K
hi những “con khỉ” đã tìm thấy chủ của mình, hãy đảm bảo chúng sẽ được an toàn khi đối diện với những hiểm nguy trong “khu rừng tổ chức”. Đây chính là nguyên tắc thứ ba trong quy luật quản lý “khỉ” của Oncken. Nguyên tắc này được đặt ra nhằm cân bằng nhu cầu được tự do hành động của các nhân viên khi chăm sóc những “con khỉ” với trách nhiệm của người quản lý đối với chất lượng sản phẩm cuối cùng.
Việc trao quyền cho nhân viên thường mang đến lợi ích cho cả hai bên. Người quản lý sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc quản lý. Cùng lúc đó, quyền tự do hành xử sẽ khiến cho các nhân viên cảm thấy hài lòng hơn, có động lực làm việc hơn và nhiệt tình hơn trong công việc.
Mặt trái của vấn đề chính là khả năng gia tăng rủi ro phát sinh từ chính sự tự do ấy. Càng nhiều tự do càng dễ dẫn đến sai phạm. “Chính sách bảo hiểm khỉ” được thiết kế nhằm đảm bảo chỉ phát sinh những sai lầm tương đối, có thể chấp nhận được. Đó là lý do tại sao tất cả những “con khỉ” đều phải được bảo hiểm theo một trong những chính sách sau:
Chính sách thứ nhất: hướng dẫn trước khi hành động.
Việc trao toàn quyền quyết định cho nhân viên sẽ không hiệu quả nếu năng lực của họ không đủ đáp ứng yêu cầu công việc. Đặc biệt đối với những công việc quan trọng đến mức nếu thất bại, người quản lý không thể chỉ đơn giản sa thải người nhân viên ấy, bởi khi đó vấn đề đã vượt quá quyền hạn của họ.
Trong trường hợp này, người quản lý cần phải yêu cầu nhân viên trình bày cụ thể các đề xuất của mình, sau đó cân nhắc trước khi ra quyết định cuối cùng. Đây sẽ là giải pháp an toàn nhất nhằm tránh những sai lầm không thể cứu vãn được, nhưng ngược lại, quỹ thời gian vốn dĩ rất eo hẹp của người quản lý sẽ bị xâm phạm, đồng thời quyền tự quyết của các nhân viên cũng bị thu hẹp.
Chính sách thứ hai: hành động trước khi tham vấn ý kiến.
Cách này chỉ được áp dụng với những “con khỉ” mà người quản lý tin tưởng rằng nhân viên của mình có thể “chăm sóc” nó tốt. Người nhân viên hoàn toàn được tự do giải quyết vấn đề theo cách của họ và chỉ việc báo cáo lại cho cấp trên của mình vào bất cứ thời điểm thích hợp nào. Cách làm này cho phép các nhân viên có nhiều không gian để làm việc và tiết kiệm khá nhiều thời gian cho các nhà quản lý.
Ai sẽ là người phân loại chính sách bảo hiểm đối với từng tình huống?
Mặc dù vai trò của người quản lý là quyết định xem nên áp dụng chính sách bảo hiểm nào, nhưng trên thực tế, cả hai bên đều phải có trách nhiệm trong việc phân loại hình thức bảo hiểm thích hợp cho từng công việc cụ thể. Nguyên tắc quản lý là:
Quản lý trong khuôn khổ tự do quyền hạn và trách nhiệm cho phép.
Lời khuyên dành cho các nhà quản lý là khuyến khích nhân viên của mình áp dụng chính sách bảo hiểm thứ hai và chỉ vận dụng cách thứ nhất trong những trường hợp thật cần thiết mà thôi. Đôi khi, việc áp dụng này cần phải được thực hiện một cách linh hoạt và sáng tạo.
Chẳng hạn như Alex, một trong những nhân viên kỳ cựu của công ty, luôn tự mình “xử lý các con khỉ” của anh ta và chỉ báo cáo cho tôi kết quả sau cùng, trong tâm trạng hết sức miễn cưỡng. Một lần nọ, dự án mà Alex phụ trách không đáp ứng yêu cầu đặt ra, thật không may cấp trên của tôi lại là người đầu tiên phát hiện sự việc. Bà lập tức điện thoại cho tôi và trút ngay cơn thịnh nộ của mình về việc đó. Thế là tôi đến thẳng phòng Alex, trút hết sự tức giận của mình cùng những gì đã phải nghe sang anh ta.
Tôi nói bằng một giọng giận dữ:
- Tôi đã yêu cầu hàng tuần cậu phải nộp bản báo cáo cho tôi! Nhưng cậu chưa bao giờ làm điều này cả! Chúng ta sẽ phải giải quyết vấn đề này một cách triệt để! Từ giờ trở đi, bất kể việc gì cậu làm cũng phải thông qua tôi trước tiên.
Có thể tôi đã nói hơi quá! Nhưng trường hợp của Alex đã khiến tôi gần như phát điên. Và để lấy lại bình tĩnh, tôi đã buộc Alex phải chuyển sang áp dụng chính sách bảo hiểm thứ nhất, thay vì chính sách bảo hiểm thứ hai như trước đây. Anh ta đồng ý làm theo yêu cầu của tôi, nhưng chỉ được một thời gian thì lại quay về với chính sách bảo hiểm thứ hai. Nhưng mọi chuyện đã trở nên tốt hơn.
Đó là với trường hợp của Alex, một người không phải chịu nhiều sự ràng buộc. Còn với trường hợp của Maria thì lại khác. Không như Alex, Maria luôn lo lắng về mọi thứ và không dám làm bất cứ việc gì nếu chưa hỏi ý kiến tôi. Vậy là cô ấy đã áp dụng chính sách bảo hiểm thứ nhất đối với tất cả công việc được giao. Lần đó, có một dự án mà theo tôi, Maria có thể tự mình đảm nhiệm tốt nên tôi đã yêu cầu và động viên cô ấy tự giải quyết lấy mọi việc và chỉ cần báo cáo cho tôi kết quả sau cùng mà thôi.
Tuy nhiên, sau khi giao việc cho Maria, tôi chợt băn khoăn liệu những lo lắng của cô ấy có đáng hay không. Có lẽ tôi cũng nên xem qua, đồng thời kiểm tra xem có rắc rối nào phải cần đến tôi không. Tôi gọi Maria lại và hỏi điều xấu nhất có thể xảy ra với dự án là gì? Điểm chính yếu của dự án cần phải giải quyết là gì? Câu trả lời của cô ấy khiến tôi choáng váng. Tay chân tôi run lên, tưởng chừng như không thể đứng vững được nữa.
Nếu là hai năm trước, tình huống đó sẽ khiến tôi “giật lấy con khỉ đang ở trên lưng của Maria”, lao ngay vào dự án và tự mình giải quyết tất cả. Nhưng lần này, tôi bình tĩnh hơn và tăng độ bảo hiểm của mình từ mức hai lên mức một. Tôi bảo Maria:
- Tôi suy nghĩ lại rồi. Bây giờ chúng ta thống nhất cách làm việc như sau: trước khi bắt tay vào việc, cô hãy gửi cho tôi bản dự thảo kế hoạch mà cô cho là tốt nhất.
Maria đồng ý, còn tôi thở phào nhẹ nhõm khi nhận ra mình đã kịp nắm bắt được vấn đề.
Sau đó, chúng tôi cùng xem lại kế hoạch thực hiện và đi đến thống nhất chung. Và bắt đầu từ thời điểm đó, Maria hoàn toàn có thể chuyển sang áp dụng chính sách bảo hiểm thứ hai một cách tự tin và tôi cũng rất an tâm về kết quả đạt được.
Mọi việc tiến triển khả quan cho đến khi sếp của tôi, Alice, hỏi thăm về dự án đó. Tôi phấn khởi thông báo cho sếp biết rằng Maria đang trực tiếp đảm trách dự án, bởi cô ấy đã chứng tỏ năng lực của mình, và tôi cũng muốn tạo cơ hội cho cô ấy phát triển thêm. Nhưng Alice không đồng ý và yêu cầu tôi nên làm công việc đó. Và khi tôi cố gắng giữ nguyên ý kiến của mình thì sếp đã thật sự làm tôi thức tỉnh bởi triết lý về sự cân bằng giữa mong muốn cá nhân với lợi ích tập thể. Bà ấy nói rằng:
- Tôi trân trọng tấm lòng của cậu đối với nhân viên, nhưng dự án này rất quan trọng. Chúng ta không thể liều lĩnh như vậy được. Sẽ có những cơ hội khác để thực hiện công việc đào tạo đó.
Sau lần đó, bà buộc tôi phải ghi nhớ một điều. Đó là:
Tuyệt đối không vì riêng một cá nhân mà hy sinh lợi ích chung của cả công ty.