Phê bình không chỉ là khiển trách
PHÊ BÌNH PHẢI LÀM CHO ĐỐI PHƯƠNG TÂM PHỤC KHẨU PHỤC
Dưới đây là một số biện pháp phê bình hay dùng để đối phương tâm phục khẩu phục.
1. Phê bình bằng việc thỉnh cầu
Có một người đang thả lưới đánh cá ở địa phận cấm đánh bắt cá. Phía xa có một cảnh sát đi tới, người đánh cá nghĩ bụng: “Chuyến này nguy rồi!” Tuy nhiên, trái với dự đoán của ông, sau khi viên cảnh sát đến gần, anh này không những không quát to, mắng mỏ, ngược lại còn nói một cách điềm đạm: “Ông à, ông ở đây thả lưới, nước hồ ở hạ lưu há không bị ô nhiễm sao?” Cách xử sự như vậy của viên cảnh sát khiến người đánh cá vô cùng cảm động, vội vàng xin lỗi.
2. Phê bình một cách ẩn ý
Một công nhân tên Tiểu Vương của đơn vị nọ sắp kết hôn, chủ tịch công đoàn hỏi anh ta: “Tiểu Vương, hôn lễ của các bạn dự định làm như thế nào vậy?”
Tiểu Vương ngại ngùng nói: “Ý kiến của tôi là làm đơn giản một chút, nhưng mẹ vợ tôi nói, bà chỉ có duy nhất một người con gái...” Chủ tịch công đoàn liền nói: “Ồ, đơn vị chúng ta có Tiểu Lý, Tiểu Trương cũng đều là con một!” Rõ ràng ở đối thoại này cả hai bên đều dùng ẩn ý. Ý của Tiểu Vương là hôn lễ không thể không làm to, còn chủ tịch công đoàn lại ra hiệu ngầm: Người khác cũng là con gái một, nhưng có thể tổ chức một cách đơn giản.
3. Phê bình một cách mơ hồ
Một đơn vị tổ chức đại hội nhân viên nhằm chỉnh đốn kỷ luật lao động. Trong hội nghị, lãnh đạo nói: “Trong thời gian gần đây, kỷ luật của đơn vị chúng ta luôn tốt, nhưng cũng có cá biệt một vài đồng chí biểu hiện tương đối kém, có người đến muộn về sớm, đi làm thường hay ngồi tán gẫu, nói chuyện phiếm...” Ở đây, vị lãnh đạo dùng không ít ngôn ngữ mang ý phiếm chỉ như: “trong thời gian gần đây”, “luôn”, “cá biệt” ,“có người”, “cũng có”... Như vậy, người nói không những đã quan tâm đến thể diện của những người “cá biệt” đó, hơn thế nữa, người nói còn có thể chỉ ra vấn đề. Hình thức này không chỉ rõ tên một ai nhưng thông thường cách nói này có hiệu quả tốt hơn so với cách trực tiếp chỉ tên phê bình.
4. Phê bình bằng cách thức an ủi
Có một thanh niên đến xin ý kiến của hai nhà thơ nổi tiếng về bài thơ mới sáng tác của mình. Hai nhà thơ vừa nghe người thanh niên đọc thơ, vừa uống rượu. Nghe xong, một nhà thơ nói: “Bài thơ của cậu, câu cú tuy là không trôi chảy, nhưng tôi đã từng đọc qua những bài còn chán hơn thế này. Bài thơ cũng giống như cốc rượu này, cố gắng vẫn có thể nuốt trôi”. Lời phê bình này tuy nghiêm khắc nhưng có phần linh động, khiến đối phương có đôi chút được an ủi.
5. Khi chỉ ra cái sai, cũng đồng thời nêu rõ ra cái đúng
Đa số người phê bình đều luôn coi trọng việc chỉ ra điểm sai của đối phương nhưng lại không thể nói rõ ra được đúng phải như thế nào. Có một nhà phê bình nói rằng: “Anh không làm như vậy thì không được sao?” - câu này hoàn toàn không có tác dụng. Bởi vì nó không có nội dung thực tế, chỉ đơn thuần biểu hiện sự bất mãn của cá nhân.
6. Đừng quên dùng từ “tôi”
Một nữ công nhân nói với một công nhân khác rằng: “Bộ đồ cô mặc lỗi thời rồi. Thật khó coi” - đây chỉ là ý kiến chủ quan, không làm cho người khác đồng tình.
Cách tốt nhất là nên nói rõ ra đây là nhận xét của cá nhân, có thể tham khảo. Như vậy sẽ dễ nghe hơn, đồng thời còn khiến cho họ tò mò về lí do vì sao bạn đưa ra nhận xét như vậy.
7. Kiềm chế cảm xúc của bản thân
Trước khi đưa ra lời phê bình nào đó, bạn phải xem lại bản thân, bạn có cảm thấy mình căng thẳng không? Có gì bất mãn với đối phương không? Trước tiên, bạn cần phải điều hòa thái độ của mình - phẫn nộ, oán trách, ghen tỵ… tất cả đều phải gạt bỏ đi, như vậy việc phê bình sau đó mới có tác dụng.
Những người phê bình có nhiều kinh nghiệm cho rằng, trước khi bạn mở lời phê bình người khác, nên tự kiểm điểm xem bản thân đang có thái độ như thế nào, tích cực hay tiêu cực. Tâm trạng không tốt sẽ rất khó che giấu, thêm nữa lại có tính lan truyền rất mạnh. Một khi đối phương nhận ra điều này, họ ngay lập tức sẽ xuất hiện thái độ giống như vậy, sau đó sẽ tìm cách phản bác những phê bình của bạn và có thái độ so đo, tính toán. Kiểu cảm xúc bị ảnh hưởng từ người khác như thế này sẽ làm cho ý kiến phê bình rơi vào bế tắc, vì vậy những người thông thái không thể không suy nghĩ.
SÁCH LƯỢC PHÊ BÌNH “THUẬN TAI DỄ NGHE”
Những người phê bình người khác một cách trực tiếp sẽ luôn làm người khác khó chịu, vì vậy khi phải phê bình ai đó cần chú ý vận dụng một số cách sau:
1. Thay câu phủ định bằng câu nghi vấn
“Bạn làm như vậy là không đúng.” Đây là câu cửa miệng mà chúng ta thường dùng để phê bình người khác.
“Bạn làm như vậy có đúng không?” Đây là hình thức câu nghi vấn. Rõ ràng là câu phủ định mang tính tiêu cực rất lớn, nhưng câu nghi vấn lại dễ dàng làm cho đối phương phải tự xét lại mình.
2. Đổi ngôi xưng hô của người phê bình từ ngôi thứ nhất thành ngôi thứ ba
“Tôi cho rằng bạn không đúng”, đây là ngôi thứ nhất; “Mọi người đều cho rằng bạn không đúng”, đây là ngôi thứ ba.
Cách thay đổi này sẽ làm giảm sự va chạm trực tiếp giữa người phê bình và người bị phê bình, nhưng lại làm tăng áp lực cho người bị phê bình, bởi vì họ không thể không quan tâm đến cách nghĩ của “mọi người”.
3. Làm cho đối phương tự phê bình bằng việc tự trách bản thân
Con người thường có cách xử sự như thế này: khi mâu thuẫn về tình cảm, thì dù là một chuyện nhỏ họ cũng không bỏ qua; khi tình cảm tốt đẹp thì bảo họ làm gì họ cũng làm. Mặc dù nói như vậy là không khoa học, nhưng chúng ta đều thấy rõ rằng, khi thuyết phục hay dạy bảo người khác, trước tiên bạn nhất định phải ổn định về mặt tình cảm. Tình cảm hòa hợp cũng giống như mở được một cánh cổng lớn, suy nghĩ đúng đắn sẽ dễ dàng làm đối phương chấp nhận.
Nếu một người mắc sai sót, về mặt tình cảm thường xuất hiện “trạng thái phòng bị”, giống như chim sợ cành cong, sợ người khác sẽ chỉnh đốn họ, từ đó làm nảy sinh mâu thuẫn tình cảm. Nếu người phê bình không chú ý đến điểm này, tuôn ra một tràng phê phán, sẽ rất dễ làm đối phương hình thành mâu thuẫn tình cảm. Những đạo lý mà bạn nói ra họ sẽ không thu nhận được, những sai lầm cũng không dễ dàng sửa được. Tự khiển trách bản thân là một chiếc chìa khóa để mở cánh cửa này. Nghiêm khắc phân tích suy nghĩ của bản thân, ngoài ra trong quá trình phân tích đó tìm ra được đạo lý khiến người khác tâm phục khẩu phục, sẽ rất dễ làm đối phương thay đổi thái độ, đồng tình với ý kiến của bạn. Từ đó họ sẽ khắc phục được điểm yếu kém của bản thân, và người phê bình đã đạt được mục đích.
4. Tùy từng việc mà xem xét, không nên động chạm đến nhân cách của đối phương
“Người như anh còn cần thể diện nữa không hả?” “Việc này chứng tỏ anh không lương thiện”… những lời nói như thế này khi nói ra sẽ làm người khác rất tổn thương, nên cần tránh tuyệt đối.
Hơn nữa, khi chúng ta nêu ý kiến với người khác, thì nên cố gắng cụ thể hóa, như vậy đối phương mới dễ dàng chấp nhận. Lời nói càng trừu tượng, càng dễ làm người ta cảm thấy mơ hồ. Họ sẽ không ngừng nghĩ về hàm ý trong câu nói của bạn, thậm chí còn không biết nên trả lời như thế nào.
NĂM ĐIỀU CẦN CHÚ Ý TRONG PHÊ BÌNH
Josephine Carnegie năm 19 tuổi đã đến New York làm thư kí cho bác của cô là Dale Carnegie1. Lúc đó, cô vừa tốt nghiệp trung học được 3 năm, không có kinh nghiệm, thường làm sai và hay làm hỏng việc.
1 Dale Breckenridge Carnegie (1888-1955): Nhà văn, diễn giả nổi tiếng người Mỹ. Ông là tác giả của cuốn sách nổi tiếng Đắc nhân tâm.
Carnegie muốn Josephine lưu ý đến các điểm sai sót đó nên thường xuyên nhắc nhở:
“Josephine, cháu đã mắc sai lầm, nhưng sự thật là ngày trước ta còn mắc sai lầm nhiều hơn thế. So với những sai lầm ta đã phạm phải thì những lỗi lầm của cháu còn nhẹ hơn nhiều. Ta đã từng làm những việc ngu ngốc, giờ nghĩ lại cảm thấy thật tội lỗi, chính bởi thế ta không muốn phê bình cháu hay bất cứ một ai khác. Tuy nhiên, cháu hãy nghĩ thử xem cháu làm như thế này có phải là khôn ngoan hay không?”
Có một vị khách từng được mời đến phòng riêng của Tổng thống Lincoln đã kể lại rằng, ông đã được nghe Lincoln nói với cô thư kí của mình rằng:
“Bộ trang phục này rất hợp với cô, cô thật trẻ đẹp và quyến rũ.”
Đây có thể là một trong những lời khen ngợi hiếm hoi mà Lincoln dành cho thư kí, điều đó làm cho cô thẹn thùng đỏ mặt.
Nhưng ngay lập tức, Lincoln chuyển chủ đề rồi nói: “Mặt khác, tôi vẫn muốn nói với cô, khi ghi chép nên lưu ý một chút về các dấu chấm câu.”
Có thể nói rằng, cả Carnegie và Lincoln đều là những “cao thủ” phê bình. Vậy còn chúng ta, trong cuộc sống thường ngày, khi phê bình người khác cần phải chú ý tới điều gì?
1. Không nên nổi giận, hãy để người k hác được biện bạch
Phê bình và tức giận là hai điều hoàn toàn khác nhau. Tức giận có lúc làm ảnh hưởng đến hiệu quả của việc phê bình, có khi làm cho chúng ta chạy theo một xu hướng không tốt và trở nên bế tắc. Khi nhân viên làm sai, hay nói sai, bạn khó có thể tránh được việc giận dữ. Bạn không nên làm như vậy. Làm lãnh đạo quan trọng phải có lòng khoan dung và khả năng kiềm chế, cần hiểu rõ về cảm xúc, tâm trạng của mình. Lúc phê bình kị nhất là gào hét lớn tiếng trước mặt người khác.
2. Không nên dùng những cách nói ác ý, những từ ngữ cay nghiệt, khinh bỉ
Khi phê bình người khác, bạn nên dùng lí lẽ để thuyết phục, hãy đề cập đến những câu chuyện có thật, hãy nói những điều đúng đắn. Nếu bạn mù quáng tỏ thái độ khinh miệt hay lôi những khuyết điểm của người khác ra làm trò cười quá nhiều lần sẽ làm tổn thương đến lòng tự trọng của họ. Điều này thường dẫn đến việc phản tác dụng của việc phê bình. Một khi xảy ra xung đột thì hậu quả tất yếu sẽ là gậy ông đập lưng ông...
3. Phê bình cũng phải có chừng mực
Phê bình cần nói đúng sự thật, một là một, hai là hai, không nên phóng đại hay làm quá lên, để mọi người có cơ hội sửa chữa. Không thể lấy những sai lầm của họ ở hiện tại, để phủ nhận những kết quả phấn đấu của họ trong quá khứ, hoặc hình thành nên ấn tượng không tốt, nghĩ rằng người này “không thể đào tạo được”, càng không thể nghĩ “không thể thay đổi”.
4. Chú trọng tìm cách giải quyết, không nên thể hiện thái độ trịch thượng - bắt nạt
Khi các vị lãnh đạo và cấp dưới xảy ra bất đồng, câu nói đầu tiên thể hiện sự giận dữ thường là: “Nghe anh hay là nghe tôi đây?” “Làm như vậy ai sẽ là người chịu trách nhiệm?” Những câu nói như vậy không phải là một lời phê bình bình tĩnh. Hoặc cũng có những cách nói theo kiểu dọa trừ tiền thưởng, trừ lương, dọa thay đổi vị trí chức vụ… tất cả đều là cách nói không có lí do để thuyết phục cấp dưới hay nói đúng hơn đó là một hình thức bắt nạt. Đối với cấp dưới mà nói, tuy phải nhẫn nhịn, kìm nén nhưng trong lòng họ không phục, tích tụ lâu sẽ thành tâm bệnh.
5. Không nên vòng vo
Có một vài người lãnh đạo, trong khi phê bình nhân viên, không trực tiếp chỉ ra nhược điểm của họ, nhưng lại vòng vo ám chỉ “một ai đó” tìm cách đó gây khó dễ. Hình thức này vừa là trốn tránh trách nhiệm, vừa dễ gây bất hòa trong nội bộ. Một người làm cấp trên, có gan làm thì phải có can đảm chịu trách nhiệm, cho dù ý kiến phản ánh do ai nói ra, chỉ cần đó là sự thật thì nó cần thiết được chính mình nói ra.
PHÊ BÌNH CẤP DƯỚI CŨNG PHẢI LỰA THỜI CƠ
Chương trình lãnh đạo gặp mặt và trò chuyện với toàn thể nhân viên thường một năm diễn ra một lần. Việc làm này diễn ra định kì là điều rất tốt. Cả lãnh đạo và nhân viên đều biết thời điểm gặp mặt nên có thể chuẩn bị trước. Đối với nhà lãnh đạo hay những cấp dưới trầm tính và ít nói, đây là dịp để hai bên tiến lại gần nhau hơn. Tuy nhiên, định kì nói chuyện là tốt, nhưng vẫn chưa đủ. Tốt nhất là lúc nào cần thì hãy gặp trực tiếp để trao đổi vì nó sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề ngay lập tức.
Gọi cấp dưới đến trao đổi thường là để phê bình. Phê bình cấp dưới là vấn đề khá tế nhị, bất luận là phê bình người khác hay bản thân bị phê bình, đặc biệt trong lúc không hợp lí, sẽ gây lúng túng và mất kiểm soát. Tuy vậy, phê bình cũng là một nghệ thuật, có nhiều cách khác nhau, quan trọng nhất là sử dụng hợp lí ngôn ngữ phê bình.
Một số nhân viên trong công ty đôi khi sẽ để đồ đạc rất lung tung, lúc này, là một người lãnh đạo, nếu bạn dùng giọng điệu bất mãn để nói với nhân viên: “Đừng có để đồ lung tung, có được không?” Như vậy, đối phương sẽ phản ứng: “Tôi muốn đặt ở đâu là việc của tôi, đừng cậy mình là lãnh đạo thì muốn nói gì thì nói, đây là sự tự do của tôi.” Đó là bản năng tự bảo vệ của con người. Nếu là một cách nói khác chắc chắn nó sẽ có hiệu quả hơn. “Ồ, có thể vui lòng đặt nó vào đúng vị trí được không?” Ắt hẳn, nhân viên đó sẽ tự biết ngay lập tức đặt nó đúng vào vị trí vốn thuộc về nó. Khi đó, vị lãnh đạo này đã biến lời phê bình thành một lời thỉnh cầu, khiến cả hai đều đạt được mục đích, lại không làm tổn hại đến lòng tự trọng của đối phương. Đó là lí do vì sao người phê bình cần phải biết cách làm cho người bị phê bình biết chấp nhận sự điều chỉnh đó.
Tiểu Vương đại diện cho công ty trong một cuộc đàm phán. Trên bàn thương lượng, hai bên bất đồng quan điểm và không thể ký kết bất cứ một hợp đồng nào. Khi quá căng thẳng, Tiểu Vương đã buột miệng làm rò rỉ thông tin về giá cả làm cho công ty rơi vào thế bị động trong cuộc đàm phán. Sau sự việc đó, Tiểu Vương tự cảm thấy hối hận, cực kì đau khổ, và thậm chí đã có ý định từ chức để chuộc lại lỗi lầm của bản thân vì đã gây ra tổn thất cho công ty. Lãnh đạo công ty đã gọi Tiểu Vương đến phòng làm việc và nói: “Tôi hiểu tâm trạng của anh lúc đó, anh đã khiến công ty tổn thất rất nhiều tiền, nhưng không sao, chung quy lại cũng chỉ là chúng ta kiếm tiền. Anh như thế nào, từ trước đến giờ, mọi người ở đây đều hiểu rõ.” Nghe được những lời nói của lãnh đạo, Tiểu Vương vô cùng cảm động, trong công việc về sau, anh càng cố gắng cần cù, siêng năng, tận tâm lao lực, vì mục tiêu hoạt động đem lại cho công ty lợi nhuận cao. Lãnh đạo công ty đã biến lời phê bình thành lời an ủi, động viên quan trọng tới nhân viên, một mặt chỉ ra lỗi sai, mặt khác lại khẳng định chắc chắn tầm quan trọng của Tiểu Vương bằng cách an ủi. Nếu lãnh đạo công ty chỉ biết phê bình về sai phạm của Tiểu Vương thì chắc chắn sẽ làm mất đi một người tài năng, xuất sắc trong công việc.
Bên cạnh việc phê bình, trong một số trường hợp khác, bạn cũng nên nói chuyện riêng với cấp dưới. Chẳng hạn như khi công việc không hiệu quả; khi bạn muốn nghe ý kiến về một sự việc nào đó; khi bạn cho rằng có thể giúp đỡ nhân viên; khi bạn muốn kiểm tra những việc đã làm; khi bạn muốn kiến nghị về một số việc trong tương lai; khi muốn xác định vấn đề nào đang phát sinh; hay bất kì khi nào bạn cho rằng cần thiết phải có sự trao đổi ý kiến với nhân viên.
Người lãnh đạo trong cuộc đối thoại với nhân viên cấp dưới cũng nên lưu ý tới các tình hình khác để tạo điều kiện cho việc thay đổi, cải tiến công việc. Ví dụ, đối với đoàn thể, nhân viên thấy hài lòng nhất ở điểm gì? Nhân viên có điều gì chán nản với môi trường xung quanh? Người lãnh đạo trong mắt đoàn thể có gì cần thay đổi? Theo nhân viên, trong đoàn thể ai là người có tài năng nhất, hữu ích nhất và luôn sẵn sàng hợp tác? Phục vụ trong đoàn thể này, mục đích của nhân viên là gì? Tất cả những câu hỏi này sẽ giúp người lãnh đạo là bạn hiểu thấu đáo cũng như nắm được tình hình công ty từ trên xuống dưới.
CẦN NHỚ RẰNG: “TIÊN TRÁCH KỈ, HẬU TRÁCH NHÂN”
Nếu đã đến mức độ không thể không khiển trách thì người lãnh đạo hãy tuân thủ và làm theo những nguyên tắc sau khi đối xử với cấp dưới.
1. Khi phê bình cần đặt vấn đề trong hiện tại làm trọng tâm, không nhắc lại những vấn đề cũ
Khi phê bình, khiển trách không nên nhắc lại chuyện đã qua, chỉ nên nhắc đến và tập trung giải quyết vấn đề của hiện tại và làm thế nào để có thể cải thiện vấn đề đó trong tương lai.
Trọng tâm không phải là quá khứ mà là hiện tại và tương lai. Điều đó không có nghĩa là bỏ qua sự khiển trách về những kết quả trong quá khứ, nhưng cũng cần tìm cách để cổ động, khuyến khích, như vậy lời phê bình mới có tính thuyết phục.
2. Khi phê bình, khiển trách chỉ nên chú trọng vào một việc nhất định, không nên đề cập đến quá nhiều vấn đề
Nếu như trong một lần mà khiển trách quá nhiều vấn đề, không chỉ làm nội dung bị chồng chéo lên nhau mà người nghe cũng không thể tập trung nghe hết những lời đó, hơn nữa rất dễ gây nên hiện tượng mặc cảm, chây lì với cá nhân người bị khiển trách.
Trong thực tế cuộc sống, khi nói chuyện trực tiếp sẽ rất dễ xảy ra tình trạng này. Thường ngày, cơ hội để nói chuyện với nhau rất ít, vì thế mỗi lần gặp mặt lại trở thành cơ hội để có thể trút bỏ tất cả. Do vậy, chúng ta cần nhớ rằng, để lời thuyết phục có hiệu quả nên tránh tự đặt mình vào những tình huống như vậy.
3. Khi khiển trách chỉ nên một đối một, nguyên tắc là phải thực hiện tại nơi riêng tư, không để các đồng nghiệp khác có thể nghe được
Điều này khá dễ hiểu bởi vì khi khiển trách trước mặt người khác, có thể làm cho người bị khiển trách cảm thấy bị xúc phạm, bị coi thường hay thậm chí có cảm giác bị sỉ nhục. Vì vậy trong tâm trí họ sẽ xuất hiện thái độ phản kháng, chỉ biết tìm lí do để biện minh cho mình nên không có hiệu quả. Bởi thế, tốt nhất không nên khiển trách cấp dưới một cách công khai, trừ phi mối quan hệ với cấp dưới là hoàn toàn tin tưởng và thân mật.
4. Không lợi dụng sự khiển trách để làm nền tảng cho việc thể hiện thái độ không hài lòng về họ
Câu nói “Khiển trách không được phép lồng cảm xúc” ý muốn nói “làm việc phải theo phép công” không được pha lẫn thái độ của bản thân và luôn phải giữ trạng thái bình tĩnh. Tuy nhiên, khi khiển trách đối phương, việc tách rời cảm xúc ra khỏi lời khiển trách dường như là không thể. Điều đó sẽ khiến cho việc khiển trách người khác càng trở nên thiếu tự nhiên và gây ra sự khó chịu. Vì thế, làm thế nào có thể đưa cảm xúc vào lời khiển trách là điều quan trọng. Nói cách khác, việc thể hiện cảm xúc như thế nào để có thể tác động tới tâm tư của đối phương mà vẫn giữ được hiệu quả thì khiển trách mới trở nên thuyết phục.
Nếu muốn tác động vào tâm lí đối phương để đạt được hiệu quả trong việc thuyết phục, tuyệt đối không thể khẳng định rằng mình là người hoàn mỹ, không có chút khuyết điểm nào và cứ ở phía trên rồi khiển trách cấp dưới. Điều này chỉ làm cho người khiển trách nảy sinh tâm lý phản kháng, do đó sẽ không đem lại hiệu quả hoặc hiệu quả rất thấp. Điều cần làm ở đây là coi thiếu sót và sai lầm của đối phương như của bản thân mình, sau đó hi vọng đối phương có thể tự phát hiện ra lỗi lầm để tự nguyện sửa chữa.
Vì vậy, là người lãnh đạo, bạn cần phải biết trách bản thân mình trước khi trách đến cấp dưới, nếu không sẽ không nhận được bất kì hiệu quả nào trong việc khiển trách cấp dưới. “Tiên trách kỉ hậu trách nhân” - Điều quan trọng này không thể quên được.
CÁCH PHÊ BÌNH THÔNG MINH NHẤT LÀ LẤY TÌNH CẢM CỦA MÌNH ĐỂ CẢM ĐỘNG LÒNG NGƯỜI
Có một bộ phim tôi từng xem, tên phim thì tôi không còn nhớ rõ, nhưng trong phim có một tình tiết mà đến nay vẫn in đậm trong tâm trí tôi. Có một cậu thanh niên nghèo, vì một phút sai lầm đã giết người. Gặp mẹ lần cuối trước khi đi đầu thú, trong một căn phòng tồi tàn, chàng thanh niên này chỉ nghẹn ngào nói với mẹ duy nhất một câu: “Mẹ, con xin lỗi.” Anh ta lo lắng mẹ sẽ đuổi mình đi, nhưng người mẹ chỉ nói rằng: “Con trai, dù mọi thứ có thay đổi thế nào, con vẫn là con trai của mẹ, luôn luôn như vậy.”
Chính bởi những lời nói đó, chàng thanh niên đã phần nào cảm thấy bớt lo lắng và ấm lòng hơn. Anh ta đã mở được cánh cửa tâm hồn mà trước đó bị đóng chặt. Anh đã thề sẽ trở lại làm người tốt. Tình yêu thương của mẹ dành cho anh thể hiện rõ trong câu nói; nó xoa dịu đi cảm giác tội lỗi và lo lắng của một chàng trai đã đánh mất tuổi trẻ của mình.
Dùng mối quan hệ gần gũi, chặt chẽ rất có ích trong việc thuyết phục đối phương. Khi người lãnh đạo muốn phê bình cấp dưới cũng nên làm như vậy. Đặc điểm tâm lý chung của con người là khi cảm thấy đôi bên có thể giữ được mối quan hệ hòa hảo thì cho dù có bị trách móc hay phê bình sẽ vẫn vui vẻ chấp nhận. Nhưng nếu trong mối quan hệ có sự ngờ vực lẫn nhau thì thông thường họ sẽ nghĩ rằng, họ đang bị hắt hủi và sẽ sinh ra bản năng tự bảo vệ mình, lời nói chứa đầy tâm lý phản kháng, cho dù sự phản kháng đó là mạnh mẽ hay yếu đuối, nhưng khi là cấp dưới, sự phản kháng luôn có xu hướng gia tăng mạnh lên.
Vì vậy đối với trường hợp này, sau khi phê bình nên nói rằng: “Tôi cũng chỉ vì muốn tốt cho bạn” hoặc “Tôi cũng chỉ muốn quan tâm đến bạn”... sẽ rút ngắn được khoảng cách giữa đôi bên và tạo dựng được tình cảm gần gũi. Có người thường nói: “Được mắng là hạnh phúc, vì tôi xem trọng bạn nên tôi mới mắng bạn”. Nếu nói như vậy thì khoảng cách giữa hai bên vừa được rút ngắn mà lại xóa đi được sự khó chịu và bất an của cấp dưới. Đó được xem là một mẹo hay trong phê bình người khác.
Sau khi phê bình, nên dùng thái độ tự nhiên để giao công việc hoặc nói chuyện với cấp dưới. Như vậy, sẽ luôn giữ gìn được mối quan hệ tin cậy giữa đôi bên. Nhưng lúc này hãy tránh nói theo kiểu dạy dỗ vì sẽ dễ gây phản tác dụng, nên để đối phương nhận thấy rằng quan hệ đôi bên mới là quan trọng nhất.
SỰ IM LẶNG CỦA CẤP TRÊN CŨNG LÀ CÁCH KHIẾN CẤP DƯỚI PHẢI TỰ KIỂM ĐIỂM LẠI MÌNH
Trưởng khoa Lý đem tài liệu báo cáo của cấp dưới đi phô tô và phát cho mọi người đến dự cuộc họp, đồng thời dựa vào tài liệu này để thuyết minh. Ban đầu buổi họp diễn ra khá thuận lợi nhưng đến giữa buổi họp thì mọi người có vẻ không tập trung. Người thì nói chuyện riêng, người thì lật đi lật lại tờ giấy. Người cấp dưới đứng ở góc hội trường cũng có vẻ đang có chuyện gì đó nên cứ cúi gằn mặt xuống đất.
Trưởng khoa Lý nhìn chăm chú về phía những người ngồi nghe phía dưới và chợt phát hiện những tài liệu được gửi đến tay mọi người đều có thiếu sót. Từ trang 5 đã nhảy thẳng lên trang 7, bỏ qua trang 6. Trong tình huống này thì nên làm thế nào đây?
Nếu trong trường hợp này, cấp trên bị hoảng loạn hoặc không thể kìm chế cảm xúc mà khiển trách nhân viên ngay tại hội nghị thì cấp dưới không chỉ buồn mà còn thấy xấu hổ. Ví dụ, nếu là một cấp trên đủ thông minh thì sẽ nói như sau:
“Thật sự xin lỗi, tài liệu của chúng tôi do sơ suất đã bị thiếu một trang, xin hãy chờ giây lát, tài liệu sẽ được gửi đến bạn!”
Hoặc sử dụng một lời nói hài hước:
“Ô, trang 6 bị chuột gặm mất đâu rồi, thôi được, phần này chúng ta tạm thời bỏ qua, sau khi nói hết rồi, chúng ta sẽ quay lại để tìm hiểu rõ hơn.” Sau đó bạn hãy nhắc khéo cấp dưới bổ sung trang bị thiếu để tránh gây lúng túng cho họ.
Nếu là cấp dưới trong hoàn cảnh này, chắc hẳn bạn cũng sẽ cảm thấy khó khăn và căng thẳng. Nhưng nếu là cấp trên trong trường hợp này mà bạn lại trực tiếp mắng nhân viên của mình thì chính bạn cũng sẽ càng căng thẳng hơn khi không biết bắt đầu lại từ đâu, thậm chí bạn còn làm cho bầu không khí của hội trường trở nên nặng nề và mệt mỏi.
Sau này, nếu như cấp dưới đó biết được lỗi sai của mình, lãnh đạo cũng không nên gọi riêng anh ra để khiển trách. Hãy coi như không có chuyện gì xảy ra, để cấp dưới tự nhận thấy khuyết điểm của mình mà ăn năn hối lỗi. Nói cách khác, đây chính là cách khiển trách phi ngôn từ.
Lúc người phạm lỗi đã nhận ra được khuyết điểm của bản thân một cách sâu sắc, thì những lỗi lầm của họ bạn cũng nên bỏ qua. Nếu không, vô hình trung cấp trên sẽ khiến cảm xúc của họ trở nên nặng nề hơn, rất dễ dẫn đến sự xấu hổ và tức giận. Huống hồ có rất nhiều quan khách và nhân viên khác đều nhìn thấy cấp dưới đó bị trách mắng, nên rất dễ dồn anh ta đến bước đường cùng.
Không nên khiển trách nhưng cũng không nên dung túng cho lỗi lầm của cấp dưới, mà tốt hơn hết là dùng thái độ khiển trách im lặng để làm cho cấp dưới tự biết xem xét lại mình.
PHÊ BÌNH LÀ TRÁCH NHIỆM VÀ NGHỆ THUẬT
Phê bình là trách nhiệm và cũng là nghệ thuật. Để có thể nói những điều công bằng, đúng đắn và có lí thì phải nỗ lực rèn luyện. Khi phê bình người khác, phải tuân theo một số nguyên tắc mà các chuyên gia nghiên cứu đã tổng hợp, giúp việc giao tiếp trở nên thuận lợi và giúp cho mọi người dễ dàng hòa hợp với nhau hơn.
Khi phê bình một ai đó, nên chú ý tới những điều sau đây:
(1) Trực tiếp đưa ra kiến nghị với người mà bạn cho rằng có lỗi với mình, tuyệt đối không “giận cá chém thớt”.
(2) Cố gắng tránh phê bình người bạn đời trước mặt người khác, vì như thế thì cũng không khác gì bạn chẳng biết quan tâm tới danh dự của họ, điều đó sẽ làm tổn thương lòng tự trọng của họ. Trong cuộc sống, nếu có lời muốn nói thì hãy đợi đến lúc chỉ có riêng hai người mới nên góp ý.
(3) Đừng bao giờ so sánh hành vi của người này với hành vi của người khác. Chẳng ai thích những cái thuộc về mình bị lôi ra so sánh với người khác, dù là ít hay nhiều, họ sẽ không cảm thấy vui khi nghe được những điều đó. Hơn nữa, những kiểu so sánh như vậy phần lớn chẳng nói lên được điều gì.
(4) Khi có cơ hội được nói chuyện riêng, có thể tự do bàn luận thì hãy đưa ra lời phê bình của bạn càng sớm càng tốt.
(5) Một khi quan điểm của bạn đã được đối phương xem xét cẩn thận, thì đừng bao giờ nhắc lại chuyện cũ. Khi họ đã kiên nhẫn lắng nghe bạn đề cập đến sai lầm của họ thì đừng nên đưa ra vấn đề cũ nữa.
(6) Chỉ có thể khiển trách đối phương và yêu cầu thay đổi hành vi.
(7) Chỉ nên đưa ra nhiều nhất một sự việc trong một lần. Phê bình quá nhiều, họ sẽ bị tác động mạnh tới tâm trạng, quan trọng là đối phương chẳng thể tiếp nhận một cách rõ ràng.
(8) Bạn không nên phàn nàn trước khi mở cuộc họp. Có thể chủ đích của bạn không muốn đối phương quá chán nản, chuẩn bị tinh thần trước cho anh ta, nhưng thay vào đó bạn làm cho anh ta như ngồi trên kim đâm.
(9) Sau khi bạn nghiêm túc đưa ra lời phê bình, đừng bao giờ vì chuyện này mà thấy có lỗi. Xin lỗi sẽ làm cho giá trị và sức mạnh của lời phê bình trở nên hạn chế.
(10) Tránh những lời mỉa mai, châm biếm. Động cơ của mỉa mai, châm biếm chẳng khác nào coi thường người khác. Bạn coi thường họ, họ sẽ không lắng nghe lời nói của bạn. Dù thế nào đi nữa, mỉa mai hay chế nhạo đều không phải là một hành động tốt.
(11) Không sử dụng cách nói tuyệt đối khi phê bình. Cũng không thể nói quá lên vì phóng đại sẽ làm cho lời nói của bạn mất đi tính chính xác.
(12) Đừng mong rằng mọi người đều sẵn sàng lắng nghe lời phê bình từ phía bạn. Đồng thời, khi ai đó kiên nhẫn lắng nghe lời phê bình của bạn, bạn cũng nên cảm ơn họ, đây là một thói quen tốt.
CÓ PHÊ BÌNH THÌ CŨNG PHẢI CÓ KHEN THƯỞNG
Bất kì một vị lãnh đạo doanh nghiệp tài ba nào cũng nên biết khéo léo biểu dương người khác một cách hợp lí. Hành động này chẳng khác nào một thứ vũ khí vô hình khích lệ lòng nhiệt huyết của cấp dưới.
Tuy nhiên, lúc cần phê bình thì phải phê bình ngay, nếu không họ sẽ càng làm sai. Mà phê bình ngay cũng là cách để giữ quan hệ bền lâu giữa hai người. Bởi vì sự gắn bó này không phải là ân huệ, càng không phải đạo đức giả mà là sự gắn kết chân thật từ đáy lòng. Kiểu gắn kết này sẽ khiến cấp dưới tin tưởng lãnh đạo của mình hơn. Làm như vậy chứng tỏ lãnh đạo là người có năng lực.
Có hai cách để khiển trách và phê bình người khác: thứ nhất, ngay lúc cấp dưới có những sai sót; thứ hai, khi những thiếu sót của cấp dưới đủ để gây ra hậu quả. Nếu như trong trường hợp thứ hai, đối phương sẽ có cảm giác dễ chịu hơn và nhận lời khiển trách mà không chút nóng giận thì trong trường hợp thứ nhất, khi chỉ dựa vào hành động nhất thời mà đưa ra lời chê trách thì chắc hẳn sẽ khiến họ không vui.
Nếu một người lãnh đạo chỉ biết quan tâm đến chức vụ, đôi chút không vừa lòng là lập tức đi tìm cấp dưới làm phiền, đổ lỗi cho họ thì những lời nói đó, không những làm cấp dưới mất hứng với công việc, mà còn khiến họ vô cùng tức giận và mất đi sự tự kiểm điểm từ bản thân.
Bởi lẽ, khi cấp dưới nhận nhiều lời trách tội, họ sẽ cảm thấy người lãnh đạo quá tàn nhẫn. Lúc này, cho dù có hướng dẫn hay đến mức nào, họ đều không tiếp thu được. Như vậy, người lãnh đạo đã thất bại hoàn toàn. Phê bình người khác cũng phải có kĩ xảo, không nên phê bình toàn bộ, chỉ nên phê bình một bộ phận. Ví dụ, một nhân viên có 50% là ưu điểm, và 50% còn lại là nhược điểm. Phê bình, chỉ có thể nói đến một phần trong số những nhược điểm đó.
Nếu người lãnh đạo có thể như vậy thì rất có sức thuyết phục. Cấp dưới khi đó mới có thể vui vẻ chấp nhận nghe lời chỉ huy từ phía lãnh đạo.
Tuy nhiên, nếu đưa ra những lời khen bừa bãi, không có căn cứ thì rất dễ mang đến những hậu quả không tốt. Điều này khiến họ nghĩ rằng, công việc dù làm tốt hay xấu đều không bị khiển trách, vì vậy chỉ cần làm qua loa cho có lệ, và càng ngày việc phê bình càng vô nghĩa.
Cách điều chỉnh đúng nhất là có phê bình thì phải có khen thưởng. Hãy dựa vào hai yếu tố đó để đánh giá, mà việc chọn lựa thời gian lúc nào khen ngợi, lúc nào phê bình cũng là điều rất quan trọng.
Nếu có một cấp dưới, công việc thực sự đã làm khá tốt, nhưng về cơ bản anh ta khá tự mãn với bản thân, luôn tự cao tự đại, thì chỉ cần phát hiện thấy anh ta mắc một lỗi nhỏ thôi, cũng nên chỉ ra (tuy nhiên cần thận trọng trong quyết định). Ngược lại, có cấp dưới chăm chỉ làm việc nhưng hiệu quả không cao, nếu thấy anh ta làm tốt một công việc thì nên khen ngợi ngay, để tinh thần họ có thể tràn đầy niềm tin, khắc phục được những rào cản.
BA DẠNG NHÂN VIÊN KHÔNG THỂ KHÔNG KHIỂN TRÁCH
Lãnh đạo không thể tùy tiện mắng nhân viên, mà nên cùng họ nói lí lẽ, nên dẫn ra yêu cầu và sự ủy thác của bạn. Bạn yêu cầu họ phải theo những chỉ thị từ bạn để làm việc. Bạn tôn trọng họ, và cũng yêu cầu họ tôn trọng bạn. Nếu bạn đã ra chỉ thị mà họ không tuân thủ theo, mà cố tình vi phạm hay ngoan cố không chịu thay đổi, thì cần phải khiển trách ngay.
Có ba kiểu nhân viên nhất định cần phải khiển trách. Bạn đã rất nhẹ nhàng nói với họ, nhưng họ không hiểu sự khiển trách đó, thì nên dùng thái độ mạnh mẽ, đưa cho họ những thông điệp rõ ràng.
1. Nhân viên hành động thiếu văn hóa
2. Nhân viên lười biếng
3. Nhân viên có thái độ chống đối
PHÊ BÌNH BẰNG LỐI NÓI HÀI HƯỚC
Khi phê bình sử dụng lối nói hài hước, nếu không nắm vững được kĩ năng cần có thì sẽ làm cho người nghe thấy phản cảm vì sự châm biếm quá mức. Tuy nhiên, hài hước không chỉ gắn với sự châm biếm, chỉ cần vận dụng thích hợp là có thể sử dụng nó trong việc phê bình, và sẽ nhận được những hiệu quả bất ngờ. Ví dụ, chúng ta có thể nhằm vào lỗi sai của người khác, kể một câu chuyện hài hước gợi lên nhiều ý nghĩa, nhấn mạnh nhân tố giá trị ẩn trong câu chuyện, từ đó nhắc nhở sự không thích hợp trong những hành vi tương tự của đối phương, khiến họ tự kiểm điểm những lỗi sai của mình trong tiếng cười.
PHÊ BÌNH NHÂN VIÊN NHƯ THẾ NÀO?
Đối mặt với sai lầm của cấp dưới, bạn nên khiển trách anh ta trước mặt mọi người, hay gặp riêng nhắc nhở? Nếu tất cả mọi người đều biết sự việc rồi thì nên công khai phê bình.
Khuyết điểm của Vương Mỗ đã rõ ràng và đồng nghiệp đều cho rằng trưởng khoa nên khiển trách anh ta. Tuy nhiên, trưởng khoa chỉ nói với Vương Mỗ: “Hãy cẩn thận hơn!” và tha thứ cho lỗi lầm của Vương Mỗ, vì thế mọi người khá thất vọng. Không khó để tưởng tượng khi đó các đồng nghiệp sẽ bàn tán: “Tại sao lãnh đạo không nổi giận với anh ta?”; “Khi tôi làm sai bị lãnh đạo mắng ghê lắm mà!”; “Nói không chừng trưởng khoa đã nợ Vương Mỗ một cái gì đó!”; “Trưởng khoa có thể không biết thế nào gọi là trách nhiệm.”
Một khi bạn chọn cách giải quyết dĩ hòa vi quý thì sau này khi cấp dưới thất bại, bạn sẽ không thể chê trách anh ta được, càng ngày uy tín của bạn càng giảm sút, và cũng chẳng thể lãnh đạo được bộ phận phía dưới. Cho nên cần phải phê bình mới có thể bảo đảm được những yếu tố khác.
Trước mặt mọi người, nếu bạn chê trách một cấp dưới thì mọi nhân viên khác cũng lấy đó làm bài học cho chính bản thân họ.
Người bị chê trách trong lúc đó, chẳng khác nào là người đại diện cho bao nhiêu người khác bị khiển trách, điều đó không dễ chịu một chút nào. Trong bất kì đoàn thể nào, cũng có những người đóng vai bị chê trách trước sự tồn tại của bao người. Trước mặt mọi người, lãnh đạo thường khiển trách anh ta, làm cho người khác sẽ cẩn thận hơn trong công việc. Đây là một phương pháp rất hữu ích.
Trong việc này, không phải ai cũng có thể đảm nhiệm vị trí đó. Bạn phải chọn một cá nhân có tính cách phù hợp. Tính cách của anh ta cần phải lạc quan, vui vẻ và kiên định, không dao động trước những tác nhân bên ngoài. Bạn cũng nên tránh phê bình thái quá, tránh để mọi người rơi vào trạng thái bi quan, hoặc quá lo lắng, rối trí.
Lãnh đạo phê bình hành vi của cấp dưới nhưng cũng phải lấy đó làm bài học cho bản thân. Khi phê bình cấp dưới về việc đến muộn, lãnh đạo tuyệt đối không được đến muộn. Vì muốn phê bình người khác, bạn phải làm gương. Lúc đó, khi bạn chê trách cấp dưới họ sẽ không thể tỏ thái độ khó chịu với bạn.
CÙNG NHẬN LỖI VỚI CẤP DƯỚI
Cấp dưới phạm sai lầm, trong đó hẳn cũng có lỗi của lãnh đạo, ít nhất cũng là sự quản lí quá lỏng lẻo, hoặc giao việc cho người chưa đủ năng lực. Đó là chưa kể đến một trong những trách nhiệm của người lãnh đạo là phải chỉ cho cấp dưới cách hành xử trong công việc. Trong trường hợp này, lãnh đạo cũng nên cùng cấp dưới nhận khuyết điểm.
Khi cấp dưới gặp rắc rối, trước hết người lãnh đạo nên bình tĩnh xem xét sự việc cẩn thận. Nếu lỗi hoàn toàn là do sơ suất của cấp dưới, thì nên gọi riêng người đó đến một nơi, bình tĩnh phân tích toàn bộ sự việc với anh ta, và nói rằng anh ta đã sai lầm ở điểm nào hay trong công đoạn nào, rồi kết luận bằng cách nói rằng sai lầm này một phần cũng là trách nhiệm của người lãnh đạo. Cách làm này sẽ khiến cấp dưới dốc toàn lực cho công việc, bình tĩnh giải quyết vấn đề và yên tâm vì lãnh đạo luôn là người bảo vệ anh ta. Từ đó khuyến khích cấp dưới tham khảo ý kiến của lãnh đạo nhiều hơn trong công việc.
Cho dù nguyên nhân là do đâu thì cũng đừng nên tức giận cấp dưới ngay lúc đó, đặc biệt là trước đám đông. Bạn tôn trọng cấp dưới, họ sẽ càng cảm thấy có lỗi hơn, càng can đảm hơn để đối mặt với những vấn đề, hơn nữa điều này còn tránh gây ra thái độ bất mãn đối với bạn trong tương lai. Bạn cần phải thể hiện phong độ của một nhà lãnh đạo - cùng cấp dưới thừa nhận lỗi lầm. Lãnh đạo không phải người hoàn hảo, cũng có những khuyết điểm trong cách hành xử, do đó, lãnh đạo cũng nên kịp thời nhận ra lỗi lầm người của mình. Lời xin lỗi là một liều thuốc an thần có thể loại trừ những hậu quả xấu, nên bạn hãy nói càng sớm càng tốt. Nếu cần phải nói ra mà không nói thì về sau bạn sẽ cảm thấy xấu hổ và khó khăn giao tiếp trong một thời gian dài. “Giấu giếm” sẽ đem lại hậu quả giống như chườm nhiệt độc hại vào vết loét nguy hiểm vậy. Vì thế, chúng ta cần phải tìm hiểu nghệ thuật xin lỗi, ít nhất cũng cần nắm được vài điểm chính sau đây:
(1) Nếu bạn đã tự nhận ra những sai sót của mình, bạn phải ngay lập tức xin lỗi. Nếu để một vài ngày sau mới xin lỗi thì mọi người sẽ có xu hướng nghi ngờ sự chân thành của bạn.
(2) Việc thừa nhận sai sót và xin lỗi cần chân thành, thẳng thắn, không nên giả tạo. Tự bản thân nhận lỗi chính là thể hiện sự thành khẩn, điều này đáng được trân trọng, không nên vì thế mà cảm thấy mất mặt. Thái độ khi xin lỗi cần thành khẩn, thẳng thắn. Bạn nên đến và nói rõ ràng điểm thiếu sót, sai lầm trong sự việc đó với họ và cho biết về việc làm thế nào để thay đổi.
(3) Lời xin lỗi không nên chậm trễ, cần càng sớm càng tốt, và nên nói trực tiếp, rõ ràng với đối phương. Nếu sự việc thay đổi, một là bạn sẽ cảm thấy khó khăn để biểu đạt lời xin lỗi, hai là họ sẽ không tin tưởng vào sự chân thành của bạn. Dũng cảm để chịu trách nhiệm việc mình đã làm, không né tránh, không tìm một lí do biện minh, càng không nên dùng từ ngữ văn hoa để che đậy.
(4) Lúc gửi lời xin lỗi, bạn cần lắng nghe đối phương giãi bày suy nghĩ của họ. Không thể không xem xét rõ tình hình mà đã nói bừa những câu quen thuộc như: “Tôi xin lỗi”, “xin hãy tha thứ”… ; cần phải phân tích cụ thể vấn đề rồi mới nói ra những lời như vậy. Nếu lời xin lỗi được coi là phương tiện để hòa giải mà lại quá đơn giản, không thể hiện trách nhiệm thì sẽ không những không bày tỏ được thiện ý mà còn làm mất đi sự tôn trọng từ phía người khác, do đó mối quan hệ sẽ phát triển theo chiều hướng xấu.
(5) Nên cho đối phương một khoảng thời gian để tiếp nhận lời xin lỗi của bạn. Sai lầm của bạn làm cho đối phương cảm thấy khó chịu, nên nếu muốn họ chấp nhận và bỏ qua vẫn còn cần một quá trình. Nếu bạn muốn được tha thứ mà không được chấp nhận thì bạn nên thể hiện sự áy náy của mình. Nếu là người quen biết muốn nói lời xin lỗi, cũng cần xem xét tình hình lúc đó, phân tích kĩ lưỡng về sự phát sinh bối cảnh, để phân biệt rõ ràng giữa cái có thể tha thứ và cái không thể khoan dung, giúp tăng cường tình hữu nghị giữa hai bên, bù lại các vết rạn nứt đã gây ra cho nhau.