để người nghe “công nhận” mình ngay từ khi mới bắt đầu, làm họ bị “hấp dẫn”, làm họ tiếp nhận bạn, chứ không phải nghe bạn nói với một thái độ gượng ép. Để làm được điều này, bạn có thể xem xét bảy cách thức dưới đây:
1. Mở đầu bằng một câu chuyện hấp dẫn hoặc hài hước
Những câu chuyện hấp dẫn luôn làm cho người nghe chuyên tâm lắng nghe; những câu chuyện cười cũng có thể trong chốc lát giúp bạn nắm bắt được tâm lí người nghe. Ngay cả khi người nói làm người nghe phân tán tư tưởng nhưng nếu biết cách tạo ra hứng thú, thì vẫn sẽ làm người nghe tiếp thu ý kiến của mình.
2. Dùng những dụng cụ, đồ dùng để tập trung sự chú ý của người nghe
Nếu người nói lấy ra một bức tranh hay một đồ vật liên quan đến chủ đề nói chuyện làm đạo cụ thì sẽ rất hấp dẫn người nghe.
3. Bắt đầu phát biểu bằng cách đặt câu hỏi
Những câu hỏi đặt ra cần có sự liên quan, gắn bó với cuộc sống của người nghe, không nên quá đơn giản, cần phải dẫn dắt người nghe, “gợi suy nghĩ” cho họ.
Điều này có thể tạo ra sự háo hức, hồi hộp cho người nghe bởi ai cũng có tính tò mò, mong muốn được biết mọi thứ, vì vậy khi mở đầu bằng cách này có thể phải cần đến một chút tin tức “nội bộ”. Chắc chắn, đây là một trong những cách thu hút sự chú ý của mọi người hiệu quả nhất.
4. Bắt đầu bài phát biểu bằng cách đề cập đến những lợi ích thiết thân của người nghe
Một người lãnh đạo có kinh nghiệm luôn biết làm cho bài phát biểu của mình gắn với những lợi ích thiết thân của người nghe. Cho dù có hơi gượng ép một chút nhưng nhiều khi vẫn phải nói vòng vo, gián tiếp để thu hút người nghe khi mới bắt đầu nói, khi người nghe có hứng thú rồi thì mới nói vào chủ đề chính.
5. Bắt đầu nói từ những nội dung có cùng quan điểm với người nghe
Việc cùng chung cảnh ngộ, kinh nghiệm, chuyên ngành, nghề nghiệp, ước mơ hay nguyện vọng đều có thể làm cho người nói và người nghe có những quan điểm chung cho một số vấn đề. Nếu mở đầu theo cách này thường dễ dàng được người nghe “công nhận”.
6. Dùng lời nói của những người nổi tiếng hoặc có quyền uy để mở đầu
Cách mở đầu bằng những bài thơ, những câu danh ngôn của người nổi tiếng là một cách mở đầu rất tốt. Những nhà nghiên cứu tâm lí học cho rằng, mọi người đều có tâm lí chung là sùng bái quyền uy. Đối với người nghe thì lời nói của những người nổi tiếng luôn có một sức cuốn hút đặc biệt, vì vậy có thể dễ dàng tập trung sự chú ý của họ.
7. Bắt đầu bằng những lời khen ngợi, tán thưởng
Sống trên đời ai cũng thích nghe những lời khen ngợi, tán thưởng. Vì vậy, những lời khen ngợi luôn làm người khác rất chú ý, đồng thời mọi người cũng cho rằng, bạn là một người lãnh đạo rất hòa nhã, gần gũi.
ĐỀ PHÒNG TRƯỜNG HỢP BẠN “ĐỘC THOẠI” MÀ KHÔNG CÓ AI PHÁT BIỂU
Có một vị bộ trưởng rất xuất sắc, được sự tín nhiệm của nhiều người. Vị bộ trưởng này mỗi khi vào văn phòng, mọi người trong phòng đều im phăng phắc. Ở nơi làm việc, chuyện ngồi lê đôi mách không có gì là hay ho, nhưng làm việc trong không khí tĩnh mịch cũng không tốt cho công việc.
Khi chủ trì các cuộc họp, suốt buổi họp chỉ có một mình ông ta độc thoại, vì vậy ông thường trách “không ai chịu nói gì cả”. Nhưng mỗi khi ông thứ trưởng chủ trì cuộc họp thì mọi nhân viên đều rất nhiệt tình đóng góp ý kiến và cuộc họp đó thường xuyên bị vượt quá thời gian định trước. Trường hợp của vị bộ trưởng là do ông ta luôn nói một mình không ngừng nghỉ, làm cho những người khác không thể cắt ngang.
Vị bộ trưởng này lo lắng: “Nếu mình không nói thì cuộc họp không thể tiếp tục được.” Vì vậy ông ta ra sức nói không ngừng, nhưng thực tế, ông không nhận ra rằng: “Bởi vì mình nói quá nhiều nên cuộc họp không thể tiến hành thuận lợi được.”
Những sai lầm tương tự như vậy có thể tránh được bằng cách chú ý quan sát nhân viên, hoặc cải thiện dần dần từng bước một. Đồng thời, bạn cũng cần biết rằng, nhân viên lúc nào cũng quan sát bạn. Bởi vì lãnh đạo chỉ có một, mà nhân viên ít nhất cũng có vài người, nên thay vì để một loạt nhân viên quan sát một người, chi bằng để họ quan sát lẫn nhau, chắc chắn hiệu quả sẽ cao hơn.
Nếu muốn kiểm soát sự quan sát của nhân viên dành cho mình, người lãnh đạo phải chú ý thần thái, biểu cảm, cử chỉ của mình. Nếu thể hiện quá mức, tất sẽ dẫn đến tác dụng ngược lại. Vì vậy bạn cần phải hiểu rõ bản thân, ngoài ra lúc nào cũng phải chú ý xem mình có thể trở thành hình mẫu cho nhân viên cấp dưới hay không. Nếu nhân viên cố ý tránh cái nhìn của bạn thì bạn cần xem xét lại bản thân xem mình có quá nghiêm khắc không? Nếu bạn gần gũi, thân thiết thì nhân viên không thể cố ý tránh bạn, nhưng ngược lại, họ cũng có thể sẽ quen dần với sự dễ dãi, vì vậy bạn cần phải vừa cứng rắn vừa mềm mỏng.
Đối với những công việc quan trọng trong công ty cần phải truyền đạt chính xác cho nhân viên, nhất định người lãnh đạo phải dùng ngôn từ, biểu cảm một cách nghiêm túc. Nếu nói với nhân viên về những công việc cấp bách mà lại có thái độ cười đùa, không nghiêm túc thì chắc chắn không thể có hiệu quả gì.
Tuy nhiên, khi lâm vào một nguy cơ mà không thể đảo ngược tình thế, hay khi vấp phải một tổn thất lớn, bạn nên suy nghĩ cẩn thận xem có nên nói với nhân viên với thái độ quá nghiêm trọng hay không, bởi vì cách đó có thể rất có ích, nhưng cũng có thể làm cho nhân viên cảm thấy tuyệt vọng.
HUY ĐỘNG SỰ NHIỆT TÌNH CỦA TẤT CẢ NHỮNG NGƯỜI THAM GIA
Một cuộc họp, hội nghị có thành công hay không luôn phụ thuộc vào việc mọi người có tham gia nhiệt tình, tích cực không, hay chỉ đến dự cho có mặt, không đóng góp ý kiến.
Tuy nhiên trên thực tế, chúng ta hiếm khi thấy được sự nhiệt tình, tích cực của mọi người tham dự. Có những người tham gia cuộc họp từ đầu đến cuối không nói một lời nào; có người bị bắt buộc phải phát biểu, nhưng xuống khỏi sân khấu lại không nói bất cứ câu nào nữa.
Những người như vậy tuy tham dự cuộc họp, nhưng không khác gì những người không tham dự, nhắm mắt làm ngơ trước mọi diễn biến.
Có những người khi tham dự cuộc họp, hội nghị chỉ cần phát biểu xong ý kiến của mình, như vậy coi như đã làm xong nghĩa vụ tham dự. Họ thường không bao giờ phát biểu thêm bất kì ý kiến gì khác, càng không thể đưa ra vấn đề để thảo luận. Họ tham gia hội nghị chỉ với công việc là điểm danh, ý kiến phát biểu của họ như được lên sẵn kịch bản, chỉ việc đọc ra, đợi hội nghị kết thúc là ra về.
Thực ra trong một cuộc họp hay hội nghị, nếu chỉ giới hạn một số người có liên quan được phát biểu ý kiến, vậy thì cuộc họp hay hội nghị đó làm sao có chức năng “thống nhất”? Những người có liên quan chỉ lấy danh nghĩa bản thân họ phát biểu, sẽ rất dễ sa vào cái nhìn về lợi ích trước mắt, vì vậy có thể gây ra việc giải quyết vấn đề một cách phiến diện, không có lợi cho đại cục.
Những người tham dự hội nghị bao gồm rất nhiều cấp bậc, vì vậy có thể nói việc tham dự một hội nghị là cơ hội tốt để bạn giao lưu, học hỏi. Khi tham dự một hội nghị, chúng ta nên giữ quyền phát ngôn, thoải mái trình bày suy nghĩ của mình. Làm như vậy sẽ để lại trong lòng mọi người ấn tượng tốt đẹp, đó cũng là một cơ hội tốt để quảng bá cho đơn vị mình.
Tất nhiên khi phát biểu trước hội nghị, chúng ta không nên nói dài dòng, cũng không nên hiếu thắng đến mức độc chiếm quyền phát biểu; bạn không nên phát biểu khi những người có địa vị cao hơn chưa phát biểu, cũng đừng nên ngắt lời của người khác. Nếu bạn không làm được những điều trên thì dù bạn có tài ăn nói thế nào cũng sẽ bị người khác coi thường.
Hãy luôn nhớ rằng, khi nào cần phát biểu hãy phát biểu.
PHÁT BIỂU TẠI HỘI NGHỊ CẦN CÓ CHỪNG MỰC
Người chủ trì cuộc họp, hội nghị cần nói có chừng mực, thời lượng vừa phải, không được lấp lửng, cũng không được quá đà, nếu không sẽ làm cho người khác cảm thấy mơ hồ hoặc hiểu lầm, làm ảnh hưởng đến kết quả cuộc họp. Tính chừng mực của ngôn ngữ do ý nghĩa của từ và thái độ khi biểu đạt, cảm xúc của người nói quyết định.
Chừng mực còn có nghĩa là phân bổ thời gian nói cho phù hợp. Chúng ta vẫn thường nói việc phát biểu cần chú ý có chừng mực, điều này chủ yếu được lí giải trên hai phương diện dưới đây:
Thứ nhất, chú ý đến sự khác biệt về ý nghĩa của từ ngữ, đặc biệt là những sự khác biệt rất nhỏ giữa từ đồng nghĩa và từ gần nghĩa. Điều này yêu cầu phải cẩn thận, cân nhắc từng từ một khi dùng trong câu, phản ánh sự vật, sự việc một cách khách quan. Khi nói đến năng lực làm việc của một người, có thể dùng những từ như: rất tốt, khá tốt, tốt, bình thường, tạm được; vì mức độ là khác nhau nên khi dùng cần hết sức chú ý. Ví dụ khác, khi nói đến việc một người đạt được thành tích gì đó, có thể dùng những từ thành tích, thành quả, thành tựu; nhưng mức độ của những từ này cũng không giống nhau, nên cũng phải tùy tình huống để sử dụng, không được sử dụng tùy tiện.
Người lãnh đạo khi phê bình cấp dưới trong cuộc họp càng phải có chừng mực, không thể ba hoa, tùy tiện, nghĩ sao nói vậy. Giả sử cấp dưới mắc phải một lỗi không nghiêm trọng lắm, nếu như phê bình quá gay gắt, nặng nề sẽ khiến việc bé xé ra to, bản thân mình không vui, mà mọi người cũng không vừa ý, thậm chí làm ảnh hưởng đến công việc chung. Nếu như đó là một tổn thất tương đối lớn, mà phê bình lại quá nhẹ nhàng, nói qua loa đại khái thì không đạt được mục đích nhắc nhở, đồng thời cũng làm mọi người cảm thấy không phục. Tất nhiên, nếu không phân rõ trắng - đen, trái - phải thì không thể phân tích cụ thể, không thuyết phục được mọi người, nhưng nếu quá cứng rắn, phê bình quá mức thì cũng không có hiệu quả tốt.
Thứ hai, chú ý đến sự khác biệt trong thái độ và ngữ điệu. Trọng lượng lời nói và hiệu quả của việc nói năng nhẹ nhàng hay nghiêm nghị, dứt khoát là rất khác nhau.
Chúng ta phê bình người khác vì muốn làm rõ vấn đề, làm rõ trách nhiệm, phân tích nguyên nhân, nhằm đi đến mục đích giáo dục. Khi phê bình cần phải chỉ ra tính quan trọng của vấn đề, phê bình một cách nghiêm túc, nhưng không nhất thiết phải cao giọng, to tiếng. Người ta vẫn thường nói: to tiếng chưa chắc đã đúng. Từ ngữ chua ngoa, thái độ thô bạo, thậm chí nói lời làm tổn thương người khác, châm biếm, chế giễu người khác, chắc chắn sẽ dẫn đến mâu thuẫn với đối phương, không thể giúp giải quyết vấn đề. Vì vậy, người lãnh đạo mỗi khi phát biểu, cho dù là yêu cầu, phân công công việc, hay phê bình người khác đều phải chú ý ngữ điệu và thái độ của mình để tránh dẫn đến hiểu lầm, phản cảm cho người khác.
LÀM TỐT VAI TRÒ CỦA NGƯỜI “ĐỨNG MŨI CHỊU SÀO”
Trong cuộc họp, hội nghị có thể thấy những tình huống như sau: có những lúc ý kiến của tất cả mọi người tương đối tập trung, nhưng người chủ trì lại không thể tổng kết lại, khiến mọi người tiếp tục bàn luận vấn đề khác; đôi khi tất cả đều im lặng không nói, làm không khí đóng băng, thời gian trôi đi lãng phí; hay khi thảo luận một vấn đề nào đó, có người nói vòng vo càng nói càng xa chủ đề; hoặc đôi lúc mọi người lại tranh luận không ngừng về một vấn đề, không ai chịu ai… Những hiện tượng trên đều ảnh hưởng không tốt đến cuộc họp, hội nghị. Người chủ trì cuộc họp cần phải biết cách kiểm soát cuộc họp đó một cách linh hoạt để tránh gặp phải những tình huống như trên. Điều đó yêu cầu người chủ trì phải nắm được một số kĩ năng, phù hợp với nguyên tắc và tình hình của cuộc họp, để áp dụng những biện pháp linh hoạt điều chỉnh các mối quan hệ và giải quyết những vấn đề bất ngờ nảy sinh.
Khi cuộc họp, hội nghị rơi vào tình trạng đóng băng, lạc chủ đề hay tranh luận gay gắt, người chủ trì nên làm như thế nào?
Trong khi thảo luận, nếu gặp phải tình huống nêu trên, người chủ trì cần phải thấy rõ nguyên nhân tại sao mọi người lại im lặng như vậy, và lần lượt áp dụng những phương pháp, đối sách để phá băng.
Nếu nguyên nhân dẫn đến việc cuộc họp rơi vào im lặng là do những người tham gia rụt rè, nhút nhát hay thiếu kinh nghiệm, người chủ trì nên chủ động khích lệ họ đưa ra ý kiến. Bạn cũng có thể gợi ý hoặc đặt câu hỏi, đồng thời nói với mọi người rằng, họ có nói sai cũng không có vấn đề gì cả. Khi họ phát biểu ý kiến, bạn nên thể hiện thái độ để họ thấy rằng, bạn rất hứng thú với ý kiến của họ, đồng thời nhấn mạnh vào những ý kiến hợp lí được đưa ra, từ đó phá tan không khí im lặng, tăng cường sự tự tin và dũng khí cho người nói.
Nếu nguyên nhân dẫn đến việc cuộc họp rơi vào im lặng là do những người tham gia lo lắng rằng “nói nhiều sai nhiều” thì người chủ trì nên cố gắng tạo ra một bầu không khí dân chủ, cởi mở cho cuộc họp, làm mất đi suy nghĩ băn khoăn đó, khích lệ người nghe thoải mái phát biểu, dám nói ra những quan điểm và ý kiến thật lòng khác với số đông.
Nếu nguyên nhân dẫn đến việc cuộc họp rơi vào im lặng là do những người tham gia cố tách mình ra và giữ im lặng thì những người như vậy thường có nhiều kinh nghiệm sâu sắc, làm việc khá nghiêm túc, luôn có ý kiến riêng của mình. Một mặt họ muốn thể hiện mình, nhưng một mặt cũng tự đặt mình trên một vị trí cao hơn bình thường. Đối với những người như vậy, người chủ trì nên tôn trọng, khích lệ, làm cho họ cảm thấy ý kiến của mình là vô cùng quan trọng. Ví dụ: “Ông Trương, ông là chuyên gia trong lĩnh vực này, mọi người đều rất muốn biết quan điểm của ông.” Như vậy, ông Trương vừa được tôn trọng, đề cao, vừa được khích lệ, nên khó có thể trốn tránh được.
Nếu cuộc họp rơi vào im lặng là do có những cá nhân bất đồng chính kiến hay có tư tưởng đối địch thì người chủ trì nên chủ động hỏi những người này bằng ngữ khí thân thiện, xuất phát từ tinh thần đoàn kết để họ thay đổi thái độ, đồng thời có thái độ trọng thị đối với ý kiến của họ, làm cho họ có thể nói ra những suy nghĩ thật trong lòng.
Nếu cuộc họp rơi vào im lặng là do mọi người không ai muốn là người đầu tiên phát biểu, người chủ trì có thể dùng những câu nói hài hước, hóm hỉnh để mở ra những vấn đề người nghe có thể phát biểu, hay cũng có thể mời những người có tính cách hướng ngoại, bạo dạn, có kinh nghiệm phong phú phát biểu trước để kích thích tính tích cực của mọi người, từ đó làm cho không khí cuộc họp nóng lên. Ví dụ có thể nói: “Ông Trần, ông đã chuẩn bị kĩ phần phát biểu rồi nhỉ? Mọi người đều đang mong được nghe ý kiến của ông. Ông phát biểu trước đi!” Vạn sự khởi đầu nan, chỉ cần có người mở đầu thì tất những người sau sẽ làm theo thôi.
Trong khi thảo luận về vấn đề gì đó, cũng có thể gặp những người phát biểu không ngừng nhưng nói lạc chủ đề chính, thì để giữ phép lịch sự người chủ trì không nên ngắt lời họ mà chỉ nên tìm một cơ hội thích hợp để gợi ý một cách khéo léo cho người đó nói vào đúng chủ đề chính. Người chủ trì có thể tận dụng những câu nói gần với chủ đề chính trong lời phát biểu của người đó để hướng anh ta quay lại chủ đề chính; cũng có thể tự mình nói thêm vào để trực tiếp dẫn dắt ý kiến; hay có thể nhắc nhở rằng những vấn đề không liên quan đến chủ đề chính thì nên để về sau khi có cơ hội sẽ bàn tiếp, khéo léo nói với họ rằng cần nói trúng trọng tâm vấn đề; hoặc có thể kêu gọi mọi người biểu quyết cho một vấn đề nhỏ nào đó, rồi nhanh chóng hướng ý kiến về đúng chủ đề.
Do sự khác biệt về trình độ học vấn, chuyên môn, cách nhìn nhận vấn đề, nên mỗi người tham gia đều có những ý kiến riêng. Họ tranh luận để bảo vệ quan điểm của mình, đó là biểu hiện của việc mọi người đã cùng nhau thảo luận, nên coi đó là một hiện tượng tốt. Nhưng khi quan điểm đã trở nên tập trung, chính xác mà vẫn còn tiếp tục bàn luận sẽ dẫn đến những tác động tiêu cực, nên người chủ trì cần phải biết cho dừng thảo luận đúng lúc. Khi tranh luận gay gắt, có thể dẫn đến tranh chấp, mâu thuẫn, thậm chí có thể gây ra hậu quả không tốt ảnh hưởng đến tình đoàn kết, lúc này người chủ trì cần ngay lập tức cho dừng tranh luận. Nhưng khi cho dừng tranh luận phải chú ý phương pháp, cách thức để có thể giải quyết với thái độ bình tĩnh, đừng quan tâm tới những chi tiết vụn vặt để không làm mất đi cái uy của người lãnh đạo.
CẦN BIẾT ĐỐI XỬ KHÁC VỚI NHỮNG “ĐẠI BIỂU ĐẶC BIỆT”
Là người lãnh đạo và người chủ trì một cuộc họp, hội nghị, đối với những người nói không ngừng hay không nói một lời, những người thích tranh luận mọi vấn đề hay nói lan man, lạc chủ đề… thì cần phải làm như thế nào? Tất cả những kiểu người đó đều mang đến cho bạn những vấn đề riêng, có lẽ nên bàn lần lượt từng kiểu mới có thể giúp ích cho bạn được.
1. Những người luôn thao thao bất tuyệt
Có những người nói rất nhiều. Dường như họ tranh thủ mỗi khi có cuộc họp là nói không ngừng. Nếu bạn biết trước những người như vậy, hãy sắp xếp anh ta ngồi bên phải hay bên trái mình, như vậy bạn có thể “tránh” nhìn thấy khi anh ta đang nói.
Khi anh ta nói, hãy cho anh ta một khoảng thời gian thích hợp, sau đó có thể ngắt lời bằng cách: “Mấy điểm anh đề xuất đều rất chuẩn xác. Giờ thì cho tôi nghe ý kiến của những người khác xem sao.” Nếu như vẫn không có tác dụng, thì bạn hãy giới hạn thời gian, ví dụ mỗi người phát biểu chỉ được nói trong 2 phút.
2. Những người không nói nửa lời
Có một số người bản tính rụt rè, nhút nhát, mỗi khi đứng trước đám đông phát biểu thì lưỡi như bị cứng lại. Bạn không nên hỏi họ những câu hỏi trực tiếp, khó trả lời làm họ cảm thấy khó xử, mà nên hỏi những câu mà theo bạn họ dễ trả lời, ví dụ câu hỏi liên quan đến công việc, gia đình của họ, hay cách họ giải quyết một vấn đề đặc biệt nào đó. Mỗi khi có cơ hội bạn nên biểu dương, khích lệ, giúp họ khắc phục tâm lí bất an mỗi khi đứng lên phát biểu ý kiến.
3. Những người nói chuyện riêng
Khi có người nói chuyện riêng làm ảnh hưởng đến cuộc họp, bạn nên xử lí như thế nào? Cách tốt nhất là không để ý đến anh ta.
Nếu họ nói chuyện to đến mức bạn buộc phải ngăn lại, bạn có thể ngắt lời họ bằng cách trực tiếp đặt câu hỏi cho những người đó, hoặc có thể dừng nói cho đến khi họ trật tự mới tiếp tục. Nếu làm như vậy vẫn không có tác dụng, bạn có thể nói thẳng với họ: “Nếu các bạn có vấn đề gì muốn nói, đề nghị nói cho mọi người cùng biết, để mọi người có thể tham gia trao đổi.”
Ngoài ra, nếu muốn họ dừng lại, bạn hãy mời họ tổng kết lại một vài ý kiến trước đó, rồi đánh giá tính khả thi của những phương án đó. Cách làm này sẽ buộc họ phải chú ý vào nội dung cuộc họp, hội nghị.
4. Những người tranh luận không ngừng nghỉ
Những người mà chuyện gì cũng muốn tranh luận có thể làm hỏng một cuộc họp, hội nghị. Bạn cần có nhiều biện pháp để đối phó với những người như thế này. Nếu có thể, bạn hãy cố gắng tìm hiểu lý do tại sao họ luôn muốn gây khó dễ như vậy. Khi bạn đã tìm ra nguyên nhân thì mọi việc coi như đã được giải quyết. Bạn đừng phê bình làm họ cảm thấy khó xử, mà hãy coi việc họ bình luận, chất vấn là một thói quen bình thường.
Nếu có thể, hãy nhắc lại ý kiến của họ, để cho họ thấy bạn đã tiếp nhận ý kiến đó. Nếu bạn không thể khống chế được những người này thì hãy đưa những câu hỏi của họ cho tất cả mọi người cùng bàn luận. Làm như vậy, bạn không cần phải gây thêm áp lực gì cũng khiến họ cảm thấy mình đang gây khó chịu cho người khác như thế nào, điều đó có thể khiến họ ngồi yên. Nếu vẫn không có tác dụng thì bạn nên xem xét lần sau có nên mời những người này tham dự cuộc họp, hội nghị nữa không.
5. Những người nói xa xôi, lạc đề
Trong cuộc họp, hội nghị thường xảy ra hiện tượng nói lạc đề, thậm chí người chủ trì giỏi nhất cũng phải tìm cách để ngăn chặn. Hiện tượng này nếu xảy ra nhiều lần sẽ làm cho cuộc họp đi theo chiều hướng khác với dự tính, gây ra lãng phí thời gian. Là người chủ trì, trách nhiệm của bạn là dẫn dắt cuộc họp đi theo quỹ đạo định sẵn. Bạn có thể áp dụng những biện pháp dưới đây:
Bạn có thể nói: “Đây là một ý kiến rất thú vị, nhưng có phù hợp với vấn đề thảo luận của chúng ta không ạ?” Khi bạn nói như vậy có thể khiến người đó cảm thấy ý kiến của họ lạc đề, cần phải quay lại chủ đề chính.
Hoặc bạn có thể từng bước kết hợp ý kiến lạc đề đó với chủ đề hiện đang bàn luận, dẫn dắt mọi người trở về vấn đề chính. Nếu không có tác dụng, bạn hãy tạm tổng kết những nội dung đã nêu ra tính đến lúc đó. Điều này có thể chỉnh hướng các ý kiến, tập trung sự chú ý của mọi người quay trở lại với chủ đề chính.
DẪN DẮT CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ DIỄN RA THUẬN LỢI
Trong cuộc họp, mỗi khi thảo luận vấn đề, có thể nảy sinh những hiện tượng như nói ngoài chủ đề chính, có sự bất đồng về quan điểm hay tranh luận về những điều vô nghĩa, đây là những điều rất bình thường. Muốn cuộc họp diễn ra thuận lợi, đạt được mục đích đã định trước, người lãnh đạo hay người chủ trì phải có sự dẫn dắt phù hợp. Quá trình này có thể thể hiện đầy đủ trình độ học vấn, khả năng ứng biến, nghệ thuật lãnh đạo của người chủ trì. Người chủ trì cần biết cách đặt câu hỏi, dẫn dắt tích cực, biết cách phát hiện và đặt ra vấn đề từ những góc độ khác nhau, giúp mọi người có thể suy nghĩ sâu sắc về vấn đề đó. Dẫn dắt cuộc họp, hội nghị cần kiên trì đi theo một số điểm dưới đây:
1. Học cách lắng nghe
Việc thật tâm lắng nghe ý kiến của người khác là sự thể hiện của việc phát huy dân chủ, tập trung trí tuệ của quần chúng, tôn trọng người khác. Nghe nhiều tất sẽ hiểu. Người chủ trì nên tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến, dù đó là những ý kiến chối tai, những điều ca cẩm cũng phải để họ nói hết, không được tự tiện ngắt lời người khác, trừ khi ý kiến đó vừa sai vừa dài.
2. Học cách khuyên nhủ
Trong nghiên cứu, thảo luận vấn đề, mỗi khi ý kiến của bạn không được mọi người đồng tình, người chủ trì nên dựa vào lí luận, đưa ra những luận điểm xác đáng để chứng minh cho quan điểm của mình, thuyết phục đối phương thay đổi thái độ. Cần phải thuyết phục người khác bằng sự thật, bằng chân lí, vận dụng những sự việc, số liệu có thể tin cậy. Bạn cần phải học cách tránh được việc xảy ra xung đột với người khác, không ép buộc người khác chấp nhận quan điểm của mình, càng không được khoe khoang bản thân, nên nói một cách bình tĩnh, điềm đạm, cũng đừng xúc động, lo lắng. Trong tình huống khi các ý kiến không thống nhất thì nên gác lại vấn đề, không được quyết định bừa bãi.
Hãy học cách tổng hợp, chắt lọc ý kiến. Những ý kiến khác biệt chưa chắc đã sai, những ý kiến được tán đồng cũng không hẳn là luôn đúng. Người lãnh đạo cần phải biết so sánh, phân biệt, phân tích tổng hợp các ý kiến khác nhau, hình thành và hoàn thiện quan điểm của mình trên một mức mới cao hơn. Như vậy thì ngay cả những người ban đầu có quan điểm khác biệt cũng có thể nảy sinh sự đồng cảm, từ đó tiếp nhận ý kiến của bạn.
Hãy nắm bắt thời gian phù hợp để phát biểu, bày tỏ thái độ. Những phát ngôn hay thái độ của người chủ trì chính là công cụ điều tiết tiến trình của một cuộc họp, hội nghị, cũng là một yếu tố quan trọng có thể quyết định sự thành bại của cuộc họp, hội nghị đó. Một người chủ trì có kinh nghiệm thông thường sẽ không biểu hiện thái độ một cách tùy tiện, mà chỉ sau khi nhiều người phát biểu ý kiến phù hợp với ý đồ của họ, hoặc một vài người phát biểu trái với ý của họ thì họ mới biểu đạt thái độ hoặc nói ra quan điểm của mình một cách bình tĩnh.
3. Học cách xen vào lời nói của người khác
Người chủ trì cần phải biết cách xen vào lời nói của người khác. Một lời nói xen vào hợp lí không chỉ làm không khí cuộc họp thêm sôi nổi, thu hút được sự chú ý của người nghe, mà còn có tác dụng làm sống động, chân thực, nổi bật nét chính cho vấn đề đang bàn luận. Ngược lại, nếu bạn nói xen vào đột ngột, không đúng lúc, sẽ gây ra hậu quả như việc vẽ rắn thêm chân, phá hỏng câu chuyện. Nói xen vào là việc tận dụng ngữ cảnh người nói đang diễn đạt, thêm những câu từ thích hợp hướng vào nội dung người nói đang trình bày, thể hiện sự tán đồng, hưởng ứng hay phản đối, có tác dụng bổ sung, điều chỉnh không khí cuộc họp. Vì vậy nhất định phải chọn “khoảng trống có thể xen” một cách thích hợp và thời gian hợp lí. Có những người lãnh đạo nói xen vào mà không chú ý chọn thời điểm thích hợp, chỉ biết mình có điều cần nói, không quan tâm có nên nói hay không, nói khi nào thì được. Làm như vậy không những không có tác dụng bổ sung, mà ngược lại có thể ảnh hưởng đến lời phát biểu, làm người nói không biết nói gì, người nghe cũng sinh ra tâm lí không hài lòng, họ sẽ nghĩ: “Anh chỉ thích ngắt lời người khác, vậy rút cục chúng tôi đang nghe ai nói đây?”, từ đó làm người ta có cảm giác không tôn trọng mình nữa. Vì vậy, bạn nhất định phải chọn thời điểm thích hợp để nói xen vào, và chỉ nói xen khi bắt buộc phải làm vậy.
Để có thể xen vào lời của người khác, trước tiên bạn phải suy nghĩ kĩ về vấn đề đang nói. Những ý xen vào là mảng nội dung người nói còn thiếu hoặc nói chưa chính xác. Những ý thêm vào đó phải thật chuẩn xác, súc tích.
Việc nói xen vào cần phải tự nhiên, phù hợp với hoàn cảnh. Không cần thiết phải quá chau chuốt, gọt giũa, mà nên miêu tả chân thực. Tất nhiên, những ý kiến xen vào không phải là ý kiến trọng tâm, cũng không nên xen vào quá nhiều, tránh ảnh hưởng đến người đang nói, làm họ rơi vào tình thế khó xử. Cũng có những người lãnh đạo nghiện việc nói xen vào, cứ họp là họ nói, người khác vừa phát biểu là họ xen vào ngay, nhưng lại không biết rằng làm như vậy là tự làm giảm uy tín của mình. Người chủ trì cuộc họp, hội nghị nên càng ít nói xen vào càng tốt.
KHIẾN NGƯỜI NGHE TỰ ĐẶT MÌNH VÀO MÔI TRƯỜNG CHUNG
Một cuộc họp, hội nghị luôn được diễn ra trong một môi trường nào đó. Người lãnh đạo muốn chủ trì thành công cuộc họp, hội nghị ngoài việc phải tự trang bị tư duy nhanh nhẹn, khả năng biểu đạt ngôn ngữ thông minh, khả năng ứng biến tuyệt vời còn cần phải biết tận dụng môi trường mà người nghe đặt mình vào hoặc môi trường mà chủ đề thảo luận tạo ra.
Một lần, giám đốc Trương họp với tất cả nhân viên trong đơn vị, khi đó hội trường khá ồn ào, tinh thần mọi người vẫn còn chưa ổn định. Giám đốc Trương liền mở đầu như sau: “Có một câu chuyện thế này. Trương Phi và Quan Vũ cùng tham gia một cuộc họp tướng lĩnh do Lưu Bị tổ chức. Lúc đó mọi người đều đang nói chuyện hỏi han nhau rất huyên náo, Lưu Bị không thể nói được gì. Trương Phi nói: ‘Huynh, để đệ!’ Nói rồi Trương Phi hét lên một tiếng. Kết quả là mọi người vẫn tiếp tục nói chuyện. Quan Vũ nói: ‘Tiểu đệ, đệ làm như vậy không được đâu, hãy nhìn ta này.’ Quan Vũ liền ngồi vào chỗ của Lưu Bị, tay vuốt râu, mắt nhìn không chớp, dường như đang suy nghĩ gì đó. Những người ngồi dưới đều cảm thấy kì lạ, tất cả đều im ắng, trật tự. Thật ra, đây chỉ là một câu chuyện cười. Mọi người vừa nãy còn hỏi han nhau, sao giờ lại trật tự như vậy? Việc này mọi người cứ từ từ suy nghĩ sau, còn nội dung cuộc họp ngày hôm nay là…”
Một câu chuyện sống động, xác thực, ngay lập tức thu hút sự chú ý với tất cả người nghe. Hội trường đi vào ổn định, trật tự rất nhanh.
Một lần khác, giám đốc Trương muốn phát biểu, nhưng không khí trong hội trường lại quá nghiêm trang, không phù hợp với nội dung ông định nói. Để làm cho bầu không khí bớt căng thẳng, ông đã mở đầu bằng cách như thế này: “Có một người rất giỏi diễn thuyết, muốn khuấy động không khí nên trong hội trường ông chỉ chú ý nhìn hai người: một người rất đẹp, khi nhìn người này có thể làm câu chuyện của bạn hấp dẫn hơn; người thứ hai đáng chú ý là một người bất an nhất trong hội trường, để ý người này làm câu chuyện của bạn đáng tin hơn. Tôi muốn học phương pháp này, nhưng chúng ta nhìn một trăm người thì cả một trăm đều tuấn tú, đẹp trai, không thấy có ai bất an, vậy là khó cho tôi rồi…”
Cách dẫn dắt câu chuyện hài hước ngay lập tức làm tinh thần của mọi người trở nên thoải mái hơn, không khí cả hội trường cũng không còn căng thẳng nữa.
DẪN DẮT HỘI NGHỊ ĐI ĐẾN MỘT CÁI KẾT TỐT ĐẸP
Khi hội nghị sắp sửa kết thúc, người lãnh đạo cần tổng kết toàn diện những vấn đề liên quan đến hội nghị và thành quả đã đạt được sau quá trình bàn thảo, đưa ra lời giải thích cho những vấn đề không giải quyết hay chưa giải quyết được. Tổng kết hội nghị thế nào là do khả năng của người lãnh đạo. Có những người lãnh đạo tổng kết những vấn đề của hội nghị rất tinh tế, khái quát, làm người nghe dễ hiểu. Nhưng cũng có những người không nắm được điểm mấu chốt của hội nghị, khi thì nhắc lại lời người khác, khi thì nói những câu không bao quát. Tổng kết hội nghị cần phải đơn giản, rõ ràng, toàn diện, chính xác, tập trung và thực tế. Tổng kết tốt có thể giúp các đại biểu tham dự hiểu rõ, nắm chắc hơn tinh thần của hội nghị, giúp cho việc quán triệt thực hiện được thuận lợi hơn.
Việc tổng kết hội nghị tuy không có một công thức nhất định, nhưng nội dung cần phải bao quát những vấn đề sau đây:
1. Tình hình cơ bản của hội nghị
Phần này nói về tiến trình của hội nghị và biểu hiện của những người tham dự. Tiến trình hội nghị chủ yếu là tổng hợp, phân tích những vấn đề quan trọng mà hội nghị đã bàn bạc, đưa ra đánh giá về những vấn đề đó; biểu hiện của những người tham dự trong suốt quá trình diễn ra hội nghị như thế nào, đưa ra đánh giá về một số điển hình. Cần tóm lược cho tất cả mọi người tham dự về những nội dung như hội nghị diễn ra trong thời gian bao lâu, làm những gì, giải quyết những vấn đề gì, giải quyết như thế nào, những người tham dự ra sao…
2. Những kết quả chủ yếu của hội nghị
Phần này là phần quan trọng nhất của việc tổng kết hội nghị. Cần nhấn mạnh đến việc hội nghị đã thống nhất tư tưởng như thế nào, nâng cao nhận thức ra sao, nghiên cứu giải quyết những vấn đề gì. Cần tóm tắt khái quát vài điểm quan trọng để người nghe cảm thấy rõ ràng, dễ nhớ. Khi nói về kết quả cần liên kết chặt chẽ với chủ đề của hội nghị. Mỗi kết quả cần có dẫn chứng cụ thể để chứng minh, cần chú ý dẫn lời phát biểu của những đại biểu tham dự, nhất là những ý kiến, kiến nghị hay kế hoạch thực hiện khả thi, làm cho người nghe thấy sinh động hơn.
3. Triển khai công việc sau hội nghị
Phần này chủ yếu dựa theo tinh thần của hội nghị. Những công việc cần làm là truyền đạt, quán triệt thực hiện các yêu cầu cụ thể của hội nghị, xác định mục tiêu, nhiệm vụ, chính sách thực hiện; phân chia cho những đơn vị, cá nhân phụ trách.
Tổng kết hội nghị cũng phải đúng phương pháp. Thường thì những phương pháp dưới đây sẽ được vận dụng:
Phương pháp trực tiếp: Là việc khái quát lại hội nghị đã làm những gì, đạt được những nhận thức chung như thế nào, giải quyết được vấn đề gì, nhằm làm tăng ấn tượng đối với những người tham dự. Ví dụ: “Hội nghị lần này chúng ta đã tập trung học tập văn kiện ABC, nghiên cứu, thảo luận quyết định DEF, các đồng chí lãnh đạo XYZ đã có những bài phát biểu quan trọng, sắp xếp, phân chia công việc cụ thể như sau: Một là…, Hai là…, Ba là… Những ý kiến này hoàn toàn phù hợp với tình hình thực tế của chúng ta, có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thúc đẩy công việc chung, hy vọng mọi người thực hiện nghiêm túc, đạt được hiệu quả tốt. Để quán triệt tinh thần hội nghị ngày hôm nay, tôi xin đưa ra mấy điểm sau đây: Một…, Hai…, Ba…”
Phương pháp quy nạp: Là việc khái quát, tổng hợp toàn bộ nội dung hội nghị trên cơ sở bản tóm tắt cuộc họp. Ví dụ: “Hội nghị ngày hôm nay của chúng ta đã diễn ra thành công tốt đẹp, tập trung thảo luận các vấn đề chủ yếu sau: Một…, Hai…, Ba… Hội nghị lần này của chúng ta đã đạt được nhận thức chung trên các mặt sau đây: Một…, Hai…, Ba… Bây giờ, mọi người đã đi đến thống nhất ý kiến, đề ra phương thức cụ thể để giải quyết các vấn đề này.
Phương pháp cổ vũ: Trong tình huống không tổng kết hội nghị, hãy nói một số câu cổ vũ tinh thần, đề ra yêu cầu, vận động mọi người nỗ lực làm việc để thực hiện mục tiêu hay hoàn thành nhiệm vụ nào đó.
Việc tổng kết hội nghị tỉ mỉ hay đơn giản sẽ phụ thuộc vào yêu cầu, không khí của hội nghị, tình hình những người tham dự, thời gian diễn ra. Bạn có thể dựa vào những phương pháp giới thiệu ở trên để điều chỉnh, hoàn thiện, sử dụng linh hoạt trong hoàn cảnh thực tế.