N
hìn thấy gương mặt đầy vẻ ngạc nhiên của tôi, ông liền đưa ra một ví dụ hết sức sống động và gần gũi với cuộc sống đến mức tôi cảm thấy mình cần phải trích dẫn nguyên văn từng lời nói của ông.
“Giả sử một ngày nọ, khi đang trên đường đến văn phòng làm việc, tình cờ tôi gặp một nhân viên của mình. Cậu ta nói: “Chào ông. Tôi có thể nói chuyện với ông một chút được không?”.
Dĩ nhiên là tôi rất muốn tìm hiểu xem người nhân viên đó đang gặp vấn đề gì bởi nếu không, điều đó chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến công việc. Thế là tôi dừng lại và lắng nghe anh ta kể lại một cách chi tiết, tường tận (và dài dòng) vấn đề của mình. Tôi bị cuốn vào đó, và bởi gì việc giải quyết vấn đề không phải là chuyện một sớm một chiều, thời gian vùn vụt trôi qua. Đến khi tôi liếc nhìn đồng hồ thì khoảng thời gian ngỡ là năm phút thực chất là hơn ba mươi phút đã trôi qua.
Buổi nói chuyện khiến tôi bị trễ cuộc họp. Tại thời điểm này, tôi đã biết đến sự tồn tại của vấn đề, biết đủ để hiểu rằng mình sẽ phải nhúng tay vào, nhưng lại vẫn chưa đủ để có thể đưa ra một quyết định đúng đắn. Nghĩ vậy nên tôi nói với anh ta rằng: “Tôi biết việc này cần phải giải quyết, nhưng bây giờ tôi không có nhiều thời gian. Tôi sẽ suy nghĩ và gọi cho cậu sau”.
Sau đó mỗi người lại tiếp tục công việc của mình.”
Vị Giám Đốc Một Phút nói tiếp:
- Trước khi tôi và cậu nhân viên gặp nhau, cậu nhân viên không biết phải giải quyết vấn đề của mình như thế nào. Ta có thể hình dung một cách trừu tượng rằng, vấn đề hay “con khỉ” vốn dĩ đang nằm chễm chệ trên lưng của cậu nhân viên. Khi chúng tôi nói chuyện với nhau, vấn đề đó trở thành vấn đề chung của hai người, và giờ đây “con khỉ” đã đặt một chân trên lưng của tôi và chân kia vẫn còn nằm trên lưng người nhân viên. Nhưng đến khi tôi kết thúc buổi nói chuyện bằng câu nói “Tôi sẽ suy nghĩ và gọi cho cậu sau” thì con khỉ kia đã rút cái chân trên lưng người nhân viên và đặt nó lên lưng tôi. Người nhân viên ấy cảm thấy thoải mái, nhẹ nhõm hơn sau khi đã trút được gánh nặng.
Tại sao ư? Bởi vì hiện tại con khỉ ấy đã đặt cả hai chân của nó trên lưng tôi rồi. Trách nhiệm đối với công việc ấy bây giờ hoàn toàn thuộc về tôi.
Giờ chúng ta hãy cùng quay trở lại điểm khởi nguồn của vấn đề. Lúc đầu, trách nhiệm của người nhân viên kia là giải quyết vấn đề. Và cần phải thấy rằng, lẽ ra anh ta phải đưa ra một vài giải pháp cụ thể kèm theo vấn đề mà anh ta đã khởi xướng. Đó chính là mấu chốt của vấn đề! Khi tôi cho phép con khỉ đó trèo lên lưng mình cũng đồng nghĩa với việc tôi đã xung phong làm hai việc mà lẽ ra người nhân viên kia phải làm:
1. Tôi đã tự nguyện giương vai gánh lấy trách nhiệm không thuộc về mình, giải quyết công việc của người khác.
2. Tôi đã hứa sẽ tìm giải pháp và báo cho người đó biết – một công việc lẽ ra họ phải làm.
Có thể hiểu như sau:
Bất kỳ con khỉ nào cũng có mối liên hệ với hai người khác nhau: một người chăm sóc và một người giám sát.
Và công việc cũng thế: một người thực hiện và một người quản lý.
- Trong ví dụ trên, cậu dễ dàng nhận thấy rằng chính tôi đã chủ động giành lấy công việc và trách nhiệm của anh chàng nhân viên kia, còn anh ta lại nghiễm nhiên nhận lãnh công việc quản lý của tôi.
Và dường như để nhắc nhở tôi biết ai mới là người quản lý, ngày hôm sau, anh chàng nhân viên nọ sẽ lui tới văn phòng của tôi nhiều lần và nói: “Chào sếp, mọi chuyện diễn tiến tới đâu rồi?”. Để rồi nếu thấy tôi vẫn chưa đưa ra câu trả lời thỏa đáng, anh ta sẽ thúc bách tôi làm công việc mà thực ra anh ta phải làm.
Tôi sững người vì kinh ngạc! Ví dụ sống động và đầy tính thuyết phục của Vị Giám Đốc Một Phút về sự đảo ngược vai trò trong công việc đã làm tôi bừng tỉnh. Tôi chợt liên tưởng đến rất nhiều trường hợp xảy ra trong thời gian gần đây khiến văn phòng của tôi có khá nhiều “khỉ”.
Gần nhất chính là bức thư điện tử mà Ben, nhân viên của tôi, gửi chiều hôm qua với nội dung: “Sếp ơi, phòng Kinh doanh không hỗ trợ cho chúng ta khởi động kế hoạch Beta. Sếp có thể nói chuyện với giám đốc của bên ấy về vấn đề này không?”.
Dĩ nhiên, tôi đã đồng ý. Từ lần đó, Ben đã hai lần hỏi tôi: “Kế hoạch Beta sao rồi sếp? Sếp đã nói chuyện với bên ấy chưa?”. Cả hai lần tôi đều trả lời rằng “Chưa, nhưng cậu đừng lo, tôi sẽ làm” và lần nào tôi cũng cảm thấy áy náy vô cùng.
Một “con khỉ” khác là của Maria. Cô ấy đề nghị tôi giúp bởi vì theo nhận xét đầy tinh ranh của cô ta thì tôi “hiểu biết nhiều về việc quản lý và có nhiều kiến thức chuyên môn” hơn cô ta.
Một “con khỉ” khác nữa chính là lời hứa sẽ viết bản miêu tả công việc cho Erik - một nhân viên mới. Erik vừa chuyển từ công ty khác đến và anh ta sẽ đảm nhiệm một vị trí mới thành lập trong công ty. Tôi chưa có thời gian để liệt kê các trách nhiệm cụ thể cho vị trí mới này, thế nên khi anh ta hỏi tôi mong đợi gì ở anh ta, tôi hứa, lại hứa, sẽ viết một bản miêu tả công việc để phân định rõ trách nhiệm của anh ta.
Tâm trí của tôi xoay quanh những “con khỉ” và những tình huống khiến tôi vướng phải chúng. Hai “con khỉ” gần đây nhất ẩn náu dưới hình dạng là những công việc chưa hoàn thành của Leesa và Gordon. Tôi tính sẽ phân tích “con khỉ” của Leesa, sẽ phân định những điểm trọng yếu mà cô ta cần phải chuyên tâm hơn, kèm theo một vài gợi ý. Rồi sau đó, tôi sẽ trả nó lại cho Leesa. “Con khỉ” còn lại của Gordon, đã chui vào văn phòng của tôi đến bốn lần. Có lúc tôi đã nghĩ đến việc tự mình giải quyết nó còn hơn là phải đem nó ra bàn luận với Gordon một lần nữa.
Nhìn đâu cũng thấy “khỉ”! Thậm chí có cả những “con khỉ” vô cùng bất trị! Đó là “con khỉ” của Maria, một người thường xuyên đem lại rắc rối cho các đồng nghiệp của mình. Hậu quả là mọi người lại tìm đến gặp tôi bởi họ tin sẽ nhận được câu trả lời bất biến của tôi:”Tôi sẽ xem xét và trả lời cậu sau”.
Khi nghĩ đến đó, tôi chợt nhận ra rằng có một vài “con khỉ” trong số đó thực sự là những cơ hội chứ chưa hẳn là rắc rối. Như Ben chẳng hạn, anh ta là một người rất giỏi trong việc đề ra những ý tưởng mới lạ. Nhưng việc lên kế hoạch và thực thi các ý tưởng lại không phải là thế mạnh của anh ta. Ben thường gửi đến cho tôi hàng loạt những gợi ý hay ho, những ý tưởng mà, dù chưa được triển khai, vẫn chất chứa rất nhiều tiềm năng đến nỗi tôi luôn sa đà vào việc lập kế hoạch cho chúng hơn là hệ thống những việc nào cần phải được ưu tiên.
Từng “con khỉ” lần lượt tái hiện trong tâm trí tôi, hầu hết chúng đều thuộc về các nhân viên của tôi. Lẽ ra họ mới chính là người cần phải giải quyết chúng, chứ không phải tôi. Dĩ nhiên, cũng có một số ít là của tôi, tên của chúng có mặt trong bản mô tả công việc của tôi.
Chẳng hạn như khi một trong số các nhân viên của tôi bị ốm, hoặc giả tôi có những nhân viên mới, chưa có kinh nghiệm, hoặc vì bất cứ lý do gì khác khiến cho họ không thể đảm trách phần việc của mình. Trong những tình huống đó, trách nhiệm của tôi là giúp họ hoàn thành công việc được giao.
Hoặc trong những trường hợp khẩn cấp, có thể tôi sẽ đứng ra xử lý “con khỉ” mà lẽ ra người nhân viên của tôi có trách nhiệm phải giải quyết (dĩ nhiên là chỉ trong trường hợp thật sự cần thiết).
Hay khi nhân viên của tôi đưa ra một ý tưởng mới cùng với những cách thức thực hiện thông qua một bản kế hoạch cụ thể, thì khi ấy tôi sẽ là người triển khai ý tưởng mới đó. Tôi cần phải đọc bản kế hoạch đó, suy nghĩ về nó và đưa ra những quyết định cần thiết.